Документирование управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ВОРОНЕЖСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

Кафедра экономики и управления на предприятии машиностроения

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА №1

по курсу «Документирование управленческой деятельности»

Воронеж 2014



1. Роль документа в различных областях деятельности общества

Роль документов в различных областях деятельности человека трудно переоценить.

Документы в сфере права и управления. Государственные органы на основе документов и с их помощью вырабатывают внутреннюю и внешнюю политику, управляют государством. Документы являются руководящими актами для нижестоящих органов, с их помощью контролируется соблюдение законности, а воля государственных органов доводится до сведения исполнителей. Именно документы (зафиксированная на материальном носителе информация, имеющая юридическую силу) служат основным доказательством того или иного факта при решении хозяйственных споров с партнерами в арбитражном суде или при рассмотрении трудовых конфликтов с работниками в суде.

В управленческой сфере документ является: 1) носителем информации; 2) средством фиксации и передачи управленческих решений.

Особое место отводится документам на машинных носителях, безбумажной технологии обмена информации и т.п. Как носитель информации документ обеспечивает взаимодействие структурных подразделений, организаций, предприятий, фирм. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения, источником для анализа, материалом для справочно-поисковой работы.

Роль и место документов в экономике. Документы играют важную роль в организации хозяйственной жизни государства. Без документов, отражающих деятельность предприятий и учреждений, невозможно составить ни перспективный, ни текущий план, невозможно провести анализ хозяйственной деятельности. Внутри предприятий документирование хозяйственных процессов распространяется на все этапы его деятельности: снабжение, выпуск продукции, сбыт, оплату труда и др. С помощью документов осуществляется фиксация этих этапов, удостоверяется их правовая обоснованность.

Роль документов в социальных процессах. Особое значение имеют документы по кадрам (личному составу), отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается. Важно, чтобы кадровая документация велась в соответствии с требованиями Трудового Кодекса и Инструкции по ведению трудовых книжек.

Документы в управлении производственными процессами (научно-техническая документация). Техническая документация предназначена для решения научно-исследовательских проблем, возведения новых зданий и сооружений, изготовления предметов промышленного производства и т.п. Она сохраняет свое практическое значение и после окончания строительства или снятия изделия с серийного производства и выполнения других работ, поэтому хранится в технических архивах. Для эксплуатации различного оборудования также необходимо наличие технической документации.

2. Функции документов. Их свойства

Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение.

Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа - необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Социальная функция присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на их социальные отношения в зависимости от их назначения и роли в данном обществе, причем может не только стимулировать развитие их социальных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться.

Культурная функция - способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция - документы выступают как средство управленческой деятельности, они специально созданы для целей управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение; вторая - документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив. Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный, - отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.

СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА

Как и всякий другой объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает - первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», что в переводе с латинского означает «достоверный». Подлинный документ - документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа. Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа - это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

3. Сущность и общие требования к формированию дел

Формированием дел называется группировка документов в дела в соответствии с номенклатурой. Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть определен на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по делопроизводству конкретной организации (учреждения). Этой инструкцией должны руководствоваться работники организации (учреждения), ответственные за формирование и хранение дел. Дела формируются и хранятся в структурных подразделениях организации (учреждения). В структурных подразделениях выделяются лица, ответственные за сохранность документов и формирование их в дела. Формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляется ведомственным архивом.

Формирование дела начинается сразу с начала года. На каждое названное дело в номенклатуре должна быть заведена папка. Это может быть папка скоросшиватель или папка регистратор. Обложка дела должна быть оформлена, и содержать следующую информацию:

* наименование организации (полное или сокращенное, если оно официально закреплено), указывается непосредственная подчиненность;

* наименование структурного подразделения;

* индекс дела по номенклатуре (Например, Дело №06-03, где 06 - это индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер дела в номенклатуре);

* заголовок дела (переносится на обложку из номенклатуры без изменений);

* срок хранения.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

* помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел; запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, за исключением экземпляров особо ценных документов;

* документы постоянного и временного хранения группировать отдельно;

* включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

* группировать в дело документы одного календарного года, исключение составляют - судебные дела, личные дела, переходящие дела;

* группировать в дело документы в зависимости от специфики деятельности того или иного учреждения (например, документы учебных заведений, которые формируются на учебный год, документы театров, характеризующие сценическую деятельность, в пределах театрального сезона и др.);

* дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см, при наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением «т.1, т.2» и т.д. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре дел в конце года.

