Совершенствование управления структурными подразделениями в современных условиях

Основное преимущество проектной организации - в концентрации усилий для решения единственной задачи. В то время, как руководитель обычного отдела должен разрываться между несколькими проектами одновременно, руководитель проекта концентрируется исключительно на нем.

Существует несколько типов проектных организаций. В так называемых чистых или сводных, проектных структурах временная группа специалистов в сущности представляет собой уменьшенную по масштабам копию постоянной функциональной структуры данной организации. В этом случае руководителю проекта полностью подчинены и все члены группы и все выделенные для решения задачи ресурсы. Чисто проектные структуры используются только для решения особенно крупномасштабных задач, например, для создания космического корабля. В случае менее крупных проектов затраты на дублирование уже существующих в организации служб в проектной структуре становятся непозволительными. В таких относительно небольших проектах руководитель в основном является консультантом высшего руководства фирмы. Кто-нибудь из высшего руководства организации координирует реализацию проекта в рамках обычной функциональной структуры.

Матричные структуры организации. В матричной организации члены проектной группы подчиняются как руководителю проекта, так и руководителям тех функциональных отделов, в которых они работают постоянно. Руководитель проекта обладает проектными полномочиями, которые могут варьироваться от почти всеобъемлющей линейной власти над всеми деталями проекта для практически чистых штабных полномочий. Выбор конкретного варианта определяется тем, какие права делегирует ему высшее руководство организации.

Руководители проектов в матричной организации отвечают в целом за интеграцию всех видов деятельности и ресурсов, относящихся к данному проекта. Все материальные и финансовые ресурсы по проекту передаются в их полное распоряжение. Руководители проекта также отвечают за планирование проекта, особенно за составление графика. Руководитель проверяет ход выполнения проекта. Руководители функциональных отделов делегируют руководителю проекта некоторые из своих обязанностей. Решают, как и где должны быть сделана та или иная работа. Руководство функциональных отделов контролирует также ход выполнения задач.

Основной недостаток матричной структуры - ее сложность. Очень много проблем возникает из-за наложения вертикальных и горизонтальных полномочий, что подрывает принцип единоначалия. Исследования показывают, что это часто приводит к конфликтам. Другие проблемы в матричной структуре: борьба за власть, неприспособленность к неблагоприятным экономическим условиям, конформизм в принятии групповых решений, чрезмерные накладные расходы. Поскольку сотрудники не видят начальника, которому они бы подчинялись, существует тенденция к анархии и весь контроль пытаются захватить функциональные руководители.

Несмотря на эти сложности, матричная организация стала использоваться во многих отраслях промышленности: химической, банковском деле и страховании, в производстве фасованных товаров, электронике и производстве вычислительной техники. Различные варианты матричной организации используются также в больницах, банках, правительственных учреждениях, профессиональных организациях. И легко понять, почему. Матричная структура (если использовать ее эффективно) дает организации возможность получать некоторые преимущества, присущие как функциональным, так и дивизиональным структурам. Матричная организация позволяет достичь определенной гибкости, которая никогда не присутствует в функциональных структурах, поскольку в них все сотрудники набираются из различных функциональных отделов для работы в конкретном проекте, по мере появления новых проектов трудовые ресурсы можно гибко перераспределять в зависимости от конкретных потребностей каждого проекта. Помимо значительно большей гибкости матричная организация дает большую возможность координации работ, характерную для дивизиональных структур. Это достигается за счет создания должности руководителя проекта, который координирует все связи между участниками проекта, работающими в различных функциональных отделах.

ГЛАВА 2. ХАРАКТЕРИСТИКА УПРАВЛЕНИЯ

2.1 Правовой статус предприятия

Устав ООО "Государственная страховая компания "Югория" зарегистрирован в Инспекции № 1 МНС Росси по ХМАО-Ю 10 сентября 2004г. Место нахождения общества: Российская Федерация, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Ханты-Мансийск. Почтовый адрес общества: Российская Федерация 628012 Ханты-Мансийский автономный округ, г. Ханты-Мансийск - Югра, ул. Свердлова, 52.

Целью общества является извлечение прибыли. Общество имеет гражданские права и несет гражданские обязанности, необходимые для осуществления любых видов деятельности, не запрещенных федеральными законами.

Отдельными видами деятельности, перечень которых определяется федеральными законами, общество может заниматься только на основании специального разрешения (лицензии).

Общество осуществляет следующие основные виды деятельности:

Личное страхование, включающее:

Страхование жизни;

Страхование от несчастных случаев и болезней;

Медицинское страхование.

Имущественное страхование, включающее:

Страхование имущества юридических и физических лиц;

Страхование средств наземного транспорта;

Страхование средств воздушного транспорта;

Страхование средств водного транспорта;

Страхование грузов;

Страхование других видов имущества в соответствии с законодательством Российской Федерации;

Страхование финансовых рисков.

Страхование ответственности, включающее:

Страхование гражданской ответственности владельцев автотранспортных средств;

Страхование гражданской ответственности перевозчиков;

Страхование гражданской ответственности предприятий - источников повышенной опасности;

Страхование профессиональной ответственности;

Страхование ответственности за неисполнение обязательств;

Страхование иных видов гражданской ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Общество на основании выданного разрешения (лицензии) вправе осуществлять проведение работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну.

Перестрахование.

Органами управления общества являются:

Ш общее собрание акционеров;

Ш совет директоров;

Ш единоличный исполнительный орган (генеральный директор, управляющая организация, управляющий).

