Организация секретарского обслуживания

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

Организация секретарского обслуживания



Введение

Сегодня владеть искусством речевого взаимодействия чрезвычайно важно. Ведь современный человек считает себя социально активной личностью. Он пытается изменить к лучшему жизнь нашего общества. Но в речевом действии все гораздо сложнее, чем в другой, конкретно овеществленной деятельности человека. Чтобы добиться результата в речевой деятельности, надо владеть искусством убеждать. А это целая наука, у которой есть свои законы. Не знающий этих законов хорошо понимает то, о чем он говорит, но не осознает, что же он своей речью делает. Поэтому недостаточно разработки теории убедительной речи, теории речевого общения. Должна быть создана система практической тренировки необходимых умений и навыков, обеспечивающих на деле высокий уровень мастерства взаимодействия оратора и аудитории.

Многие профессии человека связаны с чтением лекций, докладов, а также с постоянным произнесением речей. Для этого необходимы знания правил и принципов ораторского искусства. К числу людей таких профессий относятся: политики, профессора, преподаватели, актеры, прокуроры, адвокаты работники культуры и другие. Вся их деятельность связана с публичным выступлением, то есть публичной речью - главным оружием профессии.

Публичная речь может рассматриваться как своеобразное произведение искусства, которая воздействует одновременно и на чувства, и на сознание

Как ни были важны чувства, эмоции, отношения людей, но общение предполагает не только и не столько передачу эмоциональных состояний, сколько передачу информации.

Вряд ли можно сомневаться в том, что знания основ ораторского искусства необходимо каждому, кто участвует в общественной жизни. Детальность человека, профессия которого связана с постоянным произнесением речей, чтением лекций, докладов, просто немыслима без основательных знаний принципов и правил ораторского искусства.

В своей контрольной работе я попытаюсь рассмотреть основы создания публичной речи, раскрыть особенности публичного выступления. Определить какой должны быть внешность и речь оратора.

Вряд ли можно сомневаться в том, что знание основ ораторского искусства необходимо каждому, кто участвует в общественной жизни. Очень полезно, когда умение выступать публично развивается в юношеские годы. В свое время А.П. Чехов писал: «В сущности, ведь для интеллигентного человека дурно говорить можно бы считать таким же неприличием, как не уметь читать и писать, и в деле образования и воспитания - обучение красноречию следовало бы считать неизбежным».

Деятельность человека, профессия которого связана с постоянным произнесением речей, чтением лекций и докладов, просто немыслима без основательных знаний принципов и правил ораторского искусства. К числу таких людей относятся политики, профессора, преподаватели, прокуроры, адвокаты и др. Для них публичная речь - главнейшее оружие.

Ораторство - сильнейший рычаг культуры. Однако теоретические вопросы ораторского искусства, являющегося одним из средств человеческого познания, разработаны мало.

Публичная речь может рассматриваться как своеобразное произведение искусства, которое воздействует одновременно и на чувства, и на сознание. Если речь действует только на способность логического восприятия и оценки явлений, не затрагивая чувственной сферы человека, она не способна производить сильное впечатление.



1. Подготовка публичного выступления

Подготовка к конкретному выступлению определяется видом ораторской речи, зависит от темы выступления, целей и задач, стоящих перед выступающим, его индивидуальных особенностей, от состава аудитории, в которой предстоит выступать.

Работу по подготовке речи можно подразделить на две основные фазы:

Докомуникативную, т.е. фаза планирования и подготовки публичного выступления и коммуникативную - реализация данного выступления.

В докомуникативной фазе необходимо учитывать три фактора:

- тема и цель выступления;

- участники коммуникации, аудитория;

- условия: место и время.

Работа на этом этапе носит характер учета и оценки объективных данных, тема и цель выступления обычно задаются программой, расписанием и т.п. В этом случае оратору необходимо ее конкретизировать, уточнить. Важно, чтобы тема представляла интерес как для самого выступающего, так и для его слушателей.

Следует помнить и том, что состояние аудитории и обстановка также не выбираются выступающим.

Выступление, как правило, имеет три составляющих:

1. Задача, или цель, речи;

2. Тема или проблема;

3. Метод выступления.

Цель речи состоит в том, чтобы представить новую информацию, которая требует осмысления и убедить - побудить слушателей к действию, сделать так, чтобы они приняли или изменили точку зрения. Знание цели усиливает внимание. Если выступающий не подумает о назначении речи, он не добьется успеха.

Стержневая идея - это основной тезис, который необходимо ясно и четко сформулировать с самого начала. В речи допускается несколько стержневых идей, но для эффективности выступления их должно быть не более трех.

