Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом

Размещено на http://www.allbest.ru/

АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

ЛЕНИНГРАДСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ИМЕНИ А.С. ПУШКИНА

АЛТАЙСКИЙ ФИЛИАЛ

Факультет: Экономики и инвестиций

Специальность: «Государственное и муниципальное управление»

КУРСОВАЯ РАБОТА

Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом

Барнаул2014

Содержание

Введение

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом

1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом

1.5 Сущность и функции системы управления персоналом

1.6 Документирование оценки деятельности персонала

1.7 Организационная структура

Глава 2 Анализ системы документационного управления персоналом в МЭС Урала

2.1 Общая характеристика МЭС Урала

2.2 Характеристика управления персоналом в МЭС Урала

2.3 Характеристика персонала организации

2.4 Глоссарий

Заключение

Список литературы

Введение

Актуальность исследования. В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение много аспектной проблемы документационного обеспечения управления, при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер.

К сожалению, в настоящее время для большинства российских государственных организаций и коммерческих фирм характерно отсутствие упорядоченной системы ведения делопроизводства, несмотря на то, что именно рациональное и четко организованное документационное обеспечение управления организацией, может существенно увеличить эффективность деятельности предприятия.

В связи с этим необходимость исследования совершенствования системы документационного обеспечения управления персоналом актуальна.

Теоретической и методологической основой исследования курсовой работы являются работы отечественных и зарубежных авторов по проблеме исследования, а также практические разработки по методике оценки и внедрения систем документационного обеспечения.

Целью курсовой работы - анализ и исследование системы документационного обеспечения управления персоналом.

кадровый делопроизводство управление персонал

Глава I. Теоретико-методологические основы системы документационного управления персоналом

1.1 Законодательное регулирование кадрового делопроизводства

Современное законодательство требует от работодателя оформления большого количества документов, отражающих различные аспекты трудовых отношений с работниками. Разрабатывают и оформляют такие документы сотрудники кадровой службы предприятия совместно с юристами.

Значение кадровых документов определяется тем, что в них зафиксированы сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д., поэтому кадровая служба предприятия должна руководствоваться законами, постановлениями, инструкциями и другими документами, содержащими нормы трудового права.

За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны трудовых отношений могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности.

Методические документы по управленческому труду и кадровому делопроизводству носят рекомендательный характер. Такие документы содержат рекомендации по оформлению документов, организации работы с ними. Предприятие самостоятельно решает, придерживаться этих рекомендаций или разработать свои корпоративные стандарты.В настоящее время существуют определенные стандарты оформления организационно-распорядительных и учетных документов. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов, а также требования к бланкам документов.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный

Федеральной архивной службой, дает исчерпывающий список внутренних документов, а также регулирует порядок и сроки хранения в зависимости от их юридической значимости.

Если для оформления каких-либо процедур или операций не предусмотрена типовая форма первичных учетных документов, то предприятие вправе разработать форму документа самостоятельно с учетом обязательных требований к реквизитам.

Предприятие имеет право при необходимости вносить дополнительные реквизиты в унифицированные формы, включать дополнительные строки и графы, расширять или сужать объем представляемых сведений, использовать вкладные листы для удобства размещения и обработки необходимой информации. Запрещено изменение или удаление реквизитов из унифицированных форм (код и номер формы, наименование документа и т.д.)

При заполнении унифицированных или самостоятельно разработанных форм учетной документации обязательно заполняются все реквизиты документов. Внесенные изменения и дополнения утверждаются приказом руководителя предприятия. Запрещено использование устаревших бланков унифицированных форм первичных документов.

Руководителям предприятий и работникам, отвечающим за ведение документации, следует помнить, что документация, возникающая в процессе деятельности, не может уничтожаться с нарушением требований законодательства.



Размещено на http://www.allbest.ru/

1.2 Основные понятия системы документационного обеспечения управления персоналом, структура и место в системе управления персоналом

Документационное обеспечение управления является важной составной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления.

Процесс принятия управленческого решения состоит из: получения информации, ее переработки, анализа, подготовки и принятия решения. Все эти этапы самым тесным образом связаны с документационным обеспечением управления.

Документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Термин "документационное обеспечение управления" вошел в научный оборот примерно с середины 1970-х гг. в связи с изменением организационно-технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию благодаря активному внедрению в сферу работы с документами средств вычислительной техники и появлению новых информационных технологий. Однако, новый термин менее удобен в употреблении, так как он является словосочетанием из трех слов. Скорее всего, из-за сложности его употребления не произошла замена терминов ("делопроизводства" на "документационное обеспечение управления"), которые употребляются сегодня как синонимы.

