Унифицированная система управленческой документации

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное казённое профессиональное образовательное учреждение

«Кунгурский техникум - интернат» Министерства труда и социальной защит

Российской Федерации

КУсовая работа нА тему

Унифицированная Система управленческой документации

Выполнил студент

Группы А-31-12:

Казаринов Д.С.

Преподаватель:

Алексеев Е.А.

2015



Содержание

Введение

1. Теоретические основы

1.1 История унификации документов России

1.2 Архивное хранение документов и дел

2. Требования к составлению документов

2.1 Документоведение и делопроизводство

2.2 Документ и его функции

2.3 Документирование и документообразование

2.4 Общие правила оформления управленческих документов

2.5 Текст документов

2.6 Понятие документа. Документооборот

Заключение

Список использованной литературы



Введение

В первой части работы «Теоретические основы» были изучены изучение понятия «документ», «управленческий документ», проанализированы требования к оформлению реквизитов документов, требования к бланкам документов, исследованы основные правила составления и оформления документов. Во второй части работы «Требования к составлению документов» были исследованы специфика требований к оформлению реквизитов документов, бланкам документов.

Целью курсовой работы являлись систематизация, накопление и закрепление знаний о понятиях «документ», «управленческий документ».

- правленческий (организационно-распорядительный) документ - вид письменного документа, в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их структурных подразделений и должностных лиц.

- требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации», которые содержат много актуальной информации.

- показать роль управленческих документов, необходимость их взаимодействия на организации.

Задачи этой курсовой работы показать, как возник управленческий документ, показать, отразить главные этапы его становления и конечно выделить значимость на современном этапе развития.

В организации существует система управленческой документации, применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности и играющая особую роль среди всех других систем.

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) -- доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве. Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, так как означает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее. Юридическая сила документа -- это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны соблюдаться при его подготовке действующие нормы законодательства, издавать документы только в пределах своей компетенции, соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения. Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты.

Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись.

Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.



1. Теоретические основы

1.1 История унификации документов России

Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. Хранение информации из хаотичного становится системным в результате оценки (экспертизы) скапливающихся документов и распределения их на хранение в зависимости от проведенной оценки. Поэтому в документационном обеспечении управления существуют два понятия -- документальный фонд и архивный фонд. Документальный фонд объединяет в своем составе всю документацию организации (или отдельных лиц): документы текущего управления, документы, отобранные для постоянного или длительного хранения, в том числе и переданные на хранение в Государственный архивный фонд, собранные коллекции документов, то архивный фонд - лишь часть документального фонда. В отличие от документального фонда архивный фонд не включает в себя документы с временными сроками хранения и имеет стабильный состав, который может только наполняться. В состав архивного фонда включаются документы, имеющие политическое, экономическое, научное, социальное, культурное, историческое или иное значение. Архивное дело может отмечать несколько «дней рождения» в зависимости от точки зрения конкретного историка. Естественно, с появлением первых документов, известия о которых восходят ХХ в., появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и «скреплявший» их, может считаться первым архивистом. Кирсанова, М.В.Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр.: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 5-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2003 Первая опись, а точнее перечневая роспись, датированная 1288 г. и вошедшая позднее в Ипатьевскую летопись, может считаться первым научно-справочным аппаратом, хотя различия между рукописями и книгами в ней не проведено. С появлением системы государственных учреждений - приказов система хранения документов, их учета и использования значительно усовершенствовалась. С возрастанием объема книгопечатания письменные материалы -- документы, отделялись в XIV в. от библиотек. К XVI в. крупные комплексы документов отлагались в приказах, ведавших определенными отраслями управления, прежде всего Поместном, Разрядном, Посольском и др. Имелись хранилища документов по имущественному положению и повинностям посадских людей согласно Судебнику 1550 г. у старост, сотских, десятских. В 1836 г. опубликована неполная рукопись 70-х гг. XVI в. под названием «Опись Царского архива», так как в подлиннике заголовок и точная дата составления отсутствовали. О полной картине развития архивного дела в этот период судить трудно, так как генеральные описания стали проводиться после освобождения Москвы от интервентов 1614--1615 гг. и после Большого московского пожара 3 мая 1626 г. по именным указам. В 1680 г. такой указ адресован 23 (но не всем) центральным учреждениям. В период приказной системы управления еще не сложилось представление об архивном деле как одной из функций управления информацией. Места хранения документов не были стабильными, по мере практической надобности их перемещали из одного хранилища в другое. Имелись случаи сознательного уничтожения документов, например, удалялись из столбцов листы с повторяющимся содержанием для повышения их информационной насыщенности. Но никаких нормативных материалов того времени об уничтожении документов, не имеющих практического значения или дублетных, нам не известно. Зато хорошо известна практика снятия копий для воссоздания хранилищ документной информации, понесших серьезный урон вследствие войны, плохих условий хранения и стихийных бедствий, особенно пожаров. Копии документов помещались в хранилища и их использование и хранение не отличались в дальнейшем от работы с подлинными документами.