Стержневая идея дает возможность задать определенную тональность выступлению, его характер. Например, доклады на научно-технические темы могут произноситься с сердитой, упрекающей интонацией, смысл которой состоим в непроизносимых, но подразумеваемых выражениях типа «Если вы не сделаете этого, то пожалеете», или «Не могу понять, почему вы не делаете то-то и то-то». Подобный слегка раздраженный тон позволяет докладчику эффективнее донести свою идею до слушателей.

Сформулировать основной тезис выступления означает ответить на вопрос, зачем говорить (цель) и о чем говорить (средства достижения цели).

Требования к основному тезису выступления:

- Фраза должна утверждать главную мысль и соответствовать цели выступления

- Суждение должно быть кратким, ясным, легко удерживаться в кратковременной памяти.

- Мысль должна пониматься однозначно, не заключать в себе противоречия.

Тема выступления должна быть конкретизирована, интересна, и абсолютно понятна для аудитории. Оратор, безусловно, должен владеть темой. Это значит, что все факты должны быть собраны, систематизированы, изучены, причем, они должны освещать явление со всех сторон. Для того, чтобы достичь успеха у слушателей, выступающему необходимо четко определить понятия (термины), предлагать поясняющие примеры, представлять доказательную статистику, излагать концепции, иллюстрировать мысли дополнительным материалом. Так же, необходимо участь, что тему надо изложить за короткое время, удовлетворив запросы слушателей. Тему выступления следует выбирать очень тщательно. Название речи должно быть ясным, четким, и по возможности лаконичным. Если есть соответствующая возможность, то свой выбор лучше остановить на том, что хорошо знакомо и интересно самому выступающему. Тогда более вероятно, что все сказанное произведет должное впечатление и на остальных. Затем, нужно попробовать сузить тему выступления, чтобы она представляла наибольший интерес для слушателя. Необходимо решить: описывать ли предмет, разъяснять что-либо о предмете, оспаривать ли некую точку зрения или излагать новую версию. Если есть такая возможность, то обдумыванию своего выступления следует посвятить достаточно продолжительное время. Речь должна вызреть. Необходимо выбрать тему, обдумывать ее в свободное время, сделать ее предметом бесед, записывать пришедшие в самое различное время мысли, примеры, соображения. За это время появится множество новых идей. В процессе выбора темы и определения целевой установки рекомендуется проконтролировать себя вопросами:

- Действительно ли меня интересует тема или может ли она стать интересной для меня?

- Достаточно ли я знаю по данному вопросу и могу ли я заручиться достаточными данными?

- Смогу ли я уложиться в отведенное время?

- Соответствует ли мое выступление уровню моих знаний и опыту?

- Будут ли соответствовать мои тема и цель уровню знаний, интересам и установкам слушателя?

Итак, подготовка к выступлению заключается в том, чтобы выработать собственное отношение к предмету речи, сформулировать свои мысли по тому, или иному вопросу, проанализировать свои идеи с позиции будущей аудитории.

Самое высшее проявление мастерства публичного выступления, важнейшее условие эффективности ораторской речи - это контакт со слушателями. Поэтому при планировании публичного выступления значительную роль играет анализ аудитории. Важно определит, что интересно и полезно людям, что им нравится и, наоборот, что не производит на них никакого впечатления.

Анализ аудитории может идти по ряду параметров: возраст, пол, религиозная и культурная основа, интеллектуальный уровень, профессия, национальность, политическая ориентация, уровень осведомленности в данном вопросе, социальное и экономическое положение. Чем однороднее аудитория, тем единодушнее реакция слушателей, тем легче выступать.

Существенный признак аудитории - количественный состав слушателей. Малочисленной аудиторией легче управлять, но при этом оратор должен хорошо знать вопрос, о котором идет речь, так как вряд ли удобно читать с «листа» перед небольшим количеством слушателей.

После анализа следует приспособить выступление к аудитории, выбрать соответствующий код - общий или профессиональный, простой или сложный.

В процессе речи параллельно анализируется реакция слушателей, и вносятся соответствующие коррективы. Кроме того, если есть соответствующая возможность, следует заранее поговорить с некоторыми людьми из предполагаемой аудитории, что поможет лучше понять специфику предстоящего выступления.

Оценка темы, цели выступления и аудитории является основой и фоном следующего этапа докоммуникативной фазы - «кодирования», т.е. создания сообщения на данную тему, с заданной целью, для данной аудитории и в соответствии с конкретной обстановкой. Этот этап включает:

1. Поиск и подбор материалов. Основными источниками, из которых можно черпать новые идеи, интересные сведения, факты, примеры, иллюстрации для своей речи, являются:

- официальные документы;

- научная, научно-популярная литература;

- справочная литература: энциклопедии, словари по различным отраслям знаний, статистические сборники, ежегодники по различным вопросам, таблицы, библиографические указатели;

- художественная литература;

- статьи из газет и журналов;

- передачи радио и телевидения;

- результаты социологических опросов;

- собственные знания и опыт;

- личные контакты, беседы, интервью;

- размышления и наблюдения.

