Управление проектами

Менеджмент качества в рамках управления проектом - это система методов, средств и видов деятельности, направленных на выполнение требований и ожиданий клиентов проекта к качеству самого проекта и его продукции.

Таким образом, можно выделить менеджмент качества самого проекта и менеджмент качества продукции проекта.

Управление качеством включает в себя все функции общего руководства по разработке политики в области качества, установления целей, полномочий и ответственности, а также процессы планирования, контроля и обеспечения качества, с помощью которых в рамках системы качества происходит реализация данных функций.

2. Объясните, почему основные принципы концепции «всеобщего управления качеством» близки философии управления проектами.

Всеобщее управление качеством -- это принципиально новый подход к управлению любой организацией, нацеленный на качество, основанный на участии всех ее членов (персонала во всех подразделениях и на всех уровнях организационной структуры) и направленный на достижение долгосрочного успеха посредством удовлетворения требований потребителя и выгоды как для сотрудников организации, так и для общества в целом.

Всеобщее управление качеством (Total Quality Management) -- это философия организации, которая основана на стремлении к качеству и практике управления, приводящей к всеобщему качеству. Отсюда качество -- это не то, что Вам приходится отслеживать или добавлять на каком-то этапе производственного процесса, это сама сущность организации.

Управление качеством -- это динамично развивающаяся концепция. На сегодня существует несколько основных «школ» ТQМ (японская, американская, европейская). Возможно, поэтому в среде специалистов нет единого мнения о количестве принципов, на которых базируется ТQМ. Основными же признаны следующие восемь:

1. Ориентация организации на потребителя.

2. Роль руководства.

3. Вовлечение сотрудников.

4. Процессный подход.

5. Системный подход к управлению.

6. Постоянное совершенствование.

7. Принятие решений, основанное на фактах.

8. Взаимовыгодные отношения с поставщиками.

3. Как планируются затраты на качество в управлении проектами? Какие методы используются при планировании затрат на качество?

Управление затратами на качество, является наиболее распространенным и часто используется при построении системы качества по требованиям стандартов ISO серии 9000. Затраты на качество включают в себя все расходы, связанные с качеством, и подразделяются на две общие группы -- затраты, вызванные несоответствиями, и затраты на предупреждение и выявление несоответствий.

Затраты, связанные с качеством (затраты на качество), -- это затраты, возникающие при обеспечении и гарантировании удовлетворительного качества, а также затраты, связанные с потерями в том случае, когда не достигнуто удовлетворительное качество.

При выборе методов достижения качества важным аспектом является планирование затрат на качество. Методы, которые используются при анализе и планировании затрат на качество, не отличаются от обычных методов, принятых при оценке эффективности проекта -- чистой текущей стоимости, внутренней нормы доходности и дисконтированного периода окупаемости. Поскольку эти методы базируются на денежных потоках, для формирования этих потоков используется анализ затрат и выгод от улучшения продукции (Cost-Benefi t Analysis -- CBA). Под затратами на качество понимаются затраты на действия, связанные с достижением необходимого уровня качества. Они включают в себя:

* стоимость работ по обеспечению соответствия;

* стоимость работ по устранению несоответствий.

Следует понимать, что улучшение качества в перспективе приводит к снижению себестоимости продукции и к удешевлению проекта. Однако в краткосрочном периоде оно оборачивается дополнительными затратами. При планировании качества инструментом оценки затрат, следовательно, является маржинальный анализ. В соответствии с ним рассчитывается ценность дополнительных доходов от улучшения продукции проекта и сопоставляется с ростом затрат на улучшение продукции. Точка, в которой эти разнонаправленные кривые будут пересекаться, является оптимальным уровнем затрат на качество для данного проекта.

4. Из каких разделов состоит план управления качеством? Какую роль он играет в информационном обеспечении проекта?

Результатом планирования качества является план управления качеством (Quality Management Plan), который описывает систему качества проекта, т.е. организационную структуру, распределение полномочий и ответственности, процедуры, процессы и ресурсы, необходимые для обеспечения управления качеством.

В зависимости от отрасли, в которой работает организация и характера работ (вида проекта, состава процессов, условий контракта) состав разделов плана качества может меняться. Несмотря на это, существуют разделы, которые должны содержаться в каждом плане качества.

