Использование информационной системы управления на примере торговой компании "Макс"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Сущность и роль информационных систем в управлении предприятием

1.1 Характеристика информационных систем управления предприятием

1.2 Виды информационных систем управления предприятием, их применение

1.3 Специфика информационных систем управления торговым предприятием класса ERP

Глава 2. Применение информационной системы управления предприятием класса erp в деятельности торговой компании ООО «МАКС»

2.1 Характеристика деятельности ООО «Макс», анализ его финансово-экономического положения

2.2 Применение ERP-системы в ООО «Макс»

2.3 Рекомендации об улучшении деятельности торговой компании ООО «Макс» при помощи информационной системы

Список источников

Приложения



Введение

Актуальность темы дипломной работы. Сегодня эффективное управление представляет собой ценный ресурс для компании, вместе с финансовыми, материальными, человеческими и другими ресурсами. Поэтому, повышение эффективности управленческой деятельности является одним из направлений усовершенствования деятельности компании в целом. Наиболее очевидным способом улучшения эффективности протекания трудовой деятельности является его автоматизация.

В современной экономике требования к автоматизированной системе управления предприятия меняются достаточно быстро. Компании стремительно развиваются, следовательно, в одной компании появляются еще несколько других видов деятельности и имеющаяся в компании автоматизированная система уже не соответствует требованиям руководства. Следовательно, необходимо владеть информацией о многообещающих направлениях в сфере управленческого учета. Компания, владеющая наиболее своевременной, полной и достоверной экономической информацией имеет возможность закрепиться на рынке.

Большинство российских предприятий в процессе конкурентной борьбы ищет новые пути повышения качества продукции и выполнения работ в заданные сроки. Развитие информационных технологий позволяет решать вопросы, используя не только информацию прошлых периодов, но и информацию в режиме реального времени. В современном производстве информация рассматривается уже как производственный ресурс, становясь на один уровень с финансами, материалами, энергией и другим. Специфика информации как производственного ресурса состоит в том, что данные, преобразованные в форму, которая является значимой для предприятия, могут использоваться и обеспечивать рациональное управление предприятием, при помощи информационных систем.

Степень научной разработанности темы. Основателями методологии управления деятельностью предприятия при помощи вычислительных машин являются американские ученые Орлицки и Оливер Уайт, их работы продолжили - Норман Гайвер, Робин Гудфеллоу, Ричард Пинкертон, Уильям Берри, Джимми Браун, Деррил Ландватер, Томас Вольманн, Кристофер Грэй, Клай Уайбарк. Труды этих ученых сложили общую концептуальную основу информационных систем управления предприятием.

Одними из первых работ, по автоматизации ресурсов предприятия методом линейного программирования, были предложены в 1939 году Л.В. Канторовичем, профессором Ленинградского университета. С 1970-х годов огромный вклад в развитие автоматизированных систем управления предприятием, внесли такие ученые, как С.А. Соколицин, В.В. Новожилов, С.Г. Пуртов, С.Н. Абдуллина, С.И. Сухоруков. Труды этих ученых предоставили возможность успешного использования автоматизации управления предприятием при плановой экономике.

В 1990-х годах, с переходом к рыночным отношениям, труды российских ученых были направлены в основном на применение зарубежных моделей управления в информационных системах, так как существующие тогда информационные системы, разработанные для плановой экономики, стали уже не пригодны, в то время как информационные технологии за рубежом ушли далеко вперед. Представителями являются Ю.П. Попов, Д.А. Гаврилов, Г.Н. Калянов, С.А. Питеркин, Г.А. Титоренко, В.А. Лапидус, В.П.Краснова, И.И. Бажин, И.В. Балахонова, С.А. Волчков, С.Б. Кутыркин, С.Н. Колесников, А.А. Привалов.

Изучение работ российских и зарубежных ученых показало, что почти все они направлены на задачи внедрения и эксплуатации информационных систем управления предприятием.

Цели и задачи дипломной работы:

Целью дипломной работы является усовершенствование деятельности организации с помощью использования информационной системы управления, на примере торговой компании «Макс».

Цель данной работы определила следующие ее задачи:

1) Выделить основные особенности информационных систем управления предприятием;

2) Определить базовые виды информационных систем управления предприятием, их применение;

3) Выявить специфику информационных систем управления для торгового предприятия;

4) Изучить специфику деятельности торговой компании «Макс» и провести ее финансово-экономический анализ;

5) Рассмотреть возможности применения информационной системы класса ERP в торговой компании «Макс»;

6) Предложить рекомендации по улучшению деятельности компании «Макс» при помощи информационной системы.

Объектом данной дипломной работы является ООО Торговая компания «Макс», а предметом являются информационные системы управления предприятием.

Теоретическая и методологическая база исследования. Теоретической и методологической базой явились труды отечественных и зарубежных ученых в области менеджмента, финансового анализа, управления предприятием с помощью вычислительных машин и информационных систем. В дипломной работе использованы методы финансово-экономического анализа, а также методы системного анализа.

Структура и содержание теоретической и практической частей дипломной работы. Дипломная работа состоит из введения, двух глав и заключения. В первой главе освещены вопросы, касающиеся теоретических основ сущности и роли информационных систем управления предприятия, а именно характеристика информационных систем управления предприятием, их виды, специфика информационных систем для торгового предприятия. Вторая глава, в свою очередь, предоставляет анализ финансовой деятельности, применение ERP-системы в торговой компании «Макс», а также экономическую оценку рекомендаций по улучшению деятельности компании «Макс» при помощи информационной системы.

