Размещено на http://www.allbest.ru/

на тему: Понятие «функции управления»

Выполнила:

Царственная Я.А.

Впервые общие функции выделил А. Файоль (1841--1925). Обобщая практический опыт деятельности руководителей, он относил к общим функциям предвидение, организацию, руководство, координацию и контроль. А. Файоль писал: «Управлять -- это значит предвидеть, организовать, руководить, координировать и контролировать. Предвидеть -- значит исследовать будущее и набрасывать программу действий. Организовать -- значит создавать двойной организм предприятия, материальный и социальный. Руководить -- значит заставлять функционировать личный состав. Координировать -- значит связывать, объединять, гармонизировать все акты и все усилия. Контролировать -- значит наблюдать за тем, чтобы все происходило сообразно установленным правилам и приказам». руководитель документация механизм

В настоящее время общие функции следующие: прогнозирование (научно-техническое и социально-экономическое), планирование (научно-техническое, социально-экономическое и организационное), организация (имеет несколько смысловых значений), активизация (стимулирование, мотивация), координация, учет и контроль.

Практический смысл общих функций состоит в том, что они охватывают весь цикл управления (от постановки целей, задач в планировании и последующего учета, контроля фактических результатов) и многообразие конкретных функций связано с выполнением общих.

Конкретные функции с разной степенью дробности (что находит отражение в их формулировках) отражают потребности (текущие и перспективные) процесса управления данным объектом, его частью или элементом.

Основные проблемы в области конкретных функций заключаются в следующем:

1) определение состава функций, которые необходимо выполнять при управлении (руководстве) данным объектом. Для этого используются аналоговый подход, рекомендуемые наборы (перечни), модульный принцип (количественно-качественные характеристики объектов и субъектов управления);

2) увязка функций и организационной структуры или определение оргформ, с помощью которых будут выполняться функции;

3) закрепление функций с помощью регламентов -- положений о подразделениях и должностных инструкций.

Существует организационный механизм распределения и закрепления функций. Таким механизмом считается организационно-исполнительская система (ОИС). Ее назначение -- создание определенности в работе: кто, что и к какому времени должен делать.

Элементами ОИС являются:

-- цели, задачи (что необходимо достигнуть, выполнить);

-- участники (кто выполняет работу);

-- функции, обязанности (что нужно делать);

-- права (что можно делать);

-- ответственность (оценка действий и бездействий, гарантия выполнения работы);

-- время (в какой срок выполняется работа).

ОИС используется как при формировании, уточнении организационной структуры, так и в повседневной деятельности при организации выполнения тех или иных задач.

ОИС создается с помощью таких регламентирующих средств, как положения о подразделениях и должностные инструкции.

Положение -- это организационно-юридический документ, регламентирующий деятельность подразделений. Как правило, оно состоит из разделов:

- общая часть -- определение статуса подразделения в системе управления; указания о том, кем оно возглавляется, кому подчиняется; степень самостоятельности; участие (при необходимости) в реализации целевой программы;

- основные задачи-- определены направления деятельности подразделения, за выполнение которых оно несет ответственность;

- функции (обязанности) -- содержится перечень функций подразделения с конкретизацией работ по каждой функции;

- права -- указаны права подразделения, а также (имеется и такой вариант) его руководителя;

- организация управления -- описана организационная структура подразделения;

- взаимосвязи с другими подразделениями-- разрабатывается на основе входящей и исходящей документации с определением основных взаимосвязей;

- ответственность -- установлена ответственность подразделения и его руководителя за выполнение задач и реализацию функций. Этот раздел наиболее сложен для разработки, так как в нем нужно указать применение санкций за невыполнение или некачественное выполнение задач, функций, а также определить условия, при которых наступает та или иная ответственность. При этом чаще делается запись: «Подразделение несет ответственность за выполнение закрепленных за ним функций и задач».

При разработке положений о подразделениях могут использоваться типовые положения, в которые при необходимости вносятся изменения и уточнения.

Другим распространенным регламентом, с помощью которого определяются место и деятельность работников, являются должностные инструкции. Различают типовые и индивидуальные должностные инструкции.

Типовые должностные инструкции разрабатываются применительно к должностям работников, имеют единую структуру и обеспечивают возможность индивидуализации содержания. Их наличие позволяет сократить время, необходимое для составления инструкций, учитывающих своеобразие данной системы и имеющихся должностей.

Индивидуальные должностные инструкции разрабатываются применительно к конкретной должности (и даже конкретному лицу, занимающему ту или иную должность) с учетом особенностей данного органа, подразделения и работника.

