Документ та правила його оформлення

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВСТУП

Computer Science - комп'ютерна наука. Наука, яка є досить молодою, але стала необхідною складовою освіти сучасної людини. Найвидатніше досягнення у цій галузі - це створення персонального комп'ютера, який швидко посів значне місце у повсякденному житті.

Професія оператора комп'ютерного набору нова і перспективна. Немає такої галузі народного господарства, де б не застосовувалися комп'ютери. Послугами обчислювальних центрів і бюро користуються промислові підприємства, будівельні організації, сільське господарство, освіта, охорона здоров'я, наукові установи тощо.

Секретар - це обличчя фірми. Він перший, з ким зустрічається відвідувач, що прийшов в установу, перший, з ким зустрічається, починаючи свій трудовий день керівник, перший, хто відповідає на телефонні дзвінки.

Кваліфікований секретар - права рука керівника, його незамінний помічники і, звичайно ж, обличчя фірми. Вважається, що це суто жіноча професія, проте секретарями можуть бути і чоловіки. Секретар зі знанням іноземних мов може працювати в українському представництві зарубіжної компанії, у спільному підприємстві або в українській організації, пов'язаній із зарубіжними партнерами.

антивірусний документ діловий стиль

АНТИВІРУСНІ ПРОГРАМИ

Для виявлення, видалення та від комп'ютерних вірусів розроблено спеціальні програми, що дозволяють виявляти і знищувати віруси. Такі програми називаються антивірусними. Сучасні антивірусні програми є багатофункціональні продукти, поєднують у собі як превентивні, профілактичні кошти, і засоби лікування вірусів і відновлення даних.

Спочатку з'являється конкретний тип вірусної програми, а вже потім розробляється під неї відповідна антивірусна програма.

Антивіруси можна поділити на спеціалізовані і універсальні:

- Спеціалізовані антивірусні програми здатні знаходити та ліквідовувати тільки певні типи уже відомих вірусів. З невідомими вірусами ці програми боротися не можуть. Щодо надійності виявлення вірусів спеціалізовані програми значно переважають універсальні.

- Універсальні антивіруси, орієнтовані на цілі класи вірусів, в свою чергу, поділяються на резидентні і ревізори. Резидентні постійно присутні у внутрішній пам'яті комп'ютера і періодично здійснюють перевірку на наявність вірусів. Антивіруси-ревізори здатні лише установити, чи піддавався файл будь-яким змінам (у тому числі і вірусним) після останнього його використання.

Способи протидії комп'ютерним вірусам

Способи протидії комп'ютерним вірусам можна розділити сталася на кілька груп: профілактика вірусного зараження і зменшення можливої шкоди від такої зараження; методика використання антивірусних програм, зокрема знешкодження і видалення відомого вірусу; способи виявлення й видалення невідомого вірусу.

Найбільш ефективні боротьби з комп'ютерними вірусами антивірусні програми. Проте тут хотілося б вирізнити, що немає антивірусів, які гарантують стовідсоткову захисту від вірусів, і всі заяви про існуванні таких систем можна розцінити як або несумлінну рекламу, або непрофесіоналізм. Таких систем немає, оскільки у будь-який алгоритм антивірусу можна запропонувати контр-алгоритм вірусу, невидимого при цьому антивірусу (зворотне, на щастя, теж вірно: про всяк алгоритм вірусу можна створити антивірус).

Слід звернути увагу до кілька термінів, застосовуваних під час обговорення антивірусних програм:

- «Хибне спрацьовування» (Falsepositive) -- детекторування вірусу в незараженому об'єкті (файлі, секторі чи системної пам'яті). Зворотний термін -- «Falsenegative», тобто недетекторування вірусу в зараженому об'єкті.

- «Сканування на запит» («on-demand») -- пошук вірусів на запит користувача. У цьому вся режимі антивірусна програма неактивна до того часу, поки що не викликана користувачем з командної рядки, командного файла чи програми-расписания (systems cheduler).

- «Сканування-лету» («real-time», «on-the-fly») -- стала перевірка на віруси об'єктів, яких відбувається звернення (запуск, відкриття, створення умов та т.п.). У цьому вся режимі антивірус постійно активний, він у пам'яті «резидентно» і перевіряє об'єкти без запиту користувача.

Вимоги до антивірусним програмам

Кількість і розмаїтість вірусів велике, і щоб їх швидко і ефективно знайти, антивірусна програма має відповідати деяким параметрами.

Стабільність і надійність роботи. Цей параметр, безперечно, визначальний -- і найкращий антивірус виявиться цілком непотрібним, якщо він зможе нормально функціонувати вашому комп'ютері, тоді як результаті будь-якого збою у роботі програми процес перевірки комп'ютера не пройде остаточно. Тоді є можливість, якісь заражені файли залишилися б непоміченими.

Розміри вірусної бази програми (кількість вірусів, які правильно визначаються програмою). З урахуванням постійного появи нових вірусів база даних повинна регулярно оновлюватися -- який сенс від програми, яка не бачить половину нових вірусів як наслідок, що створює помилкове відчуття “чистоти” комп'ютера. Сюди слід вважати і можливість програми визначати всі можливі типи вірусів, та вміння працювати з файлами різних типів (архіви, документи). Важливим є також наявність резидентного монітора, здійснює перевірку усіх "нових файлів “на льоту” (тобто автоматично, в міру їхнього записи на диск).