Органом контроля за финансово-хозяйственной деятельностью общества является ревизионная комиссия.

Совет директоров и ревизионная комиссия избираются общим собранием акционеров.

Генеральный директор избирается советом директоров.

Управляющая организация (управляющий) утверждается общим собранием акционеров по предложению совета директоров.

Счетная комиссия общества избирается общим собранием акционеров.

Ликвидационная комиссия при добровольной ликвидации общества избирается общим собранием акционеров, при принудительной ликвидации назначается судом (арбитражным судом).

2.2 Структура управления

Высшим органом управления Общества является Общее собрание акционеров. К исключительной компетенции собрания акционеров относятся следующие вопросы, решение по которым принимается, если за него проголосовали владельцы более 50% обыкновенных акций, присутствующие на собрании:

Ш внесение изменений в Устав;

Ш изменение уставного капитала за исключением случаев, предусмотренных учредительными документами АО);

Ш принятие Кодекса поведения членов Совета директоров, членов правления и должностных лиц администрации;

Ш утверждение баланса, счета прибылей и убытков, ежегодного отчета Совета директоров, а также отчетов аудитора;

Ш утверждение размера дивиденда, выплачиваемого на обыкновенную акцию (казанный размер не может превышать величины, рекомендованной Советом директоров);

Ш назначение членов Ревизионной комиссии и независимых внешних аудиторов, а также определение их сферы деятельности и вознаграждения;

Ш принятие решений о создании и прекращении деятельности филиалов, представительств, отделений АО в соответствии с действующим законодательством;

Ш утверждение сделок и иных действий, влекущих возникновение обязательств от имени АО, которые превышают полномочия, предоставленные Совету директоров;

Ш принятие решений о залоге, сдаче в аренду, продаже, обмене или ином отчуждении недвижимого имущества АО либо иного имущества, состав которого определяется учредительными документами АО, если размеры сделки или стоимость имущества, составляющего предмет сделки, превышают 10% активов АО;

Ш принятие решения об образовании дочерних предприятий и участии АО в иных предприятиях, объединениях предприятий;

Ш принятие решений о слиянии, присоединении, преобразовании АО в предприятие иной организационно-правовой формы;

Ш принятие решений о ликвидации АО, создании ликвидационной комиссии и утверждении ее отчета;

Ш избрание членов Совета директоров, назначение Генерального директора АО.

Совет директоров и правление.

Основной задачей членов Совета директоров является выработка политики с целью увеличения прибыльности АО. Компетенция Совета директоров.

Совет директоров имеет право принимать решения по всем вопросам деятельности АО и его внутренним делам, за исключением вопросов, отнесенных к исключительной компетенции собрания акционеров.

Совет директоров не имеет права делегировать свои полномочия другим лицам или органам, если иное прямо не установлено законодательными актами РФ и настоящим Уставом.

Совет директоров имеет следующие полномочия и обязан принимать соответствующие им решения:

Ш рекомендовать акционерам величину, условия и порядок увеличения или уменьшения размера уставного капитала и в письменной форме удостоверить, что увеличение уставного капитала равно справедливой рыночной стоимости соответствующего вклада в уставный капитал АО;

Ш принимать нормативные документы, регулирующие отношения внутри АО;

Ш принимать правила и регламент проведения заседаний Совета;

Ш утверждать заключение или прекращение любых сделок, в которых одной стороной выступает АО, а другой стороной - любой акционер, владеющий пакетом акций, составляющим не менее 5% уставного капитала, член Совета директоров или должностное лицо АО;

Ш давать акционерам рекомендации относительно создания филиалов, представительств, отделений или дочерних предприятий;

Ш определять порядок представления всех счетов, отчетов, заявлений, системы расчета прибылей и убытков, включая правила, относящиеся к амортизации;

Ш определять политику и принимать решения, касающиеся получения и выдачи ссуд, займов, кредитов, гарантий;

Ш давать рекомендации о размере выплачиваемого акционерам дивиденда;

Ш принимать решения об осуществлении АО капиталовложений, размер которых превышает 10% годового оборота АО в предшествующем году;

Ш утверждать заключение сделок с активами АО, размер которых превышает 20% квартального оборота АО в предшествующем квартале, в порядке, установленном собранием акционеров.

Генеральный директор. Генеральный директор осуществляет оперативное руководство деятельностью АО и наделяется в соответствии с законодательством РФ всеми необходимыми полномочиями для выполнения этой задачи. Генеральный директор осуществляет свою деятельность в строгом соответствии с действующим законодательством и настоящим Уставом.

Генеральный директор вправе без доверенности осуществлять действия от имени АО.

Существующая на предприятии организационная структура управления предприятием замкнута на линейных руководителях соответствующего уровня.

Исполнительный директор, действующий на основании Устава и осуществляющий оперативное руководство предприятием, непосредственно штаба не имеет, в его подчинении находится совокупность специализированных отделов (групп), во главе с соответствующим линейным руководителем, который отвечает за деятельность отдела в целом и имеет в своем подчинении ряд функционеров, отвечающих за конкретные направления деятельности.

С точки зрения норм управляемости данная система соответствует методологическим требованиям, Из ОСУП видно, что наибольшая нагрузка идет на начальников центра продуктового андеррайтинга, сервиса и урегулирования убытков по ДМС и личному страхованию, и по страхованию имущества и ответственности. На данном направлении система является наиболее сложно управляемой и может выйти из под контроля. Эта линия является «узким местом» в ОСУП.

