Кадровая документация
Общее понятие "кадровой документации" или "документации по личному составу". Виды кадровых документов и правила их оформления. Значение документации по личному составу для работников предприятий и организаций. Унифицированные формы кадровой документации.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | контрольная работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 19.10.2014 |
| Размер файла | 63,9 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования
«Российский государственный профессионально-педагогический университет»
Институт социологии и права
Кафедра правового и документационного обеспечения управления
КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА ПО ДИСЦИПЛИНЕ
«ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЕ И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Студента группы Пу 212 о Ап
Екатерины Ивановны Куцобовой
Екатеринбург 2013
Введение
Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами, которая включает многочисленные информационные показатели, постоянно совершенствуется и обновляется на основе применения современных информационных технологий.
Информационные показатели, используемые в кадровых службах, включены в общероссийские классификаторы технико-экономической информации, позволяющие кодировать анкетно-биографические данные о работниках, сведения об образовании и т.д.
Информационные показатели, характеризующие работу с кадрами, отражаются в комплексах документов, создаваемых и обрабатываемых в кадровых службах. Под обобщающими понятиями "кадровая документация" или "документация по личному составу" подразумевают широкий круг документов, содержащих сведения о работниках предприятия и деятельности самой кадровой службы: персональные учетные документы, плановые и отчетно-статистические, организационно-распорядительные.
Целью данной работы является ознакомление с кадровой документацией. кадровый документация оформление унифицированный
Для достижения данной цели нам необходимо поставить перед собой следующие задачи: рассмотреть виды документов по личному составу (кадровых документов), их значение для работников предприятий, учреждений и организаций, также изучить унифицированные формы кадровой документации.
Виды кадровых документов
Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников. Документы по личному составу являются наиболее важными и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока.
При работе с документами по личному составу необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни граждан) относятся к категории конфиденциальной информации.
При подготовке кадровой документации необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений именно по требованиям государственного стандарта.
Кадровую документацию можно показать в виде системы (приложение №1). Виды мы рассмотрим далее.
Трудовой договор (контракт) - соглашение между трудящимся и предприятием, по которому трудящийся обязуется выполнять работу по определенной специальности с подчинением трудовому распорядку, а предприятие обязуется выплачивать заработную плату и обеспечивать условия труда, предусмотренные законодательством. ТК употребляет термины "трудовой договор" и "контракт" как равнозначные понятия, синонимы.
Основные условия договора включают соглашения: о работе по одной или нескольким специальностям; квалификации; месте работы; сроке действия; виде трудового договора; об условиях оплаты труда.
Дополнительные условия могут касаться любых вопросов оплаты труда и социально - бытового обслуживания работника. Все перечисленные данные взяты из комментария к Кодексу законов о труде РФ. Контракты заключаются на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.
Могут быть дополнительные условия сторон: испытательный срок, совмещение профессий, дополнительный отпуск, повышение квалификации и т.д.
Контракт составляется в 2 экземплярах (первый экземпляр в организации, второй - у работника), подписывается руководителем и работником, заверяется печатью организации. Трудовые контракты включаются в состав личных дел.
Если личные дела не заводятся, то контракты формируются в отдельное дело по алфавиту. Трудовые контракты хранятся 75 лет, если отсутствует приказ по личному составу, или 5 лет после увольнения при наличии приказа по личному составу.
Следующим видом документа по личному составу является трудовая книжка.
Трудовая книжка - основной документ, подтверждающий стаж работы. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше 5 дней. Законом запрещается иметь несколько трудовых книжек. Лица, поступая на работу, обязаны предъявить администрации предприятия трудовую книжку, сдать её в отдел кадров. Поступающие на работу впервые, представляют документ о последнем занятии, уволенные из рядов ВС - военный билет.
В трудовые книжки вносятся следующие данные: сведения о работнике; сведения о работе; сведения о награждениях и поощрениях; сведения об открытиях, на которые выданы дипломы; взыскания в трудовую книжку не вносятся.
Все записи вносятся в трудовую книжку после издания приказа. Если в трудовой книжке заполнены все страницы, то она дополняется вкладышем. Без самой трудовой книжки вкладыш не действителен. При утере трудовой книжки выдается дубликат.
Не позднее 15 дней работнику обязаны выдать новую трудовую книжку с надписью "дубликат" в правом верхнем углу титульного листа.
Изменения записей производятся администрацией по последнему месту работы на основании документов со ссылкой на номер и дату этих документов. Ссылки на документы даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки, заверяются подписью руководителя, ставится печать организации или отдела кадров. Важной составной частью обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТе. Администрация предприятия обязана выдать работнику его трудовую книжку в день увольнения, сделав запись об увольнении.
Приказ - официальное распоряжение органа власти (войскового начальника, начальника учреждения), обращенное обычно к подчиненным и требующее выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-либо порядок, положение.
Допустимы разные варианты его оформления (оговоренные в инструкции). Номер (индекс) пишется с буквой "к", что значит приказ по кадрам. Заглавие - "По личному составу". Констатирующей части в приказе может не быть. Распорядительные пункты оформляются в последовательности - прием на работу, перевод и перемещения, установление разрядов, предоставление отпусков и т.д. Каждому пункту приказа дается основание (заявление сотрудника, докладная записка и т.д.). В приказе (пункте) о приеме на работу следует указывать на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой и с какого числа оформляется работник, при необходимости - вид работы (постоянная, временная, по совместительству и т.д.), особые условия работы (материальная ответственность и т.п.).
При переводе сотрудника на другую работу в приказе указываются вид и причина перевода, устанавливаемый оклад; в случае временного перевода на вышестоящую должность дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения. При поощрении сотрудника в основании к приказу дается ссылка на представление руководителя структурного подразделения; при наложении взыскания - ссылка на докладную записку руководителя структурного подразделения. При предоставлении отпуска в приказе следует указать общее количество рабочих дней, дату ухода и возвращения, за какой период предоставлен отпуск. При увольнении - причина (со ссылкой на статью ТК) и дата. Фамилии, имена и отчества пишутся полностью. Благодарности и взыскания оформляются отдельными приказами.
К тексту приказа по личному составу предъявляются особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.
Приказы по личному составу готовятся отделами кадров или должностными лицами, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров. Приказы вступают в силу с момента их подписания. Вместе с тем в распорядительной части текста приказа встречаются пункты со своими сроками вступления в силу приказа. Например, приказ подписан 13 сентября, а назначение работника на должность произведено 5 октября.
Нумеруются приказы в течение календарного года. Приказы визируются юристом, заместителем директора по кадрам. Начальник ОК должен ознакомить каждого сотрудника с приказом, в котором тот должен поставить свою визу: "С приказом ознакомлен", подпись работника, дата ознакомления.
Срок хранения приказов по личному составу обусловлен рациональными соображениями продолжительности работоспособности и самой жизни человека и составляет 75 лет.
Приказы оформляются на бланках формата А4. Состав реквизитов приказа по личному составу: наименование министерства или ведомства;
название организации; наименование вида документа; место составления; дата, номер; заголовок; текст; подпись; визы; подписи сотрудников, ознакомленных с приказом; отметка о направлении в дело.
Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Правила оформления заявления: пишется от руки в произвольной форме; на трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.
Реквизиты заявления: название вида документа; дата; адресат; от кого направлено; текст; подпись.
Документ "заявление" бывает разных видов. Например, заявление с просьбой о приеме на работу, с просьбой об увольнении, с просьбой о переводе на другую должность и т.д.
Особенность заявления о переводе на другую должность - в адресате сотрудник указывает занимаемую в данный момент должность, а в тексте - причины перевода. Заявления о предоставлении учебного отпуска, отпуска по беременности и родам и т.п. должны содержать в тексте указания на соответствующие документы.
Следующим видом документа по личному составу является трудовой контракт.
Личное дело - совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже. Личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу.
