Размещено на http://www.allbest.ru/

Московский открытый социальный университет (институт)

Финансово - экономический факультет

Специальность «Менеджмент организации»

Заочное отделение

Контрольная работа

По дисциплине «Документационное обеспечение управления»

На тему:

«Кадровое делопроизводство»

Москва 2006

Содержание

Введение

1. Классификация кадровых документов

2. Кадровый документооборот при оформлении на работу

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Без преувеличения можно утверждать, что каждый дееспособный гражданин в течение своей жизни неоднократно сталкивается с необходимостью подтвердить возникновение, изменение или прекращение трудовых правоотношений. В ряде случаев законом прямо предусмотрена обязанность работодателя выдавать работнику при наличии такой потребности необходимые документы, связанные с работой. Так, с поступающим впервые на работу работником заключается трудовой договор в письменной форме, один экземпляр которого передается работнику, другой хранится у работодателя. На основании заключенного трудового договора издается приказ о приеме на работу, надлежаще заверенную копию которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию.

При предъявлении иска в суд по делам, возникающим из трудовых отношений, истец должен представить доказательства, подтверждающие его исковые требования. ГПК РФ не называет конкретных документов, которыми могут быть подтверждены обстоятельства, оспариваемые истцом (ст. 131, 132 ГПК РФ). Однако очевидно, что в большинстве случаев такими доказательствами служат документы, оформляемые работодателем в установленном порядке.

Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения.

Неправильное оформление тех или иных документов, связанных с работой, может повлечь за собой непоправимые последствия.

Необходимость в юридическом подтверждении определенных обстоятельств может возникнуть уже после того, как работник уволился от данного работодателя, и даже в период, когда организация, где он работал, уже ликвидирована. Зачастую в таких случаях документально восстановить истину весьма сложно и порой невозможно, а для работника отсутствие тех или иных документов означает невозможность получения соответствующих льгот и преимуществ как во время работы, так и после ухода на пенсию.

Отмечая важность и необходимость четкого документационного обеспечения (оформления) всех юридических фактов, обусловливающих возникновение, изменение и прекращение трудовых правоотношений важно обратить внимание на юридическое регулирование и оформление отдельных, наиболее часто встречающихся в деятельности кадровых служб документов. К их числу могут быть отнесены самые разнообразные документы как договорного, так и нормативного характера, регулирующие трудовые отношения работников, например: трудовой договор, коллективный договор, различные локальные нормативные акты работодателя (приказы, распоряжения и т. п.), а порой и юридические акты, исходящие от работника или его представителей (заявления, объяснения и т. п.).

Как правильно составить и оформить документы, связанные с трудовой деятельностью работников? Этот вопрос беспокоит не только работодателей, работников кадровых и иных служб организаций и предприятий, участвующих в подготовке, издании и ведении управленческой документации в области подбора и трудоустройства персонала, правильной его расстановки, перемещений, организации рабочего времени и времени отдыха и других, включая увольнение работников. В не меньшей мере этот вопрос интересует и самих работников.

1. Классификация кадровых документов

Трудовые отношения работника и работодателя регулируются ТК РФ. Для оформления (документирования) трудовых отношений предназначена кадровая документация.

Первоначально термин “документация по личному составу” означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно-распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам.

Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина “документация по личному составу”. С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов. В настоящее время действует Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В перечень форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты входит 30 различных форм по учету кадров и использованию рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы.

Система кадровой документации

Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Так, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.00, определено наполнение документации по личному составу. Это различные виды документов, отражающих вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования учащимися и т. д.

Например, Постановлением Правительства РФ от 16.04.03 № 225, утверждены «Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей». В этих Правилах устанавливается порядок ведения и хранения трудовых книжек.

Юристы классифицируют кадровую документацию по информационному назначению (выделяя содержание информации):

- плановая;

- учетная;

- финансовая и т. д.

Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов.

Унифицированная система первичной учетной документации

В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.

К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.

К документам по личному составу относятся и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.

2. Кадровый документооборот при оформлении на работу

Рассмотрим кадровый документооборот на примере пошаговой процедуры оформления сотрудника на работу.

1) Шаг первый - получить от работника заявление о приеме на работу.

Закон не требует обязательного наличия этого заявления. Однако оно может пригодиться в случае спора об условиях труда, согласованных сторонами. Например, работнику устанавливают полное рабочее время, нормированный рабочий день, а он впоследствии настаивает, что при приеме на работу он просил установить неполное и/или гибкое рабочее время. Преимущественно споры случаются тогда, когда после заявления трудовой договор не оформляется или оформляется, но не содержит всех оговоренных сторонами условий.

2) Согласно ст. 68 ТК РФ при приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором.

Рекомендуется ознакомить работника, в частности, с инструкцией по охране труда, положениями об отделах, положением об аттестации, положением о коммерческой тайне, положением об оплате труда и премировании, должностной инструкцией, а также с графиками работы, графиками сменности.

Некоторые работники после оформления на работу начинают возмущаться, что они при подписании трудового договора рассчитывали на другие условия труда, рабочего времени, оплаты, другой состав и объем обязанностей, прав и ответственности, что, зная «всё», они бы на работу не стали устраиваться. Чтобы избежать лишних недовольств, полагается со всеми условиями работы ознакомить работника до подписания с ним трудового договора.

