Управление на предприятии

Среднее число подчиненных у одного руководителя:

Ч подч = 41/10 = 4,1 (2.1)

В данном случае величина ниже нормы, но чем меньше величина Ч подч, тем легче происходит процесс управления.

Коэффициент структурной напряженности. Для начала найдем долю управленческого аппарата в организации

D=10/31*100 = 32,3 (2.2)

Ксн = 7/32,3 = 0,2 (2.3)

Структурная напряженность незначительная.

Текучесть кадров

Кт = 3/41*100 = 7,3% (2.4)

Текучесть кадров находится в норме.

Анализ качественных показателей организационной структуры

В рамках качественного анализа организационной структуры, возможно получить информацию о недостатках существующей организационной структуры путем проведения анкетирования сотрудников организации (представлено в таблице 2.1).

Таблица 2.1 - Результаты анкетирования сотрудников организации

По итогам анкетирования ни один из факторов в организации не присутствует. Соответственно, сами работники положительно оценивают сложившуюся организационную структуру.

2.4 Анализ организационной культуры

Организационная культура должна включать нормы и ценности, которые разделяют члены организации, что, в свою очередь, будет способствовать стабильности в функционировании и развитии организации. влияет на поведение членов организации, их трудовую активность, уровень мотивации и поэтому, существующая организационная культура в некотором смысле помогает руководящему составу организации в управлении.

После подведения результатов теста для определения типа организационной культуры организации (Приложение В), можно сделать вывод, что в Госкомитете преобладает культура, ориентированная на задачу.

Характеристиками данной культуры являются:

- объединение определяется задачами, которые предстоит решить (в центре всего - действие);

- принятие решений основывается на том, что требуется в настоящий момент для достижения поставленных целей;

- быстрое реагирование на изменение ситуации;

- на первом месте - результаты;

- авторитет основывается на знаниях и способности справляться со своими задачами;

- главное - реализовать поставленные цели.

После подведения результатов теста по определению уровня организационной культуры (Приложение Г), показатели свидетельствуют о следующем: индекс организационной культуры равен 269 баллов, что говорит о высоком уровне организационной культуры. По секциям получились следующие результаты:

Работа - 9,3 балла

Коммуникации - 10 баллов

Управление - 9, 25 балла

Мотивация и мораль - 8, 75 балла

Вывод: великолепное состояние дел в перечисленных областях.

События, которые отмечаются Госкомитетом по делам ЗАГС Челябинской области:

Профессиональный праздник работников органов ЗАГС, который отмечается 18 декабря. В 2014 году исполнится 97 лет со дня образования органов ЗАГС в Российской Федерации.

Красная горка - любимый праздник влюблённых, один из самых почитаемых праздников на Руси, это самый популярный среди молодежи день для заключения браков. В этом году Красная горка празднуется 1 мая, в первое воскресенье после Пасхи.

День матери - международный праздник в честь матерей. В России этот праздник учрежден в 1998 году. Цель праздника - поддержать традиции бережного отношения к женщине, закрепить семейные устои.

День семьи, любви и верности, празднуется 8 июля. На праздник будут приглашены многодетные семьи и пары, которые прожили в любви и согласии долгие годы. В Челябинске в этот день состоится вручение знака семейного отличия «Семейная доблесть». Челябинская область первой в России учредила награду за родительский труд, за сохранение и укрепление семейных ценностей и традиций.

День Челябинской области, который проводится 17 января. В этот День во всех муниципальных образованиях Челябинской области организованы праздничные мероприятия.

27 мая 2011 года Госкомитетом по делам ЗАГС Челябинской области было организовано чествование золотых юбиляров. В рамках выставки «Красивая свадьба - счастливая семья» для «молодоженов» было организовано поздравление: звучала музыка, под которую они исполнили «вальс». Цветы и подарки для «золотых юбиляров» были предоставлены Правительством Челябинской области.

Также в Госкомитете отмечаются такие праздники, как дни рождения сотрудников, Новый год, День защитника Отечества, Международный женский день.

В 2011 году были проведены конкурсы профессионального мастерства сотрудников отделов ЗАГС Челябинской области в следующих номинациях: «Лучший ведущий бракосочетания», «Профессиональная правовая помощь», «Высокая информационная грамотность».

В своей профессиональной деятельности сотрудники Госкомитета руководствуются Кодексом этики и служебного поведения государственных гражданских служащих Челябинской области. Кодекс утвержден Губернатором Челябинской области от 22.02.2011 г. №72 и представляет собой свод общих принципов профессиональной служебной этики и основных правил служебного поведения, которыми должны руководствоваться государственные гражданские служащие Челябинской области, независимо от замещаемой ими должности.