Швидкість роботи програми, наявність додаткових можливостей типу алгоритмів визначення навіть невідомих програмі вірусів (евристичне сканування). Сюди слід віднести можливість відновлювати заражені файли, не стираючи його з жорсткого диска, лише видаливши їх віруси. Важливим є й відсоток хибних спрацювань програми (помилкове визначення вірусу в “чистому” файлі).

Багатоплатформність (наявність версій програми під різні операційні системи). Звісно, якщо антивірус використовується лише вдома, однією комп'ютері, цей параметр немає великого значення. І ось антивірус для великої організації просто зобов'язаний підтримувати всі поширені операційні системи. З іншого боку, під час роботи у мережі важливим служить наявність серверних функцій, виділені на адміністративної роботи, і навіть можливість роботи з різними видами серверів.

Характеристика антивірусних програм

Антивірусні програми діляться на:

1. програми-детектори

2. програми-доктора

3. програми-ревізори

4. програми-фільтри

5. програми-вакцини.

1. Програми-детектори забезпечують пошук і освоєння виявлення вірусів у оперативної пам'яті і зовнішніх носіях, і за виявленні видають відповідне повідомлення. Розрізняють детектори універсальні й спеціалізовані.

Універсальні детектори у роботі використовують перевірку незмінності файлів шляхом підрахунку і перевірки еталоном контрольної суми. Недолік універсальних детекторів пов'язані з неможливістю визначення причин спотворення файлів.

Спеціалізовані детектори виконують пошук відомих вірусів з їхньої сигнатури (повторюваному ділянці коду). Недолік таких детекторів у тому, що вони нездатні виявляти всі відомі віруси.

Детектор, дозволяє виявляти кілька вірусів, називають полі детектором.

Недоліком таких антивірусних програм і те, що можуть знаходити ті віруси, які відомі розробникам таких програм.

2. Програми-доктора (фаги), як знаходять заражені вірусами файли, а й "лікують" їх, тобто. видаляють з файла тіло програми вірусу, повертаючи файли у початковий стан. На початку своєї роботи фаги шукають віруси оперативному пам'яті, знищуючи їх, і лише для того переходять до "лікуванню" файлів. Серед фагів виділяють поліфаги, тобто програми-доктора, призначені на допомогу пошуку і знищення великої кількості вірусів.

З огляду на, що постійно з'являються нові віруси,програми-детектори і програми-доктора швидко застарівають, і потрібно регулярне відновлення їх версій.

3. Програми-ревізори ставляться до надійним засобам захисту від вірусів. Ревізори запам'ятовують вихідне стан програм, каталогів і системних областей диска тоді, коли комп'ютер не заражений вірусом, та був періодично чи з бажанню користувача порівнюють поточний стан з вихідним. Виявлені зміни виводяться на екран відео монітора. Зазвичай, порівняння станів виробляють відразу після завантаження ОС. При порівнянні перевіряються довжина файла, код циклічного контролю (контрольна сума файла), дата та палестинці час модифікації, інші параметри.

Програми-ревізори мають досить розвинені алгоритми, виявляють стелс-вируси і витрати можуть відрізнити зміни версії перевіреній програми змін, внесених вірусом.

4. Програми-фільтри (сторожа) являють собою невеличкі резидентні програми, призначені щоб виявити підозрілих дій під час роботи комп'ютера, притаманних вірусів.

Такими діями можуть бути:

- спроби корекції файлів з розширеннями СОМ і ЕХЕ;

- зміна атрибутів файлів;

- пряма запис на диск з абсолютного адресою;

- запис в завантажувальні сектора диска.

- Завантаження резидентної програми.

При спробі будь-якої програми зробити зазначені дії "сторож" посилає користувачеві повідомлення пропонує заборонити чи дозволити відповідне дію.

До вад програм-сторожів можна віднести їх не "настирливість" (наприклад, вони постійно видають попередження про будь-який спробі копіювання виконуваного файла), і навіть можливим конфліктам з іншим програмним забезпеченням.

Програми-фільтри дуже потрібні, оскільки здатні знайти вірус самісінькому ранній стадії його існування до розмноження. Але вони не "лікують" файли і диски. Для знищення вірусів потрібно застосувати інші програми, наприклад фаги.

5. Вакцини (імунізатори) - це резидентні програми, які перешкоджають зараженню файлів. Вакцини застосовують, якщо відсутні програми-доктора, "і" цей вірус. Вакцинація можливе тільки відомі вірусів. Вакцина модифікує програму чи диск в такий спосіб, щоб це відбивалося з їхньої роботі, а вірус сприйматиме їх зараженими і тому вселиться. Нині програми-вакцини мають обмежений застосування.

Суттєвим недоліком таких програм був частиною їхнього обмежені спроби з запобіганню зараження від значної частини різноманітних вірусів.

Методики антивірусних програм

Є кілька основних методів пошуку вірусів, що застосовуються антивірусними програмами:

- Сканування

- Евристичний аналіз

- Виявлення змін

- Резидентні монітори

Антивірусні програми можуть реалізовувати усі ці вище методики, або тільки окремі.

Сканування

Сканування є найбільш традиційним методом пошуку вірусів. Воно залежить від пошуку сигнатур, виділених раніше виявлених вірусів. Антивірусні програми-сканери, здатні видалити виявлені віруси, зазвичай називаються поліфагами.

