Документационное обеспечение управления персоналом в системе государственной службы

сплошная регистрация документов на протяжении нескольких лет вместо регистрации их в пределах календарного года;

использование одинаковой индексации для документов разных типов (например, для приказов по основной деятельности и по личному составу);

отсутствие регистрационных индексов на некоторых документах, подлежащих обязательной регистрации (в актах, трудовых договорах и др.);

простановка регистрационных индексов на документах без занесения сведений о документе в учетную форму.

2.13 Контроль за исполнением документов

Наиболее консервативным по используемой технологии остается ведение контроля за исполнением документов. Сложившийся в прошлые времена традиционный формальный контроль, сводившийся в основном к напоминаниям исполнителям о приближении сроков исполнения, почти в неизменном виде применяется в современных организациях. Даже обязательный анализ состояния исполнительской дисциплины сводится, как правило, к простому обобщению фактов несвоевременного исполнения документов, выполнения документа без серьезной работы по выявлению реальных причин срыва и определения путей их устранения.

Одной из актуальных задач деятельности службы документационного обеспечения управления является построение и развитие системы предупредительного контроля, связанного с прямым участием специалистов в области делопроизводства в процессе исполнения поставленного на контроль документа. Формой этого участия должно стать своевременное выявление причин возможного срыва исполнения документа и поиск путей их устранения, т.е. реальная, практическая помощь исполнителю, а не "слежка" за ним с целью дальнейшего наказания за плохую работу с документами.

2.14 Систематизация и хранение документов

Заключительным этапом обработки управленческих документов является их систематизация по определенным признакам и формирование дел. Состояние этой работы в организациях разного типа существенно различается. В государственных структурах сохраняется традиция регулярной подшивки документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел (классификационным справочником, позволяющим распределять документы по папкам в соответствии с принятыми правилами).

В негосударственных организациях номенклатуры дел чаще всего отсутствуют, что является грубым нарушением правил ведомственного хранения документов и приводит ко многим ошибкам при ведении архивной части делопроизводства:

исполненные документы не сразу подшиваются в дела;

при формировании дел смешиваются в одном деле документа разных видов и сроков хранения;

вместе с оригиналами документов подшиваются их копии, проекты, дубликаты;

в одно дело формируются документы разных лет и т.п.

Еще хуже обстоят дела с формулированием заголовков дел, которые не только не соответствуют предъявляемым требованиям, но и просто не позволяют понять, какие документы подшиты в данное дело.

Многие практики не владеют информацией о государственном регулировании сроков хранения документов, не знают, какие нормативные акты должны использоваться при решении данного вопроса. Следствием этого зачастую становится уничтожение документов до истечения сроков их хранения.

Но даже если документы хранятся в организации в соответствии с установленным сроком, сами условия и способы их хранения не отвечают принятым правилам:

- документы находятся в скоросшивателях. а не переплетаются;

- документы дела формируются в обратном. а не в прямом хронологическом порядке;

- листы дела не нумеруются, не описываются и не заверяются;

- описи дел не составляются.

С другой стороны, в организации постоянно накапливаются документы с истекшими сроками хранения, которые можно и нужно периодически уничтожать по соответствующему акту. Однако решение вопросов хранения и уничтожения документов должно находится в ведении специальной экспертной комиссии организации, о необходимости создания которой знают далеко не во всех организациях.

За все эти нарушения персональную ответственность несет первый руководитель организации. В Положении об Архивном фонде Российской Федерации установлено, что негосударственные и общественные структуры являются собственниками своих документов в период деятельности организации. Они обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или в структурных подразделениях организации. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов они должны информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.

3. ДОКУМЕНТООБОРОТ ОРГАНИЗАЦИИ. ВНУТРИОРГАНИЗАЦИОННАЯ СИСТЕМА ИНФОРМАЦИИ

Процесс управления включает следующие основные типовые документационные операции:

-- сбор и обработку документной информации;

-- подготовка решения;

-- принятие и документирование решения;

-- доведение решения до исполнителей;

-- исполнение решения;

--контроль исполнения;

--сбор информации об исполнении;

-- передача информации по вертикальным и горизонтальным связям;

--хранение и поиск информации.

Каждая из этих операций реализуется документационно как в традиционном исполнении, так и в виде электронных документов. Недокументируемые (бездокументные) управленческие действия являются вспомогательными, оперативно-организационными и составляют поэтому незначительный процент в сравнении с документируемыми функциями, требующими, несмотря на компьютеризацию, больших интеллектуальных и трудовых затрат.

Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно-распорядительных документов, создаваемых и циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях экономики и государственного управления.

3.1 Учет количества и качества документов организации. Сокращение объема документооборота.

Подсчет объема документооборота может проводиться как в целом по отрасли, так и в отдельных звеньях управления: производственном объединении, отдельной организации, структурном подразделении или службе.

Службой документационного обеспечения организаций, как правило, ежегодно проводится учет количества документов. Итоги учета должны являться основанием для определения штатной численности самой службы, планирования, приобретения технических средств обработки документов. Анализ документооборота может показать общую напряженность труда сотрудников, динамику этой напряженности в течении года и другую интересующую статистику.

Для этого, чтобы эта работа приносила действительную отдачу, ее следует положить в основу планирования различных мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения и прогнозирования эффективности проведения этих мероприятий. Такой подход предопределяет некоторое усложнение параметров, по которым возможен учет количества документов, и ставит методику проведения подсчета в зависимость от его целей, но дает, в конечном счете, возможность многократного подведения итогов по каждому из параметров.

Количество размноженных документов и их тиражи служат основными исходными данными при определении оптимальной технической оснащенности и технологии работы копировально-множительной службы.

Объем выполняемым машинописных работ при сопоставлении с типовыми нормами времени на машинные работы позволяют определить необходимое количество технического персонала.

Показатели количества документов различных сроков хранения позволяют более точно прогнозировать работу ведомственного архива, необходимость и целесообразность проведению работ по микрофильмированию документов.

Под объемом документооборота понимается количество документов, зафиксированных в месте учета за выбранный отрезок времени; например, количество документов, полученных и созданных плановым отделом за период с 1 по 30 апреля. За единицу подсчета принимается как сам документ (оригинал), так и каждая его копия (тираж размножения). Для упрощения подсчета рекомендуется документ, размноженный в 10 экземплярах, учитывать как десять документов.

Качественный, всесторонний анализ документооборота в организациях следует проводить один раз в год специально выделенной группе сотрудников под руководством службы документации. Подсчет и анализ документооборота обязателен при составлении табеля документов организации. При этом:

подсчет количества документов проводится в местах их регистрации по регистрационным формам;

нерегистрируемые документы подсчитываются при полистном просмотре в местах их хранения;

количество создаваемых машинописных копий определяется по журналам регистрации машинописных работ в машбюро и путем опроса сотрудников в структурных подразделениях при децентрализации машинописных работ;

подсчет тиражей документов может производиться по журналам регистрации заказов или заказам на копировально-множительные работы;

если в организации применяются унифицированные формы и составлен табель документов, куда включены и тиражи бланков, то в этом случае данные табеля используются при подсчете количества создаваемых документов и дополняются показателями общего тиража их размножения. Одновременно уточняется правильность установления в табеле тиража бланков и реальный расход бумаги за этот же период;

самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан;

также самостоятельно, по учетным карточкам и журналам, следует учитывать и документы на машинных носителях, документы на микрофильмах на правах подлинников, объем научно-справочного аппарата службы документационного обеспечения.

Учет количества документов организации в соответствии с выбранной методикой может проводиться единовременно, периодически, но не реже одного раза в год по руководством и при участии службы документационного обучения. Результаты проведенной работы обобщаются по заранее определенным показателям и предоставляются руководству организации. При этом следует подготовить и предложения по совершенствованию работы с документами и ее техническому обеспечению.

Включение при подсчете количества документов смысловых показателей даст сведения для анализа эффективности работы всей организации и ее взаимоотношений с корреспондентами, например:

количество сопроводительных документов, не несущих смысловой нагрузки;

количество документов, присланных для сведения «на всякий случай»;

количество повторных обращений по тому же вопросу и т.д.

Так, выборочный в течение года учет количества документов дает сведения о ритмичности работы не только службы документационного обеспечения управления, но и, в какой-то мере, всей организации.

Подсчет документооборота целесообразно, особенно при больших объемах документов, проводить раздельно по каждому структурному подразделению, а внутри подразделений - по системам (группам) документации как общеуправленческим, так и специфичным для данной организации (отрасли). Результаты проводимых подсчетов должны суммироваться так, чтобы исключить повторный учет одного и того же документа. Выбор конкретной методики подсчета документооборота, учетных и торговых форм должен исходить из целей изучения этого вопроса.