В дело помещаются документы, по своему содержанию соответствующие заголовку дела. Внутри дела документы располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Организационно-распорядительные документы группируются в дела по видам в хронологическом порядке с относящимися к ним приложениями.

Организационно-правовые документы, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются в дела вместе с ними. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в отдельное дело. Приказы по основной деятельности формируют отдельно от приказов по личному составу. Приказы по личному составу группируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. Приказы по приему, увольнению группируются отдельно от приказов по командировкам и приказам по отпускам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере поступления документа.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в алфавитном порядке в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов. Приложения, объем которых свыше 250 листов, составляют отдельный том.

Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, документ - ответ помещается за документом - запросом.

Правильная группировка документов в дела и их систематизация в деле, конечно, значительно облегчают работу с документами в текущей деятельности, проведение экспертизы ценности документов и подготовку документов к последующему хранению и использованию.



4. Что подразумевается под оперативным хранением документов? Какие различают сроки нахождения дел во временном пользовании

С момента заведения и до передачи на хранение в архив дела хранятся по месту их формирования. Обеспечить сохранность документов и дел должны руководители структурных подразделения организации (учреждения) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.

Дела располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, сейфах, что обеспечивает их сохранность и защиту от пыли и воздействия света. В целях оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа. На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в архив. Документы, уже включенные в дело, могут в течение года потребоваться работнику организации (учреждения). В этом случае они могут быть вынуты из дела только ответственными лицами за их формирование и хранение. На их место закладывается лист-заместитель, в котором указывается, когда, кому и на какой срок выдан документ.

После делопроизводственного года выдача отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользование может быть выдано дело целиком. Если требуется выдать целиком все дело, заполняется карта - заместитель, в которой указывается номер выданного дела, дата выдачи, кому выдано дело, на какой срок, подпись в получении и приеме после возвращения документов. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам организации на срок не более одного месяца.



5. Какие основные правила хранения документов в архивохранилищах Вы можете назвать

Подготовка дел к передаче в архив для дальнейшего хранения включает в себя: экспертизу ценности документов, оформление документов, составление описей дел, составление актов о выделении документов к уничтожению. Эта процедура позволяет выделить для хранения наиболее ценные и значимые документы. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами.

Формирование дела заканчивается после завершения года, когда подшиты последние документы за прошедший год. После этого проводится работа по оформлению дел для последующего хранения или передачи их в ведомственный архив.

Передача документов на хранение в ведомственный архив осуществляется, согласно утвержденного графика. График составляется архивом и утверждается руководителем организации (учреждения). Эта работа должна проводится ежегодно.

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача производится по описям.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив не передаются, а хранятся в структурных подразделениях и по истечению сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указанием цифрой и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надписью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее. Один экземпляр описей возвращается сдатчику. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

6. В каких подразделениях организации находится номенклатура дел

Номенклатура дел - это перечень дел на предприятии, составленный по унифицированной форме, с определением срока их хранения. Документ о номенклатуре дел должен быть оформлен на утвержденном бланке предприятия даже в тех ситуациях, когда данный документ предназначен для внутреннего использования в организации или в различных ее структурных подразделениях или отделах. Образец формы номенклатуры дел также является утвержденной решением Коллегии РосАрхива.

Данный документ позволяет рационально вести работу с разного рода документами:

- по определенной системе группировать в специальные дела документы, что обеспечивает их сохранность и оперативность поиска;

- в процессе регистрации по разработанному индексу дел и классификации документам присваивают индивидуальный регистрационный номер;

- как основной документ его применяют в процессе отбора дел для передачи их в архив;

- как учетный документ его используют для хранения дел временных сроков сбережения;

- как основной -- в архивном деле служит для организации описей дел долговременного и постоянного хранения.

Номенклатура дел является многофункциональным документом, который необходим предприятию для упорядочения процесса текущего делопроизводства. Для муниципальных учреждений и государственных органов, что передают документы в муниципальные или государственные архивы, а также для нотариусов и акционерных обществ составлять номенклатурные дела является обязательным нормативным требованием.