Недоліком простих сканерів був частиною їхнього нездатність знайти поліморфні віруси, повністю що змінюють свій код. І тому необхідно використовувати складніші алгоритми пошуку, які включають евристичний аналіз перевірених програм.

З іншого боку, сканери можуть побачити але вже відомі й попередньо вивчені віруси, котрим було визначено сигнатура. Тому програми-сканери не захистять ваш комп'ютер від проникнення нових вірусів, яких, до речі, з'являється за кількома штук щодня. Як наслідок, сканери застарівають вже у час виходу нової версії.

Евристичний аналіз

Евристичний аналіз найчастіше використовується разом з скануванням на допомогу пошуку шифрувальних і поліморфних вірусів. Найчастіше евристичний аналіз дозволяє також виявляти й раніше невідомі віруси. І тут, швидше за все їх лікування неможливо.

Якщо евристичний аналізатор повідомляє, що файл чи завантажувальний сектор, можливо, заражений вірусом, ви повинні поставитися до цього з велику увагу. Необхідно додатково перевірити такі файли з допомогою найостанніших версій антивірусних програм сканерів або їх задля дослідження авторам антивірусних програм.

Виявлення змін

Заражаючи комп'ютер, вірус робить зміни на жорсткому диску: дописує свій код в заражений файл, змінює системні області диска тощо. буд. На виявленні цих змін ґрунтуються робота антивірусних програм-ревізорів.

Антивірусні програми-ревізори запам'ятовують характеристики всіх галузей диска, які можуть опинитися піддадуться нападу вірусу, та був періодично перевіряють їх. У випадку виявлення змін, видається повідомлення у тому, що можна на комп'ютер напав вірус.

Слід враховувати, що не зміни викликані вторгненням вірусів. Так, завантажувальна запис може зміниться при відновленні версії ОС, і деякі програми записують всередині свого здійсненного файла дані.

Резидентні монітори

Антивірусні програми, які знаходяться оперативному пам'яті комп'ютера та які відстежують все підозрілі дії, що їх іншими програмами, звуться резидентних моніторів чи сторожів. На жаль,резидентні монітори мають дуже багато недоліків, які цей клас програм малопридатними від використання. Вони дратують користувачів велику кількість повідомлень, по більшу частину які мають ставлення до вірусному зараженню, у результаті їх відключають.

Сучасні антивірусні програми

Найпопулярнішими серед користувачів є антивірусні програми Aidstest, Doctor Web, ADinf, MSAV (входить до складу MS DOS 6.), Norton Anti Virus (Windows) та ін.

Програма Aidstes забезпечує знаходження та знищення із заражених програм певних типів вірусів, відомих на момент модернізації антивірусної програми. В міру появи нових вірусів ця програма постійно удосконалюється. Перелік виявлених вірусів додається до програми.

Працює Aidstest в DOS і запускається з командного рядка. Програма Aidstest є спеціалізованою антивирусною програмою.

Програму Doctor Web потрібно віднести до універсальних антивірусних програм. Вона дозволяє знаходити і знищувати відомі та невідомі віруси з пам'яті та з дисків комп'ютера. Невідомі віруси знаходять завдяки наявності спеціального евристичного аналізатора. Програма може працювати у діалоговому режимі, має дуже зручний інтерфейс, який можна настроювати.

Для запуску програми необхідно ввести у командний рядок DOS команду DRWEB. Після натискання клавіші Enter на екрані з'явиться головне вікно. Dr.Web -- використовується для отримання інформації про програму, тимчасового виходу в DOS та завершення роботи програми; Тестування починається після натискування кнопки ОК діалогової панелі. Результати роботи програми відображені у її головному вікні.

Програми ADinf і MSAV -- це антивірусні програми-ревізори.

ADinf є однією з найкращих сучасних програм свого класу, яка за правильного використання виявляє практично всі існуючі віруси. Вона слідкує за цілісністю інформації на жорсткому диску, а також за всіма її змінами. Завдяки цьому, програма дозволяє своєчасно виявити не тільки відомі, але й нові віруси. За такого самого принципу побудована антивірусна програма MSAV.

Хоча антивіруси повністю і не гарантують виявлення вірусів та лікування від них магнітних дисків, потрібно привчити себе систематично користуватися цими програмами. В практичній роботі потрібно використовувати різні антивірусні програми. Методика їх використання може бути різною. Для початківця рекомендуємо перед копіюванням файлів з чужої дискети перш за все перевірити її різними антивірусними програмами.

ДОКУМЕНТ ТА ПРАВИЛА ЙОГО ОФОРМЛЕННЯ

Документ (від лат. dokumentum - взірець, повчальний приклад; свідчення, доказ) - необхідний елемент сучасного життя, який відіграє важливу роль у процесі спілкування, забезпечуючи обмін інформацією необхідного і визначеного характеру.

У документах закріплюється інформація про особу, факти, події, явища об'єктивної дійсності, суспільний і фаховий статус людини. Ця інформація має офіційний характер, адресність, повторюваність, актуальність, достовірність, об'єктивність. Носієм інформації може бути папір, фотографія, кіноплівка, відео- й аудіокасета, диск, дискета тощо. У правовій сфері навіть в епоху електронних комунікацій використовуються переважно текстові документи, тобто ті, в яких інформація зафіксована будь-яким письмовим способом. Текст документа має бути бездоганно відредагованим і оформленим за встановленою формою відповідно до правил офіційно-ділового стилю і його конкретного виду та згідно з чинним законодавством і директивними вказівками керівних органів. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції.

