Оценка эффективности документационного обеспечения управления в организации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство общего и профессионального образования

Государственное бюджетное образовательное учреждение

среднего профессионального образования Свердловской области

«Камышловский педагогический колледж»

Курсовая работа

Тема: Оценка эффективности документационного обеспечения управления в организации

Специальность - 034702 Документационное обеспечение управления

и архивоведение

Исполнитель:

Студент з/о 21 ДОУА группы 2 курс

Кошелева М.С.

Руководитель:

Усова Екатерина Александровна

Камышлов 2013



Содержание

ВВЕДЕНИЕ

Глава I. Теоретические аспекты документационного обеспечения управления

1.1 Специфика документирования основной деятельности организации

1.2 Влияние качества организации документооборота на эффективность работы организации

Глава II. Анализ эффективной работы по документированию в МКДОУ Скатинский детский сад

2.1 Оценка состояния документооборота в МКДОУ Скатинский детский сад

2.2 Анализ эффективности управления документооборотом в МКДОУ Скатинский детский сад

2.3 Рекомендации по совершенствованию документооборота в МКДОУ Скатинский детский сад

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ И ИСТОЧНИКОВ

ПРИЛОЖЕНИЕ



ВВЕДЕНИЕ

документационный управление детский

Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована в профессиональной деятельности только при соблюдении ряда обязательных делопроизводственных операций. Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство.

В настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное делопроизводство, определяющее документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

Организация работы с документами является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Для получения экономического эффекта, прежде всего, важно качество информации, которое определяется не только ее количеством, но и оперативностью, степенью сложности и стоимостью. Если на предприятии отсутствует четкая организация работы с документами, то, как следствие этого, закономерно появление документов низкого качества, как в оформлении, так и в полноте и ценности содержащейся в них информации, увеличение сроков их обработки. Это приводит к ухудшению качества управления и увеличению сроков принятия решений и числу неверных решений. Надежность и качество управления зависят от качества и достоверности, оперативности приема-передачи информации, правильной постановки справочно-информационной службы, четкой организации поиска, хранения и использования документов.

Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для государственных и крупных коммерческих структур, так и для малого и среднего бизнеса. Большинство предприятий за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно управлять, что при постоянном росте документооборота становится делать все сложнее. В то же время не существует хорошо формализованных доступных методов оценки влияния организации документооборота на эффективность бизнеса (деятельности). Руководители предприятий вынуждены ограничиваться качественными характеристиками, не столь удобными и привычными для анализа. Получение количественных характеристик эффективности документооборота - трудоемкий процесс, который требует участия большого количества сотрудников предприятия и привлечения внешних консультантов.

В качестве объекта исследования выступает процесс документационное обеспечение организации.

Предмет исследования представляет собой оценку эффективности системы документационного обеспечения управления в муниципальном казенном дошкольном образовательном учреждении «Скатинский детский сад».

Цель исследования - оценить эффективность системы документационного обеспечения управления.

Достичь поставленной цели помогут следующие задачи:

1. Ознакомиться с направлениями совершенствования службы документационного обеспечения управления в современных организациях;

2. характеристика критериев оценки документационное обеспечение управления;

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка источников и литературы, приложения.

Во введении обосновывается актуальность исследования, ставятся цель, задачи, методы, после критического анализа источников и литературы определяется научная новизна и практическая значимость работы.

Первая глава носит теоретический характер и раскрывает основные понятия документационного обеспечения управления. В ней проводиться анализ нормативно-правовых актов, регламентирующих делопроизводство в организации, а также определяются цели, задачи и основные направления совершенствования деятельности службы документационного обеспечения управления.

Во второй главе проведен анализ организации работы с документами в конкретной организации, выявлены основные проблемы и предложения рекомендации по их совершенствованию.

Заключение подводит итог проведенному исследованию. В нем резюмируется результаты изучения темы, дается авторская оценка работы с точки зрения решения задач, поставленных во введении.

Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу.



Глава I. Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления

1.1 Специфика документирования основной деятельности организации

Как только человек научился писать, он начал создавать документы. Что же такое документ? Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранения информации о каком-нибудь предмете.Другими словами документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото- и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации.

Подобно тому, как фабрика производит продукты, административное управление создает документы. Разница заключается в том, что продукт для фабрики является целью ее работы, целью же административного управления служит управляющее действие, которое при своем осуществлении должно сопровождаться документами.

С появлением документов началась регламентация работы с ними, которую сегодня принято называть делопроизводством. В древние времена документы выполняли в основном роль свидетельств о чем-либо и само латинское слово documentum означает«свидетельство». Понимая важность организации делопроизводства, еще Петр I издал указ «О подписании протоколов».

