Особенности деятельности гостиницы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Глава 1. Особенности деятельности гостиницы

1.1 Основные понятия и классификация в области гостиничного хозяйства

Гостиничная индустрия как вид экономической деятельности включает предоставление услуг и организацию краткосрочного проживания в гостиницах, мотелях, кемпингах, пансионатах и в других средствах размещения за вознаграждение.

Главная функция гостиничного предприятия - предоставление временного жилья за денежное вознаграждение.

Основные понятия и определения в области гостиничного хозяйства даны в нормативных документах и стандартных требованиях.

В соответствии с ГОСТ Р 50645-94 «Туристско-экскурсионное обслуживание. Классификация гостиниц» под гостиницей понимается предприятие, предназначенное для временного проживания. Допустимое минимальное число номеров в гостиницах - не менее 10.

В другом нормативном документе - “Правила предоставления гостиничных услуг в РФ”, утвержденных постановлением Правительства РФ №490 от 25.04.97, даются следующие определения:

Гостиница - имущественный комплекс (здание, часть здания, оборудование и иное имущество), предназначенный для предоставления услуг;

Номер - помещение, состоящее из одного или нескольких мест, оборудованное в соответствии с требованиями, предъявляемыми к гостинице данной категории;

Койко-место - площадь с кроватью, предназначенная для пользования одним человеком;

Потребитель - гражданин, имеющий намерение заказать либо заказывающий и использующий услуги исключительно для личных (бытовых) нужд;

Исполнитель - организация независимо от формы собственности, а также индивидуальный предприниматель, оказывающие услуги потребителям по возмездному договору.

В нормативном документе в соответствии с ГОСТ Р 51185-98 “Туристские услуги. Средства размещения. Общие требования” (введен в действие с 1 января 1999г.) применены следующие термины с соответствующими определениями:

Средства размещения туристов - любой объект, предназначенный для временного проживания туристов (гостиница, турбаза, площадка для кемпинга и др.).

Турист - гражданин, посещающий страну (место) временного пребывания в оздоровительных, познавательных, профессионально-деловых, спортивных, религиозных и иных целях (без занятия оплачиваемой деятельностью) в период от 24 часов до 6 месяцев подряд или осуществляющий не менее одной ночевки.

Гостиницы характеризуются следующими признаками:

состоят из номеров, число которых превышает определенный минимум, имеют единое руководство;

предоставляют разнообразные гостиничные услуги;

сгруппированы в категории и классы в соответствии с предоставляемыми услугами, имеющимся оборудованием и стандартом страны.

Гостиничные предприятия различаются по вместимости, числу мест для проживания и числу номеров.

Гостиничные предприятия классифицируются в зависимости от расположения, набора предоставляемых услуг и уровня предлагаемого обслуживания.

Центральные гостиницы

Все центральные гостиницы, благодаря своему местоположению в центре города, удобны для приезжающих, как по делам, так и для развлечения. Они могут быть фешенебельными, средними, экономичными, апартаментными и использоваться как для кратковременного, так и для долговременного проживания. Центральные гостинцы предлагают самые разнообразные условия проживания и услуги. Фешенебельные гостиницы отличаются не только шикарным интерьером, но и прекрасным обслуживанием: консьержи в вестибюле и на этажах, салон красоты, спортзал, плавательный бассейн, теннисный корт, билетная касса, агентство по прокату автомашин и т.д. Предлагается обслуживание в номерах не только официантом, но и секретарем, персональным врачом, медсестрой, пользование в номерах компьютером, факсом и т.д. Обычно при отеле имеется фирменный ресторан, кафе, бар, холлы для отдыха, конференц-зал, танцзал, а иногда и помещение для ночных увеселений.

Курортные гостиницы

В конце XIX в. в курортных местах стали строиться гостиницы, предназначенные для обустройства отдыхающих, прибывших туда по железной дороге. Курортная гостиница может иметь от 100 до 500 номеров, обычно отдалена от города и располагается вблизи водоемов, в живописных местах; предлагает полный набор услуг, имеет много спортивных сооружений, детских площадок; цены - выше среднего, ориентированы на различные категории туристов.

Гостиницы при аэропортах

Для многих гостиниц при аэропортах характерна высокая заполняемость, поскольку через крупные аэропорты проходит множество пассажиров: путешествующих по делам и отдыхающих, одиночек и в составе групп. Одни останавливаются в этих гостиницах потому, что прибыли или отправляются очень поздним или ранним рейсом, другие из-за того, что делают в этом аэропорту пересадку.