Апробация работы. Апробация работы осуществлялась посредством выступлений на конференциях разного уровня по тематике дипломного исследования (всего участвовала в трех конференциях). По результатам проведенной работы подготовлено две публикации. Кроме того, апробация осуществлялась непосредственно на изучаемом предприятии, для которого проведен всесторонний анализ финансовой деятельности, показаны возможности применения информационной системы класса ERP «1С: УПП» и разработаны предложения об улучшении деятельности компании. Рекомендация по внедрению программного продукта «ПитерСофт: Управления процессами», который совместим с существующей информационной системой «1С: УПП» и который обеспечит прозрачность протекающих процессов, повысит управляемость в компании, также оптимизирует бизнес-процессы компании «Макс» принята во внимание, о чем имеется справка о внедрении.

информационный торговый управление



Глава 1. Сущность и роль информационных систем в управлении предприятием

1.1 Характеристика информационных систем управления предприятием

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых - основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие - постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом. Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также ресурсами.

Новая экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы (АИС). [15, с.48]

Арсентьев А.В. считает, что под системой управления понимается совокупность взаимосвязанных элементов, предназначенных для целенаправленного воздействия управляющего органа на управляемый объект.[2]

Компания как организационная система имеет определенную структуру, как в управляющей, так и в управляемой системе. Если управляемая система определяется технико-технологическими особенностями данного предприятия, производственными связями, то управляющая система определяется тем, какие функции нужно выполнять в процессе управления размерами и сложностью производства. [3, c.75]

Информационное обеспечение управления осуществляется посредством функционирования информационной системы. [5, c.54]

Шуремов Е.Л. считает, что информационная система - это средство организации информационного обеспечения процесса управления, способствующее своевременному поступлению необходимой и достоверной информации во все звенья системы управления, нуждающиеся в ней. К информационным системам относятся и автоматизированные системы управления технологическим процессом, предприятием, корпорацией.[36, c.20]

Информационная система представляет собой совокупность трех элементов: технологии, управления, функциональных подсистем. Если организация управляется неэффективно, то никакая информационная система ей не поможет.

В информационной системе, так же как и в организации, необходимо учитывать внешнее окружение в целом, поскольку и та, и другая являются открытыми системами, зависящими от взаимообмена вводимыми ресурсами и результатами деятельности с внешним миром (рисунок 1.1).

Предприятия должны продуктивно реагировать и адаптироваться к изменениям внешней среды, чтобы обеспечить выживание и достижение поставленных целей. [15, с.49]

Неотъемлемой функцией информационных систем управления в организациях является исполнение коммуникаций. Коммуникация - это обмен информацией, данными между людьми. Исполнение коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для важного управленческого действия.

Между организацией и ее окружающей средой, между вышерасположенными и нижерасположенными уровнями, между отделами организации необходим обмен информацией.

Обмен информацией в организации можно усовершенствовать, внедрив информационную систему управления, которая обеспечит создание системы обратной связи, поможет контролировать информационные потоки, предпринимая управленческие действия, способствовать формированию восходящих и боковых связей информационного обмена, расширяя системы сбора предложений, создавать документы информативного характера для применения внутри организации.

С помощью информационных систем можно планировать объем работ, материальные и другие ресурсы, осуществлять контроль за ходом выполнения плана, производственным процессом. [15, с.50]

Информационная система управления предприятием - совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений. [1, с.47]

Информационная система управления предприятием должна решать текущие задачи тактического и стратегического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления предприятием.

Информационная система управления предприятием позволяет:

Повышать степень обоснованности принимаемых решений за счет своевременного сбора, передачи и обработки информации;

Обеспечивать оперативность принятия решений по управлению предприятием в современном мире;

Добиваться повышения эффективности управления за счет своевременного предоставления необходимой информации руководителям всех уровней из единого информационного пространства;

Согласовывать решения, принимаемые на различных уровнях управления и в разных структурных подразделениях;

За счет информированности персонала о текущем состоянии экономического объекта обеспечивать рост производительности труда, сокращение непроизводственных потерь. [15, с.51]

В информационных системах управления выделяют три уровня: стратегический, тактический (функциональный) и оперативный. На стратегическом уровне вырабатываются решения, которые направлены на достижение долгосрочных целей. Здесь выделяются цели, и осуществляется долгосрочное (прогнозное) планирование. На тактическом (функциональном) уровне определяются среднесрочные, текущие и оперативно-календарные планы и регулируется ход их выполнения. На оперативном уровне происходит сбор первичной информации обо всех изменениях, которые происходят в объекте управления, а также проводится ее анализ и разработка решений, направленных на достижение установленных планами целей и задач. [4, c.83]

Информационные системы управления предприятием обеспечивают более эффективное управление финансовыми ресурсами предприятия. Это обеспечивается путем поддержки решения задач составления и контроля исполнения системы бюджетов предприятия, а также составления сценариев движения денежных средств, которые позволят своевременно предвидеть моменты возможного наступления, так называемых разрывов ликвидности, когда имеющихся денежных средств недостаточно для уплаты срочных долгов.

Информационные системы управления предприятием помогают более продуктивно управлять затратами предприятия. Это происходит за счет максимальной детализации учета всех затрат предприятия и существенного повышения оперативности калькуляции себестоимости готовой продукции и услуг. Благодаря этому обеспечиваются условия для совершенствования системы норм и нормативов, оптимизации системы цен и ассортиментной политики предприятия.

