Размещено на http://www.allbest.ru/

Содержание

Введение

Глава 1. Общая характеристика отдела по работе с деловой документацией

1.1 Общие положения об отделе по работе с деловой документацией

1.2 Организационная структура отдела по работе с деловой документацией

1.3 Задачи, функции, права отдела по работе с деловой документацией

1.4 Должностная инструкция старшего документоведа отдела по работе с деловой документацией

Глава 2. Деятельность отдела по работе с деловой документацией

2.1 Ответственность сотрудников отдела по работе с деловой документацией по видам деятельности

2.2 Взаимодействие отдела по работе с деловой документацией с подразделениями

2.3 Номенклатура дел на 2014 год

Заключение

Литература



Введение

Малюгина Анна Михайловна, студентка 3 курса Тюменского Государственного Нефтегазового университета, факультета Государственное Муниципальное Управление, группы ГМУб-11-1, в соответствии с приказом №133/76-п от 26.05.2014 проходила производственную практику по профилю специальности с 23.06.2014 по 05.07.2014 в Администрации города Тюмени в отделе по работе с деловой документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству. Руководителем практики от отдела по работе с деловой документацией была назначена начальник по работе в отделе Хит Г.Д..

Перед началом производственной практики я была ознакомлена с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами техники безопасности, со своими непосредственными обязанностями, основными функциями и задачами начальника отдела по работе с деловой документацией.

В период прохождения производственной практики я занималась следующим:

- изучала правовые основы, нормативные документы, инструкции, структуру, задачи отдела по работе с деловой документацией;

- принимала участие в своевременной доставке корреспонденции в структурные подразделения Администрации города Тюмени, адресатам города и в почтовые отделения;

- заполняла данные в журнал регистрации корреспонденции;

- выдавала документы под роспись работникам Администрации и всех ее структурных подразделений;

- занималась оформлением писем, рассылаемых из Администрации и их отправкой через почтовое отделение.

При прохождении производственной практики я руководствовалась: Конституцией Российской Федерации, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами Президента Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, иными нормативно правовыми актами. Для написания отчета о практике и проведения анализов предусмотренных программой прохождения практики использовалась основная нормативная база, в которую входят:

- Конституция Р.Ф. (принята всенародным голосованием 12.12.1993);

- Трудовой Кодекс Р.Ф. от 30.12.2001 N 197-ФЗ (принят ГД ФС РФ 21.12.2001) (ред. от 30.12.2006);

- Семейный Кодекс Р.Ф. от 29.12.1995 N 223-ФЗ (принят ГД ФС РФ 08.12.1995) (ред. от 03.06.2006, с изм. от 29.12.2006);

- Ф.З. от 10.04.2000 N 51-ФЗ (ред. от 26.06.2007) "Об утверждении федеральной программы развития образования" (принят ГД ФС РФ 15.03.2000);

- Закон Р.Ф. от 10.07.1992 N 3266-1 (ред. от 30.06.2007) "Об образовании" (с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2008);

- Указ Президента Р.Ф. от 06.04.2006 N 324 "О денежном поощрении лучших учителей";

- Постановление Правительства Российской Федерации от 20 декабря 2007 г. N 903 «О государственной поддержке в 2008 году подготовки рабочих кадров и специалистов для высокотехнологичных производств в государственных образовательных учреждениях начального профессионального и среднего профессионального образования, внедряющих инновационные образовательные программы»;

- Постановление Правительства Российской Федерации от 23 декабря 2005 г. N 803 О Федеральной целевой программе развития образования на 2006-2010 годы;

- Распоряжение от 27 сентября 2007 г. N 259-рг Об управлении по образованию Администрации города Тюмени.

Так же, в период прохождения производственной практики я собирала статистические материалы, делала выписки из служебной документации.

Работая в Администрации города Тюмени, я осознала важную роль и большую ответственность работников данной организации перед обществом.



