Реквізити ділових паперів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реквізити ділових паперів

Вступ

реквізит державний діловий

Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (далі - ДСТУ 4163-2003), затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 7 квітня 2003 р. №55 і чинного з 1 вересня 2003 р. (наказ від 5 липня 2003 р. №118).

Документ повинен містити обов'язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи - автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.

Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов'язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.

З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів установи.

1. Склад реквізитів ділових паперів

Реквізитами називають елементи, з яких складаються документи. Сукупність реквізитів і становить формуляр документів. Він залежить від його призначення, конкретного змісту. До елементів документів належать дата, підпис, адреса, заголовок та ін., а також текст.

Реквізити - це сукупність обов'язкових даних у документі, без яких він не може бути підставою для обліку й не має юридичної сили.

При оформленні організаційно-розпорядчих документів використовується такий склад реквізитів:

01 - зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим

02 - зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)

03 - зображення нагород

04 - код організації

05 - код форми документа

06 - назва організації вищого рівня

07 - назва організації

08 - назва структурного підрозділу організації

09 - довідкові дані про організацію

10 - назва виду документа

11 - дата документа

12 - реєстраційний індекс документа

13 - посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь

14 - місце складення або видання документа

15 - гриф обмеження доступу до документа

16 - адресат

17 - гриф затвердження документа

18 - резолюція

19 - заголовок до тексту документа

20 - відмітка про контроль

21 - текст документа

22 - відмітка про наявність додатків

23 - підпис

24 - гриф погодження документа

25 - візи документа

26 - відбиток печатки

27 - відмітка про засвідчення копії

28 - прізвище виконавця і номер його телефону

29 - відмітка про виконання документа і направлення його до справи

30 - відмітка про наявність документа в електронній формі

31 - відмітка про надійдення документа до організації

32 - запис про державну реєстрацію.

Реквізити бувають:

постійні;

змінні.

Постійні реквізити наносять, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні - під час його складання.

Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01 зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим, 02 зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування), 03 зображення нагород, 04 код організації, 05 код форми документа, 06 назва організації вищого рівня, 07 назва організації, 08 назва структурного підрозділу організації, 09 довідкові дані про організацію, 10 назва виду документа, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11 дата документа, 12 реєстраційний індекс документа, 13 посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь, 14 місце складення або видання документа, 16 адресат, 19 заголовок до тексту документа, 20 відмітка про контроль, 21 текст документа.

У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит текст документа.

Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов'язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (11), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23).

Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов'язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31,32.

У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 - 28 проставляють після тексту (21), а 29-31 - на нижньому березі першої сторінки документа.

2. Вимоги до змісту та розташування обов'язкових реквізитів документів

Найменування установи (автора документа): має відповідати найменуванню, яке зазначене в положенні (статуті) відповідного підприємства, установи, організації. Скорочене найменування установи вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах і розміщується у дужках або без них у центрі документа нижче повного найменування окремим рядком. ***Найменування установи вищого рівня зазначається у скороченому вигляді, а у разі відсутності офіційно визначеного скорочення - повністю. На бланках установи, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, зазначаються найменування усіх установ вищого рівня. Найменування філії, територіального відділення, структурного підрозділу установи зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування установи.

Назва виду документа: зазначається в залежності від виду документа (наприклад, наказ, рішення, заява, доповідна записка тощо) на загальному бланку друкованим чи машинописним способом. Слід зазначити, що у листі назва виду документа не зазначається. *** Назва виду документа повинна відповідати назвам, передбаченим Державним класифікатором управлінської діяльності (ДК 010-98), затвердженим наказом №1024 від 31 грудня 1998 року.

Дата документа: дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим (наприклад, 02.03.2011) або словесно-цифровим способом (наприклад, 02 квітня 2011 року або 02 квітня 2011 р.). Якщо документ складено не на офіційному бланку підприємства, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата проставляється керівником підприємства, який його підписує або затверджує. Обов'язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов'язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи). На документі, виданому двома або більше установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.

Реєстраційний індекс документа: індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень - індексів, які надаються документам під час їх реєстрації. Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа в залежності від групи документів, що реєструються, та доповнюється індексами, що застосовуються на підприємствах, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо. Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. *** Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, - вхідний чи такий, що створений в установі. Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в установі, наприклад: 845/01-10, де 845 - порядковий номер, 01-10 - індекс справи за номенклатурою. У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності - індекс за номенклатурою справ та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 - індекс справи за номенклатурою, 258 - порядковий номер. З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом «Для службового користування».

Заголовок до тексту: заголовок формулюється працівником, який створює документ, викладається коротко та стисло. Крапка в кінці заголовка не ставиться. Заголовок відповідає на питання «про що?», «кого?», «чого?». Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання загальних зборів учасників товариства; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста. *** Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5, зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.

Текст: інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об'єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис. Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до нього. Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв'язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині - висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція підприємства. У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи - автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту. Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти - арабськими цифрами з дужкою.

Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об'єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки - з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої - якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються.

Підпис: підписує документи керівник підприємства в межах своїх повноважень, визначених у положеннях (статутах) про установу, підприємство, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі (розпорядженні) про розподіл обов'язків між керівником та його заступниками тощо. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності керівника установи та посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.

Підпис складається з найменування посади керівника підприємства (повного - якщо документ надрукований не на бланку*, скороченого** - на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища.

3. Вимоги до змісту та розташування необов'язкових реквізитів документів

Зображення Державного герба України відтворюють на бланках документів державних установ з обов'язковим додержанням пропорцій зображення герба відповідно до Постанови Верховної Ради України «Про Державний герб України» від 19 лютого 1992 р. №2137-XІІ.

На бланках із кутовою розташованістю реквізитів (далі - кутовий бланк) зображення Державного герба України розміщують на верхньому березі над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів (далі - поздовжній бланк) - у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота - 17 мм, ширина - 12 мм.

Зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування) розміщують на лівому березі бланка на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу організації».

Зображення нагород можна розміщувати на лівому березі бланка документа на рівні назви організації або частково чи повністю на площі, що відведена для розміщення реквізитів «Назва організації вищого рівня», «Назва організації», «Назва структурного підрозділу організації». Якщо назву нагороди включено правовим актом до назви організації, надрукованої на бланку, то розміщувати на ньому зображення цієї нагороди не потрібно.

Код організації проставляють за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).

Код форми документа проставляють згідно з ДК 010-98 - Державним класифікатором управлінської документації (ДКУД), затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. №1024.

ДКУД містить назви та кодові позначення уніфікованих форм документів, що входять до уніфікованих систем документації (УСД). Однією з УСД є уніфікована система організаційно-розпорядчої документації.

Назву організації вищого рівня зазначають скорочено або повністю. Реквізит розміщують над назвою організації автора документа.

На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування, вказують всі організації вищого рівня.

Назву структурного підрозділу або територіального відділення, філії, посадової особи зазначають на бланку, якщо структурний підрозділ є автором документа, а його керівник (або посадова особа) має право підпису документа. Цей реквізит розміщують під

назвою організації.

Назву структурного підрозділу переважно зазначають у внутрішніх документах (протоколах, доповідних і службових записках тощо).

Довідкові дані про організацію містять відомості, необхідні під час здійснення контактів з юридичними та фізичними особами. До складу цього реквізиту входять: поштова адреса; номер телефону та інші відомості; за необхідністю - номери факсів, телексів, рахунків у банку, адреса електронної пошти та веб - сайта, дані про ліцензії, патенти тощо.

Поштову адресу вказують відповідно до п. 60 Правил надання послуг поштового зв'язку, що затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 4 жовтня 2000 р. №1515.

Якщо організація зареєстрована за однією адресою, а знаходиться за іншою, у бланку зазначають поштову адресу за місцем розташування організації.

Посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь фіксують тільки у документі, що є відповіддю на інший документ (лист, довідка, доповідна записка, акт, висновок тощо). Відомості у реквізит переносять з ініціативного документа, на який дають відповідь, і, як правило, вони включають його вихідний реєстраційний номер і дату. Цей реквізит розташовують нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку.

Місце складання або видання документа вказують у тому випадку, якщо його не можна визначити за реквізитами «Назва організації» та «Довідкові дані про організацію». Цей реквізит застосовують з метою уникнення помилок під час визначення місцезнаходження організації; його можна проставляти у всіх документах, крім листа, в якому ця інформація міститься в реквізиті «Довідкові дані про організацію».

Місце видання в документі не вказують, якщо воно входить до назви організації. Однак його зазначають, якщо документ був складений в іншому місці.

Цей реквізит повинен узгоджуватись з адміністративно-територіальним поділом країни, офіційно встановленими назвами населених пунктів, а у цих назвах необхідно вживати тільки загальноприйняті географічні скорочення.

У документі, автором якого є філія організації, вказують місце розташування останньої.

Гриф обмеження доступу до документа засвідчує особливий характер інформації, до якої має доступ обмежене коло осіб.

Гриф обмеження доступу до документа (таємно, для службового користування, конфіденційно тощо) проставляють у верхньому правому куті на лицьовому боці першого аркуша документа над реквізитами «Адресат» або «Гриф затвердження документа». За потреби його доповнюють номером примірника документа.

Адресат містить сукупність точних і повних даних, за якими документ може бути доставлений за призначенням.

Документ адресують організаціям, структурним підрозділам, посадовим особам, громадянам.

Гриф затвердження документа вказує на певний нормативний або правовий характер змісту документа.

Документ може бути затверджений посадовою особою (посадовими особами) або рішенням колегіального органу чи іншим розпорядчим документом.

Резолюція - це напис на документі, що містить вказівки щодо виконання документа,

зроблений керівником.

Резолюція містить такі елементи: прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, термін виконання, особистий підпис керівника, дату.

Резолюцію проставляють на вільному від тексту місці у верхній частині лицьового боку першого аркуша документа, але не на березі, призначеному для підшивання.

Відмітка про контроль означає що документ взято на контроль з метою забезпечення його виконання у встановлений строк. Строки виконання документа можуть бути визначені законодавчим чи іншим нормативно-правовим актом (типовий строк) або встановлені розпорядчим документом організації чи резолюцією.

Відмітку про контроль позначають літерою «К» чи словом (від руки або за допомогою штампа) «Контроль» на лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Цю відмітку можна писати червоним, синім, зеленим чи іншим яскравим кольором.

Відмітку про наявність додатків розташовують під текстом документа.

У документах-додатках мають бути всі необхідні реквізити: назва виду документа, заголовок, дата, підпис.

Додатки до розпорядчого документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і реєстраційний номер. Відмітку роблять у верхньому правому куті першого аркуша додатка.

Якщо до розпорядчого документа є один додаток, то його не нумерують.

Гриф погодження документа фіксує згоду іншої організації, підрозділу, посадової особи, що не є автором документа, з його змістом. Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО, назви посади особи та назви організації, яка погоджує документ, особистого підпису, його розшифрування й дати.

Гриф погодження розташовують під реквізитом «Підпис», а якщо є візи, то під ними. У разі коли проект треба погодити з кількома організаціями, оформлюють аркуш погодження.

Візи документа вказують на згоду або незгоду посадових осіб організації-автора документа з його змістом.

Документ можуть візувати посадові особи, у межах компетенції яких знаходиться вирішення питань, порушених у документі, заступники керівників організацій, відповідальні за це питання.

Віза включає особистий підпис особи, ініціал(и) і прізвище особи, яка візує документ, та дату візування. У разі потреби - посаду особи, яка візує.

Візи проставляють на лицьовому боці останнього аркуша підготовленого до підпису документа. Якщо місця на лицьовому боці останнього аркуша не вистачає, то візи проставляють на його зворотньому боці. Іноді дати не ставлять.

Зауваження і пропозиції до змісту документа викладають на окремому аркуші, про що на проекті роблять відповідну відмітку.

Якщо під час візування з'ясовується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести суттєві зміни, він потребує повторного візування.

Відбиток печатки організації, проставляють на документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, фіксують факт витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також у випадках, передбачених нормативно-правовими актами. Відбиток печатки ставлять на такі документи, як статут організації, штатний розпис, договір, посвідчення, довіреність тощо. Перелік документів, на які необхідно ставити печатку організації, наводять в інструкціях з діловодства.

Печаткою організації засвідчують підпис відповідальної особи. Відбиток печатки слід проставляти таким чином, щоб він охоплював частину (3-4 літери) назви посади особи, яка підписала документ. Відбиток печатки повинен добре читатися.

