Система керування електронною документацією у Федеративній Республіці Німеччина (1990-2006 рр.)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Міністерство культури і туризму України

Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв

УДК 004.01(430)”1990/2006”

Система керування електронною документацією у Федеративній Республіці Німеччина (1990-2006 рр.)

27.00.02 - «Документознавство, архівознавство»

Автореферат

дисертації на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук

Рудюк Володимир Вікторович

Київ 2008

Дисертацією є рукопис

Роботу виконано в Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв Міністерства культури і туризму України, м. Київ

Науковий керівник: доктор історичних наук, професор Слободяник Михайло Семенович, Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв, директор Інституту державного управління та інформаційної діяльності

Офіційні опоненти:

доктор історичних наук Папакін Георгій Володимирович, Український інститут національної пам'яті, начальник відділу формування політики національної пам'яті

кандидат історичних наук, старший науковий співробітник Яценко Олег Миколайович, Національна бібліотека України імені В.І. Вернадського НАН України

Захист відбудеться « 3 » липня 2008 р. о 14 год. на засіданні спеціалізованої вченої ради К 26.849.02 по захисту дисертацій на здобуття наукового ступеня кандидата наук у Державній академії керівних кадрів культури і мистецтв за адресою: 01015, м. Київ, вул. Січневого повстання, 21, корп. 15, ауд. 1.

З дисертацією можна ознайомитися в науковій бібліотеці Державної академії керівних кадрів культури і мистецтв.

Автореферат розісланий 02.06.2008 р.

Вчений секретар спеціалізованої вченої ради кандидат історичних наук О.Б. Виноградова

електронна документація керування

ЗАГАЛЬНА ХАРАКТЕРИСТИКА ДОСЛІДЖЕННЯ

Актуальність теми. Євроінтеграційні тенденції в Україні зумовлюють потребу всебічного вивчення історичного досвіду входження інших країн Європи до співтовариства. Інтеграція у нове гетерогенне середовище передбачає, зокрема, розширення комунікаційного потенціалу. На етапі розвитку нової формації людського суспільства - інформаційного - основним рушієм комунікації виступають інформаційні технології (ІТ), що передбачають створення комп'ютерних мереж і мережних програмних засобів, однією з функцій котрих є підтримка електронного документообігу (ЕДО). Об'єднання програмних засобів документообігу, представлених у значній кількості класів і наділених різними функціями, у документаційні системи, розподілені за територіальною, адміністративною, галузевою та іншими ознаками, наводить на необхідність розробки і впровадження спеціальних механізмів керування такими системами в усіх країнах, де в суспільних відносинах використовуються сучасні інформаційно-комунікаційні технології. Вивчення зазначених механізмів у динаміці можливе у рамках історико-документознавчого дослідження, на даний час не здійсненого на теренах України.

На рубежі ХХ - ХХІ століть у сфері інформації і документації в країнах Європейського Союзу набули поширення засоби керування електронною документацією (КЕД), тобто життєвим циклом службових документів в електронній формі та всіма операціями з ними. У процесі широкого впровадження цих засобів виникла потреба у взаємодії між структурами, котрі надавали організаційну, правову, науково-методичну, техніко-технологічну, інформаційну, кадрову підтримку. Взаємодія у рамках КЕД набула ознак системи: штучної (виникнення підпорядковане специфічній меті), самостійної (має власні форми і методи), складної (складається з різнорідних елементів), імовірнісної (характер поведінки зумовлюються дією політичних, економічних, наукових, правових, культурних, демографічних та інших чинників). При цьому умови виникнення, принципи формування і процес розвитку системи КЕД, зумовленість її поведінки і засади функціонування не було піддано документознавчому аналізу.

Найбільш виразні ознаки і результати діяльності системи КЕД спостерігаються у Федеративній Республіці Німеччина (ФРН). Так, сформовано загальнодержавну мережу інституцій, що спеціалізуються на різних формах забезпечення КЕД; сформульовано специфічну мету діяльності (розвиток інформаційного суспільства); розроблено власні форми і методи просування продуктів і послуг КЕД на ринках; характер задач і взаємодії між елементами системи відповідають умовам середовища, у котрому діє система. У ФРН вперше у світі запроваджено обмін електронними документами (ЕД) у сфері міжнародних відносин (1997 р.), електронне оформлення документів без власноручного підпису у сфері юстиції (2000 р.), створено найбільш розвинену в Європі мережу для надання електронних інформаційно-документаційних послуг. До 2010 р. заплановано за ґрунті викладених досягнень створити у ФРН «електронний ландшафт» - першу в світі загальнодержавну організаційно-технологічну платформу для здійснення ЕДО як функціональної основи інформаційного суспільства в масштабах країни. Враховуючи стратегію інтеграції України до Євросоюзу з входженням до європейського інформаційного простору, необхідне широке теоретичне опрацювання та практичне освоєння доробку ФРН як лідера у розвитку системи КЕД. Відсутність такого дослідження у нашій країні посилює актуальність теми дисертації.

Зв'язок роботи з науковими програмами, планами, темами. Дисертаційне дослідження здійснене в період з 2004 по 2008 р. у рамках комплексної наукової теми кафедри документальних комунікацій Державної академії керівних кадрів культури і мистецтв «Концептуальні засади розвитку інформаційно-документної сфери України».