Для удобства последующего анализа и многостороннего обобщения полученных результатов наиболее эффективным является запись на специальных карточках формата А5, листах формата А4 или в экранные таблицы нескольких характеристик документов, таких, например, как количество листов в документах, тираж, срок хранения, инициативный документ или ответ на вопрос, формат бумаги, уточненных при выборе конкретной методики поведения подсчета документооборота. В первой графе учетной формы для получения более полных характеристик структуры документооборота целесообразно указать наименования (можно сокращенно) и номиналы документов (и коды по ОКУД), например протоколы заседаний дирекции, приказы о перемещениях сотрудников, докладные записки и т.д. Для заполнения этих показателей следует использовать табель документов организации. В конце каждой учетной формы следует предусмотреть возможность подведения итоговых данных по каждому показателю. В зависимости от количества документов на каждое структурное подразделение может быть заполнена одна или несколько подобных форм.

В этом случае, если в одном структурном подразделении функционируют документы, относящиеся к нескольким системам или различным специфическим группам документации, на каждую из них целесообразно составлять самостоятельную форму. В дальнейшем сведения могут быть сгруппированы по любому из отраженных в них признаков.

Зафиксированные результаты подсчета документооборота могут быть использованы для проведения как количественного, так и качественного анализа документов структурных подразделений организации в целом.

При подсчете общего количества документов возможно применение усредненных показателей в пересчете на единый, наиболее употребимый в организации формат бумаги, например, формат А4, а также, исходя из конкретной практики, на единый листаж документов, например, в 3-5 листов.

Итоговые данные подсчета документооборота могут представляться в графической форме. В графической форме для большей наглядности целесообразно показывать динамику изменения количества создаваемых (получаемых) организацией документов в течение, например, года или сопоставление этих данных за несколько лет.

Для определения загруженности структурных подразделений работой с документами целесообразно составление итоговых таблиц, в которых итоговые данные сгруппированы по признакам, выделенным в соответствии с конкретными целями проведения анализа, например, по системам документов, используемым в работе; оп адресам рассылки (в подведомственные и вышестоящие органы управления); по корреспондентам и т.д.

Составление итоговых диаграмм и таблиц позволяет более четко распределить обязанности, связанные с обработкой и созданием документов, между структурными подразделениями и между сотрудниками в рамках самого структурного подразделения.

Документооборот или движение, прохождение документа между его составителями и потребителями - неотъемлемая часть документационного обеспечения любой системы управления от отрасли до отдельного учреждения. Документооборот можно рассматривать как «функционирование», «деятельность» форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт и в установленное время.

Движение документов во всех случаях отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота в значительной степени связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолировано.

Существуют объективные факторы, прямо влияющие на рост количества документов - создание новых учреждений, организаций и предприятий, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции.

Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайна актуальна в настоящие время. Взрыв «документационной активности» общества приходиться на 1960-1970г.г.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции. Рост документации связан с целым комплексом причин. Это рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его политической и творческой активности, развитие народного хозяйства и другие объективные факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина возрастания количества циркулирующей в аппарате управления документации - внедрение технических средств в управленческий труд: в 60-х г.г. - множительной техники, а с 70-х г.г. - электронно-вычислительной. Соблазнительная возможность легкого тиражирования, а затем и создание документов дала свои результаты - объем документации и соответственно расходования бумаги резко увеличился.

Следующая объективная причина заключается в свойстве документации - при использование возрастать, а не сокращаться, как это свойственно материально-техническим ресурсам. Чем больше общество развивается и нуждается в информации, тем больше оно производит и использует, что приводит к возникновению новой информации и т.п.

Имеется еще ряд причин возрастания документопотоков на настоящее время: недостаточная разработанность законодательной база; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела «бумаготворчеством»; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в «бумажную» бюрократическую деятельность все большего числа работающих.

Документы в аппарате управления нередко создаются как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации и возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвоевременного выполнения поручений и заданий, из-за введения новых форм отчетного и справочного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. Наконец, документооборот является неуправляемым, так как в стране отсутствует орган, который бы нес ответственность за состояние документации и ее объемы.