Заместитель директора по страхованию руководит деятельностью в области страхования (в т.ч. и медицинского страхования) в отделах страхования, обеспечивает выполнение обязанностей по страхованию в структурных подразделениях (филиалах). Руководит разработкой перспективных и текущих планов деятельности ОАО «КапиталЪ Страхование» по страхованию и организует их выполнение с соблюдением действующего законодательства и нормативных документов по страхованию. Участвует в подборе и расстановке кадров в отделах страхования. Обеспечивает подготовку внутренних документов по страхованию и контролирует их выполнение. Принимает непосредственное участие в подготовке, заключении и своевременном перезаключении договоров (дополнительных соглашений) по страхованию со страхователями (предприятиями) и лечебно - профилактическими учреждениями (ЛПУ), обеспечивает выполнение договорных обязательств по заключенным договорам, принимает меры по расширению партнерских связей в области страхования.

Осуществляет контроль за своевременным поступлением страховых взносов, за выполнением договорных обязательств по договорам с ЛПУ, за финансовыми результатами работы по договорам страхования и договорам медицинского страхования, за деятельностью отделов страхования, за своевременным составлением документов, расчетов, установленной отчетности о деятельности отделов, за соблюдением положения о рабочем времени и отдыхе сотрудников.

Проверяет и анализирует отчеты отделов страхования, структурных подразделений о текущей деятельности.

Вместе с начальниками отделов участвует в подготовке и анализе инвестиционных договоров и договоров с ЛПУ.

Руководитель административно-хозяйственной группы осуществляет управление различной деятельностью (предпринимательской, коммерческой и т.д.) компании и структурных подразделений (филиалов), направленной на удовлетворение нужд потребителей и получение прибыли за счет стабильного функционирования, поддержания деловой репутации в соответствии с предоставленными полномочиями и выделенными ресурсами.

Осуществляет контроль за разработкой и реализацией бизнес-планов и коммерческих условий заключаемых соглашений, договоров, оценивает степень возможного риска. Анализирует и решает организационно-технические, экономические, кадровые и социально-психологические проблемы в целях стимулирования производства и увеличения объема сбыта продукции, повышения качества и конкурентоспособности услуг, экономного и эффективного использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Организует связи с деловыми партнерами, систему сбора необходимой информации для расширения внешних связей и обмена опытом. Осуществляет анализ спроса услуг, прогноз и мотивацию сбыта посредством изучения и оценки потребностей в услугах. Участвует в разработке инновационной и инвестиционной деятельности, рекламной стратегии, связанной с дальнейшим развитием компании. Организует работу по рекламированию предоставляемых услуг с целью их продвижения на рынки сбыта, информируя потребителей о преимуществах качества и отличительных свойствах рекламируемых услуг. Осуществляет руководство, планирование и координацию работ по проведению рекламных кампаний. Осуществляет выбор форм и методов рекламы в средствах массовой информации, их текстового, цветового и музыкального оформления. Определяет конкретных носителей рекламы (газеты, журналы, рекламные ролики и др.) и их оптимальное сочетание.

Отдел информационных технологий обеспечивает: определение информации, подлежащей обработке на ПЭВМ, её объёмы, структуры, макеты и схемы ввода, обработка, хранение и выдача информации; определение объёма и содержания текстовых документов, обеспечение их наглядности и соответствия их функциональному назначению. Определение информационно-технического обеспечения рабочих мест.

Принимает участие в постановке задач для автоматизации рабочих мест. На основе анализа постановок задач по делопроизводству, автоматизированному учету застрахованных граждан разрабатывает технологию решения задач по всем этапам.

Осуществляет внедрение программ, их эксплуатацию. Разрабатывает инструкции по работе с программами, оформляет необходимую техническую документацию. Принимает участие в создании каталогов и картотек программного обеспечения, в разработке форм документов, подлежащих машинной обработке, в проектных работах по расширению области применения вычислительной техники. Следит за сохранностью закрепленных за ним материальных ценностей: оборудования, инвентаря, документов и пр.

Помощник директора: вносит на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами. Подписывает и визирует документы, связанные с деятельностью канцелярии. Дает указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требует своевременного и качественного их выполнения. Вносит на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

Взаимодействует: с руководителями всех структурных подразделений предприятия -- по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов. С юридическим отделом -- по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов. С хозяйственным отделом -- по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр. С отделом кадров -- по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела.

Функции юрисконсульта: обеспечение соблюдение законности в деятельности общества и защита его правовых интересов. При необходимости проверяет на соответствие требованиям действующего законодательства проекты приказов, инструкций, положений и других документов, а также договоров, соглашений. В случае их несоответствия действующему законодательству, юрисконсульт дает соответствующее заключение.

Осуществляет контроль за соответствием требованиям законодательства документов, носящих правовой характер и принимает меры к изменению или отмене актов, противоречащих действующему законодательству. Подготавливает (при необходимости) аналитические материалы по выявленным недостаткам в проектах документов правового характера. Совместно с другими отделами, службами или подразделениями рассматривает жалобы, заявления и иные обращения, в которых указывается на нарушение законности в деятельности компании. Представляет в установленном порядке права и интересы общества в судебных, правоохранительных учреждениях, а также предприятиях, организациях и учреждениях.

Защищает интересы общества в судах, при рассмотрении споров по искам, предъявляемым к обществу; подготавливает необходимые процессуальные документы. Совместно с другими отделами и службами участвует в работе по подготовке и заключению договоров, соглашений, коллективных договоров.