Аэровокзальные гостиницы, обычно имеющие от 200 до 600 номеров, относятся к категории полносервисных. Постоянно имея дело с гостями, многие из которых с трудом подстраиваются под иной временной пояс, они вынуждены продлевать время работы ресторана и обслуживания в номерах, зачастую работая круглосуточно. В более дешевых гостиницах эти функции часто выполняют торговые автоматы.

Отели и мотели на автостраде

Предназначены для туристов, путешествующих на автотранспорте. Может иметь от 150 до 400 номеров, располагается вблизи автотрасс, имеет небольшой штат персонала и предполагает невысокие цены при современных хорошо оборудованных номерах. Без услуг питания.

Отели с полным диапазоном обслуживания

Отели с полным диапазоном обслуживания предлагают широкий ассортимент услуг, удобств и комфорта, включая те, что обычно упоминаются при характеристике фешенебельных отелей: множество торговых точек для обслуживания формальных и неформальных встреч (рестораны, кафе, бары, комнаты отдыха), банкетные залы, конференц-залы. Для удобства деловых людей там есть бизнес-центр, факс, компьютерный модем и т.д.

По уровню, ассортименту и стоимости услуг гостиничные предприятия делятся на несколько типов:

Дешевые отели или отели с ограниченным сервисом, которые предлагают минимум услуг. При этом предприятия питания при них могут быть, а могут и отсутствовать.

Экономичные и бюджетные гостиницы

Отель экономического класса может быть небольшим, с числом номеров от 10 до 150. Располагается в черте города, имеет небольшой штат персонала, хорошо оборудованный номерной фонд, но не предоставляет услуг питания. Это позволило администрации снизить стоимость места в номере на 30% по сравнению с полносервисными отелями. Средняя цена в этих заведениях колеблется от $30 до $50 за сутки. Потребителями являются, как правило, бизнесмены, индивидуальные туристы.

Апартаментные отели длительного проживания

Апарт-отель имеет обычно от 100 до 400 номеров с условиями, аналогичными меблированным комнатам. Цены варьируются в зависимости от сезона и условий размещения. Ориентирован на бизнесменов или туристов, останавливающихся на длительный срок. Апартаментные отели обычно предоставляют за ту же цену на 25% больше жилой площади, чем обычные отели того же ценового диапазона. Дополнительная площадь, как правило, бывает в виде гостиной и небольшой кухни с кладовкой для продуктов. В настоящее время имеется почти 1000 заведений с повышенным сроком пребывания. Многие из таких заведений имеют собственные бизнес-центры и другие структуры, например, магазины, прачечную или сухую чистку.

Отели «люкс» обладают фешенебельным декором, оснащены высококачественной мебелью, хорошо оборудованными общественными помещениями должны быть обеспечены большим количеством персонала по отношению к числу номеров.

Отели «люкс» на 100-400 номеров, располагается, как правило, в центре города и представляет элитарные условия проживания руководителям самого высокого уровня за очень высокую цену.

Отель высокого класса имеет от 400 до 2000 номеров, располагается в пределах города и предлагает широкий набор услуг, предоставляемых обученным персоналом, бизнесменам, участникам конференций, индивидуальным туристам; он оснащен дорогой мебелью и оборудованием. Цена проживания - выше средней.

Таймшер - от 50 до 250 номеров, возможны отдельные строения. Имеет номера квартирного типа и условия, аналогичные курортным гостиницам. Отдельные квартиры проданы индивидуальным владельцам, однако полная собственность контролируется компанией управления.

Цена таймшера зависит от особенностей сезона, а также времени пребывания. Владелец номера имеет возможность пользоваться недвижимостью на протяжении определенного времени. Обычно «собственность» приобретается на срок от 10 лет до бессрочного пользования.

Плавучие отели - это сплав средства, оборудованные под гостиницы, для размещения и отдыха туристов у берега моря, реки или озера. При необходимости такая гостиница может быть отбуксирована по воде вместе с туристами к другой стоянке.

