Совершенствование эффективности использования рабочего времени (на примере ООО "Лакомка")

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Теоретические основы управления временем

1.1 Понятие, принципы тайм-менеджмента

1.2 Виды тайм-менеджмента

1.3 Особенности тайм-менеджмента в компании

Глава 2. Уровни тайм-менеджмента в РФ

2.1 Планирование времени

2.2 Основы управление времени

2.3 Место и роль тайм-менеджмента в РФ

Глава 3. Анализ управления временем на предприятии

3.1 Общая характеристика предприятия

3.2 Анализ эффективного использования рабочего времени

3.3 Разработка рекомендации по совершенствованию эффективности использования рабочего времени

Заключение

Список литературы

Введение

Тайм-менеджмент - это технология организации времени и повышения эффективности его использования. Это стиль жизни, позволяющий комфортно распоряжаться ценным временным ресурсом в стремительном потоке информации.

Смысл тайм-менеджмента заключается в том, чтобы подчинить сначала минуты, а постепенно и всю жизнь истинным целям человека, а также научиться отделять жизненные ценности от того, что не требует внимания и не приносит результатов.

Цель тайм-менеджмента -- установление определенных отношений со временем, в частности, его подчинение своим целям. В процессе осваивания тайм-менеджмента люди учатся грамотно распределять время: какому делу стоит уделить внимание, а какому не стоит.

Метод результативного тайм менеджмента руководителя - разделить работу на порции и включать по одной порции в план дня.

Внедрению культуры тайм менеджмента должны предшествовать следующие шаги:

- руководители и рядовые сотрудники должны осознать тот факт, что их личную эффективность необходимо повышать;

- нужно понять, что управление собственным временем обеспечит повышение такой эффективности;

- внедрить инструменты тайм менеджмента в повседневную практику.

Задача тайм-менеджмента не в том, чтобы максимально уплотнить свой день и загрузить его делами, а, наоборот, в том, чтобы разгрузить его от ненужных дел и более качественно выполнять самые важные и ответственные дела. Это просто -- простроить свои цели в будущее, наметить пути их достижения, избавиться от лишнего и жить, получая радость и удовлетворение.

Управление временем позволяет достичь гармонии между различными областями жизни, умело сочетать работу, отдых и в то же время реализовывать цели в долгосрочной перспективе.

Актуальность исследования. Эффективность работы современного предприятия во многом зависит от умения использовать современные приемы и методы повышения личной эффективности в своей повседневной деятельности.

Решающее значение для успешного развития компании имеет рациональное использование каждым сотрудником своего рабочего времени. В современном мире успешна та компания, где повышение личной эффективности - это стиль работы каждого сотрудника от рядовых менеджеров до высшего руководства.

Цель исследования заключается в разработке рекомендаций по совершенствованию эффективности использования рабочего времени.

В связи с поставленной целью будут решены следующие задачи:

- определить понятие, принципы, виды и особенности тайм-менеджмента;

- рассмотреть сущность планирования времени и его основы;

- выявить место и роль тайм-менеджмента в РФ;

- дать общую характеристику предприятия ООО «Лакомка»;

- провести анализ эффективного использования рабочего времени на предприятии ООО «Лакомка»;

- предложить мероприятия по совершенствованию эффективности использования рабочего времени на рассматриваемом предприятии.

Объектом исследования выступает предприятие по производству кондитерских изделий ООО «Лакомка».

Предмет исследования - рабочее время.

Структура исследования. Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка литературы.

Глава 1. Теоретические основы управления временем

1.1 Понятие, принципы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент рассматривается как эффективное планирование рабочего времени для достижения целей, нахождение временных ресурсов, расстановка приоритетов и контроль за выполнением запланированного Юлданов В.Д. Тайм-менеджмент. Менеджмент. М.: ЛИТЕР, 2013..

Чтобы результативно использовать свое время, нужно знать, на что оно расходуется и почему его не хватает.

Причины дефицита времени заключаются в следующем:

- Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки человек не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент.

- Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. При этом человек начинает заниматься наиболее легкими и приятными, не столь важными делами. В результате у него не хватает времени на решение ключевых, перспективных задач.

- Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени.

- «Воры времени» - непредвиденные и обусловленные недостаточным планированием дела. Наиболее крупные воры времени - это телефонные звонки, незваные посетители, дела, за которые человек берется потому, что не может отказать в просьбе. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел.

Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека.

Слабая мотивация труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени.

Управлять временем эффективно можно, но для этого нужно прекратить заниматься маловажными вещами. 20% дел приносят основной результат, остальные 80% чаще всего практически ни на что не влияют. Сосредоточив усилия на важных 20%, можно высвободить немалое количество времени.

Задача тайм-менеджмента заключается в том, чтобы своевременно определить главное дело. Расстановка приоритетов позволяет действенно управлять списком намеченных дел, присваивая каждой задаче свой уровень важности. Эффективный тайм - менеджмент подразумевает тщательно продуманное планирование каждого дня, которое надо составлять предшествующим этому дню вечером Голоско И.К. Совершенство управления. М.: МСК ТП, 2009.. Именно планирование, если его придерживаться, позволит сэкономить время. Те, кто добился успеха в своей жизни, много времени посвящают планированию. Ежедневное планирование просто необходимо для повышения производительности и эффективного управления временем.

Современные люди научились пользоваться всеми преимуществами, созданными для них. Одним из таких помощников человека является программа Outlook, являющаяся самым эффективным инструментом тайм-менеджмента, ее разделы «Встречи», «Календарь» и «Задачи» - удобные средства для составления плана. Календарь представляет собой бесконечный ежедневник, он поможет организовать расписание и своевременно напомнит о предстоящем событии. Приступая к работе в соответствии с составленным планом, необходимо последовательно выполнять все его пункты. Такая последовательность - гарантия успешности любого начинания.