Будь-який окремий документ складається з ряду складових елементів, які називаються реквізитами: найменування виду документа, автор, адресат, заголовок, текст, дата, підпис, резолюція та ін. Різні документи мають різний набір реквізитів. Сукупність реквізитів, певним чином розміщених в документі, становить формуляр цього документа. Для конкретного виду документа, наприклад наказу, протоколу, акта тощо, характерний свій формуляр, який називається типовим формуляром.

В основу уніфікації та стандартизації покладений принцип створення загальної моделі складання всіх документів системи. Такі графічні моделі чи схеми побудови документів одержали назву ''Формуляр-зразок''. Проектується формуляр-зразок на конструкційній сітці, яка розміщена на стандартному форматі.

Застосування державних стандартів дає можливість ввести єдині вимоги до оформлення документів, що є необхідною умовою для механізації та автоматизації роботи з ними.

Згідно положень ДСТУ 4163-2003 оформлення документів передбачає обов'язкове додержання вимог, що висуваються до реквізитів, в іншому випадку службовий документ не матиме юридичної сили.

Отже, реквізит - це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. Саме реквізити надають документові юридичної сили. Реквізити у документі розміщують, враховуючи черговість операцій підготовки, оформлення та виконання.

Склад реквізитів документів встановлений ДСТУ 4163-2003:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим;

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування);

03 - зображення нагород;

04 - код організації;

05 - код форми документа;

06 - назва організації вищого рівня;

07 - назва організації;

08 - назва структурного підрозділу організації;

09 - довідкові дані про організацію;

10 - назва виду документа;

11 - дата документа;

12 - реєстраційний індекс документа;

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь;

14 - місце складення або видання документа;

15 - гриф обмеження доступу до документа;

16 - адресат;

17 - гриф затвердження документа;

18 - резолюція;

19 - заголовок до тексту документа;

20 - відмітка про контроль;

21 - текст документа;

22 - відмітка про наявність додатків;

23 - підпис;

24 - гриф погодження документа;

25 - візи документа;

26 - відбиток печатки;

27 - відмітка про засвідчення копії;

28 - прізвище виконавця і номер його телефону;

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи;

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі;

31 - відмітка про надійдення документа до організації;

32 - запис про державну реєстрацію.

1 Зображення Державного Герба України розміщують на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України "Про Державний герб України"; герба Автономної Республіки Крим - відповідно до нормативно-правових актів Автономної Республіки Крим. Зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим на бланках із кутовою розташованістю реквізитів розміщують на верхньому березі бланка над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

2 Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) відповідно до статуту (положення про організацію) розміщують з лівого боку від назви організації. Зображення емблеми реєструють згідно з установленим порядком. Емблему не відтворюють на бланку, якщо на ньому розміщено зображення Державного Герба України. На бланках документів недержавних організацій дозволено розташовувати зображення емблеми на верхньому березі документа, де на бланках документів державних організацій розміщують зображення Державного Герба.

3 Зображення нагород відтворюють на бланках документів згідно із законодавством і розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізитів 07 і 08.

4 Код організації проставляють за ЄДРПОУ після реквізиту довідкові дані про організацію (09).

5 Код форми документа (якщо він є) проставляють згідно з ДК 010 вище реквізиту назва виду документа (10).

6 Назву організації вищого рівня зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення - повністю.

7 Назва організації - автора документа повинна відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні про організацію). Скорочену назву подають у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі.

8 Назву філії, територіального відділення, структурного підрозділу організації зазначають тоді, коли вони - автори документа, і розміщують нижче реквізиту 07.

9 Довідкові дані про організацію містять: поштову адресу та інші відомості (номери телефонів, факсів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо). Їх розміщують нижче назви організації або структурного підрозділу.

10 Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Перелік містить назви уніфікованих форм документів згідно з ДК 010 та назви інших документів, що відповідають організаційно-правовому статусу організації. У листі назву виду документа не зазначають.

11 Дата документа - це дата його підписання, затвердження, прийняття, зареєстрування, яку оформлюють цифровим способом. Елементи дати наводять арабськими цифрами в один рядок у послідовності: число, місяць, рік.

Приклад

15.01.2001

Дату дозволено оформлювати у послідовності: рік, місяць, число.

Приклад

2001.01.15

У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлювання дати, наприклад: 29 січня 2001 року.

Дату документа ставлять нижче назви документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку.

12 Реєстраційний індекс документа складають з його порядкового номера, який можна доповнювати за рішенням організації індексом справи за номенклатурою справ, інформацією про кореспондента, виконавця тощо. Місце розташованості цього реквізиту залежить від бланка та виду документа.

Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають із реєстраційних індексів кожної з цих організацій, які проставляють через правобіжну похилу риску згідно з послідовністю підписів авторів документа.

13 Посилання на реєстраційний індекс і дату документа містить реєстраційний індекс і дату того документа, на який дають відповідь. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

14 Місце складення або видання документа зазначають на всіх документах крім листів, у яких ці відомості визначають із реквізиту "Довідкові дані про організацію", і розміщують на рівні або нижче реквізитів 11, 12.

15 Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування) проставляють без лапок праворуч у верхньому куті на першій сторінці документа. За потреби його доповнюють даними, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.

16 Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові особи та громадяни. У разі адресування документа організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи їхні назви подають у називному відмінку.