Ведет претензионно - исковую работу. Проводит работу по укреплению договорной дисциплины, применению мер воздействия к контрагентам, нарушающим договорные обязательства. Контролирует своевременность представления справок, расчетов и объяснений и других документов, необходимых для подготовки исков, претензий и ответов на них.

Совместно с заместителем главного бухгалтера осуществляет работу по оформлению материалов по недостачам и хищениям денежных средств и иного имущества, в случае необходимости обеспечивает передачу этих материалов в судебные и правоохранительные органы. В соответствии с установленным порядком оформляет материалы о привлечении сотрудников к дисциплинарной и материальной ответственности. Осуществляет учет и хранение находящихся в производстве судебных, арбитражных дел и претензий. Участвует в заседаниях и совещаниях, созываемых директором.

Специалист по работе с персоналом выполняет работу по комплектованию предприятия кадрами требуемых профессий, специальностей и квалификации. Принимает участие в работе по подбору, отбору, расстановки кадров. Ведёт учёт личного состава предприятия в соответствии с унифицированными формами первичной учётной документации.

Оформляет приём, перевод и увольнение работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями и приказами руководителя предприятия, а также другую установленную документацию по кадрам. Формирует и ведёт личные дела работников, вносит в них изменения, связанные с трудовой деятельностью. Подготавливает необходимые материалы для квалификационных, аттестационных, конкурсных комиссий и представления работников к поощрениям и награждениям. Заполняет, учитывает и хранит трудовые книжки, производит подсчёт трудового стажа, выдаёт справки о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников. Производит записи в трудовых книжках о поощрениях и награждениях работающих. Вносит информацию о количественном, качественном составе работников и их движении в банк данных о персонале предприятия, следит за его своевременным обновлением и пополнением.

Занимается составлением графиков отпусков, оформлением очередных отпусков в соответствии с утверждёнными графиками и дополнительных отпусков. Осуществляет табельный учёт. Ведет оформление и учёт командировок. Оформляет карточки пенсионного страхования, другие документы, необходимые для оформления пенсий работникам предприятия и их семьям, установления льгот и компенсаций. Выдаёт справки о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы. Изучает причины текучести кадров, участвует в разработке мероприятий по её снижению. Подготавливает документы по истечении установленных сроков текущего хранения к сдаче на хранение в архив. Осуществляет контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях организации и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка. Составляет установленную отчётность по учёту личного состава и работе с кадрами.

Старший экономист осуществляет руководство работой по экономическому планированию в компании, направленному на организацию рациональной хозяйственной деятельности в соответствии с потребностями рынка и возможностями получения необходимых ресурсов, выявление и использование резервов с целью достижения наибольшей эффективности работы компании. Возглавляет подготовку проектов текущих планов подразделениями компании по всем видам деятельности в соответствии с заключенными договорами, а также обоснований и расчетов к ним. Участвует в разработке стратегии компании с целью адаптации его хозяйственной деятельности и системы управления к изменяющимся в условиях рынка внешним и внутренним экономическим условиям. Руководит составлением среднесрочных и долгосрочных комплексных планов производственной, финансовой и коммерческой деятельности (бизнес-планов) компании, согласовывает и взаимно увязывает все их разделы.

Обеспечивает доведение плановых заданий до структурных подразделений. Организует разработку прогрессивных плановых технико-экономических нормативов материальных и трудовых затрат, проектов цен на страховые услуги тарифов на услуги с учетом спроса и предложения и с целью обеспечения запланированного объема прибыли, составление нормативных калькуляций услуг и контроль за внесением в них текущих изменений, сметной калькуляции услуг.

Осуществляет руководство проведением комплексного экономического анализа всех видов деятельности компании. Разработкой мероприятий по эффективному использованию капитальных вложений, повышению конкурентоспособности услуг, снижению издержек на производство и реализацию услуг, повышению рентабельности производства, увеличению прибыли, устранению потерь и непроизводительных расходов.

Организует контроль за выполнением структурными подразделениями плановых заданий, а также статистический учет по всем производственным и технико-экономическим показателям работы компании, подготовку периодической отчетности в установленные сроки, систематизацию статистических материалов.

Совместно с бухгалтерией осуществляет методическое руководство и организацию работы по учету и анализу результатов производственно-хозяйственной деятельности, разработку рациональной учетной документации.

Обеспечивает разработку методических материалов по технико-экономическому планированию деятельности структурных подразделений, расчету экономической эффективности внедрения новой техники и технологии, организационно-технических мероприятий, направленных на повышение конкурентоспособности услуг.

Организует разработку унифицированной документации, плановой документации, экономических стандартов, внедрение средств механизированной и автоматизированной обработки плановой и учетной информации.

Бухгалтерия: осуществляет организацию бухгалтерского учета хозяйственно-финансовой деятельности и контроль за экономным использованием материальных, трудовых и финансовых ресурсов, сохранностью собственности компании. Формирует в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете учетную политику, исходя из структуры и особенностей деятельности компании, необходимости обеспечения его финансовой устойчивости. Возглавляет работу по: подготовке форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы, разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности, обеспечению порядка проведения инвентаризаций, контролю за проведением хозяйственных операций, соблюдением технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.

Обеспечивает рациональную организацию бухгалтерского учета и отчетности компании, и в его структурных подразделениях на основе максимальной централизации учетно-вычислительных работ и применения современных технических средств и информационных технологий, прогрессивных форм и методов учета и контроля, формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности компании, его имущественном положении, доходах и расходах, разработку и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.

