Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

1. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Справочные данные об организации», «Печать», «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту», «Отметка для автоматического поиска документа»

3. Письмо - запрос. Составьте конкретный пример

Список литературы

1. 

1. Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Состав и расположение реквизитов документов

Реквизит -- специальный информационный элемент документа. Именно с помощью реквизитов документам придается стандартное оформление

Различают постоянные и переменные реквизиты.

Постоянные реквизиты повторяются в обязательном порядке во всех документах данного наименования.

Переменные - указываются непосредственно при подготовке конкретного документа.

Особенно важно правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Состав и правила оформления реквизитов определяется ГОСТом Р 6.30-2003. Всего установлено 30 реквизитов.

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации - автора документа;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет

(ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации - автора документа;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии.

Однако на одном документе всех реквизитов может и не быть, тем более некоторые из них взаимоисключающие. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его подготовки и работы с ним.

Расположение основных реквизитов

Реквизит 08 - “Наименование организации-автора документа”

Наименование организации помещается в верхней части документа и пишется в строгом соответствии с наименованием, зарегистрированным в учредительных документах.

Организация может иметь и сокращенное наименование. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Кроме наименования организации указывают (полное или сокращенное) наименование вышестоящей организации, в систему которой оно входит.

Реквизит 09 - “Справочные данные об организации”

Справочные данные об организации включают в себя: индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, факсов, расчетных счетов в банках, адрес электронной почты.

На практике достаточно часто на некоторых документах расчётные счета не указываются.

Располагается этот реквизит в левом верхнем углу под реквизитом “наименование организации”.

Реквизит 10 -“Наименование вида документа”

Располагают этот реквизит в левом верхнем углу ниже реквизитов “наименование организации” и “справочные данные об организации”. Как правило, печатают его крупным шрифтом от границы левого поля. Например, приказ, докладная записка.

Этот реквизит проставляется на всех документах, кроме писем. Он позволяет быстро классифицировать документ, помогает его адекватному восприятию.

Наименование документа должно соответствовать видам документов, предусмотренным “Общероссийским классификатором управленческой документации”

Реквизит 05 - “Основной государственный регистрационный номер юридического лица”

ОГРН проставляют в соответствии с документами, которые выдают налоговые органы данному юридическому лицу. Помещается ниже справочный данных об организации и наименования вида документа.

Реквизит 06 - “Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет”

ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми организации налоговыми органами. Помещается рядом с ОГРН.

Реквизит 11 - “Дата документа”

Дата -- обязательный реквизит документа, важнейший показатель для его поиска.

Датой документа является:

§ дата его подписания для приказов, справок,писем, докладных записок);

§ дата принятия документа коллегиальным органом (для решений, постановлений);

§ дата утверждения (положения, устава, инструкции);

§ дата составления,события (для актов, протоколов).

Оформляется дата в следующей последовательности: число, месяц, год. Число и месяц обозначаются двумя парами арабских цифр, год - четырьмя арабскими цифрами. Например: 08.11.2003.

Дата оформляется ниже названия вида документа.

Датируется документ должностным лицом при подписании или утверждении документа; дата проставляется руководителем от руки в установленном месте, месяц и год можно напечатать заранее.

В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан, допускается применять словесно-цифровой способ оформления: 9 сентября 2003 года.

Документ, составленный несколькими организациями (юридическими лицами), должен иметь одну дату.

Реквизит 12 - “Регистрационный номер документа”

Регистрационным номером (индексом) является условное обозначение документа, которое присваивается при регистрации.

Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах рядом с реквизитом “дата документа”.



В состав индекса документа входят:

§ порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

§ индекс по номенклатуре дел;

§ иные обозначения (по усмотрению организации).

Например: 218/08-17/А, где

218 -- порядковый регистрационный номер;

08-17 -- номер дела, в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов);

А - условное обозначение категории исполнителя.

Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация с начала года, например, приказ № 28, протокол № 7.

Реквизит 13 - “Ссылка на регистрационный номер и дату документа”

Специальное место для этого реквизита предусматривается обычно на бланке для писем. Заполняется реквизит при оформлении ответа на письмо, полученное от иной организации.

Дата и номер для ссылки берутся из полученного письма и оформляются следующим образом: На № 28/6-5 от 25.12.2003.

Эта ссылка помогает адресату, получившему письмо-ответ, быстро найти копию своего письма. Реквизит “ссылка на индекс и дату входящего документа” размещается под реквизитами “дата” и “регистрационый номер”.

Реквизит 15 - “Адресат”

Этот реквизит размещается в правом верхнем углу документа.