Среди перечисленных гостиниц особое место занимают следующие:

кемпинг - лагерь для автотуристов, расположенный в загородной местности, оснащенный летними домиками или палатками;

ротель - передвижная гостиница, представляющая собой вагон с одно-, двухместными номерами. В дневное время туристы знакомятся с различными и их достопримечательностями, а ночуют в поезде;

ботель - небольшая гостиница на воде (неплавающая), в качестве которой может использоваться соответствующим образом оборудованное судно;

флотель - плавающая гостиница, представляющая собой специально оборудованное судно; туристам предоставляются комфортабельные номера-каюты, услуги активного отдыха, залы для переговоров, конференций, конгрессов, средства связи, многочисленные бары и рестораны.

Международная классификация гостиниц

Кроме перечисленных выше классификаций гостиниц в разных странах используют и другие системы их классификаций. На сегодняшний день их существует более тридцати.

Введению единой классификации в мире препятствует ряд факторов, связанных с культурно-историческим развитием государств, осуществляющих туристскую деятельность, их национальными особенностями, различиями в критериях оценки качества обслуживания.

Самыми распространенными классификациями являются:

система звезд, применяемая во Франции, Австрии, Венгрии, Египте, России и ряде других стран, участвующих в международном туристском обмене;

система букв, используемая в Греции;

система «корон» или «ключей», характерная для Великобритании;

система разрядов и др.

Наиболее распространенной является классификация, в соответствии с которой все гостиницы в зависимости от комфортабельности делятся на категории, условно обозначаемые звездами.

Гостиницы высших категорий - четырех- и пятизвездочные - имеют более просторные номера, высококачественную мебель и оборудование, а также больший набор предоставляемых услуг, чем в гостиницах двух- и трехзвездочных категорий.

В Греции пользуется популярностью буквенная система классификации, хотя на фасадах отелей можно увидеть и привычные звезды. Все греческие гостиницы делятся на четыре категории: A, B, C, D. Гостиницы категории A соответствуют четырехзвездному уровню, B - трехзвездному, C - двухзвездному.

Гостиницам высшей категории в Греции нередко присуждается категория «de Luxe».

Классификация английских гостиниц достаточно сложна. Как правило, на фасаде отелей изображены не звезды, а короны. Что бы перевести категорию гостиницы с «языка корон» «на звездный», необходимо от общего числа корон отнять одну.

Классификация итальянских гостиниц достаточно запутанная, официальной «звездной» шкалы в стране нет. Гостиничная база Италии представлена 40 тыс. гостиниц, разбросанных по всей стране. Согласно принятым в Италии нормам, гостиницы дифференцируются по трем категориям:

первую категорию условно можно отнести к четырехзвездной; вторую категорию - к трехзвездной; третью - к двухзвездной.

К наиболее отличительным особенностям итальянских гостиниц следует отнести их небольшие размеры (50 - 80 номеров).

В отличие от других стран в США нет официальной, утвержденной правительством классификации гостиниц. Однако на практике классификация существует. Так, American Automobile Association (ААА, Автомобильная ассоциация Америки) делит отели по так называемым «бриллиантам»,

- отели категории «Один бриллиант» имеют простое оформление здания со стороны основной дороги и самые необходимые условия для проживания;

- отели категории «Два бриллианта» имеют среднее по качеству оформление здания со стороны основной дороги, некоторое оформление ландшафта и гораздо более богатый внутренний интерьер помещений;

- отели категории «Три бриллианта» отличаются от двух предыдущих более высоким классом обслуживания и комфорта;

- отели категории «Четыре бриллианта» имеют отличное оформление здания со стороны основной дороги и уровень услуг такого качества, что они предоставляются гостю раньше, чем он о них попросит;

- отели категории «Пять бриллиантов» отличаются максимально высоким уровнем обслуживания, комфорта и ассортиментом услуг, предоставляемых гостям.

Классификация гостиниц в Российской Федерации

В Российской Федерации гостиницы и мотели классифицируются по категориям ГОСТ Р 50645-94.

Категории соответствуют звездам, число которых увеличивается с повышением уровня обслуживания. Гостиницы классифицируются по пяти категориям, мотели - по четырем.

Категории обозначены символом * - звезда. Высшую категории гостиницы обозначают - *****, низшую - *, высшую категорию мотеля - ****.

При сертификации гостиницы для присвоения ей определенной категории учитывают требования, предъявляемые:

к зданию и прилегающей к нему территории;

техническому оборудованию;

номерному фонду;

оснащению мебелью;

предметам санитарно-технического оснащения номера;

общественным помещениям;

помещениям для предоставления услуг питания, номенклатуре и качеству предоставляемых услуг;

персоналу и его подготовке;

уровню обслуживания.