Номенклатуры дел могут быть:

- самостоятельно разработаны предприятием, сотрудники которого знают специфику образующихся документов и структуру деятельности предприятия. Однако в номенклатуре дел при отсутствии опыта могут быть выявлены ошибки;

- поручить их составление компании, специализирующейся по данному вопросу, с заключением договора по предоставлению услуг. В этом случае не всегда разрабатывается наиболее рациональная система по работе с документами.

7. Понятие формуляра-образца, как модели унифицированной формы документа. Понятие реквизита. Полный перечень реквизитов управленческих документов. расположение реквизитов в формуляре-образце

Формуляр-образец документа - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

Реквизит документа - обязательный элемент оформления официального документа.

Формуляр-образец может быть представлен как в виде чертежа, содержащего план размещения реквизитов, так и в виде описания реквизитов с указанием последовательности их оформления. Формуляр-образец должен содержать все реквизиты, входящие в конкретные документы исходного множества, после унификации этих реквизитов и определения, необходимых для их размещения площадей.

Принятая в формуляре-образце последовательность расположения реквизитов должна отражать наиболее часто применяемую их последовательность в документах исходного множества. Это свойство документов позволяет не только успешно совершенствовать процессы документирования в традиционных «ручных» технологиях, но и, определив общие принципы архитектуры управленческих документов, перейти к автоматизированному проектированию необходимых документов в компьютерных технологиях.

Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяет ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов« (п.2).

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

8. Классификация документов управления. Каковы ее цели

Классификация управленческой документации - распределение всей управленческой документации на группы в зависимости от ее функционального назначения.

Разновидности документов по функциям и задачам управления включены в Общероссийский классификатор управленческой документации ОК, 011-93, введенный Госстандартом Российской Федерации. К организационно-распорядительным документам относятся: организационные документы (положение о совете директоров акционерного общества, положение о службе (отделе) управления, должностные инструкции работников подразделений организации, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, штатное расписание); распорядительные документы (приказы, распоряжения, решения совета директоров, и указания - распорядительные документы, относящиеся к основной деятельности организации; приказы, распоряжения по личному составу, отражающие конкретные управленческие ситуации процессов движения кадров, их учета, оценки и т.д.); информационно-справочные документы (протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий, акты о нарушении трудовой дисциплины, переписка по вопросам работы с кадрами, докладные и объяснительные записки, заявления, графики отпусков и т.п.).

К документам по персоналу относятся: трудовые книжки, справки с места работы, типовой трудовой договор (контракт), характеристики или рекомендательные письма, резюме, автобиографии и др. Из учетных документов следует выделить заявление о приеме на работу, личную карточку Т-2, заполняемую на всех работников и служащую для подтверждения трудового стажа, личный листок по учету кадров и дополнение к нему или анкету и дополнение к ней и т.д. Плановой документацией являются плановые задания по кадровым вопросам, заявки на молодых специалистов, наряды, плановые расчеты по численности, оплате труда и т.п. Отчетно-статистическая документация составляется по численности, балансу рабочего времени, заработной плате, производительности труда, высвобождению работников и т.д. К информационно-справочным документам относятся: протокол, письмо, гарантийное письмо, факс, претензия и др. К управленческой документации относятся документы по организации защиты коммерческой тайны: перечень сведений, памятка работнику, обязательство о неразглашении тайны; договоры о материальной ответственности; исковые заявления.

9. Назовите наиболее употребляемые сокращения слов

Все сокращения слов и наименований должны быть обще-при­нятыми. Например, сокращенно записываются название единиц из­мерения (при цифрах). Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них по первым буквам пол­ного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет); по слоговому прин­ципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения); по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик морожено­го, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, склоняются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объе­ме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» -- буксир, «бух.» -- бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокра­щение должно быть заменено полным написанием. Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями снижает официальный тон документа.

год, годы - г., гг. (при цифрах) область - обл.

дом - д. прочее - пр.

другие - др. пункт - п.

и так далее - и т.д. район - р-н (при названии)

и тому подобное - и т.п. рубль - р., руб.