Информационные системы управления предприятием позволяют вести информацию о составе продукции, производственных маршрутах ее изготовления, спецификации требований клиентов к разрабатываемой продукции, а также точно оценивать затраты, необходимые для ее выпуска. [22,c.47]

Таким образом, исходя из полученной информации, была решена задача об особенностях информационных систем управления предприятием. Следовательно, можно сделать вывод, что информационная система управления предприятием является операционной средой, где присутствует возможность предоставления менеджерам и специалистам предприятия необходимую и достоверную информацию обо всех бизнес-процессах, протекающих на предприятии, а также информацию, необходимую для планирования операций, их выполнения, регистрации и анализа. Данная система несет в себе описание полного рыночного цикла - от планирования бизнеса до анализа результатов деятельности предприятия. Внедрение новой информационной системы не обеспечивает моментального экономического роста, но способствует развитию предприятия, его переходу на более высокий уровень, как в улучшении качества обслуживания клиентов, так и в прозрачности движения товара и капитала.

1.2 Виды информационных систем управления предприятием, их применение

Информационная система с позиции менеджмента представляет систему управления, где реализуются различные ее функции. Функции управления (прогнозирование, планирование, организации, управление, учет, контроль и другие) можно классифицировать по следующим признакам:

Принадлежности к различным видам управленческой деятельности;

Содержанию процесса управления;

Сфере производственной деятельности и другие.

Специальные функции связаны с конкретной производственной деятельностью:

Производство;

Маркетинг;

Сбыт и другие.

В свою очередь, выделяются следующие производительные функции:

Технологическая подготовка производства;

Основное и вспомогательное производство;

Контроль качества;

Оперативное управление;

Управление трудовыми ресурсами и другие.

Все они характеризуются определенным составом информации: показателей, информационных сообщений, информационных массивов. [7,c.37]

Более подробно далее рассматриваются информационные системы по уровню управления предприятием. Эти системы наиболее широко распространены в практике управления предприятиями (рисунок 1.2).

Поскольку имеются различные интересы, особенности и уровни управления в организации, то существуют и различные виды информационных систем. В организации выделяется следующие уровни:

Эксплуатационный уровень;

Уровень знаний;

Тактический уровень;

Стратегический уровень.

Вместе с тем выделяются функциональные подсистемы: продажи и маркетинг, производство, финансы, бухгалтерский учет, кадры (управление персоналом).

Различные организационные уровни обслуживают четыре главных типа информационных систем: системы эксплуатационного уровня, системы уровня знаний, системы тактического уровня управления и системы стратегического управления.

Системы эксплуатационного уровня обеспечивают операции учета и контроля (учет продаж, учет кадров, бухгалтерский учет, контроль движения материалов).

Системы уровня знаний обеспечивают автоматизацию разработки новых видов продукции, создание и поддержку электронных архивов, извлечение информации, новых знаний из электронных хранилищ данных.

Системы тактического уровня предназначены для обеспечения контроля, анализа, управления, принятие решений и административных действий средних менеджеров.

Системы стратегического уровня представляют собой инструмент помощи руководителям высшего уровня и подготавливают стратегические исследования и длительные прогнозы, как для компании, так и для различных внешних экономических процессов. [15, с.55]

Существует четыре вида информационных систем управления предприятием, это MRP-системы, MRP II-системы, ERP-системы и CRM-системы.

Исходным стандартом информационных систем управления предприятием стал стандарт MRP (Material Requirements Planning), появившийся в 1970-х гг. Он включает в себя планирование материалов для производства.

В MRP-системе основной акцент делается на использовании информации о поставщиках, заказчиках и производственных процессах для управления потоками материалов и комплектующих. [20, с.112]

MRP-системы редко используются для планирования материальных потребностей в сервисных, транспортных, торговых и других организациях непроизводственного профиля, хотя потенциально идеи MRP-систем могут быть с некоторыми допущениями применены и для непроизводственных предприятий, деятельность которых не требует планирования материалов в относительно длительном интервале времени. [15, с.113]

Основным преимуществом MRP-систем является формирование последовательности производственных операций с материалами и комплектующими, обеспечивающей оперативное изготовление полуфабрикатов для реализации основного производственного плана по выпуску готовой продукции. [15, с.114]

Следующим стандартом был MRP II (Manufacturing Resources Planning), позволяющий планировать все производственные ресурсы предприятия (сырье, материалы, оборудование и т.д.).

Отличия MRP и MRP II систем в том, что MRP-система осуществляет планирование в основном материальных потребностей для производства, а MRP II предназначена для планирования всех ресурсов предприятия, реализации производственного плана - материалов, мощностей и денег. [15, с.119]

Дальнейшим развитием системы MRP II является ERP-система (Enterprise Resource Planning), она включает в себя планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности (рисунок 1.3).

Рис.1.3. Функциональные элементы ERP-систем [15, c.5]

Последней появилась концепция стандарта CSRP (Customer Synchronized Resource Planning), регламентирующая взаимодействие с клиентом, субподрядчиком, выходя из рамок внутренней во внешнюю деятельность предприятия.

Новая технология управления взаимоотношениями с клиентами позволяет существенно улучшить сервис и вовремя предложить рынку востребованный продукт. Сохранить свои позиции на рынке и получить дополнительную прибыль помогают современные технологии управления взаимоотношениями с клиентами - CRM (Customer Relationships management). В центре внимания этих систем находятся именно клиенты, а не бизнес-процессы. [15, с.123]

В целом CRM-система -- это набор приложений, позволяющих собирать и хранить информацию о клиентах, анализировать ее и делать определенные выводы, экспортировать в другие приложения или просто предоставлять эту информацию сотрудникам в удобном виде. [15, с.124]

Далее рассмотрен российский рынок информационных систем управления предприятием.

В настоящее время на российском рынке информационных систем управления фирмой можно выделить три группы.

Первая группа - это крупные интегрированные пакеты зарубежных разработчиков класса MRP II/ERP, ориентированные на управление на основе бизнес-процессов.