Тем не менее, между данными терминами все-таки существуют некоторые различия.

Термин "документационное обеспечение управления" подчеркивает информационно-технологическую составляющую в современной организации делопроизводства и его лучше употреблять, когда речь идет о компьютерных технологиях работы с документами.

Термин "делопроизводство" преимущественно используется при описании организационной стороны и традиционных приемов работы с документами.

Документационное обеспечение управления (ДОУ) - вид обеспечения управления предприятием, который включает фиксацию, передачу и хранение информации о состоянии предприятия и управляющих воздействий по изменению ее состояния.

Основой документационного обеспечения системы управления персоналом является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Определение документационного обеспечения управления сразу же позволяет вычленить в рассматриваемой отрасли деятельности два самостоятельных, но в то же время тесно связанных и взаимодополняющих направления: документирование организация работы с документами (управление документацией предприятия)

По мнению М.Ю. Рогожина, документирование управленческой деятельности предприятия - это совокупность выполняемых согласно определенным правилам действий по записи и оформлению соответствующей информации на материальных носителях в виде бумажных или электронных документов.

С другой стороны, документационное обеспечение системы управления персоналом организации представляет собой обеспечение кадровых служб всеми документами, составленными в соответствии с требованиями утвержденных стандартов и инструкций, создание и направление документов структурным подразделениям компаний и прочим субъектам за пределами организации .

Таким образом, документационное обеспечение управления (ДОУ) охватывает вопросы документирования, организации работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов.

В рамках системного подхода организация - это социально-экономическая целостная система, и как всякая целостная система обладает известным количеством конкретных компонентов, частей.

Система управления любой организацией включает в себя как обязательные подсистемы (функциональные, целевые), так и вспомогательные, (обеспечивающие).

К свойствам системы документационного обеспечения управления персонала относятся: наличие большого количества составных элементов, связанных между собой информационными каналами передачи данных;

наличие общей цели управления для всей системы и частных целей для системы любого уровня, подчиненных общей цели; расчленение системы любого уровня на отдельные подсистемы, цели и задачи которых подчинены целям и задачам системы управления данного уровня;

наличие персонала в качестве элементов управления и контроля на всех уровнях иерархии большой системы и в связи с этим необходимость сочетания и постоянного взаимодействия принципов и методов управления им в процессе выполнения функций ДОУ.

При этом основными задачами документационного обеспечения управления являются:

1) Сокращение информационных потоков до оптимального минимума.

2) Обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации с помощью новейших технологий автоматизации этих процессов.

С ростом масштабов предприятия и численности его сотрудников вопрос об эффективности документационного обеспечения управления становится все более актуальным. Основные проблемы, возникающие при этом, выглядят примерно так: руководство теряет целостную картину происходящего; структурные подразделения, не имея информации о деятельности друг друга, перестают слажено осуществлять свою деятельность.

Неизбежно падает качество обслуживания клиентов и способность организации поддерживать внешние контакты;

это приводит к падению производительности и вызывает ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических,

коммуникационных и т.д.; приходится расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации, обучение новых сотрудников; для производственных предприятий увеличение штата может повлечь изменение технологии производства, что потребует дополнительных инвестиций; оказывается, что штат увеличен, производительность упала, производство требует инвестиций, соответственно возникает потребность в увеличении оборотного капитала, что может потребовать новых кредитов и уменьшить плановую прибыль.

Таким образом, система документационного обеспечения система, которая включает документирование, организацию работы с документами в процессе осуществления управления предприятием и систематизацию архивного хранения документов:

1) Документирование представляет собой создание документов, т. е. их составление оформление согласование и изготовление.

2) Организация работы с документами - обеспечение движения (документооборота), поиска, хранения и использования документов.

3) Систематизация архивного хранения документов - определение правил хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих и других решений.

От технологии организации работы с документами и от качества создаваемых документов зависит не только оперативность и эффективность управленческих решений, но и общие показатели результатов деятельности организации.

Без налаженной системы документационного обеспечения управлениятрудно построить эффективное управление.

1.3 Роль системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Управленческая деятельность в области управления персоналом в силу своей специфики (обусловленной, в частности, вовлечением в процесс управления значительного числа участников, определенной последовательностью подготовки, принятия и реализации управленческих решений, наконец, тщательной регламентацией рассматриваемого вида деятельности) объективно нуждается как в документировании, так и в соответствующем управлении документами.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Кадровое делопроизводство является одним из основных элементов управления персоналом и подразумевает организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов.

Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

Документированная информация составляет основу управления, является наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают: прием на работу; перевод на другую работу; предоставление отпуска; увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все работодатели уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству как процессу документирования трудовых отношений.