Организует учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций связанных с их движением, учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации услуг, результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, учет финансовых, расчетных и кредитных операций.

Обеспечивает законность, своевременность и правильность оформления документов, расчеты по заработной плате, правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений, погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам, отчисления средств на материальное стимулирование работников предприятия.

Осуществляет контроль за соблюдением порядка оформления первичных и бухгалтерских документов, расчетов и платежных обязательств, расходованием фонда заработной платы, установлением должностных окладов работникам компании. Проведением инвентаризаций основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств, организует проведение проверок организации бухгалтерского учета и отчетности, а также документальных ревизий в структурных подразделениях компании, участвует в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности компании и структурных подразделений по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводительных затрат, принимает меры по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства, участвует в оформлении материалов по недостачам и хищениям денежных средств и товарно-материальных ценностей, контролирует (обеспечивает) передачу в необходимых случаях этих материалов в следственные и судебные органы. Принимает меры по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости компании. Проводит инструктаж материально-ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на их ответственном хранении.

Центры продуктового андеррайтинга, сервиса и урегулирования убытков по ДМС и личному страхованию, страхованию имущества и ответственности занимаются: изучением региональных условий и спроса на страховые услуги. Анализируют состав регионального контингента потенциальных клиентов. Оказывают помощь клиентам в получении исчерпывающей информации об условиях страхования. Подготавливают необходимую документацию для заключения договоров страхования. В течение срока действия заключенных договоров поддерживают связь с физическими и юридическими лицами (с ответственными по предприятиям), вступившими в договорные отношения на страховые услуги. Организуют учет застрахованного контингента. Организуют оформление, выдачу, продление и обмен страховых полисов застрахованному контингенту. Осуществляют взаимодействие с отделом ИТ по оформлению и ведению базы данных по застрахованному контингенту. Ведут разработку и подготовку форм документации. Рассматривают поступающие от клиентов жалобы и претензии по спорным вопросам исчисления и уплаты страховых взносов, выплат страхового возмещения при наступлении страхового случая в соответствии с условиями договорных отношений. Осуществляют взаимодействие с вышестоящими руководящими специалистами по направлению деятельности для получения методических материалов и консультаций. Устанавливают причины нарушений договоров страхования и принимает меры по их предупреждению и устранению. Составляют установленную отчетность. Осуществляют руководство сотрудниками центра. Осуществляют методическое руководство по вопросам имущественного и авто страхования, ДМС и личному страхованию в структурных подразделениях, отделах, службах, специалистов.

Группа андеррайтинга организует проведение консультаций, обучение страховых представителей, непосредственно осуществляющих продажу страховых продуктов, на базе методических, инструктивных материалов по видам страхования, разрабатываемых Дирекцией андеррайтенга и урегулирования убытков. Производит оценку риска и принятие решений о необходимости, возможности и экономической целесообразности страхования отдельного риска в рамках установленных для андеррайтеров полномочий (квот) по видам страхования. Осуществляет определение страховых сумм, страховых премий, условий страхования, предоставление дополнительной андеррайтерской скидки, проведение осмотра объекта страхования в рамках установленных для андеррайтеров полномочий (квот) по видам страхования.

Организует передачу полученной об объекте страхования информацию андеррайтеру Дирекции андеррайтенга и урегулирования убытков в случае, если принятие решения о страховании обьекта выходит за рамки полномочий андеррайтера. Осуществляет акцепт полисов (договоров страхования). Производит подготовку дополнительных соглашений по восстановлению ответственности страховщика при просрочке оплаты очередных страховых взносов, подготовку соглашений о расторжении договоров страхования, дополнительных соглашений о внесении изменений в договора страхования, подготовку типовых договоров страхования. Изучает региональные условия и спрос на страховые услуги. Анализирует состав регионального контингента потенциальных клиентов.

Подготавливает необходимую документацию для заключения договоров страхования.

Организует учет застрахованного контингента. Осуществляет взаимодействие с начальником информационно-технического отдела по оформлению и ведению базы данных по застрахованному контингенту. Рассматривает поступающие от клиентов жалобы и претензии по спорным вопросам исчисления и уплаты страховых взносов, выплат страхового возмещения при наступлении страхового случая в соответствии с условиями договорных отношений. Осуществляет взаимодействие с вышестоящими руководящими специалистами по направлению деятельности для получения методических материалов и консультаций. Устанавливает причины нарушений договоров страхования и принимает меры по их предупреждению и устранению. Составляет установленную отчетность. Осуществляет методическое руководство по вопросам направления деятельности в структурных подразделениях (филиалах), отделах, службах, специалистов.

Наибольший удельный вес среди методов, применяемых на предприятии, имеют организационно-распорядительные методы, которые наиболее часто, как показывает практика, используются в управлении предприятием. Среди методов стабилизирующего воздействия преобладают методы организационного регламентирования (Устав, положения о службах, должностные инструкции и т.п) и организационного нормирования (оперативные планы, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка), являющиеся достаточно жесткими. Активно используются в практике управления и методы распорядительного воздействия (приказы, распоряжения, указания), принимаемые руководством.

Среди социально-психологических методов управления уделяется внимание социально-экономическим факторам, связанным с нормированием труда, техникой безопасности, производительностью труда, вопросами оплаты труда, социальным факторам, а также социально-культурным факторам, проявляющимся в организации отдыха сотрудников.