Чтобы максимально организовать своё время, следует применять на практике основные принципы тайм - менеджмента:

- умение верно ставить цели подразумевает, что цель должна быть конкретной, реальной, измеримой и конечной;

- умение правильно определять жизненные приоритеты заключается в нашей способности выбрать из множества целей наиболее весомую и важную на данный момент;

- умение варьировать инструментами планирования - умение с умом составить план действий и реализовывать его в жизни;

- наработка необходимых привычек. Стабильность повторения правил тайм - менеджмента изо дня в день способствует наработке навыков, которые, в свою очередь, повышают плодотворность труда Парфенова В.С. Тайм-менеджмент. Экономика и организация. М.: ИНФРА-М, 2011..

Следование правилам планирования времени по принципам тайм - менеджмента дает реальный шанс продвижения по карьерной лестнице и возможность отдыха после выполненной работы.

Основные рекомендации опытных тайм-менеджеров.

Во-первых, занимаясь каким-то делом, желательно полностью на нём сконцентрироваться и не отвлекаться на какие-то другие действия: долгие разговоры по телефону, общение с коллегами, затянувшееся чаепитие и прочее. Результатом подобного рассеивания внимания станут затянувшиеся на целый день элементарные дела. Поэтому учимся говорить категоричное: «Мне некогда!» в ответ на чьи-то просьбы помочь или стремление поболтать о пустяках.

Во-вторых, выполняя серьёзную работу, сохраняем спокойствие. Спешка и нетерпеливость приводит к нервозности и суете, а это отнимает массу времени, которое просто проходит впустую. Чтобы такой ситуации не возникло, контролируем себя, блокируя различные раздражители и отодвигая их обдумывание на потом.

В-третьих, завершив какое-то сложное дело, поощряем себя, - празднуем это событие, покупаем какие-то желанные и приятные вещички, идём в дорогой ресторан и прочее. Одним словом, позволяем себе делать то, что принесёт максимум положительных эмоций. Такое поощрение, - отличный стимул для наращивания эффективности работы и её оперативности. управление тайм менеджмент россия

Можно сделать вывод о том, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Человек должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, которые в свою очередь обуславливают выполнение промежуточных задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени менеджер должен согласовывать с планами подчиненных и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.

Успешность претворения в свою работу принципов эффективного использования времени, зависит, в первую очередь, от самого человек, от его желания работать рационально. Для того, чтобы путем постановки ясных целей, правильного выбора приоритетов и планирования своего времени добиться большей эффективности в работе, нужно приложить определенные усилия и затратить немного времени Голоско И.К. Совершенство управления. М.: МСК ТП, 2009..

1.2 Виды тайм-менеджмента

Существует всего три типа систем управления временем:

- персональный ТМ;

- ролевой (или профессиональный) ТМ;

- социальный (в т.ч. корпоративный) ТМ.

Основное назначение персонального ТМ - помочь человеку в достижении его личных целей, т.е. в достижении «внутренней успешности». Персональный ТМ ближе всего к прикладнойпсихологии. Среди методов персонального ТМ - помощь человеку в более глубоком самопознании, в более точном определении своих желаний и стремлений, в преодолении внутренних барьеров на пути к успеху и т.д. Оптимизация затрат времени на разные жизненные сферы в персональном ТМ достигается как бы «изнутри», через гармонизацию самого человека.

Задача ролевого ТМ - помочь человеку быть успешным в рамках исполнения какой-либосоциальной роли. Одной из таких социальных ролей является профессиональная роль - где и кем человек работает, какие трудовые задачи выполняет, и насколько эффективно это делает. Профессиональный ТМ - это на 50% психология трудовой деятельности, и еще на 50% -- методы повышения эффективности труда, заимствованные из НОТ (научной организации труда), реинжиниринга, управления качеством Модчикова Н.А. Основы управление времени. Менеджмент и маркетинг. Научное пособие. М.: Академия +, 2013. и т.п.

В самом простом виде ролевой ТМ - это улучшение (с точки зрения временных характеристик) каких-либо недостаточно развитых трудовых навыков или компетенций. Например, человек много работает с документацией, но при этом очень медленно читает. Увеличить скорость чтения можно с помощью различных методик скорочтения или рационального чтения.

Например, работа на руководящей должности слишком много времени занимает на самостоятельное выполнение всяких мелких второстепенных задач. Возможно, это происходит из-за того, что недостаточно развиты какие-то из менеджерские компетенции: неумение выделять приоритеты в своей работе; неумение планировать свой рабочий день; неумение делегировать выполнение второстепенных задач подчиненным (и т.д.).

Как только точно выявляется причина, благодаря которой нет возможности успевать в своей профессиональной деятельности - всегда можно подобрать соответствующие тайм-менеджерские методы и схему «лечения» данной причины и её негативных последствий.

Задачей социального ТМ является согласование временных затрат в межчеловеческих взаимодействиях. Частным случаем здесь является корпоративный ТМ, главная задача которого - согласование во времени всех процессов, происходящих внутри организации. Организацию можно сравнить с оркестром, который либо играет слаженно (и тогда слышна прекрасная мелодия), либо каждый музыкант играет сам по себе (и тогда слышна какофония).

Корпоративный ТМ - это на 90% различные методы оптимизации бизнес-процессов, и лишь на 10% -- психология. Это означает, что 90% усилий корпоративного ТМ направлено на изменение процессов и систем внутри компании, и лишь 10% усилий - на изменение людей.

При этом корпоративный ТМ чаще всего является выборочным, направленным на оптимизацию по временному параметру каких-то отдельных систем бизнеса. Например, довольно частой «задачей на временную оптимизацию» является задача на сокращение времени цикла клиентского обслуживания (с момента принятия заказа до момента получения оплаты) в системе продаж.

