Коммуникации в компании

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Петербургский государственный университет путей сообщения»

Факультет «Экономика и социальное управление»

КУРСОВАЯ РАБОТА

на тему: «Коммуникации в компании»

по дисциплине: «Менеджмент»

Выполнила: Ясковец А.А.

Проверила: Тропинова Е.А.

Санкт-Петербург - 2013

Оглавление

Введение

Глава 1. Сущность коммуникаций

1.1 Общие характеристики коммуникаций

Глава 2. Проблема шпионажа и борьба с ней. Защита информации в компании

2.1 Шпионаж в компаниях

2.2 Защита информации в компании

Заключение

Использованные источники

Введение

Коммуникация - это средство, с помощью которого организационная деятельность объединяется в единое целое. Для компаний коммуникации имеют большое значение. Они необходимы для решений миссий и стратегий компании, обмена информации внутри самой компании, сбора информации о конкурентах, поставщиках и потенциальных потребителей. Поэтому неудивительно, что большинство руководителей основную часть времени тратят именно на коммуникации.

Потребность компании в коммуникациях зависит:

· основных характеристик компании;

· характеристик внешней среды компании;

· задач, которые решает компания.

Актуальностью данной работы является то, что именно коммуникации являются одним из самых важных факторов управления в компании

Целью является изучение сущности коммуникации, а так же что можно предпринять для более эффективного обмена информацией как в компании, так и за ее пределами, борьба со шпионажем в компаниях.

Предметом является сама теория управления.

Субъектом может выступать вся компания в целом. В этом случае коммуникации носят межличностный характер и они осуществляются путем передачи идей, мнений, факторов с целью получения желаемой реакции от коммуникаций.

Для достижения цели нужно решить следующие задачи:

· изучить модели и сущность коммуникаций в компании;

· изучить методы повышения коммуникационного процесса;

· решить проблему шпионажа и борьба с ней через организацию системы защиты информации в компании.

Данная курсовая работа состоит из введения, двух глав и заключения.

Глава 1. Сущность коммуникаций

1.1 Общие характеристики коммуникаций

Коммуникации - это процесс обмена информацией, на основе которого руководитель получает всю необходимую информацию для принятия решений и доводит о своих решениях до работников организации. Плохо налаженные коммуникации могут ошибочно приниматься работниками, людьми, в результате чего могут страдать межличностные отношения. Эффективность коммуникаций довольно часто определяет качество принятых решений и как они реализованы.

В настоящее время компании управляю довольно сложной системой коммуникаций. Они рассматриваются как взаимодействия между различными объектами, компаниями. Каждая компания сама поддерживает компании с внешней средой. Поэтому успешная деятельность компании во многом зависит от правильно построенной коммуникационной политики.

Руководство компании практически все свое время тратит на коммуникации. В этом процессе решаются такие задачи как:

· мотивация исполнителей;

· разъяснение заданий и значимости результатов;

· распределение ресурсов.

Осмысливая коммуникации на уровне компании, мы должны учиться снижать частоту неэффективных коммуникаций. Ведь эффективно работающие компании - это компании, которые эффективны в коммуникациях, обладают хорошо развитым умением общения и понимают, как внешняя вреда влияет на обмен информацией.

Основная задача менеджмента - это получение прибыли, что напрямую зависит от умения управлять делами. Из вышенаписанного можно выделить взаимосвязь между коммуникацией и умением работать.

Выделяют следующие типы коммуникаций:

· познавательный - основное внимание уделяется тому, что говорят, то есть ее цель - это получение и передача той или иной информации;

· побудительный - ее основная задача заключается в том, чтобы изменить мнение, повлиять на человека;

· экспрессивный - передача эмоционального состояния;

· невербальный - этот тип самый точный, так как язык телодвижений происходит рефлексивно;

· социально-ритуальный - поддержание норм и обычаев культурного поведения.

Коммуникации могут осуществляться и вербальным, и невербальным путем.

Вербальная коммуникация является основной, так как она универсальна для общества и компании в целом. Под вербальной коммуникацией подразумевают способы передачи информации посредством определенных знаков. Обычно коммуникации бывают устными и письменными. Они включают в себя использование слов.