Создана комиссия по соблюдению требований к служебному поведению государственных гражданских служащих Госкомитета по делам ЗАГС Челябинской области. Комиссия состоит из председателя Комиссии, его заместителя, назначаемого председателем Госкомитета из числа членов Комиссии, замещающих должности государственной гражданской службы в Госкомитете, секретаря и членов Комиссии. Комиссия проводит заседания по мере необходимости, но не реже 1 раза в квартал согласно плану работы Комиссии. Из видимых атрибутов организационной культуры можно наблюдать стенд, на котором представлена информация о важных событиях. Госкомитет обеспечивает социальную защищенность сотрудников: официальные зарплаты, обязательные выплаты по больничным листам и декретным отпускам. Сотрудники внимательные и вежливые. Единой формы для сотрудников не существует, сотрудники придерживаются официального стиля в одежде.

Таким образом, за длительную историю существования Госкомитета по делам ЗАГС Челябинской области сформировалась своя организационная культура, способствующая стремлению сотрудников к достижению общих целей и создающая положительный имидж организации.

3. Рекомендации по совершенствованию организационно-управленческих аспектов в госкомитете ЗАГС Челябинской области

Проведенный организационно-управленческий анализ деятельности Государственного комитета по делам ЗАГС Челябинской области показал довольно высокий уровень развития организационной структуры и культуры управления, наличие миссии и целей организации. Однако, анализ помог выявить проблемные зоны в развитии организации.

Предложения по совершенствованию сложившейся системы управления:

1. Развитие информатизации Госкомитета с целью повышения качества и сокращения сроков подготовки и выдачи документов по регистрации актов гражданского состояния гражданам, ускорение информационного обмена с органами ЗАГС за счет автоматизации этих процессов:

- создание и ведение областной электронной базы данных по записям актов гражданского состояния Челябинской области;

- развитие в рамках «электронного правительства»: оказание Госкомитетом государственных услуг через портал государственных услуг Челябинской области;

- организация защищенного юридически значимого электронного документооборота между Госкомитетом и отделами ЗАГС администраций муниципальных образований Челябинской области;

- создать возможность бронирования заявок на регистрацию брака через Интернет.

2. Создать структурное подразделение по работе с электронными услугами;

3. Уменьшить количество документации путем перехода на электронные базы данных;

4. Создать «горячую» телефонную линию по информированию населения.

5. Выстроить вертикаль власти, а именно подчинение органов ЗАГС Челябинской области непосредственно Госкомитету по делам ЗАГС, а не Администрациям муниципальных образований;

6. Повысить качество организации хранения и учета архивного фонда.

Численность штатных работников отдела, работающего с архивными документами незначительна, работа объемная и длительная, а привлекать для работы в архиве лиц посторонних не допускается в целях обеспечения защиты персональных данных граждан. В связи с этим, необходимо увеличить штат персонала - ввести в штат архивариусов (2 ед.), что также способствовало бы сокращению сроков поиска запрашиваемых сведений и своевременной реставрации документов;

7. Повысить уровень сохранности документов архивного фонда Госкомитета;

8. Разграничить отдел информационных технологий и архивной работы на два отдела с целью повышения результативности и эффективности работы.

Заключение

После проведения организационно-управленческого анализа организации можно сделать следующие выводы.

У Госкомитета существует собственная миссия, которая создавалась в процессе становления Госкомитета с профессиональным ростом сотрудников и соответствует основным требованиям к миссии организации.

Миссия имеет огромное значение для организации, так как выражая смысл существования организации, она ориентирует в едином направлении интересы и ожидания тех людей, которые воспринимают организацию изнутри, и тех, кто воспринимает организацию извне. Если миссия задает общие ориентиры, направления функционирования организации, выражающие смысл ее существования, то конкретные конечные состояния, к которым должна стремиться организация, фиксируются в виде ее целей.

У Госкомитета существует две основные цели деятельности, а также задачи, которые позволяют добиваться этих целей.

Высшее руководство принимает на себя ответственность за создание условий для реализации поставленных целей, за повышение результативности деятельности организации.

Тип организационной структуры - линейно-функциональный. Расчет вторичных количественных показателей позволяет сделать вывод о том, что все показатели находятся в норме. В рамках качественного анализа организационной структуры, проводившегося путем анкетирования сотрудников организации, можно сделать вывод, что работники положительно оценивают сложившуюся организационную структуру.

По результатам теста можно говорить о том, что в Госкомитете преобладает организационная культура, ориентированная, на задачу.

Проанализировав результаты теста по определению уровня организационной культуры, показатели свидетельствуют о высоком уровне организационной культуры.

За длительную историю существования Госкомитета по делам ЗАГС Челябинской области сформировалась своя организационная культура, способствующая стремлению сотрудников к достижению общих целей и создающая положительный имидж организации.

Размещено на Allbest.ru