Анализ деятельности отдела кадров на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ОРЕНБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет экономики и управления

Кафедра государственного и муниципального управления и менеджмента

КУРСОВАЯ РАБОТА

по дисциплине «Делопроизводство в кадровой службе»

Руководитель работы:

преподаватель

А.Т. Ахмадулина

Исполнитель:

Студент гр. С. Самарин

Оренбург 2014



Аннотация

В курсовой работе рассмотрены теоретический аспект организации документационного обеспечения деятельности кадровой службы. Проведен анализ документационного обеспечения деятельности кадровой службы организации. Предложены рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения деятельности кадровой службы. Объектом исследования является отдел кадров ОАО «Гелиос». Вопросы рассмотрены с точки зрения системного подхода.



Введение

Кадровое делопроизводство является отраслью деятельности, документирующей производственные отношения между работодателями и работниками. Кадровыми документами фиксируются данные о персонале, его наличие и движение, вследствие этого процедуры по кадровым вопросам документально оформляются.

Движение персонала представляет собой одну из основных категорий руководства штатами. Она состоит из приема на работу, перевода на другую должность, предоставления различных видов отпуска, увольнения. Оформить документально кадровые процедуры обязан любой работодатель, невзирая на масштабы своей деятельности и организационно-правовую форму.

Проблемы документооборота возникли, как только появился сам документ. А в настоящее время данная проблема становится актуальной благодаря стремительному развитию информационного общества.

Технологии, когда-то считавшиеся высокими, ускоренными темпами проникают в нашу повседневную жизнь, доказывая на практике важность, необходимость и эффективность своего появления. В современной жизни информационное обеспечение любого вида деятельности является сложным, но необходимым процессом для увеличения эффективности деятельности.

«Бумажный» документооборот на сегодня малоэффективен, так как затрудняет работу исполнителей, занятых непосредственно обработкой документов, и лиц, управляющих деловыми процессами, приводит к увеличению расходов и к уменьшению эффективности процессов.

Бурное развитие в последнее десятилетие информационных технологий позволяет руководству современных организаций принципиально пересмотреть подход к организации процессов управления. Практически все руководители сегодня принимают управленческие решения на основе информации, содержащейся в базах данных. Внедрение информационных систем позволяет работать в едином информационном пространстве, быстро получать достоверную информацию, оперативно планировать и контролировать основные процессы. Информационная система становится мощным инструментом создания рациональной управленческой схемы, своего рода "нервной системой", которая пронизывает все "клетки" организации, во многом определяя ее состояние. Управление информационными ресурсами имеет для деятельности любого учреждения особое значение. В современном мире учреждения сталкиваются с необходимостью обработки большого объема информации.

Актуальность работы объясняется важностью эффективной организации кадрового делопроизводства на предприятии. Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности. Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.



1. Теоретический аспект технологий кадрового делопроизводства

1.1 Понятие кадрового делопроизводства

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- предоставление отпуска;

- увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, Табель учета рабочего времени.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

Особое внимание следует уделять ведению трудовых книжек, которые в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации (далее - ТК РФ) являются основным документом для расчета трудового и страхового стажа работника.

В случае потери трудовой книжки другие кадровые документы (приказ о приеме и увольнении, трудовой договор, личная карточка, книга учета движения трудовых книжек, расчетные и платежные ведомости и др.) могут помочь работнику подтвердить трудовой стаж документально.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

- Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобной инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

- Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

- Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

- Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам. Так, например, Судебная коллегия по гражданским делам Верховного Суда Российской Федерации в своем Определении от 13 апреля 2004 года по делу №35-Г04-5 признало решение областного суда о восстановлении истицы на работе, об оплате времени вынужденного прогула и компенсации морального вреда правомерным. Увольнение истицы было признано не законным. Поскольку доказательств того, что истице вменялись обязанности по работе со сведениями, составляющими государственную тайну, ответчиком - организацией представлено не было. Исход дела мог быть другим, если бы организация при приеме на работу документально закрепила такую обязанность для работника в тексте трудового договора или должностной инструкции.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

1.2 Общий состав и виды кадровой документации

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу:

- Заявление о приеме на работу;

- Контракт о назначении на должность;

- Приказ о приеме на работу;

- Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу:

- Заявление о переводе на другую работу;

- Представление о переводе на другую работу;

- Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы:

- Заявление об увольнении;

- Приказ об увольнении;

- Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков:

- График отпусков;

- Заявление о предоставлении отпуска;

- Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений:

- Представление о поощрении;

- Приказ о поощрении;

Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий:

- Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины;

- Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

- Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

Также в разделе 3. 1 «Организация документооборота» «Государственной системы документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения», утвержденной Приказом Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33, предписывается закреплять порядок движения документов в организации «в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой документационного обеспечения и утверждаются руководством организации».