Решения этой задачи могут быть самые разные, и здесь уже используется не столько ТМ, сколько более традиционные подходы бизнес-консультирования: внедрение электронного документооборота, методов «бережливого производства», реинжиниринг бизнес-процессови т.п.

1.3 Особенности тайм-менеджмента в компании

Традиционный тайм-менеджмент и управление скоростью бизнес-процессов основаны на ньютонианской, механистической концепции времени, в которой время рассматривается как равномерное, однородное, необратимое. Каждое подразделение и каждая рабочая группа формируют свою собственную систему учета и организации времени, отличаются особым отношением к времени. Так, например, американские исследователи еще в 1959 г. обнаружили, что рабочие фабричного цеха координируют свои действия с помощью системы отсчета, привязанной к перерывам: «время чая», «время бананов», «время обеда», «время кофе». Этот спонтанно сформировавшийся временной распорядок позволял им не только отдохнуть от монотонного конвейерного труда, но и согласовывать действия. Поэтому неправильно понятая шутка руководства по поводу перекуров разрушила привычный временной распорядок деятельности цеха, снизила слаженность и результативность работы. Восприятие и планирование времени в отделе продаж сильно отличается от его восприятия и организации в отделе разработок, разным оно оказывается и на разных уровнях иерархии - топ-менеджеры, как правило, более ориентированы на будущее и опираются на более долгосрочную перспективу, чем линейные менеджеры. Эти различия оказывают огромное влияние на работу организации. В 1990-х гг. в социологии и психологии управления на смену механистической концепции времени пришла новая, конструктивистская, концепция времени в организации, которая исходит из того, что время имеет социальную природу и представляет собой систему отсчета, которая конструируется группой в процессе совместной деятельности для координации действий. В организации существует множество времен, каждое из которых неравномерно, дискретно, может быть обратимым.

Структуру времени в организации можно представить в виде трех уровней. Первый, хорошо видимый уровень - это планы, календарные графики, нормы длительности работ, формы отчетности и другие схемы, которые определяют скорость, последовательность и периодичность деятельности как отдельных сотрудников так и всей организации. Это видимые и осознаваемые нормы, регламентирующие восприятие, осознание и организацию времени в компании.

Второй уровень - это разные по продолжительности циклы деятельности организации. Они могут быть производственными, финансовыми, или социальными, как например, «время чая», корпоративные праздники и т.д. Далеко не все из этих циклов учитываются при планировании.

Рисунок 1 - Подходы к времени в организации

Третий уровень времени в организации - это неявные ценности и нормы, регулирующие отношение к времени в организации или подразделении. В отличие от планов и графиков, это неосознаваемые нормы - они заметны новому клиенту или новичку, пришедшему в организацию из другого коллектива, но для остальных сотрудников являются просто частью реальности Драгина В.М. Эффективное использование рабочего времени. Учебное пособие. - М.: Тания+, 2013..

Вот некоторые из параметров отношения к времени, которые поддерживаются скрытыми нормами в организации:

- временная перспектива (как далеко принято заглядывать в прошлое и будущее при выработке решений, какими интервалами времени принято оперировать);

- временная ориентация (на прошлое, настоящее или будущее);

- осознание ценности времени как экономического ресурса;

- полихронность / монохронность (считается ли нормой выполнение нескольких дел в одно и то же время);

- пунктуальность (требовательность к соблюдению сроков);

- темп работы, считающийся нормальным;

- предпочтение скорости/качества;

- отношение к нарушению границы рабочее время/личное время;

- допустимые границы самостоятельности сотрудников в определении сроков.

Рисунок 2 - Структура времени в организации

Успешное управление изменениями требует не только преобразования сложившихся в организации представлений о нормальных скорости и последовательности действий, от менеджеров требуются умение целенаправленно выстраивать отношение сотрудников к прошлому, настоящему и будущему организации. Так, например, опыт показывает, что при проведении организационных изменений необходимо восстановить «связь времен» - заново выстроить связную временную перспективу коллектива. Не обсудив, что позволяло компании справляться с кризисами в прошлом, и на какой стадии организационного развития она находится сегодня, невозможно сформировать общее для управленческой команды представление о будущем.

Рисунок 3 - Отношение к времени

Управление изменениями требует перехода от управления объективным временем к управлению временем субъективным, то есть восприятием, переживанием и осмыслением объективного времени в индивидуальном и групповом сознании (таблица 1).

Таблица 1 - Объективное время в сознании

Традиционный тайм-менеджмент и управление временем в проектах	Новые технологии управления временем
Механистическая и линейная концепция времени (время одно) Индивидуалистический подход: изменить отношение к времени у работника, привести к стандарту Формирование индивидуальных «линий времени» через работу с личными целями е учитывается воздействие руководителей, коллег и подчиненных, мало учитывается характер выполняемых задач Подбор какого-то одного стиля управления временем под личностные особенности работника Тип корпоративной культуры практически не учитывается (навязывание ценностей тайм-менеджмента)	Социальная и нелинейная концепция времени (времен много) Командность: формировать отношение к времени в группе, которая через нормы будет влиять на поведение индивида Формирование общей истории, чувства общности («наше прошлое, настоящее и будущее») Группы подбираются и обучаются под временные характеристики решаемых задач, под сочетание временных режимов Формирование у работников временной гибкости, способности «примерять» разные временные перспективы и стили Способы обучения ТМ и сами ТМ-технологии подбираются под тип корпоративной культуры (механический или органический)

В условиях высокой неопределенности бизнес-среды, под постоянным давлением сроков успешные менеджеры вырабатывают навыки управления восприятием времени - как своим собственным, так и у своих подчиненных. В 1999 г. исследователи П. Томс и Дж. Пинто получили премию за лучшую статью года от «Журнала управления проектами» за свое исследование субъективного времени успешных руководителей. Вот некоторые из навыков управления временем, которые необходимы современному руководителю, но не тренируются традиционным индивидуалистическим тайм-менеджментом:

- искривление времени (time warping) - способность приближать прошлое и будущее к субъективному настоящему команды и внешних заинтересованных сторон проекта;

- формирование образа будущего - способность постоянно удерживать и корректировать в воображении картину конечного результата проекта, создавать будущее в воображении команды;

- способность дробить будущее проекта на мелкие, связанные друг с другом, более управляемые части;

- полихронность - способность одновременно думать о разных делах, отслеживать параллельно идущие процессы, увязывать друг с другом в разные по масштабу циклы, разные их стадии;

- интуитивное предвидение будущего, с опорой на отрефлексированный опыт прошлого;

- подытоживание прошлого (recapturing the past) - способность резюмировать и оценивать сделанное командой, выхватывать из истории проекта возможности для будущего.