Глава 1. Общая характеристика отдела по работе с деловой документацией

деловой документация администрация

1.1 Общие положения об отделе по работе с деловой документацией

Общие положения

Настоящее Положение определяет назначение, основные задачи, организационную структуру, функции, обязанности и права, ответственность, взаимодействие с подразделениями отдела по работе с деловой документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени (далее по тексту - отдел по работе с деловой документацией).

Отдел по работе с деловой документацией является структурным подразделением управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени (далее по тексту - управление), создан с целью информационно - документационного и организационно - технического обеспечения деятельности Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени в части организации работы с обращениями юридических лиц (организаций), поступающими в адрес Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени, с деловой документацией, поступающей в адрес руководителей Администрации города Тюмени либо издаваемой ими.

Отдел по работе с деловой документацией в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами, и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, законами и нормативными правовыми актами Тюменской области, Уставом города Тюмени, иными муниципальными правовыми актами Администрации города Тюмени, а также настоящим Положением.

Отдел по работе с деловой документацией возглавляет начальник отдела по работе с деловой документацией, назначаемый на должность заместителем Главы Администрации города Тюмени, директором административного департамента по представлению начальника управления в соответствии с действующим законодательством о муниципальной службе.

Квалификационные требования к должности начальника отдела по работе с деловой документацией: должен иметь высшее или среднее гуманитарное или юридическое профессиональное образование по специализации должности муниципальной службы или образование, соответствующее направлению деятельности.

Квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам:

а) знание Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации, Тюменской области, Устава города Тюмени, муниципальных правовых актов применительно к исполнению своих должностных обязанностей;

б) знание законодательства, определяющего статус, структуру, компетенцию, порядок организации и деятельности органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, муниципального органа города Тюмени;

в) знание муниципальных правовых актов, определяющих статус, компетенцию, порядок деятельности Администрации города Тюмени, структуру, компетенцию и порядок взаимодействия территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Тюмени;

г) знание порядка подготовки, согласования и принятия муниципальных правовых актов города Тюмени;

д) знание основ муниципальной службы Российской Федерации, организации труда;

е) наличие навыков работы с документами и служебной информацией, умение работать на персональном компьютере и с другой организационной техникой;

ж) обладать навыками:

исполнительской дисциплины;

организационной, информационной, документационной, финансово-экономической или хозяйственной работы;

эффективного планирования и организации рабочего времени;

систематизации и структурирования информации, работы с различными источниками информации;

реализации поставленных задач;

владения приемами межличностного общения, грамотного учета мнения коллег;

организации работы по эффективному взаимодействию с представителями государственных органов и органов местного самоуправления;

владения компьютерной техникой, в том числе работа с приложениями пакета MSOffice и в электронной сети Internet, работа с поисковыми системами, а также программными продуктами по направлению деятельности;

ведения служебной переписки и ведения переговоров;

быстрой адаптации к переменам;

оптимального использования своих способностей, а также технологических возможностей и ресурсов для получения необходимых результатов.

В случае временного отсутствия начальника отдела по работе с деловой документацией, в том числе болезни, отпуска, командировки его обязанности исполняет специалист 1 категории отдела по работе с деловой документацией.

Начальник отдела по работе с деловой документацией исполняет обязанности специалиста 1 категории по работе с деловой документацией в случае его отсутствия (болезни, отпуска, командировки).

Место нахождения отдела: город Тюмень, ул. Первомайская, 20, кабинет 217.

1.2 Организационная структура отдела по работе с деловой документацией»

В состав отдела по работе с деловой документации входят: начальник отдела, два специалиста 1 категории и делопроизводитель. Структурных звеньев отдел не имеет (рис. 1).

«Состав отдела по работе с деловой документацией».

Рисунок 1

1.3 Задачи, функции, права отдела по работе с деловой документацией

Отдел выполняет следующие задачи:

Эффективное выполнение обязанностей, возложенных на отдел Административным регламентом по организации рассмотрения обращений граждан, организаций, организации уведомлений граждан, организаций о результатах рассмотрения их обращений в части организации работы с обращениями юридических лиц.

