Организация работы с документами

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Введение

Любая организация в своем роде уникальна, следовательно, процесс организации её работы и принятия управленческих решений быть индивидуальным, однако от того насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.

Документ - это информация, записанная на материальном носителе любым способом, изданная или полученная юридическим или физическим лицом, для использования в своей деятельности Подлесная Л.В., Кнауэр Н.В. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методический комплекс. - М.: МГУТУ им. К.Г. Разумовского, 2014 [Электронный ресурс] .

В документах отражается и учитывается деятельность организации, поэтому ведение многих документов предписано законами.

Работа с документами начинается с момента их создания (получения) до момента их исполнения и передачи в архив или уничтожения. Данный процесс определяется понятием делопроизводство.

Делопроизводство - это деятельность, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами при осуществлении управленческих действий Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Гриф МО РФ изд. 4-е М.: Инфра-М, 2014. - с.12

Управление организацией неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, то есть зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу. Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями и нередко служат письменным доказательством при возникновении имущественных, трудовых и иных споров. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации.

Организация работы с документами влияет на качество работы управления, организацию и культуру труда работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Многие виды документов организация обязана предъявлять при проверках со стороны налоговой службы, при комплексных аудиторских проверках.

В теоретической части данной контрольной работы рассмотрены понятия основных видов документов, их функции, организация осуществления документооборота, регистрация документов и контроль исполнения.

Во практической части представлены образцы докладной записки, приказа, заявления и номенклатуры дел.

1.Теоретическая часть

1.1 Виды и функции документов

Документы являются носителями первичной информации. Это свойство отличает их от других источников информации (газет, журналов, книг и т.д), содержащих переработанную информацию.

Основными функциями документов являются:

- информационная (документирование, хранение и предоставление информации);

- управленческая (решение управленческих вопросов);

- коммуникативная (как средство обмена информацией);

- организационная (должностные инструкции);

- научно-историческая (архивные документы) и другие.

Все документы можно разделить на три вида:

Оригинал - это первый, окончательно отредактированный, соответствующим образом оформленный и подписанный документ. Оригинал может быть единственным, уникальным документом и может быть размножен.

Дубликат - вторично воспроизведенный подлинный документ, целиком повторяющий оригинал, включая подписи. Дубликат составляется взамен утраченного оригинала и имеет ту же юридическую силу, что и оригинал. Слово «Дубликат» пишется вверху справа.

Копия - это точное воспроизведение содержания подлинного документа. Копия заверяется подписями и печатями компетентных лиц: секретаря, делопроизводителя, нотариуса и пр. Лицо, заверяющее копию, пишет: «Копия верна», «С подлинным верно», а вверху справа - слово «Копия». Копия имеет силу постольку, поскольку известно, что есть подлинник.

На любом предприятии существует организационно-распорядительная документация, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности предприятия.

Можно выделить следующие основные группы документов:

- организационные документы;

- распорядительные документы;

- информационно-справочные документы.

Организационные документы необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность работников, определить функции структурных подразделений, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации.

К организационным документам относятся:

- учредительный договор;

- устав организации;

положение об организации;

- положения о структурных подразделениях организации

- регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка;

- штатное расписание;

- должностные инструкции работников и другие.

Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.

К ним относятся решения, постановления, указания, приказы.

Информационно-справочные документы носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и, в отличие от последних, не являются обязательными к исполнению.

К информационно-справочным документам относятся справки, докладные, служебные и объяснительные записки, сводки, акты, письма, и т. д

1.2 Организация документооборота

Большая часть информации, используемой для организации управления и контроля в учреждении, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организационной системы является документационное обеспечение управления.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения .

В зависимости от структуры организации объема документооборота, работа с документацией может осуществляться специально созданным подразделением (секретариат, канцелярия, общий отдел) либо такие обязанности возлагаются на одного сотрудника - секретаря или делопроизводителя (для небольших организаций).

Управление делами - это подразделение, имеющее внутреннюю структуру. Создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, контроль и координации делопроизводства.

Канцелярия - создается на государственных предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведений. В состав канцелярии входят подразделения по учету и регистрации, контролю, совершенствованию работы с документами, рассмотрению писем и жалоб, секретариат, копировально-множительное бюро, архив.