В 1720 году был издан «Генеральный регламент», определяющий порядок работы с документами. А в изданной в Санкт-Петербурге в 1857 году книге Н. Воронцова«Делопроизводство или теоретическое и практическое руководство к гражданскому и уголовному, коллегиальному и одноличному письмоводству» можно прочесть: «Делопроизводство есть наука, излагающая правила составления деловых бумаг, актов и самих дел в присутственных местах по данным законами формам и по установившимся образцам деловых бумаг».

Значение этого понятия не изменилось и до настоящего времени. Итак, можно дать понятию делопроизводства следующее определение: делопроизводство - это деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, а именно создание условий для движения, поиска и хранения документов.

Имея в виду это определение, можно сказать, чтозадачи делопроизводствазаключаются:

- в оформлении деловых документов в соответствии с требованиями стандартов;

- в создании условий для движениядокументов (организация регистрации документов, контроль движения документов и сроки их исполнения);

- в создании условий для поиска исполненных документов (формирование документов в дела в соответствии с номенклатурой дел);

- в создании условий для хранениядокументов.

Документооборот - это «движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) отправления в дело». Документооборот оперирует официальными, т.е. полностью оформленными, документами и, как правило, рассматривает движение только отдельных документов, в то время как на практике значительную часть документооборота организации занимает работа с проектами документов и пакетами документов, необходимых для документирования того или иного управленческого действия. Но подобные теоретические расхождения не препятствуют использованию привычного и устоявшегося термина при описании конкретных технологических процессов обработки документов.

Виды документационного оборота

В общем случае документооборот образуют три самостоятельных, но вместе с тем взаимосвязанных потока документов. Один из этих потоков обеспечивает поступление документов в учреждение (входящие документы).

Два других потока берут свое начало в самом учреждении. Их образуют исходящие документы (то есть направляемые за пределы учреждения) и внутренние документы (то есть документы, используемые для документационного обеспечения управленческих задач сугубо внутреннего характера).

Вместе с тем в каждом из трех видов документооборота документы совершают свой путь.

Классификация деловых документов

Существует множество способов классификации управленческих документов. Например, некоторые из них:

1). По содержанию (важнейший вид классификации):

- по административным вопросам,

- вопросам материально-технического снабжения,

- планирования,

- бухгалтерского учета,

- подготовки кадров,

- лечебно-профилактической деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные документы создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы, удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.).

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности.

3) По месту составления документы делятся на:

- внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие);

- внутренние- составленные в данном учреждении и используемые внутри его.

4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих документов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

Особенности организации управления входящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление входящими документами предусматривает:

- организацию доставки (получения) документов;

- первичную обработку документов;

- предварительное рассмотрение документов;

- регистрацию документов;

- рассмотрение документов руководством (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) учреждения.

Организация доставки (получения) документов осуществляется по каналам почтовой, курьерской либо с помощью технических средств коммуникации (телефонограммы, телефаксограммы, сообщения электронной почты E-mail).

Организация первичной обработки документов включает их прием, проверку целостности упаковки и вложений, проверку правильности адресования, вскрытие конвертов (упаковок). В Областной детской клинической больнице прием входящей корреспонденции производится секретарем главного врача.

Доставка в учреждение заказной корреспонденции осуществляется почтальонами и курьерами. Прием производится под роспись в уведомлении о вручении либо в журнале отправки документов.

Предварительно рассмотрение документов включает распределение поступивших документов на:

- подлежащие передаче непосредственно главному врачу учреждения здравоохранения или соответствующим структурным подразделениям (должностным лицам), указанным в качестве адресатов. Обычно таким способом передается информация ограниченного доступа: врачам-специалистам (психиатрам, наркологам, фтизиатрам, дерматовенерологам, инфекционистам), судебно-медицинским экспертам, главному бухгалтеру;

- регистрируемые и нерегистрируемые: не регистрируются журналы, газеты (хотя подлежат учету), листовки, рекламы, афиши и т.п. Вся же оставшаяся корреспонденция подлежит обязательной регистрации.

Предварительное рассмотрение осуществляется на основании сведений об адресате, темы документа исходя из распределения полномочий между структурными подразделениями и должностными лицами учреждения здравоохранения.

Регистрация документов производится в соответствии с установленным в учреждении порядком. Регистрация включает проставление на документах регистрационных штампов, а также заполнение журналов входящей корреспонденции.

Рассмотрение документов руководством учреждения (структурными подразделениями, должностными лицами - в пределах предоставленных полномочий) включает передачу документов по назначению, изучение входящей корреспонденции, оформление резолюций, а также передачу документов (копий документов) исполнителям.

