Руководитель в системе управления персоналом

Лучше всего, если руководитель использует все приведенные формы завоевания авторитета. Не менее важной задачей является сохранение авторитета, так как потеря авторитета гибельна для руководителя и приводит к невозможности занятия должности в дальнейшем.

Ниже рассматриваются некоторые типичные ошибки в работе, которые могут привести к уменьшению или потере авторитета.

Даются пустые обещания, которые даже не собираются выполнять или выполнение которых забывается.

Поддерживается система "любимчиков", что приводит к несправедливости распределения заданий, льгот и поощрительных мер.

Неоправданное недоверие к подчиненным (доверие порождает доверие и уважение).

Не нужно ограничивать самодеятельность подчиненных.

Манера "Я всегда прав". Игнорируются даже хорошие предложения, если они не нравятся руководителю.

Распространяется искаженная информация среди подчиненных или искажаются дела подчиненных при представлении их высшему руководству.

Предложения, идеи, инициативы своих подчиненных представляются высшему руководству как свои.

Конфиденциальные данные о подчиненном или дискуссии между ним и начальником передаются третьим лицам.

Отсутствует смелость высказать свое мнение по любому вопросу.

Приятные дела представляются воплощением своих идей, а неприятные -- как указание вышестоящего руководства.

Руководитель должен заслужить авторитет и уметь его поддержать.

4. Стиль управления и руководства

Каждый руководитель в определенной мере должен быть у психологом, ибо правильный стиль руководства, благоприятная обстановка на работе, культура управленческого труда способствуют повышению качества и эффективности труда, оказывают решающее влияние на результаты деятельности коллектива. Поведение руководителя, его умение управлять подчиненными, здоровый психологический климат в коллективе способствуют росту производительности труда, развитию творческой инициативы работников и в итоге дают не меньший производственный эффект, чем механизация и автоматизация труда. Повседневная практика учит, что руководители, сумевшие добиться здоровых отношений в коллективе, наладившие прочный контакт и взаимоотношения между сотрудниками, добиваются лучших результатов в работе.

Настоящая Памятка имеет целью обобщить основные требования, которые жизнь ежедневно предъявляет к руководителю -- административному работнику, организатору и воспитателю. Несомненно, что все качества, перечисленные в Памятке, не могут быть сосредоточены полностью в одном человеке. В ней приведены методические подходы, которые в определенной мере помогут руководителям в их работе.

Работать с Памяткой надо следующим образом: каждый пункт касается одной из сторон деятельности руководителя, поэтому желательно, чтобы все разделы любой руководитель анализировал с одной позиции: "А как это относится ко мне?" Памятка поможет руководителю объяснить (понять) причины временных затруднений, встречающихся в работе, сделать выводы и применить их в практической деятельности. Памятка рекомендуется для руководителей при осуществлении практической работы по управлению как на производстве, так и в аппарате управления.

Роль руководителя

2. От руководителя любого коллектива требуются высокая степень социально-культурной и политической зрелости, наличие системы в работе, постоянный профессиональный и служебный рост, творческое решение кадровых проблем, на базе которых можно организовать высококачественную и эффективную деятельность коллектива.

3. Современный руководитель должен уметь адаптироваться к быстро изменяющейся обстановке в производстве и жизни, быть непримиримым к рутине, благодушию, безответственности, застою. Он, работая динамично, должен постоянно повышать свой уровень знаний, умений и навыков, чтобы не оказаться "на обочине жизни" и не подвести возглавляемый коллектив.

4. Умелое сочетание теоретической подготовки с практикой позволит руководителю работать на современном научно-техническом уровне и творчески применять свои знания в управленческих ситуациях.

5. Принцип единоначалия означает как право руководителя на принятие решений, так и его личную ответственность за их выполнение. Руководитель несет ответственность не только за свою работу, но и за работу своих подчиненных.

6. Настоящий руководитель не только стремится к устранению конкретного недостатка, но и предусматривает меры, призванные воспрепятствовать возникновению этих недостатков в дальнейшем во всех звеньях возглавляемого им коллектива.

7. Каждый руководитель обязан работать так, чтобы стиль и методы его руководства соответствовали характеру современных взаимоотношений в обществе, выделяя главные задачи, не допуская работы по формуле "цель оправдывает средства", приводящей к перенапряжению коллектива. Задача руководителя -- подобрать ровный, умеренный ритм работы аппарата управления, обеспечивающий высокую работоспособность в течение длительного времени.