10. Понятие протокола, где составляется и кем подписывается

Протокол можно отнести и к информационным документам (содержит информацию об обсуждении какого-либо вопроса) и к распорядительным, т.к. содержит постановляющую часть.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях. Например, протоколируются собрания акционеров, заседания советов директоров. Документируется также деятельность различных советов (методических, ученых и др.) Ведет протокол специально назначенное лицо или секретарь. В его формуляр входят следующие реквизиты: наименование организации (структурного подразделения), указание вида документа - ПРОТОКОЛ, дата заседания, регистрационный номер, место составления протокола, заголовок, текст, подписи.

На протоколе проставляется именно дата события, которое протоколируется. Если заседание продолжается несколько дней, указывается дата начала заседания и через тире дата окончания, например: 12-14.01.2000. В заголовке к тексту отражается вид коллегиальной деятельности (заседание, собрание, совещание) и название коллегиального органа в родительном падеже (собрания трудового коллектива).

Текст протокола состоит из вводной части, где указываются председатель, секретарь, присутствующие и повестка дня, и основной, где фиксируется ход заседания. Слово «Председатель» печатается через два интервала после заголовка, прямо от полей с прописной буквы. Затем, после тире указывают инициалы и фамилию. Также оформляется слово «Секретарь». С новой строки после слова «Присутствовали» перечисляют инициалы, фамилии присутствующих в алфавитном порядке. Если заседание расширенное, то указывается цифрой количество участников, а пофамильный список прилагается к протоколу. Далее следует повестка дня, где перечисляются вопросы, вынесенные на рассмотрение. Каждый вопрос нумеруется и начинается с предлога «О» («Об») или указываются фамилии докладчиков.

Основная часть текста протокола строится по разделам, соответствующим пунктам повестки дня. В каждом пункте могут быть части: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ (ПОСТАНО-ВИЛИ). После этих слов ставится двоеточие и, таким образом, текст зрительно разбивается на части. Слова начинаются с новой строки, с абзаца.

Каждую фамилию и инициалы выступающего печатают с новой строки в именительном падеже, затем ставится дефис, выступление излагается от третьего лица единственного числа. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них. Решения по нескольким вопросам подразделяются на пункты и подпункты. При выборах должностных лиц в протоколе ука-зываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Протоколы делятся на полные и краткие. Кратко протоколируются оперативные совещания, а также такой протокол допустим при наличии стенограмм. Полностью подготовленный протокол подписывается председателем и секретарем.

11. Охарактеризуйте телефонограммы. Каких правил следует придерживаться при их передаче

Телефонограммой передаются несложные тексты в 20-30 слов, чаще всего, приглашения, напоминания и т.п., указания от имени должностного лица. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и содержит реквизиты: название документа (телефонограмма), индекс, дата, адресат, текст, наименование должности (с указанием учреждения) и фамилии лица, подписавшего документ, время приема-передачи телефонограммы, фамилии передающего и принимающего, номера их телефонов.

документ дело телефонограмма документация

12. Как штатное расписание и численность связаны

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия, указывающий фонд заработной платы. Форма штатного расписания унифицирована УСОРД и оформляется на общем бланке организации с указанием реквизитов: наименование организации; наименование вида документа; дата; место издания; гриф утверждения; текст; визы; подпись; печать. Текст оформляется в виде таблицы, указывается перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавок и месячном фонде заработной платы. Штатное расписание визирует главный бухгалтер, юрист, подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации, подпись которого заверяется печатью. Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования всех структурных подразделений, должностей и количество штатных единиц каждой должности организации (учреждения). Оформляется на общем бланке предприятия с указанием реквизитов: наименование организации, наименование вида документа, дата, место издания, гриф утверждения, визы, подпись, печать. Текст оформляется в виде таблицы. Документ подписывает начальник отдела кадров или заместитель руководителя, утверждает руководитель организации. Согласовывают его с главным бухгалтером и юристом. Подпись руководителя в грифе утверждения заверяется печатью.

13. Назовите основные реквизиты письма

Обязательными реквизитами служебного письма являются:

- реквизиты бланка:

- наименование организации,

- справочные данные об организации,

- дата письма,

- регистрационный номер,

- ссылка на дату и номер поступившего документа,

- адресат;

- заголовок к тексту (при необходимости);

- текст;

- отметка о наличии приложения;

- подпись;

- отметка об исполнителе.

На бланке служебного письма может также присутствовать изображение герба:

- Государственного герба Российской Федерации,

- Герба субъекта Российской Федерации,

- Герба муниципального образования,

или:

- изображение эмблемы организации,

- товарного знака

- знака обслуживания.