Чтобы выступление получилось содержательным, лучше использовать не один источник, а несколько.

При подготовке к выступлению необходимо использовать и так называемый местный материал, т.е. имеющий отношение к слушателям. Такой материал оживляет выступление, привлекает к нему внимание слушателей, вызывает у них интерес к выступлению.

Чтение литературы по теме выступления, накопление карточек с интересными высказываниями, примерами, цитатами, статистическими данными - трудоемкий этап подготовки публичного выступления, который требует определенного времени, поэтому подготовку к выступлению необходимо начинать заранее.

Данный этап подготовки во многом определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет свои знания, связанные с предметом речи, критически осмысливает материал, выясняет основные проблемы.

2. Композиционно-логическое оформление речи. При планировании выступления необходимо определить метод - выбор ключевых слов и их подачу.

Для информационной речи такими словами могут быть, например - анализ, демонстрация, объяснение, суммирование, сравнение, описание, обсуждение, перечисление, показ и т.д.

Цель убеждающей речи может включать такие слова, как принять, сделать, вступить, поддержать, согласиться, внести вклад, помочь, защитить, предложить, разделить мнение, выступить за и т.д.

Возможны интонационные окраски выступлений:

- мажорная;

- беспечная или юмористическая;

- шутливая;

- сердитая или упрекающая;

- мрачная;

- торжественная;

- предостерегающая;

- просительная.

3. Использование фактологического материала. Цифровые данные, для облегчения восприятия лучше демонстрировать посредством таблиц и графиков, а не злоупотреблять их зачитыванием. Лучше всего, когда в устном выступлении количество цифрового материала ограничено, на него лучше ссылаться, а не приводить полностью, так как цифры скорее утомляют слушателей, нежели вызывают интерес.

Крайне важно помнить, что место и время - это ключевые факторы успешного выступления. На речь влияют обстановка, освещение, температура в помещении и пр. Небольшая комната располагает к спокойному, тихому тону, к беседе, а большой зал настраивает на громкий голос, на наступательный, ораторский стиль. Если выступление планируется перед небольшой группой слушателей, то необходимо выбрать небольшое помещение. Ничто так не гасит энтузиазм, как обширные помещения и пустые кресла в зале. Лучше поставить плотно стулья в небольшом помещении, чем рассадить слушателей в большом зале. Аудиторию нелегко расшевелить, если она разбросана по залу, поэтому прежде чем начать выступление, попросить слушателей перейти вперед и сесть поближе к выступающему.

Человек, находящийся в большой аудитории, может утратить свою индивидуальность. Он становится частью толпы, и в этом случае на него значительно легче воздействовать, чем, если бы он был отдельным индивидуумом. Он будет смеяться и аплодировать по поводу таких вещей, которые его совершенно не тронули бы, если бы он был только одним из слушающих оратора.

Имеет значение время дня и день недели. Ранним утром труднее овладеть вниманием аудитории, а после обеда его легко потерять. Поэтому в таких ситуациях следует использовать возбуждающие приемы - юмор, драматизацию, необычный материал.

Для того, чтобы чувствовать себя более уверенно, нужно заранее прийти в зал и освоиться, оценить обстановку и т.д.

Подниматься на трибуну необходимо только в том случае, если аудитория довольно велика и в связи с этим возникает необходимость для оратора стоять на возвышении. В ином случае, лучше стоять рядом со своими слушателями, превратив выступление в беседу.

Докоммуникативная фаза, для своей большей результативности непременно должна завершаться репетицией предстоящего выступления. Потренироваться можно перед близкими или друзьями, но так же можно использовать и средства аудио- или видеозаписи. Это очень эффективный способ проконтролировать хронометраж, грамотность построения речи и качество выступления.

Коммуникативная фаза - это непосредственно произнесение речи, ответы на вопросы слушателей, ведение дискуссии и т.д. Можно сказать, что она прогнозируема лишь в некоторой степени, и ее успех во многом зависит от находчивости, сосредоточенности оратора, от остроты его ума и уровня подготовленности. В любом случае, не стоит рассчитывать на заранее запланированное линейное развитие выступления. По возможности необходимо предусмотреть все возможные нюансы.

