Горизонтальные и вертикальные коммуникации

- Прочие отделочные работы.

- Техническое обслуживание и ремонт автомобилей.

-Деятельность автомобильного грузового транспорта.

-Транспортирование по трубопроводам.

-Покупка и продажа собственного недвижимого имущества.

-Сдача внаем собственного недвижимого имущества.

-Прокат прочих бытовых изделий и предметов личного пользования.

-Технические испытания и исследования.

-Чистка и уборка производственных и жилых помещений, оборудования и транспортных средств.

-Удаление и обработка сточных вод.

- Удаление и обработка прочих отходов.

- Уборка территории и аналогичная деятельность.

-Организация похорон и предоставление связанных с ними услуг.

- Предоставление прочих индивидуальных услуг.

Предприятие самостоятельно планирует и осуществляет свою деятельность и определяет перспективы развития, исходя из спроса на производимую продукцию, работы, услуги. При этом планы финансово-хозяйственной деятельности и социального развития трудового коллектива согласовываются с райисполкомом с учетом интересов собственника имущества и других предприятий, организаций райисполкома.

Предприятие реализует свою продукцию, работу, услуги, отходы производства по ценам и тарифам, установленным самостоятельно или на договорной основе, а также в случаях, предусмотренных законодательством Республики Беларусь, по ценам и тарифам, регулируемым государством.

По состоянию на 01.03.2014г. в Коммунальном унитарном многоотраслевом производственном предприятии жилищно-коммунального хозяйства «Ивановское ЖКХ» работает 694 человека, с учетом временных работников.

2.1 Горизонтальные коммуникации в управлении КУМПП ЖКХ «Ивановское ЖКХ»

Обмен информацией между подразделениями необходим для координации задач и действий и оптимизации процессов. Поскольку организация - это система взаимосвязанных элементов, руководство должно добиваться, чтобы специализированные отделы и управления работали совместно, продвигая организацию в намеченном направлении.

К примеру, представители разных отделов в школе бизнеса периодически обмениваются информацией по таким вопросам, как составление расписания занятий, уровень требований. Похожим образом в больнице обслуживающий и врачебный персонал различных отделений должен обмениваться информацией о распределении ресурсов, контроле издержек, новых методах лечения и т.п. В сфере розничной торговли региональные управляющие сбытом могут периодически встречаться для обсуждения общих проблем, координации стратегии сбыта и обмена информацией о продукции.

Дополнительные выгоды от коммуникаций по горизонтали заключаются в формировании равноправных отношений. Доказано, что такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Таблица 2. Распределение ответов на вопрос: «Выполняя свою работу, с кем Вы непосредственно общаетесь: работники своего участка/отдела?»

Из таблицы видно, что все работники организации всегда взаимодействуют с коллегами своего отдела / участка (96,7%). Что говорит о высокой роли горизонтальных коммуникаций в организации.

Таблица 2. Распределение ответов на вопрос: «Выполняя свою работу, с кем Вы непосредственно общаетесь: работники другого участка/отдела?»

56,7% работников организации всегда непосредственно общаются со специалистами другого участка/отдела, 43,3% респондентов иногда общаются с сотрудниками других отделов, т. е все респонденты обмениваются информацией с сотрудниками организации.

Проанализировав эти две таблицы, можно говорить о налаженности горизонтального направления коммуникаций на предприятии. Соответственно эти данные говорят о связи равноправных элементов организации, информационный обмен между которыми формирует отношения кооперации и координации.

Таблица 4. Распределение ответов на вопросы: «Какими каналами Вы чаще всего пользуетесь для обмена производственной информацией с коллегами своего отдела?» (в процентном соотношении)

Специалисты в процессе коммуникации со своими коллегами чаще всего используют неформальные каналы передачи информации:83,3%-телефонные переговоры, 30% - отчетные собрания, 10%-конференции. Практически в организации для общения с коллегами не используют скайп (3,3%), факс (3,3%), внутренние публикации (3,3%).

Из этого следует, что горизонтальные коммуникации налажены эффективно, так как сотрудники выбирают в основном неформальные каналы передачи информации для общения с сотрудниками одного уровня. Что говорит о более быстрой передаче производственных сообщений, о более точном понимании их.

Таблица 5. Распределение ответов на вопрос: «Развито ли взаимодействие между отделами и подразделениями в Вашей организации?»