При этом, необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно-правовыми актами.

Документирование трудовых отношений занимает важное место в трудовом законодательстве.

Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает необходимость документирования трудовых правоотношений:

трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (статья 67 ТК РФ);

прием на работу оформляется приказом (распоряжением) работодателя, с которым работник знакомится под роспись (статья 68 ТК РФ);

на всех работников ведутся трудовые книжки (статья 66 ТК РФ);

по письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое) (статья 62 ТК РФ);

обязательное издание приказа (распоряжения) о применении дисциплинарного взыскания (статья 193 ТК РФ);

прекращение трудового договора оформляется приказом (распоряжением) работодателя (статья 84.1. ТК РФ).

Сюда же можно отнести унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, ведение которых согласно пункту 2 Постановления Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров:

№Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу», №Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу», №Т-2 «Личная карточка работника», №Т-2ГС(МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего», №Т-3 «Штатное расписание», №Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника», №Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу», №Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу», №Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику», №Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам», №Т-7 «График отпусков», №Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)», №Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку», №Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку», №Т-10 «Командировочное удостоверение», №Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении», №Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника», №Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Кроме того, Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 утверждены унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:

№Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда», №Т-13 «Табель учета рабочего времени», №Т-49 «Расчетно-платежная ведомость», №Т-51 «Расчетная ведомость», №Т-53 «Платежная ведомость», №Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей», №Т-54 «Лицевой счет», №Т-54а «Лицевой счет (свт)», №Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику», №Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)», №Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Анализ норм ТК РФ позволяет сделать следующие общие выводы об изменении порядка документального оформления трудовых отношений:

Вводится новая формальность в документообороте, связанная с трудовым договором - получить вторую подпись работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя - и подтверждающая, что работник уже получил экземпляр трудового договора (статья 67 ТК РФ).

Расширен перечень документов, которые работодатель обязан предоставить работнику по его письменному заявлению (статья 62 ТК РФ). Теперь в этот перечень включаются и справки о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Перечень документов, предъявляемых при заключении трудового договора, не изменился, но при этом законодатель ввел новую правовую норму. Работодатель теперь наделяется правом не только выписать дубликат испорченной трудовой книжки своему работнику, но и обязан по письменному заявлению лица, поступающего на работу, оформить новую трудовую книжку (с указанием причины отсутствия трудовой книжки).

Уточнены все случаи, когда заключение срочного трудового договора обязательно (часть 1 статьи 59 ТК РФ) и когда стороны трудового договора могут заключать срочный трудовой договор по соглашению, без учета характера предстоящей работы и условий ее выполнения (часть 2 статьи 59 ТК РФ). кадровый персонал документация

Уточнен порядок аннулирования трудового договора (статья 61 ТК РФ).

Уточнен порядок приема и увольнения работника. Теперь приказ о приеме на работу составляется в трехдневный срок со дня фактического начала работы, а не со дня подписания трудового договора, что более верно. В главу 13 ТК РФ, регулирующую прекращение трудового договора, законодателем внесены изменения и дополнения практически во все статьи, кроме того, глава дополнена новой статьей 84.1, устанавливающей общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Более подробно прописан порядок применения дисциплинарных взысканий (статья 193 ТК РФ).

Работодатели (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязаны вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (статья 66 ТК РФ).

Расширен круг законодательно закрепленных обязанностей работодателя. Теперь в обязанность работодателя входит знакомить, под роспись, всех работников с «локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью» (статья 22 ТК РФ).

Эта норма уточнена также в статье 68 ТК РФ:

«При приеме на работу (до подписания трудового договора) работодатель обязан ознакомить работника под роспись с правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, непосредственно связанными с трудовой деятельностью работника, коллективным договором».

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»:

«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с:

- истечением срока действия;

- отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом;

- вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)».

Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу.

Работодатель - физическое лицо, как и юридическое лицо (организация) реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

График отпусков (статья 123 ТК РФ);

Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Принятие локальных нормативных актов осуществляется одним из следующих способов:

1) в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель согласно статье 372 ТК РФ должен принимать локальные нормативные акты с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации.