Сегодня при желании турист может отправиться практически в любую точку земного шара и найти отель, наиболее подходящий для него по цене, назначению, стилю, оформлению и т.п.

Таким образом, для каждой страны характерна своя квалификация гостиниц и гостиницы, относящиеся к одной категории, но расположенные в разных странах, имеют существенные различия.

1.2 Деятельность гостиниц по получению прибыли

Гостиница - это типичное предприятие, зависящее от соотношений расходов и доходов. Экономическая структура современной гостиницы однозначно нацелена на их благополучные показатели, гарантирующие стабильное получение прибыли.

Доходы гостиницы складываются:

1. От рационального использования номерного фонда. В целом в мире на их долю приходится чуть более половины доходной части (51,2%).

2. Доходы от деятельности предприятий общественного питания, функционирующих при гостинице, согласно среднему мировому показателю составляют 27,5%.

3. Продажа напитков и иных угощений посредством мини баров составляет в доходах гостиниц 7-11%.

4. Дополнительные платные услуги (телефон, прачечная, прокат автомобилей, доставка в номер театральных и транспортных билетов и т. п.) составляют в доходах гостиниц 6%.

5. Доходы от сдачи в аренду помещений гостиницы другим организациям составляют 2-4% .

Структура издержек гостиницы по содержанию номерного фонда составляет:

1. Заработная плата и связанные с ней выплаты согласно среднему мировому показателю - 32,1 %.

2. Эксплуатационные издержки по содержанию номерного фонда (закупка моющих материалов, порошков, паст, работы по дезинфекции и дератизации и т. п.) - В среднем 12-15%.

3. Административные расходы в осуществлении гостиничной деятельности 4-5%.

4. Затраты на энергоносители - 3-5%.

5. Амортизационные отчисления - 4-5%.

6. Ремонт оборудования - 5%. .

7. Маркетинговые исследования - 2-3%.

8. Выплата процентов за кредит - 2-4%.

9. Страховые сборы - 1-2%.

10. Оплата аренды - 2-3%.

11. Закупка продуктов питания для мини-баров - 6-8%.

12. Закупка напитков для мини-баров - 2-3%.

13. Выплаты гонораров специалистам по управлению - 2%. [3]

Таким образом, на образование доходов гостиничного предприятия до выплаты налогов остается в среднем около 13%.

Подобная сложная дробная структура издержек определяется в значительной степени многоплановостью гостиничного хозяйства. Однако каждый показатель и в части доходов, и в части издержек требует не только сравнительного анализа их доли в экономике предприятия, но и тщательного рассмотрения каждого отдельного показателя.

Так, в доходах от номерного фонда важны, прежде всего, показатели зарубежной клиентуры и отечественной.

При этом их (51% местных жителей и 49% иностранных посетителей) можно использовать с большой оговоркой, так как очень многое зависит не только от конкретной страны, но и от места расположения гостиницы. Статистика утверждает, что в столицах и крупных городах доля иностранных посетителей значительно выше, а по некоторым гостиницам превышает 90-95%.

Не менее важен показатель структуры проживающих. Принято делить сегменты рынка на деловых людей, государственных служащих, туристов, участников конференций и совещаний и прочих. По этому показателю также очень большой разброс зависимости от места расположения гостиницы. По крупным городам можно отметить ведущее положение деловых и туристских поездок с очевидной тенденцией к увеличению доли туристских поездок, которая за последние 4 года возросла в мире с 26,4% до 35,8%. Стабилен рынок участников конференций и совещаний, ежегодно составляющих 10-13% всех проживающих в гостиницах.

Решающими при определении доходов гостиницы являются показатели уровня загрузки и тарифной стоимости одного дня проживания. За последние годы уровень поднялся в среднем в мире до 67,2%.

Усредненный показатель стоимости одного дня проживания различен по странам, городам, отдельным гостиницам. Если в странах Латинской Америки средний гостиничный тариф за 1 сутки проживания - 44-47 долларов, в Северной Америке - 60, в Азии - 67, то в Европе необходим анализ по каждой стране. Например, если в Португалии цена номера в среднем 6 долларов, то во Франции и Германии - 81, а в Швейцарии - более 120.

