Служебная деятельность человека в любой сфере требует, как правило, создания и использования письменной информации для подтверждения конкретных фактов и событий в ходе делового общения, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров. Рассматриваемых соответственно в арбитражных судах и судах общей юрисдикции. Зафиксированная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс фиксирования информации, т.е. создания документов, называют документированием управленческой деятельности.

Служебные документы издавна выполняли целый ряд важнейших функций, не потерявших своего значения и в настоящее время:

информационную - являются источником и носителем информации;

управленческую - позволяют организовывать, регулировать, контролировать и анализировать управленческий процесс;

правовую - служат юридической основой финансово-хозяйственной и управленческой деятельности, подтверждая факты и, удостоверяя показатели и сведения;

коммуникативную - помогают организовать обмен информацией и общение;

учетную - накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности;

социальную - характеризуют социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни государства и его граждан;

культурную - являются памятником культуры, показывая особенности, традиции, обычаи эпохи;

историческую - являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, конкретнее других исторических памятников раскрывают исторические события, подтверждают и дополняют исторические факты, помогают восстанавливать историческое прошлое стран и народов.

Однако само по себе документирование еще не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

Рис.1. Перечень и взаимосвязь цели, задач и принципов управленческих документов.

Делопроизводство - деятельность, охватывающая документирование и

организацию работы с документами (ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения").

Таким образом, делопроизводство - это совокупность всех действий при работе с документами, выполняя которые специалисты служб ДОУ решают три главных вопроса:

? как правильно документировать ту или иную управленческую ситуацию;

? как рациональнее и с наименьшими трудозатратами выполнить основные технологические операции при работе с документами;

? что делать с исполненными документами - хранить их (где, как и сколько лет) или уничтожить (когда и каким способом).

2.1 Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом

Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

Часть кадрового делопроизводства, непосредственно связанная с созданием названных документов в соответствии с установленными требованиями, называется документированием. Вопросы движения и учета документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка) охватываются понятием документооборот. Деятельность по организации долговременного хранения документов (экспертиза ценности документов, оформление дел, передача в архив, архивное хранение) относятся к архивному делу.

Основными делопроизводственными функциями системы управления персоналом являются:

? своевременная обработка поступающей кадровой документации;

? регистрация, учет и текущее хранение документов по персоналу;

? разработка, согласование, печатание документов по кадровым вопросам;

? доведение кадровой документации до соответствующих работников для исполнения;

? контроль за исполнением требований документов;

? размножение документов по кадровым вопросам и др.

Рис.2. Структура законодательной и нормативной базы делопроизводства.

Требования к оформлению документов базируются на нормативно-правовой базе делопроизводства, которую представляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения деловых документов, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления (рис.1).

В дальнейшем соответствующе положения, требования, правила, оговоренными законодательными и нормативными актами, методическими документами, будут реализовываться со ссылкой на них.

2.2 Классификация документации, используемой в управлении персоналом

В системе управления персоналом организации, предприятия обращаются следующие виды документации:

? организационно-кадровая документация - устав организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале), положения о структурных подразделениях, положения (инструкции, стандарты предприятия) о выполнения отдельных видов работ (например, инструкция по кадровому делопроизводству), должностные инструкции;

? организационно-распорядительная документация, которую условно можно подразделить на два вида:

а) распорядительная документация - приказы, постановления, распоряжения, указания, решения;

б) информационно-справочная документация - письма, телеграммы, факсы, телефонограммы, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки;

? документация по личному составу - приказы (распоряжения) по кадрам, трудовые договоры, личные и учетные карточки, автобиографии, резюме, рекомендации, заявления, характеристики, трудовые книжки, обязательства о неразглашении коммерческой тайны, разного рода справки и т.д.

Кроме того, в системе управления персоналом обращается плановая, отчетно-статистическая документация, документация по социальному обеспечению. В структурных подразделениях организации разрабатывается и используется ряд других документов внутреннего характера, связанных с управлением персоналом.

В связи с большим и зачастую неоправданным разнообразием используемых в системе управления персоналом документов отдельные их виды (например, учетные формы) подверглись унификации, требования к оформлению других видов, в частности к оформлению организационно-распорядительной документации, - стандартизированы.

2.3 Информационно - документальные потоки в организации

Управление производственной и хозяйственной деятельностью государственных учреждений требует переработки больших объемов различной информации.

Внешняя информация состоит из директивных указаний, плановых заданий, данных о новой технике и т. д.

