Оформление служебных документов

Оформление распорядительных документов

Приказ по основной деятельности является основным распорядительным документом.

Приказ - это нормативный документ, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для решения основных и оперативных задач организации.

Приказы издают только при необходимости. Изменения, дополнения к приказам, отмену приказов производят только на основании новых приказов.

Реквизиты приказа по основной деятельности:

наименование организации;

наименование вида документа - ПРИКАЗ;

дата, которая будет заполнена от руки после подписания приказа;

регистрационный номер, который заполняют после подписания, номер является порядковым с начала календарного года;

место издания - оформляют в том случае, если оно непонятно из наименования организации;

заголовок к тексту - отвечает на вопрос «О чем?»;

текст;

подпись;

гриф согласования - оформляют в случае необходимости, как правило, при внешнем согласовании;

отметка о контроле;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагают факты, раскрывают причины и цели, послужившие основанием для издания приказа. Если в основу издания приказа положен какой-то другой документ, нужно указать наименование этого документа, его автора, дату, регистрационный номер, заголовок. Констатирующая часть текста может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Распорядительная часть текста приказа начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, после него ставят двоеточие. Дальнейший текст распорядительной части делят на пункты. В тексте каждого пункта должен быть указан исполнитель (наименование должности, фамилия и инициалы или структурное подразделение), предписываемое действие и срок исполнения (без употребления в тексте слова «срок»). Если одному исполнителю приписывают несколько действий, то каждое из них выделяют в подпункт.

Последний пункт приказа имеет формулировку «Контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, фамилия, инициалы или наименование структурного подразделения)».

Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие - его заместитель или исполняющий обязанности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена в проекте приказа, отсутствует, приказ перепечатывают. Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания допускается только с разрешения подписавшего документ.

Может осуществляться внешнее согласование приказа с различными организациями, если приказ затрагивает их интересы; органами государственного контроля; коллегиальными и общественными организациями.

После издания приказа необходимо ознакомить сотрудников организации с его содержанием. Для этого можно делать копии приказа и выписки из него. Подлинник приказа хранят в канцелярии.

Формуляр приказа по основной деятельности приведен в Приложении. Те реквизиты, которые в реальном документе, заполняют от руки, в этом и последующих формулярах выделены полужирным курсивом.

Выписка из приказа - это копия части документа. Реквизиты выписки из приказа:

наименование организации - перепечатывается из приказа;

наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

дата - перепечатывается из приказа;

регистрационный номер - перепечатывается из приказа;

место составления - перепечатывается из приказа;

заголовок к тексту - перепечатывается из приказа;

текст - полностью перепечатывается констатирующая часть приказа, а из распорядительной части перепечатывают только тот пункт, ради которого делают выписку;

подпись - без личной подписи;

отметка о заверении копии.

Формуляр выписки из приказа представлен в Приложении.

Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеет обязательную силу для граждан и организаций, которым оно адресовано. Этот документ издают предприятия, организации, министерства, правительство, администрации городов, районов и т.д.

Распоряжения могут быть рассчитаны на длительный срок действия или быть кратковременными, касаться быстрого решения конкретного вопроса.

Реквизиты распоряжения аналогичны реквизитам приказа, распорядительная часть текста начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ.

Указание - документ организационно-методического характера, издаваемый органами государственного управления; министерствами; ведомствами; организациями по вопросам, связанным с процессом исполнения приказов, инструкций и других документов.

Реквизиты указания аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть начинается со слова ОБЯЗЫВАЮ или ПРЕДЛАГАЮ (если согласно законодательству исполнителя нельзя обязать выполнить действия, так как они не входят в его должностные обязанности).

Постановление - документ, который издают высшие органы государственной власти, - комитеты и комиссии, образуемые при органах власти.

Реквизиты постановления аналогичны реквизитам приказа. Распорядительная часть текста начинается со слова ПОСТАНОВЛЯЕТ.

Подписывает постановление председатель коллегиального органа и секретарь.

Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления. Документ издается министерствами, ведомствами, научными советами.