Данную группу образуют комплексы интегрированных приложений для автоматизации всей деятельности предприятия различного уровня: от крупной корпорации до среднего предприятия. К этой группе относятся продукты высшего ценового класса от SAP AG (R/3), ORACLE (Oracle Application), BAAN (BAAN IV), Navision-Microsoft (АХАРТА) и другие. Западные системы обычно сделаны «под ключ», поставщики внедряют свои системы как самостоятельно, так и с помощью российских партнеров. Формирование стоимости систем трехуровневое и включает стоимость лицензии на инсталляцию, стоимость консалтинга и обучения персонала, стоимость настройки и внедрения. Причем стоимость настройки и внедрения в три-четыре раза выше стоимости инсталляции системы.

Вторая группа -- это средние интегрированные пакеты отечественных разработчиков (Галактика, Парус, БОСС-Корпорация). Используя западные платформы, например СУБД ORACLE, российские производители предлагают свои корпоративные системы управления, превосходящие западные по двум основным параметрам -- доступным ценам и учету российской специфики уже в исходных модулях. Однако они еще не достигли полной реализации технологий MRP II/ERP.

Третья -- малые интегрированные и локальные пакеты отечественных разработчиков. [32, 286]

В таблице 1.2.1 приведены примеры наиболее известных информационных систем.

Таблица 1.2.1 - Примеры информационных систем управления предприятием

Класс систем	Название	Разработчик	Стоимость, в тыс.дол.
Крупные интегрированные системы	R/3 Baan IV, Oracle, E-Business Suite	SAP Baan, Oracle	Свыше 500
Средние интегрированные системы	JD Edwards SyteLine, Галактика, Парус, Босс-Корпорация	Edwards SOCAP, Галактика, Парус, АйТи	200-500
Малые интегрированные системы	Concord XAL, Scala, Platinum, SQL, БЭСТ-ПРО	Columbus, IT Partner, Scala, Platinum, Software Corporation, Интеллект-сервис	50-300
Локальные системы	1С, БЭСТ, Инфин	1С, Интеллект-Сервис, Инфин	5-50

[32, 287]

Приводятся примеры информационных систем управления предприятием.

1. SAP R/3 (разработчик -- германская фирма «SAP AG») -- наиболее широко используемое в мире стандартное решение класса ERP, служащее для электронной обработки информации на основе архитектуры «клиент-сервер». Система позволяет обеспечить одновременную работу до 30 тысяч пользователей.

Все компоненты системы R/3 настраиваются на конкретное предприятие и позволяют обеспечивать внедрение эволюционным путем. Заказчик может выбрать оптимальную конфигурацию из более чем 800 готовых бизнес-процессов.

Главное достоинство системы -- ликвидация альтернативных информационных каналов, что позволяет получить оперативную и адекватную информацию о ходе дел. Недостатком системы является сложность настройки

модулей и высокие требования к культуре организации и производства, консервативность реинжиниринга в условиях структурных перемен.

Стоимость инсталляции: 300-350 тысяч долларов в расчете на 50 пользователей. [8, c.24]

2. BAAN IV (разработка одноименной фирмы) -- комплексная система ERP-класса, охватывающая следующие виды управленческих задач:

BAAN-Моделирование предприятия: способствует сокращению сроков внедрения, снижению уровня затрат и ускоренному возврату вложенных средств.

BAAN-Производство: подсистема позволяет реализовать все типы производственной среды и их сочетания.

BAAN-Процесс: поддерживает производственный процесс от исследований и разработок вплоть до производства, снабжения, продаж, сбыта и транспортировки.

Подсистема «BAAN-Процесс» полностью интегрирована со всеми другими подсистемами BAAN.

BAAN-Финансы: представляет собой систему управленческого и финансового учета для компании любой, самой сложной организационной структуры.

BAAN-Сбыт, снабжение, склады: производит управление продажами и закупками, контрактами, материальными запасами и хранением, многоуровневое управление партиями и отслеживание движения партий.

BAAN-Проект: предназначен для процедур, связанных с разработкой и выполнением проектов, а также подготовкой коммерческих предложений для участия в тендерах, и позволяет добиваться высокой эффективности работы.

BAAN-Администратор деятельности предприятия: представляет собой инструментарий для совершенствования финансово-

хозяйственной деятельности и разработан для получения достоверной информации по всем направлениям деятельности компании.

BAAN-Транспорт: создан для компаний, занимающихся внешним материально-техническим обеспечением и транспортировкой.

BAAN-Сервис: предназначен для организации управления всеми видами сервиса. [11, c.143]

3. Oracle E-Business Suite (разработчик -- фирма «Огаcle») -- это полный интегрированный пакет приложений для электронного бизнеса, работающий в корпоративном Интранете и глобальном Интернете. Сегодня комплекс включает все приложения, необходимые предприятию: маркетинг, продажи, снабжение, производство, обслуживание заказчиков, бухгалтерия, учет кадров и прочее.

Современную версию Oracle E-Business Suite 11i можно условно разделить на три функциональных блока:

Oracle ERP (Enterprise Resource Planning);

Oracle CRM (Customer Relationship Management);

Oracle E-Hub (электронная коммерция).

ERP-приложения Oracle: Управление производством; Управление финансами; Управление персоналом; Логистика; Управление проектами.

Oracle CRM-приложения: для автоматизации и повышения эффективности процессов, направленных на взаимоотношения с клиентами (продажи, маркетинг, сервис).

Oracle E-Hub-приложения: для организации электронных торговых площадок. Для того чтобы преуспеть в бизнесе, предприятия должны с максимальной скоростью обмениваться информацией со своими торговыми партнерами.[11, c.145]

4. Галактика (разработчик -- корпорация «Галактика», Россия) ориентирована на автоматизацию решения задач, возникающих на всех стадиях

управленческого цикла: прогнозирование и планирование, учет и контроль реализации планов, анализ результатов, коррекция прогнозов и планов.