16 июля 1712 г. -- особая дата в истории архивного дела, связанная с указом о создании из дел и «приговоров» правительствующего Сената первого в государстве архива: «...собрать помесячно и учинить тем приговорам реестры с объявлением каждого дела» и отдать их на постоянное хранение в архив. Так был создан Московский сенатский архив как первый архив ведомства. Положения о ведомственных архивах развиты в 44-й главе «Генерального регламента» для документов, необходимых в работе учреждений, сроков сдачи в архив не существовало, а для утративших практическую ценность он устанавливался в 3 года. Тем самым создавались самостоятельные структурные подразделения -- архивы, документы текущего делопроизводства были отделены от архивных документов. Вводилась и специальная должность -- архивариус.

В 1728 г. Сенат разослал наказы губернаторам о целесообразности создания объединенных губернских архивов и архивов городского самоуправления. Коллежскому асессору А.Д. Почайнову в 1720 г. поручили разработку и описание дипломатических дел и документов, хранившихся в Москве и Петербурге; он же стал архивариусом обоих архивохранилищ. И только в 1724 г. оформился фактически и юридически первый исторический архив России (получил штаты из шести сотрудников, печать и собственного руководителя -- асессора П. Курбатова) -- Московский архив Коллегии иностранных дел. Тем самым заложено начало формирования сети исторических архивов, принимающих на государственное хранение архивные фонды юридических и физических лиц -- фондообразователей. Указом Сената 1736 г. предписывалось строить для архивов каменные здания с железными затворами и решетками на окнах, от деревянных строений «не в близости». Архивы было положено опечатывать, а вынос документов, как и по Судебнику 1550 г., категорически запрещался. Кирсанова, М.В.Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр.: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 5-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2003

В течение XVIII -- XIX вв. росло количество исторических архивов, велся поиск наилучшей схемы их систематизации - архивы возникали, сливались, переподчинялись, иногда ликвидировались. Закон «Учреждение губернских правлений» 1845 г. впервые в мировой практике архивного дела требовал располагать и содержать дела постоянно в том порядке, в котором они были зарегистрированы в текущем делопроизводстве, т.е. с сохранением внутренней структуры документальных комплексов. В настоящее время этот порядок называется принципом систематизации по происхождению. Первое упоминание о сознательном отборе хранившихся документов к уничтожению относится к 1829 г., когда на описи дел Кабинета Его Императорского Величества Николай I оставил резолюцию «Разобрать, что важно -- отобрать, прочее можно и уничтожить». Годом позже комиссии по разборке петербургских архивов императором даны аналогичные указания о том, что «несекретные дела, не нужные для будущего времени, можно по строгому разбору уничтожить», что было началом экспертизы ценности дел и документов.

В последующие годы большинство министерств разработало специальные инструкции по разбору дел, в которых делались попытки определить ценность различных категорий документов и сроки их хранения. Уже тогда выделялись три основные группы сроков хранения: «всегдашнее», временное (5--20 лет), кратковременное (1--3 года). Первоначально описи дел, подлежащих уничтожению, представлялись на рассмотрение (согласование? утверждение?) Комитета министров. Дела могли уничтожаться только с его санкции. Однако с середины XIX в. ведомства, а затем и местные органы власти получили право самостоятельного решения вопросов отбора документов к уничтожению. Секретные документы уничтожались путем их сжигания, а несекретные продавались в качестве вторсырья на бумажные фабрики. Бурова Е.М Сборник учебно-методической документации по архивоведению (теория и методика) / Е. М. Бурова, Е.В.Алексеева. - М. :Термика, 2013