Совершенствование форм и методов работы с деловой документацией в Администрации города Тюмени; оптимизация документооборота и контроля исполнения документов.

Обеспечение единого порядка организации работы с обращениями юридических лиц, деловой документацией в Администрации города Тюмени в соответствии с требованиями законодательства и муниципальных правовых актов.

В соответствии с основными задачами отдел по работе с деловой документацией осуществляет следующие функции:

Обеспечение приема, учета, регистрации, сканирования, предварительного рассмотрения, направления руководителям Администрации города Тюмени по компетенции обращений юридических лиц (организаций), иной деловой документации, внесения резолюций руководителей в электронные регистрационно-контрольные карточки в автоматизированной системе электронного документооборота «Гран-Док» (далее - АС ЭДД «Гран-Док»), СЭДиУВ «DIRECTUM» доставки документов исполнителям, внесения отметок о ходе и результатах рассмотрения, снятии с контроля обращений организаций, деловой документации, контроля за сроками и порядком рассмотрения обращений юридических лиц (организаций), иной деловой документации исполнителями, организации уведомления заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

Обеспечение формирования и ведения в АС ЭДД «Гран-Док» баз данных, СЭДиУВ «DIRECTUM»:

а) входящие документы:

- Законы Российской Федерации;

- Указы и распоряжения Президента Российской Федерации;

- Постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации;

- Законодательные и иные нормативные правовые акты исполнительных и представительных органов власти Тюменской области;

- нормативные правовые и иные правовые акты Тюменской городской Думы;

- служебные письма государственных органов РФ и Тюменской области;

- акты прокурорского реагирования;

- обращения юридических лиц (организаций);

- телеграммы.

б) исходящие документы.

в) внутренняя переписка.

г) электронная почта.

Осуществление контроля за соблюдением требований Административного регламента по организации рассмотрения обращений граждан (организаций), организации уведомлений граждан (организаций) о результатах рассмотрения их обращений, Инструкции по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени в части организации работы с обращениями юридических лиц, деловой документацией.

Осуществление мониторинга удовлетворенности полнотой и качеством исполнения муниципальной функции по организации рассмотрения обращений граждан (организаций), организации уведомлений граждан (организаций) о результатах рассмотрения их обращений в части работы с обращениями организаций.

Осуществление ведения раздела «Обращения юридических лиц» на официальном портале Администрации города Тюмени.

Подготовка ежегодных статистических и информационно-аналитических материалов об организации рассмотрения обращений организаций, иной деловой документации в Администрации города Тюмени Главе Администрации города Тюмени, первому заместителю Главы Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города Тюмени.

Организация работы по учету и хранению законченных дел, подготовке и сдаче их на хранение в архив в соответствии с установленным порядком, составление номенклатуры дел.

Организация работы по рассылке (доставке) исходящих документов за подписью Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени в территориальные отраслевые (функциональные) органы Администрации города Тюмени и организации согласно спискам рассылки, подготовленным исполнителями, и визам руководителей.

Организация информационно-справочной работы по обращениям юридических лиц (организаций), иной деловой документации.

Разработка и внедрение в документационное обеспечение управления новых технологий и элементов модели непрерывного совершенствования управления документами.

Проведение мониторинга нормативно-правовой и методической базы по вопросам документационного обеспечения управления, лучшей практики организации документационного обеспечения управления в государственных и муниципальных органах.

Организационно - методическое взаимодействие с территориальными, отраслевыми (функциональными) органами Администрации города Тюмени, муниципальными учреждениями по рассмотрению обращений юридических лиц, проведение совместно с другими подразделениями управления семинаров, практикумов для территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Тюмени по вопросам компетенции отдела.

Организация работы с документами (обращения организаций) где указанны факты коррупции, обеспечение прохождения их в соответствии с установленным порядком.

Права отдела по работе с деловой документацией реализуются начальником и сотрудниками отдела в соответствии с установленным в должностных инструкциях распределением обязанностей.