Имеются и субъективные факторы, также влияющие на рост документооборота. Главный из них - несвоевременное выполнение поручений, договорных обязательств, что приводит к появлению значительного количества дополнительных документов: напоминаний, претензий, рекламаций, корректировок, жалоб, докладных и объяснительных записок и т.д. Преодоление этих явлений возможно при помощи организации эффективной системы контроля исполнения документов и поручений и повышение исполнительской дисциплины.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта - сокращение количества создаваемых документов и сокращение расхода бумаги на производство документов. Наиболее важным является, естественно, первый аспект.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документообразования. Основным методом здесь выступает унификация, как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это отражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав разрешенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным путем сокращения неоправданного документопотока является повышение качества самих документов как носителей нормативной и иной управленческой информации. Текст документа, отражающий управленческое действие, поручения, решения, должен быть составлен таким образом, чтобы он содержал только необходимую информацию, четко трактовал сущность решения и определял реальные и обоснованные сроки исполнения. На практике, к сожалению, часты случаи, когда документ поступает на исполнение с уже просроченными сроками, когда суть вопроса так завуалирована, что не ясно, положительно или отрицательно решен вопрос. Поэтому так важно, чтобы при подготовке документов максимально широко использовались унифицированные формы, текст которых уже продуман и рационализирован.

Имея задачу сокращения расхода бумаги и экономию труда работников аппарата на подготовку и прочтение документов, целесообразно сокращать текст за счет: значительного уменьшения традиционных различного рода вводных частей и преамбул; исключения из служебной переписке немотивированных персональных обращений и выражений благодарности т. д. Например, имеется практика отказа от преамбулы в решениях коллегии и замены ее экземпляром справки, подготовленной к заседанию по данному вопросу (преамбула, как правило, является перепечаткой этой справки).

Основные правила изложения текста рассмотрены в разработанной ВНИИДАД «Методике унификации текстов управленческих документов».

Реальным путем сокращения объемов документации является построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, в личное дело, в дело бухгалтерии, а может быть и в плановом и производственном отделах. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, чем доверяться ненадежному, а главное длительному поиску. В результате объемы документов значительно увеличиваются. Разработка хорошо отлаженной системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети.

Бумажный документооборот может в ряде случаев быть заменен использованием телефонной связи и личной договоренности. В данном случае необходимо воспитание чувства личной ответственности за принятое устное обязательство, обещание, за высказанную оценку. Особенно важен личный пример руководителя любого ранга, показывающего умение держать слово и выполнять устные обещания, восстановление традиции «честного купеческого слова».

Уменьшение физического размера документов - существенная сторона сокращения документооборота. Эта задача осуществляется несложными методами, которые, однако связаны с преодолением некоторых бюрократических привычек. Например, еще бытует среди руководителей мнение, что «наверх» нельзя послать на форме А5, что бланк письма с угловым расположением реквизитов менее «солиден», чем с продольным расположением, и может, как бы унизить автора и т.п.

По современным правилам размер бланка должен зависеть только от размера текста, а не от степени нашего уважения к адресату. Объем текста может сокращаться за счет применения стандартных правил машинописи, что экономит площадь листа примерно на 5%. Объемные документы справочного характера и долговременного использования целесообразно изготавливать с заменяемыми страницами, что позволит не перепечатывать весь текст при внесении изменений. При подготовке документов оперативного характера рекомендуется использовать телеграфный стиль, писать ответы на самом запросе, не писать дополнительной избыточной информации, увеличивая информационный шум и т.д.

Как было сказано выше, документооборот совершенствуется путем рационализации и сокращения количества форм документов; организации их доставки; введения практики предварительного рассмотрения документов высококвалифицированным специалистом и распределения их по исполнителям, минуя руководство учреждения; сведения к минимуму ручных операций и переписке данных; применения средств механизации и компьютерных технологий на всех этапах движения документов; введения строго контроля исполнения документов.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Основной смысл его заключается в том, что технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию. Например, нет смысла ставить быстродействующий конвертовскрывающий аппарат в организациях с небольшим документооборотом.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологи основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. Важное значение при этом имеет принятый в системе управления порядок придания юридической силы «машинным» документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Главная задача заключается в том, чтобы избежать параллельного участия в документообороте традиционной и «машинной» документации, содержащей дублированную информацию. Поэтому для использования работниками аппарата управления рекомендуется направлять только переработанную и синтезированную документную информацию, а исходную передавать на хранение в архив непосредственно после переноса данных на компьютерный носитель.

Важное значение имеет соблюдение ГОСТа 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». Этим стандартом, в частности, установлен единый комплекс обязательных реквизитов любых документов.

3.2 Средства регулирования документопотоков

В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общероссийские классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы призваны стабилизировать документооборот в стране по всему технологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.