Кадровое делопроизводство представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку: локальных нормативных актов,

документов по управлению персоналом и охране труда,

первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом,

учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

Ведение кадрового делопроизводства позволяет работодателю не только документально оформить трудовые отношения и формализовать кадровые процедуры, но и решить множество других задач и обезопасить себя от негативных последствий.

При разрешении трудовых споров в суде кадровая документация может выступать в качестве письменного доказательства, и ее отсутствие может привести к неблагоприятному для работодателя исходу дела .

Таким образом, кадровое делопроизводство - это инструмент, позволяющий четко регламентировать взаимоотношения работодателя и работника, права и обязанности сторон трудовых отношений, создать организационно-правовые основы трудовых отношений, документально закрепить единые принципы корпоративных отношений, построить хорошо отлаженную стабильную систему управления персоналом.

1.4 Общие нормы организации документационного обеспечения системы управления персоналом

Основными исходными данными для правового регулирования документационного обеспечения системы управления персоналом предприятия являются: Конституция (Основной Закон) РФ; Трудовой Кодекс; Указы президента Российской Федерации; постановления Правительства РФ по труду и социальным вопросам; генеральные, региональные, отраслевые тарифные, профессионально тарифные, территориальные и иные соглашения; устав организации; договор учредителей организации; философия организации; коллективный договор, правила внутреннего распорядка, положения и подразделениях.

Документационное обеспечение - организация работы с документами, обращающимися в системе управления персоналом. Его основой является делопроизводство - полный цикл обработки и движения документов с момента их создания работниками кадровой службы (или получения ими) до завершения исполнения и передачи в другие подразделения.

Основными функциями по документационному обеспечению системы управления персоналом являются: своевременная обработка поступающей и передаваемой документации; доведение документации до соответствующих работников системы управления персоналом для исполнения; печатание документов по кадровым вопросам; регистрация, учет и хранение документов по персоналу; формирование дел в соответствии с номенклатурой, утвержденной для данной организации; копирование и размножение документов по кадровым вопросам; контроль за исполнением документов; передача документации по вертикальным и горизонтальным связям и др.

В зависимости от размеров организации делопроизводство может либо осуществляться непосредственно в одном подразделении (канцелярии, общем отделе, секретариате), либо быть рассредоточено по различным звеньям. В первом случае делопроизводство по форме организации работ является централизованным, во втором - децентрализованным. На практике преобладает смешанная форма, когда часть наиболее важных, общих для всей организации работ выполняется в одном месте, а остальная часть работ - во всех подразделениях и службах, в том числе в кадровой службе. В этом случае ответственность за делопроизводство в системе управления персоналом возлагается либо на секретаря, референта руководителя кадровой службы, либо назначается ответственное лицо из числа ее работников.

Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации. Основными действующими государственными стандартами в области документов и делопроизводства являются:

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»; ГОСТ Р. 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и др.В настоящее время документы составляются как в традиционном исполнении, так и в виде машинно-ориентированных и машиночитаемых документов, предназначенных для обработки части содержащейся в них информации средствами ВТ, ПК. Такие документы, оформленные по соответствующему ГОСТу, также имеют юридическую силу.

В подсистеме управления персоналом, как и в системе управления всей организацией, внедрены и ведутся следующие унифицированные системы документации плановой (плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п.); первичной учетной (по учету труда и заработной платы); отчетно-статистической (по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.п.); по социальному обеспечению (по пенсиям, пособиям, льготам, социальному страхованию и т.п.);

организационно-распорядительной (акты, письма, докладные записки, заявления, инструкции, анкеты, объяснительные записки, положения, постановления, правила, представления, приказы, протоколы, распоряжения, решения, устав и т.п.).

Каждое подразделение службы управления персоналом разрабатывает, оформляет, исполняет ту документацию, которая соответствует его функциональному назначению. Так, отдел кадров в обязательном порядке ведет следующие кадровые документы: личные дела работников организации, включающие личный листок, анкету, автобиографию, копии документов об образовании, рекомендации и т.п.; личные карточки; трудовые книжки, пенсионные дела, трудовые договоры (контракты) и т.д. Порядок работы с этими документами регламентирован, как правило, отраслевыми и ведомственными нормативно-методическими материалами.

В подразделениях управления персоналом составляется и исполняется ряд документов в соответствии с вышеприведенной классификацией: проекты приказов по кадровым вопросам (о приеме на работу и увольнении, переводе, перемещении, о награждении и т.д.), план (отчет) по подготовке и повышению квалификации персонала, справки о состоянии трудовой дисциплины, данные по текучести кадров, график отпусков, предложения по формированию резерва кадров на выдвижение, план по численности работников с распределением по подразделениям и категориям, штатное расписание, табели учета рабочего времени работников, заявки на требуемое количество специалистов и рабочих, трудовые договоры (контракты), графики прохождения аттестации сотрудников, направления для трудоустройства специалистов и рабочих и т.д.