Приклад

Міністерство юстиції України

У разі адресування документа керівникові установи або його заступникові назва установи входить до складу назви посади адресата.

Приклад

Голові Державного комітету статистики України

Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному.

Приклад

Державний комітет архівів України

Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства

Провідному спеціалістові

Прізвище, ініціал(и)

Якщо документ адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено.

Приклад

Директорам центральних державних архівів України

Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. Слово "копія" перед зазначенням адресата не ставлять. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата.

До реквізиту "Адресат" входить поштова адреса. Порядок і форма запису відомостей про поштову адресу установи мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку.

Приклад

Міністерство охорони здоров'я України,

вул. Грушевського, 7,

м. Київ, 01021

Якщо документ надсилають фізичній особі, то у називному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт, район, область, поштовий індекс.

Приклад

Іванченко Петро Семенович

вул. Садова, буд. 7, кв. 24,

м. Вінниця, 21003

17 Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціалу(-ів) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.

Приклад

ЗАТВЕРДЖУЮ

Міністр фінансів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

07.03.2001

У разі затвердження документа кількома посадовими особами їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні.

Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви, дати і номера затверджувального документа у називному відмінку.

Приклад

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Держкомархіву України

16.05.2001 N 40

Гриф затвердження розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа.

18 Резолюція, яку ставить на документі посадова особа, складається з прізвища виконавця (виконавців) у давальному відмінку, змісту доручення, терміну виконання, особистого підпису керівника, дати.

Приклад

Прізвище, ініціал(и)

Прошу підготувати пропозицію про постачання

вугілля ТЕЦ-15 до 01.09.2001

Підпис

15.08.2001

Резолюцію треба ставити безпосередньо на документі, нижче реквізиту "Адресат", паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання.

Якщо на документі немає вільного місця для резолюції, дозволено оформлювати її на окремих аркушах або спеціальних бланках.

19 Заголовок до тексту документа повинен бути узгоджений з назвою документа і містити короткий виклад його основного смислового аспекту. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад, наказ (про що?) про створення установи; посадова інструкція (кого?) секретаря-референта; протокол (чого?) засідання правління.

Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка.

20 Відмітку про контроль за виконанням документа позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту.

21 Текст документа містить інформацію, заради зафіксування якої було створено документ.

Організації здійснюють діловодство, ведуть документацію і листування українською мовою. У населених пунктах країни, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому діловодстві, поряд із державною мовою, можна складати мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому законодавством.

Документи, які надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати українською або мовою країни адресата чи однією з мов міжнародного спілкування.

Текст документа повинен бути викладений стисло, грамотно, зрозуміло, без повторів та вживання слів і зворотів, які не несуть смислового навантаження.

Текст оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, анкети, таблиці або поєднання цих форм.

Якщо частини тексту мають різні смислові аспекти або текст документа містить декілька рішень, висновків тощо, його треба розбити на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу.

22 Відмітку про наявність додатків розміщують під текстом документа. Наявність додатків, повну назву яких наводять у тексті, фіксують за такою формою:

Додаток: на 5 арк. у 2 прим.

Якщо документ має додатки, повних назв яких немає у тексті, то ці назви треба подати після тексту, зазначивши кількість аркушів у кожному додатку та кількість їхніх примірників.

Приклад

Додатки:

1. Довідка про виконання плану ремонтних робіт за I квартал 2000 р. на 5 арк. в 1 прим.

2. Графік ремонтних робіт на II квартал 2000 р. на 2 арк. в 1 прим.

Якщо до документа додають інший документ, що має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так:

Додаток: лист Державного комітету архівів України від 27.04.2000 N 171/01-04 і додаток до нього, всього на 7 арк. в 1 прим.

Якщо додатки зброшуровані, то кількість їхніх аркушів не зазначають.

Приклад

Додаток: Методичні рекомендації в 3 прим.

На велику кількість додатків складають опис, а в самому документі після тексту зазначають:

Додатки: згідно з описом на 67 арк.

Якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними у документі адресами, відмітку про наявність додатка оформлюють так:

Додаток: на 5 арк. в 1 прим. на першу адресу.

Додаток до розпорядчого документа повинен мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Приклад

Додаток 1 до наказу Міністерства охорони здоров'я України

20.01.2001 N 25

23 Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Приклади

1. Голова Державного комітету статистики України Підпис Ініціал(и), прізвище

2. Голова

Підпис Ініціал(и), прізвище

Реквізит розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків.

Якщо документ підписують кілька (дві або більше) осіб, то їхні підписи розташовують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб.

Приклад

Директор Підпис Ініціал(и), прізвище

Головний бухгалтер Підпис Ініціал(и), прізвище

Якщо документ підписують кілька осіб однакових посад, то їхні підписи розташовують на одному рівні.

Приклад

Заступник Міністра юстиції

України Підпис Ініціал(и), прізвище

Заступник Міністра фінансів України

Підпис Ініціал(и), прізвище

Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар.

Приклад

Голова дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

Секретар дирекції Підпис Ініціал(и), прізвище

У разі відсутності посадової особи, підпис якої зазначено в документі, документ підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому випадку обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом), наприклад: "Виконувач обов'язків", "Заступник".

Підписувати документ із прийменником "за" або ставити правобіжну похилу риску перед назвою посади не дозволено.