Невербальные средства делятся на 2 группы: первичные языки и вторичные языки. Невербальные средства коммуникации изучаются паралингвистикой. К невербальной коммуникации можно отнести:

· жесты;

· физические качества;

· использование и ощущение внешней среды;

· физическая среда;

· особенности речи;

· грамотное использование времени.

Некоторые исследования показали, что в большинстве своем устные коммуникацию воспринимаются через язык жестов и интонацию. Это очень важно, так как означает, что то, как мы говорит, важнее чем то, что мы говорим.

В основном, невербальные коммуникации имеют бессознательную основу, так как невербальной информацией трудно манипулировать и сложно скрывать при общении.

Внутри компании существуют несколько видов коммуникации:

· межуровневые коммуникации;

· горизонтальные коммуникации;

· коммуникации типа руководитель-подчиненный;

· коммуникации между руководителем и рабочей группой;

· неформальные коммуникации.

Организационные коммуникации включают в себя обмен информацией внутри самой компании. Участники такой коммуникации образуют коммуникационную сеть. Главная задача организационных коммуникаций - это не передача отдельных символов, конкретного сообщения, а формирование и совершенствование информационных потоков.

В последнее время в теории коммуникации получило распространение слово дискурс. Его можно определить как речь + действие.

Коммуникативным событием можно назвать комплекс коммуникативных актов, которые объедены общей задачей.

Как известно, работа любого менеджера невозможна без системы коммуникаций. Менеджер обменивается информацией с руководством, коллегами. Он ставит резолюции на различнх документах, запи сывает все свои замечания, готовит доклады, управляет почтой, доводит свои решения до других.

В самом процессе коммуникации немаловажное значение имеет и тип человека. Верно определенный тип человека позволит добиться большего успеха.

Коммуникации делятся на внутренние и внешние.

 Внутренние

коммуникации

Межуровневые Одного уровня Руководитель- Руководитель-

(по вертикали) (по горизонтали) рабочая группа подчиненный

Рис. 1. Внутренние коммуникации компании

Внутренние коммуникации - это коммуникации внутри компании. Они могут быть нескольких видом:

· устные или письменные;

· непосредственные;

· групповые.

Процесс внутренних коммуникаций должен постоянно поддерживаться. К признакам хорошей внутренней коммуникации можно отнести:

· своевременность;

· лаконичность;

· независимость;

· ясность;

· информативность.

Руководитель должен принимать различные подходы для коммуникаций внутри компании. Известно 3 основных вида подхода:

· круговой подход;

· нацеленный подход;

· подход активного действия.

Коммуникации - это естественно очень важное звено между руководителями и подчиненными. Многие исследования организационных структур компании показывали, что коммуникации играют особо важную роль в развитии самой компании. Благодаря коммуникациям достигаются цели компании, проводится мотивация, так же осуществляется контроль. Каждый руководитль заинтересован в улучшении коммуникаций. На мой взгляд, хорошо отлаженные коммуникации в какой-то степени утверждается авторитет руководителя.

Как известно, никакая компания не сможет жить без внешних коммуникаций. Внешние коммуникации - это это взаимодействие коммуникаций между организацией и внешней средой. Внешняя среда сильно влияет на всю организацию деятельности компании.

Компания доносит свои предложения через рекламу и другие программы.

Во внешних коммуникациях существуют следующие типы:

· «бизнес для бизнеса»

· повышение эффективности работы компании является основной задачей.

· К задачам данного типа можно отнести:

· - организация взаимодействия между компаниями;

· - постороени езащищенных надежных каналов обмена информации;

· - координация действий и совместное их развитие;

· отношение бизнеса и власти ;

· отношение с третьими секторами;

· отношения с информационными службами;

· отношения с частными лицами;

· все внешние коммуникации, которые складываются в три группы:

· - по функциям компании;

· - по взаимодействию в текущих государственных заданий;

· - по обращениям сторонних компаний и граждан.

Все внешние коммуникации распространяются за рамки компании.

Все коммуникации образуют коммуникационные сети.

Коммуникационная сеть - это объединение участников процесса с помощью каналов.

Каналы - это связи, которые обеспечивают передачу информации между объктами коммуникации.

