Информационное обеспечение управления предприятием

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

Введение

1.Ресурсы и качество продукции как составляющие эффективности управления организацией

1.1 Эффективное использование ресурсов

1.2 Управление качеством продукции в организации

2. Информационное обеспечение организации

2.1 Система информационного обеспечения организации и ее влияние на эффективность управления

2.2 Рациональное использование ресурсов - основа эффективности управления организацией

Заключение

Список использованных источников и литературы



Введение

Актуальность исследуемой темы обусловлена тем, что успех любой организации зависит от различных факторов. Заняв определенное положение на рынке она должна сохранить его и развиваться дальше. Эффективная работа компании во многом зависит от наличия у нее необходимых ресурсов: материальных, трудовых, финансовых. А для успешного функционирования предприятия необходимо рациональное использование имеющихся ресурсов.

Одним из важнейших факторов роста эффективности производства является улучшение качества выпускаемой продукции, что расценивается в настоящее время как решающее условие её конкурентоспособности на рынке.

От рационального использования ресурсов и обеспечения качества продукции напрямую зависит эффективность управления предприятием.

Поэтому целью работы является анализ составляющих эффективности управления, в частности рационального использования ресурсов и качества продукции и выработка рекомендаций по достижению эффективности в этой области.

Объект исследования - ресурсы организации и качество выпускаемой продукции организации.

Предметом исследования выступает процесс взаимодействия использования ресурсов, управления качеством продукции с эффективностью управления.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

Рассмотреть ресурсы организации, проанализировать эффективность их использования;

Определить основы управления качеством продукции;

Определить составные эффективности управления;

Выработать рекомендации по улучшению управления ресурсами и качеством.

Работа состоит из введения, основной части, заключения и списка литературы.

Основная часть включает в себя две главы. В первой главе описан процесс использования ресурсов и управления качеством продукции. Вторая глава включает в себя пункты, в которых рассматривается эффективность управления организации.

При написании работы использовались материалы монографий различных авторов: Мильнера, Портера и других. Кроме того, в работе использованы материалы периодических изданий: Менеджмент в России и за рубежом, журнал управления компанией, ЭКО, а также учебные пособия для студентов по теории управления и менеджменту.



1.Ресурсы и качество продукции как составляющие эффективности управления организацией

1.1 Эффективное использование ресурсов

Основные ресурсы, используемые организацией: люди (человеческие ресурсы), Капитал, Материалы, технология и Информация. Капитал - это ФИнансы, вложенные в Предприятие в виде акционерного капитала (уставного фонда) или в виде прочих форм долгосрочного финансирования.

Это термин, используемый в деловом мире и даже бухгалтерами довольно свободно, может означать совокупные финансы Компании, включая весь акционерный капитал, прибыль прошлых лет, долгосрочные ссуды и текущие обязательства.

Материалы - это получаемая из природного, сырья посредством обработки, переработки материальная субстанция, используемая для производства, изготовления вещей или преобразования в другие материальные субстанции, объекты, предметы. Основные материалы образуют материально-вещественную основу производимого продукта, входят в его состав, а вспомогательные используются лишь в процессе производства. [571]

М. Портер предложил схему, которая полезна при анализе ресурсов в стратегическом плане. Эта схема получила название «цепочка создания ценности». Основной идеей Портера является то, что степень оценки продуктов или услуг покупателями (пользователями) определяется тем, как выполняются действия, необходимые для разработки, производства, выведения на рынок, поставки и поддержки данного продукта или услуги. Эта деятельность должна тщательно анализироваться, если ставится задача достичь понимания стратегических возможностей организации. В своей модели Портер разграничивает основную и вспомогательную деятельность компании.

Портер считает, что при проведении анализа внутренних ресурсов необходимо исследовать и использование ресурсов, которые определяются результативностью и эффективностью.

Результативность использования ресурсов определяется независимо от их назначения. Наиболее общие показатели результативности:

Прибыльность.

Это обобщающий показатель результативности, подходящий для коммерческих организаций. Его следует использовать в тесной связи с другими финансовыми показателями, такими как оборачиваемость запасов и период погашения дебиторской задолженности. Прибыльность дает представление о результативности использования конкретных видов ресурсов.