8. Руководитель обязан создать в коллективе наиболее благоприятную атмосферу для свободного обмена мнениями, научиться совещаться с опытными людьми, внимательно выслушивать чужое мнение.

9. Каждый руководитель в работе должен опираться в первую очередь на изучение фактов и глубокий их анализ, а не исходить из случайных идей и субъективных точек зрения. Необъективность ведет либо к ложному самоуспокоению, либо к переоценке реальных трудностей.

10. Девизом руководителя должно стать: всегда можно сделать лучше, чем было до сих пор. Существующий порядок -- это не единственный из возможных. Руководитель должен постоянно искать лучшие формы и методы организации деятельности подчиненного ему коллектива. Избегайте, однако, слишком частых реформ. Они вносят в работу путаницу, беспорядок и неорганизованность.

11. Срыв задания может зачастую отразиться на деятельности всего предприятия, структурного подразделения. Поэтому при планировании работы руководитель должен учесть, какое место в ней занимают другие службы; предусмотреть, чтобы все необходимое им было включено в этот план, добиться в первую очередь выполнения межслужебных заданий.

Личные качества руководителя

1. Выдержка. Руководитель должен прежде всего уметь сдерживать проявления своего настроения, никогда не терять самообладания. Сильный, оптимистически настроенный человек и в окружающих вселяет спокойствие и уверенность в успехе дела, заражает энтузиазмом. Неспокойный, нервозный руководитель зря дергает и нервирует себя и подчиненных, часто портит им настроение с самого начала рабочего дня, и тем больше, чем сложнее обстановка. Невыдержанность одного лишь руководителя причиняет неприятности многим сотрудникам.

2. Вежливость. Руководитель, никогда не допускающий грубость с подчиненными, добивается в работе с ними лучших результатов. Вспыльчивостью, грубостью, криком трудно доказать свою правоту, скорее можно настроить собеседника против себя. Неизменная же вежливость положительно действует на самого нервного и раздражительного работника (сотрудника).

3. Тактичность. Деятельность руководителя как организатора немыслима без тактичного отношения к сотрудникам. Распекая человека, нужно не унижать его, а оставлять ему веру в свои силы. Наказывая за проступок, важно разъяснить, что он портит личную репутацию. Никогда не следует критиковать ради самой критики.

4. Скромность. Это необходимое для каждого руководителя качество. Подчеркивание своих заслуг, любое давление авторитетом на подчиненных недопустимы. Если руководитель подготовил предложение, то лучше, если оно будет выдвинуто от имени всего коллектива, и наоборот, если подчиненные самостоятельно разработали какое-то решение, руководитель не имеет права ставить свое имя впереди всех.

5. Непримиримость к лести. Нет лучшего способа усыпить бдительность человека, чем лесть, ибо иногда трудно отличить, где лесть, а где проявление действительного уважения. Руководитель должен пресекать любое восхваление его достоинств, но в то же время не бояться хвалить тех сотрудников, которые этого заслужили. Нужно только помнить, что хвалить человека, даже за дело, непосредственно перед тем, когда хочешь его о чем-то попросить, -- тоже лесть.

6. Чуткость. Хороший руководитель знает своих подчиненных (сотрудников) не только по имени, но и по отчеству, интересуется проблемами, возникающими в их личной жизни, условиями быта. Умеет вовремя заметить, что сотрудник расстроен, и по мере возможностей помочь ему, поинтересоваться здоровьем, спросить о детях, поздравить с днем рождения, к месту пошутить -- это облегчает ему работу с людьми, помогает завоевать доверие, создать хорошее настроение в коллективе.

7. Самокритичность. Неотъемлемыми качествами каждого руководителя должны быть умение объективно оценивать свою деятельность, критически относиться к своим недостаткам, способность не только признать свою ошибку, но и отменить неправильное решение.

8. Самодисциплина. От организации труда самого руководителя, его личного примера зачастую зависят количество и качество работы коллектива. Если руководитель небрежен, неаккуратен, халатно относится к своим обязанностям, он может быть уверен, что все эти качества в той или иной мере присущи и его сотрудникам. Хороший руководитель не только рассказывает, но и показывает (в том числе собственным примером), как надо делать.

9. Требовательность. Руководитель только в том случае сможет наладить работу сотрудников, если будет систематически требовать от них выполнения их задач. Попустительство в этом вопросе приводит к безответственности, расхлябанности, волоките, что дезорганизует всю работу коллектива.