Структура управления страхового общества представлена на Рис. 2.1.

Рис.2.1. Структура управления страхового общества

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННОЙ СТРУКТУРЫ

3.1 Отдел маркетинга как важный фактор повышения эффективности управления общества

Важным фактором успешной деятельности любого предприятия в условиях рыночной экономики, в том числе и страхового общества, является наличие отдела маркетинга. Его отсутствие на предприятии не позволяет ему успешно развиваться в условиях рыночной экономики.

Менеджеры высшего звена часто поддерживают личные контакты с менеджерами фирмы -покупателя одного с ними ранга и на постоянной основе курируют отношения с этими заказчиками. При потере крупного клиента ответственность за это непосредственно возлагается на высшее руководство фирмы. Чтобы избежать таких потерь, необходимо принять к действию следующие меры.

Расширение сбытовой команды.

Подготовка и обучение сбытового персонала.

Приобретение более полных знаний по существующим рынкам, на которых работает фабрика.

Изучение и анализ потенциальных рынков.

Ежеквартально проводить опросы покупателей, как в крупных универмагах, так и в магазинах для выявления покупательских предпочтений.

Отделу маркетинга и сбыта необходимо вести учет спроса на каждый вид товара и принимать план, опираясь на полученную статистику.

Отсутствие информации о предприятии в СМИ неблагоприятно сказывается на её имидже, а так же влияет на спрос товаров , поэтому перед выводом на потребительский рынок новых товаров необходимо провести широкомасштабную рекламную кампанию.

При затаривании складов выпущенной продукцией провести 1-2 недельную распродажу со снижением цен, можно приурочить распродажу к какому - либо празднику или событию в общественной жизни города, страны и т.д., обязательно используя информационную поддержку СМИ.

Разработка новых товаров с предварительным изучением нужд и потребностей потенциальных клиентов.

Ежемесячно выделять средства для проведения рекламных мероприятий.

Службу сбыта можно организовывать по-разному - по виду товара, географическим регионам, заказчикам или фазам процесса продаж.

Не смотря на то что, на предприятии отсутствует хорошо развитая служба маркетинга, маркетинговые функции выполняются разными подразделениями, поскольку их выполнение является насущной необходимостью для любого коммерческого и некоммерческого предприятия. Это положение следует из самого определения маркетинга как такового: маркетинг - вид человеческой деятельности, направленной на удовлетворение нужд и потребностей посредством обмена.

Первым шагом на пути создания службы маркетинга на предприятии является определение ее системы организации. Наиболее простой и распространенной организацией службы маркетинга является функциональная организация. В этом случае специалисты-маркетологи руководят разными маркетинговыми функциями и подчиняются руководителю службы маркетинга. Однако, такая структура была приемлема еще 2-3 года назад, когда компания имела не большой спектр оказываемых услуг.

Таким образом, организация службы маркетинга компании должна поддерживать и развивать существующие рынки и товарные марки компании и иметь признаки функциональной организации.

Наиболее полно приведенным требованиям отвечает организация службы маркетинга по товарному производству, представленная на рисунке 3.1.

Рис. 3.1. Организация службы маркетинга м страхового общества

Рассмотрим подробнее предложенную структуру, а также функции групп, функциональные обязанности сотрудников и связь с другими подразделениями компании.

Основные принципы, которые предлагается заложить при создании службы маркетинга, следующие:

служба маркетинга организуется в виде самостоятельного подразделения (департамента);

департамент маркетинга имеет в своем составе группы (отделы), которые планируют, организуют и контролируют выполнение определенных маркетинговых функций компании;

в процессе своей деятельности департаменту маркетинга в специальном (функциональном) отношении подчиняются соответствующие подразделения компании; т.е. департамент маркетинга выполняет роль своеобразного «интеллектуального штаба» компании.

Директор по маркетингу руководит департаментом маркетинга компании, организует и управляет всей деятельностью компании в сфере маркетинга, рекламы и стимулирования сбыта. Он является первым заместителем генерального директора и в его отсутствие выполняет его функции. Функционально он входит в состав совета директоров компании и подчиняется непосредственно генеральному директору. Ему напрямую подчинены руководители групп департамента маркетинга, а в специальном отношении - директора департаментов, подразделений и служб, выполняющие маркетинговые функции и задачи в компании.

Группа маркетингового планирования и контроля отвечает за стратегическое и текущее планирование маркетинговой деятельности компании. Специалисты этой группы осуществляют контроль выполнения маркетинговых функций подразделениями компании, которые структурно не входят в состав департамента маркетинга. На них же возложена задача периодической ревизии организации системы маркетинговой деятельности на предприятии.

Группа маркетинговых исследований отвечает за планирование, организацию, сбор информации и обработку результатов маркетинговых исследований, проводимых департаментом маркетинга. При этом, сферой исследований может выступать любой элемент как внешней та и внутренней маркетинговой среды предприятия. При необходимости, специалисты данной группы могут привлекать внешние ресурсы (компании) к проведению маркетинговых исследований.

Группа экономического анализа и ценовой политики осуществляет анализ экономических показателей деятельности предприятия. При этом в задачу группы не входят задачи финансового анализа и планирования деятельности. Специалисты этой группы определяют ценовую политику компании, политику скидок, составляют прайс-листы компании.

Группа рекламы и стимулирования сбыта предназначена для планирования, организации и контроля рекламной деятельности компании, деятельности в области продвижения товаров и стимулирования сбыта (непосредственный сбыт продукции компании осуществляет отдел сбыта). На эту же группу возлагаются обязанности по поддержанию общественных связей компании.