Оборотный капитал.

Исследование этого параметра результативности использования ресурсов может показать, как финансовые ресурсы используются с точки зрения стратегии организации. Важным является требование поддержания низкого уровня оборотного капитала.

Производительность труда.

Показатель отражает результативность использования трудовых ресурсов организации. Специфическими индикаторами могут быть производительность в расчете на одного работающего, уровень прогулов и опозданий, относительная численность различных подразделений и соотношение между сотрудниками основного и неосновного производств.

Материалоемкостъ.

Этот показатель выходит на первый план в случаях, когда сырье или энергия являются основными составляющими себестоимости.

Загрузка производственных мощностей. Этот показатель становится одним из основных в тех случаях, когда накладные расходы являются основными в себестоимости.

Эффективность использования ресурсов проявляется в том, используются ли ресурсы организации по целевому назначению. Выделим следующие показатели эффективности:

Использование капитала.

Конкретные области анализа в этом случае включают в себя вопросы изменения структуры капитала компании, допустимые показатели прибыльности, а также степень сложности получения средств для запланированных инвестиций.

Использование трудовых ресурсов.

Исследуются такие области, как гибкость трудовых ресурсов, характер системы оплаты труда, размеры рабочих бригад, типы систем контроля на местах, уровень руководства в критические моменты, уровни внутреннего соперничества и сотрудничества.

Использование финансовых систем.

Области исследования включают соответствие нуждам компании системы калькуляции затрат, степени ее соответствия требованиям стратегии, способа составления сметы, применения методов оценки инвестиций.

Использование возможностей маркетинга.

Конкретные показатели могут включать расходы на рекламу в процентах от оборота, объем продаж на одного продавца, затраты на распределение в процентах от оборота, эффективность рекламы и т. п.[572]

Приведенные показатели всего лишь образец, и в каждом данном случае разработчики стратегии могут найти более подходящие параметры для решения конкретных задач, связанных с исследованием внутренней среды организации.

Основным вопросом при проведении внутреннего анализа является определение общего наличия ресурсов. Для его решения имеется несколько способов, в частности, портфельный, анализ навыков и анализ гибкости.

Портфельный анализ применяется, когда «в портфеле» фирмы имеется несколько бизнес-единиц и товарных линий. При разработке стратегии могут учитываться ситуации изменения «портфеля», т. е. добавления новых бизнес-единиц или производство новых товаров либо отказа от убыточных и неперспективных направлений ведения бизнеса. Портфельный анализ используется, когда каждое самостоятельное подразделение компании имеет миссию, собственные товарные линии, специфических для нее конкурентов и свои рынки сбыта.

Наиболее известным средством портфельного анализа является матрица «Бостон Консалтинг групп» (BCG). Эта матрица объединяет темпы роста рынка и долю рынка, приходящуюся на данный продукт, производимый фирмой (рис. 1). Показатель темпов роста бизнеса отражает развитие отрасли, в которой действует СБЕ, а показатель доли рынка - позиции СБЕ на рынке в сравнении с конкурентами. Матрица предполагает четыре сценария развития продукта, которые получили наименование «звезда», «денежная корова», «вопросительные знаки» и «собаки».

Высокая

Низкая

Высокий

Звезда

Быстрый рост и расширение

Вопросительные знаки

Новые предприятия. Связаны с высокими рисками, звездами становятся многие, остальные продаются

Низкий

Денежная корова

«Золотое молоко» для финансирования «вопросительных знаков» и «звезд»

Собаки

Не нуждаются в инвестициях. Если они приносят прибыль, целесообразно сохранить в составе компании. Возможна продажа.

«Звезда» - продукт, который имеет значительную долю в растущем рынке. Компания с продукцией в этом квадрате обычно затрачивает значительные средства для ее поддержки, однако, благодаря воздействию кривой роста производительности труда, затраты с течением времени уменьшаются.