10. Равное отношение ко всем. В своей работе руководитель должен обязательно опираться на всех сотрудников. Практика окружать себя избранными и в дальнейшем полагаться только на них восстанавливает против руководителя остальную часть коллектива.

Руководитель и коллектив

Отношения товарищества и взаимопомощи, сложившиеся внутри коллектива, создают условия для плодотворной деятельности, устраняют неприязнь, подозрительность, зависть, недоверие.

Построить правильные, хорошие взаимоотношения в коллективе, поддерживать чувство взаимной симпатии работников друг к другу, умело руководить -- это искусство. Хорошие качества руководителя определяются главным образом тем, насколько он образован, а также его самодисциплиной, энергией, настойчивостью, способностью принимать оптимальные решения, смелостью и чувством ответственности.

2. Если руководитель хочет иметь крепкий, спаянный коллектив, он должен подбирать кадры по принципу: каждый человек соответствует занимаемой должности и каждая должность --занимающему ее человеку.

3. В вопросах работы руководитель не имеет права следовать личным симпатиям и антипатиям. Приоритетными для него должны быть деловые качества сотрудника, его активность, отношение к работе, полезность для общего дела.

4. Руководитель должен постоянно помнить, что более ценным является не шаблонное исполнение приказания, а творческая самостоятельность. Сознательное, активное отношение к труду -- одно из непременных условий развития личности. Поэтому нужно обязательно поощрять проявление инициативы подчиненными, отмечать каждое их достижение.

5. Своевременный контроль обеспечивает и своевременное выполнение заданий, но ни в коем случае контроль не должен принимать характер мелочной опеки. Доверие к сотрудникам в сочетании с предоставлением им относительной самостоятельности в работе должно стать основным показателем стиля работы каждого руководителя. Настоящий руководитель не подавляет талантов и способностей окружающих, а помогает им полнее раскрыться.

6. Руководитель должен помнить, что он отвечает за работу вверенного ему коллектива в любое время. Поэтому он обязан подготовить себе преемников, которые в его отсутствие (болезнь, отпуск, командировка) могли бы выполнять его обязанности без ущерба для дела.

7. Целесообразна такая организация труда помощников, когда они имеют "скользящий " круг обязанностей, т.е. время от времени меняются (между собой) сферами деятельности. Это позволяет ознакомить их со всем аппаратом и подготовить к дальнейшей самостоятельной работе.

8. Ничто так не подрывает авторитет руководителя, как неумение сдержать свое слово. Семь раз взвесьте свои возможности, прежде чем один раз пообещать. Но, дав слово, приложите все силы и энергию для выполнения обещанного.

9. Нельзя переносить выполнение текущих дел на часы приема посетителей. Люди, которые ожидают, когда вы освободитесь, тратят столько же сил, как на самую тяжелую умственную работу. Поэтому если у руководителя приемная всегда полна посетителями, то это не признак его бурной деятельности, а лишь пример, как не надо работать.

10. В аппарате управления современным коллективом деятельность одного работника тесно связана с деятельностью других. Поэтому знать чужие обязанности ничуть не менее важно, чем свои. Это поможет избежать дублирования в работе аппарата управления фирмы (предприятия, организации), лишней траты времени на повторение того, что уже сделано или что может сделать намного быстрее специалист. Знать свои обязанности и уметь их выполнять означает определить, когда следует прибегнуть к помощи другого сотрудника.

11. Руководитель обязан добиться таких взаимоотношений в коллективе, когда подчиненные в непредвиденных ситуациях сразу же информируют его об опасности срыва или невыполнения задания в срок.

12. Требуя от подчиненных строгого соблюдения дисциплины, будьте требовательны в первую очередь к себе. Ибо, хотя "начальство никогда не опаздывает, а только задерживается", приходить на работу позже всех -- лучший способ доказать, что вы ею мало интересуетесь.

13. Ничто так не раздражает людей, как безделье. Поэтому лучше давать задания с более сжатыми сроками, чем с растянутыми. Условия и границы, в которых должна протекать работа, должны быть строго оговорены. В противном случае работа никогда не будет доведена до конца.

14. Строже должен быть наказан не тот работник, который плохо выполнил работу, а тот, который совсем не выполнил, считая, что раз ничего не сделано, то не за что и наказывать.

15. Справедливость прежде всего. Если вы хвалите или порицаете за дело, ваше мнение будет высоко цениться в коллективе. Помните, что ни один проступок не должен оставаться незамеченным, иначе возникают безнаказанность и безответственность. Однако мера наказания должна соответствовать степени проступка. Бойтесь излишней строгостью вызвать озлобление.