ТК РФ в отношении локальных нормативных актов, регламентирующих режим и условия труда, предусмотрено следующее:

«При составлении графиков сменности работодатель учитывает мнение представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 103 ТК РФ).

«Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее, чем за две недели до наступления календарного года в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 123 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 135 ТК РФ).

«Локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда, принимаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников» (статья 162 ТК РФ).

«Форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 136 ТК РФ).

«Правила внутреннего трудового распорядка утверждаются работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 190 ТК РФ).

Работодатель обязан обеспечить:

«разработку и утверждение правил и инструкций по охране труда для работников с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации или иного уполномоченного работниками органа в порядке, установленном статьей 372 настоящего Кодекса для принятия локальных нормативных актов» (статья 212 ТК РФ).

2) в других случаях документы, содержащие нормы трудового права, необходимые для регламентирования трудовых отношений, например, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, принимаются работодателем единолично.

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

1.3 Система электронного документооборота

Документ является основным способом представления информации на любом современном предприятии. Неоспорима важность сохранности и умелого использования информационных ресурсов предприятия для успешного ведения бизнеса. Способность принять верное решение и вовремя отреагировать на ситуацию, гибко реагировать на все изменения рынка зависит не только от таланта и опыта руководителей. Эффективность управления предприятием зависит и от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Фактически, малоэффективное использование накопленной информации (или, еще хуже, ее утрата) может привести к потере всего бизнеса. Ведь вовремя не полученная информация или документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности. Вследствие этого, на любом предприятии, где ведется активная работа с различными документами, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота, которым и посвящена данная статья.

В настоящее время на большинстве российских предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится как в бумажном, так и в электронном виде (часто неупорядоченно на файл-сервере). При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. То есть, и при преобладании электронной формы хранения документов, они не всегда используются эффективно. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (первые из которых появились еще в 1980-е гг.). Эти системы еще называют Electronic Document Management Systems (EDMS).

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- интеграции процесса;

- повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

уменьшения стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижения стоимости копирования и передачи бумажных документов;

- уменьшения стоимости и сокращения времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- интеграции информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

- создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

СУЭД должна соответствовать существующей информационно - организационной структуре предприятия (группы предприятий) и обеспечивать модификацию по мере совершенствования этой структуры.

СУЭД предназначена для автоматизации процессов документационного обеспечения управления предприятием, включая:

1. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода организационно - распорядительных документов (подсистема «Электронный архив»);

2. процессы подготовки, ввода, хранения, поиска и вывода стандартных форм документов (подсистема «Ввод стандартных форм документов»);

3. управление делопроизводством (создание, обработка и систематизация архивного хранения документов - подсистема «Делопроизводство»).

Объектом автоматизации являются процессы:

- создание документов;

- подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно - распорядительных, отчетно - статистических, учетных, плановых, информационно - справочных и других управленческих документов;

- работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем. Для информационного обмена в системе должна использоваться корпоративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользовательские системы. СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием. Система должна допускать круглосуточный режим функционирования; иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов; позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресатов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавания документов на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу к документам и срокам хранения документов

Подсистема «Электронный архив» предназначена для следующих целей:

- оперативного и потокового ввода документов, полеченных из бумажных документов путем сканирования (получение электронных графических образов) и OCR- распознавания (преобразование их в текстовые документы);

- оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

- передачи электронных документов в подсистему «Делопроизводство»;

- реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

- хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

- адресация оригиналов документов в бумажном архиве;

- поиска и извлечения документов из электронного архива;

- вывода документов из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дельнейшей доставки средствами связи;

- связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных;

Подсистема «Ввод стандартных форм документов» обеспечивает:

- проектирование представлений стандартных форм документов для их последующего ввода;

- потоковый ввод стандартных форм документов в фактографическую часть подсистемы «Электронный архив» (включая сканирование, OCR(ICR) - стилизованное распознавание, контекстный контроль и экспорт в БД).

Подсистема «Делопроизводство» обеспечивает:

- создание электронных документов средствами подсистемы;

- ведение версий (редакций) документов и их авторства;

- защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

- электронное визирование документов (электронная подпись);

- связывание документов в логические группы;

- организацию потока работ с документами: задание маршрута (регламентного или ситуационного) движения документов и условий осуществления работ с ними;

- допуск к документам и расширенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

- протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

- управление маршрутами движения документов;

- контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

- передачу и извлечение документов в/из подсистемы «Электронный архив».