Максимальный набор этого реквизита состоит из следующих частей:

§ наименование учреждения в именительном падеже;

§ наименование структурного подразделения в именительном падеже;

§ должность и фамилия в дательном падеже;

§ почтовый адрес (в письмах).

Каждая составная часть реквизита “Адресат” должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк (составных частей) реквизита знаки препинания не ставятся. В середине строк знаки препинания сохраняются. Переносы слов не допускаются. Инициалы ставятся перед фамилией.

Схема расположения реквизита приведена на рисунках 1 и 2.

Рис. 1. Расположение реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" на формате А4 углового бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;

15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

Рис. 2. Расположение реквизита "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица" на формате А4 продольного бланка

01 - Государственный герб Российской Федерации; 02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа; 08 - наименование организации; 09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа; 11 - дата документа; 12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14 - место составления или издания документа;

15 - адресат; 16 - гриф утверждения документа; 17 - резолюция; 18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле; 20 - текст документа

2. Дайте полную характеристику следующим реквизитам: «Справочные данные об организации», «Печать», «Место составления или издания документа», «Заголовок к тексту», «Отметка для автоматического поиска документа»

Реквизит 09 - справочные данные об организации

Справочные данные об организации (реквизит 9) включают в себя: почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению организации. ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" не лимитирует состав и объем сведений. При оформлении этого реквизита могут также указываться номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес Интернет-сайта (web-страницы в Интернете).

В составе справочных данных об организации указываются: код организации, основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица,идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП).

Почтовый адрес в справочных данных об организации должен оформляться в соответствии с пунктом 23 Правил оказания услуг почтовой связи, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221. Реквизиты адреса пишутся в следующем порядке:

· название улицы, номер дома, номер квартиры;

· название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

· название района;

· название республики, края, области, автономного округа (области);

· почтовый индекс.

Рис. 3. Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"

Справочные данные для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне. При этом целесообразно использование продольного бланка.

Рис. 4. Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации"

документирование управленческий деятельность

Реквизит "Справочные данные об организации" используется для изготовления бланков писем.На общем бланке и на бланке конкретного документа (кроме письма) справочные данные не указывают.

Пример оформления реквизита "Справочные данные об организации" на бланке можно также посмотреть в приложении Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Реквизит 25 - оттиск печати

Печать - устройство, используемое для заверения подлинности подписи должностного лица посредством нанесения его оттиска на документ.

Оттиск - изображение клише печати на бумаге.

Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Документы заверяют печатью организации.

Оттиск печати проставляется на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица. Печать может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, оттиск печати проставляется на обозначенном месте.

Рис. 5. Пример оформления реквизита "Оттиск печати"

Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации - печать, имеющая в центре клише печати зеркальное отображение Государственного герба Российской Федерации.

Государственный герб Российской Федерации помещается на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния.

Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба регламентируется постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации". Технические требования к печатям с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, их форму и размеры устанавливает ГОСТ Р 51511-2001 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования".

Рис. 6. Оттиск печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации

Примерный перечень документов, на которых ставится главная печать организации, может выглядеть следующим образом:

1. Акты (выполненных работ, приемки оборудования, списания, экспертизы и др.).

2. Доверенности (на ведение дел в арбитраже, на заключение договоров, на получение товарно-материальных ценностей и др.).

3. Договоры и соглашения (о сотрудничестве, хозяйственные, трудовые).

4. Документы по кассовым и кредитным операциям, расчетные чеки, приходные ордера, поручения (банковские, пенсионные, платежные, в т.ч. на получение валюты в банке, перевод валюты и др.), справка по заработной плате.

5. Заключения и отзывы на проекты документов, диссертации, авторефераты и другие научные работы.

6. Командировочные удостоверения.

7. Нормы расхода материалов.

8. Копии, требующие особого удостоверения их подлинности.

9. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.

10. Письма гарантийные.

11. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).

12. Протоколы согласования цены, сроков поставок и др.

13. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.д.).

14. Сметы расходов (на содержание аппарата управления, на производство, на капитальное строительство и др.).

15. Справки (о выплате страховых сумм, лимитные и др.).

16. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).

17. Уставы общественных организаций, религиозных объединений.

18. Финансовые документы и отчеты, представляемые в финансовые, налоговые и статистические органы, фонды.

19. Характеристики сотрудников, представления и удостоверения о награждении, почетные звания, грамоты, свидетельства, различные справки (о прохождении государственной службы, архивные, на представление льгот и др.).

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа.



Инструкция может иметь следующие разделы:

· перечень печатей, используемых в организации;

· места хранения и должности лиц, имеющих право пользования печатями;

· порядок пользования печатями.