Группа управления товарными марками состоит из менеджеров по товарным маркам (бренд-менеджеров), в задачи которых входит координирование всего комплекса маркетинга своей торговой марки и определение товарной политики компании по каждой товарной марке. Менеджеры этой группы могут оперативнее реагировать на малейшие изменения ситуации на рынке, они лучше других сотрудников департамента маркетинга знают особенности своего рыночного сегмента и своего продукта (товарной марки).

Группа разработки новых товаров и услуг отвечает за планирование, организацию и контроль деятельности компании в области разработки и внедрения новых товаров и услуг, а также выведение с рынка товаров и услуг, жизненный цикл которых подходит к концу.

Предложенная структура департамента маркетинга и уровень полномочий его сотрудников максимально адаптированы к особенностям и потребностям общества на данном этапе деятельности. Не исключено, что в процессе внедрения данного предложения, понадобится пересматривать функции отдельных подразделений или вводить дополнительные группы в сам департамент.

Первоначальные затраты на создание департамента маркетинга и затраты на поддержание деятельности департамента в течении 2002 года приведены в таблице 3.1.

Таблица 3.1 Расчет бюджета затрат на создание поддержание единой службы маркетинга общества

Статьи затрат	Сумма, руб..
Разовые затраты при формировании департамента
Аренда и ремонт помещения	79 800,00
Мебель	7 448,46
Вычислительная и офисная техника	34 048,10
Средства связи	5 958,40
Транспортные средства	18 758,32
Всего	146 013,28
Годовые затраты операционной деятельности
Палата за аренду помещений	9 576,36
ГСМ	14 236,98
Запчасти и ремонт автотехники	563,00
Затраты на персонал (зарплата, страхование, командировки, обучение)	44 156,00
Канцтовары и офисная бумага	1 170,40
Хозтовары	456,00
Услуги связи	23 620,80
Интернет	6 384,00
Обслуживание и ремонт основных средств	1 915,20
Эксплуатационные и коммунальные услуги	3 192,00
Представительские расходы	6 584,00
Всего	111 854,74
Итого	257 868,02
Выручка от реализации предприятия	1280253000
Доля затрат на организацию маркетинговой службы в выручке	0,02

Чтобы изучение и анализ спроса на услуги страхового общества были как можно более продуктивны, необходимо разработать систему изучения спроса.

Для начала нужно провести сегментирование рынка, каждый сегмент постараться разбить на подсегменты и затем изучить потребности, нужды, мотивации, перспективы. Необходимо сегментировать рынок, исходя из нескольких признаков сегмента.

Такая информация может быть полезна при планировании рекламной кампании - зная, какой сегмент является потребителем тех или иных видов услуг, мы продвигаем для соответствующего сегмента соответствующий класс продукции. А при появлении новой страховой услуги можно узнать, кто является потенциальным потребителем, что позволит более точно «подогнать» характеристики продукта под требования покупателей.

Одним из методов определения приоритетности услуги с точки зрения интересов покупателей является анкетирование, которое позволяет выяснить степень и мотивы предпочтения при выборе страховой услуги. Здесь можно применить следующие методы изучения спроса:

Для того чтобы ежеквартально проводить исследования покупательского спроса достаточно стандартизировать несколько анкет и работать по ним постоянно, тем самым отслеживая изменения спроса и предпочтений покупателей.

Отделу маркетинга и сбыта необходимо вести учет спроса на каждый вид страховой услуги и принимать план, опираясь на полученную статистику.

Также для того, чтобы улучшить маркетинговую деятельность на предприятии я предлагаю в отделе маркетинга разработать специальную компьютерную программу для того, чтобы данные от маркетинговых исследований учитывались централизованно и можно было проследить изменение покупательского предпочтения, спроса, цена на страховые услуги. Это позволит предприятию с более полной точностью отслеживать изменения на рынке и реагировать на изменения происходящие на нем.

В результате введения службы маркетинга в страховом обществе улучшится взаимодействие руководства предприятия с рынком и тем самым повысится эффективность управления структурными подразделениями.

3.2 Расчет экономического эффекта от создания службы маркетинга

Для того, чтобы рассчитать эффект, который будет произведен после совершенствования маркетинговой деятельности на предприятии и маркетинговых мероприятий, которые в последствии будут реализованы, рассчитаем затраты на формирование информационной компьютерной программы.

1. Чтобы создать информационную программу на данном предприятии ему необходимо:

принять на работу соответствующий персонал: специалиста в компьютерных технологиях, который мог бы создать регулярно совершенствовать эту программу, а также выступать в качестве технического персонала для обслуживания других компьютеров . Рассчитаем затраты на зарплату работникам отдела в месяц.

S з/п = Зс х 1чел. (3.1)

где, S з/п - затраты на зарплату специалиста, руб.;

Зм- зарплата ведущего специалиста, руб.;

Sз/п = 7000р х 1чел.= 7000

Необходимо приобрести новые комплектующие для персональных компьютеров

Sоб = Sкомпл. Х 3к (3.2)

Sоб - стоимость уже усовершенствованного оборудования

Sкомпл - стоимость комплектующих

3к - три компьютера

Sоб = 5 000 х 3 = 15 000

Рассчитаем итоговые затраты на внедрение информационной программы

Sи = Sз/п + Sоб. (3.3)

Sи = 7000р + 15000р = 21000 руб.