Особенности организации управления исходящими документами

В соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству управление исходящими документами предусматривает:

- прием надлежащим образом оформленных документов от исполнителя;

- регистрацию документов;

- тиражирование документов;

- подготовку документов к отправке;

- сортировку документов;

- передачу документов.

Рассмотрим организацию управления исходящими документами на примере писем.

Прежде всего, надо указать на необходимость тщательного исполнения документов, подлежащих отправке. С этой целью в процессе приема документов (для их последующей обработки перед отправлением) производится проверка:

- соответствия документа содержанию резолюции, определяющей порядок его исполнения;

- правильности оформления документа;

- комплектности документа (в части на предмет наличия соответствующих приложений);

- наличия и достоверности сведений об адресате;

- наличия и достоверности листа рассылки при отправке документа четырем и более адресатам.

Документы, не отвечающие установленным требованиям, подлежат доработке исполнителями (либо для оперативности сотрудниками отдела документационного обеспечения). Документы, полностью соответствующие установленным требованиям, подлежат регистрации в соответствии с вышеописанным порядком. Тиражирование документов, подлежащих отправке, производится для сохранения в делах учреждения контрольного экземпляра (либо копии) документа. Чаще выпускаются два экземпляра документа: один адресату, другой - в дело. При отправке нескольким адресатам дополнительно изготавливается требуемое количество экземпляров документа.

Последующая подготовка документов к отправке производится либо секретарем-стенографисткой, либо секретарем-машинисткой. При этом принимаются во внимание соответствующие положения правил оказания почтовой связи.

Подготовка к отправке включает:

- простановку на конвертах (упаковках) адресатных данных (для этого в отделе имеется специальный штамп с полным наименованием учреждения, почтовым адресом и телефоном);

- фальцовку (перегиб в соответствии с размерами конверта или упаковки) документов и вложение их в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными;

- заклеивание конвертов (упаковок);

- маркировку конвертов (снабжение их значками почтовой оплаты). Обычно это делается уже в отделении почтовой связи.

Последующая сортировка исходящей корреспонденции производится по видам отправлений и (или) по адресатам назначения. В отделении почтовой связи на заказную исходящую корреспонденцию составляется реестр (в двух экземплярах), один из которых затем передается секретарю.

Управление исходящими документами, отправляемыми непосредственно учреждением, производится с соблюдением ряда особенностей. Так, отправке телеграмм предшествует выполнение действий обеспечивающих соответствие указанных документов положениям правил предоставления услуг телеграфной связи. В частности, исходящие телеграммы принимаются секретарем главного врача завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

Отправка учреждением исходящих телефаксограмм сопровождается выполнением следующих действий: прием подлежащего передаче документа, проверка правильности его оформления, проверка наличия приложений, регистрация исходящего документа, передача документа посредством факсимильного аппарата.

Отправка учреждением исходящих телефонограмм производится адресатам в соответствии с прилагаемым к тексту списком телефонов (как минимум включающего сведения об основном и запасном телефонных номерах, кодах междугородней (международной) связи).

Отправка учреждением исходящих сообщений электронной почты E-mail, содержащих в качестве приложения электронные версии документов (их машинные файлы), производится с простановкой в теле письма пометки «Соответствует оригиналу». Ответственным исполнителем за отправку данных писем является секретарь главного врача.

Особенности организации управления внутренними документами

Обмен данными документации (отправка и получение или передача и прием) производится:

- лично - исполнителями документов непосредственно адресатам (если речь идет о внутренней деловой переписке между конкретными должностными лицами смежных структурных подразделений учреждения, например, заявка от отделения стационара в отдел материально-технического снабжения);

- через секретарей отдела документационного обеспечения - между соответствующими должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения здравоохранения (например, акты сверок, товарные накладные, счета и т.д. из склада в бухгалтерию), требующих регистрации;

- посредством каналов внутренней электронной связи (локальной межмашинной сети). Данный способ передачи информации в учреждении находится в стадии разработки и введении в эксплуатацию;

- посредством почтовой, курьерской связи или по каналам факсимильной, телефонной связи, например, головной организации и его обособленными структурными подразделениями.

Наиболее тщательного рассмотрения заслуживает процедура создания внутренних документов. Здесь нужно уточнить, что в зависимости от управленческой ситуации создание внутренних документов может осуществляться должностными лицами (структурными подразделениями) учреждения:

- в инициативном порядке;

- в ответ на заранее полученный документ (после его рассмотрения);

- во исполнение поручения (указания) руководства учреждения;

- во исполнение требований законодательных, нормативно-правовых и локальных актов, организационно-распорядительных и нормативно-методических документов.

