Організація як відкрита система

Размещено на http://www.allbest.ru/

"Організація як відкрита система"



Вступ

Підприємство, як об'єкт управління, розглядається не просто як соціальна система, складена із взаємодіючих елементів та підсистем, а також як активна система, що має взаємозв'язки з зовнішнім середовищем і знаходиться в безпосередній залежності від нього.

Підприємство - самостійний господарюючий суб'єкт, який забезпечує планомірне виробництво більшості товарів та послуг, здійснює науково-дослідницьку, комерційну діяльність з метою одержання прибутку.

Для здійснення своєї діяльності підприємство має розпоряджатися певними матеріалами, трудовими та фінансовими ресурсами і засобами.

Згідно із системним підходом до управління кожна організація - це відкрита система, цілісність і життєздатність якої забезпечується завдяки елементам, з яких вона формується. Сукупність цих елементів становить внутрішнє середовище організації. Його проектування і створення відбувається з огляду на специфіку діяльності організації, кола споживачів, ринкової кон'юнктури, умов господарювання тощо. Система менеджменту при формуванні внутрішнього середовища організації має забезпечити відповідність характеристик його найважливіших складових умовам зовнішнього середовища, в яких організація функціонує.

Внутрішнє середовище організації формується керівниками відповідно до їх уявлень про те, які саме елементи забезпечать її ефективне функціонування і розвиток. Цим зумовлене існуванням різних підходів до структурування внутрішнього середовища організацій. Найчастіше в ньому виділяють п'ять складових: цілі, структура, технологія, завдання і персонал, який виконує ці завдання за допомогою відповідної технології.

Успіх організації залежить не лише від досконалості її внутрішнього середовища, а й від зовнішніх, щодо організації, сил. Вони прямо чи опосередковано впливають на її діяльність, ускладнюючи її чи відкриваючи перед нею нові можливості. Тому необхідний всебічний і ретельний аналіз характеру впливу зовнішніх сил на організацію, що дасть змогу приймати такі управлінські рішення, які поліпшуватимуть конкурентні позиції організації, забезпечуватимуть її ефективне функціонування та розвиток.

Кожна організація є відкритою системою, яка перебуває у постійній взаємодії із зовнішнім середовищем.

Мета і завдання дослідження. Метою роботи є розгляд особливостей організації як відкритої системи.

Завдання дослідження випливають із загальної мети роботи:

- розкрити сутність організації як відкритої системи;

- визначити її головні елементи та дати їм характеристику;

- проаналізувати головні особливості організації як відкритої системи.

Об'єкт дослідження: організаційні утворення як відкриті системи.

Предмет дослідження: системний підхід до управління організаціями, складові та головні властивості організації як відкритої системи тощо.

Методи дослідження: під час виконання роботи були використані такі загальнонаукові методи дослідження як аналіз, синтез, графічний метод, метод порівняння, класифікації та узагальнення.



1.Сутність організації як відкритої системи

1.1 Поняття про організацію як відкриту систему

В останні десятиліття вивчення організацій і їх поведінки стало головним завданням досліджень, що проводяться спільно представниками декількох наукових дисциплін. Вивчення організацій поступово перетворилося на самостійну наукову область - теорію організації. Для спільної діяльності люди об'єднуються в організації (підприємства) різних форм власності. У ході спільної діяльності і управління нею працівники вступають у певні стосунки, які звуться управлінськими. Управлінські відносини і є предметом менеджменту.

Організація - це група людей (дві особи і більше), діяльність котрих свідомо координується для досягнення загальної мети або цілей [3].

Наведене вище визначення справедливе для формальної організації. Існують також неформальні організації, групи, що виникають спонтанно, де люди вступають у взаємодію одне з одним досить регулярно. Неформальні організації існують в усіх формальних організаціях. I хоча в них немає керівників, неформальні організації дуже важливі.

З визначення випливає, що організація завжди має хоча б одну загальну мету, що поділяється і визначається усіма її членами. Але формальне управління рідко має справу з організаціями, у яких тільки одна мета. Менеджмент - це керування складними організаціями. Складні організації мають набір взаємозалежних цілей.

Усі складні організації є не тільки групами, цілеспрямованими у своїй діяльності, що мають певний набір взаємозалежних цілей. Вони також мають загальні для всіх складних організацій характеристики. Ці загальні риси, коротко викладені нижче, допомагають зрозуміти, чому, щоб домогтися успіху, організацією потрібно управляти.

В українському законодавстві організації, які мають статус юридичної особи, називають підприємствами. Тому в конкретних випадках можна використовувати термін підприємства, фірма тощо.

Будь-яка організація становить соціальну систему, всередині якої можна відокремити систему виробництва (товарів або послуг) і систему управління або, відповідно, керовану і керуючу системи (суб'єкт та об'єкт управління). Ці системи вступають між собою у певні стосунки, тобто взаємодіють.

Вихідним моментом тут є ціль, для досягнення якої система управління справляє вплив, спрямований на керовану систему. З іншого боку, існує зворотний зв'язок, коли зміни в керованій системі потребують коригування керуючого складу [5].

Внаслідок розподілу праці всі організації мають внутрішню структуру, що складається з цехів, відділів, секцій та ін. Керівництво діяльністю підрозділів покладається на менеджерів. Природно, що керівники і підлеглі вступають у певні стосунки. Розрізняють відносини субординації і координації. У першому випадку йдеться про відносини між підлеглими та керівниками, чиї вказівки обов'язкові для виконання. Відносини координації виникають між представниками різних підрозділів внаслідок їх спільної діяльності, між колегами в одному підрозділі. Учасники відносин координації не знаходяться у прямому підпорядкуванні відносно один одного, вони мають рівні права у здійсненні спільної діяльності. Наприклад, у підготовці договору постачання беруть участь товарознавець, юрист, економіст. Ці фахівці є рівноправними партнерами, колегами, які вступають до відносин координації для вирішення загального завдання.