«Денежная корова» - продукт, имеющий большую долю в зрелом рынке. Потребность в расходах на сбыт меньше. Такой продукт является поставщиком средств для инвестирования в новый продукт.

«Вопросительные знаки» («трудные дети») существуют в растущем рынке, они страдают от незначительности своей доли в нем. Для увеличения доли необходимы большие средства. Однако в случае отсутствия перспективы продукт может быть снят с производства.

«Собаки» имеют небольшую долю на статичном или сокращающемся рынке, требуют непропорционально больших объемов затраты средств и «пожирают» ресурсы компании. Чаще всего корпорации ищут возможность освободиться от СБЕ этой группы.

С помощью портфельного анализа можно установить, подходит ли набор продуктов и услуг с точки зрения наличия средств и управления оборотным капиталом.

Трудовые ресурсы так же важны, как и финансовые. Если организация хочет добиться успеха, то ей необходима некоторая совокупность навыков персонала, которая определяется качеством человеческих ресурсов организации. Анализ навыков может концентрироваться на ряде аспектов, включая следующие:

Состав и навыки команды высшего руководства. В анализ могут быть включены такие атрибуты, как типы характера, управленческие навыки, способность решать неординарные проблемы, соотношение сил в команде.

Уровень квалификации исполнителей, в том числе определение их навыков и способности освоить другие профессии. Особую роль играет равновесие физических навыков и навыков общения.[573]

Важным атрибутом организации являются ее возможности реагировать на внешние изменения. Задача выяснения этой способности определяется как анализ гибкости. Он предполагает осуществление следующей последовательности действий:

Нахождение основных областей неопределенности: они могут быть внешними и внутренними.

Анализ наличных ресурсов в связи с этой неопределенностью.

Анализ уровня гибкости, необходимого для адекватной реакции на изменения параметров внешней среды.

Конкретизация некоторых действий в связи с этой неопределенностью.

Анализ использования ресурсов предполагает оценку результативности (прибыльность, оборотный капитал, производительность труда, материалоемкость, загрузка мощностей) и эффективности (использование капитала, использование персонала, использование способов производства, использование нематериальных активов).

1.2 Управление качеством продукции в организации

Качество - совокупность свойств, признаков продукции, товаров, услуг, работ, труда, обусловливающих их способность удовлетворять Потребности и запросы людей, соответствовать своему назначению и предъявляемым требованиям. Качество определяется мерой соответствия товаров, работ, услуг условиям и требованиям стандартов, договоров, контрактов, запросов потребителей. Принято различать качество продукции, работы, труда, материалов, товаров, услуг.

Управление качеством продукции - деятельность, направленная на достижение уровня качества, удовлетворяющего проектно-конструкторским, контрактным и иным требованиям.

Для создания системы менеджмента качества требуется стратегическое решение организации. На разработку и внедрение системы менеджмента качества организации влияют изменяющиеся потребности, конкретные цели, выпускаемая продукция, применяемые процессы, размер и структура организации.

Для управления качеством продукции созданы определенные стандарты. Таким стандартом является ИСО 9001:2000.

При разработке стандарта государством были учтены принципы менеджмента качества, установленные в ГОСТ Р ИСО 9000-2001 и ГОСТ Р ИСО 9004-2001.

Стандарт ИСО 9001:2000 направлен на применение «процессного подхода» при разработке, внедрении и улучшении результативности системы менеджмента качества с целью повышения удовлетворенности потребителей путем выполнения их требований.

Для успешного функционирования организация должна определить и осуществлять менеджмент многочисленных взаимосвязанных видов деятельности. Деятельность, использующая ресурсы и управляемая с целью преобразования входов в выходы, может рассматриваться как процесс. Часто выход одного процесса образует непосредственно вход следующего.

Применение в организации системы процессов наряду с их идентификацией и взаимодействием, а также менеджмент процессов могут считаться «процессным подходом».

Преимущество процессного подхода состоит в непрерывности управления, которое он обеспечивает на стыке отдельных процессов в рамках их системы, а также при их комбинации и взаимодействии.