- при подготовке ответов на поступившие в адрес учреждения обращения юридических и физических лиц.

В общем случае процедура подготовки внутренних документов включает:

- определение вида и темы документа (например, справка к проекту штатного расписания);

- подбор информационных материалов (например, документов, ранее поступивших в учреждение);

- определение предварительного варианта структуры документа;

- составление чернового варианта содержания документа;

- редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа;

- оформление проекта документа;

- согласование проекта документа, в необходимых случаях - его уточнение и дооформление;

- представление проекта документа на подпись (утверждение).

При определении вида и темы документа принимаются во внимание:

- функциональное назначение документов, образующих управленческую документацию учреждения;

- информационный повод для письменного обращения к адресату.

Определившись с видом и темой документа (например, предстоит подготовить письмо-запрос в связи с отсутствием в поступившем ранее от деловых партнеров учреждения здравоохранения проекте договора о сотрудничестве некоторых важных сведений), можно приступить к подбору информационных материалов. В рассматриваемом случае к ним, помимо проекта соглашения, следует также причислить материалы деловой переписки по указанному вопросу за определенный период, аналитические документы, отражающие основные результаты договорной работы за последний год, документы, определяющие приоритеты в деятельности учреждения здравоохранения и т.д.

При определении состава информационных материалов следует стремиться к тому, чтобы получить в свое распоряжение достоверную, точную и актуальную информацию. Объем этой информации (количество наименований информационных материалов) должен быть достаточным для ясного и убедительного изложения содержания документа.

Определение предварительного варианта структуры документа следует производить исходя из требований, предъявляемых к структуре соответствующих видов документов. В ряде случаев по соображениям практической целесообразности структура подготавливаемого документа может быть уточнена.

Составление чернового варианта содержания документа следует производить таким образом, чтобы обеспечить его ясность и убедительность. Формируя содержание, необходимо придерживаться заранее определенной структуры документа, а также соответствующего стиля изложения.

Редактирование и корректирование чернового варианта содержания документа имеют целью выявить и устранить в проекте документа ошибки и неточности, оптимизировать его структуру и стили изложения. Содержание уточненного варианта документа также должно быть надлежащим образом проверено на предмет отсутствия в нем сведений, составляющих охраняемую законом тайну.

Окончательный выверенный проект документа оформляется в соответствии с установленными на этот счет требованиями. Оформление имеет целью обеспечить юридическую силу документа, упростить его изучение, а, в конечном счете, способствовать сокращению сроков принятия управленческого решения, повышению его эффективности.

Согласование проекта документа с заинтересованными сторонами производится для оценки обоснованности его содержания, а также для определения соответствия проекта документа законодательным, нормативно-правовым и локальным актам и ранее принятым управленческим решениям. В необходимых случаях по итогам согласования проект документа уточняется и переоформляется.

Полностью подготовленный проект документа представляется на подпись (утверждение).

Подводя итог об особенностях управления документами в процессе документооборота, следует отметить сроки их подготовки. В общем случае документы исполняются либо в сроки, установленные резолюцией, определяющей порядок исполнения документа, либо в соответствии с типовыми сроками, предусмотренными для их исполнения.

При этом документы, для которых в резолюции или иным аналогичным образом указана конкретная дата исполнения, должны исполняться в указанный срок. Документы, для которых конкретная дата исполнения в резолюции не указана, должны быть исполнены в срок, не превышающий 30 дней с даты резолюции.

Документы, исполняемые в соответствии с резолюцией, имеющие пометку «Срочно», подлежат исполнению в течение 3 дней, а имеющие пометку «Оперативно» - в течение 10 дней с даты резолюции. Наконец, для исполнения документов в связи с поступление в адрес учреждения письменных обращений отводится до 15 дней, за исключением случаев, когда содержание письменных обращений подвергается проверке.

Способы ведения

При организации работы с документами в учреждении здравоохранения предпочтительно используется смешанная форма организации. При смешанной форме организации работы с документами часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль сроков исполнения, изготовление, оперативное хранение) сосредотачивается в отделе документационного обеспечения управления, а в каждом структурном подразделении выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

При данном способе ведения документации организуется такая работа с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль их исполнения) проводится для одних массивов документов централизованно (в отделе документационного обеспечения), а для других - децентрализовано (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования: если документ адресован руководству организации, он регистрируется секретарем главного врача, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируются внутренние документы - по месту их создания. Например, в бухгалтерии - бухгалтерские документы, в отделе кадров - документы по личному составу и т.д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль их исполнения, информационно-справочную работу в структурном подразделении.