Реквизиты решения аналогичны реквизитам приказа. В распорядительной части текста указывают наименование органа, принимающего решение, затем пишут слово РЕШИЛ (на новой строке от 0-й позиции табуляции).

Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Приказ по личному составу. Приказами по личному составу оформляют прием на работу, перемещение по работе, увольнение с работы, предоставление отпусков, командировки, поощрения, наказания работников и т.д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы).

В настоящее время разработана унифицированная система документации по труду, основанная на применении специальных бланков для приказов по личному составу. В случае их отсутствия приказы можно оформлять на персональном компьютере по приведенным ниже правилам.

Реквизиты приказа по личному составу:

наименование организации;

наименование вида документа - ПРИКАЗ;

дата, которую заполняют после подписания документа;

регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, номер имеет буквенное наращение «к» (кадры) или «лс» (личный состав);

место составления;

заголовок к тексту - отвечает на вопрос «О чем?»;

текст;

основание;

подпись;

визы согласования;

гриф согласования - оформляют при необходимости;

подпись сотрудника об ознакомлении с приказом;

отметка о направлении документа в дело.

Заголовок к тексту может быть сформулирован следующим образом: «О приеме на работу», «Об увольнении», «О предоставлении отпуска», «Об объявлении благодарности». В конце заголовка рекомендуется указывать фамилию и инициалы сотрудника, в отношении которого издан приказ.

Текст приказа по личному составу, как правило, не имеет констатирующей части. Распорядительная часть в зависимости от содержания приказа начинается с одного из следующих слов: ПРИНЯТЬ, УВОЛИТЬ, КОМАНДИРОВАТЬ, ПЕРЕВЕСТИ и т.д. Эти слова пишут прописными буквами от 0-й позиции табуляции, затем ставят двоеточие. Далее с красной строки прописными буквами пишут фамилию, а затем строчными буквами имя и отчество сотрудника, в отношении которого издается приказ. Затем описывают действия, предпринимаемые в отношении работника.

При приеме на работу в тексте следует указывать дату приема, наименование подразделения, должность, размер заработной платы, вид работы (постоянная, с испытательным сроком, со стажировкой, временная, по совместительству), особые условия работы (материальная ответственность, сокращенный или неполный рабочий день). Основанием для издания такого приказа является заявление сотрудника и трудовой договор.

При переводе на другую должность в тексте надо указать должность, занимаемую сотрудником в настоящий момент, новую должность, причину перевода, размер заработной платы на новой должности, длительность работы на новой должности в случае временного перевода. Основанием для издания такого приказа может являться заявление сотрудника, представление руководителя структурного подразделения при переводе на вышестоящую должность, докладная записка руководителя структурного подразделения при переводе на нижеоплачиваемую работу и изменения к трудовому договору.

При поощрении работника в тексте указывают должность работника, вид поощрения, основанием является представление руководителя структурного подразделения.

При наложении взыскания в тексте указывают фамилию работника, вид взыскания, основание - докладная записка руководителя структурного подразделения.

При предоставлении отпуска в тексте указывают должность работника, вид отпуска, дату его начала и продолжительность. Основание - заявление сотрудника и график отпусков при предоставлении очередного отпуска.

При командировании указывают должность работника, дату начала и окончания командировки, ее цель, организацию, в которую командируется работник. Основание - распоряжение руководителя организации.

При увольнении указывают фамилию работника, дату увольнения и причину увольнения со ссылкой на статью Трудового Кодекса РФ. Основание - заявление сотрудника или докладная записка руководителя структурного подразделения при увольнении по инициативе администрации.

Приказы по личному составу, как правило, визируют начальник отдела кадров, руководитель структурного подразделения, главный бухгалтер.

Если заявление сотрудника, послужившее основанием для издания приказа, оформлено на трафаретном бланке, содержащем визы руководителей различных служб, то эти визы не дублируют в приказе, но дают на них ссылку в тексте основания. Например:

Основание: заявление Петрова Н.К. от 12.04.2005 с визами начальника ОК, начальника отдела сбыта и главного бухгалтера.

В том случае, если на предприятии действует профсоюзная организация, с ней надо согласовать увольнения по инициативе администрации и наложение взысканий. Как правило, согласовывают с помощью протокола. Работник должен ознакомиться с приказом по личному составу и поставить на документе свою подпись.

Формуляр приказа по личному составу представлен в Приложении.

Оформление протокола

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов. Реквизиты протокола:

наименование организации;

наименование вида документа - ПРОТОКОЛ;

дата - соответствует дате заседания, если заседание продолжается несколько дней, указывают дату начала и окончания (12 - 14.04.2010);

регистрационный номер - порядковый с начала календарного года, печатается сразу;

место составления;

заголовок к тексту - отражает вид коллегиальной работы и наименование коллегиального органа, отвечает на вопрос «Чего?»;

текст;

подпись.

Текст протокола состоит из вводной и основной частей. Вводная часть содержит постоянную и переменную информацию.

Постоянная информация - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», которые печатают от 0-й позиции табуляции.

Переменная информация - фамилии и инициалы председателя, секретаря и присутствующих. Перед фамилиями председателя и секретаря ставят тире, перед фамилиями присутствующих - двоеточие.

Фамилии присутствующих располагают в алфавитном порядке, через запятую, в строку. Строки печатают через один интервал. Если присутствуют более 15 человек, то указывают их общее количество и рядом в скобках - регистрационный лист прилагается. Если в работе коллегиального органа принимают участие приглашенные из других организаций, то к их фамилиям добавляют наименование должности и наименование организации. Список приглашенных оформляют аналогично списку присутствующих.

В конце вводной части указывают повестку дня. Выражение «Повестка дня» пишут от 0-й позиции табуляции и ставят двоеточие. Затем с красной строки записывают пункты повестки дня, которые нумеруют арабскими цифрами. Вопросы в повестке дня располагают по степени важности. В каждом пункте указывают обсуждаемый вопрос, фамилию, инициалы и должность докладчика.

Основная часть текста протокола делится на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ, которые пишутся от 0-й позиции табуляции, а затем ставят двоеточие.

Перед словом СЛУШАЛИ ставят порядковый номер вопроса в повестке дня. Затем с красной строки пишут фамилию и инициалы докладчика в родительном падеже и с прописной буквы излагают содержание доклада. Если текст доклада предоставлен докладчиком или застенографирован, то вместо содержания доклада пишут «Текст доклада прилагается».

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут фамилии и инициалы выступающих в именительном падеже, ставят тире и с прописной буквы пишут содержание выступления. Вопросы и ответы также фиксируют в этом разделе.

После слова ПОСТАНОВИЛИ с красной строки записывают пункты постановления, каждый из которых строится по схеме: исполнитель - действие - срок. Исполнителем может быть организация, структурное подразделение, конкретное должностное лицо.

Подписывают протокол председатель и секретарь. Протокол собрания, для ведения которого избирается президиум, подписывают председатель, секретарь и члены президиума.

Формуляр протокола представлен в Приложении.

Выписка из протокола - это копия части протокола. Реквизиты выписки из протокола:

наименование организации перепечатывается из протокола;

наименование вида документа - ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА;

дата - перепечатывается из протокола;

регистрационный номер - перепечатывается из протокола;

место составления перепечатывается из протокола;

заголовок к тексту перепечатывается из протокола;

текст - во вводной части указывают тот пункт повестки дня, ради которого делают выписку, из основной части перепечатывают позиции СЛУШАЛИ и ПОСТАНОВИЛИ, соответствующего номера повестки дня;

подпись - без личных подписей;

отметка о заверении копии.

Формуляр выписки из протокола представлен в Приложении.

Оформление докладной записки

Докладная записка - это документ, который адресуется руководителю своей организации или в вышестоящую организацию и содержит изложение какого-то вопроса с выводами и предложениями составителя. В зависимости от содержания докладные записки делятся на информационные и отчетные. В зависимости от адресования - на внутренние (адресованы руководителю своей организации) и внешние (адресованы в вышестоящие организации).

Внутренние докладные записки оформляют машинописным или рукописным способом. Их подписывает автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляют машинописным способом, их подписывает руководитель организации.

Докладная записка может быть составлена как по инициативе автора (инициативная докладная записка), так и по указанию руководства. Реквизиты докладной записки:

наименование организации - для внутренней докладной записки указывают наименование структурного подразделения;

наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

дата, которая заполняется от руки после подписания документа;

регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года, во внутренней докладной записке этот реквизит может отсутствовать;

место составления - отсутствует во внутренней докладной записке;

заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);

адресат - конкретное должностное лицо, которому адресована докладная записка;

текст;

отметка о наличии приложения - оформляется в случае необходимости;

подпись;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Текст докладной записки, как правило, делится на две части. В первой части излагают факты, послужившие причиной составления докладной записки, во второй - выводы и предложения составителя.

Формуляр докладной записки представлен в Приложении.

Оформление справок

Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение каких-либо фактов, событий. По содержанию справки делятся на служебные и личные.

Служебные справки описывают или подтверждают факты или события производственной деятельности организации. Такие справки составляют по указанию вышестоящей организации (внешние справки) или руководителя своей организации (внутренние справки).

В тексте служебных справок приводят конкретные данные без выводов и предложений составителя. Текст служебных справок, если они содержат много цифровых данных, можно оформлять в виде таблицы.

Внешние служебные справки подписывает руководитель организации, внутренние - составитель. Если справка содержит информацию финансового характера, ее также подписывает главный бухгалтер организации. Реквизиты служебной справки: приказ протокол документ докладная

наименование организации;

наименование вида документа - СПРАВКА;

дата, которую заполняют после подписания документа;

регистрационный номер, который является порядковым с начала календарного года; этот реквизит может отсутствовать во внутренних справках;

место составления - отсутствует во внутренних справках;

заголовок к тексту (отвечает на вопрос «О чем?»);

адресат;

текст;

отметка о наличии приложения - оформляют в случае необходимости;

подпись;

оттиск печати - ставится на внешней справке, если она оформлена не на бланке организации, а также, если она содержат финансовые данные.

Формуляр служебной справки представлен в Приложении.

Личные справки, как правило, удостоверяют юридический факт: место работы, учебы, занимаемую должность, размер заработной платы и т.д. Эти справки выдают по запросам заинтересованных лиц или учреждений. Если в организации выдается большое количество однотипных личных справок, то для их оформления используют трафаретные бланки формата А5. Реквизиты личной СПРАВКИ:

наименование организации;

справочные данные об организации;

наименование вида документа - СПРАВКА;

дата - аналогично служебной справке;

регистрационный номер - аналогично служебной справке;

заголовок к тексту - отсутствует в том случае, если справка оформлена на бланке формата А5;

адресат - может отсутствовать;

текст;

подпись;

оттиск печати.

Текст личной справки начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. Далее приводят юридический факт. Если в справке содержаться сведения о размере заработной платы, то сначала они записываются цифрами, а затем в скобках дается их словесная расшифровка.

В том случае, если в справке отсутствует адресат, в конце текста пишут фразу «Справка выдана для предоставления в (наименование организации)».

Подписывает личные справки руководитель организации, если справка содержит финансовые данные - еще и главный бухгалтер.

Формуляр личной справки представлен в Приложении.

Оформление служебных писем

Письмо - это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Письмо составляют в том случае, если невозможно решить вопрос другими способами (посредством личной беседы, телефонного разговора).

По содержанию и назначению различают следующие виды писем: инструктивные, гарантийные, информационные, рекламные, коммерческие, рекламационные, письма-запросы, письма-извещения, письма-приглашения, письма-ответы и др.

В зависимости от объема текста письма оформляют на бланках формата А4 и А5 (если текст содержит не более 7 строк). Реквизиты письма:

наименование организации;

справочные данные об организации;

дата, которую заполняют после подписания документа;

регистрационный номер, который является сложным индексом, содержащим номер структурного подразделения, автора документа, номер дела по номенклатуре дел, порядковый номер документа по журналу регистрации;

ссылка на дату и регистрационный номер - оформляется в ответных письмах;

заголовок к тексту - отвечает на вопрос «О чем?», отсутствует при использовании формата А5;

адресат - один документ может содержать не более четырех адресатов, в противном случае составляется список рассылки;

текст;

отметка о наличии приложения - оформляют в случае необходимости;

подпись;

оттиск печати - ставится на гарантийных письмах;

отметка об исполнителе;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в дело подшивается второй экземпляр).