16. Между проступком и наказанием нет и не может быть линейной зависимости. Хороший работник, допустивший промах в первый раз, не может быть наказан со всей строгостью. Первый выговор всегда нужно делать наедине. Следует помнить, что есть люди, психологически легкоуязвимые. К ним применять разные взыскания нужно особенно осторожно, так как несправедливое наказание легко может вызвать у них озлобленность или даже психическое заболевание.

17. Только в крайнем случае разрешается применять выговор в присутствии коллег. Излишнее злоупотребление распеканиями создает в коллективе дополнительные промахи, и все это лишь приводит к потере доверия к руководителю.

Цените время

2 Умейте слушать. Не перебивайте собеседника, проследите его мысль до конца. Свои замечания вы всегда успеете высказать, ведь именно за этим к вам обращаются. Одна из первостепенных задач каждого руководителя, каждого работника -- научиться планировать свой рабочий день, выработать умение следовать намеченному плану, экономить время. Научитесь лично владеть компьютером (как пользователь), использовать оргтехнику.

3 Заранее составив распорядок дня, вы не только избегаете долгих раздумий, с чего бы начать работу или что же делать дальше, но и будете уверены, что все намеченное вами будет выполнено.

4 Никогда не нужно откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня, даже если эта работа вам не нравится. Научитесь быть решительным. Располагая определенными фактами, решайте и действуйте.

5 Поставьте своей целью выполнить все задуманные вами работы в строго намеченные сроки. Вы сами убедитесь, насколько более плодотворным станет ваш рабочий день. Сосредоточьтесь на главном. Запишите на листке самые срочные дела в порядке их важности. Не тревожьтесь, если к концу дня вы разделаетесь только с одним-двумя из намеченных дел, назавтра вы снова сосредоточитесь на самом главном.

6 Даже при наличии компьютера записная книжка может стать хорошим подспорьем в работе, если вы привыкнете ею пользоваться. Заносите в нее номера телефонов, адреса и другие сведения, которые могут вам понадобиться в любую минуту.

7 Попробуйте утром, в начале рабочего дня, уделить несколько минут "самонастройке", умственной гимнастике. Просмотрите распорядок дня, продумайте, какими путями будете осуществлять намеченные цели. Эти 5--6 минут (но не более) создадут вам психологическую настройку, зададут тон на весь день. Для разумного использования времени важно не только планировать работу, но и уметь анализировать, на что оно расходуется.

8 Привыкайте в свободную минуту проверять состояние своего письменного стола. Такие мелочи, как пропавшие лезвия или карандаш, могут затянуть любую работу. Лучше всего, если вы в конце рабочего дня проверите наличие всех канцелярских принадлежностей, необходимых завтра.

Не упускайте из виду мелочи. Вы можете избежать небольших, но растрачивающих время издержек, если будете по возможности предупреждать наступление внезапных мелких кризисов.

Приступайте к делу сразу же, раз вы знаете, что надо делать. Тут нельзя дать никаких советов. Никто, кроме вас, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами.

Начинайте раньше. Начиная рабочий день всего на 15--20 минут раньше того, к чему вы привыкли, вы зададите тон всему дню.

Воспитывайте уважение к своему времени. Приобретите привычку мысленно давать вашему времени какую-то оценку, и вы станете по-новому относиться к нему.

Цените время и свое, и чужое. Остерегайтесь любителей поговорить в рабочее время: они сорвут вам самые прекрасные планы и намерения. Умейте приостанавливать праздный разговор.

Научитесь говорить "нет ". Если вы не научитесь этому, то окажетесь вовлеченными в такие дела, которыми вы никогда не занялись бы по своей воле. Часть вашей программы самодисциплины и экономии времени должна состоять из того, чтобы отделять второстепенное от главного.

Не увязайте в телефонных разговорах. Ничто не может соперничать с телефоном как средством экономии времени, когда надо получить какие-то данные, выяснить недоразумение, дать указание или условиться о свиданиях. Но всегда такое есть искушение просто поболтать по телефону. Оберегайте себя от этого, заранее определяя, ради чего вы снимаете трубку и с кем собираетесь говорить. А затем ведите разговор по-деловому.

Учитесь слушать. Вы избежите серьезных ошибок, повторений и переделок, если с первого раза будете стремиться получить исчерпывающие указания и сведения. Явившись на совещание к 14.30, если оно назначено на 15.00, вы потеряете ценное время. Поэтому, прежде чем что-то делать, уточните, где, когда, что, почему. Если что-нибудь остается неясным, сразу же задайте вопрос для выяснения.