В організаціях виникають два види міжособистісних стосунків: формальні і неформальні. Формальні відносини пов'язані з посадовим становищем учасників, регламентуються відповідними документами - положеннями, посадовими інструкціями. Наприклад, відносини між керівником і підлеглими, бухгалтером і завідувачем складом, бухгалтером і податковим інспектором.

Неформальні відносини нічим не регламентовані, ґрунтуються на особистих симпатіях і антипатіях людей, не пов'язані з посадовим становищем їх учасників.

Організація є основою світу менеджерів, вона є причиною, що зумовлює існування менеджменту [8].

Деяка група повинна відповідати декільком обов'язковим вимогам, щоб вважатися організацією. До них відносяться:

1. Наявність принаймні двох людей, що вважають себе частиною цієї групи.

2. Наявність принаймні однієї мети (тобто бажаного кінцевого стану або результату), що приймають як спільну всі члени даної групи.

3. Наявність членів групи, що свідомо працюють разом, щоб досягти значимої для всіх мети.

1.2 Системний підхід в діяльності організації

планомірний виробництво підсистема

В основі теорії організації лежить теорія систем, тому що термін «організація» в одному зі своїх лексичних значень означає впорядковану і організовану систему.

Система - це ціле, створене із частин і елементів для не спрямованої діяльності; це сукупність взаємозалежних діючих елементів.

Ознаки організації як системи:

- безліч складових її елементів (підсистем);

- єдність головної мети для всіх підсистем;

- наявніть зв'язків між елементами;

- цілісність і єдність підсистем;

- наявність структури та ієрархічності в організації;

- відносна самостійність підсистем;

- наявність управління елементами системи (організації).

Кожна організація повинна мати всі ознаки системи, відсутність хоча б одної неминуче приводить організацію до ліквідації. Таким чином, системний характер організації - це необхідна умова її діяльності.

Унікальною характеристикою при розгляді систем є внутрішні відносини між частинами. Кожна система характеризується як диференціацією, так і інтеграцією. У системі використовуються різноманітні спеціалізовані функції. Кожна частина організації виконує свої визначені функції. У той же час для підтримування окремих частин в одному організмі і формування завершеного цілого в кожній системі здійснюється процес інтеграції. В організаціях ця інтеграція звичайно досягається координацією рівнів ієрархії, прямим спостереженням, правилами, процедурами, курсом дій. Тому кожна система вимагає поділу для того, щоб визначити її складові частини. Поряд з цим є необхідність і в інтеграції, щоб створити умови, за яких система не розпадеться на незалежні одиниці. Хоча організації, створені з частин чи складених елементів, самі є підсистемами в рамках більш великої системи. Існують не тільки системи, але й підсистеми і надсистеми. Класифікація цих понять залежить від особливостей предмета аналізу. При цьому ціле не є простою сумою частин, оскільки систему варто розглядати як єдність.

Системний підхід виник як реакція на бурхливий розвиток аналітичних підходів у науці, які все більше віддаляли творчу думку від проблеми “цілісного організму”. Становлення системного підходу пов'язане з роботами О. О. Богданова (справжнє прізвище - Малиновський; 1873-1928). Він розглядав усі явища як неперервні процеси організації та дезорганізації, а рівень організації тим вищий, чим сильніше властивості цілого відрізняються від простої суми його частин (пізніше цю властивість назвали емерджентністю).

Системний підхід - це категорія, що не має єдиного визначення, оскільки трактується надто широко і неоднозначно. У літературі наводяться наступні трактування або визначення системного підходу: Гур'янов А.Б. вважає, що системний підхід - це методологія дослідження об'єктів як систем. При чому система включає дві складові: 1) зовнішнє оточення, що включає вхід, вихід системи, зв'язок з зовнішнім середовищем, зворотний зв'язок; 2) внутрішня структура - сукупність взаємопов'язаних компонентів, що забезпечують процес впливу суб'єкта управління на об'єкт, переробку входу в вихід і досягнення цілей системи [1]. В. Садовський під системним підходом розуміє вираження процедур подання об'єкта як системи та способів їх розробки. О.В. Кустовська вважає, що системний підхід ? один із головних напрямків методології спеціального наукового пізнання та соціальної практики, мета і завдання якого полягають у дослідженнях певних об'єктів як складних систем [4]. О.Остапчук у своїй праці відзначає, що системний підхід зумовлює "дослідження конкретного об'єкту управління як системи, що включає в себе всі складові елементи або характеристики організації як системи, тобто характеристики входу, процесу, виходу” [7]. А. Холл під системним підходом розуміє інтеграцію, синтез розгляду різних сторін явища або об'єкта. На думку С. Оптнера, системний підхід - це адекватний засіб дослідження і розробки не будь-яких об'єктів, що довільно називаються системою, а лише таких, котрі є органічним цілим.

Системний підхід передбачає дотримання основних законів системи, а саме:

1. Композиції, тобто узгодження спільної і приватної мети.

2. Пропорційності. Внутрішня пропорційність повинна поєднуватись із зовнішньою пропорційністю, тобто відповідним рівнем розвитку елементів зовнішнього середовища.

3. Зважання на «вузьке місце», де особлива увага приділяється найбільш слабкому елементу системи.