Большая часть документации носит внутренний для организации характер. Порядок работы с ней регулируется внутренними правилами и положениями. Особое внимание уделяется контролю за исполнением кадровых документов, который осуществляет либо руководитель системы управления персоналом, его секретарь, либо руководители подразделений кадровой службы.

Особенностью нынешнего этапа является то, что если в кадровых службах государственных учреждений и предприятий сохраняются традиции обязательного строгого и четкого ведения кадровой документации, то в коммерческих организациях часто недооценивается роль документации по личному составу, игнорируется необходимость создания отдельных видов документов и соблюдения правил их хранения. Руководители негосударственных и общественных организаций нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения. В связи с этим ими не учитываются установленные государством правила ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение. Однако в Основах законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах, а также в Положении об Архивном фонде РФ, утвержденном Указом

Президента РФ 17.03.94 № 552 в составе Архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная. Последнюю составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности негосударственных объединений, общественных организаций и объединений, в том числе профессиональных союзов и т.п. Собственники документов этих организаций должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Следует учитывать, что сведения о численности, составе работающих, их заработной плате, условиях труда, а также о наличии свободных рабочих мест не могут составлять коммерческую тайну. Вместе с другими документами организации документация по личному составу подлежит передаче для длительного хранения в государственные архивы.

Таким образом, при осуществлении кадровой работы требуется придерживаться основных регламентирующих данную деятельность документов. Целями кадрового менеджмента предприятия (организации) являются: повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях; повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли; обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач, как: обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации; достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала; полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом; обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству; закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала); обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т.п.; согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников).

1.5 Сущность и функции системы управления персоналом

Сущность кадрового менеджмента организации, - это системное, планомерно организованное воздействие с помощью взаимосвязанных организационно-экономических и социальных мер на процесс формирования, распределения, перераспределения рабочей силы на уровне предприятия, на создание условий для использования трудовых качеств работника (рабочей силы) в целях обеспечения эффективного функционирования предприятия и всестороннего развития, занятых на нем работников. Несмотря на многообразие определений управления персоналом, мало чем отличающихся друг от друга по своей сущности, имеются и такие, которые свидетельствуют, что данное понятие не получило четкого толкования. Например, отмечается, что управление персоналом связано с изучением человеческих ресурсов в управлении, т.е. касается непосредственно кадрового потенциала управления, когда сам персонал управления рассматривается как некий объект управленческих решений. С такой подменой объектов управления (персонал предприятия на персонал управления предприятием) вряд ли можно согласиться.

Существо любой деятельности может быть охарактеризовано конкретным перечнем составляющих ее работ или ее составными элементами.

Целями кадрового менеджмента предприятия (организации) являются:

- повышение конкурентоспособности предприятия в рыночных условиях;

- повышение эффективности производства и труда, в частности достижение максимальной прибыли;

- обеспечение высокой социальной эффективности функционирования коллектива.

Успешное выполнение поставленных целей требует решения таких задач.

- обеспечение потребности предприятия в рабочей силе в необходимых объемах и требуемой квалификации;

- достижение обоснованного соотношения между организационно-технической структурой производственного потенциала и структурой трудового потенциала;

- полное и эффективное использование потенциала работника и производственного коллектива в целом;

- обеспечение условий для высокопроизводительного труда, высокого уровня его организованности, мотивированности, самодисциплины, выработка у работника привычки к взаимодействию и сотрудничеству;

- закрепление работника на предприятии, формирование стабильного коллектива как условие окупаемости средств, затрачиваемых на рабочую силу (привлечение, развитие персонала);

- обеспечение реализации желаний, потребностей и интересов работников в отношении содержания труда, условий труда, вида занятости, возможности профессионально-квалификационного и должностного продвижения и т.п.;

- согласование производственной и социальных задач (балансирование интересов предприятия и интересов работников, экономической и социальной эффективности);

- повышение эффективности управления персоналом, достижение целей управления при сокращении издержек на рабочую силу.

Эффективность кадрового менеджмента, наиболее полная реализация поставленных целей во многом зависят от выбора вариантов построения самой системы управления персоналом предприятия, познания механизма его функционирования, выбора наиболее оптимальных технологий и методов работы с людьми.