Внутренняя информация освещает всю производственную и экономическую деятельность предприятия, его подразделений. При этом различают условно-постоянную и переменную информацию. К первой, как правило, относят справочно-нормативную (нормы, расценки, цены и т. д.). Переменная информация оперативно показывает состояние производства, загруженность оборудования, наличие материальных запасов.

Производственная информация, включая данные бухгалтерской отчетности, требует оперативного сбора и высоких темпов переработки.

Вся информация, циркулирующая на предприятии и необходимая для управления, представляет собой информационную систему.

Эффективность работы с управленческими документами находится в прямой зависимости от рациональной системы документационного обеспечения управления.

В условиях рыночной экономики целесообразно создание централизованной службы документационного обеспечения управления.

Служба документационного обеспечения управления должна обеспечивать:

? создание и оформление документов в соответствии с требованиями Единой государственной системы и ГОСТ:

? учет и анализ документооборота, исключение неоправданного дублирования в обработке документов;

? регистрацию, экспедиционную обработку, выпуск и рассылку документов;

? работа с письмами (запросами), обращениями граждан;

? контроль за сроками исполнения документов;

? машинописное изготовление, копирование и размножение документов;

? оперативное и архивное хранение документов, передачу их на государственное хранение;

? организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях;

? определение принципов работы с документами на базе технических средств, состава и формы представления документной информации, состава пользователей документами, средств вычислительной техники;

? разработку и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документирования и работы с документами;

? повышение квалификации работников предприятия по вопросам документационного обеспечения.

Служба документационного обеспечения управления действует на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного руководителю предприятия. В качестве такого рода службы может выступать обычная канцелярия или специально выделенный работник.

Работа службы документационного обеспечения управления регламентируется соответствующим положением и осуществляется в соответствии с инструкцией. Численность работников определяется на основании межотраслевых и отраслевых нормативов, а также из практических соображений. Нормирование труда - в соответствии с Укрупненными нормативами времени на машинописные и делопроизводственные работы.

В составе должностной инструкции должны быть следующие разделы: общие положения, квалификационные требования и необходимый уровень знаний, обязанности и права, ответственность, взаимоотношения.

2.4 Подготовка, издание распорядительных документов

Независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы, компетенции, структуры и других факторов, руководство любой организации наделяется правом издания распорядительных документов.

Основное назначение распорядительных документов - регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности и деятельности организаций, входящих в его систему. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы организации.

Решения, фиксирующиеся в распорядительных документах, направлены на совершенствование организационной структуры учреждения, характера, содержания, средств и способов осуществления основной (производственной) деятельности учреждений, обеспечение организации финансовыми, трудовыми, материальными, информационными и иными ресурсами.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: от управляющего органа к управляемому, т.е. от вышестоящего к подведомственному, от руководителя организации к структурным подразделениям и работникам. Именно эти документы реализуют управляемость объектов по вертикали.

В юридическом плане распорядительные документы относятся к нормативно-правовым актам. В них получают выражение конкретные юридические властные предписания субъектов исполнительной власти. Конкретность таких предписаний проявляется в том, что с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники; они являются юридическими фактами, вызывающими возникновение конкретных административно-правовых отношений.

С точки зрения сферы своего действия распорядительные документы делятся на:

? правовые акты, действующие на федеральном уровне, акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

? правовые акты, действующие на уровне субъектов Российской Федерации, краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

? правовые акты, действующие в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

? правовые акты, действующие в рамках отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы, издаваемые органами федеральной исполнительной власти. Относятся к категории ведомственных нормативных актов. Их можно разделить на:

? акты, затрагивающие права, свободы, законные интересы граждан Российской Федерации;

? акты межведомственного характера;

? акты, регулирующие отношения органов федеральной исполнительной власти с подведомственными учреждениями, организациями и предприятиями.

Подготовка распорядительных документов федеральных органов исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами подготовки ведомственных нормативных актов, утвержденных постановлением Совета Министров Правительства Российской Федерации от 23 июля 1993 г. № 722.

Основанием для издания распорядительного документа может быть:

? необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов;

? необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Распорядительные документы могут издаваться совместно несколькими органами управления.

С точки зрения порядка разрешения вопросов (принятия решений) все распорядительные документы делятся на две группы:

1. Документы, издаваемые в условиях коллегиальности;

2. Документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решений.

В первом случае распорядительные документы издаются на основе решений, принимаемых совместно с группой работников (коллегией, собранием, советом, правлением и т.п.). Коллегиальность позволяет наиболее правильно и эффективно решать крупные и сложные вопросы, требующие серьезной проработки. На основе коллегиальности действует федеральное правительство, представительные органы и правительства субъектов федерации и органов местного самоуправления, государственные комиссии и комитеты, коллегии министерств, высшие органы управления акционерных обществ и др.