1.Область применения:

Раздел содержит сведения об объекте плана качества. Объектом может быть проект, процесс или контракт. Далее указываются требования, которые должны быть реализованы в ходе выполнения работ. Требования могут указываться как напрямую, так и за счет ссылок на нормативные документы.

2.Цели:

В данном разделе обычно указываются значения целевых показателей, которых необходимо достичь в результате работ, либо, если цели не могут быть выражены количественно, то формулируются качественные показатели. Также, могут указываться способы достижения целевых значений и методы измерения показателей.

3.Ответственность руководства:

Указываются обязанности, функции и ответственность руководителей работ и персонала. Может составляться оргструктура управления работами и указываться подчиненность и взаимодействие участников работ.

4.Управление документацией и контроль:

Как правило, документы являются основным способом связи в системе управления работами. В плане качества может приводиться состав документов, способы их идентификации и оформления, ответственность за создание, проверку и утверждение, а также способы доступа к документам.

5.Управление проектированием и разработкой:

Если в ходе работ предполагается проектирование, то план качества должен включать в себя план проектирования. В этом случае указываются применяемые стандарты проектирования, технические требования и характеристики качества проекта. Обязательно приводятся источники получения входных данных и правила проверки результатов проектирования. Кроме того, в данном разделе указывается порядок проверки проекта и правила управления изменениями.

6.Управление производством:

Данный раздел обычно включает в себя процедуры и правила выполнения работ, а также необходимые действия по контролю. Если план качества создается на базе действующей документации СМК, то приводятся ссылки на существующие процедуры системы качества. Если предполагается выполнять работы, которые не входят в область действия существующей системы качества, то в данном разделе необходимо разработать схемы управления такими работами. Они должны включать этапы исполнения работ, сопровождающие документы, рабочие и операционные инструкции, состав инструментов, оборудования и методик, методы контроля и критерии приемки работ.

7.Мониторинг и измерения:

Здесь представляют основные функции обеспечения качества работ. План качества в этом разделе должен содержать применяемые методы мониторинга и измерений характеристик работ, этапы на которых выполняются измерения, состав контролируемых характеристик (показателей), критерии и основания приемки работ.

8.Аудиты:

Независимо от размеров или характера работ необходимо периодически проводить проверки качества для оценки соблюдения стандартов и требований плана качества. Эти проверки могут выполняться внутренней командой или внешними аудиторами.

В данном разделе плана качества указывают, кто будет проводить аудиты, какова периодичность аудитов и каковы объемы проверки.

9.Управление несоответствиями:

В данном разделе план качества устанавливает виды несоответствий и порядок управления каждым из этих видов несоответствий. Также в этом разделе указывают, кто отвечает за принятие решений по выполнению тех или иных действий с выявленными несоответствиями.

10.Управление рисками:

Раздел определяет состав рисков, методы определения рисков и методы контроля их возникновения в ходе исполнения работ. Также здесь указываются действия по снижению рисков и степень их влияния на цели и результаты работ.

11.Управление персоналом, квалификация и обучение:

План качества должен содержать требования по образованию, подготовке и навыкам персонала, выполняющего работы. Если требуется дополнительная подготовка персонала, то в плане качества указывают график обучения или порядок привлечения к работам сотрудников, обладающих необходимыми навыками.

5. Как обеспечивается соответствие требованиям качества в ходе реализации проекта?

Для обеспечения качества обычно применяются те же инструменты и методы, которые используются при планировании качества. Прежде всего это выбранные на предыдущем этапе метрики качества. В качестве методов используются:

* проведение экспериментов (испытания, контрольные тесты);

* контрольные списки, разработанные на этапе планирования качества;

* бенчмаркинг -- сравнение проверяемой продукции или процедур проекта с лучшими аналогами с целью определения направления улучшений.

Важную роль играют также аудиты качества -- проверки соответствия исполнения проекта выбранным на этапе планирования организационным и проектным политикам, процессам и процедурам. Аудит является независимой экс- пертной оценкой, направленной на выявление неэффективных и экономически неоправданных процедур и процессов в ходе реализации проекта. Аудиты могут быть плановыми, осуществляемыми по заранее утвержденному расписанию, и внеплановыми.

6. Какие виды контроля качества применяются в управлении проектами?

Контроль качества -- комплекс технических и технологических мероприятий по проверке соответствия продукции, процедур и процессов проекта требованиям качества, анализу отклонений и внесению необходимых корректирующих воздействий.

