Размещено на http://www.allbest.ru/

Место кадровой службы в системе управления

Содержание

• Введение
• 1. Понятие кадровой службы, ее назначение
• 2. Последовательность документов личного дела
• 3. Требования к оформлению личных дел
• 4. Ведение личных дел работников
• 5. Выдача личных дел работников во временное пользование
• 6. Оформление личных дел работников при передаче в архив
• Заключение

Введение

Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Поэтому очень важно рассмотреть роль кадровой службы в системе управления, понять, в чем ее сущность и какие основные функциональные обязанности сотрудников этого отдела. Ведь деятельность кадровой службы, помимо прочих полномочий, включает решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют кадровую документацию. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а так же все документы, входящие в личное дело.

Актуальность работы "Личное дело" определяется тем, что правильная работа с документацией должна стать результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности каждого из сотрудников. Это иногда выражается в такой степени, что накладывает отпечаток на всю последующую трудовую жизнь человека, - ведь в управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование к точности, предъявляемое при ведении документов.

Целью данной работы является изучение организации ведения личных дел работников, оформление, хранение и учет документации, согласно, трудовому законодательству и нормативным актам.

В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи:

1. дать понятие кадровой службы;

2. выяснить место кадровой службы в системе управления;

3. рассмотреть главные этапы оформления и ведения личных дел кадровой службой.

Использован ГОСТ Р 7.0.8-2013. Настоящий стандарт устанавливает термины и определения понятия в области делопроизводства и архивного дела. Термины, установленные настоящим стандартом, обязательно для применения во всех видов документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

1. Понятие кадровой службы, ее назначение

Кадровая служба - это совокупность специализированных структурных подразделений в сфере управления предприятием вместе с занятыми в них должностными лицами (руководители, специалисты, исполнители), призванными управлять персоналом в рамках избранной кадровой политики.

2. Последовательность документов личного дела

Документы в личном деле располагаются в определенной последовательности. Для удобства ведения личного дела и справочной работы, начиная сверху, помещаются:

1. внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

2. трудовой договор (контракт);

3. дополнение к личному листку (анкете) по учету кадров;

4. личный листок (анкета) по учету кадров;

5. биографическая справка, справка из личного дела (справка-объективка);

6. автобиография;

7. направление или представление к назначению на должность, обоснование к назначению, при переводе - письмо;

8. письмо вышестоящего органа управления о согласии на назначение в должности;

9. решение (или выписка из протокола) конкурсной комиссии или коллегиального органа о назначении на должность, при необходимости - копия решения профсоюзного органа;

10. заявление о приеме на работу;

11. характеристики, рекомендательные письма, резюме, медицинская справка;

12. копии дипломов об образовании и присуждении ученых степеней, аттестатов о присвоении ученых и почетных званий, документов о награждении, различных свидетельств и других документов, подтверждающих те или иные персональные данные;

13. список научных трудов и изобретений;

14. копия приказа (или выписка из приказа) о назначении на должность;

15. копии других приказов (при необходимости).

3. Требования к оформлению личных дел

1. Оформление дел осуществляется работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел при методической помощи и под контролем архива организации.

2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

3. Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и дела по личному составу.

4. Ведение личных дел работников

Личное дело ведется в течение всего периода работы каждого сотрудника в компании (на соответствующей должности, если это предусмотрено правилами конкретной компании). Ведение личного дела предусматривает:

- ведение записей в соответствующих разделах личного дела;

- помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел;

- изъятие документов, надобность в которых миновала;

- периодическую проверку состояния личного дела на предмет сохранности включенных в него документов.

Внесение записей в документы личного дела осуществляется на основании документов (заверенных копий документов). Необходимые детали могут уточняться уполномоченным должностным лицом до внесения соответствующих записей в личной беседе с сотрудником. Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, производятся от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица службы управления персоналом и печатью предприятия или службы управления персоналом.

Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам, а внутри последних они располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Работники обязаны своевременно представлять в кадровую службу сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела. Как правило, это делается в письменной форме (в форме заявления) с приложением подтверждающих изменения документов. После внесения записей в личное дело подлинники документов возвращаются сотруднику. В необходимых случаях с этих документов предварительно делаются и заверяются копии, приобщаемые к личному делу.

5. Выдача личных дел работников во временное пользование

Выдача личных дел работникам организации во временное пользование для ознакомления с внесенными в него сведениями может производиться с разрешения руководителя кадровой службы. Ознакомление работника под расписку с личным делом, как правило, производится в присутствии уполномоченного должностного лица (лица, ответственного за обращение с личными делами).