2. Особенности культуры выступления

Для формирования благоприятного имиджа выступающему особенно важны первые минуты контакта с аудиторией. На этом этапе речевого состязания выступающий сможет «выиграть», только овладев навыками эффектного «вхождения» в речь (первые 3-5 минут), когда голос оратора воспринимается комфортно, с удовольствием. Более 38% передаваемой в устном общении информации обеспечивает интонация оратора. Если, предположим, оратор находится в состоянии эмоционального возбуждения, излишнего волнения, страха, депрессии, усталости, то по закону эмоционального «заражения» у его слушателей тоже возникнут аналогичные (и нежелательные для них) ощущения. Здесь главное - расположить к себе слушателей, увлечь их темой предстоящего выступления, заинтересовать собой как неординарной личностью. При этом можно использовать следующие приемы:

· сопереживание;

· парадоксальное начало;

· неожиданный вопрос;

· интригующее описание;

· интересный или необычно поданный факт;

· оригинальная цитата;

· комплимент всем собравшимся;

· наглядный пример;

· шутка;

· обращение к непосредственным интересам аудитории.

Возможную реакцию аудитории на будущее выступление можно предугадать, заранее составив социальный портрет слушателя:

· социальный состав аудитории (если она неоднородна, нужно выделить наиболее многочисленные группы);

· количественный состав аудитории (2-4 человека, 12-15 человек, 40-50 человек);

· приблизительный возраст слушателей;

· круг особых интересов аудитории и набор «запретных тем», обсуждение которых в данной аудитории нежелательно;

· характер образования аудитории, вкусы, пристрастия, потребности.

Кроме того, надо ответить на вопросы: почему и зачем собрались слушатели? Как выступление связано с их интересами и потребностями? Чего они ждут от выступления? Где, когда и как они могут использовать полученную информацию?

Наука риторика предлагает ряд рекомендации, которые могут принести успех:

· входите в аудиторию уверенно, спокойно, демонстрируя доброжелательность по отношению к слушателям. Важно всем своим видом убедить их в том, что вам как оратору есть, что сказать, и вы знаете, как это сделать именно в этой аудитории;

· дайте возможность слушающим вас рассмотреть. Встаньте так, чтобы аудитория вас хорошо видела, и вы сами легко могли бы «встретиться» взглядом со всеми (по возможности) присутствующими в аудитории. Эта тактика позволит создать у каждого слушателя впечатление, что вы будете выступать именно для него, и даст сигнал для аудитории к управлению своим вниманием;

· рассматривая аудиторию, еще раз подкорректируйте ее социальный портрет, созданный на этапе подготовки выступления. При этом скройте ваше «исследование» слушателей за приветливой улыбкой, дружеской репликой, доброжелательным приветствием. Если ваше выступление начинается в дружественной манере, даже враждебно настроенная аудитория не устоит.

В ходе многовековой риторической практики выяснилось, что человек психологически не способен слушать оратора более 45 мин (так возник «академический час» в системе обучения). Первые 5-10 мин человек слушает, не отвлекаясь. Затем необходимо привлекать его внимание, вставляя в свою речь каждые 5-10 мин какую-то легкую реплику - шутку, анекдот, яркий пример. В итоге аудитория позднее свяжет выступление воедино в своей памяти с помощью таких «легкомысленных» связок.

Поддерживать и направлять внимание слушателей помогает правильно выбранный темп речи - для выступающего 100-120 слов в мин. При такой скорости слушатели вполне успевают следить за ходом мыслей выступающего.

В памяти слушателей сохраняются дольше и прочнее отдельные идеи и фразы в речи оратора, если они эффектно отделены границами - переменой позы, жестом, паузой, изменением громкости голоса, его высоты, интонации. Здесь важно избежать категоричности утверждений, для чего применяют такие приемы, как вводные слова (возможно, вероятно, видимо), вопросы в форме утверждения «Не кажется ли вам, что…?», обращения (дорогие друзья, уважаемые коллеги). Подобные фразы не фиксируются в сознании слушателей, но в подсознании формируют позитивное отношение к выступающему.

На заключительном этапе выступления оратор должен закрепить в эмоциональной памяти слушателей впечатление от увиденного и услышанного. Поэтому разумно повторить ключевые моменты выступления, прибегнуть к выразительной цитате, афоризму (краткому и меткому изречению). Финальные слова опытный оратор всегда скажет «на подъеме», с оптимистической ноткой, чтобы оставить в этом состоянии уходящих слушателей. В заключительной части выступления следует: обобщить самое существенное в выступлении, усилить впечатление, закрепить сказанное, поставить конкретные задачи. Нельзя выносить в заключение какие-то новые мысли и новые факты, так как они не будут восприняты.