В системе коллегиальных органов особо выделяются совещательные по своему статусу органы, например коллегии министров. Их специфика заключается в том, что решения совещательных органов носят не обязательный, а рекомендательный характер. Это означает, что руководитель организации имеет право принять собственное решение, вопреки решению совещательного органа.

В условиях единоличного принятие решений власть по всем вопросам управления в организации принадлежит ее руководителю. Единоличное принятие решений обеспечивает оперативность управления, повышает персональную ответственность руководителей за принятые решения. На основе единоличного принятия решений действуют федеральные министерства, администрации субъектов Российской Федерации и других территориальных образований, органы исполнительной власти организаций, учреждений, предприятий, фирм (генеральный директор, директор, исполнительный директор, председатель правления).

В органах управления, действующих на основе коллегиальности, их руководители наделяются правом принимать единоличные решения по достаточно узком кругу вопросов, как правило, касающихся внутренней деятельности организации - ее кадрового состава, материального и иного обеспечения и некоторых других.

В условиях коллегиального принятия решений издаются постановления и решения.

В условиях единоличного принятия решений издаются приказы, указания, распоряжения.

Процедура издания распорядительных документов в условиях единоличного принятия решений - приказов, указаний, распоряжений включает следующие стадии:

1. Инициирование решения - обоснование необходимости издания распорядительного документа.

2. Сбор и анализ информации по вопросу.

3. Подготовка проекта распорядительного документа.

4. Согласование проекта документа.

5. Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства.

6. Принятие решения (подписание документа).

7. Доведение распорядительного документа до исполнителей.

Процедура документирования выступает организующим началом в подготовке и издании распорядительного документа и призвана обеспечить его соответствие действующему законодательству.

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов. Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, служебной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документа готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

На второй стадии осуществляется сбор и анализ информации, необходимой для принятия качественного решения. Важнейшее условие эффективности управленческого решении - объективность, достаточность и своевременность информации, на основе которой готовиться проект документа. Для этого необходимо определить источники такой информации. Это может быть: оперативная документация учреждения, документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных учреждений, законодательные акты, нормативная документация, научные данные и др. Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Третья стадия заключается в оформлении выработанного решения в виде проекта распорядительного документа. Оформление проекта осуществляется по тем же правилам, которые предусмотрены для оформления документа, но не на бланке, а на стандартном листе бумаги, с нанесением всех необходимых реквизитов и проставлением на верхнем поле справа слова «Проект». Текст проекта распорядительного документа должен составляться так, как если бы это был окончательный вариант документа.

Четвертая стадия - согласование проекта документа, состоит из визирования (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнего согласования, если необходимо провести экспертизу решения в других учреждениях. Обычно внешнее согласование проводится при подготовке распорядительных документов высшими и федеральными органами исполнительной власти. Внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе - «Листе согласования».

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями всех заинтересованных подразделений организации: главными и ведущими специалистами, если распорядительный документ касается вопросов их деятельности; с профсоюзной организацией, если в проекте документа затрагиваются вопросы труда и кадров организации; с главным бухгалтером, если речь идет о финансовых вопросах; с юридической службой - на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству, а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно а представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечание. В последнем случае при визирование на проекте документа проставляется отметка: «Особое мнение прилагается» или «Замечание прилагаются». Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта распорядительного документа. Это особое мнение должно поступить вместе с окончательно оформленным проектом документа руководителю на подписание.

Пятая стадия - вынесение проекта распорядительного документа на рассмотрение руководства - предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание. Эта стадия имеет особое значение, если проект распорядительного документа готовится по поручению вышестоящей организации. В этом случае проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую организации с сопроводительным письмом и пояснительной запиской.

На шестой стадии принимается решение, выражающееся в подписании распорядительного документа руководителем. Это решающая стадия подготовки распорядительного документа. Подпись руководителя превращает проект документа в полноценный, обладающий юридической силой документ.

Седьмая стадия призвана обеспечить доведение распорядительного документа до исполнителей. На этой стадии проводится тиражирование документа, его рассылка или передача всем исполнителям. Рассылка распорядительного документа должна проводиться в возможно сжатые сроки.

Процедура издания распорядительных документов в условиях коллегиальности включает следующие стадии:

1. Подготовка материалов к заседанию коллегиального органа.

2. Внесение материалов на рассмотрение коллегиального органа.

3. Обсуждение вопроса (подготовленных материалов) на заседании коллегиального органа.

4. Принятие решения по рассмотренным материалам.