Руководителю выгоднее выработать и постоянно поддерживать общее видение будущего и единое представление о критериях срочности и приоритетности работ, чем пытаться разом «напрессинговать» своих подчиненных, обострив их чувство времени. Чем реже менеджер подтягивает своих сотрудников до своего временного горизонта (оценки прошлого опыта, видения отдаленных перспектив и плана действий в ближайшем будущем), тем чаще ему придется подгонять их и тем меньше у него будет «медленного времени» - на планирование и предвидение. С другой стороны, тем больше будет сопротивление любым изменениям сроков и темпа работы со стороны подчиненных. Как показывают исследования, сотрудники организации наиболее негативно воспринимают изменения в режиме работы или сроках выполнения задачи, когда эти изменения неожиданны, неопределенны по длительности. Неумение менеджеров снизить неопределенность ситуации в восприятии подчиненных оборачивается серьезной проблемой, поскольку гибкое реагирование на изменение ситуации требует частого изменения сроков.

Характерным признаком неумения управлять временем на уровне коллектива и организации в целом являются «двойные стандарты» в отношении сроков, когда на выполнение работы отводится меньше времени, чем необходимо, или результат требуется раньше, чем он нужен в действительности. Этот феномен известен под названием «мобилизационных сроков» и является традиционным способом борьбы с неопределенностью. Хотя в его основе лежит разумное стремление оставить запас времени и тем самым снизить риск запаздывания работ, он приводит к обратным последствиям: сроки будут постоянно нарушаться. Двойной стандарт основан на предположении, что работа все равно будет просрочена, и тем самым он поддерживает существующий порядок. Такой подход приучает подчиненных также обманывать руководство и завышать сроки выполнения работ. Реальные нормы длительности подменяются декларативными и руководство не знает подлинных возможностей своей организации. Кроме того, сотрудники учатся не принимать в серьез установленные руководством сроки. В действительности, при такой системе они никогда не знают реальных временных требований задачи и живут в искусственном, вымышленном времени, в котором сроки зависят от произвола руководителя.

Именно поэтому сроки работ должны быть обозримыми для всех сотрудников, от которых зависит их соблюдение. Организация должна использовать средства визуализации сроков: календарные графики, диаграммы Ганта, сетевые графики, ментальные карты, иерархические структуры работ или регламенты, размещенные на стенах или в Интранете и доступные для всех сотрудников, чья деятельность регламентируется этими правилами. Часто ошибочно считается, что планирование ограничивается этапом составления таких графиков, которые нередко остаются доступными лишь их составителю (руководителю подразделения или менеджеру проекта). Однако основная их функция состоит в опространствливании невидимого времени, в его визуализации. Будучи представленными в виде маршрутов, путевых вех и границ, сроки становятся доступными для согласования и могут служить ориентирами для совместной деятельности. Сотрудники организаций, в которых время визуализировано, более эффективно координируют свои действия по сравнению с теми компаниями и проектными группами, в которых график доступен только руководителю и считается лишь инструментом контроля.

Еще одним инструментом управления временем коллектива является использование «медленного времени», то есть способность сознательно выделять время на анализ и стратегическое планирование без спешки. Это позволяет удерживать долгосрочную перспективу, управлять рисками и видеть те возможности для прорыва, которые другие компании не замечают, «проскакивая» их на лету. Можно мчаться вместе с остальными, стараясь выиграть секунды, но в мире скоростей медленный темп тоже превращается в мощное оружие - оно позволяет найти другой, более короткий, маршрут и оказаться впереди конкурентов без спешки и сверхнапряжения. Более того, исследования показывают, что целенаправленное ускорение или замедление ритма работы, управление сдвигами сроков и временного распорядка работы меняют переживание времени и восприятие изменений - через управление субъективным временем коллектива они позволяют повысить эффективность организационных изменений и скорость вывода на рынок новых продуктов Модчикова Н.А. Основы управление времени. Менеджмент и маркетинг. Научное пособие. М.: Академия +, 2013..

Но чтобы идти впереди других, необходимо создать внутренний «ритмоводитель». Это так называемый «time pacing» - новая технология, используемая западными компаниями: ее суть состоит в привязке внутренних циклов фирмы к календарю, а не событиям.

Отношение к времени у сотрудников должно соответствовать временным требованиям того круга задач, которые они выполняют (функциональным обязанностям). Например, задачи требуют разных навыков управления временем и разного отношения к времени в зависимости от того, является сотрудник аналитиком в отделе стратегического планирования, бухгалтером, руководителем проектов, антикризисным менеджером или участником команды быстрого реагирования на аварийные ситуации. Если функциональные обязанности сотрудника требуют от него способности быстро менять темп работы или одновременно выполнять несколько дел, а в иерархии его временных ценностей наибольшее значение придается умению работать в заданном темпе и выполнять в одно время только одно дело, то такое несоответствие будет снижать эффективность его работы - ему нужен другой круг задач.