При применении в системе менеджмента качества такой подход

Подчеркивает важность:

Понимания и выполнения требований;

Необходимости рассмотрения процессов с точки зрения добавленной ценности;

Достижения результатов выполнения процессов и их результативности;

Постоянного улучшения процессов, основанного на объективном измерении.

ГОСТ Р ИСО 9001-2001 устанавливает требования к системе менеджмента качества, которые могут использоваться для внутреннего применения организациями, в целях сертификации или заключения контрактов. Он направлен на результативность системы менеджмента качества при выполнении требований потребителей.

Стандарт ИСО 9001:2000 устанавливает требования к системе менеджмента качества в тех случаях, когда организация:

Нуждается в демонстрации своей способности поставлять продукцию, отвечающую требованиям потребителей и соответствующим обязательным требованиям;

Ставит своей целью повышение удовлетворенности потребителей посредством эффективного применения системы, включая процессы постоянного ее улучшения и обеспечение соответствия требованиям потребителей и обязательным требованиям.

Требования стандарта предназначены для всех организаций независимо от вида, размера и поставляемой продукции.

Если какое-либо требование стандарта нельзя применить ввиду специфики организации и ее продукции, допускается его исключение.

Организация должна разработать, задокументировать, внедрить и поддерживать в рабочем состоянии систему менеджмента качества, постоянно улучшать ее результативность в соответствии с требованиями настоящего стандарта.

Организация должна:

Определять процессы, необходимые для системы менеджмента качества, и их применение во всей организации;

Определять последовательность и взаимодействие этих процессов;

Определять критерии и методы, необходимые для обеспечения результативности как при осуществлении, так и при управлении этими процессами;

Обеспечивать наличие ресурсов и информации, необходимых для поддержки этих процессов и их мониторинга;

Осуществлять мониторинг, измерение и анализ этих процессов;

Принимать меры, необходимые для достижения запланированных результатов и постоянного улучшения этих процессов.

Высшее руководство должно обеспечивать определение и выполнение требований потребителей для повышения их удовлетворенности.

Высшее руководство должно обеспечивать, чтобы политика в области качества:

Соответствовала целям организации;

Включала обязательство соответствовать требованиям и постоянно повышать результативность системы менеджмента качества;

Создавала основы для постановки и анализа целей в области качества;

Была доведена до сведения персонала организации и понятна ему;

Анализировалась на постоянную пригодность.

Высшее руководство организации должно обеспечивать, чтобы цели в области качества, включая те, которые необходимы для выполнения требований к продукции, были установлены в соответствующих подразделениях и на соответствующих ее уровнях. Цели в области качества должны быть измеримыми и согласуемыми с политикой в области качества.

Входные данные для анализа со стороны руководства должны включать следующую информацию:

Результаты аудитов (проверок);

Обратную связь от потребителей;

Функционирование процессов и соответствие продукции;

Статус предупреждающих и корректирующих действий;

Последующие действия, вытекающие из предыдущего анализа со стороны руководства;

Изменения, которые могли бы повлиять на систему менеджмента качества;

Рекомендации по улучшению.

Выходные данные анализа со стороны руководства должны включать все решения и действия, относящиеся к:

Повышению результативности системы менеджмента качества и ее процессов;

Улучшению продукции согласно требованиям потребителей;

Потребности в ресурсах.

Персонал, выполняющий работу, влияющую на качество продукции, должен быть компетентным в соответствии с полученным образованием, подготовкой, навыками и опытом.

Организация должна:

Определять необходимую компетентность персонала, выполняющего работу, которая влияет на качество продукции;

Обеспечивать подготовку или предпринимать другие действия с целью удовлетворения этих потребностей;

Оценивать результативность предпринятых мер;

Обеспечивать осведомленность своего персонала об актуальности и важности его деятельности и вкладе в достижение целей в области качества;

Поддерживать в рабочем состоянии соответствующие записи об образовании, подготовке, навыках и опыте.

Организация должна создавать производственную среду, необходимую для достижения соответствия требованиям к продукции, и управлять ею.