14. Назовите особенности писем в коммерческих организациях

Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.

Тон письма должен характеризоваться вежливостью и точностью - качествами неотъемлемыми в деловой корреспонденции. Однако общий настрой может меняться в зависимости от его содержания. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.

Каждое письмо преследует определенные цели и поэтому должно быть написано языком, в наибольшей степени способствующим лучшему достижению ее. Переписка между людьми, общающимися в течение определенного времени может иметь менее официальный тон в отличие от переписки между корреспондентами, впервые вступающими в контакт. Сообщение в письме должно быть изложено простым и естественным языком, полностью исключающим двойное толкование.

15. Какие документы относятся к группе документов по личному составу

К документам по личному составу относятся:

- документы по аттестации сотрудников;

- личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);

- документы по социальному обеспечению, т. е. назначению пенсий.

В то же время в офисах с небольшой текучкой сотрудников обходятся без компьютерной базы данных и вполне успешно применяют традиционные формы документов «докомпьютерной» эпохи.

Обязательное ведение большинства кадровых документов предусмотрено Трудовым кодексом РФ, инструкцией по ведению трудовых книжек, другими ведомственными актами.

Часть этих документов регламентирована до уровня единообразных в масштабах всей страны бланков, например:

- трудовая книжка,

- листок по учету кадров,

- график отпусков и др.

Для других предлагаются варианты бланков с разной степенью детализации, например:

- для некоторых кадровых приказов,

- справок с места работы или учебы.

Третьим даны только названия и перечислен состав информации, которой должен быть наполнен подобный документ, к этой группе документов относятся, например:

- заявления,

- докладные и объяснительные записки.

16. Дайте понятие автобиографии, кто его пишет. Какие вопросы освещаются в ней

Автобиография - документ, излагающий события жизни от первого лица в хронологическом порядке.[3] Автобиография необходима при поступлении в учебное заведение; при трудоустройстве, преимущественно, в государственные учреждения и др.

Пишется автобиография в произвольной форме на чистом листе бумаги формата А4. Желательно, чтобы объем информации составлял не более одного листа.

Всю последовательность изложения можно представить в виде следующих основных блоков:

Фамилия, имя, отчество; дата и место рождения.

Сведения о родителях, семье.

Образование, начиная со школьных лет.

Трудовая деятельность с указанием места работы, должности, причин увольнения.

Адрес места жительства; дата написания, подпись автора.

Кроме того, мужчинам следует указывать период воинской службы и воинские звания. Женщины могут сообщить сведения о периодах нахождения в отпуске по беременности и родам, по уходу за детьми.

Если автор менял фамилию, то указывается предыдущая фамилия и дата ее изменения. В автобиографии указывается также работа на выборных должностях, награды и другие поощрения.

17. Характеристика, ее понятие, кто подписывает и в скольких экземплярах

Характеристика -- это официальный документ с отзывом о служебной, общественной деятельности определенного человека. Характеристика представляет собой краткое описание трудового пути работника, его деловых и нравственных качеств, его трудовой и общественной деятельности. Любой соискатель, имея грамотно составленную характеристику с предыдущего места работы, может претендовать на высокооплачиваемую конкурентную вакансию. Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью.

Характеристика составляется представителем администрации и подписывается руководителем предприятия, заверяется печатью. Лицо, подписавшее характеристику, несет ответственность за ее достоверность. Характеристика в основном состоит из следующих сведений:

1) имя, отчество и фамилия сотрудника;

2) дата рождения;

3) образование, полученное сотрудником, какие учебные заведения где и когда окончил;

4) место работы, откуда предоставляется характеристика, с указанием должностей, которые занимал сотрудник за время работы в данной организации, и обязанности, которые должен был выполнять он на этих должностях;

5) отображаются положительные качества работника (деловые и личные); даются сведения о наградах и поощрениях;

6) сведения о курсах повышения квалификации, которые проходил сотрудник, а также об участии его в проектах компании;

7) указывается, для каких целей и для какой организации дается характеристика.

И тут следует отметить, что в зависимости от цели составления и использования, характеристика работника подразделяется на:

- внутренняя характеристика работника - предназначенная для использования внутри организации;

- внешняя характеристика работника - составляемая по запросам сторонних (относительно организации) субъектов и предназначенные для применения за пределами организации.