Начальник отдела по работе с деловой документацией имеет право:

- требовать от работников Администрации, которым направлены для рассмотрения и принятия мер обращения юридических лиц, деловая документация,

- поставленные на контроль в отделе по деловой документации, их своевременного исполнения, а в случае необходимости - письменные объяснения по фактам нарушения сроков и порядка их рассмотрения;

- возвращать документы, подготовленные с нарушением требований Инструкции по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени;

- вносить руководству, в установленном законодательством порядке, предложения о привлечении к ответственности должностных лиц, виновных в нарушении сроков и порядка рассмотрения ( исполнения) документов;

- требовать письменного оформления содержания и объема своих должностных полномочий и создания условий для их исполнения;

- принимать решения или участвовать в подготовке решений, принимаемых органами местного самоуправления, их должностными лицами в соответствии с должностными обязанностями;

- запрашивать и получать в порядке, установленном муниципальными правовыми актами города Тюмени, нормативные, информационные, справочные материалы, включая специальную литературу, необходимые для исполнения должностных обязанностей, поддержания и повышения квалификации, а равно иметь доступ к необходимой информации, передаваемой с помощью электронных средств;

- посещать в установленном порядке для исполнения им должностных обязанностей предприятия, учреждения и организации, независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности;

- пользоваться в установленном порядке информационными банками данных Администрации города Тюмени, компьютерной, копировальной и множительной техникой, использовать системы связи и коммуникаций;

- вносить предложения по совершенствованию муниципальной службы;

- повышать квалификацию, проходить переподготовку за счет средств бюджета города Тюмени;

- знакомиться с материалами своего личного дела, отзывами о своей деятельности и другими документами до внесения их в личное дело, а также приобщать к личному делу свои объяснения;

- требовать служебного расследования для опровержения сведений, порочащих его честь и достоинство;

- обращаться в органы местного самоуправления города Тюмени или суд для разрешения споров, связанных с муниципальной службой:

- на пенсионное обеспечение с учетом стажа муниципальной службы;

- на включение в резерв для выдвижения на вышестоящую муниципальную должность муниципальной службы;

иные права, установленные федеральными законами, законами Тюменской области, актами органов местного самоуправления г. Тюмени.

1.4 Обязанности начальника отдела по работе с деловой документацией

Начальник отдела по работе с деловой документацией обязан:

Обеспечивать организацию работы и руководство деятельностью отдела;

Осуществлять координацию работы сотрудников отдела;

Осуществлять текущее и перспективное планирование работы отдела;

Вносить начальнику управления предложения:

- о численности и категориях должностей отдела;

- о назначении на должность и освобождении от должности сотрудников отдела;

- о применении поощрений и дисциплинарных взысканий к ним в соответствии с действующим трудовым законодательством, законодательством о муниципальной службе.

Содействовать повышению профессионального уровня работников отдела.

Обеспечивать порядок формирования и хранения дел для передачи в архив.

Обеспечивать организацию контроля за соблюдением требований Административного регламента по организации работы с обращениями граждан (организаций), организации уведомлений граждан (организаций) о результатах рассмотрения их обращений, Инструкции по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени в части организации работы с обращениями юридических лиц.

Обеспечивать организацию и проведение мониторинга удовлетворенности полнотой и качеством исполнения муниципальной функции по организации работы с обращениями граждан (организаций), организации уведомлений граждан (организаций) о результатах рассмотрения их обращений в части работы с обращениями юридических лиц.

Обеспечивать ведение раздела «Обращения юридических лиц» на официальном портале Администрации города Тюмени.

Обеспечивать подготовку статистических данных и информационно-аналитических материалов Главе Администрации города Тюмени, первому заместителю Главы Администрации города Тюмени, заместителям Главы Администрации города Тюмени о количестве и характере обращений организаций, иной деловой документации.

Исполнять поручения начальника управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента.