24 Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Приклад

ПОГОДЖЕНО

Заступник Міністра оборони України

Підпис Ініціал(и), прізвище

05.02.2001

Якщо документ погоджують листом, протоколом, актом тощо, то гриф погодження оформлюють так:

ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання Правління

Національного банку України

23.01.2001 N 2

25 Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Приклад

Начальник юридичного відділу

Підпис Ініціал(и), прізвище

18.09.2001

Візу ставлять на примірниках документів, які залишають в організації.

26 Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи.

Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Відбиток печатки ставлять так, щоб він охоплював останні кілька літер назви посади особи, яка підписала документ.

27 Відмітку про засвідчення копії документа складають зі слів "Згідно з оригіналом", назви посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів та прізвища, дати засвідчення копії і проставляють нижче реквізиту 23.

Приклад

Згідно з оригіналом

Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище

26.06.2001

28 Прізвище або прізвище, ім'я та по батькові виконавця документа і номер його службового телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Приклади

1. Іваненко 556 07 24

2. Іваненко Петро Михайлович 556 07 24

29 Відмітку про виконання документа і направлення його до справи ставлять у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить такі дані: посилання на дату і номер документа про його виконання або коротку довідку про виконання, слова "До справи", номер справи, в якій документ буде зберігатися, дату направлення документа до справи, назву посади і підпис виконавця.

Приклад

До справи N 03-4

Відповідь надіслано 13.05.2001 N 03-12/113

Посада Ініціал(и), прізвище

14.05.2001

30 Відмітка про наявність документа в електронній формі містить повне ім'я файла і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Її ставлять у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

31 Відмітка про надійдення (зареєстрування) документа до організації містить такі дані: скорочену назву організації, дату (за потреби - годину і хвилину) надійдення документа і реєстраційний індекс документа, які ставлять у правому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітку про надійдення документа до організації доцільно ставити за допомогою штампа.

32 Запис про державну реєстрацію фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади".

Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.

Текстові норми офіційно-ділового стилю

Інформація, закріплена в документі, міститься у вихідних даних, у текстових компонентах і в нетекстових. Вихідні дані -- це реквізити документа, серед яких є графічні (державний герб, логотип, зображення державних винагород), цифрові (код підприємства, установи, організації; код форми документа тощо) й мовні (назва міністерства або відомства, повна назва установи, організації або підприємства, назва виду документа, резолюція, дані про адресата (кому адресований документ) та адресанта (хто є автором документа), опис документальних додатків (якщо вони є) тощо).

До нетекстових компонентів належать графіки, діаграми, таблиці (наприклад, ті, що використовуються в плановій та обліковій документації). Проте таблиця може бути й формою подачі тексту: в особовому листку з обліку кадрів частина однотипної текстової інформації подається у формі таблиці.

У текстовому компоненті (тексті) стисло, вичерпно й переконливо розкривається суть конкретної справи. Він є основною складовою частиною документа. Його підготовка -- це найважливіший етап у створенні документа, тому що правильно побудований текст, вдалі формулювання визначають ефективність впливу документа на читача.

Крім основного тексту, документ (наприклад, звіт) може містити примітки, додатки, покажчики, бібліографію тощо. Сукупність реквізитів документа і його змістово-композиційна схема утворюють форму документа. Вибір форми документа залежить від характеру ситуації та мети спілкування. Наприклад, у разі потреби звернутися з проханням про щось до певної організації (її керівництва) використовують заяву, а за необхідності передати повноваження виконувати якісь дії (одержати заробітну плату, поштовий переказ тощо) іншій особі складають доручення.

При підготовці документа слід дотримуватися текстових норм (правила побудови певних видів і частин тексту) офіційно-ділового стилю, які регламентують побудову тексту і його частин, регулюють структуру змісту і послідовність його розгортання відповідно до схеми певного виду документа, тобто визначають змістову і формальну організацію тексту документа. Дія текстових норм визначається специфікою документа.

Структура тексту документа

Структура тексту -- це форма існування його змісту. Форма тексту документа призначена полегшити сприйняття змісту і спростити роботу з ним, тому більшість документів має стандартизовану структуру. Оскільки документи жанрово різнорідні, то й структура їх неоднотипна.

Призначення вступу -- ознайомити адресата з предметом повідомлення, підготувати його до сприйняття інформації або зацікавити (якщо це, наприклад, діловий лист). Тому ця частина може містити обґрунтування важливості теми, якій присвячений документ, його мету і завдання, посилання на розпорядчі документи вищих органів або організацій, що зумовили оформлення документа, а також аналіз соціальної ситуації або умов написання цього документа. У розпорядчих документах (постановах, рішеннях, наказах та ін.) вступом є констатуюча частина, в якій розкривається суть питання і пояснюються причини появи документа (наявність цієї частини не обов'язкова).

В основній частині послідовно розкривається суть проблеми, наводяться докази -- дедуктивно (від загального до часткового) або індуктивно (від фактів до узагальнень).

У закінченні, залежно від виду документа, може подаватися підсумкова інформація, рекомендації, рішення, пропозиції, прохання тощо.

Така структура тексту є загальною і варіюється з огляду на вид документа та мету його створення. Іноді якось частина може бути упущена.

ПОДАРУНКОВИЙ ЕТИКЕТ

Подарунки - це завжди радість. Причому як дарування, так і від отримання. Традиція підносити подарунки стала невід'ємною частиною культури ділових відносин. Ділові подарунки колегам, партнерам, керівникам і підлеглим роблять нашу трудове життя багатшим, добрішим і повноцінно.

