Системы электронного документооборота

Размещено на http://allbest.ru

Электронный документ

Информация, зафиксированная на электронном материальном носителе, признается электронным документом, если она:

- создается, обрабатывается, хранится и передается с помощью электронных технических средств;

- подписана с соблюдением требований, предусмотренных действующим законодательством;

- может быть представлена в форме, пригодной для восприятия человеком, не обладающим специальными техническими навыками;

- если при его составлении, хранении, передаче использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ, позволяющий достоверно идентифицировать составителя электронного документа.

Электронный документ должен быть доступным для его последующего использования. При необходимости предъявления электронного документа, этот документ должен быть продемонстрирован лицу, имеющему полномочия требовать его предъявления.

Реквизиты

- регистрационный номер;

- регистрационную дату;

- подпись (код) лица, ответственного за правильность изготовления документа или утвердившего документ;

- содержание документа;

- наименование организации - создателя документа;

- местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес.

Кто составляет электронный документ

Составитель (электронного документа) - физическое или юридическое лицо, составившее или от имени которого составлен электронный документ с использованием электронных технических средств (за исключением лица, действующего в качестве посредника в отношении передачи этого электронного документа);

Кому поступает для обработки

Посредник (в отношении передачи конкретного электронного документа) - лицо, которое от имени другого лица отправляет, получает или хранит электронный документ или оказывает другие услуги в отношении передачи электронного документа с использованием электронных технических средств.

Кто подписывает

Подпись должна содержать информацию, позволяющую идентифицировать конкретную персону, подписавшую документ, то есть - владельца сертификата ключа.

Поэтому сертификат выдается на физическое лицо, действующее от своего имени или от имени юридического лица на основании Устава или доверенности. Закон, также, допускает в некоторых случаях не указывать в качестве владельца сертификата физическое лицо, например, если подписание происходит автоматически - уведомление о получении запросов в государственные органы.

Тогда владельцем такого сертификата признается юридическое лицо (государственное учреждение). В любом другом случае, электронная подпись, прежде всего, подчеркивает персональное участие конкретного лица в подписании документа.

Подпись электронного документа

Электронный документ признается подписанным, если при его подписании использован какой-либо аналог собственноручной подписи, предусмотренный федеральным законом (электронная цифровая подпись), и если использован предусмотренный государственными или международными стандартами либо соглашением сторон способ для идентификации подписавшего лица и указание на то, что это лицо согласно с информацией, содержащейся в электронном документе, и добровольно подписывает электронный документ.

Момент составления

Моментом составления электронного документа, как и документа на бумажном носителе, является совершение факта хозяйственной жизни. Электронный документ подписывается электронной подписью.

Действительность электронного документа

Электронный документ, составленный, передаваемый либо хранимый с соблюдением предусмотренных настоящим Положением требований, обладает юридической силой, одинаковой с письменным документом.

Отправление электронных документов

документ идентификация электронный

1. Электронный документ может быть отправлен:

- составителем электронного документа;

- лицом, уполномоченным действовать от имени составителя электронного документа в отношении данного электронного документа;

- информационной системой, запрограммированной функционировать в автоматическом режиме от имени составителя.

2. Электронный документ должен быть представлен в форме, позволяющей получателю электронного документа хранить и воспроизводить документ.

3. Электронный документ считается не отправленным, если:

-получатель знал о том, что: - лицо, представленное в документе его составителем, в действительности не является инициатором составления или отправления электронного документа;

- документ получен с искажениями.

4. Электронный документ считается неполученным, если лицо, получившее документ, в действительности не является тем получателем, которому данный документ был адресован или для которого данный документ предназначался по замыслу отправителя.

Хранение и уничтожение информации и носителей информации

1. Хранение электронного документа осуществляется только в виде записи информации, составляющей электронный документ, на машинном носителе.

2. Уничтожение машинного носителя электронного документа осуществляется путем физического уничтожения самого носителя, а именно: измельчением дискеты, оптического компакт-диска, чипа флэш-памяти, или форматированием жесткого диска сервера/рабочей станции.

Контроль за уничтожением машинных носителей информации - электронных документов осуществляет комиссия, создаваемая как специально для данного конкретного случая, так и постоянно действующая Экспертная комиссия Управления делами ООО «АВАНТЕ», осуществляющим работы по организации и проведению экспертизы ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установления сроков хранения, а также для уничтожения.

Размещено на Allbest.ru