Ознакомление сотрудников с личными делами производится не реже одного раза в год, а также по просьбе указанных лиц во всех иных случаях, предусмотренных законодательством РФ. В процессе ознакомления с личным делом сотрудникам организации запрещается:

- производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях личного дела; вносить в личное дело новые записи;

- извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые;

- задерживать у себя личное дело сверх предоставленного для ознакомления времени.

При выявлении неточностей в записях, обнаружении устаревших документов в составе личного дела сотрудник вправе заявить об этом в кадровую службу организации. К заявлению целесообразно приложить документы, на основании которых можно внести соответствующие изменения в ранее произведенные записи, либо копии документов (для замены устаревших).

Выдача во временное пользование для включения в личные дела новых документов, внесения записей и т.п. производится только на время, которое фактически необходимо для выполнения соответствующих действий, согласно списку лиц, имеющих право на получение личных дел, утвержденным руководителем организации. Факт выдачи личного дела фиксируется в контрольном журнале (карточке).

Работа (ознакомление) с личными делами производится в специально отведенном для этих целей помещений, а время работы должно ограничиваться пределами одного рабочего дня. В конце рабочего дня лицо, ответственное за обращение с личными делами, обязано убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены на места хранения, и, если необходимо, принять меры к их возвращению или розыску.

Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное пользование другим организациям (предприятиям, учреждениям) производится с разрешения руководителя организации на основании надлежащим образом оформленного запроса. О выдаче дела составляется акт, один из экземпляров которого передается вместе с делом (документом) представителю запрашивающей стороны, а второй экземпляр хранится в делах предприятия до возвращения дела (документа) в место хранения.

Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения руководителя организации с оформлением соответствующей записи в графе "Примечание" внутренней описи. При временном изъятии документа на его место (между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и причин изъятия с росписью лица, выдавшего документ, и росписью лица, получившего его во временное пользование.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным) производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, который после утверждения представителем проверочной комиссии представляется руководителю организации.

6. Оформление личных дел работников при передаче в архив

кадровый документ работодатель факсимиле

Оформление личных дел для передачи в архив производится кадровой службой при методической помощи соответствующего архива. Эта процедура включает:

- подшивку (переплет) дела;

- уточнение нумерации листов дела;

- составление листа-заверителя;

- составление (уточнение) внутренней описи;

- внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.

С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:

- объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку (объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250 листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам увольнения);

- располагать материалы индивидуальных дел в пределах тома в алфавитном порядке, отделяя материалы, относящиеся к разным индивидуальным делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества соответствующего уволенного сотрудника;

- снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с перечислением фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых расположены соответствующие документы (сведения).

Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно представителем архива проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются кадровым органом предприятия. Передача и прием производятся по описи, с простановкой отметок о наличии личных дел.

Заключение

Кадровые документы играют огромную роль в жизни современных предприятий, учреждений и организаций. Они служат подтверждением факта, события, явления, связанного с трудовыми правоотношениями между работником и работодателем (прием, перемещение, увольнение и т.д.). Нормативно-правовая база, регулирующая особенности оформления документов по трудовым правоотношениям, включает Гражданский и Трудовой кодексы, указы Президента, постановление Правительства и Госкомстата Российской Федерации. К основным документам, регулирующим трудовые правоотношения, можно отнести заявление, приказы по личному составу, автобиографии, характеристики, трудовые контракты и прочие документы. Кадровая документация сопровождает весь процесс взаимодействия между работодателем и работником, начиная с момента подачи заявления о приеме на работу и заканчивая выдачей трудовой книжки после увольнения работника. В ходе выполнения работы на тему "Личное дело" выяснено, что при приеме нового работника он, как правило, пишет заявление о приеме на работу, затем на него оформляется трудовой контракт, приказ по личному составу, затем он подает в отдел кадров трудовую книжку, автобиографию, характеристику с прежнего места работы и некоторые другие документы, необходимые для формирования его личного дела. В процессе трудовой деятельности работник может быть переведен на другую должность, награжден денежными премиями, ценными призами и подарками, также ему может быть вынесена благодарность или письменное порицание, в итоге он может быть уволен с предприятия. Все эти и многие другие операции, оформляются приказами по личному составу.

Размещено на Allbest.ru