Из распределения ответов видно, что отделы/участки часто работают совместно, что говорит о нормальной коммуникационной связи между подразделениями.36,7% респондентов ответили, что отделы/участки работают совместно.20% - каждый отдел занимается своей работой и не сотрудничает с др.подразделениями, 30% - взаимодействуют отделы деятельность которых зависит от другой структуры,10% респондентов затруднились с ответом.

Оpгaнизaция cocтoит из мнoжecтвa пoдpaздeлeний, пoэтoмy oбмeн инфopмaциeй мeждy ними нyжeн для кoopдинaции зaдaч и дeйcтвий. Рyкoвoдcтвo дoлжнo дoбивaтьcя, чтoбы пoдpaздeлeния paбoтaли coвмecтнo для достижения поставленных целей и задач организации. Исходя из ответов респондентов видно, что отделы в организации взаимодействуют между собой и таким образом обеспечивают эффективность горизонтальных коммуникаций.

Таблица 6. Распределение ответов на вопрос: «Оцените на сколько Вы удовлетворены тем, как налажена информационная связь в Вашей организации между участками/отделами?»

40% опрошенных оценили удовлетворенность тем, как налажена коммуникационная связь на предприятии между отделами на оценку 3, что подтверждает нормальную информационную связь между коллегами разных участков/отделов. Однако 33% респондентов такой связи дали оценку 5. Из этого следует, что не все отделы связаны коммуникациями между собой, но связь в тех отделах, между которыми есть взаимодействие достаточно сильная.

Так же 43,3% рспондентов указали на то, что информация, которую они получают от коллег достаточно точная и своевременная. Никто из опрошенных не подтвердил, что они получают не точную информацию в поздние сроки от коллег. Это так же подтверждает эффективную коммуникационную связь между сотрудниками одного уровня.

На эффективность коммуникационного процесса так же оказывают влияние неформальные коммуникации. Так 80% сотрудников на рабочем месте обсуждают не только вопросы, касающиеся работы. Это свидетельствует о наличии неформальных коммуникаций в КУМПП ЖКХ «Ивановское ЖКХ».

Из полученных ответов следует, что респонденты обсуждают разные темы, в том числе и личную жизнь сотрудников. Поэтому можно утверждать, что в организации используется такой канал неформальных коммуникаций, как сплетни. Это подтверждают ответы сотрудников на вопрос «Имеют ли место в Вашей организации слухи/сплетни?».90% респондентов ответили, что на предприятии сплетни/слухи имеют место быть.

Подтверждают наличие на предприятии неформальных коммуникаций так же данные относительно вопроса «Проводятся ли в Вашей организации корпоративные мероприятия?», где 76,7% указали на это.

Такие мероприятия: туристические слеты, праздничные вечера, спортивные мероприятия, экскурсии.

Неформальная коммуникация поставляет 66 % информации работникам предприятия, 80 % которой - информация «по делу», то есть, производственная. Неформальная коммуникация играет важнейшую роль в кризисных и конфликтных ситуациях, так как неформальные каналы часто действуют быстрее формальных, и почти всегда доверие коммуникантов к неформальной информации выше, чем к формальному источнику.

2.2 Вертикальные коммуникации в практике управленческой деятельности КУМПП ЖКХ «Ивановское ЖКХ»

Вертикальные (межуровневые) коммуникации могут осуществляться с верхних уровней на нижние (нисходящие) и с нижних на верхние (восходящие). К вертикальным коммуникациям относится обмен между руководителем и подчиненным, руководителем и рабочей группой. Это наиболее распространенные виды коммуникаций в любой организации, поскольку руководители 2/3 рабочего времени посвящают обмену информацией со своими подчиненными.

Важность такой коммуникации для предприятия очевидна: от информации, которую передает руководитель подчиненным, зависит деятельность специалистов, а соответственно и эффективное функционирование организации.

Поэтому следует уделять особое внимание вертикальным коммуникациям в процессе производственной деятельности, выбирая эффективные каналы для передачи информации, как специалистам, так и руководителю.

Чаще всего при вертикальных коммуникациях руководитель использует каналы передачи информации, которые являются формальными. КУМПП ЖКХ «Ивановское ЖКХ» и является этому примером. При ответе на вопрос: «Какими каналами пользуется Ваш непосредственный руководитель для передачи Вам производственной информации?» большинство респондентов ответило, что руководитель чаще всего использует такие каналы как: официальные документы (66,7%), отчетные собрания (63,3%), планерки (50%). Очень редко руководитель пользуется такими каналами передачи производственной информации как: скайп (3,3%), факс (6,7%).