В данный момент практически во всех учреждении здравоохранения предпочтительно существует бумажный(неэлектронный) способ ведения документационного оборота. Вся регистрируемая документация фиксируется в определенных журналах и в большинстве случаев представляется в виде бумажных носителей.

В некоторых отделах существует частично электронное ведение документооборота. Например, в отделе документационного обеспечения, с помощью программы электронной регистрации документов ведется контроль исполнения поступающей и внутренней документации. В других отделах существуют свои базы данных: в бухгалтерии, отделе кадров, отделе материально-технического снабжения. В регистратуре поликлиники существует база данных регистрации пациентов по всем приписным участкам. Во многих стационарных и поликлинических отделениях больницы существуют свои базы данных на пациентов, состоящих на диспансерном учете.

Отличия делопроизводства, документооборота и деловых процедур

В сфере производства программного обеспечения в области работы с документами часто употребляются термины «делопроизводство», «документооборот», «электронный архив», «деловые процедуры» и другое. Как правило, все эти понятия часто используются как синонимы.

В результате возникла существенная разница во мнениях производителей и пользователей даже по самым простым вопросам. Иногда для сугубо делопроизводственных задач обращаются к совершенно не предназначенным для этого решениям. Это сбивает с толку пользователей и тормозит развитие российской индустрии делопроизводства. Возможно, уже необходимо создание некой профессиональной ассоциации, предназначенной для проведения образовательной работы, приведения терминов и определений к единому знаменателю и установки стандартов на автоматизацию российского делопроизводства.

Возникает необходимость классифицировать основные понятия, встречающиеся в рамках делопроизводства и документационного обеспечения управления, дать базовые определения и описать главные особенности национального делопроизводства.

Отличия делопроизводства от документооборота

Документационное обеспечение управления охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления и систематизацию их архивного хранения.

Документирование представляет собой создание документов, т.е. их составление, оформление, согласование и изготовление.

Делопроизводство - это комплекс мероприятий по документационному обеспечению управления предприятия или организации. Иногда говорят,документационное обеспечение управления является основной функцией делопроизводства.

Организация работы с документами- обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов.

Систематизация архивного хранения документов- определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений и деловых процедур.

Документооборот- движение документов в рамках документационного обеспечения управления.

Деловая процедура- последовательность определенных операций (работ, заданий, процедур), совершаемых сотрудниками организаций для решения какой-либо задачи или цели в рамках деятельности предприятия или организации.

Электронный архив решает задачи систематизации архивного хранения электронных документов в рамках документационного обеспечения управления.

Деловые процедуры отвечают за ведение бизнеса или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Электронный архив

В России термин «электронный архив» является одной из национальных особенностей российского электронного делопроизводства (так же, как сканирование распознавания текста). На Западе более популярен термин «datawarehouse» (склад данных). У нас, видимо, под данными в основном понимают содержимое документов и записей в базе данных. Отсюда и популярность делопроизводственного термина «архив».

В делопроизводстве архив отвечает за систематизацию хранения документов и является одной из трех основных делопроизводственных задач: создание, технология обработки и систематизация документов. Существует мнение, что некая «архивная система идеально решает задачи организации документооборота». Этого не может быть, т.к. по сути документооборота документы перемещаютсяв рамках решения всех трех задач, а не только в рамках систематизации архивного хранения.

Делопроизводство и деловые процедуры

Отличие делопроизводства от деловых процедур проще всего показать на примере из реальной жизни. Так, процедура прохождение периодического медицинского осмотра работниками сторонних организаций может выглядеть следующим образом:

1. представитель сторонней организации звонит или предоставляет заявку с прилагающимся списком сотрудников в лечебно-профилактическое учреждение для заключения договора на прохождение периодического медицинского осмотра;

2. заключается договор в 2 экземплярах на предоставление данной услуги;

3. выписывается счет на прохождение периодического медицинского осмотра определенной группой лиц;

4. счет передается в бухгалтерию;

5. бухгалтерия получает деньги за предоставленную услугу, что фиксируется в бухгалтерской системе;

6. услуга предоставляется определенной группой специалистов;

7. количество и полнота предоставленных услуг фиксируются службой медицинской профилактики и данные передаются в бухгалтерию;

8. выписывается счет-фактура и накладная на прохождение периодического медицинского смотра;

9. счет-фактура и накладная передаются в бухгалтерию.

Отличие делопроизводства от деловых процедур

В этой деловой процедуре к делопроизводству имеют отношение пункты 3 (создание счета), 4 (передача счета), 8 (создание счета-фактуры и накладной) и 9 (передача счета-фактуры и накладной). Деловая процедура может быть устроена и более сложно при наличии формальных отношений.