5. Оформление протокола заседания.

6. Издание распорядительного документа и доведение решения коллегиального органа до исполнителей.

7. Доведение решения до исполнителей.

На первом этапе проводится сбор информации по рассматриваемому вопросу, ее анализ и оформление в виде аналитической справки. Эту работу проводит, как правило, специалист соответствующего структурного подразделения по заданию руководителя и совместно с ним. При необходимости специалист может запрашивать необходимую информацию из подведомственных учреждений, других подразделений. Справка, которую готовит специалист, должна содержать исчерпывающую и всестороннюю информацию о состоянии дел по рассматриваемому вопросу и содержать конкретные предложения. Она должна быть согласована со всеми заинтересованными в готовящемся решении специалистами подразделения и подписана руководителем подразделения, представляющим вопрос на рассмотрение коллегиального органа. Наряду со справкой специалист готовит проект решения коллегиального органа. Таким образом, данная стадия завершается подготовкой справки по вопросу и проекта решения.

На второй стадии подготовленные материалы - справка и проект решения - передаются секретарю коллегиального органа. Здесь важно соблюдение сроков, установленных для передачи материалов, которые обычно составляют 10-15 дней до заседания. Это время необходимо для размножения представленных материалов и их рассылка или передача членам коллегиального органа для ознакомления и предварительного изучения. Члены коллегиального органа до заседания должны иметь возможность изучить материалы, чтобы иметь представление о вопросе, который будет рассматриваться на заседании. Передачу материалов секретарю коллегиального органа осуществляет руководитель подразделения, подготовившего их.

Третья стадия - обсуждение материалов на заседании - включает два этапа: вспомогательный, заключающийся в подготовке обсуждения, и основной - непосредственной обсуждение вопросов на заседании. На первом этапе проводится ознакомление председателя коллегиального органа с представленными материалами и организационные мероприятия по подготовке заседания - членам органа рассылаются приглашения, повестка дня, материалы к заседанию. На самом заседании обсуждаются представленные материалы, высказываются мнения по проекту решения, предложения по его изменению и дополнению. В результате дискуссии могут быть сделаны поправки к проекту, которые признаются принятыми, если за них проголосует большинство членов коллегиального органа.

Четвертая и пятая стадии отражают специфику деятельности коллегиальных органов: это фиксация хода заседания в протоколе. Во время заседания ведутся черновые рукописные записи хода заседания, стенографическая запись или звукозапись на магнитофонную ленту. В высших органа власти и управления звукозапись сопровождается стенографической записью. После заседания на основе произведенных записей оформляется протокол (или стенограмма) заседания. Если протокол составляется на основе черновых записей, запись основных выступлений желательно согласовать с выступавшими. Согласование записей выступлений в протоколе производится проставлением визы выступавшего на левом поле протокола напротив записи выступления. После согласования протокол подписывается председателем коллегиального органа и ответственным секретарем.

Шестая стадия - издание распорядительного документа по решению коллегиального органа. Решения коллегиального органов оформляются постановлениями или решениями. Постановления издаются высшими органами государственной власти и управления (например, постановление Правительства Российской Федерации), представительными и коллегиальными исполнительными органами власти субъектов Российской Федерации (например, постановление Московской городской Думы, постановление Правительства Москвы). Коллегиальные органы организаций, учреждений, предприятий, фирм издают решения (например, решение Совета директоров Открытого акционерного общества).

Решения информационного характера, как правило, не оформляются в виде распорядительного документа и фиксируются только в протоколе. В практике управления такие решения называют протокольными, доведение их до исполнителя осуществляется выписками из протокола заседания.

Последняя стадия - доведение распорядительного документа до исполнителя - выполняется таким же образом, как и в случае издания распорядительных документов на основе единоличного принятия решений.

2.5 Классификатор документации

Значительные объемы документальной информации требуют и значительных усилий по ее обработке. Непременным условием рациональной обработки документов является их классификация.

Разработке классификатора производственного подразделения предшествует основательная предварительная работа:

? изучение объема и специфики документально-информационного потока;

? оптимизация директивной, распорядительной и нормативной документации «нисходящего» (на подразделение) потока;

? оптимизация и рубрикация документов «восходящего» (от подразделения) потока;

? определение способов обработки и хранения документов (традиционные, т.е. «ручные», предмашинные и машинные способы);

? определение мест хранения первичных (оригинальных) и вторичных (копий, аннотаций, рефератов) документов.

2.6 Стандартизация и технология обработки документов

Под унификацией документной информации понимается установление и применение согласованных форматов и процедур с целью упорядочения управленческой деятельности. Цель унификации документов - достижение оптимальной экономии средств пни реализации необходимых функций.

