Управление формальными и неформальными группами

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

Российский экономический университет Им. Г.В. Плеханова

Кемеровский институт (ФИЛИАЛ)

Факультет менеджмента

Кафедра гуманитарных дисциплин

Реферат

По дисциплине «Теория менеджмента: Организационное поведение»

На тему «Управление формальными и неформальными группами»

Управление группой имеет очень большое значение в современном менеджменте. Поскольку организации любого размера состоят из групп, менеджеру необходимо хорошо разбираться в особенностях возникновения и развития формальных и неформальных групп. Современный менеджер должен понимать важность существования неформальных групп. Он должен стремиться к обеспечению тесного взаимодействия между формальными и неформальными организациями, поскольку неформальные организации динамично взаимодействуют с формальными организациями, влияют на качество выполнения работы и на отношения людей к труду и к начальству.

Группа - это два или более взаимодействующих и взаимозависимых человека, объединившихся для достижения определенных целей. Организация любого размера состоит из нескольких групп, которые могут быть формальными и неформальными.

Формальные группы - это рабочие коллективы, которые формируются руководством организации в процессе разделения труда по горизонтали (подразделения) и по вертикали (уровни управления) и выполняют установленные конкретные задачи для достижения определенных целей. В формальных группах приемлемое поведение обусловливается организационными целями и направлено на их достижение.

Формальные группы -- это группы, созданные по воле руководства.

В современных организациях используются различные типы формальных групп: группа руководителя, рабочие группы и комитеты (табл. 16.1).

Табл. 1 Типы формальных групп

Неформальная группа - это спонтанно образовавшаяся группа людей, которые вступают в регулярное взаимодействие для достижения определенной цели. Развитие неформальных групп основано на социальном взаимодействии, происходящем в формальных организациях. Важнейшими причинами возникновения неформальных групп являются чувство причастности, взаимопомощь, защита, общение, симпатия и общие интересы.

Чувство причастности - стремление удовлетворить одну из самых сильных эмоциональных человеческих потребностей - принадлежать к определенной группе людей и получать поддержку с ее стороны.

Взаимопомощь - люди часто в силу различных причин предпочитают обращаться за советом или для обсуждения своих проблем к коллегам, а не к своему непосредственному начальству. В результате тот, кто оказывает помощь, приобретает престиж и самоуважение, а получающий - необходимое руководство к действию.

Защита - осознанная потребность в защищенности, так как люди всегда знали, что сила - в единстве.

Общение - стремление получить доступ к неформальному каналу поступления информации - слухам, так как формальные каналы передачи информации развиты недостаточно или руководство намеренно скрывает от своих подчиненных определенную информацию. Эта информация позволяет удовлетворить потребность индивидуума в психологической защите и причастности, а также обеспечить быстрый доступ к связанной с его деятельностью информацией.

Симпатия и общие интересы. Людей обычно тянет к тем, кому они симпатизируют и кто, по их мнению, может удовлетворить их потребности в принадлежности, компетентности, защите, уважении и т.д.

Неформальные группы создаются не распоряжениями руководства организации и формальными постановлениями, а членами данной организации в соответствии с их взаимными симпатиями, общими интересами, одинаковыми увлечениями и привычками. Данные группы существуют во всех компаниях, хотя они не представлены в схемах, отражающих строение организации, ее структуру.

Основными характеристиками неформальных организаций, которые оказывают сильное влияние па эффективность формальной организации, являются социальный контроль, сопротивление переменам, неформальное лидерство.

Социальный контроль. Неформальные организации осуществляют социальный контроль за своими членами прежде всего путем установления и укрепления норм - групповых эталонов приемлемого и неприемлемого поведения. Социальный контроль, осуществляемый неформальной организацией, может как способствовать, так и препятствовать достижению целей формальной организации.

Сопротивление переменам. В неформальных организациях наблюдается тенденция к сопротивлению переменам, так как перемены могут нести в себе угрозу дальнейшему существованию неформальной организации. Ослабить это сопротивление возможно путем участия подчиненных в принятии решений.

Неформальное лидерство. Неформальный лидер приобретает свое положение, добиваясь власти и применяя се по отношению к членам группы, аналогично тому, как это делает лидер формальной организации. Характеристика отношений, которые могут возникнуть между формальным и неформальным лидером, будет дана в следующих разделах.

Наличие неформальных групп может привести к появлению проблем, но также имеет и потенциальные выгоды. К числу проблем можно отнести: снижение эффективности в связи с низкими групповыми нормами, распространение ложных слухов и тенденция сопротивляться переменам. Потенциальные выгоды: большая преданность организации, высокий дух коллективизма и более высокая производительность труда в случае превышения групповых норм, установленных официально.

Для предотвращения потенциальных проблем и использования потенциальных выгод неформальной группы руководство должно признать неформальную организацию и работать с ней, прислушиваться к мнению неформальных лидеров и членов группы, учитывать решения, принимаемые неформальной группой, привлекать неформальные группы к участию в принятии решений и гасить слухи путем оперативного предоставления официальной информации.

Управление взаимодействием

Руководители должны понимать, что неформальные группы динамически взаимодействуют с формальными. Одним из первых, кто стал уделять внимание этому фактору, был теоретик в области исследования групп Джордж Хоманс. В модели Хоманса (рис. 1) под деятельностью понимаются задачи, выполняемые людьми.

Рис. 1 Модель Хоманса

В процессе выполнения этих задач люди вступают во взаимодействие, которое, в свою очередь, способствует появлению чувств - положительных и отрицательных эмоций в отношении друг друга и начальства. В зависимости от характера эмоций (благоприятных или неблагоприятных) они могут приводить либо к повышению, либо к понижению эффективности, прогулам, текучести кадров, жалобам и другим явлениям, которые немаловажны для оценки деятельности организации. Эти эмоции влияют на то, как люди будут осуществлять свою деятельность и взаимодействовать в будущем. Поскольку групповые эмоции влияют как на задачи, так и на взаимодействие, они могут также оказывать влияние и на эффективность формальной организации.

Методы управления неформальными группами

Менеджером организации при управлении неформальными группами в процессе функционирования организации могут применяться различные методы воздействия.

Методы управления неформальными группами:

1. Консультации с группами

Коллективные обсуждения также способствуют укреплению сотрудничества и в других отношениях. Во-первых, они дают возможность группе и ее членам взять на себя часть заслуг в принятии решения -- это неосязаемая ценность, которая порой имеет очень большое значение. Во-вторых, они удовлетворяют желание группы и ее лидеров получить определенный статус. В-третьих, консультации зачастую улучшают взаимопонимание между группой и высшим руководящим составом организации.

2. Обучение и внушение

Организации нужно стараться убедить своих сотрудников в том, что все, содействующее целям организации, наилучшим образом содействует и целям отдельного человека, даже если в конкретных случаях это и не очевидно. Устраивая вечеринки и спортивные соревнования, организация может попытаться создать у своих служащих ощущение принадлежности к «одной большой семье». Некоторые учреждения стараются информировать всех своих работников обо всех важных решениях и о том, что за ними стоит. Обычно этот прием создает у человека ощущение, что он -- часть организации и что ее удачи -- это и его удачи.

3. Обеспечение лояльности руководящих работников

После того как администрация добилась лояльности своего руководящего состава, оно становится защитником точки зрения организации перед своими коллективами. Руководящий работник не может быть совершенно невосприимчивым к позициям и требованиям нижестоящих работников. Противовесом его человеческой склонности быть заодно со своими подчиненными может служить лишь перспектива большего удовлетворения в качестве компенсации за отождествление с теми, кто занимает более высокое положение.

4. Замена руководителя «среднего звена»

Если добиться лояльности главы подразделения не удалось, то учреждение может заменить его. Однако применение этого метода имеет свои пределы. Если трудовой коллектив оказался способным удержать лояльность прежнего руководителя, он вполне может оказаться способным и завоевать лояльность нового. Не знакомый прежде с работой руководитель вынужден в значительной степени опираться на профессиональные советы своих подчиненных. Он подвергается такому же давлению со стороны организации и групп, как и его предшественник. Он каждый день общается с подчиненными, которых в конце концов начинает уважать. Вряд ли возможно, чтобы такое множество воздействий не повлияло на его отношение.

5. Перевод сотрудников на другое место работы

Многообещающим механизмом укрепления лояльности членов организации и усиления их самоотождествления с организацией в целом служит практика частых переводов сотрудников из подразделения в подразделение. Подобная практика, если ей строго и разумно следовать, вероятно, приведет к появлению в организации значительного числа людей, обладающих весьма разнообразным опытом, что способствует самоидентификации с более крупными структурными подразделениями, -- хотя нет никаких оснований полагать, что такая практика полностью уничтожит преданность работников неформальным группам. Подобные индивидуумы, широко отождествляющие себя с организацией, призваны стать своеобразным корпусом миссионеров организации и послужить противовесом разобщающим силам отождествления с узкой группой.

6. Размещение кабинетов

Еще один механизм воздействия заключается в правильном распределении кабинетов. Уже отмечалось, что служащие встречаются и устанавливают неформальные отношения с теми, кто работает рядом с ними, чаще, чем с теми, кто работает в отдалении. Поэтому формированию настоящего руководящего аппарата отдела или управления может способствовать размещение руководителей в одном месте или на одном этаже.

7. Признание естественных лидеров

Решающий административный механизм контроля за групповым поведением -- это выявление естественных лидеров и управление ими. Каждому руководителю надлежит знать, кто является лидером в каждой неформальной группе и работать с ним, поощряя тех, кто не мешает, а способствует достижению целей организации. Когда неформальный лидер противостоит своему работодателю, его широкое влияние может подорвать мотивацию и удовлетворенность выполняемой работой у сотрудников формальной организации.

8. Обмен информацией в организации

Процесс обмена информацией в организациях условно можно разделить на две категории: формальная и неформальная передача информации.

В каждой организации существует некая официальная структура, с помощью которой сведения передаются по назначению. Но эта формальная их передача дополняется большим количеством информации, передача которой происходит от желания и даже нетерпения работников поделиться ею друг с другом даже тогда, когда это официально не разрешено или даже запрещено. управление неформальный коллектив

Система неформальной передачи информации является одновременно необходимой, неизбежной и иногда раздражающей. Она часто дает возможность организации быстрее, чем по формальной процедуре, получать информацию и приспособиться к меняющимся условиям, она же вносит разлад в официальные соотношения полномочий и затрудняет координацию. Довольно часто неофициально переданная информация бывает искаженной и неверной, поскольку она не подлежит официальному контролю.

Гибкое использование развитой системы формальной и, что особенно важно, неформальной передачи информации дает возможность организации выполнять свои задачи быстро и оперативно. При этом сотрудники могут достичь полноты понимания, а руководству организации добиться большего влияния на неформальные группы, что было бы невозможно при наличии лишь формальной системы.

Размещено на Allbest.ru