Следует сказать, что в настоящее время существует немало подходов к решению проблем управления электронным документооборотом. Кроме так называемых универсальных систем электронного документооборота (EDMS) решить задачу управления документами можно при помощи следующих основных видов программных средств:

a) средств групповой работы (типа ПО Lotus Notes, Novell GroupWise и MS Exchange);

b) систем управления особыми видами документов (в частности, PDM-систем);

c) специальных модулей управления документооборотом в составе корпоративных информационных систем для предприятий (SAP R/3, Baan и др.).

Однако у EDMS-систем есть ряд серьезных достоинств. В частности, по сравнению с ПО поддержки групповой работы, большинство наиболее распространенных в мире EDMS-систем обладает следующими достоинствами:

- практическая неограниченность размера электронного архива;

- встроенная поддержка полнотекстовой индексации;

- поддержка версий и подверсий документов;

- возможность хранения документов в архиве в исходном формате;

- возможность ведения журналов действий пользователей.

К выбору системы электронной документации следует подходить исходя из потребностей организации. Для начала нужно определиться со следующим набором критериев для классификации:

- на каких технических платформах работает система и как это согласуется с политикой предприятия в этой области;

- какие объемы хранимой информации ориентирована система, согласуются ли эти объемы с ожидающимся потоком документов в организации;

- какова организация распределения, хранения и обмена документами между офисом и производством эффективность сетевого взаимодействия;

- определиться с финансовыми затратами.

При этом необходимо учитывать наличие системы защиты от доступа к информации извне, это должно непременно входить в набор корпоративной информационной системы. Поэтому при выборе системы следует обратить внимание на этот фактор и руководствоваться законом о защите информации.

Что же касается эффективности, то в качестве наилучшей ее меры выступает повышение производительности труда в результате внедрения системы. Важно отметить, что эффективность достигается не только за счет высокого быстродействия системы, но и опять же ее широких функциональных возможностей.

Полнофункциональная система позволяет автоматизировать работу с документами любых типов и практически на всех стадиях жизненного цикла, начиная от задания на разработку и кончая сдачей в архив. Кроме того, данное качество дает возможность настраивать систему на различные специфические участки, будь то классическое делопроизводство (с параллельным хождением электронных и бумажных документов) или разработка проектно-конструкторской документации (с поддержкой сканирования, векторизации, распознавания и индексирования. Очевидно, что полнофункциональная система должна не только уметь организовывать сложные маршруты движения документов (последовательно-параллельные, с условным ветвлением, циклами и даже самостоятельным принятием управленческих решений, когда это возможно), но и контролировать их исполнение, вести аудит, оптимизировать загрузку сотрудников и делать многое другое.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота (например, система «Дело» или «Босс-референт») также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять «узкие места» в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа - достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке. Известно, что оценка эффективности проекта внедрения системы электронного делопроизводства может быть выражена через отношение результата проекта к его затратам. Возрастающий объем документооборота, в случае отказа от внедрения системы электронного ДОУ, в итоге приведет руководство к решению о приеме второго секретаря. После внедрения ИС ДОУ в ФГУП «Гознак» за счет автоматизации системы документационного обеспечения удается снизить потребность в количестве сотрудников, и тем самым сэкономить на фонде оплаты труда. Планируется, что проект будет реализован с помощью команды из двух сотрудников: менеджера по управлению персоналом и специалиста по разработке программного продукта - программиста. При этом план затрат проекта будет складываться из затрат на заработную плату, затрат на материалы, затрат на оплату аренды помещения, затрат на оплату электроэнергии, затрат на косвенные расходы. Экономия денежных, материальных или людских ресурсов возникает за счет автоматизации процесса обработки потока входящих, исходящих и внутренних документов, связанных с управлением персоналом.

После внедрения программного продукта в деятельность руководителя, секретаря и менеджера по управлению персоналом, ожидается рост производительности труда сотрудников, уменьшается время обработки документов, уменьшаются расходы на оплату площадей для хранения документов. Кроме того, в дальнейшем, ожидается снижение потребности в дополнительных сотрудниках, т.е. происходит экономия фонда оплаты труда.