Функциональный состав системы «Галактика» позволяет для любого предприятия определить набор компонентов, обеспечивающий решение задач управления хозяйственной деятельностью в трех глобальных разрезах: по видам ресурсов, масштабам решаемых задач (уровню управления), видам управленческой деятельности. [8, c.27]

5. БОСС-корпорация (разработчик -- фирма «АйТи», Россия) -- отечественная система для крупных организаций. Ланная система разработана для автоматизации управления финансово-хозяйственной деятельности корпораций, производственных и торговых объединений на базе Oracle 7 Server. В состав системы входят модуль «Администратор» и подсистемы, содержащие следующие модули:

Управление финансами;

Управление производством;

Управление закупками, запасами и реализацией;

Управление персоналом;

Управление основными средствами и оборудованием.

6. 1С: Предприятие (разработчик -- компания «1С», Россия). Система «1С: Предприятие»: комплексная конфигурация «Бухгалтерия, Торговля, Склад, Зарплата, Кадры» представляет собой универсальную программу-конструктор, которая позволяет вести учет в одной информационной базе от имени нескольких организаций.

Бухгалтерский учет реализует стандартную методологию учета для хозрасчетных организаций в соответствии с текущим законодательством России.

Система позволяет вести одновременно два вида учета торговой деятельности: управленческий и финансовый.

Управленческий учет ведется с целью формирования информации о деятельности компании для внутреннего использования, финансовый учет для правильного отражения деятельности всех фирм, составляющих компанию, в бухгалтерском учете.

Продукты компании «1С» занимают около 40% российского рынка программ данного класса. Стоимость одноместной конфигурации в зависимости от реализуемых функций от 250 до 500 долларов; сетевая версия стоит около 1000 долларов. Разработкой конфигурации на основе MS SQL и реализацией функций по описанию и учету производства компания «1С» продвигается в класс малых корпоративных систем. [15, с. 141]

Таким образом, были выделены основные виды информационных систем управления предприятием, такие как, MRP-система (Material Requirements Planning), которая обеспечивает планирование материалов для производства; далее MRP II-система (Manufacturing Resources Planning), позволяющая планировать все производственные ресурсы предприятия; ERP-система (Enterprise Resource Planning), которая включает в себя планирование ресурсов предприятия для всех основных видов деятельности; CRM-система (Customer Relationships management) - система управления взаимоотношениями с клиентами.

Вообще выбор информационной системы управления для предприятия должен проходить упорядоченно в рамках соответствующего проекта. Ответственность за организацию проекта несет руководство предприятия, так как система в основном создается для высшего и среднего уровней руководителей, именно они являются основными потребителями предлагаемой функциональности.

Информационные системы управления предприятием разработаны, чтобы помочь сотрудникам на каждом уровне реализовать функции продажи и маркетинга, производства, финансов, бухгалтерского учета и управления персоналом. Каждая из различных видов систем может иметь составляющие,

которые используются одновременно различными уровнями управления. Наиболее эффективны интегрированные информационные системы, объединяющие функции всех подсистем и различных уровней управления.

1.3 Специфика информационных систем управления торговым предприятием класса ERP

В современном мире существует четыре вида информационных систем управления предприятием (MRP, MRP II, ERP, CRM), но не все они подходят для управления торговым предприятием.

Наиболее подходящими являются CRM-системы и ERP-системы.

CRM-система направлена на взаимоотношения с клиентами, следовательно, охватывает только работу с клиентами, а не все ресурсы предприятия, в отличии от ERP-системы. Поэтому будет выявлена специфика именно информационных систем управления предприятием класса ERP.

ERP-система для торговли, при правильной организации внедрения, в общем случае должна обеспечивать: управление цепочками поставок, управление транспортом и логистикой, управление складскими операциями, запасами и товародвижением, управление взаимоотношениями с поставщиками, контроль исполнения заказов, поддержку электронной коммерции, управление персоналом, финансовый учет и планирование, консолидацию данных, управление сборочным или рецептурным производством, управление ценообразованием и скидками, бизнес-аналитику, управление ассортиментом, мерчандайзингом, перекрестными продажами,

маркетинговыми акциями, поддержку дисконтных и накопительных карт, управление работой POS-терминалов и торгового оборудования. [29]

Предлагаемые сегодня на рынке ERP-системы для автоматизации торговых организаций довольно разнообразны. Попытки сравнить различные системы по функциональным, технологическим и техническим параметрам едва ли будут продуктивными, если эти системы принадлежат к разным «весовым категориям» или предназначены для разных сфер применения. Традиционно, в таких ситуациях помогает классификация представленных решений и дальнейшее их сравнение уже в рамках полученных группировок. [30]

Для классификации ERP-систем для торговли можно использовать целый ряд критериев.

Если начинать с самых крупных блоков классификации, то в первую очередь необходимо подразделить ERP-системы для торговли на решения для оптовиков, оптово-розничных компаний и мелкого опта, а также решения для розницы. Здесь же можно отметить деление на системы, настроенные для автоматизации торговли пищевыми и не пищевыми товарами.[30]

Решения для оптовой торговли.

ERP-системы для автоматизации оптовой торговли, как правило, обладают мощным контуром SCM, обеспечивающим работу с цепочкой поставок, автоматизацию внешней и внутренней логистики, автоматизацию складского учета и управления товародвижением и запасами. Большое внимание уделяется SRM-функционалу, части функций CRM (по управлению исполнением заказов, ведению базы клиентов, отслеживанию истории взаимоотношений с клиентами, управлению ценообразованием, ассортиментом, по прогнозированию спроса и планированию продаж), функционалу по ведению номенклатурных справочников товаров (MDM). Если оптовой торговлей занимается сам производитель товара, в ERP-системе реализуются также функции по синхронизации планирования производства и закупок сырья

с реализацией продукции и планированием ассортимента, интеграции справочников товаров с PDM-системой. Финансовый модуль, блок HRM, подсистемы консолидации информации и бизнес-аналитики, реализованные в ERP-системах для торговли, в общем-то, не имеют принципиальных отличий от аналогичных функциональных блоков, используемых в корпоративных системах для других отраслей.