3. Сбор и обработка информации

Важнейшая стадия спичрайтинга - подготовка к публичному выступлению, включает этап исследования темы. К моменту составления (написания) текста речи, спичрайтер должен свободно ориентироваться в истории проблемы или явления, принятых или обсуждаемых на данный момент мнениях специалистов и в результатах практической деятельности, относящихся к разрабатываемой теме. Необязательно, но хорошо, чтобы спичрайтер лично позитивно оценивал актуальность темы и предполагаемые выводы будущего публичного выступления. В целом, задачи спичрайтера на этом этапе можно сформулировать в виде следующих стратегических установок или программы действий.

1. Изучить историю проблемы или явления:

Причины и период возникновения проблемы, уровень её значимости (общечеловеческий …. региональный, др.);

Характер эволюции проработки проблемы во времени (интенсивность, динамику применяемых принципов и методик, изменение мнений и выводов;

2. Изучить современное состояние, установить степень актуальности проблемы в настоящее время:

Ознакомиться с современными теоретическими выкладками и прогнозами относительно решения проблемы;

Ознакомиться с результатами практической деятельности с использованием рассматриваемого явления или наоборот, испытывающей его негативное влияние. Обратить внимание на возможные несоответствия с общепринятым или официальным мнением;

3. Обосновать актуальность и особенности проблемы в современных условиях. Аргументировать «болевые» точки, на которые следует обратить внимание.

4. Выбрать, проверить и зафиксировать информацию, наиболее подходящую для иллюстрации тезисов будущей речи и аргументации выводов.

Всё перечисленное - это работа с источниками, которую следует начинать с изучения прежних выступлений оратора на данную тему; обратить внимание на сделанные ранее акценты и выводы, учесть возможное несовпадение с сегодняшним мнением, чтобы в будущем выступлении нивелировать или аргументировать расхождение. Далее - работа с литературой. Это могут быть и книги, и брошюры, архивные материалы, ведомственные справочники и сборники, публикации СМИ, сборники цитат, специализированные базы данных, справочники и др. Методическая литература по созданию текстов публичных выступлений предлагает разные варианты (способы) обработки больших объёмов информации. Какой-то один из них рекомендовать трудно, так как каждый спичрайтер обычно придерживается способа, выработанного собственным опытом. Однако есть некоторые общие рекомендации в отношении порядка обработки информации. В начале определить основной перечень и изучить источники, наиболее содержательные и соответствующие задаче. Затем постепенно расширять поиск материалов для уточнения и разъяснения полученных данных. В ходе подготовки к публичному выступлению из массы обработанного материала выбирается информация, четко иллюстрирующая и однозначно подтверждающая выдвигаемые тезисы. В материалах для будущей публичной речи должны умело сочетаться фактические данные, экскурсы в историю, описательная часть и графические элементы, цитаты и ссылки на мнение авторитетных источников. Цитата в тексте публичной речи может быть рассчитана на эмоциональное восприятие, на рассудок или апеллировать к законопослушности граждан. А может служить ораторским приёмом. Если цитат несколько их следует рассредоточить в тексте.

К началу написания текста иллюстративного материала и данных должно быть больше и аргументация глубже, чем будет использовано в речи. Этот, условно говоря, «страховой запас» необходим в первую очередь оратору для ответов на вопросы и на случай возникновения дискуссии с аудиторией. Невошедшая в текст данного выступления информация должна быть тщательно систематизирована и сохранена со всей возможной детализацией, чтобы впоследствии не пришлось вспоминать детали и источники. Удачно подобранный иллюстративный материал сделает публичное выступление не только убедительным, но интересным для слушателей.

Обработка материала

После того, как спичрайтер собрал всю необходимую информацию по вопросу, следует начать работу по его изучению. Как правило, при написании речи для публичного выступления анализ полученной информации происходит по ходу ее поступления. Т.е. спичрайтеру необходимо пропустить через себя весь материал и произвести его аспектуализацию. Предварительное выделение аспектов предполагает под собой изучение материала с выделением главных мыслей. Также не забывайте при анализе использовать аналогии и прослеживать взаимосвязь с социальной стороной нашей жизни. Последующая аспектуализация предполагает под собой уже более внимательное отношение к деталям. Стоит заметить, что чем больше вы сформулируете аспектов, тем более интересным и полезным будет публичное выступление.

Спичрайтинг также подразумевает под собой и логическую обработку полученной информации, с разделением по группам, типам, т.е. отнесение к аналогичным объектам, обладающим определенными общими чертами. Так же любое грамотно составленное публичное выступление должно иметь свою основополагающую мысль, которая будет являться ориентиром при написании речи. После этого основную мысль публичного выступления стоит дополнить наглядными примерами и неоспоримыми доказательствами.