В последние годы многие гостиницы мира, прежде всего в США, стали применять при анализе экономических результатов деятельности показатель «конечного выхода», который рассчитывается как соотношение проданных номеров к числу номеров, готовых для продажи, и средних поступлений от продажи номеров к средним потенциальным поступлениям. В крупных городах этот показатель равен 43%, в курортных гостиницах он ниже (32%), что связано, видимо, прежде всего, с ярко выраженной сезонностью.

На каждые 100 номеров в службе приема в среднем работают 10 человек, на этажах - 12, на предприятиях общественного питания - 34, в телефонной службе -1,5, предоставлением дополнительных услуг заняты 2,5 человека, в аппарате управления работают 6 человек, в коммерческой службе - 2, техническим обслуживанием занимаются 4, в прочих службах работают еще 4. В целом по гостинице на каждые 100 номеров работают 68-75 человек.

гостиничный услуга статистический автоматизация



Глава 2. Основные возможности программы Microsoft Excel по обработке статистической информации

2.1 Основные достоинства программы Microsoft Excel

MS Excel - мощная программа для работы с электронными таблицами, являющаяся, также как и Word, частью пакета MS Office. Обладая достаточно широкими возможностями и высокой степенью интеграции с другими приложениями Office и Windows вообще, Excel стала наиболее популярной программой среди людей, постоянно имеющих дело с огромными массивами чисел.

Excel обладает всеми необходимыми возможностями для обработки электронных таблиц: от простых арифметических действий с несколькими ячейками таблицы до статистической обработки огромных массивов информации.

Информация в Excel представляется в виде таблицы, и может быть записана в ячейки этой таблицы. Остановимся подробнее на некоторых основных возможностях Excel:

Редактирование и форматирование информации:

Информация могут быть введены в таблицу посредством набора на клавиатуре. Кроме того, можно вставить в таблицу определенные фрагменты или целые файлы Excel. Также Excel может открывать файлы прочих распространенных редакторов электронных таблиц (например, Lotus 1-2-3). Excel, как и Word, имеет функцию проверки орфографии (причем он использует общий со всеми приложениями Office словарь), поиска и замены фрагментов информации.

В Excel имеется возможность изменять шрифт, его размер, цвет, начертание для информации каждой ячейки таблицы в отдельности; изменять формат представления информации в ячейке (например, текстовый, числовой, финансовый и др.); изменять направление текста, горизонтальное и вертикальное выравнивание информации в ячейке. Могут быть изменены и размеры самих ячеек, их границы и заливка; имеется возможность объединения и разбиения ячеек, добавление и удаление целых строк и столбцов.

Графика

В Excel, как и в Word, имеется набор встроенных средств для создания геометрических фигур, линий, прямоугольников, овалов и прочих простых графических объектов. Кроме того, имеется возможность выбирать и вставлять в документы десятки предопределенных фигур и готовых Изображениях. Excel позволяет импортировать в документы графику из форматов, поддерживаемых большинством прочих приложений Windows.Одной из самых популярных возможностей Excel является его способность автоматически строить практически любые виды диаграмм и графиков на основе информации электронной таблицы, причем процесс построения диаграммы или графика использующей десятки и сотни значений может занять всего лишь несколько минут.

Также Excel может вставлять в свои таблицы географические карты, используя встроенную в Office программу MS Map, причем коллекцию карт, поставляемую вместе с Office, нельзя назвать маленькой.

Обработка информации и средства автоматизации

Из средств Excel, предназначенных для различной обработки информации, и средств автоматизации можно отметить следующие:

Сортировка позволяет упорядочить информация таблицы по какому-либо критерию, что при работе с большими массивами информации имеет не последнее значение.

Способность использования фильтра информации позволяет отображать на экране только те информация, которые необходимы на данный момент времени, это существенно облегчает поиск и корректировку отдельных частей больших массивов информации.

Возможность проверки вводимых в ячейку информации на определенный критерий предотвращает неправильный ввод, что позволяет работать с таблицей незнакомому с ее «внутренним устройством» работник компании.

Функция консолидации позволяет реорганизовать и объединить общие по какому-либо критерию информация в одну таблицу, это облегчает труд людей занимающихся подготовкой отчетов.

Сводная таблица придает сухим столбцам и строкам чисел наглядность и существенно облегчает подготовку отчет по данным таблицы.

Создание структуры позволяет быстро просматривать и изменять информация, находящиеся в ключевых ячейках таблицы, при этом ячейки более низкого уровня можно просто скрыть (используется примерно тот же принцип, что и в режиме структуры Word).