Физически, такая система может состоять из двух-трех самостоятельных блоков: WMS (в складском комплексе), TMS (в транспортно-распределительном центре) и остальной части ERP-системы (в центральном офисе). Если складской комплекс совмещен с транспортно-распределительным центром, система состоит, соответственно, из двух территориально разнесенных блоков. Что касается функционала, связанного с розничной реализацией товара, то он в ERP-системах для оптовиков либо отсутствует, либо реализован на минимальном уровне. [30]

Системы для розницы.

Системы для ритейлеров, кроме всех указанных модулей и блоков, включают и специфичный для розничной торговли функционал по поддержке работы с торговым оборудованием (кассовыми аппаратами, средствами маркировки товаров, сканерами штрих-кодов и т.п.), управлению «внутримагазинным» маркетингом товара (Merchandising), оптимизации использования торговых площадей, учета скоропортящихся продуктов, а также поддержке системы клубных и дисконтных карт, «мобильной торговли». Кроме этого, в последнее время ритейлерами востребован и производственный функционал: рецептурное производство в продуктовой рознице и аптечных сетях, сборочное производство в непродуктовой рознице.

ERP-системы для оптово-розничных и мелкооптовых компаний, фактически, должны поддерживать оба режима торговли.

В качестве других критериев классификации ERP-систем для торговли можно указать размер бизнеса заказчика и технологическое построение информационной системы. [30]

Системы для крупного и для среднего бизнеса.

По первому критерию, очевидно, ERP-системы можно подразделить на решения для среднего-малого (СМБ) и крупного бизнеса. Различие межу ними не является специфичным только для торговли - решения для СМБ обладают более «слабыми» техническими характеристиками (относительно небольшой объем обрабатываемой информации, ограниченное число одновременно работающих пользователей), менее широким и «глубоким» функционалом (функции реализованы на уровне удовлетворения базовых потребностей заказчика, а также не обеспечивают поддержки управления крупным и территориально распределенным бизнесом), часто, малой гибкостью (многие зарубежные решения для малого бизнеса и часть отечественных содержат фиксированный набор бизнес-процессов и практически не предполагают их настройки), но доступны заказчикам по стоимости. Решения для крупного бизнеса включают в себя мощные средства бизнес-аналитики и консолидации учетной информации, ведения одновременного учета по нескольким юридическим лицам, вывода отчетности как в соответствии с российскими нормами, так и МСБУ и GAAP. Что касается технических возможностей, то, разумеется, ERP-системы для крупного бизнеса рассчитаны на обработку больших объемов информации и одновременную работу многих пользователей, генерирующих большое число транзакций (что весьма актуально для торговли). Кроме этого, все системы указанного класса поддерживают работу с распределенными базами данных, обеспечивая их синхронизацию и актуализацию информации для централизованного управления предприятием.[30]

Стандартные функции ERP-систем для торговли:

1) «Бэк-офисные» функции ERP-системы (финансовый учет и планирование, HRM, консолидация, BI, EAM);

2) Функции SCM и SRM (ведение справочника поставщиков, справочников по ассортименту и ценам для каждого поставщика, учет договоров с поставщиками, управление закупками, учет и оформление возврата товаров поставщикам, управление взаиморасчётами с поставщиками, управление запасами и др.);

3) Функции WMS и TMS (нанесение и считывание штрих-кодов, управление структурой складов, оптимизация использования складского пространства, учет внутрискладских перемещений, учет бракованных и испорченных товаров, оформление приема и отгрузки товара, инвентаризация, управление заказами на доставку, диспетчеризация транспорта, оптимизация маршрутов и доставок и др.);

4) Функции управления торговыми точками (ведение справочников по ассортименту и потребительским свойствам товаров, управление торговым оборудованием, табельный учет, учет и оформление возврата товара, списание брака и товара с истекшим сроком годности, учет наличности в кассе, инвентаризация, оптимизация использвания торговых площадей, мерчандайзинг и др);

5) Функции управления собственным производством (рецептурное и/или сборочное производство).

По отдельным оценкам, потребность в ERP-системе для торговых организаций становится объективной при достижении 100 - 200 тысяч транзакций в сутки.[29]

Таким образом, информационные системы для торговли класса ERP необходимы торговым компаниям, с потребностью в быстрой обработке больших объемов информации для обеспечения своего преимущества среди конкурентов. Данная потребность вызвана большими номенклатурой и

ассортиментом реализуемых товаров, их стоимостью, большими объемами продаж и закупок, сложностью цепочек поставки, территориально распределенной структурой компании, большой численностью персонала, сложным или часто меняющимся составом товаров.

ERP-системы для торговли включают в себя все необходимые модули для ведения финансовой, хозяйственной и производственной деятельности торговых компаний.



Глава 2. Применение информационной системы управления предприятием класса erp в деятельности торговой компании ООО «МАКС»

2.1 Характеристика деятельности ООО «Макс», анализ его финансово-экономического положения

ООО «Макс» создано в 1995г. как предприятие крупнооптовой торговли табачными и кондитерскими изделиями.