Уведомлять представителя нанимателя (работодателя), органы прокуратуры и другие государственные органы обо всех случаях обращения каких-либо лиц в целях склонения к совершению коррупционных правонарушений.

Осуществлять иные права и обязанности, предусмотренные законодательством Российской Федерации, Тюменской области, муниципальными правовыми актами города Тюмени, настоящим положением, должностной Инструкцией.

1.5 Должностная инструкция старшего документоведа отдела по работе с деловой документацией

1. Общие положения

1. Настоящая должностная инструкция определяет квалификационные требования, обязанности, права и ответственность старшего документоведа отдела по работе с деловой документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени (далее - старший документовед).

1.2.Старший документовед является работником, замещающим должность, не отнесенную к должностям муниципальной службы. Подчиняется непосредственно начальнику отдела по работе с деловой документацией управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени (далее - отдел).

1.3.Основной задачей старшего документоведа является учет, регистрация входящих документов в адрес Администрации города Тюмени, Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени, поступающих из федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в СЭДД Администрации города Тюмени «Гран-Док» и обеспечение работы с указанными документами в системе электронного документооборота Тюменской области «Директум»; доставка (отправка) исходящих документов, подписанных Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города Тюмени, адресатам.

1.4.Старший документовед осуществляет свою деятельность на основании Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, нормативных правовых актов Тюменской области, Устава города Тюмени, муниципальных правовых актов города Тюмени, положения об административном департаменте Администрации города Тюмени, положения об управлении по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени, положения об отделе и настоящей инструкции.

1.5. В случае временного отсутствия старшего документоведа, в том числе болезни, отпуска, командировки, расторжения трудового договора по различным основаниям, его обязанности исполняет ведущий специалист отдела,

1.6. Старший документовед исполняет обязанности ведущего специалиста, в случае его временного отсутствия, в том числе болезни, отпуска, командировки, расторжения с ним трудового договора по различным основаниям.

1.7. Изменения и дополнения в настоящую должностную инструкцию вносятся в порядке, предусмотренном муниципальным правовым актом для разработки, согласования и утверждения должностной инструкции.

2. Квалификационные требования

2.1. На должность старшего документоведа назначается лицо, имеющее среднее образование.

2.2. К старшему документоведу предъявляются следующие квалификационные требования к профессиональным знаниям и навыкам:

а) знание Конституции Российской Федерации, федеральных конституционных законов, федеральных законов, нормативных правовых актов Российской Федерации, Тюменской области, Устава города Тюмени, муниципальных правовых актов применительно к исполнению своих должностных обязанностей;

б) знание законодательства, определяющего статус, структуру, компетенцию, порядок организации и деятельности органов государственной власти и управления, органов местного самоуправления, муниципального органа города Тюмени;

в) знание муниципальных правовых актов, определяющих статус, компетенцию, порядок деятельности Администрации города Тюмени, структуру, компетенцию и порядок взаимодействия территориальных, отраслевых (функциональных) органов Администрации города Тюмени;

г) знание основ муниципальной службы Российской Федерации, организации труда;

д) наличие навыков работы с документами и служебной информацией, умение работать на персональном компьютере и с другой организационной техникой;

е)наличие навыков:

организационной, информационной, документационной работы;

эффективного планирования и организации рабочего времени;

владения компьютерной техникой, работы с поисковыми системами, а также программными продуктами по направлению деятельности;

ведения служебной переписки и ведения переговоров;

быстрой адаптации к переменам;

оптимального использования своих способностей, а также технологических возможностей и ресурсов для получения необходимых результатов.

3. Должностные обязанности

Старший документовед:

3.1. Осуществляет учет, регистрацию входящих документов в адрес Администрации города Тюмени, Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени, поступающих из федеральных государственных органов, федеральных органов исполнительной власти и их территориальных органов, представительных и исполнительных органов государственной власти субъектов Российской Федерации, в СЭДД Администрации города Тюмени «Гран-Док» и обеспечение работы с указанными документами в системе электронного документооборота Тюменской области «Директум».