Таким образом, делопроизводственные операции как бы вплетаются в деловые процедуры там, где их необходимо сопроводить документами. В ряде случаев, это особенно характерно для государственных организаций, деловые процедуры могут состоять исключительно из делопроизводственных операций. Отсюда и вытекает основное отличие делопроизводства от деловых процедур, состоящее в их функциональной разнице: делопроизводство отвечает за документационное обеспечение управления предприятием; деловые процедуры - за бизнес или выполнение целевой функции и являются способом осуществления практического управления предприятиями и учреждениями.

Во всех случаях делопроизводство включает в себя документационное обеспечение деловых процедур.

Другой, не менее важной национальной специфической чертой является давнее и четкое разделение понятий «делопроизводство» и «деловые процедуры». Возможно, это связано с тем, что документоведение, как наука, изучающая документы, родилось в начале XIX века в недрах российского государственного аппарата. Кроме того, и тогда и сейчас у нас значительно более строгое законодательство в отличие от большинства западных стран, требующее четкого документального подтверждения всех шагов практически в любых областях деятельности предприятий. Например, на договорах обязана быть печать, информация в базах данных не является официальной, электронные документы не считаются юридически правомочными и т.д.

Соответственно, дополнительное различие между продуктами и технологиями автоматизации на Западе и в России состоит в том, что решения для российских предприятий должны в гораздо большей мере учитывать наличие бумажных документов в делопроизводстве и, как ни парадоксально, предлагать менее жесткую схему автоматизации деловых процедур. Этот тезис, наверное, требует более подробного пояснения.

1.2 Влияние качества организации документооборота на эффективность работы организации

Использование в управлении информационных технологий, обладающих высокой гибкостью, мобильностью и способностью приспосабливаться к различным условиям работы является непременным условием повышения эффективности управленческого труда. Эффективность делопроизводства, как составной части управленческой деятельности, тоже существенно повышается с переходом на компьютерную обработку деловой документации.

1). В первую очередь это касается собственно создания и оформления деловых документов с помощью текстовых редакторов. Текстовые редакторы позволяют не только повысить скорость оформления документа, но и существенно повысить его качество по сравнению с «докомпьютерными» технологиями.

2). Информационные технологии позволяют также обеспечивать удобное хранение документов, которое реализуется в виде многоуровневой структуры папок на диске компьютера. В операционной системе Windows эта задача может быть выполнена, например, с помощью программы Проводник.

3). Не менее важная задача делопроизводства - это организация регистрации (учета) документов, а также контроль сроков их исполнения. Причем учет и хранение документов необходимо организовать таким образом, чтобы возможен был быстрый и эффективный поиск любого документа. Эта задача может быть решена с помощью табличных редакторов.

4). Уровень автоматизации делопроизводства существенно повышается, если в каждом подразделении предприятия установить компьютеры, связанные локальной сетью. Необходимым условием функционирования такой системы, является существование потоков электронных документов в виде файлов, а не бумажных копий. Работа с такими документами происходит по унифицированной схеме Единой государственной системы документационного обеспечения управления с той лишь разницей, что передача их происходит от компьютера к компьютеру, стоящих в разных подразделениях организации. Это существенно повышает скорость прохождения документов, позволяет обрабатывать поступающие документы с помощью текстовых редакторов, баз данных, электронных таблиц. Такой способ ведения делопроизводства и называют безбумажной технологией.

5). Документы, поступившие в организацию по каналам электронной почты или созданные в таком «электронном офисе» уже существуют в форме, доступной для компьютерной обработки. Несколько большую проблему представляют собой документы, поступившие в организацию в виде бумажных копий. Такие документы можно подвергнуть сканированию и обработке с помощью специализированных программ - систем оптического распознавания символов.



Рис. 1. Примерная схема электронного документооборота

Конечно, полностью перейти на электронную систему документооборота в данный момент не получиться, т.к. еще во многих учреждениях, на предприятиях существует бумажный способ ведения делопроизводства. Но с помощью развития современной техники есть уверенность, что эта проблема будет решаться.

Но с переходом делопроизводства на компьютеризированные технологии встает вопрос об упорядочении и организации хранения документов, созданных в электронной форме. Однако если технология хранения традиционных бумажных документов уже хорошо отработана и по ней имеется достаточное количество нормативно-методической литературы, то организация хранения электронных документов в делопроизводстве зачастую осуществляется стихийно.

Неупорядоченное хранение вызывает значительные затраты времени на поиск нужных документов, нередки случаи потери их.

В связи с этим в отделе документационного обеспечения документы в электронной виде создаются на компьютерах, которые могут быть получены по электронной почте. Кроме того, возможен способ перевода документа, поступающего в учреждение в бумажном виде, в электронную форму путем сканирования.