Следствием непоследовательной политики в области архивного дела в XIX в. явилась концентрация в многочисленных учреждениях крупных комплексов документов XVIII--XIX вв., потерявших практическую ценность и рассредоточенных по самостоятельным архивохранилищам отдельных департаментов. Документы за более ранние периоды концентрировались в исторических архивах, подчиненных различным ведомствам. Неоднократно возникавшие предложения по созданию единой системы архивов и общей. методологии архивного дела не получали правительственной поддержки. Борьба с бесконтрольным уничтожением документов, попытки упорядочить архивное дело в провинции и частном секторе экономики, зарождение системы подготовки кадров профессиональных архивистов и т.д. осуществлялись в основном усилиями энтузиастов.

Очередная попытка спроектировать государственную систему архивного дела подвержена правительством только в XX.в. В апреле 1918 г. создан Центральный Комитет по управлению архивным делом, а 1 июня 1918 г. Советом народных комиссаров принят декрет «О реорганизации и централизации архивного дела в РСФСР», вобравший в себя многое из ранее готовившихся проектов и предложений. Был создан Единый государственный архивный фонд (ЕГАФ), в который передавались дела, утратившие практическое значение, а отдельные части Государственного архивного фонда соединились по принципу централизации архивного дела. Одновременно правительственным учреждениям запрещалось уничтожать без специального разрешения какие бы то ни было дела или отдельные бумаги под угрозой судебной ответственности. Для управления ЕГАФ создан правительственный орган -- Главное управление архивным делом. Бурова Е.М Сборник учебно-методической документации по архивоведению (теория и методика) / Е. М. Бурова, Е.В.Алексеева. - М. :Термика, 2013

Декрет, положивший начало общегосударственной системе архивного дела в России, вскоре дополнили другими законодательными актами и практическими шагами. Так, все ранее существовавшие исторические архивы получили от органов власти охранные грамоты на помещения. В 1919г. декретами правительства созданы областные (губернские) управления архивным делом, в состав ЕГАФ включены документы профсоюзных и кооперативных организаций, армии, умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых, в том числе находившихся на хранении в библиотеках и музеях. Постановлением ВЦИК и СНК РСФСР от 21 апреля 1924 г. состав ЕГАФ пополнился большим количеством документов научных, культурных, профессиональных, сословных, религиозных и других общественных организаций, а также национализированных бывших частных предприятий. Был установлен единый порядок двойной подчиненности территориальных архивных учреждений местным органам власти и государственным органам управления архивным делом. Бурова Е.М Сборник учебно-методической документации по архивоведению (теория и методика) / Е. М. Бурова, Е.В.Алексеева. - М. :Термика, 2013

С образованием 10 апреля 1929 г. общесоюзных органов управления архивным делом местные архивные органы и государственные архивы РСФСР утратили республиканское звено управления и были подчинены Центральному архивному управлению СССР и восстановлены Советом Министров РСФСР только 28 октября 1971 г.

В связи с прекращением существования Союза ССР государствами - участниками Содружества Независимых государств 6 июня 1992 г. заключено Соглашение о правопреемстве в отношении государственных архивов бывшего Союза ССР, по которому взаимно признается переход под участников Соглашения государственных архивов и других архивов союзного уровня, включая государственные отраслевые архивные фонды бывшего Союза ССР, находящиеся на их территории, а возникающие вопросы с возвращением документов, другие вопросы взаимного сотрудничества должны быть в каждом случае предметом двусторонних соглашений. В соответствии с принятым документом прекратило существование Главное архивное управление при Совете Министров ССР, а все центральные государственные архивы СССР вошли в систему Российских государственных архивов.

Основу Единого государственного архивного фонда в 1918 г. Составили национализированные бывшие ведомственные исторические архивы, дела ликвидированных учреждений царского и Временного правительств, законченные к 25 октября 1917 г, документы умерших русских писателей, композиторов, художников и ученых как хранившиеся в библиотеках, так и в национализированных в декабре 1917 г. частных банках и имениях. Для этой категории документов впервые организовали хранилища частных архивов в Московских, Петроградских и губернских архивах и музеях, документы церковных и религиозных обществ, которые в соответствии с Декретом об отделении церкви от государства и школы от церкви в 1918 г. признаны государственным достоянием документы национализированных предприятий.