3.2. Осуществляет доставку (отправку) исходящих документов, подписанных Главой Администрации города Тюмени, заместителями Главы Администрации города Тюмени, адресатам: путем курьерской доставки, через почтовые отделения, по системам межведомственного взаимодействия, по информационным системам общего пользования в установленных случаях.

3.3. Обеспечивает сохранность отправляемой (доставляемой) корреспонденции.

3.4. Ведет регистрацию исходящей корреспонденции в разносной книге, выдает документы под роспись.

3.5. Разрабатывает рациональные маршруты доставки документов, знает адреса организаций.

3.6. Ведет телефонные переговоры о согласовании времени доставки корреспонденции и уточнения места нахождения документации.

3.7. Выполняет служебные поручения начальника отдела и начальника управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени.

4. Права

Старший документовед имеет право:

4.1. Возвращать документы, неправильно оформленные к отправке.

4.2. Информировать начальника отдела о фактах нарушения структурными подразделениями Администрации города правил оформления документов по служебной переписке, проходящей через отдел по работе с деловой документацией.

4.3. Вносить предложения по совершенствованию работы отдела, связанные с обязанностями, предусмотренными настоящей должностной инструкцией.

5. Ответственность

Старший документовед несет ответственность за:

5.1.Ненадлежащее исполнение и неисполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, должностной проступок, нарушение трудовой дисциплины, превышение должностных полномочий, за несоблюдение ограничений и запретов, связанных с муниципальной службой, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации, муниципальными правовыми актами города Тюмени.

5.2. Правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. Причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.



Глава 2. Деятельность отдела по работе с деловой документацией

2.1 Распределение ответственности сотрудников отдела по видам деятельности

Начальник отдела по работе с деловой документацией несет ответственность за:

а) неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей (должностной проступок), нарушение трудовой дисциплины, превышение должностных полномочий в пределах, определенных действующим законодательством Российской Федерации;

б) правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным, гражданским законодательством Российской Федерации;

в) причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством.

Распределение ответственности сотрудников отдела по видам деятельности Администрации города Тюмени:

Таблица 1

Вид деятельности	Начальник отдела	Специалист 1 категории	Специиалист 1 категории	Делопр.
1	2	3	4	5
Обеспечение своевременного приема, учета, предварительного рассмотрения, регистрации, направления руководителям АГТ обращений юридических лиц (организаций), иной деловой документации		+	+
Сканирование входящих, исходящих, внутренних документов		+	+	+
Внесение резолюции руководителей, отметок о ходе исполнения, исполнении, снятии с контроля обращений юридических лиц (организаций), иной деловой документации в регистрационно-контрольные карточки в АС ЭДД «Гран-Док»	+	+	+	+
Обеспечение формирования и ведения баз данных (входящие, исходящие, внутренняя переписка) по обращениям юридических лиц (организаций), иной деловой документации в АС ЭДД «Гран-Док»	+	+	+	+
Организация учета и хранения законченных дел, передача их в архив в соответствии с номенклатурой дел отдела	+	+	+	+
Осуществление контроля за соблюдение требований Административного регламента по организации рассмотрения обращений граждан, организаций..., Инструкции по документационному обеспечению управления в Администрации города Тюмени в части организации работы с обращениями организаций, деловой документацией	+	+	+
Осуществление мониторинга удовлетворенности полнотой и качеством исполнения муниципальной функции по организации рассмотрения обращений граждан (организаций), организации уведомлений граждан (организаций) о результатах рассмотрения их обращений в части работы с обращениями организаций	+	+	+
Подготовка ежегодных статистических и информационно-аналитических материалов об организации рассмотрения обращений организаций, иной деловой документации в Администрации города Тюмени	+
Осуществление ведения раздела «Обращения юридических лиц (организаций)» на официальном портале Администрации города Тюмени	+
Обеспечение справочно - информационной работы по базам данных «Входящие», «Исходящие», «Внутренняя переписка»	+	+	+	+
Организация рассылки (доставки) исходящих документов исполнителям, заявителям, адресатам, уведомления заявителей о результатах рассмотрения их обращений			+	+
Организационно - методическое взаимодействие с органами Администрации города Тюмени, муниципальными учреждениями по рассмотрению обращений юридических лиц, деловой документации	+	+	+
Проведение семинаров, практикумов для органов Администрации города Тюмени, муниципальных учреждений по вопросам организации рассмотрения обращений юридических лиц, деловой документации, электронного документооборота	+
Разработка и внедрение в документационное обеспечение управления новых технологий и элементов модели непрерывного совершенствования управления документами.	+	+
Проведение мониторинга нормативно-правовой и методической базы по вопросам документационного обеспечения управления, лучшей практики организации документационного обеспечения управления в государственных и муниципальных органах	+	+
Прием, отправка, обработка факсов, телеграмм		+	+	+