Инструкция должна содержать также перечни документов, заверяемых печатями, используемыми в организации.

Реквизит 14 - место составления или издания документа

Место составления или издания документа (реквизит 14) указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

В тех случаях, если географическое местонахождение вошло в название организации, место составления может не указываться. Например, ОАО "Пермские авиамоторы" не указывает г. Пермь, а ОАО "Шарикоподшипник" необходимо указать - Москва.

В письме место издания помещается в реквизите "Справочные данные об организации".

Рис. 7. Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа" на бланке приказа

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург обозначение "г." (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение поселка, города и т.д. Например, г. Балаково, пос. Дальнее и т.д.

Место составления или издания документа относится к реквизитам, используемым для изготовления бланков.

Пример оформления реквизита "Место составления или издания документа" на бланке можно посмотреть в приложение Б к ГОСТу Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов".

Реквизит 18 - заголовок к тексту

Заголовок к тексту (реквизит 18) включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?,

например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?,

например:

Должностная инструкция ведущего эксперта.

Наличие заголовка значительно облегчает обработку документа, т.к. не читая всего текста можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение.

Заголовок размещается над текстом под основными реквизитами бланка. Заголовок печатается без кавычек и не подчеркивается.

Заголовок составляется исполнителем, готовящим проект документа, к любому документу формата А4, кроме извещений, телефонограмм, телеграмм.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Бланк документа при необходимости может включать ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизита "Заголовок к тексту".

Рис. 8. Пример оформления заголовка письма

Реквизит 29. Отметка для автоматического поиска документа.

Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, а также другие поисковые данные.

Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.



3. Письмо - запрос. Составьте конкретный пример

Письмо-запрос составляется для получения какой-либо официального характера информации или документов. Очень похожая тема - письмо-просьба. Так что посмотрите статью с образцами письма-просьбы, там тоже могут оказаться полезные для вас примеры. Ну, и конечно образец письма-запроса вы найдете в этой статье.

Как всякое деловое письмо запрос оформляется на официальном бланке. Чтобы правильно написать письмо-запрос, вы также должны знать основные правила оформления реквизитов документов (такие как адресат, подпись, заголовок к тексту и т.д.). На письмо-запрос требуется направлять письмо-ответ.

Обычно текст письма-запроса начинают с разъяснения причин, мотивов вашего обращения. Примеры - «В соответствии с заключенным договором…», «В целях реализации ранее достигнутых договоренностей…», «На основании телефонного разговора…», «Для урегулирования спорных вопросов…» и т.д.

Вы также можете ссылаться на необходимые законодательные и иные нормативно-правовые акты. Тогда ссылка должна оформляться по образцу:

«В соответствии с п. Х ст. ХХ Федерального закона от 00.00.2012 № 208-ФЗ «… полное название документа».

Указание на конкретный пункт или статью можно пропустить, но дальше всегда соблюдается последовательность - вид документа (постановление, приказ и т.д.) + автор этого документа + дата + его номер + его название.

Впрочем, если причина запроса очевидна, то допускается сразу переходить к изложению сути обращения без каких-либо разъяснений. И наоборот, если есть необходимость, то можно подробно описать ситуацию, не ограничиваясь одной фразой.

В самом запросе формулируются конкретные волнующие автора письма вопросы - «Просим сообщить о…», «Просим выслать…», «Будем признательны, если…» и т.д. Допускается тактичное указание желаемого срока получения запрашиваемой информации.

Конкретный пример

ООО «Тыква» Генеральному директору

Россия, г. Ленинск-Кузнецкий, ООО «Арена»

ул. Советская, 127 Д. Ю. Путинцеву

Тел.

Факс

01.02.15 № 125

на № 121 от 25.02.15

О ценах фильтров

Уважаемый Дмитрий Юрьевич!

Благодарим Вас за предложение от 12 января о продукции ТыкваРос. Мы весьма заинтересованы в приобретении партии этих продуктах, но мы бы хотели получить более подробную информацию о ценах на всю продукцию, имеющиеся в наличии. В связи с этим просить выслать прайс-лист.

Выражаем надежду на дальнейшее сотрудничество. Заранее благодарны Вам за ответ.

С уважением,

Директор

ООО «Аква» Чижиков Е.И. Чижиков



Список литературы

1. 2-е изд., перераб. и доп. / В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; Под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, изд-во Проспект, 2004. - 456 с

2. Спивак В.А. Документирование управленческой деятельности. Делопроизводство. - СПб.: Питер, 2005. - 240 с

Размещено на Allbest.ru