1.2 Архивное хранение документов и дел

По декрету СНК РСФСР о хранении и уничтожении архивных дел от 22 апреля 1919 г. оконченные в советских, профессиональных и кооперативных организациях дела по истечении пятилетнего срока, в течение которого ни один документ из сложившихся дел не может быть изъят, поступают в соответствующее архивное отделение в качестве исторического материала. Для выделения из этой массы документов и дел той части, которая не представляла ценности и могла бы быть уничтожена, при архивах создавались разборочные комиссии, а при Главархивах -- проверочная комиссия, утверждавшая решения местных разборочных комиссий.

В 1919 г. начался сбор материалов, а в сентябре 1920 г. создан Архив Октябрьской революции (названный так в 1925 г.). Одновременно стали собираться документы по истории Гражданской войны, легшие в основу созданного в 1925 г. Архива Красной Армии. В 1920 г. создан Музей марксизма, собиравший документы по политической истории новейшего времени. По Декрету от 4 февраля 1926 г. архивной службе передавались негативы фотоснимков и кинофильмов, имеющих историческую ценность, и в том же 1926 г. создан Центральный кино-фото архив, в 1932 г. -- Центральный архив звуковых записей, а в 1934 г. -- Морской исторический архив. Охотский Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб. пособие / Е.В. Охотский. - М.: Изд-во РАГС, 2000.

В течение длительного времени велся поиск наиболее оптимальной структуры организации ЕГАФ -- дореволюционные архивы объединялись и организовывались по отделениям и секциям, разукрупнялись. В 1930 г. заключено соглашение между архивной службой и органами профсоюзов, по которому материалы профсоюзных организаций стали поступать в государственные архивы. Крупнейшие архивы РСФСР передаются в 1932--1933 гг. в состав центральных архивов СССР. Оформление Единого государственного архивного фонда завершено в марте 1941 г., когда постановлением Совнаркома СССР впервые в мире создан Центральный государственный литературный архив, который в течение долгого времени оставался единственным государственным собранием документов по истории культуры. Одновременно была унифицирована сеть архивов: центральные, республиканские государственные архивы; областные (краевые); окружные городские и районные государственные архивы. Новая сеть и новые названия госархивов (также унифицированные) приобретали юридическую силу с 1 июля 1941 г. Поэтому работа по оптимизации архивной сети завершалась уже во время Великой Отечественной войны.

В послевоенный период созданы центральные государственные архивы для хранения:

документов, вывезенных из Германии (современное название -- Центр хранения историко-документальных коллекций), -- в 1946 г.;

документов по экономической деятельности государства после 1917 г. (современное название -- Российский государственный архив экономики) -- в 1961 г.;

научно-технической документации -- в 1967 г.; Делопроизводство /Е.Н. Басовская, Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В.Кузнецова О.В. Масягина, Л.В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ФОРУМ, 2011. - 256 с

космической документации (Российский научно-исследовательский центр космической документации) -- в 1982 г. Делопроизводство /Е.Н. Басовская, Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В.Кузнецова О.В. Масягина, Л.В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ФОРУМ, 2011. - 256 с

После прекращения деятельности Коммунистической партии и комсомола архивная служба пополнилась архивными документами этих общественных организаций. В 1992 г. созданы:

Российский центр хранения и изучения документов новейшей истории;

Центр хранения современной документации;

Центр хранения документов молодежных организаций;

областные Центры хранения современной документации.

Положением о Государственном архивном фонде СССР, утвержденном 4 апреля 1980 г., узаконено начатое еще в 1945 г. создание отраслевых фондов министерств, ведомств и организаций, осуществляющих государственное хранение документов Государственного архивного фонда (фонд данных о состоянии окружающей природной среды, фонд кинофильмов, фонд стандартов и технических условий и т.д.

Всего было установлено восемь ведомств -- держателей этих фондов ценнейших документов вне рамок архивной службы. С ликвидацией органов управления СССР и реорганизацией многих ведомств состав официальных держателей архивных фондов увеличился. В 1994 г. для них определены условия временного и депозитного хранения, устанавливаемые в соглашениях, заключаемых федеральными органами и другими организациями, держателями архивных документов, с Государственной архивной службой России.

Государственная архивная служба России (Росархив) в соответствии с Положением от 17 марта 1994 г. № 552 «является федеральным органом исполнительной власти, находящимся в ведении Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, осуществляющим государственную политику в .области архивного дела».