2.2 «Взаимодействие отдела с подразделениями»

Взаимодействие с подразделениями отдела по работе с деловой документацией. Подразделения, взаимодействующего с отделом по работе с деловой документацией.



Таблица 2

№	Наименование подразделения, взаимодействующего с отделом по работе с деловой документацией	Предмет взаимодействия
1	2	3
1.	Территориальные, отраслевые (фунциональные) органы Администрации города Тюмени, муниципальные учреждения	Исполнение муниципальной функции по организации рассмотрения обращений граждан, организаций, организации уведомлений граждан, организаций о результатах рассмотрения их обращений в части организации работы с обращениями организаций, поступивших в адрес Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города
		Организация работы с деловой документацией, поступившей в адрес Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя, заместителей Главы Администрации города
		Мониторинг коэффициентов исполнительской дисциплины, качества и повторности в части организации работы с обращениями организаций, деловой документацией
		Организационно - методическое взаимодействие по организации рассмотрения обращений юридических лиц, деловой документации
		Предоставление в отдел ежегодных статистических и информационно-аналитических материалов об организации рассмотрения обращений организаций, иной деловой документации в Администрации города Тюмени
2	Муниципальное учреждение «Комитет по информатизации города Тюмени»	Разработка и внедрение в документационное обеспечение управления новых технологий и элементов модели непрерывного совершенствования управления документами, развитие электронного документооборота, АС ЭДД «Гран-Док»



2.3 Номенклатура дел на 2014 год

Таблица 3

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения и № статей по перечню	Примеч.
1	2	3	4	5
01-07-01	Переписка с депутатами Госдумы, областной Думы и Правительством Тюменской области области по проектам принимаемых законов		5 лет ЭПК
01-07-02	Переписка с органами МВД, юстиции, прокуратуры по вопросам местного самоуправления		5 лет ст. 73
01-07-03	Переписка с Администрацией области, финансовыми органами, учреждениями, организациями, предприятиями по вопросам финансирования, цен и ценообразования, муниципального заказа		5 лет ЭПК
01-07-04	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, организациями по вопросам имущества, приватизации и формированию муниципальной собственности		5 лет
01-07-05	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, организациями по вопросам ГО и ЧС, экологии и природоохраны		5 лет
01-07-06	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, организациями по вопросам работы учреждений транспорта и связи, безопасности дорожного движения		5 лет
01-07-07	Переписка с Администрацией области, организациями по вопросам работы предприятий торговли, общественного питания, бытового обслуживания		5 лет
01-07-08	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, организациями по вопросам народного образования, здравоохранения, культуры		5 лет
01-07-09	Переписка с предприятиями, организациями по вопросам землеустройства		5 лет
01-07-10	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, учреждениями, организациями по вопросам работы служб коммунального хозяйства		5 лет
01-07-11	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, учреждениями, организациями по вопросам социальной защиты населения, наркомании, молодежной политики и спорта		5 лет
01-07-12	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, учреждениями, организациями по вопросам капитального строительства		5 лет
01-07-13	Переписка с Администрацией области, предприятиями, учреждениями, организациями по вопросам благоустройства и озеленения		5 лет
01-07-14	Переписка с предприятиями, учреждениями, организациями об отселении, сносе ветхого жилья, предоставлении квартир		5 лет ЭПК
01-07-15	Переписка с Правительством Тюменской области, предприятиями, организациями по вопросам экономики и промышленности, трудоустройства и занятости населения		5 лет
01-07-16	Переписка с учреждениями, предприятиями, организациями по административно-хозяйственным вопросам		3 года ст.335
01-07-17	Переписка с органами прокуратуры		5 лет ЭПК
01-07-18	Распоряжения , Постановления Правительства Тюменской области, Тюменской областной думы		5 лет ЭПК
01-07-19	Решения Тюменской городской думы, Постоянных комиссий Тюменской городской думы		5 лет ЭПК
01-07-20	Журналы разноски документов по зданию, по городу, отправки документов почтой		3 года ст.106 б
01-07-21	Положение об отделе по работе с деловой документацией, должностные инструкции			(при необх. замены