Новые условия бизнеса требуют настройки отношения к времени не только на индивидуальном уровне, но и на уровне команды - через согласование стилей управления временем. Так, например, способы мобилизации при дефиците времени должны соответствовать типу решаемой задачи, следовательно, сотрудники должны уметь эффективно работать в условиях такого дефицита как индивидуально, так и совместно. Например, на разных стадиях решения срочной задачи требуется или сосредоточенная индивидуальная работа (составление проекта своей части решения) или, наоборот, объединение усилий (мозговой штурм или сведение воедино результатов индивидуальной работы). Жесткие временные ограничения вносят свою специфику в организацию такой работы и коллектив организации (подразделения) к ним не всегда готов. Кто-то интенсивно работает в команде, но при индивидуальной работе резко замедляет темп; некоторые сотрудники справляются с индивидуальной работой быстрее остальных, но в совместном обсуждении теряют чувство времени, не могут соразмерить срочность задачи и темп ее проработки. Наконец, кто-то, являясь в обычных условиях очень хорошим командным игроком, при дефиците времени начинает выполнять деструктивные командные роли, сбивает темп остальных. Эти проблемы могут быть решены тонкой «настройкой» командных ролей участников совместной деятельности под задачи с разными временными условиями. Например, при дефиците времени «председатель» или «вдохновитель» может задавать темп и ритм деятельности, «оценщик» может оценивать соотношение качества работы и ее скорости, а «инициатор» («завод») может, наоборот, целиком сосредоточиться на содержании задачи. Причем при разных временных условиях на те или иные роли будут наиболее подходить разные люди.

Глава 2. Уровни тайм-менеджмента в РФ

2.1 Планирование времени

У большинства людей продуктивная деятельность занимает всего лишь не более трети от полного рабочего времени. Остальные две трети приходятся на пустую суету и ненужные телодвижения. Отсюда - ворох накапливающихся с каждым днём дел, отсюда - нехватка времени на отдых, отсюда - неумение расслабляться, давая себе возможность хорошо отдохнуть. Есть такое золотое правило шести «п»: «правильное предварительное планирование времени предотвращает плохие показатели».

План - это прежде всего перечень основных дел, выполнение которых необходимо для достижения какой-то цели, и упорядочивание этого выполнения. Основные правила планирования времени предусматривают соблюдение сроков осуществления задуманного и тщательное продумывание этих сроков.

Методы экономии времени предполагают, что распределять его необходимо ещё до того, как мы приступаем к началу работы. Время, затраченное на подобное планирование, позволит сэкономить львиную долю времени во время работы. Чтобы в процессе деятельности не возникли непредвиденные сбои, планы её осуществления нужно записывать, а не просто запоминать. Иначе обязательно что-нибудь упускается, а потом упущенное непременно всплывёт и заставит забросить другие дела и о нём позаботиться. А это приведёт к потере времени. Если же план будет зафиксирован в письменном виде, он отпечатается в подсознании, в результате чего возникнет психологический эффект самомотивации к работе. Самомотивация придаст деловой активности направленный характер.

Согласно основным правилам планирования времени, план следует составлять долгосрочный, а не кратковременный. Не стоит ориентироваться на то, чтобы за действием сразу последовал вожделенный результат. Человеку свойственно медлить с выполнением масштабных задач из-за отдалённости результата, что негативно сказывается на достижении существенной цели и может увести в сторону от неё.

О каком же успехе тогда может идти речь, если вместо того чтобы упорно стремиться к нему, начинается раскачка. Лишь теряется время и силы. Поэтому нужно составить список дел, как диктуют методы планирования времени, на длительные сроки, и стимулируем активность сразу и на следующий день, и на неделю, и на месяц, и даже на год.

При этом в плане следует фиксировать не какие-то отвлечённые задачи вроде «Позвонить Иванову» или «Встретиться с Петровым», а конкретные цели таких звонков и встреч: «Обсудить с Ивановым условия договора с поставщиками», «Решить с Петровым задачу сбыта товара» и так далее.

2.2 Основы управление времени

На сегодняшний день наука работы со временем становится всё более актуальной. Предприниматели, работающие без выходных и катастрофически не успевающие, специально записываются на семинары по тайм-менеджменту для того, чтоб получить возможность научиться контролировать самый важный жизненный ресурс - время.

Но, научиться работать со временем нужно любому человеку. Люди, которые жалуются, что у них очень много работы и отдых для них настаёт только, когда они ложатся спать не умеют разумно и гармонично планировать свой рабочий график.

Основа управления временем состоит в том, чтоб чётко распланировать для себя время отдыха и время работы. Эксперты в этой области рекомендуют проживать полноценно каждый момент своей жизни, не отвлекаясь на пустяки.

Во время отдыха полностью нужно забыть о работе. Ввести правило - ежедневно совершать небольшие пешие прогулки и перестать обедать возле компьютера. Прогулки очень полезны для человеческого организма и помогают «проветрить мозги». На протяжении трудового дня после любого активного рабочего процесса устраивать 15-минутные перерывы. В это время появляется возможность расслабиться и далее работать более эффективно.

Также специалисты по управлению временем рекомендуют все дела расписывать и грамотно расставлять приоритеты. Не стоит пытаться за день успеть проделать всё. Нужно выделять наиболее значимые задачи и делать лишь то, что приведёт основной цели. Составив расписание запланированных дел, можно увидеть, куда девается время, и научиться им управлять Драгина В.М. Эффективное использование рабочего времени. Учебное пособие. - М.: Тания+, 2013..

2.3 Место и роль тайм-менеджмента в РФ

Менеджмент в России, как и в любой другой стране, отражает ее исторические особенности, культуру и общественную психологию. Он непосредственно связан с общественно-экономическим укладом страны.