Органами управления Обществом являются: Общее собрание, Единоличный исполнительный орган - Генеральный директор. Высшим органом Общества является Общее собрание его участников. Общее собрание сосиотит из самих участников или назначенных ими представителей, действующих на основании доверенностей. [35]

В 1996г. заключен первый прямой контракт с мировым производителем компанией «Ригли». Сегодня в портфеле компании «Макс» контракты с крупнейшими производителями: «Дирол Кэдбери», «Марс», «Славянка», «Объединенные кондитеры», «Перфетти Ван Мелле», «Ландрин», «Штурвал» и другие.

После создания в 2000г. отдела прямых продаж компания постепенно выросла из оптовой в дистрибьюторскую. Сегодня в группе «Макс» работают более 50 торговых представителей, осуществляющих продажи в торговые предприятия г.Тюмени и Тюменской области. География поставок простирается от Нового Уренгоя до Ишима. С 2000г. Работает постоянное

представительство в г.Тобольск. С 2003 года начал работу проект «Малые города», обслуживающий территорию 150 км вокруг Тюмени.

С 2006г компания начала обслуживание федеральных торговых сетей «Монетка», «Мосмарт», «Перекресток». ООО «Макс» принимает активное участие в тендерах и аукционах и достаточно часто является победителем на выполнение государственных заказов. «Максимальное удовлетворение потребностей клиентов, за счет оказания качественных услуг на предоставление стабильного ассортимента высококачественной продукции непосредственно от производителя» - одна из главных миссий торговой группы «МАКС».

В 2005г. предприятие заняло 2 место по отраслевому лидерству Тюменской области.

В 2008г. «Макс» расширил спектр своих услуг и стал одним из немногих предприятий, имеющих сертифицированный участок фасовки конфет и новогодних подарков, оборудованный современным фасовочным аппаратом. В этом сезоне компания имеет возможность предложить новый для них вид продукции - 40 наименований сладких новогодних подарков. [33]

Таким образом, компания старается регулярно расширять список предлагаемых товаров и услуг своим клиентам и поставщикам.

В компании работает высокопрофессиональная команда сотрудников, регулярно повышающая свой профессионализм на тренингах и семинарах. О стабильности коллектива говорит тот факт, что основное число сотрудников работает в команде более 7 лет. Один из принципов компании: «Заинтересованность всех участников команды «Макс» в долгосрочной прибыльности бизнеса, как основы для достижения достойного уровня жизни».

Миссия компании (утверждена на общем собрании коллектива ООО «Макс» 27 мая 2002 года).

Максимальное удовлетворение потребностей клиентов, за счет оказания качественных услуг на предоставление стабильного

ассортимента высококачественной продукции непосредственно от производителя.

Формирование имиджа стабильной, независимой, мобильной, профессионально-грамотной компании.

Честная и открытая политика к поставщикам и покупателям.

Здоровая конкуренция за покупателя, а не против конкурента, за счет осознания сильных сторон своей компании и недостатков компаний конкурентов.

Стремление к достижению такого уровня обслуживания клиентов, когда сотрудничество с компанией «Макс» будет восприниматься не только как прибыльное, но и престижное.

Заинтересованность всех участников команды «Макс» в долгосрочной прибыльности бизнеса, как основы для достижения достойного уровня жизни.

Высокая сплоченность и самоотдача сотрудников и руководства, как единой команды - визитная карточка компании «Макс». [33]

Своим покупателям компания предоставляет: транспортно-экспедиционные, консультационные услуги, продвижение товара в торговых точках, размещение торгового оборудования, выкладку товара для его лучшей представленности, помощь в формировании товарных запасов, в том числе за счет кредитных ресурсов компании. В числе покупателей товаров компании магазины самообслуживания и заприлавочной торговли, потребительские рынки, мелкооптовые предприятия, кафе, рестораны, бары, вузовское и школьное питание, санатории, автозаправки сети «Сибнефть» и другие. Всего более 1500 торговых точек. С 2006г компания начала обслуживание федеральных торговых сетей «Мосмарт», «Перекресток». [33]

Товарный ассортимент компании разнообразен. В него входят различные леденцы, жевательные резинки, жевательные конфеты, соусы, супы, наборы конфет, шоколад, батончики, драже, кофе, печенье, пирожные, конфеты

весовые и фасованные, карамель, ирис, вафли, торты, мармелад, зефир, лапша быстрого приготовления марки «Доширак», различная снековая продукция (фисташки, семечки, орехи, кальмары и прочее), сухарики, чипсы, консервы из рыбы и морепродуктов, спички, табачные изделия, а также компания занимается сборкой новогодних подарков из кондитерских изделий. [33]

В рамках компании «Макс» генеральный директор принимает решение самостоятельно. Действует совмещение стилей: приказ директора не обсуждается, но спорные решения излагаются на собрании сотрудников, выслушиваются все варианты решения той или иной проблемы, оцениваются и принимаются всеми.

Преобладающий тип поведения - доверительные отношения между сотрудниками и начальством, помощь и внимание друг к другу.

При возникновении конфликтной ситуации все вопросы решаются открыто с участием всех заинтересованных лиц.

Традиции и ритуалы компании: один из принципов компании: «Заинтересованность всех участников команды «Макс» в долгосрочной прибыльности бизнеса, как основы для достижения достойного уровня жизни». Ежегодно отмечается встреча Нового Года, 8 Марта, 23 февраля, отмечаются дни рождения и юбилеи компании. Также в коллективе отмечаются дни рождения сотрудников, их повышение по службе. В компании используется деловой, разговорный язык. Можно наблюдать отношения взаимопонимания, поддержки друг друга.

Преобладает линейная организационная структура (рис.1.1), так как каждый отдел и каждые начальники отделов руководствуются положениями об отделах и должностными инструкциями. В должностной инструкции четко определяется связь отделов и отдельных должностных лиц.