Общий отдел - это служба по работе с документами в исполнительных структурах власти (мэрия, префектуры, муниципалитеты). В состав общего отдела включаются канцелярия, группа контроля, группа совершенствования работы с документами, группа писем (жалоб), копировально-множительное бюро, архив.

Подготовка любого документа заключается, главным образом, в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых он составляется (адресат, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Организация работы с документами подразумевает четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Существуют три формы организации делопроизводства Подлесная Л.В., Кнауэр Н.В. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методический комплекс. - М.: МГУТУ им. К.Г. Разумовского, 2014 [Электронный ресурс]:

- централизованная - все операции по обработке документов сосредотачиваются в едином для всей организации месте (канцелярия, общий отдел, секретарь);

- децентрализованная - делопроизводственные операции рассредоточены между структурными подразделениями организации;

- смешанная.

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера организации, объема документов, состава структурных подразделений.

Таким образом, делопроизводством является совокупность работ, связанных с созданием, регистрацией, движением, учетом и хранением документов.

Принцип организации эффективной работы и осуществления управления организацией, независимо от ее организационно-правовой формы, во многом зависит от налаженной работы с документацией.

Документирование - это процесс создания (составления, оформления, согласования, изготовления) документов Камышев Э.Н. Современное документоведение. Учебное пособие с практикумом / Э.Н. Камышев, Г.Ю. Литвинцева. - Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. - с. 19.

Организация работы с документами включает в себя организацию документооборота и систематизацию архивного хранения документов.

Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, передачи в архив или уничтожения. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - Введ. 2014-03-01. - М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014. - Пункт 73.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ) принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующей сопроводительной запиской, где объясняется причина возврата.

Конверты от поступающих документов оставляют в том случае, когда по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций. Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Анодина Н.Н. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие Издание 3-е М.: Инфра-М, 2014. - с. 35

Все документы, поступающие в организацию, проходят: первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством, передачу на исполнение.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов:

- направляемые на рассмотрение руководителю предприятия;

- направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя организации от рассмотрения мелких текущих вопросов, решение по которым могут принимать ответственные исполнители.

На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю организации документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.

Документы, подлежащие отправке в другую организацию, сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Н заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется. Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации. Внутренние документы организации передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для обработки мер по совершенствованию работы с документами.

1.3 Регистрация документов

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставленная на нем индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах Волков К.А., Приходько А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М. Документирование в управленческой деятельности: учебное пособие. - СПб.: СПбГАСУ, 2009. - 78 с..

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.

Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он не должен регистрироваться повторно.

Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

- порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

- индекс по номенклатуре дел.

1.4 Контроль исполнения документов

Функция контроля исполнения возлагается на ответственного за делопроизводство, а также на линейных руководителей, которые несут ответственность за своевременное выполнение решений, относящихся к сфере их компетенции.

Контроль делится на:

- предварительный, который имеет влияние на ход исполнения документов и регулирует процесс подготовки и принятия решения;

- итоговый, проводится службой делопроизводства периодически и обеспечивает сбор и обработку аналитической информации об исполнительной дисциплине предприятия.

Контролю исполнения подлежат все зарегистрированные документы, требующие принятия решения, составления ответов, внесения изменений в нормативные и инструктивные документы.

Предметом контроля в распорядительных документах и решениях коллегиальных органов служат не сами документы, а содержащиеся в них задания и сроки.

Состав наиболее массовых категорий контролируемых документов с указанием типовых сроков их исполнения указывается в инструкции по делопроизводству и содержит наиболее важные с точки зрения целей организации виды документов.

В технологии контроля исполнения выделяются 4 этапа:

1. Постановка на контроль.

2. Ведение контроля.

3. Снятие с контроля.

4. Анализ исполнения.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после реального и окончательного выполнения всех заданий, поручений и решений, содержащихся в документе и резолюциях.

Сроки исполнения документов бывают:

- типовые - устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления;

- индивидуальные - устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индивидуальные - руководителем, который их установил.

Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.

Карточки контролируемых документов систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов.