Оформление документации в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управленческого труда. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ Р 6.30-97 принят Госстандартом России в 1997 г. и введен в действие с 1 января 1999 г. Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартизации в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные временем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность с ранее действовавшим ГОСТ 6.38-90. При разработке стандарта были учтены изменения в законодательстве, опыт применения ранее действовавших стандартов на организационно-распорядительную документацию, замечания и предложения министерств, ведомств и других организаций по совершенствованию стандарта, зарубежная практика стандартизации в области документации.

В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартизации» (ст.7) требования, устанавливаемые государственными стандартами для обеспечения технической и информационной совместимости, являются обязательными для соблюдения государственными органами управления, субъектами хозяйственной деятельности.

Внедрение ГОСТ Р 6.30-97 в конкретной организации предполагает приведение форм документов в соответствие с требованиями стандарта. Эта работа требует внимательного изучения положений стандарта, подготовки методических материалов и проведение занятий с управленческими работниками, участвующими в создании документов.

3.3 Информационные системы в управлении документооборотом

Одним из главных способов повышения продуктивности работы сотрудников и эффективности деятельности организации в целом состоит в уменьшении времени, которое тратиться непродуктивно в поисках нужной информации, а также на работу с устаревшими или ошибочными данными, невозможность оперативно проинформировать и получить утверждение или отказ руководителя соответствующего уровня иерархии на выполнение определенного действия в рамках делового процесса. Фактически, чем крупнее организация и чем больше количество подразделений она имеет, тем более насущным для нее является проблема обеспечения эффективных средств коммуникаций.

Информационные системы на уровне подразделений.

Практически любое подразделение в рамках организации имеет дело с огромным количеством информации. Своевременный и быстрый доступ к ней является критическим для повышения продуктивности работы сотрудников. Информационные системы создает для подразделений централизованное хранилище информации, обеспечивающее унифицированный доступ к ним всех сотрудников, дает средства для создания систем календарного планирования и автоматизации вертикальных деловых процессов на уровне отдела.

Например, канцелярия может использовать базы данных для регистрации входящей и исходящей корреспонденции, контроля исполнения документов, ведения электронных архивов. Отдел кадров сможет использовать их для ведения электронной картотеки сотрудников, автоматизации процедур подбора кадров и приема на работу, оповещения сотрудников о внутрикорпоративных правилах и процедурах.

Инженерный и технический персонал сможет использовать данные в качестве средства для создания баз знаний, систем хранения корпоративных стандартов. Подразделения, работающие с клиентами и партнерами, могут использовать для информационного обеспечения и контроля процесса продаж и оказания услуг, отслеживание контактов, обработки запросов на продажу продукции или оказание услуг.

Информационные системы на корпоративном уровне.

Существующая традиционная система обмена информацией и документами между подразделениями организации не обеспечивает достаточной степени надежности и оперативности. Обмен деловой информацией между такими подразделениями, как канцелярия, секретариаты руководителей, отделы сбыта, транспортные и другие производственные отделы, бухгалтерия и дт., является узким местом деловых процессов. Ситуация усугубляется в случае территориальной разбросанности подразделений.

Корпоративная информационная система будет способна разрушить барьеры, существующие между подразделениями в силу их функциональной специализации или территориальной разбросанности.

Корпоративная электронная почта и распределенные общекорпоративные базы данных коллективного доступа, с помощью которых служащие могут получить доступ к нужным документам, а также создавать новые, обеспечит возможности свободного обмена информацией между сотрудниками, независимо от их должности, местоположения и служебной принадлежности. Такая среда позволит создавать мобильные неформальные группы сотрудников из разных подразделений, объединенных определенным деловым процессом.

Например, в процессе заключения контракта на поставку какой-либо продукции может потребоваться совместная работа сотрудников юридического отдела, отдела планирования, бухгалтерии, отделов сбыта и поставок и т.д. и при этом важно обеспечить оперативность обмена документами и информацией между сотрудниками этих разных отделов, вовлеченных в единый процесс.

Таким образом, на уровне организации в целом с помощью информационных систем возможно решать весь спектр задач автоматизации - обеспечение обмена информацией, корпоративные хранилища документов и знаний, автоматизация горизонтальных деловых процессов.

Информационные системы на уровне расширенной организации: связь с деловыми партнерами, клиентами и поставщиками.

Обеспечение взаимодействия и обмена информацией со внешними организациями, как правило, является настолько же важным для успешного ведения дела, как и внутрикорпоративный средства коммуникаций.