Созданные и полученные из вне документы систематизируются с помощью создания папок с документами. Систематизация может проходить несколькими способами:

- основанная на номенклатуре дел учреждения;

- по географическому признаку;

- по должностному признаку;

- по исполнительности документа определенным должностным лицом, отделом, отделением, учреждением (организацией).

В отделе документационного обеспечения чаще используется систематизация электронных документов путем создания папок по исполнителям документов. Отдельно имеется папка приказов по основной деятельности. По номенклатуре дел созданы папки организаций и учреждений, которым отправляются запросы, ответы на запросы, либо информационные письма.

По окончании календарного года создается архивная папка, куда заносятся вся документация за истекший год.

Одним из основных вопросов, определяющих использование компьютерных технологий в любом учреждении, является надежность хранения документов в электронной форме. Решение проблемы сохранности электронных документов складывается из:

- устойчивого электропитания;

- резервного копирования;

- антивирусной защиты.

Решение первой задачи - это обеспечение надежного бесперебойного электропитания компьютеров (источники бесперебойного питания (ИБП)).

Третье обеспечение сохранности документов в электронной форме - использование специального программного обеспечения, гарантирующего защиту данных от разрушения вирусами.

В конечном счете, для обеспечения нормальной работы компьютера следует соблюдать лишь несколько правил, отнимающих минимум времени:

- все время должна работать в фоновом режиме антивирусная программа, чтобы не допустить заражения компьютера вирусами;

- каждая дискета, диск или флеш-карта, побывавшая в чужом компьютере, каждое сообщение, поступившее по электронной почте в виде присоединенного файла, должны быть сразу же проверены на наличие вирусов.

В целом, хранение документов в электронной форме позволяет не только кардинально ускорить поиск необходимой информации, но и в случае больших объемов документооборота значительно сократить стоимость хранения за счет сокращения занимаемых документами площадей.

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относят:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

3. ГОСТ Р 6.30-97 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2008 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление делами.

5. Основные правила работы ведомственных архивов.

6. Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный).

Централизованным бюро нормативов по труду разработано достаточное количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

1. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25.11.1994 года

2. №72);

3. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10.09.1993 года №152);

4. Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19.06.1984 года №189/11-64);

5. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров).



Глава II. Анализ эффективной работы по документированию основной деятельности МКДОУ Скатинский детский сад

2.1 Оценка состояния документооборота в МКДОУ Скатинский детский сад

В МКДОУ Скатинский детский сад ведение делопроизводства возлагается на секретаря учебной части. Он непосредственно работает со всеми видами документов (входящие, исходящие, внутренние кроме бухгалтерии) и обеспечивает их обработку и учет.

Порядок работы с документами, так же, как и их составление, и оформление, достаточно детально описан в нормативно-методических документах. Для МКДОУ Скатинский детский сад действует общее положение, разработанное на основании Закона Российской Федерации «Об образовании», Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении, Уставом Учреждения.

Настоящее Положение регулирует деятельность МКДОУ Скатинский детский сад. Нормативной основой детского сада является Закон РФ «Об образовании» от 10 июня 1992г. №3266-1 (редакции Федеральных законов), типовое положение о дошкольном образовательном учреждении, утвержденным приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 27 октября 2011 года № 2562 , другие нормативные акты, определяющие деятельность дошкольного образовательного учреждения. В своей деятельности Учреждение руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Типовым положением о дошкольном образовательном учреждении, законами и иными нормативными правовыми актами Свердловской области, Уставом Камышловского муниципального района, решениями Думы Камышловского муниципального района, муниципальными правовыми актами главы (администрации) Камышловскогомуниципального района, актами Управления образования и Комитета, изданными впределах их компетенции, договором, заключаемым между Учреждением и родителями (законными представителями), уставом.

Целью деятельности Учреждения является создание условий для реализации гарантированного гражданам Российской Федерации права на получение общедоступного и бесплатного дошкольного образования.

Основным предметом деятельности Учреждения является реализация основной общеобразовательной программы дошкольного образования в группах общеразвивающей направленности.

Местонахождение Учреждения:

юридический адрес - 624843 Свердловская область, Камышловский район, поселок Восход, улица Комсомольская, 12 в;

фактический адрес - 624843 Свердловская область, Камышловский район, поселок Восход, улица Комсомольская, 12 в.

Имущество закреплено за Учреждением на праве оперативного управления в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации.

Финансирование Учреждения осуществляется за счет бюджета Камышловского муниципального района на основании бюджетной сметы, составленной на основании показателей муниципального задания и утвержденной Управлением образования.