Відмітка про засвідчення копії документа складається зі слів «Згідно з оригіналом», назви посади, підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціала(-ів) та прізвища, дати засвідчення копії. Цей реквізит проставляють під реквізитом «Підпис».

Відмітку проставляють на копіях документів (у тому числі ксерокопіях) для засвідчення їх відповідності оригіналу. Під час розсилання копій документів, що мають юридичну силу (постанов, наказів, розпоряджень, інструктивних листів тощо), їх слід засвідчувати печаткою організації. Копії інших вихідних документів можна засвідчувати печаткою з назвою служби діловодства організації.

Прізвище виконавця і номер його телефону зазначають на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша документа.

Відмітка є довідковою інформацією у разі звернення до виконавця. Тому бажано вказувати не тільки прізвище виконавця, а й ім'я та по батькові. Це полегшить спілкування та допоможе встановити контакт із виконавцем.

Цей реквізит друкують розміром шрифту 8-11 друкарських пунктів.

Відмітку про виконання документа і направлення його до справи проставляють після вирішення питання, яке порушено в документі, або направлення відповіді.

Відмітка про виконання свідчить про те, що робота над документом завершена. Після проставленні цієї відмітки документ підкладають до справи. Відмітка може включати посилання на дату і номер документа, який свідчить про його виконання. У разі відсутності такого документа - короткі відомості про виконання, слова «До справи», номер справи, посаду, підпис і дату. Підписує і датує відмітку виконавець, який працював з документом, або керівник структурного підрозділу. Якщо організація невелика, то назву посади можна не вказувати. Цей реквізит проставляють від руки у лівому куті нижнього берега лицьового боку першого аркуша.

Відмітка про наявність документа в електронній формі містить ім'я файла, код оператора та інші пошукові дані, які встановлює організація. Цей реквізит розміщують у центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа.

Відмітка про надходження документа до організації ставлять від руки або штампом у правому нижньому куті лицьового боку першого аркуша документа.

Елементами цього реквізиту є: скорочена назва організації-одержувача документа (або абревіатура), реєстраційний індекс, дата надійдення документа.

Запис про державну реєстрацію ставлять у Міністерстві юстиції України на нормативні акти, які відповідно до Указу Президента України «Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади» від 3 жовтня 1992 р. №493 заносять до державного реєстру. Організація-автор нормативного акта повинна залишити вільне місце (6х10 см) у верхньому правому куті після номера акта чи грифа затвердження для запису про державну реєстрацію.

Висновок

Значна частина управлінських функцій не тільки здійснюється за допомогою документів, а й знаходить тут своє відображення. До кожного з них ставляться певні вимоги: відповідність до свого призначення, достовірність і юридична сила, чітка структура та зручність в обробці.

Важливе завдання нинішнього етапу - спрощення роботи з документами, прискорення їх складання та оформлення. Цій меті служили затверджений стандарт ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів, де зазначено вимоги до оформлення реквізитів ділових паперів.

Стандарт встановлює найбільш загальні правила складання документів, а також регламентують машинописне оформлення їх окремих реквізитів.

Організаційно-розпорядча документація розвивалася тривалий час стихійно, що потягло за собою виникнення безлічі видів і різновидів документів, використання різних варіантів оформлення окремих реквізитів.

Тому вона особливо потребувала стандартизації.

Прийнятий стандарт вносить деякі доповнення та зміни у раніше встановлені правила та регламентує єдиний порядок оформлення реквізитів, що необхідно для правильності ведення діловодства в установах, організаціях, підприємствах України різних форм власності.

Список літератури

1. Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про Національний архівний фонд і архівні установи»  Відомості Верховної Ради України. - 2002. - №11. - Ст. 81.

2. Закон України «Про внесення змін до Закону України «Про державну таємницю»  Відомості Верховної Ради України. - 1999. - №49. - Ст. 428.

3. Постанова Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 р. №1242

4. «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади».

5. ДСТУ 1.5-2003 Національна система стандартизації. Правила побудови, викладання, оформлення та вимоги до змісту стандартів.

6. ДСТУ 4163-2003 Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів.

Размещено на Allbest.ru