Подарунки прийнято підносити на дні народження, при підвищенні по службі і на традиційні свята. Подарунком можна продемонструвати повагу до своїм товаришам по службі, виявити подяку людям, які вас оточують і допомагають у професійному плані.

Але якщо вибрати подарунок рідним і близьким порівняно просто, то до вибору ділового подарунка необхідно поставитися з великою увагою і терпінням. Підносити ділові подарунки - своєрідне мистецтво. Тут існує ряд правил та умовностей і, щоб уникнути непорозумінь їх слід суворо блюсти.

Етикет ділових подарунків досить простий. Основне правило говорить: діловий подарунок не обов'язково повинен бути дорогим. Незалежно від ваших фінансових можливостей, дорогих подарунків не слід робити ні гостям, ні товаришам по службі. Так своїм подарунком ви поставите їх у ніяково положення, подарунок може бути сприйнятий як тиск. А дорогий подарунок начальнику може бути розцінений як хабар. Згідно із законом, хабаром буде вважатися дорогий подарунок, вручається до або після надання послуг конкретним особою з використанням службового становища.

Діловий етикет безапеляційно забороняє дарувати одяг, алкогольні напої, предмети релігійного культу і з релігійною символікою, парфумерію і косметику, категорично заборонено дарувати речі, що були у вжитку, виняток становить лише антикваріат.

Жартівливі подарунки слід презентувати з обережністю, оскільки окремі люди можуть не зрозуміти жарти. Не рекомендується дарувати жартівливі подарунки і співробітникам, які старше вас за віком. Необхідно двічі, а то й тричі подумати, перш ніж подарувати карикатуру, ляльку-двійника, частівки і т.п.

Згідно діловому етикету, не прийнято, щоб співробітники дарували своєму начальнику індивідуальні презенти, краще зробити це всім колективом. Подарунок повинен бути пам'ятним, якісним і підкреслювати індивідуальність того, кому він призначений. Неодмінним же правилом для подарунка, призначеного VIP-персони, є пам'ятна напис на внутрішній стороні речі. Подарунок начальнику повинен бути одночасно нейтральною та демонструє повагу, але не потрібно витрачати останні гроші, щоб піднести начальнику шикарний подарунок. Він чудово знає ваші фінансові можливості, і зайва щедрість може бути ним невірно сприйнята.

Якщо в числі обдаровує щасливчиків виявилося кілька колег, бажано для всіх припасти рівні за значимістю подарунки - щоб ненароком не образити кого-то и не зіпсувати стосунки. Підлеглим прийнято дарувати речі з логотипом компанії, які можна використовувати в офісі. З одного боку, вони розцінюються як презенти, піднімають корпоративний дух, з іншого - виступають як визначення їх професійної діяльності.

Подарунок діловому партнерові повинен бути коректним, досить стриманим, що запам'ятовується, але неназойлівим. При їх виборі в першу чергу цінується своєрідність. В останні роки популярністю користується сувенірна продукція, покликана відвернути увагу і зняти напругу. Як правило, це предмети, виконані з пружних матеріалів, або речі з мобільними частинами, наприклад, численні варіанти «вічних двигунів». Стандартними діловими подарунками прийнято вважати канцелярські товари: Авторучки, калькулятор, органайзер, набір канцелярського приладдя. Запальничка, годинники, брелок для ключів. Вироби зі шкіри, скла, кераміки та металу. Коробки цукерок або банки гарного чаю або кави. Квіти та кімнатні рослини, особливо екзотичні. Книги, музичні диски та DVD. Врахуйте, що подарунок діловій жінці не повинен жодним чином стосуватися домашнього господарства, це може образити.

Ділові подарунки партнерам завжди надсилаються разом з візитною карткою компанії-дарувальника. Особливу увагу необхідно приділити поздравлениям іноземних партнерів. Іноземним колегам доречнішими підносити сувеніри, що мають національний колорит. Текст привітання обов'язково має бути на мові країни, в яку відправиться листівка.

Босові найкраще піднести подарунок, що символізує влада: гарну ручку, настільний набір, органайзер з калькулятором і візитницею Не помилитеся, якщо подаруєте йому що-небудь гарне й вишукане, наприклад авторську роботу, по сьогоденню вишукану й гарну річ. Будьте обережні зі скульптурами й картинами - ваші вистави про красу можуть суттєво відрізнятися від естетичних смаків шефа. Не варто дарувати класикові, якщо кабінет шефа оформлений у дусі мінімалізму, а квартира взагалі в японському стилі.

Якщо ви працюєте в компанії з іноземними інвестиціями, зовсім не виключене, що вашим начальником є іноземець. У цьому випадку завдання співробітників ускладнюється: прийде враховувати традиції тієї країни, представником якої він є.

Взагалі, з подарунками для іноземців потрібно бути вкрай обережними. У кожної націй є свої прикмети й табу, порушення яких спричиняє образу й нерозуміння.

Японцям не варто дарувати набори із чотирьох предметів - це число в них зв'язане зі смертю.

Китайцям ніколи не даруєте годинник, тому що на їхній мові їх назва звучить як «похорон».

Французові не даруєте портрет, він сприйме це як натяк на розрив відносин.

Представникам Близького Сходу не даруєте подарунків, на яких зображені не повністю одягнені жінки або тварини (навіть домашні улюбленці).