В систему Росархив в настоящее входят время федеральные государственные архивы и центры хранения документации (18), научные учреждения, реставрационные мастерские и другие организации, подчиненные непосредственно Росархив, а также органы управления архивным делом республик, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы. Сеть федеральных государственных архивов, центров хранения документации и их филиалов утверждается Правительством, а сеть центральных государственных архивов, центров хранения документации республик, краев, областей, автономных округов, городов федерального значения -- в соответствии с законодательными и иными правовыми актами этих государственных образований.

Положения о федеральных государственных архивах и центрах хранения документации, являющихся в соответствии с Законом об охране и использовании памятников истории и культуры объектами культурного наследия народа Российской Федерации, утверждаются. Правительством, о других федеральных госархивах и центрах -- Государственной архивной службой России, положения о территориальных государственных архивах -- органами управления архивным делом этих территорий, а положения о районных и городских архивах -- органами местного территориального управления. Охотский Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб. пособие / Е.В. Охотский. - М.: Изд-во РАГС, 2000.



2. Требования к составлению документов

2.1 Документоведение и делопроизводство

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Документ - материальный объект, являющийся носителем определенной информации и предназначенный для ее передачи во времени и пространстве.

Документоведение - это комплексная наука о документе и документной коммуникационной деятельности, изучающая в историческом, современном и прогностическом планах процессы создания, распространения и использования документных источников информации в обществе. Документоведение исследует документ как систему, его свойства, параметры, структуру, функции, методы и способы документирования, классификацию и типологизацию документов.

Объектом документоведения как науки является комплексное изучение документа как системного объекта, специально созданного для хранения и распространения (передачи) информации в пространстве и времени. Предметом документоведения является создание научного знания о документе в единстве его информационной и материальной составляющих, о закономерностях создания и функционирования документов в обществе. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практ. пособие / М.Ю.Рогожин. - М.: Проспект, 2005.

Задача делопроизводства - оформление документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации). Кроме того, это и организация документооборота в учреждении. Предмет делопроизводства - правильность оформления документов, отражающих весь спектр управленческой деятельности предприятия (фирмы, организации) надлежащая организация документооборота в учреждении согласно требованиям ГОСТа.

Понятие «делопроизводство» включает множество правил подготовки и использования разного рода документов. Делопроизводитель должен уметь вести деловую переписку заполнять бланки, оформлять служебные документы, заявления, извещения и пр. Для всех перечисленных типов документов существуют свои специальные правила, которые необходимо соблюдать. В случае малейшей оплошности, допущенной в оформлении документа, его приходится переделывать целиком. Значение документационного обеспечения как одной из важнейших и неотъемлемых сфер управленческой деятельности состоит в его универсальности, которая определяется использованием рациональных форм и методов создания и обработки документов, организацией работы по их исполнению, сохранности и использования документной информации в будущем. Внедрение рыночных форм в экономическую и социальную сферу увеличило не только объем документов, но и ихразновидности. В этих условиях эффективность документирования управленческой деятельности возможно только при высоком содержательном уровне документов и совершении обязательных делопроизводственных операций, которые придадут документам юридическую силу. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных системдокументации (УСД). Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков - М.: Приор, 2004.

Унифицированные системы документации - это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций, что является весьма важным для развития предпринимательской деятельности, повышенияее эффективности и качества. Нормативная база делопроизводства представляет собой совокупность законов и нормативных правовых актов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации. Рекомендации по документированию в данном пособии носят универсальный характер и могут быть применены на любом предприятии вне зависимости от его профиля, вида собственности и штатной численности. Унифицированные системы документации - это комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков - М.: Приор, 2004.

УСД предназначены для использования как в условиях применения средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управленияболее эффективного использования средств вычислительной техники.

2.2 Документ и его функции

Организации работы с документами в современном мире уделяется существенное значение. Так в США принят Закон о документе, в Германии организация делопроизводства и оформление документов отнесены к приоритетным направлениям НТР, в России принят и действует Закон об информации, информатизации и защите информации.