В системах качества вполне оправдали себя стандарты предприятия, представляющие собой нормативно-технический (организационно-методический) документ, устанавливающий требования и правила, обеспечивающие разработку, производство и применение продукции или требования к другим объектам стандартизации в границах предприятия.

Решение задач по унификации и типизации документации регламентируется, как правило, специальными стандартами предприятия, имеющими следующую структуру:

? Общие положения.

? Технология обработки документной информации.

? Организация рабочего места, условия труда.

? Контроль исполнения документов.

? Ответственность и стимулирование.

? Взаимодействие.

Содержание стандарта должно обеспечить получение однозначной информации для реализации необходимых и достаточных операций по обработке документации, в сущности, он должен представлять собой своеобразный алгоритм технологии обработки документной информации.

Технология должна учитывать рост объема документооборота, сокращение числа обслуживаемых структурных подразделении, изменение условий работы, появление прогрессивных технических средств, повышение квалификации работников, введение новых нормативных и методических материалов и др.

Технология выполнения работ может документироваться путем описания технологических процессов и составления операционных карт. При разработке новых технологий могут применяться карты организации трудового процесса, разрабатываемые индивидуально для каждого конкретного сотрудника управления.

Технической базой реализации прогрессивных технологий в сфере документационного обеспечения управления служат средства механизации и автоматизации, повышающие эффективность управленческого труда на 10-20%., а комплексное оснащение служб документационного обеспечения управления современной микропроцессорной и копировальной техникой увеличивает производительность труда вдвое.

Внедрение современных средств оргтехники и компьютерных снегом имеет следующие цели:

создание новых информационных целей;

сокращение трудозатрат на создание, обработку, поиск и доставку документов;

улучшение качества и повышение оперативности копировально-множительных работ;

надежное хранение документов;

повышенно производительности и улучшение условий труда управленческого персонала.

Наибольший эффект достигается при совместном применении организационной и электронной вычислительной техники. Основное требование к техническим средствам - их совместимость и возможность объединения в единую систему. Состав комплектов применяемых технических средств и программного обеспечения зависит от конкретных условий работы аппарата управления с документами.

Внедрение технологий с применением технических средств должно осуществляться на основе упорядоченной системы документирования, рационально организованного документооборота, усовершенствования централизованной службы документации. Разумеется, автоматизация процессов документационного обеспечения оправдана в крупных организациях с большим объемом документооборотов.

Выбор номенклатуры и количества технических средств рекомендуется осуществлять в следующей последовательности:

? подбор и группировка задач, подлежащих выполнению;

? определение объемов работ за установленный период по видам выполняемых работ;

? примерный подбор технических средств по видам работ;

? расчет количества и уточнение номенклатуры технических средств.

При выборе технических средств следует руководствоваться экономической целесообразностью приобретения и внедрения, уровнем организации труда, наличием необходимых производственных площадей, возможностями оперативного ремонта.

2.7 Регламентация подготовки и оформления документов в организации

Виды создаваемой в организации документации зависят от ее организационно-правовой формы, компетенции, функций, регламента работы, объема и характера взаимосвязей с другими юридическими и физическими лицами.

В отдельной организации вопросы оформления документации находят отражение в учредительных документах, регламентах работы органов управления, распорядительных документах, устанавливающих общие требования к системе документационного обеспечения (например, в нормативных актах, определяющих полномочия должностных лиц при рассмотрении, согласовании, визировании и подписании документов). Подготовку и оформление документов в организации регламентируют Инструкция по делопроизводству, Правила оформления документов, Табель унифицированных форм документов, Альбом бланков, Альбом унифицированных форм документов.

Ключевое место в этом комплексе занимает Инструкция по делопроизводству (по документационному обеспечению управления). Структура инструкции нормативными актами не регламентирована. Количество и наименования разделов, их последовательность, состав приложений определяются ее разработчиками. Основой для установления структуры инструкции могут служить ГСДОУ и Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, а также инструкции, принятые в ведущих федеральных органах государственной власти и в органах власти субъектов Федерации. Например, раздел 2 "Подготовка служебных документов" Инструкции по документационному обеспечению Мэрии Москвы (1993) включает ряд подразделов, раскрывающих:

общие требования к оформлению документов;

особенности оформления документов, направляемых за рубеж;

порядок подготовки, оформления и выпуска организационно-распорядительных документов Мэрии;

оформление протоколов заседаний Правительства Москвы;

оформление протоколов совещаний, проводимых Мэром, Премьером Правительства и другими руководителями.