Организация должна планировать и разрабатывать процессы, необходимые для обеспечения жизненного цикла продукции. Планирование процессов жизненного цикла продукции должно быть согласовано с требованиями к другим процессам системы менеджмента качества.

При планировании процессов жизненного цикла продукции организация должна установить, если это целесообразно:

Цели в области качества и требования к продукции;

Потребность в разработке процессов, документов, а также в обеспечении ресурсами для конкретной продукции;

Необходимую деятельность по верификации и валидации, мониторингу, контролю и испытаниям для конкретной продукции, а также критерии приемки продукции;

Записи, необходимые для обеспечения свидетельства того, что процессы жизненного цикла продукции и произведенная продукция соответствуют требованиям.

Результат этого планирования должен быть в форме, соответствующей практике организации.

Организация должна определить:

Требования, установленные потребителями, включая требования к поставке и деятельности после поставки;

Требования, не определенные потребителем, но необходимые для конкретного или предполагаемого использования, когда оно известно;

Законодательные и другие обязательные требования, относящиеся к продукции;

Любые дополнительные требования, определенные организацией.

Организация должна анализировать требования, относящиеся к продукции. Этот анализ должен проводиться до принятия организацией обязательства поставлять продукцию потребителю (например, участия в тендерах, принятие контрактов или заказов, принятие изменений к контрактам или заказам) и должен обеспечивать:

Определение требований к продукции;

Согласование требований контракта или заказа, отличающихся от ранее сформулированных;

Способность организации выполнять определенные требования.[576]

Записи результатов анализа и последующих действий, вытекающих из анализа, должны поддерживаться в рабочем состоянии.

Таким образом, система качества, разработанная в соответствии со стандартом Международной системы ИСО 9001, - структурированный набор документов, регламентирующий определенные аспекты производственной деятельности предприятия, который включает политику в области качества, руководство по качеству, методологические инструкции (описания процедур) и рабочие инструкции (протоколы, формы отчетов, описания работ и др.). В целом, указанный набор документов содержит описание наиболее типичных бизнес-процессов, имеющих отношение к качеству выпускаемой продукции и оказываемых услуг. Разработка документов системы качества является необходимым, но не единственным условием получения сертификата по стандарту ISO 9000.



2. Информационное обеспечение организации

2.1 Система информационного обеспечения организации и ее влияние на эффективность управления

Важнейший фактор повышения эффективности производства в любой отрасли является улучшение управления. Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса, дальнейшего развития информатики, занимающейся изучением законов, методов и способов накопления, обработки и передачи информации с помощью различных технических средств.

Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Так, например, появление телефона, радио, телевидения, персональных компьютеров, локальных компьютерных сетей и глобальной сети Интернет приводило в свою очередь к совершенствованию системы информационного обеспечения управления предприятием. В конечном итоге роль информации в организационном управлении фирмой постоянно возрастает, что связано с изменениями социально- экономического характера, появлением новейших достижений в области техники и технологий, результатами научных исследований. Научно-техническая революция выдвинула информацию в качестве важнейшего фактора производственного процесса. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

Возможная экономия расходов за счёт снижения

Фонда заработной платы

Коммунальных услуг

Стоимости программного обеспечения

Расходов на почту

Расходов на оформление договоров

Расходов на перераспределение сырья

Устранение возможных расходов в будущем

Избежание будущего роста численности персонала

Уменьшение требований к обработке данных

Снижение стоимости обслуживания

Возможные нематериальные выгоды

Улучшение качества информации

Повышение производительности

Улучшение и ускорение обслуживания

Новые производственные мощности

Более уверенные решения

Улучшение контроля

Уменьшение просроченных платежей

Полное использование программного обеспечения

Понятие информации является достаточно емким и широко распространено в настоящее время. Сам термин информация происходит от латинского слова information - разъяснение, осведомление, изложение.

Процесс передачи информации даже в одном направлении проходит через множество посредников, а это значит, что во время передачи информации происходит её задержка и искажение. Кроме того, информация может преобразовываться в зависимости от того к кому она адресована. Так, например, при передаче информации вверх от подчиненных к руководителю происходит ее обобщение, а при передачи вниз, от руководителя к подчиненным наоборот - она конкретизируется. Главное в этом процессе максимальная скорость передачи информации при минимальных допустимых искажениях. От этого в первую очередь зависит правильность принимаемых решений и как следствие увеличивается прибыль организации.