Безусловно, структура службы управления персоналом во многом определяется характером и размерами организаций, особенностями выпускаемой продукции. В мелких и средних организациях многие функции по управлению персоналом выполняют преимущественно линейные руководители, а в крупных формируются самостоятельные структурные подразделения по реализации функций. В ряде организаций формируются системы управления персоналом, объединяющие подединымруководствомзаместителя директора по управлению персоналом все подразделения, имеющие отношение к работе с кадрами.

Система управления персоналом организации - система, в которой реализуются функции управления персоналом. Она включает подсистему общего и линейного руководства, а также ряд функциональных подсистем, специализирующихся на выполнении однородных функций [30].Подсистема общего и линейного руководства осуществляет: управление организацией в целом, управление отдельными функциональными и производственными подразделениями. Функции этой подсистемы выполняют: руководитель организации, его заместители, руководители функциональных и производственных подразделений, их заместители, мастера, бригадира.

Подсистема планирования и маркетинга персонала выполняет следующие функции: разработка кадровой политики и стратегии управления персоналом, анализ кадрового потенциала, анализ рынка труда, организацию кадрового планирования, планирование и прогнозирование потребности в персонале, организацию рекламы, поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.

Подсистема управления и учета персонала осуществляет: организацию найма персонала, организацию собеседования, оценки, отбора и приема персонала, учет приема, перемещений, поощрений и увольнения персонала, профессиональную ориентацию и организацию рационального использования персонала, управление занятостью, делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом.

Подсистема управления трудовыми отношениями проводит: анализ и регулирование групповых и личностных взаимоотношений, анализ и регулирование отношений руководства, управление производственными конфликтами и стрессами, социально-психологическую диагностику, соблюдение этических норм взаимоотношений, управление взаимодействием с профсоюзами.

Подсистема обеспечения нормальных условий труда выполняет такие функции, как соблюдение требований психофизиологии и эргономики труда, соблюдение требований технической эстетики, охраны труда и окружающей среды, военизированной охраны организации и отдельных должностных лиц.

Подсистема управления развитием персонала осуществляет: обучение, переподготовку и повышение квалификации, введение в должность и адаптацию новых работников, оценку кандидатов на вакантную должность, текущую периодическую оценку кадров, организацию рационализаторской и изобретательской деятельности, реализацию деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения, организацию работы с кадровым резервом.

Подсистема управления мотивацией поведения персонала выполняет следующие функции: управление мотивацией трудового поведения, нормирование и тарификация трудового процесса, разработка систем оплаты труда, разработка форм участия персонала в прибылях и капитале, разработка форм морального поощрения персонала, организация нормативно-методического обеспечения системы управления персоналом.

Подсистема управления социальным развитием осуществляет: организацию общественного питания, управление жилищно-бытовым обслуживанием, развитием культуры и физического воспитания, обеспечение охраны здоровья и отдыха, обеспечение детскими учреждениями, управление социальными конфликтами и стрессами, организацию продажи продуктов питания и товаров народного потребления, организацию социального страхования.

Подсистема развития организационной структуры управления выполняет такие функции, как анализ сложившейся оргструктуры управления, проектирование новой оргструктуры управления, разработка штатного расписания, формирование новой оргструктуры управления, разработка и реализация рекомендаций по развитию стиля и методов руководства.

Подсистема правого обеспечения системы управления персоналом осуществляет: решение правовых вопросов трудовых отношений, согласование распорядительных и иных документов по управлению персоналом, решение правовых вопросов хозяйственной деятельности, проведение консультаций по юридическим вопросам.

Подсистема информационного обеспечения системы управления персоналом выполняет следующие функции: ведение учета и статистики персонала, информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом, обеспечение персонала научно-технической информацией, организация работы органов массовой информации организации, проведение патентно-лицензионной деятельности.

В зависимости от размеров организаций состав подразделений будет меняться: в мелких организациях одно подразделение может выполнять функции нескольких подсистем, а в крупных функции каждой подсистемы, как правило, выполняет отдельное подразделение.

Обобщение опыта отечественных и зарубежных организаций позволяет сформировать главную цель системы управления персоналом: обеспечение кадрами, организация их эффективного использования, профессиональное и социальное развитие.

В соответствии с этими целями формируется система управления персоналом организации.

1.6 Документирование оценки деятельности персонала

Оценка деятельности персонала осуществляется:

-- при проведении аттестации;

-- при присвоении квалификационных разрядов;

-- при вынесении взысканий;

-- при выдаче по просьбе работника характеристики или рекомендательного письма.

Порядок работы аттестационной (квалификационной) комиссии регламентируется Положением о проведении аттестации государственных гражданских служащих Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №110, и Положением о порядке сдачи квалификационного экзамена государственными гражданскими служащими Российской Федерации и оценки их знаний, навыков и умений (профессионального уровня), утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 1 февраля 2005 г. №111.