Использование формул в ячейках позволяет вычислить значение данной ячейки на основе информации прочих ячеек (причем ссылки могут быть как на другие листы, так и на другие книги Excel), причем набор формул Excel далеко не ограничивается стандартными математическими функциями: имеется возможность вводить формулы, которые могут в зависимости от значений каких-либо ячеек выполнять те или иные действия, также в Excel имеется достаточно большой набор финансовых, статистических и прочих видов функций.

Интегрированный в Excel Visual Basic for Application (VBA) позволяет автоматизировать работу Excel (с помощью макросов) и, являясь полнофункциональным (на уровне приложений Office) объектно-ориентированным языком программирования, превращает Excel (и Office в целом) в среду программирования с достаточно широкими возможностями, выходящими далеко за пределы простого вычисления таблиц.

Web-публикации, коллективная работа и интеграция. Excel, являясь частью Office, поддерживает те же функции, касающиеся Web-публикаций, коллективной работы и интеграции, что и все приложения Office. Эти функции были описаны ранее в разделе, посвященном Word.

Настройка параметров

Параметры Excel могут быть настроены в соответствии с любыми конкретными требованиями рабочей среды. Excel имеет те же Главные функции настройки рабочей среды, что и Word.

В Excel 2010 разработчики MS реализовали десятки новых функций. Кроме тех нововведений, которые были описаны в разделе, посвященном Word, и касающиеся Office в целом, следует отметить следующие улучшения исключительно Excel:

При выделении ячеек с цветным текстом цвет остается таким же вместо отображения в инверсной схеме цветов.

Доступны новые числовые форматы с символом евро.

Дополнительные числовые форматы с указанием года четырьмя цифрами.

MS Excel 2010 автоматически расширяет форматирование и формулы в списках, упрощая эту распространенную задачу.

Новые отчеты сводных диаграмм переносят мощь отчетов сводных таблиц на диаграммы. Отчеты сводных диаграмм интерактивны, снабжены кнопками, с помощью которых можно отображать и скрывать элементы диаграммы.

Если на диаграмме отображаются большие числа, можно сократить текст оси и сделать его более читаемым, изменив цену деления этой оси. Например, если значения на диаграмме изменяются в диапазоне от 1 000 000 до 50 000 000, можно отобразить на оси числа от 1 до 50 и добавить подпись, указывающую, что значения выражены в миллионах.

Есть возможность создания и выполнения запросов для загрузки информации, доступных через Интернет. Можно выбрать либо всю Web-страницу, либо указать загружаемую таблицу на Web-странице. Excel 2010 содержит несколько образцов Web-запросов, которые можно выполнить.

Отчет сводной таблицы можно сделать доступным на Web-странице в виде сводной таблицы, представляющей из себя компонент, позволяющий пользователям взаимодействовать с данными в Web-обозревателе.

Пользователи также могут обновлять информация, изменять макет и выбирать различные элементы для отображения.

После нажатия кнопки Готово в мастере отчетов сводных таблиц и диаграмм на листе появляются синие рамки областей перетаскивания и панель инструментов Сводные таблицы со списком полей исходных информации. Для создания макета отчета сводной таблицы прямо на листе можно перетащить поля с панели инструментов в области перетаскивания.

Для отчета сводной таблицы можно задать отображение в структурированном формате, аналогичном формату стандартных отчетов базы информации, облегчающем чтение больших или сложных отчетов сводных таблиц.

Автоформаты сводных таблиц можно использовать для отображения структурированных и неструктурированных отчетов сводных таблиц, а также для задания параметров печати сводных таблиц (разрывов страниц и повторяющихся подписей строк и столбцов) для отчетов сводных таблиц, отображаемых в структурированном формате.

Поля строк и столбцов теперь снабжены стрелками раскрытия списка. По щелчку такой стрелки отображается список доступных элементов, из которого можно выбрать нужный. Этот список позволяет быстро отображать и скрывать элементы полей.

Теперь нет необходимости выделять части сводной таблицы при форматировании отчета сводной таблицы. Форматирование, применяемое с помощью обычного выделения в Excel, сохраняется при обновлении или изменении макета.

Есть возможность создавать отчеты сводных таблиц на основе баз информации OLAP, а также создавать кубы OLAP на основе запросов к другим базам информации. Базы информации и кубы OLAP организуют информация в отчетах сводных таблиц, ускоряя загрузку и обновление информации по сравнению с использованием традиционных баз информации.