Если ваше публичное выступление содержит в себе полезную, интересную информацию, а также не вызывает сомнения, то значит, вы успешно справились с поставленной задачей. Речь, соответствующая всем этим требованиям, обязательно принесет вам успех.

Итак, более подробно рассмотрим те доказательства, которые необходимо использовать при спичрайтинге. Аргументы (доказательства) можно разделить на ссылки (т.е. ссылаетесь на слова и мысли известного и уважаемого человека) и на события уже произошедшие. Если вы используете в своем публичном выступлении различные наглядные примеры, то упоминать о нем можно только раз. Постоянное его приведение может увести слушателя от основной идеи вашей речи. При выборе примера для вашего выступления будьте очень внимательны и учитывайте множество следующих аспектов: актуальность, степень эмоционального воздействия на слушателей, его уместность. Лучше всего, найти высказывания людей, имеющих вес и отлично разбирающихся в данном вопросе (по теме вашего публичного выступления). Но не стоит ограничивать свой кругозор только мнением специалистов, изучите и мнение других людей по вашей проблеме.

Если вы решили воспользоваться помощью экспертов, то не забывайте о правилах делового общения. Т.е. все те пункты, которые вы хотите обсудить, стоит заранее подготовить, а лучше всего записать на листок бумаги. Обрисуйте подробно основную мысль вашего выступления, чтобы эксперт помог решить вашу задачу максимально эффективно.

Другой вид аргументов, фактов, используемых при спичрайтинге, можно поделить на две группы: исторические и системные. Системные факты - это большей частью те, которые выявлены, сформулированы и доказаны в ходе научной деятельности человека. Если же вы используете различные цифровые данные, то обязательно их тщательно проверяйте, а в самом публичном выступлении указываете, откуда они взяты. Еще одним золотым правилом при подготовке речи к публичному выступлению, является приведение совместно цифр к материалам, но абстрактные понятия лучше всего дополнить примерами. Использовать цифры в выступлении нужно не только умело, но и уместно. Также постарайтесь не злоупотреблять ими, использовать их вместе с различными примерами.

Далее можно уже переходить непосредственно к написанию текста для публичного выступления.

4. Постулаты методики публичного выступления практически неприменимы в письменном докладе. Если в устном изложении главное - «как», то в письменном на первый план выступает «что», то есть содержание.

Разрабатывать идеи и предложения, отстаивать их перед вышестоящим начальством для получения согласия - будничная обязанность руководителя. Управленческое решение может быть разработано удачно, но изложено пространно и сложно, и тогда, скорее всего, оно будет отвергнуто.

«Искусство составлять бумаги, которые не останутся без внимания» - так называется раздел в книге Дона Фуллера, точно отражающий принципы составления письменных докладов. Процитируем некоторые из них.

Доклад должен быть направлен на аргументацию основной идеи, поэтому требует:

* тщательного планирования;

* четкого видения перспективы.

В письменном докладе должны быть сбалансированы три элемента: адресат, содержание, акценты, которые призваны дать однозначные ответы на вопросы:

* для кого предназначен доклад;

* что в нем должно содержаться;

* зачем его составили?

Так, ответ на вопрос «для кого?» определит подход к составлению доклада. Одно дело, если документ о программе маркетинговых исследований, намечаемых в учреждении культуры, адресован руководителю, внимательному и чуткому к новым идеям, и совсем другое, когда руководитель сопротивляется любым инновациям. Встречаются и такие начальники, которые видят в докладе не план развития организации, а лишь собственное представление о том, как это должно быть. Происходит своеобразное рассогласование направленности мышления автора и адресата.

Помимо сложных психологических нюансов, особенностей характера и восприятия адресата, существуют чисто утилитарные причины, которые необходимо учитывать автору доклада в силу иерархии подчинения. Это может быть неправильная оценка знаний руководителя по проблеме, содержащейся в докладе: недооценка приведет к поверхностности и неубедительности, переоценка - к непониманию доклада.

Вторая причина рассогласования кроется в заранее сформировавшемся «ношении начальства как к докладчику, так и к его предложению. «Шкала отношений» весьма широка - от полного доверия до полного неприятия, а между ними располагаются поддержка, согласие, сомнение, безразличие, предубеждение, сопротивление. Развернутое, подробное обоснование потребуется в ситуации, когда у адресата имеется стойкое предубеждение против идей новатора.