В процессе управления постоянно происходит обмен информацией. Причем направление перемещения информации может быть вертикальным (от руководителя к подчиненным или от подчиненных к руководителю), так и горизонтальным (между начальниками подразделений, подчинёнными одного уровня). В качестве источника информации может быть уровень цен на рынке, размер прибыли фирмы в прошлом квартале или указание руководителя.

На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей:

Качество, достоверность и оперативность получения информации

Знания, опыт, личные качества руководителя

Квалификационный состав подчинённых

Ситуация на рынке

Менеджмент в полной мере использует объективную и своевременную информацию, собираемую, обрабатываемую, сохраняемую и распространяемую с помощью современных научных методов и технических средств. Сейчас это - объективная необходимость, обусловленная, в частности, требованиями рынка адекватно реагировать на возникающие в динамично развивающейся обстановке проблемы. Нужно не только располагать своевременной и точной информацией, но уметь осмысливать ее, делать необходимые выводы и результативно воплощать в управленческих решениях. Отсюда необходимость присутствия информационной составляющей в управлении очевидна, поскольку она является основой всего управленческого процесса.

Информацию можно трактовать как совокупность сведений, сообщений, материалов, данных, определяющих меру потенциальных знаний менеджера о процессах или явлениях в их взаимосвязи.

Суть информации составляют только те данные, которые уменьшают неопределенность интересующих менеджера событий. Информация в менеджменте - сумма нужных, воспринятых и осознанных сведений, необходимых для анализа конкретной ситуации, дающая возможность комплексной оценки причин ее возникновения и развития, позволяющая определить ряд альтернативных решений, из которых реально (исходя из конкретной ситуации) найти оптимальное управленческое решение, осуществить контроль за его выполнением. Информация, следовательно - необходимая предпосылка соединения и последующего органического срастания процессов труда и развития личности.

Состав, содержание и качество информации, которая привлекается к руководителю, имеют определяющую роль в обеспечении действенности управления. Анализ информации не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию. Все источники данных делятся на плановые, учетные и внеучетные. ресурс качество управление информационный

К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, хозрасчетные задания, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.

С расширением компьютерной техники появились и новые машинные источники информации. К ним относятся данные, которые содержатся в оперативной памяти компьютера, на гибких дисках, а также выдаются в виде разнообразных машинограмм. К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а также данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:

Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.

Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.

Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.

Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т. д.).

Техническая и технологическая документация.

Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т. п.).

Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.

По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т. д. Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно - правовые документы и т. д.

По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.

По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.

Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).

По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т. д.).

В деятельности крупных фирм передача информации является непременным и первостепенным фактором нормального функционирования фирмы. При этом особое значение приобретает обеспечение оперативности и достоверности сведений. Для многих фирм внутрифирменная система информации решает задачи организации технологического процесса и носит производственный характер.

Это касается, прежде всего, процессов обеспечения предприятий кооперированной продукцией, поступающей со специализированных предприятий по внутрифирменным каналам. Здесь информация играет важную роль в предоставлении сведений для принятия управленческих решений и является одним из факторов, обеспечивающих снижение издержек производства и повышение его эффективности. Особую роль играет прогнозирование рыночных процессов.

Важное значение имеет информация о возникновении в ходе производства отклонений от плановых показателей, требующих принятия оперативных решений.

Существенную роль в принятии решений играет научно-техническая информация, содержащая новые научные знания, сведения об изобретениях, технических новинках своей фирмы и фирм-конкурентов. Это непрерывно пополняемый общий фонд и потенциал знаний и технических решений, практическое и своевременное использование которого обеспечивает фирме высокий уровень конкурентоспособности.

Информация служит основой для подготовки соответствующих докладов, отчетов, предложений для выработки и принятия управленческих решений.