Классификация видов и методов контроля качества в управлении проектом представлена на рисунке .

Как правило, для обеспечения качества проекта используют следующие мероприятия:

-- контроль разработки проекта (проектирования) -- должен быть направлен на то, чтобы в проектной документации были отражены требования законодательства, промышленные стандарты, экологические нормативы, а также учтены требования потребителя;

-- контроль документации -- должен гарантировать, что документы и вносимые в них изменения проверены на соответствие, переданы туда, где они необходимы, и используются по назначению;

-- контроль поставки оборудования и материалов -- должен обеспечить соответствие оборудования, материалов и услуг проектной документации;

-- идентификация и контроль материалов, деталей, узлов -- должен не позволять использовать ошибочные или дефектные материалы и детали. Это особенно важно, так как проекты часто требуют применения новых уникальных ресурсов, и поэтому недостаточный входной контроль может создать угрозу реализации проектам;

-- проверка готовности к испытаниям -- должна гарантировать, что при проведении испытаний будут соблюдены все необходимые требования, а сами испытания материалов, приборов, оборудования и т.п. будут проведены в соответ- ствующих условиях;

-- проверка контрольно-измерительной аппаратуры -- должна гарантировать необходимый уровень точности и аккуратности при проведении испытаний;

-- проверка системы управления запасами -- должна обеспечивать поддержание необходимого уровня запасов, их защиту, условия хранения и т.п.;

-- контроль проведения испытаний и приемки;

-- корректирующие воздействия -- должны гарантировать обнаружение и ликвидацию ситуаций, негативно влияющих на качество проекта, а также предотвращение повторения таких ситуаций в будущем;

-- регистрация мер по обеспечению качества -- позволяет определить эффективность программы.

7. Опишите основные инструменты контроля качества, применяемые в управлении проектами.

Для контроля качества используются инструменты, облегчающие визуализацию результатов, прежде всего, различные диаграммы.

1. Диаграмма причинно-следственных связей (диаграмма Исикавы), которую также называют диаграммой «рыбьего скелета», применяется при разработке и непрерывном совершенствовании продукции. Она иллюстрирует связь различных факторов с возможными проблемами или эффектами. Диаграмма позволяет систематизировать все потенциальные причины рассматриваемых проблем, выде- лить самые существенные и провести поуровневый поиск первопричины.

2. Контрольные диаграммы предназначены для определения, насколько стабильно протекает тот или иной процесс и насколько предсказуемо его развитие. Контрольные диаграммы могут использоваться в качестве инструмента по сбору данных для отображения случаев, когда в процессе возникают различные изменения, вызванные особыми причинами, способные создать условия, не поддающиеся контролю. Контрольные диаграммы также дают наглядное представление о развитии процесса во времени.

3. Диаграмма зависимостей позволяет анализировать причины возникновения проблем. Диаграмма зависимостей представляет собой графическое отображение процесса. Существует множество различных стилей представления диаграмм зависимостей, но все они отображают операции, точки принятия решений и порядок обработки данных. Диаграммы зависимостей дают представление о том, как раз- личные элементы системы взаимодействуют между собой.

4. Гистограмма -- это столбиковая диаграмма, отображающая распределение переменных. Каждая колонка представляет атрибут или свойство проблемы (ситуации). Высота колонки обозначает относительную частоту свойства. Данное инструментальное средство позволяет выявить причину проблемы по форме и ширине распространения.

5. Диаграмма Парето -- инструмент, позволяющий разделить факторы, влияющие на возникшую проблему, на важные и несущественные для распределения усилий по ее решению. В основе диаграммы Парето лежит «принцип Парето» (80/20), согласно которому 20% причин приводят к 80% проблем, поэтому целью построения диаграммы является выявление этих причин для концентрации усилий по их устранению.

6. Схема прогноза отображает историю и модель изменений. Схема прогноза представляет собой линейный график, отображающий точки ввода данных, расположенные на графике в порядке их возникновения. Схема прогноза дает представление о трендах процесса во времени, колебаниях во времени, а также о позитивных и негативных изменениях процесса во времени.

7. Диаграмма рассеивания отображает модель взаимоотношений между двумя переменными. При помощи данного инструмента квалифицированная команда может проводить изучение и определять возможные взаимоотношения между изменениями, наблюдаемыми в двух переменных.