Каналы, которыми пользуются специалисты для передачи производственной информации, так же чаще всего имеют официально закрепленный характер. Так в официальных документах всегда передают руководителю 83,3% опрошенных работников предприятия.

Таблица 7. Распределение ответов на вопрос: «Какими каналами пользуетесь Вы для передачи производственной информации своему руководителю?» (в процентном соотношении)

Полученные данные говорят о том, что информация в организации передается эффективно, т. к. сотрудники и руководители выбирают формальный канал межуровнего взаимодействия, который обеспечивает более эффективное восприятие информации сотрудниками. Это подтверждают ответы респондентов на вопрос «Оцените насколько точно и своевременно Вы получаете производственную информацию от своего руководителя»: оценку 5 дало 46,7 % опрошенных, на 1 и 2 точность и своевременность такой информации не оценил никто.

В КУМПП ЖКХ «Ивановское ЖКХ» имеется «ящик вопросов и предложений», который позволяет работникам организовать обратную связь с руководителем. Однако большинство специалистов предприятия не пользуются таким ящиком: только 3,3% когда-либо использовали его.

Контроль руководителя за работой подчиненных является еще одним условием эффективности обратной связи. 40% респондентов ответили, что их руководитель контролирует результаты работы специалистов; 53,3% указало на то, что руководитель контролирует работу от случая к случаю. Это так же показывает неэффективность обратной связи в организации.

Таблица 9. Распределение ответов на вопрос: «Контролирует ли руководитель работу подчиненных?»

Таблица 10 . Распределение ответов на вопрос: «Считаете ли Вы контроль порядка руководителем достаточным?»

Руководитель умеет поддерживать порядок и дисциплину на предприятии, это подтвердило 56,7% опрошенных, 26,7% указало на то, что руководитель часто делает замечания, наказывает или поощряет их. Эти данные говорят о контроле руководства и применение санкций к сотрудникам, что указывает на участие руководителя в работе коллектива и возможность эффективного осуществления обратной связи с подчиненными.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Таким образом, проанализировав материал об обмене информацией в организации, обычно думают о людях, которые говорят в процессе личного общения или в группах на собраниях, разговаривают по телефону или читают и составляют записки, письма и отчеты. Хотя на эти случаи приходится основная часть коммуникаций в организации, коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс..

Коммуникационные потребности зависят от факторов внешней среды организации. Если проанализировать, о чем говорят, пишут и читают в действительности люди в организации, основное внимание пришлось бы сосредоточить на каких-то вопросах, которые связаны с потребностями информационного взаимодействия с внешним окружением, которое влияет или будет влиять на организацию.

Осуществление коммуникаций - это связующий процесс, необходимый для любого важного управленческого действия.

Исследования коммуникации в организации включает в себя широкий спектр подходов, методов и теорий, как сложившихся самостоятельно, так и позаимствованных из других научных дисциплин. Предметное поле коммуникации также чрезвычайно широко, что создает сложности для его изучения.

Коммуникации выполняют ряд функций: информационная, социальная, прагматическая, экспрессивная, интерпретативная. Все эти функции поддерживают отношения между людьми и соответственно участвуют в управлении организацией.

Коммуникация обеспечивает эффективный обмен информацией между субъектами и объектами управления, предназначается для совершенствования межличностных отношений в процессе обмена информацией, создает информационные каналы для обмена информацией между отдельными сотрудниками и группами и координации их задач и действий.

Коммуникация имеет два аспекта: информационный и личностный. Это необходимо учитывать в ходе обмена информацией, и это учитывается при выделении элементов коммуникации.

Коммуникационный процесс обеспечивает движение информации в ходе осуществления управленческого воздействия и за счет обратной связи превращает его во взаимодействие, что значительно повышает качество управления.

Рассматривая организационные внутренние коммуникации, нужно сказать о горизонтальном и вертикальном направлении таковых. Горизонтальные коммуникации - это коммуникации между различными отделами (подразделениями). Организация состоит из множества подразделений, поэтому обмен информацией между ними нужен для координации задач и действий. Такие отношения являются важной составляющей удовлетворенности работников организации.

Коммуникации по вертикали предполагают отношения руководитель - подчиненный и руководитель - рабочая группа. Вертикальные коммуникации могут осуществляться «сверху вниз» и «снизу вверх». Взаимодействием сверху вниз называется взаимодействие, критерии которого вырабатываются в верхних управленческих уровнях организации и потом «спускаются» на более низкие уровни. Взаимодействием снизу вверх называется взаимодействие, возникающее на нижних уровнях организации и «идущее» на более высокие уровни. Это взаимодействие является лучшим механизмом обратной связи, позволяющим верхним слоям оценивать эффективность их сообщений сверху вниз и функционирование организации в целом.