4. Онтогенезу, що враховує послідовність стадій життєвого циклу підприємства (товару).

5. Інтеграції, що спрямовують систему на високий рівень організації і що дають змогу одержати синергетичний ефект.

6. Інформованості, що виділяє інформаційне забезпечення як головну умову конкурентоспроможності.

7. Стійкості, що висуває вимоги до побудови системи (статичний стан) і до її функціонування (динамічний стан) [2].

Методологія системного підходу знайшла своє застосування в багатьох сферах науки та виробництва, та одним з найяскравіших прикладів є застосування системного підходу стосовно управління підприємством та управління персоналом підприємства. На думку О.Остапчук, системний підхід до управління передбачає управління організацією як єдиною системою, де будь-який управлінський вплив на одну частину системи позначається і на інших її частинах, з чого випливає, що управляти необхідно всією організацією в цілому. Р. А. Фатхутдінов визначає системний підхід до управління як підхід, при якому будь-яка система (об'єкт) розглядається як сукупність взаємопов'язаних елементів, що мають "вхід” (ресурси), "вихід”, зв'язок із зовнішнім середовищем, зворотний зв'язок і "процес” у системі. Отже, системний підхід до управління - це не набір якихось загальновизнаних принципів управління, - це спосіб мислення по відношенню до організації та управління в умовах нестабільного зовнішнього середовища. Як спосіб управління, системний підхід ґрунтується на розумінні об'єкта управління як цілісності, на виявленні різноманіття його внутрішніх і зовнішніх зв'язків; сукупність пов'язаних, узгоджених методів і засобів управління економікою, галуззю, підприємством, підрозділом та ін.

Сутність системного підходу до управління полягає в наступному: формулювання цілей та встановлення їхньої ієрархії до початку будь-якої діяльності, пов'язаної з управлінням; отримання максимального ефекту, тобто досягнення поставлених цілей шляхом порівняльного аналізу альтернативних шляхів та методів досягнення цілей та здійснення вибору; кількісна оцінка цілей та засоби їх досягнення, заснована на всебічній оцінці всіх можливих і планованих результатів діяльності. Поява системного підходу до управління дозволило інтегрувати позитивні моменти всіх шкіл, які в різний час домінували в науковому менеджменті. Іншим найважливішим внеском системного підходу в теорію і практику управління стало визнання маркетингу як найважливішої функції управління.

Управління організацією з використанням системного підходу дає змогу здійснити аналіз різних за своєю природою і складністю об'єктів з єдиної точки

зору, виявити при цьому найважливіші характерні риси функціонування системи і врахувати найбільш істотні фактори, що впливають на її розвиток. При цьому передбачається підпорядкованість цілей і результатів підсистем загальносистемній цілі. Безперечною перевагою системного підходу є спрямування на слабо структуровані проблеми, пошук оптимального варіанта їх вирішення.

1.3 Види систем

Існує кілька класифікацій систем, але основние є їхнє угруповування в трьох підсистемах:

1) Технічна підсистема включає будь-які працездатні вироби, що мають інструкції для користувача. Це технічне обладнання (машини, прилади) верстати, комп'ютери та інші працездатні вироби, що мають інструкції для користувача. Набір рішень у технічній системі обмежений, і наслідки рішень звичайно зумовлені. Наприклад, порядок включення і роботи з комп'ютером, порядок керування автомобілем, методика розрахунку щоглових опор для ЛЕП, рішення задач з математики та ін. Такі рішення носять формалізований характер і виконуються в строго визначеному порядку. Професіоналізм фахівця, який приймає рішення в технічній системі, визначає якість прийнятого і виконаного рішення. Наприклад, гарний програміст може ефективно використовувати ресурси комп'ютера і створювати якісний програмний продукт, а некваліфікований - може зіпсувати інформаційну та технічну базу комп'ютера. Відповідно, процес ухвалення рішення заздалегідь визначений.

2) Біологічна підсистема включає флору і фауну планети, у тому числі відносно замкнуті біологічні підсистеми, наприклад, мурашник, людський організм і ін . Це організми людей, тварин. Ця підсистема володіє великою різноманітністю функціонування, ніж технічна. Набір рішень у біологічній системі також обмежений через повільний еволюційний розвиток тваринного і рослинного світу. Тим не менш, наслідки рішень в біологічних підсистемах часто виявляються непередбачуваними. Рішення в таких підсистемах припускають розробку кількох альтернативних варіантів рішень і вибір кращого з них за якими-небудь ознаками. Еволюційні процеси відбуваються повільніше, ніж у технічних підсистемах, що і є причиною обмеженості набору рішень. Процес прийняття рішень частіше носить непередбачений характер.

3) Соціальна (суспільна) підсистема характеризується наявністю людини в сукупності взаємозалежних елементів. Ця підсистема поєднує людей і має найбільшу розмаїтість функціонування. Набір рішень також у значній частині відрізняється, що обумовлюється швидкістю зміни свідомості людини. У соціальній підсистемі немає видатних загальновизнаних лідерів.

Соціальна система може включати біологічну і технічну підсистеми, та біологічно-технічну. Соціальні, біологічні й технічні системи можуть бути: штучними та природними, відкритими та закритими, повністю й частково передбачуваними (детерміновані й стохастичні системи), твердими й м'якими.

Розглянемо дану класифікацію систем на прикладі соціальних систем.Штучні системи створюються за бажанням людини, або будь-якого суспільства для реалізації намічених програм або цілей, наприклад родина, конструкторське бюро, студентська профспілка.

Природні системи створюються природою або суспільством, наприклад система світобудови, циклічна система землекористування, стратегія стійкого розвитку світової економіки.