3) Следующий шаг - заключить с работником письменный трудовой договор и договор о полной материальной ответственности.

Согласно ст. 67 Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. При заключении трудовых договоров с отдельными категориями работников трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, может быть предусмотрена необходимость согласования возможности заключения трудовых договоров либо их условий с соответствующими лицами или органами, не являющимися работодателями по этим договорам, или составление трудовых договоров в большем количестве экземпляров.

Заключение договора о полной материальной ответственности - это не обязательный шаг. Однако, и он на этом этапе может оказаться весьма полезным. Предположим, с работником сразу не заключают договор о полной материальной ответственности. А после приема на работу заключить этот договор он уже отказывается. Закон же не указывает прямо, как разрешать эту ситуацию: можно ли принуждать работника к заключению договора о полной материальной ответственности, можно ли наказывать или увольнять непокорных. Среди юристов, судей, инспекторов существуют различные точки зрения по этому поводу. А чтобы не доказывать при неприятном случае кому-то свою позицию и избежать лишних проблем, лучше не попадать в эту ситуацию и заключить договор о полной материальной ответственности не много после, а до начала сопротивления работника, еще при решении вопроса о приеме и оформлении его на работу.

4) Вручить работнику его экземпляр трудового договора. Обеспечить проставление работником на экземпляре трудового договора, передаваемого работодателю, подписи, подтверждающей получение работником его экземпляра договора. Рекомендуется перед подписью ставить фразу «экземпляр трудового договора мною получен». Согласно ст. 67 ТК РФ один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя.

5) Издать приказ (распоряжение) о приеме на работу. Приказ (распоряжение) издается по форме Т-1 (о приеме работника) или Т-1а (о приеме работников), утвержденным Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г. на основании заключенного трудового договора, и его содержание должно строго соответствовать условиям заключенного трудового договора.

6) Зарегистрировать приказ (распоряжение) о приеме работника на работу в Журнале регистрации приказов (распоряжений).

7) Ознакомить работника с приказом (распоряжением) о приеме на работу под роспись. Согласно ст. 68 ТК РФ приказ (распоряжение) работодателя о приеме на работу объявляется работнику под роспись в трехдневный срок со дня фактического начала работы.

В случае наличия требования работника работодатель выдает ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.

8) Внести запись о приеме на работу в трудовую книжку. Согласно ст. 66 ТК РФ работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной.

В связи с внесением изменений в Трудовой Кодекс РФ со 2 октября 2006 года обязанность ведения трудовых книжек возлагается, в том числе и на индивидуальных предпринимателей. От ведения трудовых книжек (согласно ст. 66 ТК РФ) освобождены только работодатели -- физические лица, не являющиеся индивидуальными предпринимателями.

Если у работника трудовой книжки нет, то работодатель ее оформляет. По желанию работника сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. Порядок заполнения трудовых книжек подробно изложен в «Инструкции по заполнению трудовых книжек», утвержденных Постановлением Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03 № 69

7) Заполнить Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Формы этих книг утверждены Постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 года №69.

8) Оформить личную карточку на работника, ознакомить его под роспись в личной карточке с записью, внесенной в трудовую книжку, со сведениями, внесенными в личную карточку. Форма личной карточки Т-2 утверждена Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004г.

10) Оформить личное дело работника, если в отношении его должности работодателем установлена обязательность ведения личного дела.

Данная пошаговая процедура может быть дополнена другими этапами. Например, конкурсом на должность или обязательным медицинским осмотром (согласно ст.69 ТК РФ обязательному предварительному медицинскому осмотру (обследованию) при заключении трудового договора подлежат лица, не достигшие возраста восемнадцати лет, а также иные лица в случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами).

Заключение

Многочисленность видов и разновидностей документов, сложность их состава, наличие специальных правил придания документам юридической силы и другие серьезные проблемы, связанные с управленческой документацией, вызывают необходимость выделения специальной отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами. Эта отрасль деятельности называется делопроизводством или документационным обеспечением управления.

Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения. Неправильное оформление тех или иных документов, связанных с работой, может повлечь за собой непоправимые последствия.

Задачей кадровой службы является четкое, правильное и своевременное ведение кадровой документации. Таким образом, кадровое делопроизводство является одной из важнейших частей работы кадровой службы.

кадровый документация работа правоотношение

Список использованной литературы

1. Верховцев А.В. Делопроизводство в кадровой службе. ИНФРА-М, Термика 2004

2. Трудовой Кодекс РФ. - М. Издательство «Финпресс», 2002. - 224 с.

3. Гусов К.Н., Толкунова В.Н. Трудовой договор (комментарий к Трудовому Кодексу РФ). - М.: ООО «ТК Велби», 2002. - 80 с.

4. Заключение трудового договора. Серия «Трудовое законодательство». 2002. - 6 с.

5. Справочник кадровика, журнал руководителя кадровой службы, 2004, №12,

6. Постановление Госкомстата России от 06.04.01 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

7. Федеральный закон от 27 декабря 2002 г. N 184-ФЗ "О техническом регулировании" (с изменениями от 9 мая 2005 г.)

8. Постановление Правительства РФ «О трудовых книжках», 16 апреля 2003 г. N 225

9. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

10. Постановление Министерства труда и социального развития РФ от 10.10.03 № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»

Размещено на Allbest.ru