Службой контроля осуществляются следующие операции:

- формирование картотеки контролируемых документов;

- направление карточки контролируемого документа в подразделение - исполнитель;

- выяснения в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;

- напоминание подразделению - исполнителю о сроке исполнения;

- получение информации о ходе и результатах исполнения;

- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

- регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

- снятие документов с контроля по указанию руководителей;

- формирование картотеки исполненных документов.

Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах истечения срока в следующем порядке:

- задания последующих лет - не реже одного раза в год;

- заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

- заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Гриф МО РФ Изд. 4-е М.: Инфра-М, 2014. - с. 123

2. Практическая часть. Образцы оформления документов

В хозяйственной деятельности организаций используются разнообразные документы, оформляющие взаимоотношения сторон. Каждый из документов имеет общепринятую форму, согласно требованиям к оформлению основных организационно-распорядительных документов, которые представлены в ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документов. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Рассмотрим образцы оформления некоторых документов.

2.1 Образец оформления докладной записки

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Подлесная Л.В., Кнауэр Н.В. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методический комплекс. - М.: МГУТУ им. К.Г. Разумовского, 2014 [Электронный ресурс]

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«Независимая Сбытовая Компания - ЧГ»

(ООО «НСК-ЧГ»)

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

28.02.2015. № 001 Генеральному директору

ООО «НСК-ЧГ»

И.В.Новиковой

О необходимости увеличения штатной численности. Мелихановой Т.А.

Прошу подготовить приказ

об увеличение штатной

численности к 01.03.2015г.

Мелиханова

28.02.2015г.

За последние полугодие значительно увеличился объем работ по всем видам товаров фирмы. Штатный состав отдела продаж испытывает затруднения с оперативной обработкой поступающих заказов, несмотря на полную компьютеризацию обработки документов. В тоже время даже самая незначительная задержка в обработке заказов приводит к финансовым потерям.

В связи с вышеизложенным, прошу Вас рассмотреть возможность, увеличения штата менеджеров отдела продаж на две штатные единицы.

Начальник отдела продаж Кузнецова Т.М.Кузнецова

2.2 Образец оформления приказа

Приказ -- наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением Волков К.А., Приходько А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М. Документирование в управленческой деятельности: учебное пособие. - СПб.: СПбГАСУ, 2009. - с. 90 .

Все приказы делятся на два вида:

- по основной деятельности;

- по личному составу.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ

«Независимая Сбытовая Компания - ЧГ»

(ООО «НСК-ЧГ»)

ПРИКАЗ

28.02.2015 №15 Московская область,

город Черноголовка

Об изменения штатного расписания

В целях совершенствования организационной структуры предприятия

ПРИКАЗЫВАЮ

1. Менеджеру отдела по персоналу ввести в штат 2 дополнительные штатные единицы должности «Менеджер по продажам» к 15.03.2015

2. Начальнику отдела кадров разработать должностные инструкции к должности «Менеджер по продажам» к 10.03.2015г.

3. Главному бухгалтеру ввести в штатное расписание ставку для менеджера по продажам к 15.03.2015 и назначить заработную плату в размере 50000 рублей (пятьдесят тысяч рублей).

4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного бухгалтера руководителя отдела кадров.

Генеральный директор Новикова И.В.Новикова

С приказом ознакомлены:

Главный бухгалтер Волкова Е.Н.Волкова

01.03.2015

Руководитель отдела кадров Петрова В.Ю.Петрова

01.03.2015

2.3 Образец оформления заявления

Заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц, либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, либо критика деятельности указанных органов и должностных лиц Федеральный закон от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (с изменениями на 02 июля 2013 г.).

Директору ООО «НСК-ЧГ»

И.В. Новиковой

Курьера службы доставки

Иванова О.А.

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу Вас освободить меня от занимаемой должности путем перевода на должность менеджера отдела продаж в связи с окончанием срока обучения и присвоением квалификации менеджер с 15 марта 2015г.

Приложение

Копия диплома.

Иванов О.А.Иванов

01 марта 2015г.

Согласовано:

Начальник службы доставки Игнатьев А.В.Игнатьев

01 марта 2015г.

Начальник отдела продаж Кузнецова Т.М.Кузнецова

01 марта 2015г.

Начальник отдела кадров Петрова В.Ю.Петрова

01 марта 2015г

2.4 Образец оформления номенклатуры дел

Для обеспечения правильного формирования и учета дел предприятия составляется номенклатура дел.

Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности организации, кроме технической документации и печатных изданий Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Гриф МО РФ Изд. 4-е М.: Инфра-М, 2014.- с.84.

Номенклатура дел разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами.



Общество с ограниченной ответственностью «Независимая Сбытовая Компания -ЧГ» (ООО «НСК-ЧГ») НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ 25.12.2014г. №9 Московская область г. Черноголовка на 2015 год	УТВЕРЖДАЮ Директор ООО «НСК-ЧГ» Новикова И.В.Новикова 25.12.2014

Индекс	Заголовок дела	Кол-о дел	Срок хранения дела по перечню	ПРИМЕЧАНИЕ
01.Отдел кадров
01-01	Нормативно-правовые акты,приказы,распоряжения по вопросам кадрового обеспечения	2	до минова-ния надобнос ти, ст. 1б, 19а, (прим)
01-02	Приказы по личному составу на сотрудников	1	75 лет, ст 19 б
01-03	Приказы о предоставлении отпусков,командировках	1	5 лет, 19 б, (прим.)
01-04	Журнал регистрации приказов по личному составу	1	75 лет, ст 158 б
01-05	Журнал о предоставлении отпусков,командировках	1	5 лет, 158 б, (прим.)
01-06	Личные дела на сотрудни- ков	1	75 лет Ст.336
01-07	Личные карточки ф. Т-2	1 картотека	75 лет Ст 338
01-08	Трудовые договора на сотрудников	1	75 лет Ст 337
01-09	Правила внутреннего трудового распорядка	1	1 год Ст 173	После замены новыми
02. Бухгалтерия
02-01	Годовой баланс	1	Пост. ст.50
02-02	Лицевые счета по заработной плате сотрудников	3	75 лет ст. 53

Начальник отдела

документационного обеспечения Луковичкина А.Л. Луковичкина

Начальник архива Михайлова Л.В.Михайлова

Итоговая запись о количестве дел, заведенных в 2013г.

Всего: 20 (Двадцать)дел

Начальник отдела

документационного обеспечения Луковичкина А.Л. Луковичкина

Начальник архива Михайлова Л.В.Михайлова

Заключение

В процессе своей деятельности на каждом предприятии создается огромное количество документов. Организация работы с документами - ключевая задача управления в любом учреждении: от офиса небольшого предприятия до федерального ведомства или крупной корпорации.

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма - все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином для всего учреждения месте.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями;

Смешанная форма операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В большинстве учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

В небольших учреждениях, не имеющих общих отделов, отделов делопроизводства, делопроизводственное обслуживание осуществляет секретарь руководителя.

Если организация или учреждение имеют большой объем документов, то вводится структурное подразделение, отвечающее за делопроизводство. С целью регламентации делопроизводственного процесса, определения приемов и способов создания и обработки документов в организации отделы делопроизводства разрабатывают инструкции по делопроизводству, которые учреждаются приказом руководителя учреждения.

Список использованных источников

Подлесная Л.В., Кнауэр Н.В. Документирование управленческой деятельности: Учебно-методический комплекс. - М.: МГУТУ им. К.Г. Разумовского, 2014 [Электронный ресурс] CD

Подлесная Л.В., Кнауэр Н.В. Документирование управленческой деятельности: Рабочая учебная программа -М.: МГУТУ им. К.Г. Разумовского,. 2014 [

Волков К.А., Приходько А.Н., Расина Т.А., Шутова И.М. Документирование в управленческой деятельности: учебное пособие. - СПб.: СПбГАСУ, 2009. - 140 с. документ заявление приказ номенклатура

Камышев Э.Н. Современное документоведение. Учебное пособие с практикумом / Э.Н. Камышев, Г.Ю. Литвинцева. - Томск: Изд-во Томского политехнического университета, 2009. - 116 с.

Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. Гриф МО РФ Издание 4-е М.: Инфра-М, 2014. - 312 с.

Кирсанова М.В., Аксёнов Ю.М., Анодина Н.Н. Деловая переписка: Учебно-практическое пособие Издание 3-е М.: Инфра-М, 2014. - 136 с.

Размещено на Allbest.ru