Документы создают во всех сферах жизнедеятельности человека. Существует множество определений понятия «документ», данных научными дисциплинами, в которых документ изучается. История рассматривает документ как свидетельство определенной исторической эпохи, юридическая наука - как факт доказательства. Специалисты в области управления подчеркивают официальность и достоверность документа как его основные характеристики. В документоведении документ определяется как результат отображения предметов, явлений, фактов, событий, объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Официально установлено понятие «документ» в Законе РФ и в стандарте, регламентирующем терминологию в области делопроизводства и архивного дела. www.edou.ru - Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.

2.3 Документирование и документообразование

Под документированием понимается запись (фиксация) информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование -- регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование всегда осуществляется по определенным правилам, установленными правовыми нормативными актами или выработанными традицией. Создание документов или документирование может осуществляться на естественном языке или на искусственных языках с использованием новых носителей информации. При документировании на естественном языке создаются текстовые документы -- документы, содержащие речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовый документ, созданный с помощью письма, - это традиционный документ на бумажном носителе или видеограмма документа - изображение документа на экране электронно-лучевой трубки. При документировании на искусственных языках создаются документы на машинных носителях -- документы, созданные с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации, специфических для каждого типа документов. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам. Юридическая сила -- свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Обеспечение документирования - это лишь одна составляющая делопроизводства, вторая его составляющая - это организация работы с документами. Под документированием информации понимается собственно процесс создания документа. Широко распространено мнение, что создать документ несложно: для этого следует лишь зафиксировать информацию на бумажном или ином носителе. http://delo-ved.ru

2.4 Общие правила оформления управленческих документов

Предыдущие стандарты устанавливали минимальный состав реквизитов, обязательных в управленческих документах: автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы), дата создания документа, регистрационный индекс, текст (содержание), подпись. В ГОСТ Р 6.30-2003 предусмотрены следующие реквизиты: подпись, печать, гриф утверждения, визы, гриф согласования, дата. Отсутствие на документе одного из этих реквизитов лишает его юридической силы, делает документ недействительным. Давайте рассмотрим, как формировать и хранить документы по личному составу. Они создаются в процессе деятельности каждой организации (прежде всего кадровой и финансовой служб) и содержат информацию о трудовом стаже, размере оплаты труда, получении сотрудниками имущественных и льготных прав. Поэтому сохранность и учет документов по личному составу для возможности их использования в случае необходимости является обязанностью каждого работодателя. В данной статье рассмотрены вопросы работы с документами с позиции их сохранности и подготовки к архивному хранению (т.е. речь пойдет об уже завершенных делопроизводством делах). Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб. Пособие / М.В.Кирсанов, Н.Н. Адвонина, Ю.М. Аксенов. 2-е изд. - М.:ИНФРА-М, 2003 Приведем типичный перечень документов по личному составу, образующихся в деятельности. ОРД - приказы и распоряжения (о приеме, увольнении и т.д.). Различные базы регистрации или учету кадров (в электронном виде или на Бумажном носителе - журналы, списки и т.д.);

Личные дела и личные карточки;

Невостребованные личные документы (аттестаты, трудовые книжки и т.д.);

по оплате труда (лицевые счета и др.);

по расследованию несчастных случаев (акты, заключения и др.);

по награждению работников (представления, копии решений и др.);

по аттестации и тарификации (протоколы и др.);

Работа с перечисленными разновидностями документов в дальнейшем будет рассмотрена более детально. Для определения сроков хранения различных документов используют номенклатуру дел организации за соответствующий год. В случае необходимости дополнительно применяют в работе действующий типовой перечень (по ссылкеможно посмотреть повсеместно сейчас используемых). Возможно, для вашей организации составлен ведомственный или отраслевой перечень, тогда в первую очередь, естественно, вам нужен именно он. Основное внимание направляем на документы, которые предстоитхранить более 10 лет (часть из них - 75 лет). Такие документы требуют проведение упорядочения в соответствии с нормативными требованиями, что подразумевает проведение экспертизы ценности документов, подшивку в твердую обложку (или переплет дела) и передачу на хранение в архив. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб. Пособие / М.В.Кирсанов, Н.Н. Адвонина, Ю.М. Аксенов. 2-е изд. - М.:ИНФРА-М, 2003