В силу исторических особенностей экономика нашей страны развивается скачкообразно, т.е. все процессы у нас происходят в более сжатые временные интервалы. В советский период истории России отсутствовала частная собственность, в то время как наука управления получила основной всплеск развития по всему миру. Поэтому сейчас менеджеры вынуждены работать больше и эффективнее, и не удивительно, что у большинства из них проблемы с использованием и планированием времени. Все российские экономисты признают, что рациональное использование времени является непременным условием всякого процесса труда, и управленческого тоже, но, несмотря на это, по настоящее время проблема эффективного использования времени в большинстве исследований, и особенно касающихся вопросов управления, либо игнорируется, либо освещается очень слабо. Отечественные руководители вынуждены пользоваться разработками иностранных специалистов.

В настоящее время руководителей можно условно разделить на две группы:

- руководители старой закалки, работавшие в условиях плановой экономики, многим из которых трудно приспособиться к новым условиям. Они предпочитают работать так же, как работали раньше.

- новые менеджеры, большинство из которых обучались по зарубежной литературе, учились или стажировались за рубежом. Они использовали опыт западных менеджеров и поэтому мало чем отличаются от своих коллег из других стран. Для них естественно заботиться о максимальной эффективности использования своего рабочего времени.

Российская экономика переживает сейчас переходный период. При плановой и рыночной экономике внешняя среда относительно стабильна, а сегодня предприятия действуют в постоянно меняющихся условиях. Такая ситуация усложняет процесс принятия решений. Планы приходится постоянно пересматривать. Цели, стоящие перед менеджером не всегда ясны и последовательны. Множественность целей в сочетании с существованием разных групп и интересов часто приводит к противоречиям. Невозможность постановки ясных и непротиворечивых целей приводит к нарушению на самой первой ступени самоменеджмента Драгина В.М. Эффективное использование рабочего времени. Учебное пособие. - М.: Тания+, 2013.. Следовательно, затрудняются процессы планирования и принятия решений возникают неожиданные задачи, невозможно однозначно расставить приоритеты.

Как уже отмечалось, применение принципов тайм-менеджмента связано не только с экономическими, но и с общественно психологическими факторами.

В России велик удельный вес затрат времени на выполнение рутинной работы в бюджете времени руководителей. Это говорит о проблемах с делегированием у российских менеджеров. Многие из них не делегируют рутинную работу либо из-за того, что подчиненные и так загружены работой, либо из-за того, что считают, что сами выполнят эту работу лучше. В результате менеджеру не хватает времени на действительно важные, перспективные задачи Парфенова В.С. Тайм-менеджмент. Экономика и организация. М.: ИНФРА-М, 2011..

Еще одна особенность в использовании рабочего времени заключается в том, что в российских компаниях более распространены дружеские отношения между коллегами. Многие предпочитают начинать рабочий день с неформального общения с коллегами, а не с важнейших дел; обсуждение условий контракта может плавно перейти в дружескую беседу.

В России сложился образ руководителя, как человека, у которого постоянно нет времени, и чем больше ему недостает времени, тем значительнее он кажется. Некоторые руководители с восторгом заявляют, что они работают по 12-13 часов в сутки, выражая этим преданность своему делу. Объективно же, это говорит лишь о том, что человек не может расставить приоритеты и правильно организовать свое время.

В основном то, насколько эффективно менеджер распоряжается своим временем, зависит от его личности, от того, хочет ли он упорядочить свою деятельность, последовательно внедряя в работу правила и принципы самоменеджмента, т.к. для этого не требуется никаких сверхъестественных усилий ни для русского менеджера, ни для человека любой другой страны Голоско И.К. Совершенство управления. М.: МСК ТП, 2009..

Глава 3. Анализ управления временем на предприятии

3.1 Общая характеристика предприятия

ООО «Лакомка» является предприятием по производству кондитерских изделий и осуществляет свою деятельность с 2002 года. Предприятие выпускает около 1000 тонн изделий в месяц. Деятельность данной организации регулируется законодательством Российской Федерации, уставом организации и другими нормативными документами.

Для осуществления своей деятельности ООО «Лакомка» регулярно заключает коммерческие договоры с торговыми фирмами оптовой продажи, которые осуществляют поставку продуктов, необходимых для изготовления кондитерских изделий, а также с организациями общественного питания для реализации готовой продукции. Данная организация также выполняет индивидуальные заказы для различных праздничных мероприятий.

На ООО «Лакомка» действуют две линии по производству печенья, две линии по производству вафель, глазировочная и упаковочная линии. Одна из вафельных линий, производства Дании, закуплена и установлена в 2010 году.

Ведется реконструкция третьего этажа для установки линии по производству сдобного печенья производительностью 4 тонны в сутки.

Основными видами выпускаемой продукции являются сахарное, сдобное и овсяное печенье, вафли с жировой начинкой, вафельные торты, арахис в шоколаде.

В производстве применяется лучшее российское и импортное сырье, обеспечивающее продукции длительный срок хранения и великолепный вкус, неоднократно отмечавшийся дипломами и почетными грамотами.

Продукция поставляется практически во все регионы европейской территории России.

Данное предприятие имеет разветвленную структуру управления, основанную на принципе децентрализации, в соответствии с рисунком 3. Структура управления представляет собой взаимосвязь и взаимодействие линейных уровней управления и функциональных подразделений. Структура управления базируется на делегировании полномочий, то есть передаче задач и полномочий от вышестоящего руководителя к подчиненному, который принимает на себя ответственность за их выполнение.

Рисунок 3 - Общая структура управления ООО «Лакомка»

Структура управления ООО «Лакомка» является линейно-функциональной, так как в основе ее построения лежит делегирование линейных и функциональных полномочий.

Во главе ООО «Лакомка» находится Генеральный директор, который организует всю работу предприятия и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Директор представляет предприятие во всех учреждениях и организациях, распоряжается имуществом предприятия, заключает договора, издает приказы по предприятию, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников предприятия, открывает в банках счета предприятия и т.д. В своей деятельности ООО «Лакомка» руководствуется уставом, положениями об отделах, а также различными законами («Об общественных объединениях», «О коммерческих организациях» и т.д.).