Существует несколько видов сетей:

· последовательные;

· веерные;

· круговые

Эффективная организация коммуникативных сетей важна для успешного построения отношений внутри компании и повышения результатов деятельности.

Следует так же различать коммуникационный стиль.

Коммуникационный стиль - это способы, с помощью которых строятся коммуникационные связи.

Принято различать 5 стилей:

· «открытие себя»;

· «реализация себя»;

· «замыкание в себе»;

· «защита себя»;

· «торговаться за себя».

Каждый из этих стилей формирует тот или иной тип коммуникативного поведения в компании.

Процесс обмена информацией называется коммуникативным процессом. Его основная цель - это обеспечение взаимопонимания между объектами.

Сам процесс включает в себя 4 основных элемента:

· отправитель;

· сообщение;

· канал;

· получатель.

Иногда в процессах передачи информации возникают различные помехи или барьеры, которые могут изменить абсолютно весь смысл сообщения. Поэтому руководство должно не допускать этого или искать эффективные пути обхода этого, ведь это способствует достижению цели компании.

Коммуникации важны во всех сферах жизни компании. Без коммуникаций невозможно существование компании. Ведь они являются средством эффективности работы, реализации задач и целей.

коммуникационный управление информация шпионаж

Глава 2. Проблема шпионажа и борьба с ней. Защита информации в компании

Одна из важных проблем любой компании - защита информации. Плохо защищенные коммуникации ведут к шпионажу другими компаниями. В течение веков люди пытались разузнать секреты конкурентов и понадежней скрыть свои от любопытствующих. XX век не внес принципиальных изменений в эту картину, хотя существенно расширил возможности похитителей, выходящих «на дело» без ножа и кастета. Похоже, что и век наступивший внесет свою лепту в историю промышленного шпионажа.

Самые громкие «шпионские» скандалы последнего времени связаны именно с высокими технологиями: хакер, проникающий в сеть конкурента и похищающий информацию, стал «героем нашего времени». Не ушли в прошлое и старые добрые методы похищения бумажных носителей. Во Франции были похищены за одну ночь сотни килограммов технической документации, содержащей секрет производства специального лака для авиационной промышленности.

Рассмотрим на примере некоторых компаний проблему шпионажа и после разберемся с системой защиты информации в компании.

2.1 Шпионаж в компаниях

Unilever против Procter & Gamble

Громкий скандал был связан с похищением сотрудниками Procter & Gamble Со. у Unilevеr документации на средства по уходу за волосами. По одной из основных версий, сотрудники P&G в Цинциннати получали информацию, представляясь сотрудниками аналитических агентств. Однако P&G опровергает это, признавая, тем не менее, факт «слежки», в том числе «ознакомление» с мусорными баками Unilevеr.

Интересно, что конец шпионской деятельности своих сотрудников положил сам руководитель P&G Джон Пепер, как только узнал о ней. P&G немедленно поставил в известность об этом руководство Unilever. Были немедленно уволены 3 сотрудников, которые непосредственно занимались «слежкой». Заявила о своем уходе Сьюзан Стейнхард, руководившая аналитическим отделом P&G, который и занимался изучением деятельности всех конкурентов.

Переговоры о компенсации ущерба длились около полгода, так как Unilever не удовлетворяли условия P&G. «Досадный инцидент» завершился в сентябре 2001 года мировым соглашением, детали которого компании не разглашали. Однако, по оценкам экспертов, его сумма могла достигать десятков миллионов долларов.

Эта история привлекла достаточное внимание деловой общественности к явлению, которое именуют «разгребанием мусора». Многие компании охотно пользуются таким способом сбора информации о конкурентах, хоть и не слишком афишируют это. Однако «разгребание мусора» далеко не всегда считается противозаконным. В разных штатах США законы, касающиеся корпоративной разведки, различаются. В некоторых штатах мусорные корзины причисляются к «брошенному имуществу», и свободный доступ к их содержимому не воспрещается.

Дело P&G и Unilever заставляет задуматься о 2 проблемах: первая -- насколько бережно компании хранят свои секреты, вторая -- как далеко они могут зайти в стремлении проникнуть в секреты конкурентов. Генеральный директор компании Bishop International Джефф Кац считает, что все сводится к тому, способно или нет руководство навести порядок в своем «корпоративном хозяйстве». Не хочешь, чтобы твои документы прочел посторонний, -- уничтожь их вовремя, а не складывай в корзину для мусора. Ведь существует и специальное приспособление для измельчения документов -- шреддер.