13. Логистика проекта и управление контрактами

Задание: ответьте на контрольные вопросы:

1. Какую роль играют договорные отношения в управлении проектами? Какими типами контрактов могут быть описаны отношения участников проекта?

Отношения между участниками проекта строятся на основе договора (контракта).

Контракт -- это взаимное соглашение, обязывающее продавца (поставщика услуг) предоставить указанные продукты, услуги или результаты работ, а покупателя -- предоставить продавцу денежное или иное надлежащее встречное удовлетворение.

Заключение контрактов связано с правовыми обязательствами, возникающими при передаче технологий, строительстве зданий, закупке и установке машин и оборудования, а также при финансировании. Основные положения о регламентации заключения и исполнения сделок и общие положения о договорах сформулированы в первой части ГК РФ и развиты в его второй части. Во второй части ГК РФ дана правовая трактовка всей системы договорных отношений, которые могут осуществлять хозяйствующие субъекты, установлены права, обязанности и ответственность участников договоров.

В соответствии с закрепленным в гражданском праве принципом свободы договора участники проекта вправе самостоятельно определять, с кем и на каких условиях заключать договор, на что и в каких объемах использовать вкладываемые средства.

Основным видом контрактов (договоров), регулирующих инвестиционную деятельность, являются договоры подряда, в соответствии с которыми одна сторона (подрядчик) обязуется выполнить по заданию другой стороны (заказчика) определенную работу и сдать ее результат заказчику, а заказчик обязуется принять результат работы и оплатить ее (гл. 37 ГК РФ)

2. Как формируется цена работ в каждом из типов контракта? Опишите достоинства и недостатки ценообразования в разных типах контрактов.

Можно выделить следующие виды контрактов с возмещением издержек:

-- контракт с полным возмещением издержек (К1);

-- контракт с фиксированной ценой единицы продукции (К2);

-- контракт с ценой, равной фактическим затратам плюс фиксированный процент от затрат (К3);

-- контракт с ценой, равной фактическим затратам плюс фиксированная доплата (К4);

-- контракт с ценой, равной фактическим затратам плюс переменный процент (К5);

-- контракт с определением цены по окончательным фактическим затратам (К6);

-- контракт с гарантированными максимальными выплатами (К7).

Для проведения сравнительных расчетов по определению цены для разных типов контрактов воспользуемся следующими обозначениями и формулами:

* Е -- оценка подрядчиком стоимости работ на момент получения контракта;

* М -- величина вознаграждения исполнителя, предусмотренная в контракте;

* В -- планируемая цена работ на момент подписания контракта;

* А -- фактическая стоимость расходов исполнителя по выполнению первоначально предусмотренного объема работ по контракту (А = Е + В);

* V -- отклонение стоимости работ при планировании (V = А - Е);

* С -- дополнительные расходы по работам по просьбе заказчика;

* N -- согласованная пропорция разделения между исполнителем и заказчиком полученной экономии при контрактах вида К6;

* Р -- фактические выплаты заказчика исполнителю;

* F -- полная прибыль исполнителя;

* R -- базисный процент вознаграждения сверх планируемого при контракте с фиксированной доплатой;

* Ri -- процент премиального вознаграждения для кон- трактов i-го типа. Общий процент премии равен R + Ri .

Расчеты полной цены, затрат заказчика и прибыли по разным видам контрактов показаны в табл. 1-3.

Таблица 1.

Полная цена контракта

Вид контракта	Вознаграждение	Цена контракта
К1	М = (R + R1) Е	В = (1 + R + R1) Е
К2	М = (R + R2) Е	В = (1 + R + R2) Е
К3	М =R A = R E	В = (1 + R) Е
К4	М = R E	В = (1 + R) Е
К5	М = R (2E - A) = R E	В = (1 + R) Е
К6	М = R E + N (E - A) = R E	В = (1 + R) Е
К7	М = (R + R3) Е	В = (1 + R + R3) Е



Таблица 2.