В приложениях к инструкции приводятся образцы бланков документов и унифицированных форм документов.

Положения Инструкции по делопроизводству конкретизируются в правилах оформления документов. Например, Правила оформления документов (утверждены распоряжением Администрации Президента Российской Федерации от 15 января 1997г. №102) содержат общие требования к оформлению документов, требования к оформлению отдельных видов документов (проектов законов, указов и распоряжений Президента, распоряжений Администрации Президента, писем, телеграмм, протоколов и др.), образцы документов, справочный материал по написанию дат, чисел, часто употребляемых сокращений слов.

Табель форм документов разрабатывается в целях сокращения количества применяемых форм документов и упорядочения технологии их подготовки и применения. Он содержит перечень форм документов организации, необходимых и достаточных для реализации ее функций и задач, характеристику каждого документа с точки зрения его юридического статуса, этапов подготовки и прохождения. В табель включаются все создаваемые в организации документы.

Табель оформляется в виде таблицы на листах формата АЗ и включает следующие графы:

1) Наименование документа.

2) Правовое основание (наименование, дата и номер нормативного акта, в соответствии с которым установлена и введена в действие форма документа).

3) Периодичность (ежегодно, ежеквартально, по мере необходимости и т. д.),

4) Составитель (указывается структурное подразделение или должностное лицо, которое готовит проект документа).

5) Согласование (указывается должность лица, с которым согласовывается документ. В наименование должности при необходимости включается наименование организации или структурного подразделения).

6) Подпись (указывается должность лица, подписывающего документ).

7) Утверждение (графа заполняется для документов, подлежащих утверждению. Указывается должность лица, утверждающего документ, или наименование соответствующего документа).

8) Печать (графа заполняется в случае проставления на документе печати).

9) Резолюция (указывается должность лица, имеющего право резолюции для данного вида документов).

10) Адресат (указывается наименование организации, структурного подразделения, куда направляется документ Если документ не выходит из создающего его структурного подразделения, проставляется отметка "внутренний").

11) Ограничение доступа (графа заполняется для документов с ограниченным доступом).

12) Ответственный за контроль (указывается наименование структурного подразделения, в котором контролируется документ и/или должность лица, ответственного за контроль).

13) Место хранения (указывается наименование структурного подразделения, осуществляющего оперативное хранение документа).

14) Имя файла (например, может состоять из обозначений соответствующей функции организации, вида документа и порядкового номера 0D\ust1, где 0D - обозначение функции "организация деятельности", ust - обозначение вида документа "устав", 1 - порядковый номер

Принятые в организации бланки документов включаются в Альбом бланков Формы документов, создаваемых в деятельности организации, включаются в Альбом унифицированных форм документов, который формируется на основе Табеля документов организации и содержит формы наиболее часто создаваемых документов (актов, договоров, представлений, писем и т.д.).

В альбом включаются формы документов, прошедшие унификацию, в которых установлено стабильное расположение реквизитов, а тексты представлены в виде трафарета, анкеты или таблицы

Для удобства применения формы документов в альбоме могут группироваться по разделам, соответствующим определенным направлениям деятельности организации или функциональным задачам (например, раздел, включающий формы документов по созданию, реорганизации, ликвидации подразделений, раздел типовых хозяйственных договоров и т.д.).

Существенный эффект дает использование Альбома форм документов в автоматизированной системе подготовки документов, позволяющий оперативно создавать новые документы на основе хранящихся в памяти машины образцов.

2.8 Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности - наиболее сложный вопрос в системе работы с документами, имеющий юридические, психологические, этические и другие аспекты. При создании документов решаются такие проблемы, как:

? выявление потребности в документировании фактов, событий, управленческих ситуаций;

? определение видов и разновидностей управленческих документов, требующихся в данной ситуации:

? разработка проектов документов с учетом действующих нормативных правовых актов;

? оформление документов в соответствии с требованиями государственных стандартов и методических рекомендаций о порядке придания документам юридической силы.

Потребность в документировании управленческих ситуаций обусловлена, прежде всего, наличием законодательных актов, прямо указывающих на необходимость письменного подтверждения тех или иных фактов.

Трудовой и Гражданский кодексы Российской Федерации содержат наименования некоторых управленческих документов, отсутствие которых недопустимо при документировании определенных ситуаций (правила внутреннего трудового распорядка, трудовой договор, график отпусков, договор подряда и др.).

Обязательному документированию подлежат единоличная распорядительная деятельность руководителя организации, коллективная деятельность комиссий, работа собраний, совещаний, заседаний и т.п.

Документируются управленческие действия по реализации функций управления и взаимоотношения между организациями и физическими лицами.