Управление учреждения осуществляет заведующий. Заведующий учреждением осуществляет подбор кадров и планирует стратегию развития детского сада. Педагоги учреждения ведут организационную и образовательную деятельность в соответствии с уставом МКДОУ Скатинский детский сад и настоящим положением, обеспечивая необходимый профессиональный уровень своей деятельности.

Основным документом организации является лицензия с перечнем образовательных программ, по которым МКДОУ Скатинский детский сад имеет право ведения образовательной деятельности.

Деятельность учреждения регламентируется следующими видами локальных актов:

1) приказами;

2) положениями;

3) правилами;

4) инструкциями, в том числе должностными.

Локальные акты не могут противоречить действующему законодательству и настоящему уставу.

А также имеется журнал учёта посещаемости и успеваемости посредством которого осуществляется контроль за работой дошкольного образовательного процесса, и табель учёта рабочего времени педагогов по которому осуществляется оплата сотрудникам.

Табеля и приказы передаются в бухгалтерию, она в свою очередь контролирует работу учреждения и осуществляет оплату труда персонала.

2.2 Анализ эффективности управления документооборотом в МКДОУ Скатинский детский сад

За делопроизводство в МКДОУ Скатинский детский сад отвечает секретарь учебной части (далее - секретарь). От того, насколько ведет документацию секретарь, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Секретарь подчиняется непосредственно заведующему учреждения. В своей работе руководствуется действующим законодательством РФ; ТК РФ; приказами и указаниями ГТК РФ. Другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления и архивного дела. Типовой инструкцией по делопроизводству и настоящим положением.

Задачи и функции секретаря

Основными задачами секретаря являются:

- обеспечение организации делопроизводства в учреждении в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству;

- разработка и внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов, сокращение их количества и оптимизации документопотоков;

- осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

- обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности учреждения, их архивное хранение;

- организация методической помощи в работе с документами;

- обеспечение режима доступа и использования документной информации.

Секретарь в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

- организует общее делопроизводство в учреждении;

- оформляет, выпускает и хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) учреждения, обеспечивает их рассылку по филиалам и ознакомление с ними;

- осуществляет прием, регистрацию, учет, хранение, доставку, и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней);

- организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование и оперативное размножение документов;

- разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов и оптимизации документопотока и документооборота в целом;

- организует делопроизводство по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в соответствии с положениями ТК РФ и требованиями Типовой инструкции по делопроизводству в учреждении;

- организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

- осуществляет подготовку документов в архив учреждения.

Изучив перечень основных функций и задач можно с точностью утверждать, какой многообразной и сложной является деятельность секретаря учебной части учреждения.

Основными нормативными документами по упорядочению делопроизводства в учреждении безусловно, являются Типовая инструкция по делопроизводству в учреждении и ГОСТ Р 6.30-2003. Однако эти общеотраслевые нормативные документы не учитывают специфику ДОУ в МКДОУ Скатинский детский сад.

2.3 Рекомендации по совершенствованию документооборота в МКДОУ Скатинский детский сад

Проведенный практический анализ позволяет сделать вывод о том, что в целях совершенствования ДОУ и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними и обеспечения контроля исполнения документов необходимо разработать и утвердить Инструкцию по делопроизводству МКДОУ Скатинский детский сад (далее - Инструкция). Инструкция должна устанавливать общие требования к функционированию службы документационного обеспечения управления, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами непосредственно в учреждении. Она должна быть разработана в соответствии с основными положениями «Типовой инструкции по делопроизводству дошкольного учреждения», с учетом новой редакции ТК РФ, Государственной системы документационного обеспечения управления и на основе ГОСТА Р6.30-2003«Унифицированные системы организационно-распорядительных документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и учитывать все особенности работы ДОУ в МКДОУ Скатинский детский сад.

Структура инструкции должна отвечать как существу содержания самого делопроизводства, так и отражать специфику деятельности и правовое положение МКДОУ Скатинский детский сад, в нее должны быть включены следующие пункты:

1. Общие положение

2. Особенности подготовки и оформление отдельных видов документов

3. Правила оформления документов

4. Организация документооборота и исполнения документов

5. Поисковая система документов

6. Контроль исполнения документов

7. Организация работы с документами

8. Организация документов в делопроизводстве

9. Порядок передачи документов на хранение в архив. Комплектование архива.

Положения инструкции по делопроизводству не должны противоречить действующему законодательству в области информации и документации. Проект инструкции по делопроизводству дан в приложении.

Подводя итоги данной главы, необходимо отметить, что нормативно-правовая база в этой организации построена в соответствии с федеральными нормативами. Но все-таки для более точной регламентации делопроизводства в учреждении необходима Инструкция по делопроизводству МКДОУ Скатинский детский сад.