Информация из текстовой файлов теперь можно перенести в Excel тем же способом, который используется для создания прочих запросов к базам информации. При открытии такого файла как обновляемого форматирование и формулы сохраняются.

Разработчики имеют возможность подписывать свои макросы, созинформация с помощью Visual Basic for Applications (VBA), что позволяет пользователям установить автора макроса, удостовериться в надежности макроса и отсутствии в нем вирусов. MS Office 2010 распознает макросы, полученные из надежных источников, и не выдает на экран предупреждающего сообщения, если такой макрос не был изменен.

2.2 Статистические функции в Excel

В современных организациях одной из важнейших задач является сбор и обработка данных. Благодаря точной и правильной оценке полученной информации можно сделать выводы о правильных путях развития организации и выявить возникшие проблемы на самых ранних стадиях.

Первым этапов в работе с данными является сбор данных. Чаще всего, сбором данных занимается специальное оборудование и программы.

Следующий этап работы с информацией - анализ данных. Чаще всего любой анализ количественных данных производится при помощи программы Microsoft Excel. Именно поэтому анализ данных в Excel сегодня распространен намного шире, нежели другие программные обеспечения статистики.

Одним из основных методов анализа данных является статистическая обработка. По сути своей статистическая обработка данных подразумевает группировку и работу с некоторыми количественными данными. Благодаря методам статистического анализа можно выявить средние и максимальные значения, заметить тенденции развития и найти наиболее рациональный путь развития.

Для лучших и более точных результатов необходимы не только данные, полученные в конкретный период времени, но и данные за прошлые периоды. Поэтому так важно организовать на предприятии правильную структуру хранения данных. Организация хранения данных подразумевает целостность и непротиворечивость хранения информации и может реализовываться за счет архивов, хранилищ и сейфов. Таким образом, организация хранения данных позволяет быстро и без особого труда найти необходимую в данный момент информацию, полученную в прошлом.

Последний этап работы с информацией - подготовка отчетности. Из всех этапов этот является наиболее значимым, так как в отчете приводятся все выкладки по сбору, анализу и обработке данных, выявляются наиболее значимые для организации количественные характеристики. Также подготовка отчетности подразумевает выявление перспектив на будущее, например наиболее выгодных путей развития и решения проблем.

MS Excel предоставляет широкие возможности для анализа статистических данных. Для решения простых задач можно использовать встроенные функции. Рассмотрим некоторые из них.

1 .Вычисление среднего арифметического последовательности чисел:

= СРЗНАЧ(числа).

Например: = СРЗНАЧ(5;7;9),= СРЗНАЧ(А1:А10;С1:С10),=

СРЗНАЧ(А1:Е20.

2. Нахождение максимального (минимального) значения:

= МАКС(числа) = МИН(числа).

Например: = МАКС(А4:С10);= МИН(А2;С4;7)

3. Вычисление медианы (числа являющегося серединой множества):

= МОДА(числа).

Следующие функции предназначены для анализа выборок генеральной совокупности данных.

5. Дисперсия: ДИСП(числа).

6 Стандартное отклонение: = СТАНДОТКЛОН (числа).

7. Ввод случайного числа: = СЛЧИС()

Для решения сложных задач применяется ПАКЕТ АНАЛИЗА.

ПАКЕТ АНАЛИЗА - дополнение EXCEL расширяющее аналитические возможности и позволяющее строить гистограммы, составлять таблицы ранг и персентиль, делать случайные или периодические выборки данных и находить их статистические характеристики, генерировать неравномерно распределенные случайные числа, проводить регрессионный анализ и многое другое. Чтобы воспользоваться инструментами анализа, выполните следующие действия:

1. В меню Сервис выберите команду Анализ данных....

2. Выберите из списка название нужного инструмента анализа и нажмите ОК.

3. В большинстве случаев в открывшемся диалоговом окне нужно просто указать интервал исходных данных интервал для вывода результатов и задать некоторые параметры.

Инструмент Описательная статистика формирует таблицу статистических данных, ускоряя и упрощая этот процесс по сравнению с использованием формул 1-6.

Инструмент Генерация случайных чисел дает возможность получать равномерное и неравномерное распределение.

Инструмент Гистограмма позволяет создавать гистограммы распределения данных.