Документационное сопровождение работы аттестационной комиссии включает:

правовой акт государственного органа, содержащий положения о формировании аттестационной комиссии; об утверждении графика проведения аттестации; о составлении списков гражданских служащих, подлежащих аттестации; о подготовке документов, необходимых для работы аттестационной комиссии; график проведения аттестации, в котором указываются: наименование государственного органа, подразделения, в которых проводится аттестация; список гражданских служащих, подлежащих аттестации; дата, время и место проведения аттестации; дата представления в аттестационную комиссию необходимых документов с указанием ответственных за их представление руководителей соответствующих подразделений государственного органа; мотивированный отзыв об исполнении подлежащим аттестации гражданским служащим должностных обязанностей за аттестационный период, содержащий следующие сведения о гражданском служащем:

а) фамилия, имя, отчество;

б) замещаемая должность гражданской службы на момент проведения аттестации и дата назначения на эту должность;

в) перечень основных вопросов (документов), в решении (разработке) которых гражданский служащий принимал участие;

г) мотивированная оценка профессиональных, личностных качеств и результатов профессиональной служебной деятельности гражданского служащего с учетом исполнения должностного регламента;

сведения о выполненных гражданским служащим поручениях и подготовленных им проектах документов за указанный период, содержащиеся в годовых отчетах о профессиональной служебной деятельности гражданского служащего, которые прилагаются к отзыву;

решение, принятое комиссией по результатам аттестации;

аттестационный лист гражданского служащего;

протокол заседания комиссии, в котором фиксируются ее решения и результаты голосования;

правовой акт государственного органа или решение представителя нанимателя о том, что гражданский служащий:

-- подлежит включению в установленном порядке в кадровый резерв для замещения вакантной должности гражданской службы в порядке должностного роста;

-- направляется на профессиональную переподготовку или повышение квалификации;

-- понижается в должности гражданской службы; специальный правовой акт (приказ, распоряжение), который издается в том случае, когда гражданский служащий отказывается от прохождения профессиональной переподготовки, повышения квалификации или перевода на другую должность.

Оценка деятельности работника может быть отражена и в таких документах, как характеристика, рекомендательное письмо, рекомендации, а также приказы о поощрении, премировании или наложении взыскания.

1.7 Организационная структура

Глава 2 Анализ системы документационного управления персоналом в МЭС Урала

2.1 Общая характеристика МЭС Урала

Полное наименование:

ФИЛИАЛ ОТКРЫТОГО АКЦИОНЕРНОГО ОБЩЕСТВА ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЕТЕВАЯ КОМПАНИЯ ЕДИНОЙ ЭНЕРГЕТИЧЕСКОЙ СИСТЕМЫ» - МАГИСТРАЛЬНЫЕ ЭЛЕКТРИЧЕСКИЕ СЕТИ УРАЛА

Сокращенное наименование - МЭС Урала.

МЭС Урала является филиалом, не имеющим статуса юридического лица и осуществляющим часть функций ОАО «ФСК ЕЭС»

История МЭС Урала началась в 1997 году. Тогда 30 июня для осуществления ремонтно-эксплуатационного обслуживания объектов электросетевого комплекса 500 кВ было создано территориально обособленное подразделение РАО «ЕЭС России» - Уральские межсистемные электрические сети. Спустя пять лет, 9 сентября 2002 года, Межсистемные электрические сети Урала были преобразованы в филиал ОАО «ФСК ЕЭС» - Магистральные электрические сети Урала. С 2004 по 2006 год в результате структурной реформы РАО «ЕЭС России» произошло укрупнение компании: сетевой комплекс 220 кВ из АО-энерго перешел в пользование ОАО «ФСК ЕЭС». В результате этого, объем обслуживаемого оборудования МЭС Урала увеличился более, чем в 2 раза. Электросетевые объекты МЭС Урала являются узловыми и находятся в транзите между Сибирью, Казахстаном и Европой.

Сфера деятельности:

Деятельность МЭС Урала охватывает территории семи субъектов РФ общей площадью 801,5 тысяч кв. км с населением около 17 млн человек. В зоне ответственности МЭС Урала находятся 105 подстанций 35-500 кВ суммарной трансформаторной мощностью 27 496 МВА. Общая протяженность линий электропередачи по МЭС Урала составляет 15 664 км.