Однако этот простой способ обезопасить себя многим не кажется панацеей. Боб Флетчер, директор Risk Advisory Group, считает, что физическое уничтожение бумажной документации -- «верх корпоративной тупости». В современном офисе любой документ можно без труда восстановить, если проникнуть в корпоративную компьютерную систему.

Coca-Cola и PepsiCo

В Соединенных Штатах Америки была арестована группа людей, которые пытались продать компании РерsiСо корпоративные секреты Соса-Соlа. Вначале мошенники отправили в РерsiСо письмо из района Бронкс в Нью-Йорке, подписав его именем Дирка, который представился высокопоставленным сотрудником Соса-Соlа, и обладающим доступом к секретной информации. Однако компания РерsiСо не пожелала участвовать в данном заговоре и не долго думая решила известить конкурента. 19 мая представители РерsiСо переслали руководству Соса-Соlа копию письма, в котором Дирк предлагал компании приобрести у него конфиденциальную информацию. После этого руководство Соса-Соlа обратилось в Федеральное бюро расследований (ФБР).

В рамках тут же начавшейся секретной операции на встречу с Дирком ФБР отправило агента, который выдал себя за представителя Рерsi. Дирк передал агенту 14 страниц документов и запросил 10 тыс. долларов, а за дополнительные 75 тыс. долларов он был готов продать образец нового напитка, который только готовился к выпуску Соса-Соlа. По итогам нескольких встреч агент ФБР передал Дирку 30 тыс. долларов наличными в желтой коробке и договорился об открытии счета, куда должны были постепенно поступать деньги за секретную информацию Соса-Соlа. За все это Дирку пообещали 1,5 млн. долларов. Из информации о счете стало известно, что документами торговал житель Нью-Йорка Ибрагим Димсон.

Тем временем Соса-Соlа проверяла данные камер скрытого наблюдения, в надежде понять, кто все же украл секреты. Были обнаружены кадры, на которых Джон Уильямс, ассистент одного из менеджеров компании, просматривает какие-то бумаги, а затем прячет некоторые из них в свою сумку. Туда же отправилась и пластиковая бутылочка с белой наклейкой, сильно напоминавшая по описаниям то, что готов был продать Димсон.

«Трудно смириться с тем, что с нашим доверием так обошлись, -- констатировал Невил Исделл, председатель совета директоров Соса-Соla. -- Но это лишь подчеркивает, какая ответственность лежит на нас: мы должны бдительно защищать наши торговые секреты».

Представители Рерsi солидарны с Соса-Соla по поводу случившегося, особенно теперь, когда налицо представлены результаты благородного поступка компании. «Мы сделали то, что сделала бы любая ответственная компания. Конкуренция может быть жесткой, но она должна быть честной», -- сказал представитель Рерsi.

А представитель прокуратуры Дэвид Нахмиас заявил: «Кражи ценных торговых данных никто не потерпит: ни министерство юстиции, ни даже компании-соперники. Мы приветствуем гражданскую позицию Рерsi и оперативное обращение Соса-Соla к правоохранительным органам». После всего произошедшего Соса-Соla заверила общественность, что тщательно охраняемая рецептура «классической Соса-Соla» до сих пор остается секретом и останется им впредь.

Toshiba и Lexar Media

На компанию Toshiba наложили рекордные штрафы за промышленный шпионаж в области флэш-памяти NAND. Истец, компания Lехаr Меdia, надеялась так решить собственные финансовые проблемы и избежать стремительного банкротства. Тем не менее, японская корпорация была не намерена так быстро сдаваться: постановление суда было обжаловано, а выплата компенсации отложена до вынесения окончательного вердикта.