Представниками Латинської Америки подарунок у вигляді ножів може розглядатися як знак «припинення відносин».

Особливо для іноземців важливе впакування подарунка, точніше - її колір. До речі, у кожній країні він теж має свою «мову». Скажемо, жовтий поважають у Китаї й вважають символом смерті в Сирії. Червоний боготворять у Мексиці, але не переносять в Ісландії. Навіть такий універсальний подарунок, як квіти, багато чого «говорить». Якщо, приміром, ви подаруєте хризантеми італійцеві, він відскочить від вас, як чорт від ладану, тому що в Італії ці квіти приносять на похорон, - на відміну від англійця, який прийде від них у захват. Гвоздики в них уважаються офіційно-діловими квітами, а у французів - жалобними, лілія в європейців персоніфікує натхнення, а в жителів Сходу є весільною квіткою.

Не забудьте обставити процес дарування належним чином! Всяке поздоровлення має складатися з трьох частин: вітання, поздоровлення і побажання. У привітанні слід уникати фамільярність. Найкращий спосіб - звернення по імені та по батькові. Вітальний текст залежить від вашої фантазії, однак і тут важливо дотримувати деякі правила. Діловим партнерам не слід бажати сміху, радості, веселощів, спокою. Краще побажати їм - виконання бажань, здоров'я, щастя, успіхів, нових звершень, успішного бізнесу.

З подарунка, як зі знака уваги до людини, обов'язково знімають ярлик з ціною. Це правило ігнорують тільки американці. Всі подарунки, за винятком квітів, підносять в упаковці. Краще, якщо вона буде витримана в класичному, стримано стилі. Красива упаковка - важлива деталь, оскільки вона створює перше враження про подарунок. Вручив його, скромно слухають слова подяки, не вступаючи в обговорення. Якщо подарунок передають особисто, одержувач повинен розпаковувати його в присутності подарувало і подякувати. Неввічливо відкласти подарунок убік, навіть не глянувши на нього. Всі подарунки слід приймати, щоб не образити дарувальників. Не слід виявляють невдоволення за невдало обраний подарунок. Відмовитися від подарунка можна лише тоді, коли він змушує вас почувати себе боржником. При відмові підкреслюють подяку за увагу та м'яко мотивують свою відмову.

Намагайтеся бути послідовними і не змінюйте рішення навіть після умовивши.

Намагайтеся не дарувати дуже дорогі подарунки, це зобов'язує. Правила етикету вимагають приймати будь-який подарунок з усмішкою. Що не сподобався подарунок не слід критикувати або навіть натяком виявляти своє незадоволення. Молодим чоловікам не прийнято дарувати квіти. Можна піднести квіти в день народження літнім чоловікам або на роботі своєму керівникові.

Не забувайте дарувати подарунки! Даруєте людям радість. Ваш знак уваги принесе колезі радість, виділить цей день серед сірих буднів. Але пам'ятайте про правила етикету.

ВИСНОВКИ

Секретар - перший хто зустрічає відвідувачів в установі. Від поведінки секретаря, його в професійних навиків залежить престиж фірми, в якій він працює. Також мікроклімат в колективі, настрій партнерів і клієнтів фірми. Це помічник, який бере на себе основну роботу з документами, тим самим даючи можливість керівникові працювати в суто виробничому плані.

Отже, кожний документ складається з окремих елементів -- реквізитів. Розрізняють постійні й змінні реквізити документа.

Постійні реквізити друкуються під час виготовлення бланка; змінні -- фіксуються на бланку в процесі заповнення.

Сукупність реквізитів, розміщених у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожний вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.

В розділі з етикету піднято питання, які же ділові подарунки доречно дарувати, а які не слід. Основне правило говорить: діловий подарунок не обов'язково повинен бути дорогим. Так недоречними будуть подарунки такі як: одяг, алкогольні напої, предмети релігійного культу і з релігійною символікою, парфумерію і косметику, категорично заборонено дарувати речі, що були у вжитку, виняток становить лише антикваріат.

ВИКОРИСТАНІ ДЖЕРЕЛА

1. Гогіташеілі Г. Г. Управління охороною праці на підприємстві. -- Л.: Львів, політехн. ін-т, 1991. -- 38 с.

2. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - Донецьк: Сталкер, 1997

3. Документи і діловодство: довідковий посібник. Сост. Лихачов М.Т. - М.: «Економіка», 1991.

4. Етика. Під ред. А. А. Гусейнова і Е.Л. Дубко. М. Гардарики 2000. А. А. Гусейнов, Р. Г. Апресян. Етика. М. Гардарики. Ю. А. Шрейдер2000.

5. Згуровський М.З., Коваленко І.І., Міхайленко В.М. Вступ до комп'ютерних інформаційних технологій: Навч.посіб. - К.: Вид-во Європ. ун-ту (фінанси, інформ. системи, менеджм. і бізнес), 2000.- 265 с.

6. Інформатика: Базовмй курс/ Симонович С.В.і др. - СПб.: Пітер, 2008

7. Проект програми курсу "Основи інформатики та обчислювальної техніки" для загальноосвітньої школи (автори: Жалдак М.і., Морзе М.В., Науменко Г.Г.). Електронний варіант.

8. Чмут Т.К. Чайка Г.Л. Етика ділового спілкування: Навч.посіб. 3-те вид., стер., - К.: Вікар, 2003.

Размещено на Allbest.ru