Особенно остро в сфере документирования стоит проблема сокращения излишних, дублирующих друг друга документов, повышения информативности и информационной емкости документов, разумного перехода к бездокументному общению (особенно во внутрифирменном управлении).

Важной задачей специалистов служб документационного обеспечения управления является закрепление порядка документирования управленческой деятельности в локальных нормативных актах организации: в инструкции по ведению делопроизводства и табеле форм документов, применяемых в данной организации.

Табель форм документов (далее - Табель) должен закрепить порядок применения в организации отдельных видов и разновидностей документов в соответствии с документируемыми управленческими функциями. Разработка Табеля способствует упорядочению процесса создания управленческих документов и позволяет исключить применение в организации форм документов, не соответствующих направлениям ее деятельности или действующему законодательству табель разрабатывается службой документационного обеспечения управления, согласовывается с руководителями всех структурных подразделений и утверждается приказом руководителя организации.

Подготовка управленческих документов должна базироваться на применении соответствующих унифицированных форм документов, включенных в состав унифицированных систем документации согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Классификатор включает в себя системы организационно-распорядительной, банковской, финансовой, учетной, отчетно-статистической, внешнеторговой документации, а также документации по труду и оформлению пенсий.

Через службу документационного обеспечения управления проходят многие виды управленческих документов, но в основном эта служба работает с Унифицированной системой организационно-распорядительной документации, применяемой при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления.

2.9 Организационно-распорядительная документация

Организационно-распорядительная документация фиксирует принятые решения по производственным, финансовым, кадровым, административно-хозяйственным вопросам и создается в органах власти и местного самоуправления, в организациях и на предприятиях независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности.

В настоящее время, в условиях развития рыночных отношений, обновления действующего законодательства и усиления его роли в регулировании общественной жизни и хозяйственной деятельности, возрастает значение такой разновидности организационно-распорядительная документация, как организационные документы. Любая современная, "цивилизованная" и законопослушная организация развивает производство и управляет персоналом с использованием положений о структурных подразделениях и отдельных направлениях деятельности (аттестации персонала, повышении квалификации и переподготовке кадров, планировании карьеры сотрудников, формировании кадрового резерва, премировании работников и т. д.). В большинстве организаций обязательно разрабатываются должностные инструкции, без которых сложно решать спорные вопросы о качестве работы сотрудников, выполнении ими условий трудового договора и соответствии их занимаемой должности.

Во многих справочных и практических пособиях по составлению и оформлению управленческой документации содержатся типовые и примерные тексты организационных документов. Однако мало кто из авторов уделяет должное внимание правильному оформлению документов этого вида, приданию им юридической силы.

В результате специалисты-практики, работающие в кадровых службах, или экономисты по труду, разрабатывающие должностные инструкции, создают организационные документы, не имеющие юридической силы, т.е. строго говоря, вообще не имеющие права называться документами, подтверждать факты и служить доказательствами при трудовых спорах.

Ответственность за неверное оформление таких документов должна нести служба документационного обеспечения управления, специализирующаяся на обработке организационно-распорядительной документации.

К другой группе организационно-распорядительной документации, оформляемой службой документационного обеспечения управления, относятся основополагающие в управленческой деятельности распорядительные документы: постановления, приказы, распоряжения, указания. В распорядительных документах отражаются принятые руководителем организации управленческие решения, реализация которых часто приводит к созданию других видов документов. При работе с распорядительными документами специалистам службы документационного обеспечения управления приходится решать множество различных вопросов, среди которых такой важный, "чисто делопроизводственный", как правильное деление приказов, создаваемых в организации.

В задачи службы документационного обеспечения управления входит письменное закрепление прав подписания распорядительных документов с учетом принятой в организации системы делегирования полномочий и распределения обязанностей, а также описание порядка согласования приказов и ознакомления с ними.

Наиболее многочисленную группу организационно-распорядительной документации составляют информационно-справочные документы, важнейшими из которых являются протоколы, акты и служебная переписка (внешняя с другими организациями - служебные письма и внутренняя между сотрудниками одной организации - служебные записки). Протоколы и акты имеют сложную структуру текста и нередко бывают востребованы для письменного подтверждения событий и фактов в судебной практике.

При оформлении этих документов особенно важно соблюдать все требования о порядке придания протоколам и актам юридической стиль (наличие информации о кворуме для собраний и совещаний; указание состава приглашенных на заседание или перечисление присутствовавших при работе комиссии; отражение результатов голосования в протоколе подписание акта членами комиссии, действительно участвовавшими в работе комиссии, и т. д.).