2. Анализ современных технологий в работе кадровых служб, их использование в кадровой практике

2.1 Краткая характеристика СООО «Бел-Эст-Мебель»

СООО «Бел-Эст-Мебель» является структурным подразделением ЗАО «Пинскдрев». Деятельность предприятия СООО «Бел-Эст-Мебель» осуществляется строго в соответствии с требованиями белорусского законодательства и базируется на следующих принципах: компания осуществляет финансовые и нефинансовые инвестиции в развитие общества в социальной, экономической и экологической сферах, связанных напрямую с основной деятельностью компании; компания последовательно и систематически реализует инвестиционные программы в развитие людских ресурсов и человеческого потенциала в целом.

СООО «Бел-Эст-Мебель» изготавливает следующие виды продукции: сульфатная беленая хвойная целлюлоза, сульфатная беленая лиственная целлюлоза, сульфатная небеленая целлюлоза, картон тарный для плоских слоев гофрокартона (крафтлайнер), продукты лесохимической переработки. В состав СООО «Бел-Эст-Мебель» входит две продуктовые линии: «Целлюлозное производство №1» и «Целлюлозное производство №2» с общей проектной мощностью около 1 млн. тонн целлюлозы по варке в год, щепное производство, ТЭС, производство приготовления химикатов, лесохимическое производство.

На продуктовой линии «Целлюлозное производство № 1» вырабатывается беленая хвойная целлюлоза, картон и небеленая целлюлоза. Беленая хвойная целлюлоза вырабатывается по ТУ марок «Суперэкстра», «Экстра», «Стандарт» до 220 тысяч тонн в год. 70-80 % целлюлозы отгружается на экспорт в Китай, 20 - 30 % отгружается потребителям внутреннего рынка - Краснокамской бумажной фабрике, бумажной фабрике «Коммунар», картонно - полиграфическому комбинату г. Санкт-Петербурга и другим бумажным фабрикам. Служит сырьем для производства различных видов бумаг - писчих, газетных, типографских, а также для производства беленых видов картона. На картонном потоке вырабатывается двухслойный картон для плоских слоев гафрированного картона пяти плотностей: 125 гм/м², 150 гм/м², 175 гм/м², 200 гм/м², 220 гм/м² , марок КА, КЕ, КС до 220 тыс. тонн тарного картона в год. Около 80 % картона отгружается в Китай, остальные объемы - потребителям внутреннего рынка - заводам по производству гофротары - «Алтайкровля», «Готэк» Курской области, «Тара» г. Болотное Новосибирской области и др.

Из отходов производства как небеленых, так и беленых видов целлюлозы вырабатывается небеленая целлюлоза на установке АФС «Флект» до 30 тыс. тонн в год. Используется в производстве различных видов картона и упаковочных бумаг. Отгружается до 90 % на экспорт в Китай, Корею по ТУ.

Миссия предприятия СООО «Бел-Эст-Мебель»: профессионализм во всех сферах деятельности организации - наш стиль работы с нашими клиентами, партнерами и сотрудниками. На предприятии СООО «Бел-Эст-Мебель» используется линейно-функциональная структура управления. Данный подход обеспечивает качественное разделение труда в управлении, при котором линейные руководители сохраняют за собой право отдавать распоряжение и принимать решение при участии и помощи функциональных служб. Структура управления линейно-функционального типа сохраняет принцип единоначалия. Это объясняется тем, что линейный руководитель устанавливает очередность в решении комплекса задач, определяя тем самым главную задачу на данном этапе, а также время и конкретных исполнителей. Деятельность функциональных руководителей при этом сводится к поискам рациональных вариантов, решения задач, к умелому доведению своих рекомендаций до линейного руководителя, который на этой основе может обеспечить эффективное управление. Все это позволило аппарату управления линейно- функционального типа оставаться до настоящего времени основой организационной формой управления. Однако с развитием производства, с появлением новых проблем, требующих более творческого подхода, стали выявляться и недостатки такой структуры: отсутствие гибкости и динамичности, что затрудняет достижение поставленной цели. На сегодняшний день предприятие насчитывает 510 квалифицированных сотрудников, из которых 233 женщины, а остальные 277 мужчины, это объясняется тем, что на предприятие внедряются новые технологии изготовления целлюлозы, не требующие тяжелого физического труда. Численность работающих по категориям составляет: рабочие - 464 человека; руководители - 31человек; специалисты и служащие- 15 человек. Возглавляют организацию СООО «Бел-Эст-Мебель» лица, длительное время работавшие в системе лесного хозяйства и деревообрабатывающей промышленности.