Заключение

В ходе производственной практики мною была изучена работа отдела по работе с деловой документацией Управления по обращениям граждан и делопроизводству, должностными обязанностями начальника отдела по работе с деловой документацией, получила обширные практические навыки.

Согласно аналитической информации предоставленной в данном отчете о и изученных материалов, проведенных анализов, можно подвести следующий обобщающий итог:

Отдел по работе с деловой документацией является структурным подразделением управления по обращениям граждан и делопроизводству административного департамента Администрации города Тюмени (далее по тексту - управление), создан с целью информационно - документационного и организационно - технического обеспечения деятельности Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации города Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени в части организации работы с обращениями юридических лиц (организаций), поступающими в адрес Главы Администрации города Тюмени, первого заместителя Главы Администрации Тюмени, заместителей Главы Администрации города Тюмени, с деловой документацией, поступающей в адрес руководителей Администрации города Тюмени либо издаваемой ими.

В состав отдела по работе с деловой документации входят: начальник отдела, два специалиста 1 категории и делопроизводитель. Структурных звеньев отдел не имеет.

Отдел выполняет следующие задачи:

- Эффективное выполнение обязанностей, возложенных на отдел Административным регламентом по организации рассмотрения обращений граждан, организаций, организации уведомлений граждан, организаций о результатах рассмотрения их обращений в части организации работы с обращениями юридических лиц.

- Совершенствование форм и методов работы с деловой документацией в Администрации города Тюмени; оптимизация документооборота и контроля исполнения документов.

- Обеспечение единого порядка организации работы с обращениями юридических лиц, деловой документацией в Администрации города Тюмени в соответствии с требованиями законодательства и муниципальных правовых актов.



Список литературы

Атаманчук Г.В. Теория государственного управления. Курс лекций. - М., 1997.

Афанасьев В.Г. Научное управление обществом (Опыт системного исследования). - М.: Политиздат, 1973. - 392с.

Гражданский кодекс РФ.

Иванов С.В. Основные приоритеты маркетинговой деятельности на предприятии //Прикладной маркетинг. - 2004.-№ 3. - с. 4-9.

Котлер Ф. Основы маркетинга /Пер. с англ. - М.: Наука, 1995. - 532 с.

(журнальные статьи)

Конституция РФ. - М.: Юрайт-М, 2000. - 48с.

Мерсиянова И.В. Институализация общественных объединений в местном самоуправлении. - Новосибирск: Институт неправительственного сектора, 2003. - 176с.

Местное самоуправление: сравнительно-правовой анализ действующего законодательства РФ и законодательства Тюменской области: Сборник нормативно-правовых актов. - Тюмень: Издательство ТГУ, 2000.

Социальные технологии межсекторного взаимодействия в современной России. Учебник под общей ред. А.С. Автономова; - М., Фонд НАН, 2003. - 416с.

Федеральный закон «Об общих принципах организации местного самоуправления в РФ» 12.08.1995. Устав Тюменской области

Размещено на Allbest.ru