Розрізняють системи відкриті та закриті. Поняття закритої системи породжене фізичними науками, де розуміють, що система є самодостатньою. Її головна характеристика в тому, що вона істотно ігнорує ефект зовнішнього впливу. Зробленою системою закритого типу була б та, котра не приймає енергії від зовнішніх джерел і не віддає енергію своєму зовнішньому оточенню.

Характеризується внутрішніми зв'язками і створюється людьми або організаціями для задоволення потреб й інтересів переважно свого персоналу або засновників. Закрита організаційна система мало застосовується [11].

Відкрита система характеризується широким набором зв'язків із зовнішнім середовищем і сильною залежністю від нього. Визнає динамічну взаємодію з навколишнім світом. Організації одержують свою сировину і людські ресурси з навколишнього середовища. Вони залежать від клієнтів і замовників із зовнішнього середовища, що споживають їхню продукцію. Банки, які активно взаємодіють із навколишнім світом, використовують депозити, обертають їх у кредити та інвестиції, використовують отриманий прибуток для підтримки самих себе, розвитку, виплати дивідендів і сплати податків.

Ступінь розмежування відкритої чи закритої систем змінюється в рамках систем. Відкрита система може стати більш закритою, якщо контакти з оточенням зменшуються згодом. Але можлива і зворотна ситуація.

Відкриті системи тяжіють до наростання ускладненості і диференціації. Іншими словами, відкрита система буде в міру свого росту прагнути до більшої спеціалізації своїх елементів і ускладненню структури, нерідко розширюючи свої межі чи створюючи нову суперсистему з більш широкими межами. Якщо ділове підприємство росте, то спостерігається значна його диференціація й ускладнення. Створюються нові спеціалізовані відділи, здобуваються сировина і матеріали, розширюється асортимент продукції, що випускається, організовуються нові збутові контори [3].

Система, в набір елементів якої входить людина або призначена для людини, називається соціальною. Наприклад, колектив відділу кадрів, автомобіль. Залежно від цілей, поставлених у системах, вони можуть мати політичну, освітню, економічну, медичну, технологічну спрямованість. Найбільш поширені соціально-економічні системи. У реальному житті соціальні системи реалізуються і вигляді організацій, компаній, фірм і т.д. Продукція таких організації - це товари, послуги, інформація чи знання. Таким чином, в теорії організації виділяють соціально-політичні, соціально-освітні, соціально-економічні та інші види організації. Кожен з цих видів має пріоритет власних цілей. Так, для соціально-економічних організацій головною метою є отримання максимального прибутку в інтересах засновників. Для соціально-культурних - основною метою є досягнення естетичних цілей, а отримання максимального прибутку яиляется вторинної метою, для соціально-освітніх головна мета - задоволення потреб клієнтів в інформації та знаннях, а отримання прибутку - вторинна мета .



2.Характерні особливості організації як відкритої системи, її складові

2.1 Компоненти системи

У складі кожної системи можна розрізняти дві тісно взаємодіючі підсистеми - керуючу і керовану. Керуюча підсистема - це "хто" керує, а керована - "чим" чи "ким" керують. Аналогічними їм за змістом є поняття "суб'єкт управління" і "об'єкт управління".

У цьому розумінні будь-яку організовану соціально-економічну систему можна уявити у вигляді сукупності керуючої підсистеми (суб'єкт управління) і керованої підсистеми (об'єкт управління) (рис. 2.1).

Рис. 2.1. Взаємодія керуючої та керованої системи в організації

До складу керованої підсистеми входять елементи, які забезпечують безпосередній процес виробничої, господарської, комерційної та інших видів діяльності. На рисунку 2.2. показаний процес функціонування організації як відкритої системи.



Рис. 2.2. Процес функціонування організації як відкритої системи

Суб'єкт і об'єкт управління взаємодіють за допомогою каналів зв'язку, якими проходять потоки інформації. Ці потоки являють собою керуючі впливи і повідомлення щодо стану керованого об'єкта. Управління можна представити як процес обміну видами діяльності, в результаті якого система нормалізується і приводиться в стан динамічної рівноваги.

Динамічна рівновага організації настає під впливом факторів зовнішнього середовища. Впливи надходять у вигляді відхилень до норм у забезпеченні ресурсами (несвоєчасне постачання матеріалів, сировини, що комплектують, кредитів і т.д.), а також відхилень у процесі перетворення ресурсів у готову продукцію [11].

Інформація про відповідні дії надходить каналами зворотного зв'язку.

Зв'язок, що обслуговує апарат управління (суб'єкта), який розробляє управлінські рішення (вплив), і забезпечує передачу останніх на об'єкт управління, називають прямим зв'язком. Зворотні зв'язки, що несуть інформацію про стан об'єкта і його реакцію на управлінські рішення, служать базою формування коригувального впливу на вхід динамічної системи. Таким чином, здійснюється зв'язок між "входом" (цілями, нормами, ресурсами) і "виходом" системи, що характеризує ступінь досягнення заданої мети (результату).

Вхід системи - це потік ресурсів, що надходять до об'єкта управління, і потоки інформації про ресурси, фактори зовнішнього середовища й операції, які здійснюються в об'єкті. Ці потоки інформації надходять до суб'єкта управління (апарат управління). Вхід (як самі ресурси, так і інформація для управління) обробляється відповідно до встановленого порядку здійснення операцій з метою одержання вихідних результатів.

Процес перетворення в керованій і керуючій підсистемах відрізняється не тільки входами, але й елементами процесу перетворення і корисних продуктів (виходом).