Для служебных писем важны не только юридические, но и этические аспекты: качественный фирменный бланк как своеобразная визитная карточка организации, правильное адресование письма, деловой стиль, использование "формул" вежливости и др. В настоящее время стали вновь актуальными разработка и использование сборников типовых и трафаретных текстов писем, характерных для профиля деятельности конкретной организации. Современной особенностью этих сборников для большинства организаций является обязательное включение текстов писем на иностранных языках.

2.10 Оформление документов

Оформляя конкретный документ в соответствии с данной управленческой ситуацией, специалисты службы документационного обеспечения управления должны учитывать, что любой документ, даже обычная докладная записка, может иметь серьезные юридические последствия и поэтому требует внимательного отношения и строгого соблюдения порядка придания документам юридической силы.

Особенно тщательно при оформлении документов должны прорабатываться такие процедуры, как согласование проекта документа преодоление разногласий по содержательной части документа, подписание документа руководителем организации или другими уполномоченными должностными лицами, регистрация и доведение документа под расписку до исполнителя. Актуальной задачей в этом направлении является применение технологии электронного согласования документов с использованием электронной цифровой подписи.

Требования к оформлению документов содержатся в государственных стандартах и методических рекомендациях по их применению, типовых инструкциях по делопроизводству, методических пособиях по унификации текстов управленческих документов и других нормативных и методических материалах. В последнее время идет процесс переосмысления некоторых устоявшихся в делопроизводстве представлений и традиций, началась переработка устаревших стандартов и правил. В этих условиях перед работниками служб документационного обеспечения управления встают сложные задачи, связанные со своевременным получением информации об изменениях в нормативной базе по вопросам ведения делопроизводства, изучением порядка применения новых нормативов, обновлением локальных нормативных актов организаций по работе со служебными документами.

Показателем высокого уровня профессионализма специалистов службы документационного обеспечения управления является наличие в организации качественно подготовленной инструкции по ведению делопроизводства, содержащей не только описание правил работы с документами, но и максимально возможное количество образцов и примеров составления и оформления основных видов и разновидностей организационно-распорядительных документов.

Процедуры документирования управленческих ситуаций - составная часть технологического процесса работы с документами, организации документооборота, регистрации документов и ведения контроля за их исполнением. В процессе обработки управленческих документов возникает свой круг проблем, связанных с оперативностью рассмотрения поступающей документации, правильной и рациональной организацией ее движения, принятием управленческих решений в соответствии с содержащейся в документах информацией, организацией своевременного и качественного исполнения служебных документов.

2.11 Недостатки в работе службы документационного обеспечения управления персоналом

Общеизвестно, что немало принципиально новых по характеру и организации деятельности применяющих новейшие информационные технологии негосударственных структур столкнулось со старой технологической проблемой в делопроизводстве: медленное "забюрократизированное", казалось бы, не свойственное таким структурам движение документов, проходящих многочисленные инстанции до получения их непосредственным исполнителем. Сложность решения этой проблемы обусловлена ее непосредственной связью со сложившейся системой организации управления и порядком делегирования полномочий, распределения ответственности, разрешения сотрудникам самостоятельно принимать управленческие решения в рамках своей компетенции.

С большим сожалением приходится констатировать, что в современных негосударственных организациях нередко можно встретить абсолютно немыслимое ранее "нововведение": со всех поступивших в организацию документов служба документационного обеспечения управления снимает копии для исключения возможных потерь оригинала документа исполнителями. В ряде крупных холдинговых компаний поступившие документы копируются до и после просмотра их руководителем (с проставленной на документах резолюцией), а исполнителям передаются для выполнения заданий только копии документов во избежание утраты оригиналов. Подобная "технология" работы с документами приводит не только к нерациональному использованию и быстрому износу множительной техники, но и к значительному удорожанию работ по организации документооборота.

Вместе с тем в современных организациях (как государственных, так и негосударственных) почти прекращено выполнение службой документационного обеспечения управления такой важной, прежде всего для самой этой службы, функции систематический подсчет объема документооборота, от величины которого прямо зависят трудозатраты работников службы документационного обеспечения управления их повседневная загруженность, продолжительность рабочего времени (при ненормированном рабочем дне), штатная численность этого подразделения.

2.12 Регистрация документов

По-прежнему острой остается проблема организации системы регистрации и оперативного поиска документов. Конечно, современные компьютерные системы обработки информации позволяют быстро находить сведения о документе в режиме автоматизированного поиска, но зачастую возникает необходимость использования оригинала документа на бумажном носителе. Наиболее типичные ошибки при регистрации документов: