Структура управленческого документа. Стандартизация и унификация документов организации

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Содержание

1. Унификация и стандартизация документов. Формуляр-образец

2. Характеристика унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)

3. Требования, предъявляемые к составлению управленческих документов

4. Понятие, сущность и значение режима секретности в Российской Федерации

Практическое задание

Подготовьте проект приказа по основной деятельности

Список литературы

1. Унификация и стандартизация документов. Формуляр-образец

стандартизация документов унификация секретность

Унификация документов - установление единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций и задач.

Цели унификации документов:

сокращение количества применяемых документов;

типизация их форм;

повышение качества;

снижение трудоемкости их составления и обработки;

достижение информационной совместимости различных систем документации; стандартизация документ унификация секретность

более эффективное использование вычислительной техники.

Под унификацией в широком теоретическом смысле понимают оптимальное сокращение числа элементов в объектах, составляющих какой-либо комплекс или систему. Основная цель унификации и стандартизации управленческой документации - создание системы документов, которая может дать экономический эффект. Экономическая эффективность унификации и стандартизации документов достигается в результате снижения затрат на составление, изготовление и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожение. Таким образом, унификация документов - это комплекс задач по совершенствованию их форм и содержания.

Содержание документа, применяемого в управлении, определяется составом и значением реквизитов, которые в него входят. Таким образом, объектами унификации и стандартизации документа является как его форма, так и состав включаемых в нее реквизитов.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в определенной сфере деятельности задачами и расположенных на носителе информации в определенном порядке.

В настоящее время на территории России действуют следующие УСД [6, с. 53]:

1) унифицированная система организационно-распорядительной документации;

2) унифицированная система банковской документации;

3) унифицированная система учетной и отчетной документации;

4) унифицированная система отчетно-статистической документации;

5) унифицированная система документации по труду;

6) унифицированная система документации пенсионного фонда РФ;

7) унифицированная система внешнеторговой документации.

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ведомствами, которым поручена эта работа.

Основой построения всех перечисленных систем является унифицированная система организационно-распорядительной документации. Основным нормативным документом, регламентирующим функционирование данной системы является

Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

Стандартизация документов - форма юридического закрепления проведенной унификации.

Объекты унификации и стандартизации в управленческой деятельности:

термины и определения, используемые при работе с управленческой информацией;

организационные структуры организаций, учреждений, предприятий;

классификаторы управленческих функций;

управленческая документация.

Унифицированная форма документа; УФД: совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Категории УФД:

общероссийский;

отраслевые (ведомственные);

организации.

Классификация объектов осуществляется параллельно с унификацией их форм.

Национальные стандарты, входящие в систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД), нормативно упорядочивают информационные процессы, обеспечивающие доступ к информационным фондам.

В серию стандартов «Информационная технология» входит ГОСТ Р 52292 - 2004 «Электронный обмен информацией. Термины и определения», в котором закреплена терминология электронного обмена информацией.

Результатом классификации, унификации, стандартизации является создание:

Номенклатуры дел предприятия, которая исполняет роль классификатора документов предприятия;

Табеля форм документов и альбома форм (образцов) документов предприятия;

Инструкции по делопроизводству

Формуляр документа: набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа: модель документа построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

2. Характеристика унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД)

К унифицированной системе организационно - распорядительной документации (УСОРД) относят распорядительные, организационные, информационно - справочные документы и документацию по трудовым отношениям. В ней каждой унифицированной форме документа (УДФ - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенных порядке на носителе информации) присвоен определенный ко в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД).

Каждый документ состоит из определенного набора реквизитов.

Реквизит - обязательный элемент любого официального документа.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа.

Формуляр-образец -- модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты. Формуляр-образец -- это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 30 реквизитов вместо 29 по ГОСТ 6.30-97.

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), -- постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др. (далее -- документы), включенные в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) (класс 0200000) и используемые в деятельности:

-- федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие, наряду с русским языком, в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

-- предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Настоящий стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам и оформлению документов; требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Принят и введен в действие с 1 июля 2003г. Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные в ОК 011-93 " Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (класс 0200000).

Указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТа Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5,), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.

Во-первых, разделом 2 ГОСТа Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТом Рб.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).

Во-вторых, из содержания ГОСТа Р 6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.

В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации".

Кроме того, из текста нового ГОСТа исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.

В-четвертых, ГОСТ Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп.3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТа Р 6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов). Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп.3.25-3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.

В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТа Р 6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Как следует из раздела 1, требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований. С другой стороны, требования нового ГОСТа распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).

Как было отмечено, ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает несколько иной состав реквизитов документа и уточняет порядок и правила оформления некоторых из них. В этой связи представляется целесообразным приступить к рассмотрению состава реквизитов документа, а также требований к их оформлению.

3. Требования, предъявляемые к составлению управленческих документов

Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при их разнообразии вне зависимости от специфики предприятия можно выделить следующие основные группы документов: организационные, распорядительные, информационно-справочные, документы по трудовым правоотношениям.

К организационным документам предприятия относятся: устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка и др.

К распорядительным документам предприятия относятся: приказ по основной деятельности, распоряжение, указание, решение, постановление.

К информационно-справочным документам предприятия относятся: протоколы, акты, справки, докладные записки, служебные письма и др.

К документам по трудовым правоотношениям относятся: приказы, трудовые договоры, трудовые книжки, личные карточки и др.

Требования ГОСТ Р 6.30 - 2003 к оформлению документов.

Для оформления документов используются следующие реквизиты [1, с. 3]:

№ 01 - Государственный Герб Российской Федерации;

№ 02 - герб субъекта Российской Федерации;

№ 03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

№ 04 - код организации;

№ 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

№ 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

№ 07 - код формы документа;

№ 08 - наименование организации;

№ 09 - справочные данные об организации;

№ 10 - наименование вида документа;

№ 11 - дата документа;

№ 12 - регистрационный номер документа;

№ 13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

№ 14 - место составления или издания документа;

№ 15 - адресат;

№ 16 - гриф утверждения документа;

№ 17 - резолюция;

№ 18 - заголовок к тексту;

№ 19 - отметка о контроле;

№ 20 - текст документа;

№ 21 - отметка о наличии приложения;

№ 22 - подпись;

№ 23 - гриф согласования документа;

№ 24 - визы согласования документа;

№ 25 - оттиск печати;

№ 26 - отметка о заверении копии;

№ 27 - отметка об исполнителе;

№ 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

№ 29 - отметка о поступлении документа в организацию,

№ 30 - идентификатор электронной копии документа.

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

1) центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

2) флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Использование реквизитов для оформления управленческих документов следует осуществлять избирательно, исходя из целесообразности и с учетом вида служебного документа. Например, бланк письма, в зависимости от учредительных документов организации, включает реквизиты 01 (02 или 03), 04-06, 08, 09, а при необходимости - ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-15 и 17-20. Бланк конкретного вида документа (за исключением письма) организации включает реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14, а при необходимости - и ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11-13, 18 и 19 (см. пп.4.7 ГОСТа Р6.30-2003).

Данным ГОСТом, установлены также требования к нумерации документов, датированию документов, адресованию документов, заголовку к тексту, требования к текстам документов и т.д.

Например, реквизит "адресат" должен содержать: наименование организации, наименование структурного подразделения, должность, фамилию и И.О. лица, почтовый адрес. Каждая составная часть реквизита должна печататься с новой строки, при написании адресата знаки препинания между его составными элементами не ставятся и т.д.

Требования к текстам документов: соблюдение требований официально-делового стиля и норм современного русского языка; использование слов, закрепленных практикой документирования управленческой деятельности; широкое применение терминов юридического характера; унификация и стандартизация деловой речи в часто повторяющихся документах, использование выработанных практикой словесных штампов и трафаретов и т.д.

Требования к размещению различных реквизитов документа: наименование учреждения, организации, предприятия - располагается в левом верхнем углу документа; наименование адресата - располагается в верхнем левом углу; заголовок к тексту - располагается слева под наименованием организации или по центру поля документа; подпись - располагается в левом нижнем углу документа. В состав реквизита "подпись" входит: обозначение должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка, инициалы печатают перед фамилией; печать - располагается в левом нижнем углу документа; отметка о наличии приложения - если документ имеет приложение, упоминаемое в тексте, то проставляется только количество листов и экземпляров, если же документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом экземпляре и количество экземпляров.

4. Понятие, сущность и значение режима секретности в Российской Федерации

Для охраны государственной тайны создан специальный административно-правовой режим - режим секретности.

Режим секретности является постоянным, общегосударственным. Его требования обязательны для исполнения на территории Российской Федерации и за ее пределами органами власти, местного самоуправления, предприятиями и организациями, должностными лицами, взявшими на себя обязательства исполнять требования законодательства о государственной тайне.

Главными составляющими режима секретности являются: засекречивание, защита государственной тайны, рассекречивание.

Определив в ст. 5 Закона «О государственной тайне» области сведений, которые могут быть отнесены к государственной тайне и засекречены, выделив, таким образом, интересы государства: военная область; область экономики, науки и техники; области внешней политики и экономики; области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности было признано оправданным включить в вышеназванный закон ст. 7, которая определяет область интересов общества и граждан, засекречивание сведений о которой не допускается.

Так, не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию сведения о [4, с. 62]:

- чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также стихийных бедствиях;

- состоянии экологии, здравоохранения, преступности;

- привилегиях, компенсациях и социальных гарантиях, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

- фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

- размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации;

- фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами;

- состоянии здоровья высших должностных лиц Российской Федерации.

Должностные лица, принявшие решение о засекречивании перечисленных сведений, несут уголовную, административную или дисциплинарную ответственность в зависимости от причиненного обществу, государству и гражданам материального и морального ущерба.

Засекречивание сведений и их носителей состоит в ограничении на их распространение и на доступ к их носителям.

В Российской Федерации установлены три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений:

- особой важности;

- совершенно секретно;

- секретно.

Защищаемая информация, являющаяся государственной тайной, как и любой другой вид информации, необходима для управленческой и иной деятельности. Поэтому защищаемая информация не просто хранится в сейфах и хранилищах, а постоянно используется, обращается, устаревает и обновляется.

В соответствии со ст. 6 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и защите информации» вопросы ограничения доступа к информации, определения порядка и условий такого доступа относятся к исключительной компетенции обладателя информации.

Чтобы информация не стала достоянием посторонних лиц, собственник информации, ее засекретивший, устанавливает определенный режим, правила ее защиты, ограничивает сферу ее обращения, и пока она обращается в этой ограниченной режимными мерами сфере, есть основания полагать, что эта информация будет сохранена в тайне.

Условия, способствующие неправомерному овладению информацией:

- разглашение (излишняя болтливость сотрудников) - 32 %;

- несанкционированный доступ путем подкупа и склонения к сотрудничеству со стороны конкурентов и преступных группировок - 24 %;

- отсутствие надлежащего контроля и жестких условий обеспечения информационной безопасности - 14 %;

- традиционный обмен производственным опытом - 12 %;

- бесконтрольное использование информационных систем - 10 %;

- наличие предпосылок возникновения среди сотрудников конфликтных ситуаций - 8 %;

- отсутствие высокой трудовой дисциплины и психологической несовместимости, случайный набор кадров, слабая работа отдела кадров по сплочению коллектива.

В основе режима секретности проводимых работ лежит регламентация порядка доступа к охраняемой информации. Важно четко и однозначно определить: кто, кого, к каким сведениям, когда и как допускает. Выход засекреченной информации за пределы режимной сферы будет создавать угрозу ознакомления с нею лиц, от которых она защищается. Может произойти, как говорят, утечка информации.

Практическое задание

Подготовьте проект приказа по основной деятельности

Приказы по основной деятельности издаются:

- во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;

- в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.

Проекты приказов по основной деятельности составляются на основе тщательного и всестороннего изучения вопросов, требующих разрешения, чтобы содержащиеся в приказах поручения были конкретными и реальными, обеспечивались достаточными материально-техническими и финансовыми средствами и исключали необходимость в последующем корректировки принятых решений в связи с неполнотой или недоработкой изданного приказа.

Заголовок является обязательным реквизитом приказа, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок должен отвечать на вопрос «о чем?»:

О проведении аттестации персонала организации;

О создании постоянно действующей экспертной комиссии;

Об упорядочении делопроизводства и исключении случаев утери документов;

Текст приказа состоит из двух частей:

констатирующей,

распорядительной.

В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действий может выступать:

ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;

формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа. Например:

Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца.

Распорядительная часть содержит поручения, каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:

наименование должности, фамилии, инициалов исполнителя или исполнителей;

поручение;

срок выполнения поручения.

ООО «Сатурн»

ПРИКАЗ

№ 17

г. Красноярск

Об утверждении

Инструкции по охране труда

В целях обеспечения безопасности работы во вновь созданном отделе множительной техники, где существуют источники опасности и вредности

ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить Инструкцию по охране труда в отделе множительной техники.

Ввести в действие Инструкцию по охране труда с 09.01.2014г.

Всем сотрудникам отдела множительной техники руководствоваться правилами соблюдения техники безопасности, закрепленными в Инструкции по охране труда.

Контроль за выполнением данного приказа возложить на начальника множительной техники Селезневу О.Н.

Директор И. И. Иванов

Список литературы

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов 

О государственной тайне: Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 г. № 5485-1 (в ред. ФЗ от 29.06.2004 г. № 131-ФЗ).

Андропова Т.Ю. Кадровое делопроизводство. Документация М.: ИЦ "Академия", 2008. - 64 с.

Государственная тайна и ее защита в Российской Федерации: учеб. пособ. / под общ. ред. М.А. Вуса, А.В. Федорова. 2-е изд., перераб. и доп. СПб.: Изд-во Р. Асланова «Юридический центр Пресс», 2005. - 118 с.

Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. - 2-е изд., перераб. и доп./ В.В. Галахов, И.К. Корнеев и др.; под ред. И.К. Корнеева, В.А. Кудряева. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. - 456 с.;

Захаркина О.И., Гусятникова Д.Е. и др. Кадровая служба предприятия: делопроизводство, документооборот и нормативная база М.: Омега-Л, 2009. - 260 с.

Размещено на Allbest.ru