В об'єкті протікає цілеспрямований процес, завдяки якому відбувається перетворення окремих елементів у корисну продукцію. Іншими словами, цей процес є визначеною технологією, відповідно до якої завершується трансформація витрат у продукцію.

Істотним компонентом у керуючій підсистемі, крім суб'єкта, є ті чи інші засоби управління системою. Основне призначення керуючої підсистеми полягає в стабілізації вихідних даних, системи у встановлених межах, обумовлених цілями, нормами і цінностями. Така стабілізація може бути досягнута тільки тоді, коли:

1) вихідні дані можуть бути порівняні з установленими цілями і нормами;

2) передбачений механізм зворотного зв'язку для видачі коригувальної інформації у вигляді вхідних даних у систему, що відбиває відхилення в процесі перетворення ресурсів.

Вихід системи представлений двома результатами:

1) управлінськими рішеннями, що є результатом обробки інформації;

2) корисними продуктами (товарами, знаннями, послугами), одержуваними в результаті переробки ресурсів.

Для організації характерний циклічний характер функціонування. Вихідна продукція системи забезпечує засоби для нового інвестування, що дозволяє повторювати цикл. Доходи, які отримані замовниками промислових організацій, повинні бути досить адекватними для оплати кредитів, праці робітників і погашення позик, якщо циклічність стійка і забезпечує життєздатність організації [6].

Варто підкреслити і те, що організаційні системи схильні до скорочення чи розпад на частини. Якщо закрита система не одержує енергію і нові вкладення зі свого зовнішнього оточення, вона може згодом скорочуватися. На відміну від неї відкрита система характеризується негативною ентропією, тобто вона може реконструювати сама себе, підтримати свою структуру, уникнути ліквідації і навіть вирости, тому що має можливість одержувати енергію ззовні в більшій мірі, ніж віддає назовні.

Приплив енергії для запобігання ентропії підтримує деяка сталість обміну енергією, у результаті чого досягається відносно стабільне положення. Навіть незважаючи на те, що існує постійний приплив нових вкладень у систему і постійний відтік, забезпечується визначена збалансованість системи. Коли відкрита система активно переробляє вкладення у вихідну продукцію, вона виявляється здатною підтримувати себе протягом визначеного часу.

Дослідження показують, що великі та складні організаційні системи мають тенденцію до подальшого росту й розширення. Вони одержують визначений запас міцності, що виходить за межі забезпечення тільки виживання. Багато підсистем у рамках системи мають можливість одержувати енергії більше, ніж потрібно для виробництва своєї продукції. Вважається, що стабільне положення застосовується до простих систем, але на більш складному рівні воно стає одним з факторів збереження системи через ріст і розширення.

Розглянемо характеристики складових організації як відкритої системи:

Ресурси. Загалом цілі організації включають перетворення ресурсів для досягнення результатів. Основні ресурси, що використовуються організацією, - це люди (людські ресурси), капітал, матеріали, технологія та інформація [9].

Залежність від зовнішнього середовища. Однією з найзначиміших характеристик організації є її взаємозв'язок із зовнішнім середовищем. Жодна організація не може бути «островом у собі». Організації цілком залежні від навколишнього світу - зовнішнього середовища - як стосовно своїх ресурсів, так і у відношенні споживачів, користувачів їхніми результатами діяльності.

Термін зовнішнє середовище включає економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей у суспільстві, суспільні погляди, техніку і технологію та інші складові. Ці взаємозалежні чинники впливають на все, що відбувається усередині організації. Наприклад, введення нової автоматизованої технології може забезпечити організації перевагу в конкуренції.

Але щоб використовувати цю нову технологію, організації доведеться знайти нових людей з певними навичками, а також визначеними поглядами, що зроблять цю нову роботу привабливою для них. Якщо економічна кон'юнктура підвищується або якщо існує конкуренція на ринку таких фахівців, організації, можливо, доведеться підвищити заробітну плату, щоб залучити цих фахівців на роботу. При їх найманні організації прийдеться дотримувати державного законодавства, що забороняє дискримінацію за віком, статтю, релігійними поглядами і расою. Усі ці чинники змінюються постійно.

Велике значення має і той факт, що хоча організація і залежить цілком від зовнішнього середовища, довкілля, це, як правило, знаходиться поза межами впливу менеджерів.

З кожним роком керівництву доводиться враховувати все більшу кількість чинників зовнішнього середовища, які набувають глобального характеру. Щоб домогтися успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках і протистояти конкуренції іноземних компанії у себе на батьківщині. Це потребує опанування новою галуззю - юриспруденцією, усвідомити нові культурні цінності [9].

Горизонтальний поділ праці. Мабуть, найочевиднішою характеристикою організації є поділ праці. Якщо, принаймні, двоє людей працюють разом для досягнення однієї мети, вони повинні розподіляти роботу між собою. Поділ усієї роботи на складові компоненти звичайно називається горизонтальним поділом праці. Поділ великого обсягу роботи на численні невеликі спеціалізовані завдання дозволяє організації робити набагато більше продукції, ніж якби та ж сама кількість людей працювала самостійно. У дуже малих організаціях горизонтальний поділ праці може не простежуватися досить чітко. Власники, що є одночасно і керуючими маленьких ресторанів, можуть по черзі то готувати їжу, то обслуговувати відвідувачів. Але більшість складних організацій мають такого роду горизонтальний розподіл, так що можна чітко простежити їхні функції та цілі діяльності. Класичним зразком горизонтального поділу праці на виробничому підприємстві, наприклад, є постачання, виробництво, маркетинг, збут, облік і фінанси. Вони являють собою основні види діяльності, які повинні бути успішно виконані, щоб фірма домоглася поставлених цілей.