Фактические расходы заказчика

Вид контракта	Расходы по изменению условий контракта	Расходы заказчика
К1	С (1 + R + R1)	P = B + C (1 + R + R1)
К2	С (1 + R + R2)	P = (1 + R + R2) (A + C)
К3	C (1 + R)	P = (1 + R) (A + C)
К4	С	P = R E + A + C
К5	C (1 + R)	P = R (2E - A + C) + A + C
К6	С	P = R E + N (E -- A) + A + C
К7	0	P = B

Таблица 3. Полная прибыль исполнителя

Тип контракта	Прибыль от изменения условий контракта	Полная прибыль исполнителя
К1	С (R + R1)	F = E - A + (R + R1) (E + C)
К2	С (R + R2)	F = (R + R2) (A + C)
К3	С R	F = R (A + C)
К4	0	F = R E
К5	С R	F = R (2E - A + C)
К6	0	F = R E + N (E -- A)
К7	-С	F = (1 + R + R3) E - A - C

В соответствии со ст. 709 ГК РФ, цена в договоре подряда включает компенсацию издержек подрядчика и причитающееся ему вознаграждение. Цена работы определяется, как правило, путем составления сметы и может быть приблизительной или твердой. Соответственно, в качестве базовых типов кон- трактов могут рассматриваться.

* контракт с твердой (паушальной) ценой. Предполагает выплату подрядчику заранее определенной цены независимо от понесенных им затрат на выполнение проекта. Применяется в тех случаях, когда проект тщательно разработан, работы по нему выполняются в четкой последовательности, подрядчик может осуществлять жесткий контроль за ходом работ и располагает достаточными ресурсами для того, чтобы нести соответствующий риск (риск случайной гибели или случайного повреждения объекта строительства, составляющего предмет договора строительного подряда, до приемки этого объекта заказчиком несет подрядчик).

* контракт с возмещением издержек. Предполагает возмещение подрядчику части затрат, связанных с выполнением проекта. Возмещение производится не по всем затратам, а лишь по тем, которые отнесены к возмещаемым условиями договора. Такие контракты применяются в случае, если:

-- проект недостаточно детально разработан для того, чтобы определить его твердую цену;

-- при реализации крупного проекта заказчик осуществляет контроль за ходом ведения работ;

-- заказчик хочет осуществлять более жесткий контроль за выбором поставщиков и субподрядчиков;

-- график работ предусматривает одновременное ведение работ на нескольких участках;

-- особенности проекта не дают заинтересованности под- рядчику в принятии на себя дополнительного риска.

Преимущества и недостатки базовых типов контрактов

Вид проекта	Для заказчика	Для подрядчика
	Преимущества	Недостатки	Преимущества	Недостатки
Контракт с твердой ценой	Меньшая стоимость проекта. Более высокая степень определенности бюджета фирмы, возможностей, обеспечения финансированием. Меньшая потребность в собственном персонале, осуществляющем контроль за выполнением проекта. Выбор подрядчиком квалифи цированных исполнителей	Меньшая степень вовлеченности в осуществление проекта. Затратам уделяется больше внимания, чем качеству. Необходимость детальной пред- варительной проработки проекта, что требует дополнительного времени и затрат	Потен- циальная возможность получения большей прибыли. Максимальное участие заказчика	Потен- циальная возможность значительных убытков. Отвлечение ресурсов на подготовку предложений о заключении контракта
Контракт с возмещением затрат	Возможность влиять на ход выполнения проекта. Прибыль подрядчика устанавливается на уровне, определяемом рынком. Большая предсказуемость результатов	Риск перерасхода средств. Более высо- кие затраты на контроль. У подрядчика нет стимула сокращать накладные расходы	Отсутствует риск денежных потерь	Ограни- ченный уровень прибыльно- сти. Жесткий оперативный контроль со стороны заказчика

3. Почему подрядные торги являются важным элементом управления контрактами?

Торги -- это способ закупки товаров, размещения заказов и выдачи подрядов, который предполагает привлечение к определенному, заранее установленному сроку предложений от нескольких поставщиков или подрядчиков и заключение контракта с тем из них, предложение которого наиболее выгодно организаторам торгов по ценам или другим коммерческим условиям.

Цель организации торгов -- повышение эффективности производства, качества строительства и надежности сооружаемых объектов на основе конкуренции.

4. Перечислите, что входит в состав конкурсной документации для участников торгов.

Тендерная документация -- комплект документов, содержащий исходную информацию о технологических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета торгов, а также об условиях и процедуре торгов. Как правило, она содержит следующие основные разделы:

-- приглашение для участия в торгах;

-- общие сведения об объекте и предмете торгов;

-- техническая часть (проектная документация) и коммерческая часть тендерной документации;

-- инструкции оферентам;

-- форма заявки претендента на участие в торгах;

-- условия и порядок проведения торгов;

-- проект контракта.