Если сильно упростить ситуацию, то экспертиза ценности документов предполагает проведение проверки наличия в деле только правильно оформленных документов (в т.ч. подписанных, зарегистрированных, в случае необходимости заверенных печатью и т.п. Если выявлены неправильно оформленные экземпляры, дубликаты, черновики (они даже могут не иметь юридической силы), то прилагаем усилия по исправлению ситуации. Что необходимо сделать для долговременного хранения итак, если перед вами поставлена задача в установленном порядке упорядочить документы по личному составу, то необходимо используя нормативные перечни документов, определить сроки хранения (прежде всего вас должны интересовать документы с длительными сроками хранения - 15 и 75 лет). Обеспечить правильное формирование отобранных дел по личному составу (для этого часто пересистематизируют документы в деле) технически оформить дело (т.е. провести нумерацию листов, оформление листа-заверителя, обложки дела, подшивку дела)составить опись дел по личному составу в целях сохранности документов определить место их хранения (может быть архив вашей организации, архив правопреемника или вышестоящей организации, городской архив - последние варианты актуальны при ликвидации или реорганизации).Упорядоченные документы долговременного хранения (до 75 лет) могут находиться непосредственно в архиве организации или передаваться по договору на хранение в специализированную организацию (аутсорсинг). Во всех случаях должна быть обеспечена их сохранность, даже если организация ликвидируется или проходит через процедуру реорганизации. В этом случае документы передаются правопреемнику. Если таковой отсутствует, то в вышестоящую организацию. Если опять мимо (отсутствуют перечисленные варианты), то в специализированный городской архив. Возможны варианты названия архива, поэтому всякий раз следует разбираться в конкретных обстоятельствах. Иными словами, документы по личному составу (именно долговременного хранения) при любом развитии ситуации должны быть упорядочены по установленным правилам и должна быть обеспечена их сохранность, чтобы в случае необходимости к ним была возможность обращения заинтересованных лиц (чаще всего - ранее работавших в организации для получения каких- либо справок). В следующих статьях рассмотрим подробнее принципы формирования перечисленных выше дел по личному составу. Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб. Пособие / М.В.Кирсанов, Н.Н. Адвонина, Ю.М. Аксенов. 2-е изд. - М.:ИНФРА-М, 2003

2.5 Текст документов

Текст документа, как известно, может быть представлен в виде связного текста, анкеты, таблицы или в виде соединения этих форм. Сплошной связный текст документа должен содержать грамматически и логически согласованную информацию об управленческом действии. Такой текст используется при составлении положений, уставов, правил, писем, всех видов распорядительных документов, протоколов, актов, докладных и объяснительных записок.

Некоторые руководители организаций недостаточно внимательно относятся к составлению текста организазационно-распорядительных документов, делению текста на абзацы, нумерации абзацев связного текста, стилю изложения документа. Существует мнение, что деловые документы должны быть пространными, а современный деловой стиль не обязательно должен быть нейтральным по тону. Тем не менее, большая часть руководителей уделяет тексту документов серьезное внимание, требует официально-делового стиля, краткости и предпочитает использовать трафаретные тексты.

2.6 Понятие документа, Документооборот

Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. (Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления). Документы используются в различных областях деятельности, поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ - это, прежде всего, способ доказательства или свидетельства чего-либо. Для историков - исторический источник. А специалисты в области управления считают его средством фиксации передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее хранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращает к информации во времени.

Важнейшей функцией документа является как раз информационная. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд документов изначально наделен юридической функцией (договорная документация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов государственного управления и т. д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации. Еще есть управленческая функция, которая позволяет организовывать, регулировать, контролировать, анализировать производственные процессы; учетная, с помощью которой накапливают сведения за определенные периоды времени и позволяют их анализировать, выявляя тенденции и закономерности.

При создании документов используют различные способы документирования в зависимости от содержания информации: звукозапись (фотодокумент), фотографию (фотодокумент), запись изображений и звуков (аудиовизуальный документ) и т. д.

Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке, называется официальным документом. Официальный документ, используемый в текущей деятельности организации, называют служебным документом.

Если документ создан лицом вне сферы его служебной или общественной деятельности, то он считается документом личного происхождения.

Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая -- это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Вторая группа -- документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными;

по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

по форме индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности, трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах;

по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

по средствам фиксации: письменные, графические, фото-кино документы и т.д.

Подлинник -- это подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия -- повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой «копия»), за свидетельственное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.

Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. делопроизводство управленческий документ

Документооборот организации - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Вся документация учреждения делится на три документопотока:

* входящие (поступающие) документы;

* исходящие (отправляемые) документы;

* внутренние документы.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав. Одна из важнейших функций в организации работы с документами - это их учет, который обеспечивается регистрацией. Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Кроме этого регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести их поиск. Наряду с организацией документооборота в понятие "организация работы с документами" входит хранение документов и их использование в текущей деятельности учреждения. Под системой хранения документов в данном случае подразумевается совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности. Подытожив вышесказанное, можно выделить две составные части делопроизводства или ДОУ документирование деятельности организация работы с официальными документами. Эти составные части взаимосвязаны и для создания эффективной системы делопроизводства в организации необходимы они обе, причем функционирующие в тандеме. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: прием и первичная обработка документов, предварительное рассмотрение и распределение документов, регистрация контроль за исполнением, информационно-справочная работа, исполнение документов и отправка.



Заключение

При написании работы целью было показать, главные этапы развития управленческого документа. В его истории хорошо просматривается, как он развивался, какие изменения с ним происходили как в оформление, так и в способе его написания. Управленческий документ прошел несколько этапов: первые управленческие документы - это, договора (911 и 945 гг. договор с Византией), соглашения. Писались они на пергаменте, сплошным текстом, имели большой размер. Во времена министерства были такие документы как: указы, повеления, донесение, переписка, протокол. Писались на бумаге, в столбцовой, а затем в тетрадной форме. Выделяются уже некоторые реквизиты, и имеются знаки препинания. К современным управленческим документам относятся: приказ, распоряжение, указания, решение, протокол, акт, докладная записка, служебная, письма, договор, соглашение. То есть управленческий документ - это документ, возникающий в процессе управления. А также его становление и взаимодействие на предприятии. То есть, каким стал современный управленческий документ для этого необходимо коснуться общих характеристик этого документа. Особенно нужно остановиться на управленческой функции. Эту функцию выполняют документы, сознанные для целей управления и в процессе реализации управления, как бы наиболее большой массив документации. Управление может быть эффективно лишь при наличии новой, актуальной, в том числе опережающий информации, которая позволяет принимать своевременные и правильные решения. Поэтому основные свойство документов, обладающий управленческой функцией, - их оперативный характер. Особенно это сказывается в критических ситуациях. Документ обладающие управленческой функцией, содержит необходимое количество информации. Использование компьютерной технологии, вызывает необходимость задуматься о сохранности того или иного документа, т.к. документы изготовлены на бумаге при помощи электронной принтерной печати или на электронных носителях практикам известна своей недолговечностью.

Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц. http://document-ved.ru



Список использованной литературы

1. Федеральный закон от 22 октября 2014г. № 125-ФЗ "об архивном деле в Российской Федерации " (с изменениями на 11 февраля 2013г.)

2.ГОСТ Р. 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированнаясистема организационно-распорядительной документации. Требование к оформлению документов.

3. Бурова Е.М Сборник учебно-методической документации по архивоведению (теория и методика) / Е. М. Бурова, Е.В.Алексеева. - М.:Термика, 2013

4. Делопроизводство /Е.Н. Басовская, Т.А.Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева, Т.В.Кузнецова О.В. Масягина, Л.В. Санкина; под общей ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ФОРУМ, 2011. - 256 с.

5. Кирсанова, М.В.Курс делопроизводства: документац. обеспечение упр.: учеб. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. 5-е изд., испр. и доп. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сиб. соглашение, 2003.

6. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев [и др.]. - М.: ИНФРА-М, 2009.

7. Охотский Е.В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб. пособие / Е.В. Охотский. - М.: Изд-во РАГС, 2000.

8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практ. пособие / М.Ю.Рогожин. - М.: Проспект, 2005.

9. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков - М.: Приор, 2004.

10.Как правильно подготовить и оформить приказ / сост. В.В. Андеянова. - М.: ИНФРА-М, 2007.

11.Кирсанова, М.В. Деловая переписка: учеб. Пособие / М.В.Кирсанов, Н.Н. Адвонина, Ю.М. Аксенов. 2-е изд. - М.:ИНФРА-М, 2003.

12.www.edou.ru - Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела.

13.http://delo-ved.ru

14.http://document-ved.ru