3.2 Анализ эффективного использования рабочего времени

Эффективная работа предприятий во многом зависит от полноты и целесообразности использования фонда рабочего времени. Проведём анализ рабочего времени занятых на производстве (таблица 2):

1. Анализ внутрисменных потерь рабочего времени

Крд = Прд. ф. / Прд. пл = 7,86 / 7,86 = 1

Внутрисменные потери рабочего времени отсутствуют.

где Крд - коэффициент использования продолжительности рабочего дня; Прд. ф., Прд. пл - продолжительность рабочего дня соответственно в отчетном периоде, плановом, час.

2. Анализ целодневных потерь рабочего времени

Кд = Дф / Дпл = 199,8 / 207,8 = 0,962

Кд <1, что свидетельствует об увеличении фактических целодневных потерь рабочего времени.

где: Кд - коэффициент использования числа дней работы; Дф, Дпл - количество дней работы одного рабочего соответственно в отчетном (анализируемом) периоде, базисном или плановом.

3. Оценка эффективности использования рабочего времени одним рабочим осуществляется с использованием данных баланса рабочего времени (таблица 2).

Таблица 2 - Баланс рабочего времени ООО «Лакомка»

№	Показатели	2013 год	Отклонение от плана (+,-)	То же в%
		По плану	Фактически
1	Календарный фонд времени, дней	365	365	-	-
2	В том числе: Праздничных дней	9	9	-	-
	Выходных дней	103	112,3	+9,3	+9,03
3	Номинальный фонд, дней	253	243,7	-9,3	-3,68
4	Невыходы на работу, дней	45,2	43,9	-1,3	-2,88
	Отпуска по учебе	0,5	0,5	-	-
	Невыходы по болезни	8,3	8,4	+0,1	+1,2
	Неявки, разрешенные законом	0,5	0,6	+0,1	+20
	Неявки с разрешения администрации	1,1	1,3	+0,2	+18,18
	Прогулы	-	-	-	-
5	Целодневные простои	-	-	-	-
6	Явочный фонд, дней	207,8	199,8	-8	-3,85
7	Средняя продолжительность рабочего дня (смены), номинальная, час	7,98	7,98	-	-
8	Расчетный фонд рабочего времени, час	2018,9	1944,7	-74,2	-3,68
9	Сокращение рабочего дня, всего, час	-	-	-	-
10	Сверхурочные часы	-	-	-	-
11	Реальная продолжительность рабочего дня (смены), час	7,86	7,86	-	-
12	Реальный (эффективный) фонд рабочего времени одного рабочего, час	1633,3	1570,4	-62,9	-3,85

Из приведённых в таблице 2 данных видно, что явочный фонд фактически уменьшился на 8 дней, и составляет 3,85%. Объясняется это наличием неявок на работу, предусмотренных планом. Недостатком следует считать и увеличение потерь времени за счёт болезней, пусть и незначительное, на 0,1 часа, или 1.2%, так как в ряде случаев это является результатом невыполнения мероприятий по охране труда и недостаточного проведения санитарно-профилактических заболеваний.

4. Для анализа качественного использования рабочего времени определим следующие коэффициенты:

Крф = (Фф - Пф) / (Фпл - Ппл) = (1944,7-374,3) / (2018,9-385,6) = 0,961

где: Крф - коэффициент реального (эффективного) фонда рабочего времени, Пф, Ппл - потери рабочего времени в отчетном и базисном периодах, Фф, Фпл - расчетный фонд рабочего времени в отчетном и базисном периодах.

Значение Крф<1, что свидетельствует о недостаточно эффективном использовании рабочего времени.

5. Проанализируем индивидуальную фотографию рабочего времени, (таблица 3).

Таблица 3 - Лист записи наблюдений индивидуальной фотографии рабочего времени

№	Затраты времени	Текущее время	Продолжительность, мин	Кол-во изделий, шт.	Индекс
		ч.	мин.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19	Начало наблюдения Пришел на рабочее место Получает сырье, инструмент Производство кондитерских изделий Посторонний разговор Производство кондитерских изделий Курит Производство кондитерских изделий Личные надобности Производство кондитерских изделий Ожидание ремонта оборудования Приход с обеда Производство кондитерских изделий Курит Производство кондитерских изделий Самовольная отлучка с рабочего места Производство кондитерских изделий Уборка рабочего места Сдача инструмента и остатков сырья Сдача готовых изделий Конец наблюдения Всего	7 7 7 8 8 9 9 9 10 10 11 11 12 12 13 13 14 15 15 15	20 20 30 15 20 05 10 55 05 50 20 40 25 30 15 25 55 15 30 40	10 45 5 45 5 45 10 45 30 45 5 45 10 90 20 15 10 480	6 12 18 24 30 36 48	ПЗ ОП ПНД ОП ОТЛ ОП ОТЛ ОП ПНТ ОП ОТЛ ОП ПНД ОП ОБ ПЗ ПЗ

На основании данных фотографии рабочего времени составим сводку одноимённых затрат рабочего времени (таблица 4)

Таблица 4 - Сводка одноименных затрат рабочего времени

№	Затраты рабочего времени	Количество (мин)
1	Подготовительно-заключительное время	2, 18, 19	10+15+10
	Итого		35
2	Оперативное время	3,5,7,9,12,14,16	45+45+45+45+45+45+90
	Итого		360
3	Обслуживание рабочего места	17	20
	Итого		20
4	Отдых и личные надобности	6,8,13	5+10+5
	Итого		20
5	Потери рабочего времени из-за нарушения трудовой дисциплины	4,15	5+10
	Итого		15
6	Потери рабочего времени по организационно-техническим причинам	10	30
	Итого		30
	Всего		480

На основании данных сводки одноименных затрат составим фактический баланс рабочего времени, наряду с эти рассчитаем нормативные затраты и нормативный баланс рабочего времени. Путем сравнения данных фактического и нормативного балансов выявим подлежащие сокращению излишние и нерациональные затраты времени, (таблица 5).