Например, использование подобной технологии может обеспечить деловых партнеров оперативной информацией о продукции и услугах, ценах и т.д. Согласование какого-либо заказа, занимающее неделе, в действительности требует всего несколько часов на принятие реального решения.

3.4 Внутриорганизационная система информации

В современных условиях важной областью стало информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности организации (учреждения) на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями организации осуществляется на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования организации (учреждения). При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются следующие требования:

а) практичность, четкость формулировок, своевременность поступления;

б) точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Для современных условий характерно применение высокоэффективной внутриучрежденческой системы информации, основанной на использовании новейших технических средств автоматизированной обработки цифровой и текстовой информации, объединенных в единую внутриорганизационную сеть посредством системы связи.

Информационная система состоит из компонентов обработки информации, внутренних и внешних каналов ее передачи (связей), собственно информации.

Управленческая информационная система последовательно реализует принципы единства производственного процесса, информации и организации путем применения технических средств сбора, накопления, обработки и передачи информации в сочетании с использованием аналитических методов в математической статистики и моделей прогнозо-аналитических расчетов.

В производственно-хозяйственных организациях обеспечивается обобщение информации «снизу вверх», а также конкретизация информации «сверху вниз». Информационный процесс, направленный на получение научно-технической, плановой, контрольной, учетной и аналитической информации, в информационных системах унифицирован и базируется на электронно-вычислительной технике.

Повышение эффективности использования информационных систем достигается путем сквозного построения и совместимости информационных систем, что позволяет устранить дублирование и обеспечить многократное использование информации, установить определенные интеграционные связи, ограничить количество показателей, уменьшить объем информационных потков, повысить степень использования информации. Информационное обеспечение предполагает:

-- распространение информации, т.е. предоставление пользователям информации, необходимой для решения научно-производственных задач;

-- создание наиболее благоприятных условий для распространения информации, т.е. проведение административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий, обеспечивающих ее эффективное распространение.

Автоматизированная управленческая информационная система призвана на основе быстрой обработки информации выдавать информацию об отклонениях от запланированных показателей.

Внутриорганизационная система информации выполняет следующие функции:

-- определение потребности каждого конкретного руководителя в характере и содержании необходимой ему информации для целей оперативного управления деятельностью организации;

-- определение потребностей в технических средствах организации в целом и каждого управляющего для обеспечения всей необходимой информацией;

-- централизованное планирование всех затрат на приобретение, аренду технических средств для обеспечения бесперебойного функционирования системы информации;

-- определение уровня затрат на использование технических средств в системе информации (содержание и обучение обслуживающего персонала, оплату используемых помещений, затраты на приобретение магнитных лент, дискет, бумаги и пр.);

-- обеспечение должного уровня сбора, хранения и предоставления информации;

-- разработка программных средств, прикладных программ.

Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации.

Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими.

К средствам повышения уровня автоматизации административно-управленческого труда относятся: осуществление записей, поиск материалов и документов, раскладка копий документов по соответствующим досье.

К новым техническим средствам автоматизации конторского труда относятся: копировальные устройства со встроенной микроЭВМ для автоматизации процесса копирования и рассылки документов; электронные пишущие машинки и композеры для автоматизации процесса перепечатки документов и материалов; информационные базы данных для хранения текстов различных материалов или их индексов, для сокращения времени на поиск необходимых материалов или индексов; телекоммуникационная связь, обеспечивающая системное тесное взаимодействие и координацию деятельности руководителей подразделений; фотонаборная техника; устройства оптического считывания; комплексная система, объединяющая ЭВМ с микрофильмированием; электронная почта; диктофонная техника.

Аппарат управления внутриорганизационной информационной системой включает:

-- вычислительный центр для обслуживания организации в целом;

-- центральную службу информации;

-- информационную систему в производственных отделениях, включающую отделы:

а) обработки и анализа информации;

б) обработки входящей и выходящей документации;

в) хранения и выдачи информационных материалов;

г) вычислительной техники.

3.5 Принципы автоматизации делопроизводства

С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа -- файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

Автоматизированные системы делопроизводства делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать. Ко второму классу относятся системы управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены функции управления документами на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WorkFlow), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов. Но для функционирования систем класса WorkFlow, делопроизводственные процессы организации должны быть строго структурированы и формализированы, что встречается далеко не всегда. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне.