Миссия:

Основными целями деятельности Филиала в части закрепленных магистральных электрических сетей являются:

- обеспечение надежного функционирования, повышения эффективности работы и развития Единой энергетической системы Российской Федерации, включая изолированные энергосистемы;

- создание условий для эффективного функционирования оптового рынка электроэнергии;

- реализация государственной политики в электроэнергетике;

- осуществление эффективной эксплуатации и централизованного технологического управления электрическими сетями, являющимися частью Единой энергетической системы России;

- реализация единой стратегии в области инвестиций и привлечения капитала для решения общесистемных задач развития электрических сетей и Единой энергетической системы России;

- реализация научно-технической политики и внедрения новых прогрессивных видов техники и технологий.

Стадия развития:

В эксплуатационном обслуживании МЭС Урала находятся электросетевые объекты, расположенные на территории семи субъектов Российской Федерации общей площадью 801,5 тыс. кв. км (около 4,7% территории страны): Свердловская область; Челябинская область; Пермский край; Курганская область; Кировская область; Оренбургская область;

Все электросетевые объекты находятся в стадии модернизации и развития в соответствии с планами стратегического развития.

2.2 Характеристика управления персоналом в МЭС Урала

Общие положения

1.1. Служба управления персоналом (далее - СУП) является структурным подразделением Филиала Открытое Акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы»-Магистральные электрические сети Урала (далее МЭС Урала).

1.2. Создание, ликвидация или реорганизация службы управления персоналом осуществляется приказом Генерального директора МЭС Урала.

1.3. Службу управления персоналом возглавляет начальник службы, назначаемый приказом Генерального директора МЭС Урала по согласованию с заместителем генерального директора по корпоративным сервисам.

1.4. Начальник службы управления персоналом в своей работе непосредственно подчиняется заместителю генерального директора по корпоративным сервисам.

1.5. В своей деятельности служба управления персоналом руководствуется:

· действующими законами и иными нормативными правовыми актами РФ;

· уставом ОАО «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы» (далее Общества);

· организационно-распорядительными документами Общества;

· приказами и распоряжениями Генерального директора МЭС Урала;

· организационными документами МЭС Урала:

· - штатным расписанием подразделения;

· - настоящим Положением;

· - должностными инструкциями;

· - правилами внутреннего трудового распорядка;

· - действующими правилами и нормами охраны труда,техники

· безопасности, производственной санитарии и противопожарной

· безопасности, действующими в Обществе;

· - локальными нормативными актами по основной деятельности

· (программами, регламентами, процедурами, инструкциями,

· стандартами и т.д.);

2.3 Характеристика персонала организации

Общая численность персонала предприятия составляет 2800 человек.

Из них - 224 женщины, остальные - мужчины.

Схема 3 - Состав персонала по полу

Таким образом, на предприятии работает 8% женщин и 92% мужчин.

В организации работают 1600 человек - в возрасте 45-60 лет, 1000 человек - в возрасте от 22-27 лет, 200 человек - в возрасте 20-30 лет.