18. Как проводится учет объема документооборота

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.

Учет объема документооборота организуется для установления:

* загрузки организации (учреждения), его подразделений и службы документационного обеспечения управления;

* потребности организации (учреждения) в организационной и электронно-вычислительной технике.

При определении объема документооборота однократно обязательно учитываются все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов ведется раздельно. Отдельно учитываются машинописные копии и копии, изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.



19. Что такое регистрация документа, и какие документы подвергаются ей

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Следуя определению, регистрация документа - это присвоение ему индекса и проставление его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.

20. Какие преимущества и недостатки средств копирования и оперативного размножение документов вы знаете

Основные достоинства электрографического копирования:

- высокие оперативность, производительность и качество копирования;

- возможность масштабирования и редактирования документа при копировании;

- получение копий с листовых и сброшюрованных документов;

- получение копий с различных штриховых, полутоновых, одно- и многоцветных оригиналов;

- получение копий на обычной бумаге, кальке, пластиковой пленке, алюминиевой фольге и др.;

- сравнительно невысокая стоимость аппаратов и расходных материалов, легкость обслуживания.

Процесс копирования, естественно, как уже говорилось, имеет много преимуществ для сотрудников в работе с документацией, что выражается в доступности, простоте эксплуатации, в быстром получении копий и размножении документов, в экономности времени. Но мало, кто задумывается, что работа с прибором такого действия имеет некоторые моменты, которые могут нести и негативные последствия. Это связано с влиянием электрофотографического действия на организм человека.

Каждый раз, встречаясь со средством копирования, человек подвергает себя воздействию неблагоприятных электромагнитных лучей, которые могут способствовать возникновению недуга человеческого организма. Именно поэтому на предприятиях существует определённый распорядок работы с этими агрегатами копирования: конкретное количество работников со средствами копирования сменяют друг друга через определённое время, включая перерывы работы технического оборудования, которое обычно длится не более получаса через каждые 4 часа работы. Помещение, где производится непосредственно сам процесс копирования, часто проветривается, и нахождение в нём большого количества людей строго запрещается.

Но, несмотря на все эти немного негативные моменты, общество, находящееся на предприятии, да и за его пределами тоже, высоко ценит деятельность средств копирования, отдавая ему важную роль работе с документацией.

Секретарь - это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех партнеров и клиентов фирмы.

Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

* учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

* оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.

* подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

* оформление протоколов рассылок выписок из них;

* анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

* подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

* прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

* организация приемов посетителей;

* прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

* техническое обеспечение работы руководителя;

* подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

* организация приема работников и посетителей;

* телефонное обслуживание;

* подготовка командировок;

* организация презентаций и специальных приемов гостей;

* стенографирование;

* контроль за праздничными и юбилейными датами;

* обработка почты;

* машинописные работы;

* сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

* сбор материалов для докладов и речей руководителя;

* ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Общий порядок документооборота в ИАЦ «Госзаказ»

1. Специалист отдела организационного обеспечения закупок учреждения ежедневно получает от уполномоченного органа в электронном виде заявки заказчика на проведение процедур торгов (далее - заявки), изменения к заявкам с помощью системы электронного документооборота «Lotus Notes».

В день поступления заявки специалист отдела организационного обеспечения закупок учреждения выгружает документы заявки, изменения к заявке в отдельную папку на сетевом диске, регистрирует заявку в электронной форме документа «Контроль прохождения заявок» и информирует начальников отдела учреждения.

2. В день поступления заявки начальник отдела, по согласованию с заместителем директора распределяет заявку за конкретным сотрудником (далее - ответственный специалист) посредством электронной формы документа «Контроль прохождения заявок». Доводит до ответственного специалиста информацию о поступлении изменений к заявкам.

3. В течение трех рабочих дней (либо иные сроки, установленные начальником отдела, заместителем директора) со дня поступления заявки в ИАЦ «Госзаказ» ответственный специалист в соответствии с настоящим регламентом осуществляет анализ документов, представленных заказчиками в составе заявок на проведение торгов, в части расчетов начальных (максимальных) цен контрактов (цен лотов) на выполнение работ.