Підрозділи. Складні організації здійснюють чіткий горизонтальний поділ за рахунок створення підрозділів, що виконують специфічні конкретні завдання і домагаються конкретних специфічних цілей. Такі підрозділи часто називаються відділами або службами, але існують також численні інші назви - сектори, департаменти, управління, ділянки, ланки, групи тощо.

Як і ціла організація, частиною якої вони є, підрозділи являють собою групи людей, діяльність котрих свідомо координується і направляється для досягнення загальної мети. Таким чином, великі і складні організації складаються з декількох спеціально створених для конкретних цілей взаємозалежних організацій і численних неформальних груп, що виникають спонтанно [10].

Вертикальний поділ праці. Оскільки робота в організації розділяється на складові частини, хтось повинен координувати роботу групи, щоб вона була успішною.

Отже, в організації існують дві внутрішні органічні форми поділу праці. Перша - це поділ праці на компоненти, що є частинами загальної діяльності, тобто горизонтальний поділ праці.

Друга, називається вертикальним поділом, відокремлює роботу з координування дій від самих дій. Діяльність з координації роботи інших людей і становить сутність управління.

Необхідність управління. Для того щоб організація змогла домогтися реалізації своїх цілей, завдання повинні бути скоординовані за допомогою вертикального поділу праці. Тому управління є істотно важливою діяльністю для організації. Однак у малих організаціях часто немає чітко виділеної групи керуючих. Але хоча управлінські функції в них і не виділені чітко, основна функція - координування виконується. Навіть у великих організаціях більшість керівників виконує часто роботу, непов'язану з координуванням роботи інших. Однак, в усіх організаціях, за винятком найменших, управління займає так багато часу, що стає усе сутужніше здійснювати його мимохідь.

У міру розростання організації людям складніше орієнтуватися, від кого вони повинні безпосередньо приймати вказівки. На цьому рівні, щоб організація могла діяти успішно, робота з управління повинна бути чітко відділена від неуправлінської роботи, тобто організації повинні призначати керівників і визначати коло їхніх обов'язку і відповідальності. Фактично, супервеликі організації сучасного суспільства стали можливі тільки тоді, коли стала чітко відчуватися необхідність відділення управління від комерційної або технічної діяльності.

Усі організації мають деякі загальні характеристики, включаючи і необхідність управління. Тому недивно тому, що управлінська робота також має багато загальних характеристик.



2.2 Властивості організації як відкритої системи

Сутність організації як процесу або системи визначається не стільки формою її представлення, скільки внутрішнім змістом, що відображає можливості використання та розвитку її потенціалу. Сутність організації визначають її властивості як сукупність проявів, що відображають загальні, характерні і специфічні риси організації.

Саме властивості розкривають та виражають потенціал будь-якої організації, засвідчуючи можливість її функціонального застосування та змістовної взаємодії з іншими процесами і системами.

Дослідження властивостей організації здійснюються універсально, незалежно від її природи, прояву, використання та взаємодії. Це необхідно для того, щоб виділити основоположні, дійсно організаційні, характерні як процесам, так і системам загальні властивості, що описують їх реальні прояви та перспективний потенціал функціонування і розвитку.

Перші властивості виявляються вже у визначенні організацій як об'єктивних, суб'єктивних або змішаних процесів і систем. Так, визначенням суб'єктивної організації виокремлюється властивість цілеспрямованості.

Цілеспрямованість -- орієнтація організації на постановку та досягнення бажаного, можливого й необхідного стану. Це обумовлено роллю суб'єкта і застосуванням принципу примату цілі, що виокремлює ціле покладання як перший крок в організації будь-якого суб'єктивного процесу. Цілеспрямованість суб'єктивної організації відображає цільову природу її виникнення, структуру дерева цілей, закладену в основі виокремлення та побудови процесів, під-процесів і циклів відповідно до стратегічних, тактичних, оперативних, локальних й часткових цілей, їх підпорядкування загальній меті циклу, оцінку ефективності його здійснення за ступенем її досягнення.

Застосування принципу перманентності визначення мети стає одним з чинників формування, становлення і розвитку відповідної властивості суб'єктивної організації. Власне перманентність (властивість організації, яка характеризує безперервне, постійне, здійснення чогось, що продовжується) як одна з важливих характеристик організації визначається вже самою процесуальною природою її побудови і функціонування, місцем і роллю складової розвитку в моделі її представлення та закріплюється вирішальним значенням у забезпеченні кінцевої результативності організації. Проте властивість перманентності вказує на постійний розвиток як об'єктивної, так і суб'єктивної організації, що здійснюється незалежно від бажання суб'єкта.

Властивістю, яка структурно формує організацію, є дискретність (переривчастість, виокремленість складових організації), що відображає поелементний, поетапний підхід до її проектування, формування, функціонування, сприйняття та представлення.

Періодичне повторення об'єктивно сталої або цілеспрямовано сформованої послідовності перетворень у будь-якій організації представляє таку її конструкційну особливість, як циклічність (періодичне повторення певної послідовності).

Саме циклічність передбачає, обумовлює та розкриває властивість реверсивності (повернення до повторення початкового стану) організації як процесу. Сутність її полягає у поверненні до попередніх дій. Реверсивність спочатку використовувалася людиною в процесі аналізу того, що відбулося, виправлення допущеного, коректування того, що відбувається. Це зробило використання цієї властивості особливо важливим в організації дослідницьких та оперативних дій людини.