Что касается формы представления материала, то здесь также требуется особый подход. Иногда, желая представить солидный доклад, автор строит его «по всем правилам», включая помимо обширной содержательной части множество элементов: преамбулу, формулировку целей, комментарии, примечания, резюме, таблицы, ссылки на источники. Получив такой доклад, вышестоящий начальник из трех возможных вариантов - прочитать до конца, передать помощнику или отбросить совсем - скорее всего выберет последний.

Определяя форму доклада, нужно руководствоваться логикой восприятия адресата. Поэтому необходимо:

* заинтересовать его четким заголовком, используя слова «интерес», «выгода», «убыток»;

* объяснить, зачем написан доклад, связав его с интересами и заботами адресата, уместна фраза «если этого не сделать…»;

* предложить, что нужно сделать по мнению заявителя;

* изложить рекомендации;

* привести аргументы и доводы.

Выводы лучше привести в начале (!) доклада и лишь затем показать, как они получены.

Подытоживая все сказанное о методике подготовки выступлений и докладов, невозможно удержаться от констатации общеизвестной истины, которая, к сожалению, осознается далеко не всеми руководителями: только овладев искусством представлять свои идеи публично, можно эффективно выполнять свои /правленческие функции.

4. Оформление письменного доклада

Презентуя результаты работы, очень важно подготовить свое обращение к аудитории, учитывая основные требования к устному сообщению. Оформление доклада предусматривает четкое и лаконичное изложение информации, которое легко воспринимается слушателями. В соответствии с этим, важно соблюдать правила оформления доклада, которые помогут сделать вашу речь интересной.

Основная цель докладчика в основном заключается в том, чтобы:

- в короткий отрезок времени проинформировать о чем-либо слушателей;

- продемонстрировать наглядный материал (диаграммы, графики, схемы…);

- постараться донести информацию максимально легкодоступными способами;

- выкристаллизовать из всего объема информации самую полезную и важную, подать данные и факты так, чтобы они легко запоминались.

Исходя из цели, тематики, сферы деятельности, в которой его обнародуют, зависит и оформление доклада. Можно написать сообщение в свободной форме и также вольно вести себя докладчику во время демонстрации. Бывает, необходимо соблюдать обязательные составные элементы.

Например, оформление докладов в научной сфере всегда структурировано и идентично научной работе, по которой предлагается выступление.

Ниже рассмотрим основные компоненты доклада. В качестве примера приведем оформление доклада, представляющего научную работу. Подобный алгоритм действий подойдет для подготовки доклада на любую тематику.

- Текст должен начинаться с приветствия. Например: «Уважаемые присутствующие, члены комиссии, гости (здесь следует перечислить основные группы присутствующих людей, в зависимости от характера мероприятия)!».

- Ознакомить присутствующих с четким названием темы доклада. Можно так: «Вашему вниманию предлагается доклад на тему… Разрешите начать с…» (Если это научная тематика, то начать можно с актуальности предложенной темы, потом перейти к цели, заданиям, а после - к рассмотрению процесса и результатов).

- Далее, после вступительной части, можно приступить к пересказу основного процесса научного (маркетингового и т.д.) исследования. Желательно подчеркнуть этот переход словами. Аудитории будет легче сориентироваться, а вам - удержать внимание. Можно сформулировать таким образом: «А теперь разрешите перейти к основным результатам исследования. Позвольте теперь более детально представить этапы нашего исследования».

- Всю информацию очень хорошо было бы разбить на блоки. Это можно сделать с помощью того, что вы предложите рассматривать весь процесс отдельными этапами. Например: «Исследование на тему… проходило в несколько этапов. Сейчас мы коротко расскажем о них. Итак, на первом этапе мы обратились к…».

Эта часть доклада самая содержательная, более продолжительная, поэтому нужно позаботиться о том, чтобы интерес слушателей не угас. В этом вам помогут различные презентационные материалы, содержащие графики, диаграммы, иллюстрации и т.д.

Но следует помнить, что чрезмерное их количество еще больше может утомить аудиторию и вызвать раздражение. Поэтому стоит выбрать наиболее важные и нужные слайды, подкрепляющие вашу речь, и избежать калейдоскопа всевозможных картинок, которые с трудом человек успеет разглядеть, не говоря уже о том, чтобы понять их.

- Стоит учесть, что вам необходимо четко понимать, какая иллюстрация сопровождает текст. Они должны совпадать и дополнять друг друга. По тексту всего доклада очень необходимо сделать пометки о том, какой именно должен быть слайд на экране, когда вы произносите те или иные слова.

- В конце доклада необходимо коротко резюмировать самое основное, сделать логическое завершение. Лаконично констатировать. к чему вы пришли в ваших умозаключениях, какие пути развития видите дальше. -

Обязательно выразите благодарность за внимание, предложение перейти к дискуссии.