Согласно решению суда присяжных, корпорация Toshiba была обязана выплатить компании Lехаr Меdia 84 млн. долларов в качестве компенсации за убытки, нанесенные промышленным шпионажем. Это заявление было сделано на следующий день после того, как суд присудил в пользу Lexar еще 381,4 млн. долларов. Общая сумма компенсации за ущерб, которую была обязана выплатить компания, составила 456 млн. долларов. Этo самая крупная сумма в истории калифорнийских судов, которая когда-либо была присуждена в качестве компенсации за кражу интеллектуальной собственности. Но все же, это практически в 2 раза меньше суммы иска в 1 млрд. долларов, которое первоначально предъявляло руководство Lexar.

Представители компании Toshiba, занимающей 7 место в мире по производству карт памяти, заявили, что намерены обжаловать судебное решение. «Мы считаем его ошибкой и намерены всеми доступными законными способами добиваться ее исправления», -- сказано в официальном заявлении, сделанном этой японской компанией.

В заявлении в добавок говорится, что до конца марта 2005 компания не намерена пересматривать структуру своих финансовых затрат, хотя общая запланированная прибыль за 1 год составит 45 млрд. иен (423,3 млн. долларов), а это на 10% меньше суммы, которую нужно будет выплатить Lехаr по решению суда.

В Tоshibа возлагали большие финансовые надежды на выпуск микросхемы флэш-памяти, которая широко используется в цифровых камерах. Представители компании Lехаr заявили, что эта технология была украдена у них одним из бывших топ-менеджеров Tоshibа, который перешел в правление Lехаr. В ответ на это обвинение представители Toshiba заявили, что их компания первой в отрасли самостоятельно разработала NAND-технологию для производства карт памяти.

Руководство компании Lехаr, офис которой находится в штате Калифорния, было намерено добиваться судебного решения о запрете продажи карт памяти Tоshibа на территории Соединенных Штатов.

Представители компании SаnDiсk, которые имеют совместный завод с Toshiba, заявляли, что в настоящий момент для их компании подобный запрет просто безоснователен. При этом аналитики считают, что SanDisk в состоянии разработать собственную технологию производства карт памяти NAND, что позволит компании усилить свои позиции на рынке. В компании Аррlе, которые используют в своих плеерах iPоd флэш-память производства Toshiba, от комментариев воздержались.

Юичи Исида, аналитик компании Mizuhо Invеstоrs Securities, полагает, что для Toshiba будет крайне трудно найти альтернативные рынки сбыта с высоким спросом на ее продукцию, если запрет действительно вступит в силу на территории США.

Касательно Lехаr, то, несмотря на выигранное дело, потери этой компании в четвертом квартале 2005 финансового года составили 63,3 млн. долларов. При этом очевидно, что полученная от Toshiba компенсация и последующий за этим рост котировок ее акций фактически спасли компанию от неминуемого банкротства. По словам представителей Lехаr, новые инвестиции позволили компании «участвовать в конкурентной борьбе на рынке и извлекать прибыль, несмотря на исход судебных разбирательств».

Аналитики Уолл-Стрит склонны считать, что даже такое потрясение не принесет компании значительных убытков в долгосрочной перспективе. «К концу 2005 года прибыль Toshiba составляла порядка 400 млрд. иен. Ее бизнес в области производства карт флэш-памяти ежегодно приносит 80 млрд. долларов прибыли в год. Поэтому я не вижу в этом огромного финансового потрясения», -- отметил Юичи Исида.

24 марта 2005 на торгах фондовой биржи NASDAQ акции компании Lехаr сначала выросли в цене на 99,3% и составили 6,33 долларов за акцию, а затем на пятничных торгах потеряли в цене 63 цента. Акции компании Toshiba в общей сложности снизились на 0,45%.

Из всего этого можно сделать вывод о том, что промышленный шпионаж высокоразвит в мире. Даже самые крупные компании были пойманы на применении противозаконных и аморальных приемах промышленного шпионажа. В современном мире главной ценностью является информация, зачастую фирмы не могут выдержать жесткую конкуренцию, поэтому шпионские методы добычи информации принимают столь широкое применение.

2.2 Защита информации в компании

На сегодняшний день, абсолютно все руководители осознают всю необходимость защиты информации в компании. Многие идут по пути оснащения предприятия техническими средствами защиты.

Самое важное, что нужно знать о защите информации - это то, что даже очень хорошо защищенная информация может стать объектом хищения.