Теперь рассчитаем затраты на предложенные мероприятия.

1. Исследование предпочтений потребителя: создадим флаера (форматом А5) по ценам рекламного агентства ''Полиграфия'', в которых будет содержаться краткая анкета с опросом предпочтений потребителя (предложенная выше), с кратким описанием ассортимента товаров и характеристикой предприятия и с учетом возврата этих флаеров.

Sпот. = Sф + Змер. (3.4)

где, Sпот.- затраты на предпочтение потребителя, руб.;.

Sф - затраты на напечатание флаеров, руб. -3000экз. х 2.1р =6300р.;

Змер. - зарплата мерчендайзеров (200р./день) руб. - для размещения этих флаеров наймем 10 студентов т.е. 200р х 10 = 2000р.

Sпот. = 6300р + 2000р = 8300руб.

2. Создадим web -страницу в интернете для облегчения поиска информации о товарах предприятия для оптовых и розничных покупателей, тем самым экономя свое время.

Для создания web -страницы нам потребуется веб -дизайнер, который разработает и создаст эту страницу.

Зв-д = 7000руб. (3.5)

где, Зв-д -заработная плата веб - дизайнира, руб.

3. Налаживание связи с потребителем (целевым рынком):

Sсв = Sк.к + Sб + Sэ + Sк-д (3.6)

где, Sсв -затраты на налаживание связи с потребителем, руб.;

Sк.к - затраты на создание карманного календаря - 3000экз. х 1,7р = 5100р.;

Sб - затраты на создание буклета с двумя фалицами (формата А4), описывающий ассортимент нашего предприятия- 2000экз х 4,1р = 8200руб.;

Sэ - затраты на создание этикетки (формата 7 х10) с фирменным логотипом предприятия, с целью поддержания известности, узнаваемости и запоминания товаров ОАО «Волгограднефтемаш». Эти этикетки буту раздаваться всем кто приобрел продукцию предприятия - 20000 экз х 0,5р = 10000руб.;

Sк-д - затраты на создание календаря - домик - 1000экз. х 6,2р= 6200 руб.

Sсв.= 5100р + 8200р + 10000р +6200р = 29500руб.

4. Для создания имиджа фирмы создадим вывеску (на метало каркасе): 1 кв метр стоит 1100руб. Объем вывески составит 4 х 1 метр.

Sв = Sс + Sу (3.7)

где, Sв - затраты на создание вывески, руб.;

Sс - затраты на стоимость самой вывески- 4кв.м х 1100р = 4400руб.;

Sу - затраты на монтаж и установку вывески - 4400р х 30% =1320 руб.

Sв = 4400 + 1320 = 5720руб.

5. Исследование конкурентов - мы ничего не затратим, потому что наши помощники будут сами добывать информацию о конкурентах (т.е. ходить на выставки, брать прайсы, листовки и т.д.).

6. Рассчитаем суммарные затраты на совершенствование маркетинговой деятельности исходя из предложенных мероприятий.

Sобщ. = Sи + Sпот.+ Sз.д. + Sсв + Sв (3.8)

Sобщ. = 21000р +8300р +7000р +29500р + 5720р = 65 800 руб.

7. Рассчитаем эффективность, ожидаемую после образования отдела маркетинга и предложенных мероприятий.

ЭФФЕКТИВНОСТЬ = Общая прибыль (3.9)

Сумму затрат

Эффективность= 104900/65 800= 1,6

8. Предположим, что разработанные предложения позволят увеличить прибыль предприятия на 5%. Исходя из этого, рассчитаем балансовую рентабельность маркетинговой деятельности по формуле 3.10.

Rб = П/Sобщ. х 100% (3.10)

Где П - прибыль, руб.;

Sобщ. - суммарные затраты.

Rб =104900р/65800р х 100% = 159 %

9. Подсчитаем, за сколько окупятся наши предложенные мероприятия.

Время = Суммарные затраты = 65 800 = 0,62

Общая прибыль 104900

Следовательно затраты на совершенствование маркетинговой деятельности очень быстро окупятся, и ожидаемый эффект от предложенных мероприятий не заставит себя долго ждать. Осуществляемые затраты окупились бы и принесли бы доход с каждого вложенного рубля 2 руб. И наши затраты окупятся за шесть месяцев.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Написав данную дипломную работу можно сделать следующие выводы.

Под организационной структурой управления необходимо понимать совокупность управленческих звеньев, расположенных в строгой соподчиненности и обеспечивающих взаимосвязь между управляющей и управляемой системами.

При отсутствии схемы организационной структуры могут появиться нелогичные связи, создающие путаницу.

Самые горячие сторонники этой идеи считают, что руководству следует дополнить схемы организационной структуры конкретизацией в письменной форме основных требований к каждому уровню управления, каждому отделу, каждой должности или группе сходных должностей. Эти материалы обеспечат работников и группы дополнительной информацией, позволяющей им понять, как их усилия соотносятся с усилиями других. Именно поэтому они смогут отдавать все силы для эффективного выполнения своих обязанностей, избегая дублирования с другими индивидами и организационными единицами.

Для создания работоспособного механизма руководство должно проектировать его по организационным, а не по индивидуальным принципам. Организация, пытающаяся обойтись без определенной схемы структуры организации, неизбежно обратится к политиканству и фаворитизму в вопросах повышения в должности и продвижения. Более того, без точного описания должностных обязанностей не могут быть созданы основы для подготовки других работников к выполнению работ тех сотрудников, которые продвинуты по службе.