Таблица 5 - Фактический и нормативный балансы рабочего времени

№	Затраты рабочего времени	Фактический баланс	Нормативный баланс	Излишки времени	Недостатки времени
		мин	%	мин	%
1 2 3 4 5 6	ПЗ ОП ОБ ОТЛ ПНД ПНТ	35 360 20 20 15 30	7,29 75,0 4,17 4,17 3,12 6,25	25 427,23 14,95 12,82 - -	5,21 89,92 2,62 2,25 - -	+10 +5,05 +7,18 +15 +30	-67,23
Всего	480	100%	480	100%	+67,23	-67,23

Для расчета нормативного баланса рабочего времени применим действующие на предприятии нормативы: ПЗ - 20 мин на смену, ОТЛ - 3% от ОП, ОБ - 3,5% от ОП.

Определим нормативное оперативное время:

Тсм - Тпз 480 - 25

Топ = 1+ К/100 = 1+ (3,5+3) /100 = 427,23 мин.

Тогда время на отдых и личные надобности по нормативу составит:

3%

427,23* 100% = 12,82 мин.

Время на обслуживание рабочего места:

3,5%

427,23* 100% = 14,95 мин.

Проанализируем эффективность использования рабочего времени на основании данных таблицы 3:

1. Коэффициент использования рабочего времени:

Топ(ф) + Тпз(ф) + Тоб(ф) + Тотл(н)

Ки = Тсм * 100% =(35+360+20+12,82) /480* 100%= = 89,1%

Рабочее время используется недостаточно эффективно, из-за использования времени по личным нуждам выше нормы, а также из-за наличия потерь при нарушениях трудовой дисциплины и по организационно-техническим причинам.

2. Прирост производительности труда за счет устранения прямых потерь:

Тпнт + Тпнд + (Тотл(ф) - Тотл(н)) 30+15+(20-12,82)

?П= Топ(ф) *100% = 360 *100%= 14,5%

3. Прирост производительности труда за счет устранения нерациональных затрат:

(Тпз(ф) - Тпз(н)) + (Тоб(ф) - Тоб(н)) (35-25) +(20-14,95)

?П= Топ(ф) *100% = 360 *100%=4,2%

4. Максимально возможный прирост производительности труда:

Топ(н) - Топ(ф) 427,23-360

Пмах = Топ(ф) *100%= 360 *100%= 18,7%

3.3 Разработка рекомендации по совершенствованию эффективности использования рабочего времени

Проведенные исследования по использованию рабочего времени приводят нас к выводу, что данный процесс построен не рационально. Поэтому возникает вопрос об его усовершенствовании.

В организации работы можно выделить положительные моменты. К ним относятся: отсутствие опозданий на работы и ухода с работы по неуважительным причинам, выполнение всех работ по должностной инструкции.

Но необходимо проработать внутренние установки.

- рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;

- исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных;

- добиться улучшения взаимодействия с коллегами и вышестоящим руководством;

- ориентироваться на долгосрочные цели;

- научиться расставлять приоритеты работ;

- повысить самодисциплину.

Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению рациональности рабочего времени, представленный в таблице 6:

Таблица 6 - План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени

Виды помех, занятий	Продолжительность, мин.	Возможные причины потерь времени	Меры по устранению
Нерациональное планирование (Об этом виде помех говорит, например, то, что затраты времени на некоторые из обязанностей меньше плановых то есть, что данные дела выполняются в недостаточном объеме либо неправильно рассчитано плановое время на их выполнение. А на некоторые виды работ затраты времени, наоборот, неоправданно высоки.	295	Ориентация на действия, а не на достижение цели, что ведет к возникновению авралов отсутствие приоритетов выполнения работ в течение дня отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы игнорирование нормативов режимов труда и отдыха.	Выполнение работ пропорционально их значимости (срочности); ведение дневника рабочего времени изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.
Работа в условиях кризиса, например, время, ожидание согласования решений, время на ремонт оборудования, повторная подготовка решений и т.д.	185	Нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ ориентация на проблему сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с коллегами (подчиненными) неполадки в работе техники, замедляющее процесс работы недостаточное количество необходимой техники на данном рабочем месте, что приводит к необходимости служебных перемещений вследствие нехватки техники.	Реалистичное планирование затрат рабочего времени ориентация на имеющиеся возможности делегирование полномочий проведение анализа потребностей в оборудовании для организации рабочих мест закупка дополнительных единиц техники.
Обычные дела и «текучка», перерывы на чай (кофе и т.п.), контакты с коллегами в рабочее время и т.д.	207	Отсутствие планирования, перенесение важных дел на более поздний срок, стремление пообщаться (посочувствовать) с коллегами (подчиненными) из-за отзывчивости или несоблюдения, субординации между руководителем и подчиненными, отсутствие самодисциплины, прерывание работы телефонными звонками	Ставить цели и стремится к их достижению, расстановка приоритетов работ формализация отношений с коллегами и подчиненными (соблюдение субординации), самодисциплина.
Транспортные затраты времени.	115	Неверный расчет затрат времени на работу; сбои в работе общественного транспорта.	Использование служебного транспорта.

Заключение

Итак, тайм-менеджмент в классическом понимании этого слова включает в себя всю совокупность технологий планирования, которые применяются сотрудником организации самостоятельно для повышения эффективности использования рабочего времени. При этом применение тайм-менеджмента не является обязательным.

В последние годы все большее количество организаций осознают потребность в централизованном корпоративном внедрении технологий тайм-менеджмента.