Из важнейших характеристик СУЭД специалисты обычно выделяют следующие:

программная платформа (система, обеспечивающая хранение и поиск документов, а также система обмена сообщениями. В настоящее время используется архитектура “клиент /сервер”);

поддержка распределенной обработки информации;

возможности масштабирования (набор поддерживаемых платформ; максимальное число пользователей; число уровней вложенности структур);

открытость архитектуры и возможность интеграции с другими приложениями;

типы документов, с которыми работает система ( форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

коллективная работа группы исполнителей над одним (или несколькими) документами;

возможность работы по "свободной" схеме (без жесткой фиксации маршрутов);

средства для определения маршрутных схем прохождения документов;

возможности контроля за прохождением документов;

способ оповещения должностных лиц;

особенности настройки продукта для нужд конкретного заказчика (например, регистрационная карточка должна содержать все необходимые реквизиты); наличие локализованного (русифицированного) интерфейса;

средства регламентации доступа и криптозащиты;

средства оповещения о нарушениях в регламенте прохождения документов;

ориентация на традиционную российскую концепцию документооборота.

Системы управления электронными архивами характеризуются следующими функциями:

А) Ввод -- система должна обеспечивать ввод, обработку, хранение, регистрацию документов, поступающих из множественных источников: по сети, с дисков, модемов и сканеров;

Б) Хранение -- централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

экономию средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

возможность централизованного развития вычислительных средств.

В) Атрибутивный и контекстный поиск.

Функции систем автоматизации делопроизводства.