Схема 4 - Состав персонала по возрасту

2.4 Глоссарий

Сокращение	Полное название
АСУД	Автоматизированная система управленческого документооборота, используемая в исполнительном аппарате, филиалах и ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС».
Автор поручения	руководитель, выдавший поручение/лицо, подписавшее документ.
ГОСТ	ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования по оформлению документов».
ГСДОУ	Государственная система документационного обеспечения управления.
ДЗО Общества	Дочерние и зависимые общества ОАО «ФСК ЕЭС».
Делопроизводители	1. Специалисты ОУД 2. Работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в отделе, службе.
Контролер(-ы)	Работники группы контроля Департамента документационного обеспечения и контроля ОАО «ФСК ЕЭС», осуществляющие контроль исполнения документов (поручений) выданных Председателем Правления или направленных в адрес Председателя Правления, а также в адрес Общества из внешних организаций.
КПЭ	Ключевой показатель эффективности.
Модуль «Федерация АСУД»	Функциональная возможность, реализованная в системе АСУД, позволяющая пользователям ОАО «ФСК ЕЭС», ДЗО ОАО «ФСК ЕЭС», компаний, подключенных к АСУД (например, ОАО «Холдинг МРСК»), осуществлять децентрализованный обмен документами и участвовать в обработке документов (например, согласование, ознакомление, контроль исполнения и др.).
МЭС Урала	филиал ОАО «ФСК ЕЭС» - Магистральные электрические сети Урала.
ПМЭС	Филиалы ОАО «ФСК ЕЭС»: Свердловское ПМЭС, Южно-Уральское ПМЭС, Пермское ПМЭС.
Филиалы	филиалы ОАО «ФСК ЕЭС» - магистральные электрические сети и предприятия магистральных электрических сетей.
Общество	Открытое акционерное Общество «Федеральная сетевая компания Единой энергетической системы».
Органы власти всех ветвей и уровней	Президент Российской Федерации, Администрация Президента Российской Федерации; Правительство Российской Федерации и правительства стран СНГ, Государственная Дума Федерального собрания Российской Федерации, Совет Федерации Федерального собрания Российской Федерации, органы исполнительной власти, главы республик, краев и областей.
ОРД	Организационно-распорядительные документы, регламентирующие деятельность Общества формируемые в виде приказа или распоряжения.
Ответственный исполнитель	Лицо(-а), ответственное(-ые) за своевременность, качество и полноту исполнения документов (поручений), поставленных на контроль.
Поручение	Документ, издаваемый Председателем Правления, первыми заместителями Председателя Правления, заместителями Председателя Правления, заместителем Председателя Правления - главным инженером, содержащий поручения курируемым подразделениям или должностным лицам.
Приказ	Организационно-распорядительный документ, который издается в установленном порядке по вопросам деятельности Общества, в том числе по кадровым, во исполнение решений органов управления Общества, законов и иных нормативно-правовых актов Российской Федерации. Приказы имеют право подписывать: - Председатель Правления, а в его отсутствие - лицо, назначенное исполняющим его обязанности; - первые заместители Председателя Правления при наличии доверенности (предоставляющей право подписания распорядительных документов) или приказа Председателя Правления, предоставляющего такое право.
Протокол совещания	Документ, фиксирующий ход проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности, включая принятые по их итогам решения.
Рабочая группа	Совокупность исполнителей, осуществляющих выполнение производственных задач и несущих ответственность за результат работ.
Распоряжение	Организационно-распорядительный документ, издаваемый в установленном порядке по организационным и оперативным вопросам, стоящим перед конкретными подразделениями и работниками Общества. Распоряжения имеют право подписывать Генеральный директор, заместители Генерального директора.
Регламентирующие документы	Нормативные документы Общества (положения, регламенты, инструкции, методики и т.д.) а также документы издаваемые органами власти всех ветвей и уровней, устанавливающие требования (порядок, механизм) осуществления текущей деятельности.
Нормативные документы Общества	Документ, устанавливающий правила, руководящие принципы или характеристики различных видов деятельности или их результатов.
Руководство Общества	Председатель Правления, первые заместители Председателя Правления, заместители Председателя Правления, Заместитель Председателя Правления - главный инженер и директора ОАО «ФСК ЕЭС».
Руководители структурных подразделений	Руководители структурных подразделений МЭС Урала, руководители структурных подразделений ОАО «ФСК ЕЭС»
Руководители филиалов	директора филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - ППМЭС, ЮУПМЭС, СПМЭС, их заместители.
Руководители организаций	Генеральные директора филиалов ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС, ДЗО Общества и директора ПМЭС.
Соисполнители	Лица, заинтересованные или задействованные при реализации описываемой деятельности (процесса).
Структурные подразделения	структурные подразделения исполнительного аппарата ОАО «ФСК ЕЭС», структурные подразделения филиала ОАО «ФСК ЕЭС» - МЭС Урала
Указание	Документ, издаваемый директорами Общества или руководителями структурных подразделений в пределах их компетенции и полномочий для организации выполнения функциональных задач, возложенных на подчиненные подразделения и указывающий как действовать во исполнение тех или иных поручений.
Центр компетенции	Структурное подразделение МЭС Урала или должностное лицо, уполномоченное руководством МЭС Урала, осуществляющее планирование, организацию и непосредственное участие в процессе, контроль организации и осуществления деятельности, а также являющееся ответственным за эффективность достижения результатов в рамках курируемого направления деятельности.

Заключение

В данной курсовой работе были рассмотрены методологические основы системы документации управления персоналом, основные понятия, структура и место в системе управления персоналом. Большое внимание уделено роли системы кадрового делопроизводства в системе управления персоналом. На примере конкретного предприятия - МЭС Урала, был проведен анализ системы документационного управления персоналом

Для любой организации жизненно важно постоянно совершенствовать документационное обеспечение управления, так как это прямо влияет на качество принятия управленческих решений.система документационного обеспечения представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку локальных нормативных актов, документов по управлению персоналом и охране труда, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации с целью регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров, и обеспечению мер по охране труда, выступая важнейшим элементом не только системы управления персоналом, но и всей организации.

Поэтому, в условиях системной организации значение документационного обеспечения управления трудно переоценить.

В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации общества и вхождения России в мировое информационное пространство первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения управления (ДОУ), при помощи которого процессы документирования, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. К сожалению, в настоящее время документационное обеспечение деятельности российских предприятий осуществляется, в основном, стихийно и не принимает во внимание существующую нормативную базу и богатый опыт совершенствования ДОУ накопленный в России за последние 175 лет.