Область значений измеряемой величины разбивается на несколько интервалов, называемых карманами, в которых в виде столбцов откладывается количество попавших в этот интервал измерений, называемой частотой.



Глава 3. Разработка предложений по автоматизации работы в гостинице

Развитие гостиничного бизнеса требует компьютерных программ в своей работе для достижения конкурентного преимущества;

2) повышение производительности работы

3) максимальное использование имеющихся ресурсов гостиницы.

Повышение производительности достигается благодаря оптимизации использования ресурсов гостиницы, экономии затрат на обработку данных и более эффективному осуществлению основных производственных операций. Создание интегрированной гостиничной информационной сети, в центре которой находится современная система управления, позволяет свести к минимуму необходимость дублирования информации и соответственно избежать ошибок, возникающих при ручном вводе данных. Экономия труда даже одного работника в день позволит за год сэкономить существенную сумму денег, не говоря уже об избежании дорогостоящих ошибок. Таким образом, к наиболее характерным недостаткам существующей технологии ручной обработки относятся:

- значительный объем обрабатываемой человеком информации, обусловленный использованием большого количества документов различной номенклатуры;

- высокая трудоемкость обработки информации; - недостаточно глубокий анализ полученных отчетов из-за отсутствия группировочного учета;

- большие затраты внимания работников на выполнение рутинных операций и составление ведомостей и отчетов; - неполное и неэффективное использование технических средств, имеющихся в наличии;

- низкая оперативность, снижающая качество работы;

- дублирование потоков информации;

- несовершенство организации сбора и регистрации исходной информации;

- несовершенство процесса обработки информации - для получения какой-либо справки или отчета необходимо полностью обрабатывать документы, относящиеся к данной теме, которые могут находиться в различных группировочных папках;

- несовершенство процессов передачи, хранения, защиты целостности информации и выдачи результатов обработки конечному пользователю. Таким образом, на основании приведенных выше недостатков возникла необходимость использования вычислительной техники, что позволит надежно хранить, обрабатывать информацию и при этом резко снизить трудоемкость и повысить достоверность и оперативность получения результатной информации.

Каждый владелец отеля мечтает о том, чтобы минимизировать потери прибыли на всех этапах, эффективно контролировать работу персонала, повышать качество обслуживания, предвосхищая желания своих гостей. Добиться этого позволяет автоматизация системы управления, которая помогает объединить в единый цикл учета все жизненно важные элементы гостиничного бизнеса.

В условиях постоянных инноваций, перед предприятиями встаёт необходимость работать слажено, считаясь с законами и требованиями рынка, овладевая новым типом экономического поведения, приспосабливая все стороны производственной деятельности к меняющейся ситуации. В связи с этим возрастает вклад каждого работника в конечные результаты деятельности предприятия. Одна из главных задач для предприятий различных форм собственности - поиск эффективных способов управления трудом, обеспечивающих активизации человеческого фактора, для этого можно разработать следующие мероприятия:

1. Ведение архива постоянных клиентов. Оценить удобство этой функции несложно: введя однажды все данные клиента при первом его обращении, сокращается время оформления каждой следующей заявки этого клиента. Можно использовать данные всех клиентов, когда-либо посещавших офис, например, в почтовой рассылке.

2. Анализ получаемой информации с помощью эффективной системы отчетов. Это дает возможность быстро ответить на вопросы: предложения какого из туроператоров принесли наибольший доход в этом сезоне? Можно ли рассчитывать на повышенную комиссию этого туроператора? Какие направления были самыми доходными в этом сезоне? Кто из постоянных клиентов вправе рассчитывать на существенные скидки?

3. Анализ индивидуальной работы каждого сотрудника туристического агентства. Эта функция пригодится в том случае, если нужно проверить, кто из сотрудников хорошо поработал в этом сезоне и достоин премии, принеся значительный доход фирме, а кто откровенно «халтурил».

Таким образом автоматизация работы с помощью Microsoft Excel жизненно необходима персоналу гостиницы для упрощения и ускорения работы, т.к. это дает возможность сокращения времени обработки оперативных данных, повышения степени достоверности обработки информации, а также повышения оперативности получения выходных данных, с точки зрения качества обработки информации целью является улучшение значений показателей качества обработки информации. Так как данный способ работы есть механизм учета, контроля и управления бизнесом, без которого невозможно говорить не только о развитии фирмы, но даже и о простом существовании бизнеса на прежнем уровне

Размещено на Allbest.ru