Эффективность коммуникационного процесса зависит от того, учитывает ли менеджер в коммуникационном процессе имеющиеся барьеры. Коммуникационные барьеры делятся на межличностные и организационные.

Для руководителя организации любого типа важен каждый из

элементов процесса коммуникации. Многие практики и теоретики

управления считают, что формы, в которых осуществляются коммуникации, зависят от того, что известно о получателе или получателях

информации. Это означает, что руководитель должен ориентироваться на получателя информации, а не на её источник. Когда руководитель является источником информации, он должен быть уверен не

только в том, что говорит на одном языке с получателем информации, но и что его оценка ситуации не противоречит оценке получателя, то есть важно, чтобы руководитель правильно оценивал процесс расшифровки и получения информации, а так же значение обратной связи.

Эффективность коммуникации требует от каждой из сторон определённых навыков и умений, а также определённой степени взаимопонимания.

Коммуникация - это сложный процесс, состоящий из следующих взаимосвязанных этапов:

1) Отбор информации

2) Кодирование отобранной информации

3) Передача информации

4) Раскодирование информации

5) Обратная связь

Таким образом, весь цикл повторяется вновь, но уже в другом направлении. Обратная связь - это ответ получателя на послание. Она даёт отправителю возможность узнать, дошло ли послание до адресата и в каком значении. Коммуникация с помощью обратной связи превращается в «улицу с двусторонним движением». Устойчивая обратная связь позволяет существенно повысить надёжность обмена информацией и хотя бы частично избежать её потерь, различных помех, искажающих смысл.

Исследование, проведенное на базе практики в КУМПП ЖКХ «Ивановское ЖКХ» выявило, что в данной организации эффективность, как горизонтальных коммуникаций, так и вертикальных одинакова.

Коммуникационными связями на предприятии связаны все участки и сотрудники.

При горизонтальной коммуникации работники используют в основном устные каналы передачи информации. Они общаются между собой на различного плана собраниях, планерках. Работники дают, в общем, удовлетворительную оценку горизонтальным коммуникациям, об этом можно судить из оценок сотрудниками взаимодействия между отделами и получения достоверной информации от коллег.

Вертикальные коммуникации осуществляются в основном через официальные документы, что обеспечивает более точную передачи информации и лучшее функционирование предприятия. Подчиненные так же удовлетворены тем, как налажена вертикальная коммуникационная связь.

В организации так же имеют место неформальные коммуникации, подтверждением чего является проведение корпоративных мероприятий, которые сближают сотрудников в неформальной обстановке и являются «поставщиком» информации, в том числе и производственной; наличие слухов и разговоры на рабочем месте, затрагивающие личную жизнь сотрудников и другие темы.

Обратная связь на предприятии организована эффективно. Подтверждением тому - контроль руководителя за работой подчиненных и применение соответствующих санкций. Так же сотрудники считают контроль руководителя достаточным для эффективного функционирования предприятия.

Нужно отметить так же, что сотрудники организации достаточно информированы по вопросам деятельности их предприятия. Однако специалисты нуждаются в основном в информации о социальных программах и внутренних мероприятиях. Что предполагает не совсем эффективную деятельность соответствующих структур. Возможность исправить это положение - создать выпускать внутриорганизационную публикацию и обращать внимание сотрудников на информационные доски.

В качестве практических рекомендаций следует обозначить:

- персонал должен быть осведомлен о наличии информации, т.е. должны быть указатели, каталоги, телефонные справочники, навигаторы и т.д., а также возможность обращения к профессионалам для получения сведений о накопленных в организации знаниях. Содействие в поиске информации обеспечивается введением в организации новых должностей специально для помощи тем, кто занят поиском информации, а также привлечением экспертов для фильтрации информации.

- Система коммуникаций в организации должна характеризоваться завершенностью и полнотой, что означает, что обеспечен доступ как к централизованно управляемой, так и индивидуально создаваемой информации. Следует создать структуры и методы повторного использования данных.

- использовать при передаче сообщений параллельно несколько каналов связи.

- проявлять постоянное внимание к процессам обмена информацией (встречи с подчиненными, обсуждение предстоящих перемен, отчеты по результатам контроля).

- организовать системы обратных связей (опрос работников, система сбора предложений от работников, ротация кадров).

- практиковать выпуск информационных бюллетеней.