Документы рекомендуется включать в личное дело в следующей последовательности: внутренняя опись документов дела; дополнения к анкете; заявление о приеме на работу; анкета с фотокарточкой; трудовой договор; приказ о приеме на работу (копия); документы об образовании (копии); характеристики или рекомендательные письма.
Вначале в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В дело могут добавляться документы, подтверждающие изменение анкетно - биографических данных (копии дипломов, свидетельства, аттестационные листы). Копии приказов о переводе по службе в личное дело не включаются. На документы личного дела составляется внутренняя опись.
Личное дело ведется в одном экземпляре, внесение изменений и дополнений со слов работника не допускается. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. Заверительная надпись пишется только на листе - заверителе.
Автобиография - документ, в котором описаны этапы жизни и трудовой деятельности работника. Реквизиты автобиографии: название вида документа; текст; дата; подпись и ее расшифровка.
В тексте освещаются вопросы: Ф.И.О., год рождения, образование, с какого времени началась трудовая деятельность, причины перехода с одной работы на другую, воинское звание, награды, поощрения, семейное положение, домашний адрес.
Резюме - документ, содержащий сведения биографического характера, представляется лицом при трудоустройстве. Реквизиты резюме: название вида документа; дата; Ф.И.О.; почтовый адрес претендента; телефон; текст; подпись.
Текст излагается по разделам:
· Цель резюме.
· Образование.
· Трудовая деятельность.
· Специальные знания.
· Семейное положение.
Характеристика - документ, который содержит описание характерных и отличительных черт и качеств работника и отражает мнение организации о нем. Реквизиты характеристики: наименование вида документа; текст; подписи; дата; печать.
Текст состоит из двух частей:
§ вводной, где указываются Ф.И.О., год рождения, образование, должность, структурное подразделение, стаж работы на предприятии.
§ основной, где указываются деловые качества, отношение к работе, профессиональный рост, наличие наград и поощрений, отношения с сотрудниками.
Характеристику подписывает руководитель предприятия, структурного подразделения, ведущий специалист, руководитель общественной организации. Подпись заверяется печатью.
Личный листок по учету кадров - перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, трудовой деятельности, семейном положении и т.п.
Анкета - аналогичная форма "личного листка по учету кадров", содержит те же графы.
Дополнение к личному листку по учету кадров - документ, в котором отмечаются сведения об изменениях, касающихся работника после заполнения личного листка.
Первый раздел дополнения к личному листку фиксирует перемещение по службе с указанием дат вступления в должность и ухода с должности. Второй раздел дополнения к личному листку фиксирует изменения в образовании, изучении иностранных языков; наличие воинского звания, пребывание в загранкомандировках, награждение, повышение квалификации.
Личная карточка - основной учетный документ, использующийся для анализа состава и учета движения кадров.
Кроме того, документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД).
Значение кадровых документов для работников предприятий, учреждений и организаций
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
С помощью этих документов вы можете успешно оформлять трудовые отношения, а также наблюдать, что происходит у конкретно взятого работодателя в кадровой сфере.
Данные документы могут способствовать постройке и систематизации системы управления персоналом, которая отвечает заданным конкретным задачам управленческого звена.
Кадровые документы помогают регламентировать отношения между работодателем и работником. Это основная функциональная нагрузка, которая обеспечивает основу для соблюдения обязательств с обеих сторон. В документах чаще всего обозначаются круг прав, обязанностей, инструкции по выполнению должностных задач и прочее.
Документы создают основы организационно-правовых отношений для двух сторон. Качественно составленные и предоставленные к изучению кадровые документы оказывают благотворное влияние на работника и руководителя, так как обеспечивают дополнительную уверенность и защиту от превышения полномочий или невыполнения обязательств.
Кадровые документы чаще всего играют решающую роль при разрешении трудовых споров в суде. Поэтому в первую очередь руководителям следует больше внимания уделять на их составление, а работникам тщательно изучать при трудоустройстве.