Здійснюючись у часі, будь-яка організація як процес насамперед характеризується такою його властивістю, як оперативність (швидкість, своєчасність). Причому під оперативністю мається на увазі не стільки швидкість, скільки адаптація, відповідність, синхронізація ритмів, темпів, швидкості здійснення процесу організації динамічним характеристикам розвитку ситуації, оперативно необхідним умовам досягнення запланованого результату. Оперативність процесу зумовлює необхідність своєчасного та адекватного врахування організаційних змін. Таку характеристику часто називають мобільністю, м'якістю, активністю, але найточніше її сутність розкриває поняття гнучкість (здатність організації до адаптації, модернізації, реформації). Гнучкість організації значною мірою визначає її здатність до пристосування, переорієнтації, зміни. Вона відіграє важливу коректуючу роль у конкретній організації як для процесів, так і для систем.

Одним із важливих конструктивних проявів потенціалу реверсивності та ресурсу гнучкості організації є така її властивість, як ротаційність (переміщення циклічною траєкторією), що розуміється як можливість взаємної перестановки, заміни складових процесу в ході його здійснення. Ротаційність становить могутній ресурс регенерації, реорганізації, реформування організаційних відносин між складовими на основі аналізу їх альтернативного функціонування після проведення взаємного, послідовного або зустрічного заміщення. Цілі та умови формування і мобілізації цього ресурсу досить різноманітні, від необхідності зіставлення та перевірки ходу і результатів процесу до проведення експерименту або інновації, але значення властивості ротаційності в процесі організації незмінно велике. Саме ця якість організації, її всебічне дослідження та цілеспрямоване використання визначають виключно високий потенціал саморегулювання процесу, його реорганізації, регенерації. Крім того, ротаційність забезпечує широкі можливості пошуку, апробації, модернізації та застосування форм і методів інноваційної організації за аналогією або на основі вже відпрацьованих процедур, циклів, дій. Це виявляється у вдосконаленні розподілу, оцінці модернізації та закріпленні вже напрацьованих ефективних методів і засобів її побудови.

Найрізноманітніші форми відносин і взаємодії між індивідуумами властиві переважній більшості процесів та систем сучасного світу. Цю характеристику, зокрема, розкриває корпоративність (схильність до групової асоціації та кооперації), що відображає соціальну природу і характер відповідних організацій цивілізації. Причому навіть об'єктивна організація сьогодні так чи інакше використовується та розвивається в умовах корпоративної взаємодії соціуму, що накладає на ці процеси суттєвий відбиток. Властивість корпоративності знаходить віддзеркалення у зв'язках і залежностях законів та принципів організації, активно розкривається і реалізується в процесах і системах суб'єктивної та змішаної організацій найширшим спектром неоднозначних тенденцій і наслідків, виражає сутність процесів та систем соціального розвитку.

Кожна організація виступає як відкрита система і характеризується певними рисами і властивостями (таблиця 2.1).

Таблиця 2.1 Організація як відкрита система

Риси і власт.	Характеристика, обґрунтування
Компоненти	Система складається з деякої кількості частин, які називаються елементами
Зв'язки	Компоненти системи зв'язані між собою
Структура	Форма зв'язку організаційно закріплена в структурі
Взаємодія	Компоненти впливають один на одного своїм перебуванням у системі і вих. з неї, що є результатом взаємного впливу і взаємодії з навк. середовищем
Процес	Зміни, що відбуваються в результаті взаємодій, називаються процесами
Холізм і емер. властивості	Система - цілісність (Holism - англ. holos - греч. ціле), що виявляє властивості і виникає тільки в результаті взаємодії її компонентів
Ідентифікація	Властивості системи, на підставі яких її можна ідентифікувати і відрізнити від інших явищ, що не входять у систему
Оточення	Представлено явищами, утвореннями, що, не будучи частиною системи, істотно впливають на неї. Це навколишнє середовище системи
Концептуалізм	Система - це концепція, особлива форма якої відбиває цілі та цінності індивідуума чи групи, що розробили цю концепцію

Відкриті системи домагаються примирення двох, часто конфліктуючих, курсів дій. Дії з підтримки збалансованості системи забезпечують погодженість і взаємодію з зовнішнім оточенням, що, у свою чергу, запобігає дуже швидким змінам, які можуть розбалансувати систему. Навпаки, дії з пристосованості системи до різних змін дозволяють адаптуватися до динаміки внутрішнього і зовнішнього попиту. Один курс дій, наприклад, орієнтований на стабільність і збереження досягнутого положення шляхом покупки, підтримки, перевірки і ремонту устаткування, набору і навчання працівників, використання правил процедур. Інший курс зосереджується на змінах за допомогою планування, вивчення ринку, розвитку виробництва нової продукції тощо. І те, й інше необхідно в інтересах виживання організації. Стабільні та добре оснащені організації, але не пристосовані до зміни умов, довго проіснувати не зможуть. З іншого боку, ті що пристосовуються, але не стабільні організації будуть не ефективними і також малоймовірно, що вони зможуть довго існувати.

Організаційна система може досягти своїх цілей з різними вкладеннями і трансформаційними процесами. От чому необхідно розглядати різноманітні форми і способи вирішення виникаючих проблем, а не шукати який-небудь один "оптимальний" вихід, що приводить до швидких результатів.

2.3 Загальні параметри, які визначають успішність діяльності організації як відкритої системи

Кожен елемент і компонент визначається власними параметрами, що в сукупності визначають успішне функціонування організації. Успішною можна вважати організацію, яка при сформованих факторах зовнішнього середовища забезпечує досягнення визначених цілей. Очевидно, що крім приватних параметрів, які впливають на досягнення системою власних цілей, існують узагальнюючі (загальні) параметри, що визначають успішну її діяльність.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоурі Ф., визначають їх так.