№	Функция	Описание
1	Создание документа	Документ может создаваться либо самостоятельно в соответствующем редакторе (текстовом, графическом), либо на основе подготовленных шаблонов.
2	Регистрация документа	Для каждого учетного документа формируется регистрационно-контрольная карточка (РКК), в которую заносятся сведения о документе. Регистрироваться могут как поступившие извне, так и созданные внутри организации документы.
3	Письма и обращения граждан	Характеризуется тем, что связующим началом пакета документов является адресат - отправитель, даже в том случае, если он пишет по разным вопросам.
4	Решения и распоряжения	Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений. Отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности.
5	Рабочие папки пользователя	Понятие папки используется в системе для объединения документов по определенным признакам. Причем, зачастую в папке хранится не сам документ, а ссылка на него. Пользователь может свои рабочие папки создавать, удалять и обмениваться ими с другими пользователями.
6	Контроль исполнения	Реализуется контроль исполнения документов, как на уровне автора резолюции, так и централизованный контроль с возможностью формирования сводок об исполнении контрольных документов. При контроле исполнения распорядительных документов на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты.
7	Обработка и хранение собственно документов	К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.). Система должна обладать возможностью слияния документов, позволяющей сводить воедино отдельные файлы текстов и графики, формируя законченный документ. Современные системы, в том или ином виде, обеспечивают управление бумажными документами (они, как правило, зарегистрированы в архиве, но их тело находится на вполне материальной полочке и по требованию сотрудника перемещается на его рабочий стол).
8	Работа с взаимосвязанными документами	Поддерживается возможность установления ссылок между регистрационными карточками документов, связанных тематически, отменяющих или дополняющих друг друга, повторными и т.д. Работая с документом, всегда можно просмотреть всю переписку по вопросу, ее историю, разосланные копии карточек по другим подразделениям, имея мгновенный доступ к каждой интересующей карточке.
9	Движение документов, ввод резолюций и замечаний	Механизм движения документов (workflow), обеспечивает обработку и передачу документов между пользователями системы. При этом основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции или факт оформления отчета об исполнении документа. Маршрутизация движения документа может быть жестко заданной или может задаваться пользователем. Путь прохождения документа с момента передачи его руководителю на первичное рассмотрение до списания в дело фиксируется в зоне исполнителей регистрационной карточки.
1	Функционирование вложенных подсистем	В систему делопроизводства организации входят подсистемы подразделений с своими функциями (учет, контроль, движение документов и др.).
1	Отслеживание версий одного документа	При совместной работе нескольких пользователей над одним документом, много времени и сил отнимает проблема "версий" и проблема "копий и оригиналов".
1	Учет номерных документов	Учет использования номерных документов. Формирование отчетности.
1	Распределенная обработка; отправка документов (почта)	Процесс обработки документов должен быть единым для всех пользователей системы, независимо от территориального расположения рабочих станций, серверов, степени их удаленности и используемых видов связи. Для обмена информацией между пользователями в системе предусматривается электронная почта, в функции которой входит: служебная и личная переписка; автоматическая рассылка сообщений и уведомлений. Система позволяет формировать списки рассылки.
1	Работа через Интернет	В системе реализуется Web-сервер делопроизводства, обеспечивающий доступ к данным о документах и самим документам с любого локального или удаленного компьютера через сеть Internet (Intranet). Пользователю предоставляется возможность для формирования запроса на поиск документа или группы документов, зарегистрированных в системе.
1	Поиск документа по реквизитам	Поиск документа может осуществляться по реквизитам, по теме, по указанным заранее ключевым словам.
1	Контекстный поиск	Существует возможность поиска документов по контексту, то есть по полному значению текстового поля или по отдельным словам или их частям. Причем поиск производится не только в регистрационной карточке, но и непосредственно в документе.
1	Архивирование документов	После обработки, подписанные документы помещаются в архив. Документы из архива редактировать нельзя, их можно читать или удалять. АРМ администрирования архива позволяет настраивать режимы архивирования и восстановления документов, устанавливать права доступа к архивам.
1	Списание документа в дело	По завершении работы над документом он списывается в дело. Далее документ либо передается на архивное хранение, либо уничтожается в соответствии с правилами архивного хранения, принятыми на предприятии. В автоматизированной системе списание документа в дело осуществляется путем занесения в регистрационную карточку соответствующей записи.
1	Ведение словарей и справочников	К справочникам системы относятся: пользователи, подразделения, организации, граждане, тематические рубрикаторы документов, стандартные тексты, номенклатуры дел, грифы доступа, списки рассылки. В некоторых системах можно самостоятельно создавать новые таблицы справочников.
2	Справочно-аналитическая работа; получение отчетов	В системе формируются типовые отчеты и графики (справки, сводки, журналы, списки документов). Так же имеется возможность загружать генератор отчетов и графиков. При работе регистрируются действия системы, действия пользователей.
2	Настройка системы	Специализированный инструментарий позволяет в автоматизированном режиме спроектировать систему, сгенерировать отчетные формы и связи между ними, настроить механизмы репликации, настроить механизмы доступа к данным.
2	Открытость системы	Система может обеспечивать COM-интерфейс, при этом сторонние разработчики могут наращивать возможности системы собственными дополнениями. Возможен вариант приобретения генеральной лицензии, позволяющей вносить модификации в исходные тексты. Предоставляется необходимая документация на систему.
2	Регламентация прав доступа	Права пользователя в системе регламентируют как права доступа к картотекам и документам в соответствии с их грифами, так и набор функций, доступных данному пользователю (регистрация, редактирование, списание документа в дело, снятие с контроля и т.д.). При необходимости сотрудникам подразделений можно дать возможность работать только с документами своего подразделения. Документы других подразделений будут им недоступны вообще или доступны только для просмотра.
2	Масштабирование системы	Работоспособность системы не должна зависеть от числа пользователей, от уровня вложенности структур.
2	Делегирование права подписи	В системе предусмотрена электронная подпись документов и резолюций на документы. При необходимости возможно делегирование права подписания одного документа или настройка автоматического делегирования для всех документов, поступающих на подпись к руководителю.
2	Защита информации	Каждое рабочее место может быть защищено паролем от попытки несанкционированного доступа к информации и выполнения действий от лица пользователя.
2	Соответствие требованиям действующих делопроизводствен-ных стандартов.	Система должна соответствовать существующей делопроизводственной практике, поддерживать полный жизненный цикл документа в организации: от его первичной регистрации до списания в дело. Система должна пройти государственную сертификацию на соответствие ГОСТов по делопроизводству. Создание систем делопроизводства для организаций, имеющих особые требования по защите информации, проводятся с учетом требований Гостехкомиссии и ФАПСИ. Необходимо обеспечить совместимость системы с любыми специальными средствами защиты информации, в том числе сертифицированными, что позволит согласовать ее использование с уже действующими стандартами безопасности.

3.6 Электронная цифровая подпись в документообороте

В электронном документообороте используется электронная цифровая подпись. Согласно п.2 ст.160 Гражданского кодекса РФ электронная цифровая является аналогом собственноручной подписи. Закон «Об электронной цифровой подписи» конкретизирует положение Кодекса и указывает, что электронная цифровая подпись - прежде всего реквизит электронного документа, предназначенный для защиты этого документа от подделки и позволяющий идентифицировать автора документа.