Целлюлозное производство имеет в своем штате сотрудников с высшим, среднетехническим и специальным образованием в лесопромышленной области и имеющие практический опыт работы. Практически весь персонал организации имеет очень высокий стаж работы: большинство сотрудников имеет стаж работы около 20 лет - их примерно 50 %, со стажем работы 35 лет примерно 30 % сотрудников, а около 10% сотрудников организации работают в ней уже 40 лет. Управленческий персонал организации постоянно проходит мероприятия по повышению квалификации. Для рабочих специальностей необходимым требованием является наличие средне-технического или средне-специального образования, достаточно высокие разряды (5,6 разряд). Квалификация персонала повышается 1 раз в 4 года в обязательном порядке.

Организация трудовых отношений происходит на основании трудового коллективного договора, по контракту работают только директора. Форма оплаты труда повременно-премиальная. Система оплаты труда - тарифная. На основании отчетов о прибылях и убытках (приложение А) проведем анализ основных показателей деятельности СООО «Бел-Эст-Мебель» за 2008-2009 гг. (таблица 2.1).

Таблица 2.1 - Основные показатели деятельности СООО «Бел-Эст-Мебель» за 2008-2009 гг.

Показатели	2013г., млн. руб.	2009г., млн. руб.	Отклонение (+,-), млн. руб.	Темп роста, %
Выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг	4,59	6,32	1,73	1,38
Налоги, включаемые в выручку от реализации продукции, товаров, работ, услуг	0,7	1,14	0,44	1,63
Выручка от реализации продукции, товаров, работ, услуг (за минусом налога НДС, акцизов и иных аналогичных обязательных платежей)	3,89	5,18	1,29	1,33
Себестоимость реализованных товаров, работ, услуг	2,8	3,73	0,93	1,33
Расходы на реализацию	0,12	0,16	0,04	1,33
Прибыль от реализации	0,97	1,3	0,33	1,34
Прибыль (убыток) от операционных доходов и расходов	-0,03	-0,05	-0,02	-
Прибыль (убыток)от внереализационных доходов и расходов	-0,06	-0,08	-0,02	-
Прибыль	0,88	1,17	0,29	1,33
Налоги, сборы и платежи из прибыли	0,26	0,35	0,09	1,35
Прочие расходы и платежи из прибыли

Подобные документы

• Анализ системы документооборота ООО "Астраханский домостроительный комбинат"

  Анализ нормативных документов, регламентирующих организацию делопроизводства. Оценка службы документационного обеспечения управления на предприятии. Разработка предложений по автоматизации делопроизводства отдела кадров в среде "КАДРЫ SB" ООО "АДСК".
  
  дипломная работа [5,9 M], добавлен 12.12.2011
  

• Автоматизированные системы документационного обеспечения управления

  Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
  
  курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013
  

• Проектирование систем электронного докуметооборота на предприятих добывающей отрасли

  Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
  
  курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015
  

• Организация электронного документооборота

  Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
  
  презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015
  

• Организация кадрового делопроизводства на предприятии

  Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
  
  курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011
  

• Управление персоналом в Сибирском железнодорожном агентстве по обслуживанию пассажиров

  Анализ кадрового состава агентства: численность персонала, движение кадров, потребность, наличие и использование специалистов. Характеристика методов регламентации труда персонала, анализ системы самоменеджмента работников кадровой службы организации.
  
  отчет по практике [70,2 K], добавлен 15.12.2009
  

• Разработка программы аудита кадрового документооборота МОУ "СОШ №1 города Жирновска"

  Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота. Структура кадровой документации и организация оборота документов. Анализ состава сотрудников МОУ "СОШ №1 города Жирновска". Этапы проведения аудита кадрового документооборота организации.
  
  курсовая работа [1,1 M], добавлен 25.12.2014
  

• Совершенстование системы кадрового делопроизводства

  Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).
  
  курсовая работа [40,3 K], добавлен 06.04.2014
  

• Современные подходы к автоматизации делопроизводства

  Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
  
  курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016
  

• Автоматизация документирования деятельности страховой компании "Макс"

  Разработка системы автоматизации делопроизводства и документооборота для отдела кадров страховой компании "Макс". Состав подразделений организации и их взаимосвязь, документы, которые создаются в отделе кадров. Разработка информационного обеспечения.
  
  курсовая работа [955,4 K], добавлен 12.08.2013
  

• главная
• рубрики
• по алфавиту
• вернуться в начало страницы
• вернуться к началу текста
• вернуться к подобным работам