Содержание каждой конкретной информации определяется потребностями управленческих звеньев и вырабатываемых управленческих решений. К информации предъявляются определенные требования:

Краткость, четкость формулировок, своевременность поступления;

Удовлетворение потребностей конкретных управляющих;

Точность и достоверность, правильный отбор первичных сведений, оптимальность систематизации и непрерывность сбора и обработки сведений.

Важную роль в использовании информации играют способы ее регистрации, обработки, накопления и передачи; систематизированное хранение и выдача информации в требуемой форме; производство новой числовой, графической и иной информации. Другими словами необходимо рассмотреть технологию информационной деятельности.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

Создания самих вычислительных машин;

Создания для них программного обеспечения;

Подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы:

Значительно повышает эффективность проектно-конструкторских работ;

Обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование;

Заменяет в конторском деле секретарей-машинисток, делопроизводителей;

В бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками и финансовыми учреждениями.

2.2 Рациональное использование ресурсов - основа эффективности управления организацией

Эффективность управления - способность организации получать максимальную прибыль при использовании наименьшего количества ресурсов.

Возможности организации в осуществлении стратегических планов, как известно, определяются состоянием ее внешней и внутренней среды. Если внешняя среда характеризуется отношениями с поставщиками, заказчиками и конкурентами, - т. e в конечном итоге возможностями и угрозами, то внутренняя среда - сильными и слабыми сторонами самой организации. Определение этих сторон называется анализом организационных ресурсов, или внутренним анализом.

Всемерное улучшение использования материальных ресурсов - одна из важнейших задач промышленных предприятий. Чем лучше используются сырьё, топливо, вспомогательные материалы, тем меньше их расходуется для выработки определённого количества продукции, тем самым создаётся возможность увеличить объём производства промышленной продукции.[577]

Расход материальных ресурсов представляет собой их производственное потребление. Расход на производство охватывает всё количество материальных ресурсов, затраченных предприятием непосредственно на выполнение программы по выпуску продукции. Расходование материальных ресурсов осуществляется также на ремонтные нужды, обслуживание внутризаводского транспорта, обеспечение подсобного хозяйства, культурно-бытовые нужды. Потребление материальных ресурсов характеризуется их общим и удельным расходом.

Общий расход материальных ресурсов - это потребление отдельных видов или вместе взятых материальных ресурсов на выполнение всей производственной программы в отчётном периоде. Общий расход материальных ресурсов учитывается в натуральном выражении; суммарный расход различных видов материальных ресурсов - в стоимостном выражении.

Необходимость систематического выявления и мобилизации резервов снижения материальных затрат и материалоёмкости продукции предусматривает применение в анализе системы показателей, всесторонне характеризующей эффективность использования материальных ресурсов и позволяющей планировать, учитывать и анализировать результаты работы предприятий, объединений и отраслей промышленности в области снижения материалоёмкости продукции.

Для характеристики эффективности использования материальных ресурсов применяется система обобщающих и частных показателей. К обобщающим показателям относятся материалоёмкость; материалоотдача; коэффициент соотношения темпов роста объёма производства и материальных затрат; удельный вес материальных затрат в себестоимости продукции; коэффициент использования материалов.

Материалоёмкость продукции представляет собой величину затрат материальных ресурсов на производство единицы продукции или работ. Это определение в самом общем виде характерно для любого уровня управления.

В экономической литературе рекомендуется несколько методик анализа обобщающих показателей, основанных на разных типах факторных систем. Наиболее объективную оценку использования материальных ресурсов даёт показатель материалоёмкости. Материалоёмкость определяет сумму материальных затрат: рост материалоёмкости увеличивает сумму материальных затрат, снижение материалоёмкости - уменьшает. Материальных затрат при калькулировании себестоимости продукции учитываются как прямым путём так и в комплексных статьях расходов (расходы на содержание и эксплуатацию оборудования, цеховые и общезаводские). В связи с этим их называют прямыми и общими.[578]

Повышение эффективности использования материальных ресурсов обусловливает сокращение материальных затрат на производство продукции, снижение её себестоимости и рост прибыли. Анализ материалоёмкости проводится по аддитивной, кратной или мультипликативной факторной системе.