Чтобы компании защитить свою информацию, нужно:

· выработать систему признания информации конфиденциальной;

· издать приказ по компании, запрещающий распространять какую-либо служебную информацию третьим лицам;

· при устройстве на работу, взять с потенциальных сотрудников подписку о неразглашении информации;

· вся серьезная информация должна регистрироваться в «режимном» органе и должна быть строго запрещена к копированию;

· ограничить доступ к сети Интернет;

· установить открытый доступ видеонаблюдений за рабочими;

· создать инструкцию с описанием присвоения грифов, копирования информации и регистрации документов.

Соблюдение этих правил поможет свести к минимуму утечку информации и защитит ее от конкурентов.

Многие компании внедряют технические средства защиты. Для построения надежной системы защиты необходимо выявить все возможные угрозы. Все возможные способы защиты информации к нескольким методикам:

· скрытие достоверной информации;

· предоставление ложной информации;

· воспрепятствование непосредственному проникновению к источнику информации.

Современная концепция защиты информации требует постоянного контроля. Защита включает в себя комплекс технических мер по обеспечению информационной безопасности техническими средствами. Она должна решать следующие задачи:

· защита носителей информации от уничтожения;

· предотвращение утечки информации по различным техническим каналам;

· предотвращении доступа злоумышленника к источникам информации.

Заключение

Коммуникация - это специфичная форма взаимодействия людей в процессе их деятельности, которая в основном осуществляется посредством языка.

Прежде всего руководитель должен быть хорошим психологом. Психологический фактор - один из самых важных факторов успешных коммуникаций. Немаловажно умение общения.

Можно отметить, что функции коммуникаций так же важны компании, как, например, функции планирования. Для успеха компании необходимы эффективные коммуникации. Эффективно работающая компания - это те, кто эффективны в коммуникациях.

Коммуникации играют огромную роль в управлении. Информация выступает одним из важных факторов управления. Поэтому хорошо защищенная информация позволяет достичь компании успех и сохранить ее от шпионажа.

Успех коммуникаций заключается в получении отправленного сообщения. Чем ближе декодирование к намерению, выраженному отправителем, тем более эффективной считается коммуникация.

На пути эффективных коммуникаций могут возникать различные проблемы, которые руководители и менеджеры должны уметь предотвращать или искать и планировать пути их преодоления.

Основным важным фактором является организационный аспект, а точнее конфигурация коммуникационных сетей.

Понимание типов коммуникационных сетей важно при определении властных полномочий и социальных позиций в группе.

Хотелось бы отметить, что руководитель должен на протяжении всей своей деятельности совершенствоваться в процессах коммуникации.

Роль коммуникация важна в компаниях всех типов: как в малых, так и крупных. От эффективности коммуникационных связей зависит будущее компании в целом.

Использованные источники

1. Зверинцев А.Б. Коммуникационный менеджмент. СПб.: Изд-во Буковского, 2005. - С. 12.

2. Бернет Дзк., Мориарти С. Маркетинговые коммуникации: интегрированный подход: Пер. с анг./Под ред. С.Г.Бежук. СПб: Питер, 2006. - 213 с.

3. Ньюстром Д.В., Дэвис К. Организационное поведение. - / Д.В. Ньюстром. - 2-е изд., перераб. и доп. СПб.: Питер, 2009. - 186 с

4. Почепцов, Г.Г. Теория и практика коммуникации. / Г.Г. Почепцов - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Экономика, 2008. - 703 с

5. Toshiba попалась на промышленном шпионаже//[Интернет-ресурс], 2005

6. http://it2b-forum.ru/topic/290-toshiba

7. Рецепт Coca-Cola пытались урасть.[Интернет-ресурс], 2007

http://www.bugaga.ru/interesting/1146694692-recept_cocacola_pytalis_ukrast.html

8. Мескон М., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента: Пер. с англ. - М.: Дело, 2000. -с. 46

9. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент: практикум по курсу. - М.: Гардарики, 2002. - с.75

10. Хохлова Т.П. Основы менеджмента: Учебник и учебное пособие в схемах. - М.: Экономистъ, 2008. - с. 77

11. Галькович Р.С., Набоков В.И., Основы менеджмента. - М.: ИНФРА-М, 1998. -с. 83

Размещено на Allbest.ru