Документационное обеспечение местных исполнительных и распорядительных органов

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ УО «БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Кафедра физикохимии материалов и производственных технологий

РЕФЕРАТ

На тему: Документационное обеспечение местных исполнительных и распорядительных органов

М.О. Бабкова

МИНСК 2014

Введение

Документационное обеспечение управления - есть важнейшая составляющая всех видов и уровней управления. Оперативность, своевременность, точность и полнота представления информации являются основой качества принимаемых управленческих решений.

Последнее десятилетие - это период активного внедрения информационных технологий в работу делопроизводственной службы.

На смену сформировавшимся нормам и технологиям приходят иные, новые нормы, правила и технологии. Последние из них обусловлены социально-экономическими, политическими, факторами научно - технического прогресса.

Электронная эра диктует свои технологии, а подчас и своеобразие не только формы, но и содержательной стороны документационного обеспечения управления.

В связи с переходом Беларуси к иному социально-экономическому и политическому укладу жизни возникла необходимость создания новой нормативно-правовой базы делопроизводства на всех уровнях государственного устройства. Принят ряд законов, постановлений, кодексов, гостов, инструкций, регламентов, которые сыграли определённую регулирующую роль в сфере делопроизводства.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Целью реферата является рассмотрение органов местного самоуправления и информационно-документационное обеспечение их деятельности.

Задачами данной работы являются:

- изучение организационных основ местного самоуправления;

- рассмотрение информационно-документационной деятельности управленческой деятельности;

- изучение информационно-документационной деятельности.

Объектом исследования реферата является органы местного самоуправления.

Предметом исследования является информационно-документационное обеспечение деятельности органов местного самоуправления.

Документирование управленческой деятельности

Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) и оформлению необходимой для осуществления управленческих действий информации на различных носителях по установленным правилам.

Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы, машинограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, карты, диски, кристаллы и др.).

Состав управленческих документов:

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями организации, порядком решения вопросов, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями и закрепляется в табеле документов.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением ГСДОУ.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации и другим нормативным документам, содержащим правила документирования.

Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), издаются в соответствующей форме (приказ, постановление и др.).

Совместные распорядительные документы органов, полномочных издавать различные по форме документы, издаются в форме «совместного решения», которое имеет правовую силу распорядительного документа каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация этот вопрос решает самостоятельно.

Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до исполнителей в форме, установленной положением об этих органах.

Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей.

Действие распорядительного документа может быть приостановлено соответствующими компетентными органами.

Проекты документов, затрагивающие интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с ними. В случае разногласий к проекту прикладываются замечания или суть разногласий указывается в сопроводительном письме.

Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах.

Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей и материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов постановлений или решений, повестки дня, списков приглашенных и др.).

Если ход заседания стенографируется, то текст стенограммы расшифровывается, отпечатывается, заверяется и хранится вместе с протоколом. В особых случаях выступавший должен завизировать стенограмму своего выступления. Если ход заседания записывается на магнитную ленту, она хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кино-, фото- и фонодокументами.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями и отдельными гражданами.

Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный способ обмена информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и др. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы.

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций.

Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности: с отраслевыми, функциональными, территориальными подразделениями, совещательными органами, и, при необходимости, общественными организациями; работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов (главные, старшие специалисты и т.д.); с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером); с юридической службой; службой документационного обеспечения; с заместителем председателя коллегиального органа или с заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа должно осуществляться в следующей очередности:

- с подчиненными и неподчиненными организациями, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы; с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, в которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных документами этих органов;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

- с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий, только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами (устав или положение об организации, структурном подразделении, должностная инструкция, приказ о распределении обязанностей и др.).

Две или более подписи проставляются в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального или кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и гл. бухгалтер (бухгалтер); совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем.

Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

Протокол подписывает председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

Документы - приложения могут быть трех видов:

утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к правовым актам, имеющие самостоятельное значение);

поясняющие или дополняющие содержание другого документа;

направляемые с письмом в другие организации.

На приложениях к распорядительным документам и приложениях, дополняющих или поясняющих содержание другого документа, в правом верхнем углу печатают:

При наличии нескольких приложений они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера

Состав реквизитов и порядок оформления документов - приложений должен соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой относится документ - приложение.

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций.

В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Нормативную базу документационного обеспечения деятельности местных администраций образуют: организационно-распорядительные документы администрации, регламентирующие деятельность подразделений и работников, занятых ДОУ (организационные документы, устанавливающие структуру аппарата управления, численность и режим работы сотрудников; положения о структурных подразделениях, занятых ДОУ, должностные инструкции работникам); нормативные акты и методические пособия, принимаемые в администрации по вопросам работы с документами (в том числе документация, регламентирующая работу с документами в условиях применения в администрации автоматизированной системы ДОУ); нормативные и методические доку менты по нормированию и охране труда работников, занятых ДОУ . Среди них особенно важным представляется наличие инструктивных материалов, предназначенных не только для аппарата администрации, но и всей администрации в целом, а также муниципальных учреждений и предприятий^[1]. Однако разработка таких инструкций в некоторых местных администрациях затрудняется тем, что различия в уровне финансирования и объеме документооборота в различных подразделениях администрации и муниципальных организациях не позволяют ввести единообразие в документационное обеспечение управленческой деятельности.