- использовать современные информационные технологии (видеоконференции и т.д.).

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ:

1. Арсеньев, Ю. Н. Организационное поведение: учеб. пособие для студентов, обучающихся по специальностям «Государственное и муниципальное управление», «Менеджмент организации» и «Управление персоналом» / Ю. Н. Арсеньев, С. И. Шелобаев, Т. Ю. Давыдова. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005. - 399 с.

2. Аширов, Д. А. Управление персоналом: учеб. пособие для вузов по специальности «Упр. персоналом» / Д. А. Аширов. - М.: Проспект, 2005. - 432 с.

3. Верхоглазенко, В. Система комунникаций в организации // В. Верхоглазенко Консультант директора. - 2008. - №4. - с. 23-34.

4. Виханский, О.С. Менеджмент: учебное пособие / О. С. Виханский, А. И. Наумов. - М: Высшая школа, 2005. - 305 с.

5. Вольтон, Д. Информация не значит коммуникация / под ред. К.Г. Сальберг-Вачнадзе. - М.: «ПОЛПРЕД - Справочники», 2010. - 34 с.

6. Герчикова, Н.Н. Менеджемент / Н.Н. Герчикова. - М.:ЮНИТИ, 2006. - 246 с.

7. Джуэлл, Л. Индустриально-организационная психология / 4-е издание международное/Л.Джуэлл. - С-Пб.: «Питер», 2001. - 710 с.

8. Ефимов, В. В. Средства и методы управления качеством: учебное пособие / В. В. Ефимов. - М.: КНОРУС, 2007. - 232 с.

9. Зверинцев, А. Б. Коммуникационный менеджмент: рабочая книга менеджера PR / А.Б. Зверинцев. - 2-е изд., испр. - СПб.: СОЮЗ, 1997. - 288 с.

10. Калигин, Н. А. Принципы организационного управления / Н.А. Калигин. - М.: Финансы и статистика, 2003. - 272. с.

11. Кунц, Г.О. Управление: системный и ситуационный анализ управленческого решения / Г. О. Кунц , С. М. Доннел.- М: Прогресс, 2006. - 288 с.

12. Лэйхифф, Д.М., Пенроуз, Д.М. Бизнес-коммуникации / Д.М. Лэйхифф. - СПб.: Питер, 2008. - 369 с.

13. Мескон, М. Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. Основы менеджмента: пер. с англ. / под ред. Л.И.Евенко. - 2-е изд. - М.: Дело, 2004. - 800 с.

14. Ньюстром, Д.В., Дэвис, К. Организационное поведение / Д.В. Ньюстром. - 2-е изд., перераб. и доп. СПб.: Питер, 2009. - 186 с.

15. Орлова,Т.М. Коммуникационный менеджмент в управлении экономическими системами/Т.М. Орлова. - М.: Изд-во РАГС, 2002. - 265 с.

16. Сидорская, И.В. Коммуникация в организациях: пособие для студентов спец. Е 23 01 07-02 «Информация и коммуникация» / И. В. Сидорская. - Мн.: БГУ, 2002. - 91 с.

17. Симонова, А. Клей, воздух и локомотив, или как создать качественные коммуникации в организации // А. Симонова. - Журнал «Работа с персоналом» [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.hr-journal.ru/articles/oc/kley.html. - Дата доступа: 10.04.2014

18. Словарь практических терминов по менеджменту (учебное пособие для студентов ВУЗов «Менеджмент» / под ред. Ю.А. Цыпкина. - М.: ЮНИТИ, 2001. - 455 с.

19. Спивак, В. А. Современные бизнес коммуникации (Серия «Теория и практика менеджмента») / В.А. Спивак. - СПб.: Питер 2002. - 448 с.

20. Травин, В. В. Менеджмент персонала предприятия: Учебно-практическое пособие / В. В. Травин, В. А. Дятлов. - М.: Дело, 2002. - 272 с.

21. Уколов, В. Ф. Теория управления: Учеб. для вузов / В. Ф. Уколов, А. М. Масс, И. К. Быстряков. - 2-е изд., доп. - М.: ЗАО «Издательство «Экономика», 2004. - 656 с.

22. Шарков, Ф.И. Основы теории коммуникации: учебник / Ф.И. Шарков. - М.: 2008. - 246 с.

23. Шевцик, Е.А. Психологические основы управленческих коммуникаций // Е.А. Шевцик. - Управление [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://libconfs.narod.ru/1997/5s/5s_p19.htm. - Дата доступа: 10.04.2014

Размещено на Allbest.ru