4. После выполнения действий, указанных в п. 3, ответственный специалист готовит проект письма на уполномоченный орган и заполняет аналитическую справку с помощью электронной формы документа «Контроль прохождения заявок» по форме, утвержденной приложением № 1 к настоящему регламенту. Проект аналитической справки содержит перечень анализируемых действий ответственного специалиста с указанием наличия или отсутствия замечаний (неточностей), выявленных в ходе анализа.

5. Ответственный специалист визирует проект аналитической справки и передает её на подпись начальнику отдела. После подписания начальником отдела, ответственный специалист визирует проект письма на уполномоченный орган у заместителя директора, после чего передает проект письма на уполномоченный орган и аналитической справки ответственному специалисту отдела организационного обеспечения закупок учреждения.

Проект письма в адрес уполномоченного органа готовится по форме приложения № 2 настоящего регламента.

6. Специалист отдела организационного обеспечения закупок учреждения передает документы на подпись директору, после чего ставит отметку об исполнении в электронной форме документа «Контроль прохождения заявок» и направляет документы в уполномоченный орган с помощью системы электронного документооборота «Lotus Notes».

7. В случае объективной необходимости ответственный специалист по согласованию с заместителем директора учреждения, директором проводит дополнительный анализ документов в части расчетов начальных (максимальных) цен контрактов (цен лотов), срок которого не может превышать 10 дней со дня поступления заявки в ГУ ВО ИАЦ «Госзаказ». В этом случае, ответственный специалист в срок, не позднее, чем третий рабочий день со дня поступления заявки в ГУ ВО «ИАЦ «Госзаказ», осуществляет подготовку проекта письма в уполномоченный орган по форме, представленной в приложении 3 настоящего регламента. Порядок действий осуществляется в соответствии с пунктами 6, 7 настоящего раздела.

8. Ответственный специалист в процессе анализа документов, представленных заказчиками в составе заявок на проведение торгов, в части расчетов начальных (максимальных) цен контрактов (цен лотов) оперативно реагирует на поступающие изменения к заявке заказчика. В случае наличия изменений в заявку осуществляет подготовку проекта аналитической справки с учетом последней редакции заявки.

При поступлении изменений после проведения анализа документов в части расчетов НМЦК, в случае наличия отметки в электронной форме документа «Контроль прохождения заявок» о превышении НМЦК, ответственный специалист проверяет расчет НМЦК и технические требования в изменениях к заявке.

В случае, если рекомендации ГУ ВО ИАЦ «Госзаказ» учтены в изменениях к заявке - произведено снижение НМЦК или произведено увеличение объема закупаемых работ и др., то в электронной форме документа «Контроль исполнения поручений» делается отметка о наличии фактической экономии.

В случае если заказчиком не учтены рекомендации ГУ ВО ИАЦ «Госзаказ» в изменениях к заявке, ответственный исполнитель ставит соответствующую отметку в электронной форме документа «Контроль прохождения заявок».

10. Ответственный специалист отслеживает НМЦК заявок на этапе размещения на общероссийском официальном сайте, и заносит соответствующую информацию в электронную форму документа «Контроль прохождения заявок» после их публикации.

11. Хранение аналитических справок осуществляется в электронной форме документа «Контроль прохождения заявок», который ведется в электронной форме. Специалист отдела организационного обеспечения закупок учреждения ежедневно осуществляет архивацию электронной формы документа «Контроль прохождения заявок».

Список литературы

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005.

2. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2004.

3. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель. 2003. №2.

4. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт - Петербург, «Альфа», 2003.

5. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф., Оформление документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М.: Дело, 2003.

6. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство. Практическое пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия / М.В. Стенюков. М.: Книга сервис, 2003. 160 с.

7. Рогожин, М.Ю. Организация делопроизводства: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. М.: Издательство РДЛ, 2003. 208 с.

8. Делопроизводство [Организация и технология документационного обеспечения управления]: учебник для вузов / Т.В. Кузнецова [и др.]; под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ, 2001. 359 с.

9. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства: документационное обеспечение управления: уч. пособие / М.В. Кирсанова, Ю.М. Аксенов. М.: ИНФРА-М, 2002. 320 с.

10. ГОСТ 6.30-2003. Система организационно-распорядительной документации: требования к оформлению документов / Государственный комитет СССР по управлению качеством продукции и стандартам. М.: Издательство РДЛ, 2003.

Размещено на Allbest.ru