Нерешенность многих вопросов прослеживается во всей нормативной базе деятельности органов местного самоуправления. Современная нормативная правовая база муниципального управления, будучи «крайне низкого качества»^[2], регламентирует лишь малую часть вопросов ДОУ в органах местного самоуправления. Поэтому необходимо реформирование нормативной базы ДОУ исполнительно-распорядительных органов муниципальных образований на основе создания новых и упорядочения старых нормативных актов.

Упорядочению документационного обеспечения деятельности местных администраций, безусловно, способствовало утверждение Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти и ГОСТ Р 6.30- 2003. Однако эти общеотраслевые нормативные документы не учитывают специфики ДОУ в органах местного самоуправления. Дальнейшему совершенствованию управления документацией в стране могли бы способствовать: создание методических рекомендаций по разработке в органах местного самоуправления инструкций по делопроизводству (по аналогии с «Методикой создания инструкций о делопроизводстве в исполкомах местных Советов депутатов трудящихся» (ВНИИДАД, 1974)) или разработка типовой (примерной) инструкции по делопроизводству в исполнительно-распорядительных органах муниципальных образований (включающей требования к оформлению, порядок подготовки и издания специфических видов документов, примерный табель форм документов, примерное положение о службе ДОУ местной администрации и др.), разработка типовой (примерной) номенклатуры дел и др. самоуправление документация управленческий местный

Документы органов местного самоуправления прямо и непосредственно фиксируют жизнь в ее реальных проявлениях, поэтому большое значение имеют вопросы отбора и передачи документов администрации на хранение в муниципальный архив, вопросы нормативно-правового и методического обеспечения деятельности муниципальных архивов. К основным недостаткам правового обеспечения деятельности муниципальных архивов относятся: неопределенность правового статуса муниципального архива (с одной стороны -- подразделение органа местного самоуправления или муниципальное учреждение, с другой -- элемент системы архивных учреждений страны) и его места в системе местного самоуправления (совмещение функций управления и непосредственного хранения, комплектования, использования архивных документов), отсутствие Основных правил работы муниципальных архивов («Правила работы городских (районных) государственных архивов» 1989 года давно устарели), отсутствие правового закрепления за муниципальными образованиями собственности на архивные фонды и документы (проблема реализации статьи 6 Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде РФ и архивах»), отсутствие правовой основы возмещения затрат органов местного самоуправления по исполнению полномочий по хранению документов государственных организаций, комплектующих муниципальные архивные учреждения. Некоторые из перечисленных, а также иные недостатки устранены в проекте нового федерального закона об архивном деле.

В региональных и муниципальных нормативных актах, определяющих статус и деятельность органов местного самоуправления конкретного муниципального образования, могут содержаться некоторые нормы документационного обеспечения деятельности местных администраций. Как минимум, они устанавливают наименования видов документов, издаваемых главой муниципального образования (постановления и распоряжения). В основном, вопросы ДОУ решаются конкретными исполнительно-распорядительными органами муниципальных образований самостоятельно.

Выводы

На основании представленного материала можно сделать следующие выводы.

Организация работы с документами затрагивается во многих нормативных правовых и методических документах. Поэтому в каждой организации в службе ДОУ должна быть нормативная правовая, методическая и справочная информация, относящаяся к работе с документами.

Роль и значение нормативно - правовой базы значительно увеличилась в последние годы. Деловое документное общение на всех уровнях стало осуществляться по единым общепринятым правилам. Работа с документами, независимо от организационно-правовой формы, строится на основе законодательных и нормативно-методических актов, касающихся вопросов документирования и работы организаций.

Важнейшим нормативным документом для исполнительных и распорядительных органов по документационному обеспечению являются Рекомендации по документационному обеспечению местных исполнительных и распорядительных органов Республики Беларусь. Рекомендации являются методическим документом по организации документационного обеспечения управления в местных исполнительных и распорядительных органах Республики Беларусь.

В данных рекомендациях отражены основные этапы организации делопроизводства в управленческом аппарате, все стадии документооборота в исполкоме (администрации), рассматриваются задачи и функции службы документационного обеспечения управления, определяется порядок приема, учета, подготовки, оформления, контроля, исполнения, хранения и обработки документов, вплоть до передачи их в архив. Предназначены для работников служб документационного обеспечения управления (управление делами, общий отдел, отдел писем и организации приема граждан, секретариат, руководитель канцелярии, протокольная часть, группа контроля и др.).

В настоящее время все большее распространение получают электронные документы и автоматизированные системы обработки документации.

Список используемых источников

1) http://xreferat.ru/

2) http://dissertation1.narod.ru/

3) http://www.nauka-shop.com/

4) http://biblioteka-onli.ucoz.ru/

5) http://freepapers.ru/

6) http://yandex.ru/

Размещено на Allbest.ru