Главные принципы постановки заданий

1. Давать как можно меньше распоряжений. Чем больше отдается распоряжений, тем труднее осуществляются их реализация и контроль исполнения, много времени уходит на объяснение, что и как должен делать каждый исполнитель. Кроме того, если проблема чересчур раздроблена, распределена между многими сотрудниками, то неизбежно дублирование в их работе. Руководитель должен выделять в первую очередь главное -- одну, но основную задачу, решение которой определяет дальнейшее направление в работе.

2. Не давать много распоряжений одновременно. Целесообразно давать задания в разное время в той последовательности, в которой они должны выполняться. Это обеспечит исполнителю возможность заняться каждой задачей (проблемой) отдельно, не отвлекаясь и не распыляясь.

3. Давать распоряжения в наиболее удобный момент. Если исполнитель в данное время занят другой, более важной и срочной работой, он не сможет хорошо уяснить, продумать новое задание. В результате этого резко снижается эффективность выполнения распоряжения. Каждый сотрудник в каждый текущий момент должен заниматься только одним заданием, выполнять одну функцию и полностью нести за нее ответственность.

Главные причины невыполнения распоряжений и пути их устранения

2. Распоряжение было отдано правильно, но плохо понято исполнителем. Руководитель обязан убедиться в том, что его поняли. Исполнитель не должен принимать распоряжений, пока не уяснит себе их смысл.

3. Распоряжение было отдано правильно и хорошо понято исполнителем, но исполнитель не имел необходимых условий для его выполнения и преодоления встречающихся затруднений. В этом случае руководитель должен, отдавая распоряжение или в ходе его выполнения, обеспечить условия, выходящие за рамки компетенции сотрудника. Последний же должен иметь мужество признать свою неспособность выполнить данное распоряжение и потребовать обеспечения дополнительных средств и условий.

4. Все необходимые предпосылки для исполнения распоряжения были обеспечены, но исполнитель был либо недостаточно заинтересован, либо внутренне не согласен с распоряжением. Здесь вина падает главным образом на исполнителя, но и руководитель не может полностью снять с себя ответственность, так как в его обязанности входят убеждение подчиненных и поиск правильного пути для повышения их заинтересованности в работе.

5. Все приказы и инструкции должны быть конкретными, исчерпывающими, наглядными, точно адресованными и с указанием сроков исполнения.

Негативные принципы, т.е. "как не надо работать"

10. Давать себе оценку за начальника ("Я думал, что вы а мной будете согласны") или переоценивать начальника ("Я думал, что вы догадаетесь ").

11. Казаться всегда обиженным -- можно будет в любую минуту оправдаться тем, что "в такой обстановке невозможно работать".

12. Представить дело как малоизученное и заявить, что здесь будет решена лишь часть задачи либо даже что результат не будет найден или он будет отрицательным.

13. Заявить, что задача вам не по плечу ("Я не профессор" или "Я академий не кончал").

14. Обвинить начальника в предвзятости ("Я знаю, что вы хотите меня уволить и ищете, к чему придраться"). Это, по существу, является разновидностью шантажа.

15. Пообещать пожаловаться "выше".

16. Обвинить начальника в том, что его нельзя понять, что он дает бестолковые задания (т.е. "Я сам не очень-то!"), сам ничего не делает и не может, а только требует и, наоборот, что он вас когда-либо или сейчас не понял.

17. Делать вид, что задание нужно лично начальнику, а вообще-то оно ни к чему; если работа не будет сделана, не за что и наказывать.

18. Рассуждать о своей работе с позиции безнадежности -- всегда можно сказать: "Делай -- не делай, ничего не изменится".

19. Заметив ошибку или неточность в задании, использовать ее для объяснения причины невыполнения задания.

20. Давать согласие, разрешение на что-нибудь только тогда, когда согласны все ваши подчиненные. Тогда и решения принимать просто, и отношения ни с кем не портятся.

21. Рассуждать наивно. В этом случае у собеседника появляется желание вас учить и, следовательно, решить за вас часть дела. Заодно можно узнать сведения, которые иначе вы никогда не узнали бы.

22. "Напроситься" на грубость или незаконные действия: это дает возможность некоторое время работать бесконтрольно.

23. Слыть беспомощным и вызывать сочувствие: на таких не обижаются.

Размещено на Allbest.ru