Участниками Общества являются его учредители, а также другие юридические и физические лица, которые оплатили свои доли в уставном капитале Общества.

Органами управления Обществом являются: Общее собрание, Единоличный исполнительный орган - Генеральный директор.

Текущее руководство деятельностью Общества осуществляет единоличный исполнительный орган - Генеральный директор.

Генеральный директор действует от имени Общества, представляет его интересы в отношении с государственными органами, физическими и юридическими лицами, распоряжается единолично имуществом и денежными средствами Общества, заключает договоры, в том числе и трудовые (контракты), принимает и увольняет работников, принимает к ним меры дисциплинарного воздействия, утверждает штатное расписание, иные локальные акты, обеспечивает их выполнение, определяет формы, системы и размер оплаты труда, выдает доверенности, издает приказы, распоряжение и дает указания, обязательные для всех работников, открывает расчетные счета в банках, представляет планы развития Общества. [35]

Генеральному директору подчиняются коммерческий директор, финансовый директор, начальник отдела логистики, программист, офис-менеджер, руководство АХО, и все подчиненные данных руководителей.

Коммерческому директору подчиняется отдел продаж. Количество всех сотрудников, подчиняющихся коммерческому директору 74 (отдел продаж 4 сотрудника, торговые представители в количестве 70 человек).

Отделу продаж подчиняются все торговые представители компании «Макс», которые производят заявки необходимых товаров клиентам компании, расширяют клиентскую базу, путем поиска новых клиентов, выполняют планы продаж, поставленные руководством.

Финансовому директору подчиняется финансовый отдел в количестве сотрудников 6 человек, а именно главный бухгалтер, бухгалтеры - 3 человека, и касса - 2 человека (кассир и главный кассир).

Начальнику отдела логистики подчиняются отдел логистики (13 человек), а именно операторы (5 человек), специалист по качеству (1 человек), отдел

закупок (2 человека), отдел хранения (3 человека), которому подчиняются 2 склада (склад 1 - 35 человек, склад 2 - 15 человек), отдел доставки (транспортное управление) - 10 водителей.

Программист (1 человек) выполняет работу по подготовке программ к отладке и проводит их отладку, осуществляет сопровождение внедренных программ и программных средств, обеспечивает правильную техническую эксплуатацию, бесперебойную работу компьютеров и отдельных устройств, а также КПК торговых представителей, с внедренной программой, для сбора заявок на товары от клиентов.

Офис-менеджер (1 человек) принимает телефонные звонки и, в случае необходимости, переводит их на тех сотрудников, которым они предназначаются, фиксируeт полученую по телефону для Генерального директора информацию в его отсутствие и доведение ее содержания до его сведения, подготавливает совещания и заседания, проводимые Генеральным директором (оповещение участников о времени и месте проведения), организовывает встречи посетителей и гостей компании.

Руководству административно-хозяйственного отдела подчиняются уборщицы (2 человека), дворники (2 человека). [13]

Организационная структура компании представлена на рисунке 2.1.

Для удобства работы и повышения эффективности каждый отдел имеет ПК, соединенные локальной сетью, для передачи какой-либо небольшой документации, к примеру, о клиентах в другой отдел. Есть единая программа (у торговых представителей) для обслуживания клиентов, которая установлена на КПК, и содержит в себе прайс-листы, бланк оформления заявки, данные о клиенте.

Характеристика внешней среды деятельности компании «Макс».

Существует множество внешних факторов, влияющих на организацию: экономические, социо - культурные, конкурентные, политические, демографические, географические, финансовые, мировые.

Рассмотрен конкурентный фактор:

В компании «Макс» конкуренция за покупателя, а не против конкурента, за счет осознания сильных сторон своей компании и недостатков компаний конкурентов.

Введение системы поощрения клиентов, внедрение нового программного обеспечения, для более быстрого заказа товаров, и эффективной работы торговых представителей.

Конкурентами торговой компании «Макс» являются компании, занимающиеся таким же видом деятельности, то есть распространение и доставка продуктов питания, а именно кондитерских изделий, снеков и чипсов, семечек, продуктов быстрого приготовления, табачных изделий и других.

Основным конкурентом является торгово-дистрибьюторская компания Тоникс, а также есть не основные конкуренты:

1) Торговый дом «Сладкая сказка» - оптово-розничная продажа продуктов питания, диетического питания. Является конкурентом в продаже продуктов быстрого приготовления и полуфабрикатов, снеков, чипсов, семечек, орехов и пр.

2) Производитель закусок к пиву «BEERka», занимается продажей пивных закусок: кальмары, рыбка, вяленое мясо, орехи.

3) Оптово-розничная компания, ИП Овчинникова Л. А.

4) Фирма «Тюменский торговый дом» - оптовая продажа продуктов питания, является конкурентом в продаже продуктов быстрого приготовления и полуфабрикатов.

5) Фирма «Аксенов» - оптовая продажа продуктов питания: конкуренты в продаже кондитерских изделий, продуктов быстрого приготовления и полуфабрикатов, снеков, чипсов, семечек, орехов и пр., а также табак, табачные изделия.

6) Торговая компания «Сластена» - оптово-розничная продажа кондитерских изделий, растительного масла, соков. Конкурент в продаже кондитерских изделий.

Проведено сравнение компании «Макс» с ее основным конкурентом торгово-дистрибьюторской компанией «Тоникс».

Группа компаний «Тоникс» -- лидирующая дистрибьюторская компания в Тюменской области и Ханты-Мансийском Округе.

Конкурентное преимущество компания обеспечивает и укрепляет за счет развития филиальной сети, инвестиций в современную складскую инфраструктуру, собственный автопарк, внедряемые технологии и подготовку квалифицированных специалистов.