Текст письма должен быть простым, лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. В тексте нужно освещать только один вопрос. Все логические элементы письма следует выделять абзацами.

Текст письма, как правило, состоит из двух частей - вводной и основной. В вводной часто указываются причины, послужившие основанием для составления письма, приводят ссылки на факты, документы и т.д.

В основной части текста излагают цель: просьбу, предложение, сообщение, отказ и т.п. Текст может состоять только из основной части. Все логические элементы письма выделяют абзацами. В тексте не должно быть лишних слов, затрудняющих чтение. Следует избегать ненужных сокращений.

Количество экземпляров письма равно количеству адресатов плюс один экземпляр в дело. На входящих письмах ставится отметка о поступлении документа в организацию и оформляется резолюция руководителя.

Формуляр письма представлен в Приложении.

Оформление актов

Акт - это документ, составленный группой лиц (комиссией) и подтверждающий факты, события. Акты могут составляться при различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акты инвентаризаций; приема-передачи материальных ценностей или дел; уничтожения документов; передачи дел во временное пользование; расследования несчастного случая и т.д.

Акты составляются комиссией, постоянно действующей в организации или назначенной по указанию руководителя.

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта. Реквизиты акта:

наименование организации;

наименование вида документа - АКТ (печатается с двойной разрядкой);

дата - печатается сразу, соответствует дате актируемого события;

регистрационный номер - является порядковым с начала календарного года;

место составления;

заголовок к тексту - как правило, отвечает на вопрос «Чего?»;

гриф утверждения;

текст;

отметка о наличии приложения - оформляется при необходимости;

подпись - документ подписывают председатель и члены комиссии;

отметка об исполнении документа и направлении его в дело (в дело подшивается последний экземпляр акта).

Текст акта состоит из вводной и основной частей. В начале вводной части указывают основание для составления акта. Это может быть ссылка на документ, на устное распоряжение руководителя, на какие-либо факты, события, действия.

Далее указывают состав комиссии: должность, фамилию и инициалы председателя, а затем должности, фамилии и инициалы членов комиссии (в алфавитном порядке или в порядке субординации должностей). При необходимости оформляют список присутствующих при составлении акта с указанием их должностей, фамилий и инициалов.

В основной части текста фиксируют события, излагают цели, задачи и существо проведенной комиссией работы, приводят выводы и предложения комиссии. Текст может делиться на пункты и подпункты, может быть оформлен в виде таблицы.

В конце текста указывают сведения о количества экземпляров акта и о месте нахождения каждого экземпляра.

Формуляр акта представлен в Приложении.

Оформление телефонограмм

Телефонограмма - это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - по телефону. Телефонограмму применяют для передачи срочных распоряжений, извещений, сведений. Реквизиты телефонограммы:

наименование организации;

наименование вида документа - ТЕЛЕФОНОГРАММА;

дата, которую заполняют после подписания и передачи текста документа;

регистрационный номер, который является порядковым и оформляют после подписания документа;

адресат;

текст;

подпись.

В телефонограмме оформляют дополнительную информацию:

запись о должности и фамилии сотрудника, передавшего телефонограмму, номер его служебного телефона;

запись о должности и фамилии сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его служебного телефона;

запись о времени передачи телефонограммы.

Текст телефонограммы не должен быть сложным. Он должен содержать не более 50 слов, не содержать труднопроизносимых слов и сложных выражений.

Если телефонограмму с одним текстом передают нескольким адресатам, то к ней прилагают список адресатов с номерами телефонов. При приеме телефонограммы ее текст следует записывать в специальный журнал. Чтобы избежать неточностей, сотруднику, принимавшему телефонограмму, рекомендуется прочитать ее текст передававшему телефонограмму, указывая знаки препинания. После приема телефонограммы ее надо немедленно передать адресату для ознакомления.

Размещено на Allbest.ru

Размещено на Allbest.ru