Построение факторных моделей осуществляется на основе формулы определения материалоёмкости, причём сама формула расчёта не может рассматриваться в качестве факторной системы.

Одна из факторных моделей, полученная приёмом расширения, рассматривает изменение материалоемкости ресурсов в зависимости от материалоемкости по прямым затратам и коэффициента соотношения общих и прямых затрат. Для изучения влияния факторов на материалоёмкость можно использовать любые методы (цепных подстановок, абсолютных разниц, логарифмический и др.).

Таким образом, чтобы получить максимально возможную прибыль, предприятие должно контролировать формирование себестоимости изделий, подлежащих реализации. Контроль происходит на всех этапах, но особенно - на стадии расхода производственных ресурсов на выпуск продукции. Цель его - не допустить нежелательных отклонений от установленных норм и стандартов. Необходимым условием совершенствования управления является коренная реконструкция его технической и информационной базы на базе автоматизированной системы учёта. Одной из важнейших задач является дальнейшее развитие и совершенствование информационных систем предприятий с использованием современных методов управления и технических средств.



Заключение

В работе был проанализирован процесс взаимодействия рационального использования ресурсов в организации, качества продукции и эффективности управления организацией.

В заключение можно сделать следующие выводы:

Ресурсы, качество и эффективность управления прямо взаимосвязаны между собой.

В организации должны присутствовать трудовые ресурсы, материальные и технологические.

От наличия всех необходимых ресурсов и их рационального использования зависит нормальное функционирование организации, а также прибыль, которую она получает в результате своей деятельности.

Особую категорию составляют человеческие ресурсы, так как ими управлять наиболее сложно. Их необходимо мотивировать, стимулировать, заинтересовывать в деятельности.

Управление качеством продукции также носит обязательный характер. От качества продукции зависит имидж компании, удовлетворенность покупателей производимой продукцией, а следовательно объем продаж.

Таким образом, эффективность управления организацией включает в себя правильное управление ресурсами организации и обеспечение надлежащего качества продукции.

Для наиболее эффективного функционирования организации можно предложить следующие рекомендации:

Что касается управления трудовыми ресурсами, то здесь необходимо использовать в первую очередь различные методы управления. Для достижения эффективности можно использовать демократический стиль управления, психологические методы управления персоналом, различные методы стимулирования и мотивации работников, корпоративную культуру.

Для рационального использования имеющихся материальных ресурсов необходимо четкое планирование и прогнозирование.

Для того чтобы качество продукции соответствовало требованиям потребителя необходимо проводить анализ предпочтений покупателей и на основе этого совершенствовать качество производимой продукции.

Для эффективности управления организацией необходимо рассматривать все ее составляющие в комплексе и обращать внимание на все факторы, влияющие на достижение успеха.

Таким образом, данные рекомендации могут повысить эффективность управления и дать возможность организации улучшить свою деятельность.



Список использованных источников и литературы

Бурганова А. А. Теория управления. М.: Инфра-М, 2005. 139с.

Веснин В. Р: Основы менеджмента. М.: Институт международного права и экономики, 2006. 250 с.

Виханский О. С., Наумов А. И., Менеджмент: Учебник. М.: Гардарики,2007. 528 с.

Друкер П. Ф. Задачи менеджмента в XXI веке. М.: Вильямс, 2004.

КабушкинН. И. Основы менеджмента. М.: БГЭУ 2008. 325 с.

Костин В. А. Теория управления. Екатеринбург, 2007. 216с.

Кохно П. А., Микрюков В. А., Коморов С. Е. Менеджмент. М.: Финансы и статистика, 2005. 420 с.

Мескон М. X.Основы менеджмента. М.: Дело, 2007. 125 с.

Мильнер Б. З. Теория организации. М.: ИНФРА-М, 2007. 256 с.

Мухин В. И. Основы теории управления. М.: Экзамен, 2006, 256с

Пирсон Б., Томас Н. Магистр делового администрирования. М: Альпина Паблишер, 2007. 306с.

Размещено на Allbest.ru