В заключение можно сказать так: «Спасибо (кому-то) за предоставленную возможность выступить, присутствующим - за внимание. Предлагаю перейти к обсуждению представленных результатов».

Как можно заметить, оформление доклада должно быть максимально структурированным. Это поможет самому оратору легко ориентироваться в информации, отвечать на вопросы, иметь возможность возвращаться к тексту вновь и вновь в случае дискуссионных моментов, а также в процессе всего обсуждения.

Заключение

В заключение подчеркнем, что ораторская практика настолько сложна, разнообразна, многогранна, что невозможно все предусмотреть заранее и дать советы и рекомендации на все случаи жизни.

Очень важно, чтобы каждый человек творчески подходил к подготовке и произнесению ораторской речи, полнее и шире использовал свои природные данные, индивидуальные возможности, умело применял приобретенные риторические навыки и умения.

Можно сформулировать общее положение, которое имеет силу определенного закона в ораторском искусстве. Если лектор или докладчик увлечен предметом своего нового выступления, глубоко продумал и прочувствовал тему речи, если он естествен и искренен, если он с удовольствием вышел на трибуну, то обязательно будет говорить правдиво и вдохновенно. Творческое волнение непременно обнаружится во всем поведении говорящего, скажется в тембре его голоса, в звучащей речи, в интонациях и вообще в том, как он говорит. Такое волнение - важный импульс к тому, чтобы самый ответственный этап ораторского труда-публичное исполнение - был пройден успешно.

Необходимо уметь подавить неизбежно возникающее всякий раз желание сказать слушателям как можно больше. Во-первых, само время ораторского выступления не позволяет объять необъятное. Во-вторых, приходится считаться с механизмом слушательского восприятия, в частности, с возможностью восприятия и усвоения определенного объема информации и знания. Вот почему опытный лектор, пропагандист, докладчик или обозреватель никогда не стремится, если можно сказать, «выговориться» по данной теме до конца. Он всегда оставляет кое-что «про запас», и хорошо, когда слушатели чувствуют или догадываются, что говорящий мог бы выступать по освещенной теме вновь и вновь, каждый раз обнаруживая новый подход к ней, раскрывая новые ее грани.

В общении оратора с аудиторией играет роль не только голос, но и весь его внешний облик. Хорошее общее впечатление от внешности оратора, его манер, позы и жестов крайне необходимо для успеха речи. Но здесь есть и своя отрицательная сторона. Внешние данные могут отвлечь внимание слушателей от содержания речи. Это возможно, если манеры и приемы оратора не будут помогать лучшему выражению идей, которыми он делится со слушателями, и, следовательно, не станут служить своему прямому назначению.

Лучшая черта во внешнем облике оратора - корректность. Неотъемлемые качества хороших ораторских манер - непринужденность, воодушевление, уверенность и дружеский тон. В правильной позе сочетаются непринужденность осанки и легкость движений. Жесты - это любые движения, усиливающие впечатление от высказываемых идей. Жестикуляция руками, хотя ее можно классифицировать в соответствии с назначением (выразительная, описательная, указующая, подражательная), на самом деле может оказаться разнообразной до бесконечности. При надлежащем применении жесты, всегда непроизвольно возникающие, но поддающиеся контролю, представляют собой проявления настроений и мыслей оратора.

Риторика, ораторское искусство - важнейший элемент человеческой культуры.



Список использованных источников

ораторский культура публичный выступление

1. Бельчиков Ю.А. Стилистика и культура речи. - М., 2008

2. Введенская Л.А., Павлова Л.Г., Кашаева Е.Ю. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов. - Ростов-на-Дону, 2009.

3. Головин Б.Н. Основы культуры речи. - М.: 2007.

4. Горбачевич К.С. Вариантность слова и языковая норма. - М.: 2009

5. Кирсанова М.В. Деловая переписка. - М., 2011

6. Культура речи учителя. Электронная версия. www.nrkt.intal.uz / сост. Бабаева З.С. - Т.: 2004.

7. Апресян Г.З. Ораторское искусство / Г.З. Апресян. - М.: Издательство Московского университета, 2010

8. Введенская Л.А. и др. Русский язык и культура речи: Учебное пособие для вузов / Л.А. Введенская. - Ростов н / Д: изд-во «Феникс», 2006

9. Карнеги Д. Как вырабатывать уверенность в себе и влиять на людей, выступая публично / Д. Карнеги. - М.: «Проспект», 2011

10. Шейнов В.П. Риторика / В.П. Шейнов. - Мн.: Амалфея, 2009.

11. Сопер П. Основы искусства речи / П. Сопер. - М.: Б.И., 2010

Размещено на Allbest.ru