Тендерный комитет распространяет тендерную документацию среди всех потенциальных участников торгов за определенную плату.

5. Какими критериями следует руководствоваться при выборе поставщиков для проекта?

Важное значение для успеха проекта имеет правильный выбор его поставщиков. Для этого необходимо ответить на следующие вопросы.

* Какие типы контрактов будут использоваться при поставке ресурсов проекта?

* Если необходимы независимые оценки поставщиков и ресурсов, то кто и когда их будет производить?

* Как будет выстроено взаимодействие команды проекта и организации-поставщика (контрактора), ее подразделений по снабжению?

* Какие стандартные контрактные документы необходимы?

* Как будет организована работа со многими поставщиками?

* Как поставки координируются с другими процессами проекта?

6. На что следует обращать внимание при приемке результатов работ и продукции в целях наилучшего обеспечения проекта ресурсами?

Исходными данными для планирования ресурсного обеспечения проектов являются:

-- расписание и бюджет проекта, в разбивке по кварталам и месяцам;

-- квартальный план ввода объектов в эксплуатацию и задания по окончанию работ проекта;

-- годовой план закупок ресурсов;

-- годовой график поставки материалов от специализированных организаций.

При контроле приемки продукции по сроку и количеству различается:

* просрочка поставки -- когда поставщик задержал поставку против срока, обусловленного в договоре;

* недопоставка продукции -- если поставщик в обусловленный в договоре срок поставил меньшее количество продукции, чем это предусмотрено в договорной спецификации;

* восполнение -- дополнительная поставка ранее недоданной продукции;

* ответственное хранение -- принятие заказчиком поставленной продукции без права ее использования с обязательством ее сохранности.

Различают следующие оценки поставленной продукции при контроле технологического оборудования по критерию качества:

* качественная -- налицо совокупность потребительских свойств и способность удовлетворять определенные потребности строительства объектов и пусковых мощностей, обеспечивая технические, социальные, эстетические требова- ния, установленные в нормативных документах;

* ненадлежащего качества -- оборудование соответствует требованиям нормативных документов и может использоваться по прямому назначению, но показатели качества ниже указанных в отгрузочных документах поставщика;

* некомплектная -- нет в наличии всех необходимых деталей, аппаратуры, принадлежностей, вспомогательных устройств, запасных частей, всех предметов, входящих в строго установленный ассортимент;

* с производственными недостатками -- из-за нарушений технологических процессов при изготовлении и отступлений от проекта имеются недостатки или дефекты;

Качество поставляемой продукции должно соответствовать показателям государственных стандартов, отраслевых технических условий, утвержденным образцам. При их отсутствии контроль качества продукции осуществляется по стандартам и техническим условиям, утвержденным поставщиком по согласованию с заказчиком. По окончании приемки продукции составляется акт, который подписывается всеми лицами, участвующими в проверке качества и комплектности оборудования.

14. Закрытие проекта. Основные процедуры

Задание: ответьте на контрольные вопросы:

1. Объясните, в чем заключается роль фазы закрытия проекта? Как эта фаза может повлиять на эффективность текущего и будущих проектов компании.

Главная цель этой фазы -- проверить и передать заказчику результат проекта. Для этого необходимо выполнить приемо-сдаточные работы в соответствии с процедурой приемки, которая должна быть определена заранее на самой ранней стадии проекта.

Вторая важная задача, которая должна быть решена на данной фазе, это реализация обратной связи по проекту.

Цель -- сохранить результаты, знания и опыт, полученные в проекте, для более эффективного и качественного выполнения аналогичных проектов в будущем. Необходимо архивировать все результаты, документировать опыт, уроки по проекту и предложения по улучшению технологии выполнения работ и управления проектами.

2. Почему правильное закрытие проекта особенно важно для проектов, которые завершаются досрочно вследствие неполучения запланированных результатов?

Завершающие операции направлены на повышение эффективности следующих проектов -- как экономической (доходность инвестиций), так и организационной и технологической. Для этого очень важно учесть опыт выполненного проекта и внести соответствующие изменения в организационную структуру, организацию финансирования, логистику, планирование проекта, разработать более эффективный стиль управления и т.д.

Закрытие проекта может быть осуществлено также досрочно, до окончательного выполнения всех операций. В этом случае процесс завершения проекта также включает процедуры, исследующие и документирующие причины предпринятых действий.

3. Перечислите, какие разделы включает в себя итоговый отчет по проекту.

Все проекты и в особенности те, которые закрываются досрочно вследствие заведомого недостижения поставленных целей, должны завершаться итоговым отчетом, который должен содержать следующую информацию:

-- описание достигнутых в результате реализации проекта результатов;

-- описание дополнительных (незапланированных) полезных результатов, если таковые были получены. Это особенно характерно для инновационных проектов, где получение таких результатов может стать толчком для развития нового направления исследований, открытия новых рынков;

-- результаты выполнения плановых целей по качеству проекта и его продукции;

-- определение и анализ факторов (событий), положительно повлиявших на ход выполнения проекта;

-- определение и анализ факторов, отрицательно повлиявших на проект;

-- уроки проекта -- как можно было бы избежать негативных отклонений от целей, сроков, качества, бюджета проекта;

-- предложения по улучшению процесса управления проектом;

-- организационные и технологические инновации, реализованные в ходе проекта;

-- материалы, которые могут быть использованы при реализации других проектов.

4. Какие процедуры нужно выполнить, чтобы закрыть контракты проекта?

Завершение проекта подразумевает прекращение всех договорных отношений, действовавших в период его реализации, т.е. административное закрытие контрактов и осуществление всех выплат по проекту, оговоренных контрактами. Основные мероприятия по закрытию контракта:

-- проверка финансовой отчетности;

-- паспортизация;

-- выявление невыполненных обязательств;

-- завершение невыполненных обязательств;

-- гарантийное обслуживание и окончательные расчеты.

5. Почему важен постаудит проекта, на решение каких задач он направлен?

Постаудит определяется как объективная и независимая оценка эффективности и целесообразности расходования средств в процессе реализации проекта.

Постаудит направлен на реализацию следующих основных целей:

1) повышение качества существующих инвестиционных решений. Возможность того, что методы, рассуждения и предположения, которыми руководствовался менеджер, могут быть подвергнуты аудиту в будущем, может рассматриваться как стимулирующий фактор, который побуждает менеджера к улучшению качества и достоверности информации;

2) повышение качества будущих инвестиционных решений. Постаудит должен обеспечить своевременную обратную связь и предоставить информацию относительно того, почему проекту не удалось достичь обещанного уровня и, таким образом, уменьшить вероятность неудачи при реализации будущих проектов;

3) инициирование деятельности по внесению корректив в уже существующие проекты

6. Какова роль программных продуктов в управлении проектами? Какие принципы необходимо учитывать при выборе программного продукта?

Одним из необходимых инструментов проектного управления является программный продукт, без которого невозможно осуществлять полноценное планирование и оперативные расчеты. Как правило, системы управления проектами делятся на системы начального уровня

-- для небольших фирм с локальными целями, и на профессиональные системы управления проектами

-- для координации крупных проектов и мультипроектного управления, поэтому и использовать их можно по-разному.

Для одних -- это инструмент компьютерного моделирования проектов и просчета последствий принимаемых решений до их реализации, для дру- гих -- средство отображения показателей и получения отчетности. Выбор программного продукта зависит прежде всего от сложности целей и задач проекта. Чтобы выбрать оптимальный программный продукт для управления проектами, необходимо четко представлять функции и требования, предъявляемые к системе. Так как управление проектами в организации может осуществляться на различных уровнях, требования к программному продукту на каждом уровне тоже будут отличаться. Например, для высшего руководства важны такие характеристики программного продукта как легкость в применении, процедуры для планирования «сверху вниз», возможность получать обобщенные отчеты. Для руководителей на функциональном уровне важнее мощность временного, стоимостного и ресурсного планирования, анализа рисков, средства контроля реализации проекта, а на уровне операций значение имеют простота использования, наглядность и легкость изучения. Следующим важным шагом в построении системы является выбор программного продукта, который позволит реализовывать логику новых бизнес-процессов предприятия и достичь поставленных целей с максимальным результатом. Учитывая огромное количество программных продуктов на рынке, сделать правильный выбор очень сложно. Число различных фирм, предлагающих программные продукты по управлению проектами, постоянно растет, и сейчас их число достигло нескольких сотен. В России наиболее популярными пакетами являются такие программные продукты, как Microsoft Project, Spider Project, Primavera, Open Plan и некоторые другие.

Размещено на Allbest.ru