Унифицированные формы кадровой документации
В настоящее время действуют следующие унифицированные формы по учету кадров, ведение которых согласно п. 2 постановления Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1 обязательно для всех организаций, осуществляющих деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности. Такие формы делятся:
1. по учету кадров:
N Т-1 "Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу", N Т-1а "Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу", N Т-2 "Личная карточка работника", N Т-2ГС(МС) "Личная карточка государственного (муниципального) служащего", N Т-3 "Штатное расписание", N Т-4 "Учетная карточка научного, научно-педагогического работника", N Т-5 "Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу", N Т-5а "Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу", N Т-6 "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику", N Т-6а "Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам", N Т-7 "График отпусков", N Т-8 "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-8а "Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)", N Т-9 "Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку", N Т-9а "Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку", N Т-10 "Командировочное удостоверение", N Т-10а "Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении", N Т-11 "Приказ (распоряжение) о поощрении работника", N Т-11а "Приказ (распоряжение) о поощрении работников".
2. по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда:
N Т-12 "Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда", N Т-13 "Табель учета рабочего времени", N Т-49 "Расчетно-платежная ведомость", N Т-51 "Расчетная ведомость", N Т-53 "Платежная ведомость", N Т-53а "Журнал регистрации платежных ведомостей", N Т-54 "Лицевой счет", N Т-54а "Лицевой счет (свт)", N Т-60 "Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику", N Т-61 "Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)", N Т-73 "Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы".
Следует отметить, что при создании кадровых документов УСОРД и УСПУД было нарушено одно из основных требований унификации - однократность и единообразие. Это привело к тому, что в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93 (ОКУД), утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 299, происходит дублирование номиналов кадровых документов УСОРД и кадровых документов УСПУД. Постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены формы документов по личному составу, вошедшие в систему первичной учетной бухгалтерской документации, а часть документов осталась в системе организационно-распорядительной документации (приложение №2).
В последнее время прослеживается тенденция обновления содержания традиционных кадровых документов. Например, все чаще автобиография заменяется резюме. Особенностью данного документа является изложение с ведений об образовании и трудовой деятельности в обратном порядке, начиная с настоящего момента. В резюме соискателем могут быть указаны любые дополнительные сведения о профессиональных навыках, дополнительных специальностях, предполагаемом заработке.
К документации по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица работника (доверителя), на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями.
К документам по личному составу относятся и те, которые входят в личное дело, а также трудовые книжки работников.
Заключение
В данной контрольной работе мы добились заданной цели - ознакомились с кадровой документацией. При достижении цели мы выполнили следующие задачи: рассмотрели виды документов по личному составу (кадровых документов), их значение для работников предприятий, учреждений и организаций, также изучили унифицированные формы кадровой документации.
На базе изученного, мы можем сделать вывод: создание кадровых документов на основе межсистемной унификации позволяет не только раскрыть ее возможности, но и создать в будущем единую оптимальную систему документации по кадрам.
Приложения
|
Код по ОКУД |
Наименование формы |
|
|
02810000 |
Документация по приему на работу |
|
|
02810714 |
Заявление о приеме на работу |
|
|
02810816 |
Контракт о назначении на должность |
|
|
02811613 |
Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу |
|
|
02820003 |
Документация по переводу на другую работу |
|
|
02820718 |
Заявление о переводе на другую работу |
|
|
02821416 |
Представление о переводе на другую работу |
|
|
02821511 |
Приказ о переводе на другую работу |
|
|
02830007 |
Документация по увольнению с работы |
|
|
02830711 |
Заявление об увольнении |
|
|
02831515 |
Приказ об увольнении |
|
|
02831610 |
Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении |
|
|
02840000 |
Документация по оформлению отпусков |
|
|
02840218 |
График отпусков |
|
|
02840715 |
Заявление о предоставлении отпуска |
|
|
02841519 |
Приказ о предоставлении отпуска |
|
|
02850004 |
Документация по оформлению поощрений |
|
|
02851417 |
Представление о поощрении |
|
|
02851512 |
Приказ о поощрении |
|
|
02851618 |
Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении |
|
|
02860008 |
Документация по оформлению дисциплинарных взысканий |
|
|
02860416 |
Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины |
|
|
02860913 |
Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины |
|
|
02861516 |
Приказ о наложении дисциплинарного взыскания |
|
|
02861611 |
Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания |
Унифицированная система первичной учетной документации
|
Код по ОКУД |
Наименование документа |
|
|
0301017 |
Штатное расписание |
|
|
0301003 |
Учетная карточка научного, научно-педагогического работника |
|
|
0301004 |
Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу |
|
|
0301018 |
Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу |
|
|
0301005 |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику |
|
|
0301019 |
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам |
|
|
0301020 |
График отпусков |
|
|
0301006 |
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работником |
|
|
0301021 |
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора с работниками |
|
|
0301007 |
Табель учета рабочего времени и расчета заработной платы |
|
|
0301001 |
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу |
|
|
0301015 |
Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу |
|
|
0301022 |
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку |
|
|
0301023 |
Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку |
|
|
0301024 |
Командировочное удостоверение |
|
|
0301025 |
Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении |
|
|
0301026 |
Приказ (распоряжение) о поощрении работника |
|
|
0301027 |
Приказ (распоряжение) о поощрении работников |
Список литературы
1. Заболотская К.А. Документоведение и делопроизводство. - Кемерово, 2005. - 189 с.
2. Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство: Учебник для вузов.- 2-е изд. - М. : Юрайт, 2010. - 256 с.
3. Нечаева Е.В. Документоведение и документационное обеспечение управления. - СПб., 2003. - 84 с.
4. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство: конспект лекций. - М., 2007. - 173 с.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Виды и назначение документации. Правила правильного, полного и своевременного оформления кадровых документов. Оформление данных по личному составу организации. Основы составления личного дела. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа [77,4 K], добавлен 20.12.2015Изучение правил оформления и составления документации по личному составу. Особенности оформления приема на работу. Порядок составления трудового договора (контракта с работником). Требования подготовки документации по личному составу к архивному хранению.
курсовая работа [35,7 K], добавлен 28.10.2013Изучение состава документов кадровой документации: примерная форма трудового контракта, заявление о приеме на работу, о переводе на новую должность. Приказы по личному составу и их оформление. Личная карточка рабочих и служащих, ее типовая форма.
контрольная работа [87,3 K], добавлен 31.03.2009Понятие кадровой документации. Состав и структура документации кадровой службы. Место кадровой службы в структуре организации. Планирование и организация работы по обеспечению кадрами. Организация хранения документов по кадрам (личному составу).
курсовая работа [40,3 K], добавлен 06.04.2014Анализ требований к составлению служебных документов. Изучение порядка оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Заключение трудового договора. Состав документов, имеющихся в личном деле. Подготовка документации по личному составу к архиву.
курсовая работа [50,1 K], добавлен 19.12.2015Разновидности приказов по личному составу. Унифицированные формы приказов по личному составу. Виды приказов по личному составу. Подготовка и оформление проекта приказа. Этапы подготовки, правила оформления и хранения проекта приказа по личному составу.
курсовая работа [59,7 K], добавлен 09.01.2009Документирование - процесс подготовки и создания документов. Система документации по личному составу, составление документов, оформляющих поступление на работу, перевод на другую должность, предоставление очередного отпуска. Заполнение трудовой книжки.
контрольная работа [18,9 K], добавлен 17.05.2010Основные вопросы составления и оформления кадровой документации. Характеристика основных документов, входящих в личное дело. Порядок составления и оформления резюме или CV (curriculum vitae), содержание его необходимых разделов, практический пример.
контрольная работа [21,8 K], добавлен 21.11.2011Задачи кадрового учета, система документации; внедрение информационных технологий в делопроизводство. Процесс автоматизации работы кадровой службы, выбор программного обеспечения для работы с документами по личному составу; ведение кадровых баз данных.
курсовая работа [69,4 K], добавлен 01.03.2012Состав документации кадровой службы. Содержание и порядок оформления документов, регламентирующих деятельность персонала и документов по учету кадров. Порядок оформления, регистрации приказов по личному составу. Утверждение должностной инструкции.
курсовая работа [957,9 K], добавлен 20.11.2011