Должностные инструкции как юридические документы вводятся в действие или решением руководителя (утверждение инструкций подписью; приказ о введении инструкций), или решением органа управления.

В инструкции включают разделы, состав которых зависит от подробного или более общего изложения их содержания. Наиболее характерными разделами являются:

- введение -- записывается наименование должности и подразделения;

- общая часть -- указываются основные задачи работника; порядок замещения работника во время его отсутствия, кого и по каким обязанностям замещает данный работник; подчиненность по должности; порядок назначения и освобождения от должности; состав подчиненных (для руководителей).

- обязанности -- перечисление основных и дополнительных обязанностей; требования к специальным знаниям; уровень специальной подготовки и указание о стаже практической работы; основные условия взаимосвязи с другими работниками -- отражены перечень, количество, сроки получения, подготовки и передачи документов; совместная подготовка информации и др.;

- права -- перечисляются права применительно к данной должности;

- ответственность -- отмечаются задачи или функции, за выполнение которых работник несет персональную ответственность;

- критерии оценки деятельности -- несмотря на сложность данного раздела, при его разработке желательно четко сформулировать, что и как оценивается применительно к данной должности.

Под функцией управления понимают определенный вид управленческой деятельности, который либо осуществляется достаточно регулярно и часто, либо данный вид работ выполняется нерегулярно, но их результаты имеют существенные последствия для организации.

Всю совокупность функций управления исходя из их роли в управлении предприятием делят на:

1. Десизитивные функции, связанные с принятием управленческих решений и отдачей распоряжений в рамках предприятия

2. Обеспечивающие функции, связаные с подготовкой принятия управленческих решений и их реализацией.

3. Поддерживающие (вспомогательные) функции, обеспечивающие техническую реализуемость подготовки, принятия и реализации управленческих решений. К их числу необходимо отнести функции связанные с передачей данных, хранением информации, репродукцией распоряжений, проведением расчетов и т.д.

Классическим делением функций управления на подфункции является их деление по стадиям управленческого цикла. Классически в рамках управления выделяют следующие стадии

1.Планирование - совокупность управленческих действий, направленных на определение целей организаций, установление возможных будущих состояний и формирование комплекса мероприятий, обеспечивающих достижение сформулированных целей.

2.Организация - совокупность видов деятельности, позволяющих реализовать сформированные планы (обеспечение ресурсами, материалами, людьми, обеспечение нематериальными правами - лицензиями, юридическими правами). Отдание распоряжений по реализации сформированного плана.

3.Оперативное управление- предполагает выполнение действий, связанных с наблюдением за реализацией технологического или любого другого процесса и оперативное вмешательство в протекание подобных процессов.

4.Учет - совокупность видов деятельности, связанных со сбором информации и ее передачи, первичной сортировкой, регистрацией и хранением.

5. Анализ - совокупность видов деятельности, связанных с анализом собранной информации, характеризующей выполнением планов, состоянием окружающей предприятие экономической среды, производственного процесса и других процессов, которые могут оказать существенное влияние на жизнедеятельноть предприятия.

6. Координация _ функция управления, обеспечивающая регулирование отношений между не подчиненными друг другу субъектами управления. Координация обеспечивает целостность, устойчивость организации. Чем выше степень разделения труда и теснее взаимозависимость подразделений, тем больше необходимость в координации. По своему характеру координационная деятельность бывает:

- превентивная, т.е. направленная на предвидение проблем и трудностей;

- устраняющая, т.е. предназначенная для устранения перебоев, возникающих в системе:

- регулирующая, т.е. направленная на сохранение существующей схемы работы;

- стимулирующая, т.е. направленная на улучшение деятельности системы или организации даже при отсутствии конкретных проблем.

Результаты анализа являются исходными данными для постановки целей и разработки планов. Тем самым осуществление управления предполагает циклическое выполнение функций. Последовательное выполнение указанных функций формирует так называемый большой управленческий цикл. По мимо большого управленческого цикла при управлении предприятием имеется несколько малых управленческих циклов, в том числе:

1) цикл оперативного управления, включающий в себя функции оперативного управления, учета и организации;

2) планово-аналитический цикл, состоящий из выполнения функций анализа, планирования и учета, основной причиной возникновения подобного цикла является необходимость сбора и анализа информации для подготовки адекватных плановых решений.

3) Планово-организационный цикл, связанный с обеспечением реализации принятых плановых решений и их корректировкой в зависимости от возможности обеспечения их реализации.

Размещено на Allbest.ru