1. Виживання. Деякі організації планують свій розпуск після досягнення ними ряду заздалегідь намічених цілей. Прикладом такої організації може служити будь-яка урядова комісія, яка створюється для виконання конкретної мети.

Але, в основному, виживання, можливість існувати якомога довше є найпершим завданням більшості організацій. Це може тривати дуже довго, тому що організації мають потенціал існувати нескінченно. Наприклад, римська католицька церква діє майже 2000 років.

Однак для того, щоб залишатися сильними і щоб вижити, більшості організацій приходиться періодично змінювати свої цілі, вибираючи їх відповідно до змін і потреб зовнішнього середовища.

2.Результативність і ефективність. Щоб бути успішною протягом довгого часу, щоб вижити і досягти своїх цілей, організація повинна бути як ефективною, так і результативною. За словами класика сучасного менеджменту Пітера Друкера, результативність є наслідком того, що "робляться потрібні, правильні речі". Ефективність є наслідком того, що "правильно створюються ці самі речі". І перше, і друге однаково важливо.

3.Продуктивність. Результативність, у тому значенні, що "робляться правильні речі", є чимось невловимим, що важко визначити, особливо якщо організація внутрішньо неефективна. Але ефективність, звичайно, можна виміряти і виразити кількісно, тому що можна визначити грошову оцінку її входів і виходів, тобто ресурсів, які споживаються, і продуктів, що випускаються. Відносна ефективність організації називається продуктивністю.

Продуктивність виражається в кількісних показниках. Це відношення кількості одиниць на виході до кількості одиниць на вході.

Чим більш ефективна організація, тим вище її продуктивність.

Наприклад, відділ маркетингу, що збільшує обсяг реалізації товару і підвищує прибуток, не затрачаючи при цьому додаткових засобів, підвищує тим самим свою продуктивність, або бригада, яка збільшує випуск продукції за годину роботи і при цьому робить це без дефектів.

Досягнення цих показників організацією є результатом складної управлінської і виробничої діяльності людей [9].



Висновки

Під організацією в теорії управління розуміють соціальне утворення, об'єднання груп людей, які вступають у певні соціально-економічні та організаційно-економічні відносини і взаємодіють.

Системний підхід ґрунтується на понятті системи. Система -- це організована множина взаємопов'язаних компонентів та елементів, що взаємодіють між собою й зовнішнім середовищем у процесі досягнення поставленої мети.

Найскладніші системи -- цілеспрямовані, поведінка яких підпорядковується досягненню певної мети, і ті, що здатні до самоорганізації, тобто здатні в процесі свого функціонування вдосконалюватися, реагуючи на зміни в оточенні.

Системний підхід дав змогу зрозуміти, що ефективність будь-якої організації забезпечується не якимось одним її елементом, а є результатом, що залежить від багатьох факторів. У будь-якій системі важлива робота цілого -- як результат досягнутої динамічної рівноваги. Системний підхід об'єднав внески різних управлінських шкіл, які в той чи інший час домінували в теорії та практиці управління.

Будь-яка організація розглядається як відкрита система, що постійно взаємодіє із зовнішнім середовищем.

На сучасному етапі всі організації розглядаються як відкриті системи -- системи, внутрішні елементи яких взаємодіють не лише між собою, а й із зовнішнім середовищем

Сучасна відкрита система має вхід і вихід.

Управління організацією повинно спиратися насамперед на основні загальнометодологічні принципи системного підходу, який становить стратегію наукового пізнання і практичної діяльності в різних сферах дійсності, а також у сфері менеджменту.



Список використаної літератури

1. Гур`янов А.Б. Системний підхід до стратегічного управління підприємством/ А.Б. Гур`янов, О.А Гришко // Економіка підприємства. Вісник економіки транспорту і промисловості № 34, 2011. С. 274 - 277

2. Єфімова О. Системний підхід -- основа управління діяльністю підприємств/ О.Єфімова//Персонал №2 - 2007. С. 67-72

3. Карташов ВА. Система систем: Нариси загальної теорії та методології. - М., 2005. - 302 с.

4. Кустовська О. В. Методологія системного підходу та наукових досліджень : Курс лекцій / О.В.Кустовська. - Т. : Екон. думка, 2005. -124 с.

5. Латфуллін Р.Н., Райченко AB Теорія організації. - СПб .: Санкт-Перетбург, 2006. - 400 с.

6. Осовська Г.В., Осовський О.А. Менеджмент організацій: Навч. посіб. -- К.: Кондор, 2005. -- 860 с.

7. Остапчук О.Є. Системний підхід до управління та прийняття управлінських рішень/О.Є. Остапчук//[Електронний ресурс].

8. Румянцева З.П., Саламатин Н.А. Менеджмент организаций: Учеб. пособие /М.: ИНФРА-М, 2003. -- 716 с.

9. Скібіцька Л. І. Менеджмент : навч. посіб. для студ. вищ. навч. закл. / Л.І.Скібіцька, О.М.Скібіцький ; Мін-во освіти і науки України. - К. : Центр учбової літератури, 2007. - 416 с., 95-96 с.

10. Третьякова Е.П. Теория организации: учебное пособие / Е.П. Третьякова. - М.: КНОРУС, 2009. - 224 с.

11. Федулова Л.І., Менеджмент організацій: Підручник / 2004. -- 448 с.

Размещено на Allbest.ru