Мета дослідження - комплексний історико-документознавчий аналіз еволюції системи КЕД у ФРН як база для розробки рекомендацій щодо використання досвіду ФРН в умовах створення системи КЕД в Україні.

Завдання дослідження:

· здійснити історіографічний огляд досліджень системи КЕД у ФРН;

· проаналізувати понятійний апарат досліджень системи КЕД;

· дослідити витоки електронної системи керування документацією у ФРН і форми державного сприяння виникненню і розвитку системи;

· розкрити основні ознаки системи КЕД та етапи її розвитку у ФРН;

· висвітлити форми науково-методичного та організаційно-технологічного забезпечення функціонування системи;

· на основі узагальнення досвіду ФРН визначити підходи до розробки класифікації ЕД як інструменту КЕД, прийнятної для України;

· подати рекомендації щодо практичного освоєння досвіду ФРН у побудові системи КЕД в Україні.

Об'єкт дослідження: система керування електронною документацією у ФРН.

Предмет дослідження: формування, функціонування та еволюція системи керування електронною документацією у ФРН.

Методологічною основою дослідження є принципи історизму, об'єктивності, логічності, всебічності, застосовані для встановлення реальних фактів, їх вірогідного аналізу в історичному контексті і причинно-наслідкових зв'язках, отримання об'єктивного знання з предмету дослідження. Для вивчення системи КЕД застосовано системний (визначення елементів системи і зв'язків між ними), діяльнісний (аналіз системних процесів), історичний (становлення і розвиток системи), соціально-комунікаційно-інформаційний (система КЕД як суб'єкт інформаційної комунікації суспільства) підходи. Визначення можливостей використання досвіду ФРН в Україні побудовано на функціональному підході.

Методи дослідження. Для виконання поставлених завдань застосовано загальнонаукові та історичні методи пізнання: теоретичні (аналіз, синтез, пояснення), виявлення та вивчення джерел, термінологічний, проблемно-хронологічний.

Хронологічні рамки охоплюють 1990 - 2006 рр., від об'єднання німецьких земель (злиття їх наукового та матеріально-технічного потенціалу сприяло створенню самодостатньої системи КЕД у ФРН) до початку реалізації плану дій федерального уряду щодо формування загальнодержавного інформаційно-технологічного ландшафту і перенесення технологій КЕД у різні сфери діяльності.

Для висвітлення витоків сучасної системи КЕД у ФРН зроблено екскурси в історію розвитку системи інформації і документації Німеччини від 1905 р., коли було розпочато створення мережі бібліографічних інститутів як першої в світі бази для впровадження машинних методів документаційного забезпечення. Розглянуто релевантні факти з історії Німецької імперії, Веймарської республіки, Третього Рейху, Німецької Демократичної Республіки, Федеративної Республіки Німеччина.

Географічні межі дослідження охоплюють сучасну територію ФРН.

Джерельна база дослідження. Дисертант послуговувався федеральними і земельними законами й підзаконними актами ФРН; офіційними матеріалами нормативного та організаційно-технологічного характеру; архівними документами з фондів Бундесархіву і Німецького документаційного товариства; німецькомовними періодичними виданнями з питань документознавства та суміжних наук; матеріалами спеціалізованих веб-сайтів і порталів; публікаціями в українській фаховій пресі, що містять аналіз закордонного (зокрема ФРН) досвіду у сфері КЕД.

Стан розробленості теми. Основні напрями досліджень у сфері КЕД сформувались у ФРН на базі теорії застосовної соціально-орієнтованої інформатики, що набула популярності від середини 1980-х рр. та мала на меті раціоналізацію управління.

Наукові дослідження у сфері КЕД у ФРН зосереджуються у таких основних напрямах: місце і роль комп'ютерних технологій в інформаційній діяльності; можливості синтезу ІТ і документаційних процесів (обгрунтоване У. Кампфмайєром поняття документних технологій); документні технології як чинник розвитку інформаційного суспільства; уніфікація і стандартизація у сфері КЕД; формування і реалізація державної інформаційної політики у напрямі розвитку КЕД; правове забезпечення електронних документних комунікацій; Інтернет-технології КЕД. Не набули значного розвитку теми керування електронною документацією в архіві, ергономічної організації роботи з електронною документацією, наукового обгрунтування змісту підготовки фахівців до використання комп'ютерних засобів керування документацією.

Фрагментарно розглядалися теоретичні і практичні здобутки ФРН у сфері керування документацією українськими фахівцями у рамках їх конкретних досліджень: досвід роботи німецьких архівів вивчали О. Гаранін, О. Кириленко, О. Яценко; функціонування і законодавче забезпечення ЕДО - Д. Мєшков; вплив ІТ на службові комунікації - Б. Гуменюк, О. Щерба; застосування технологій КЕД у фінансовій сфері - К. Острінгер.

Аналіз стану розробленості проблеми дає підстави стверджувати, що комплексного вивчення системи КЕД не здійснено ні у ФРН, ні в Україні. Такі обставини посилюють актуальність даного дослідження.

Наукова новизна роботи полягає в уведенні до наукового обігу в Україні знань про систему КЕД та її елементи, зосереджених в іншомовних джерелах законодавчої, нормативно-технологічної, науково-методичної інформації, з яких складається джерельна база дослідження.

Вперше на підставі комплексного історико-документознавчого дослі-дження відтворено цілісну картину формування системи КЕД, проаналізовано витоки системи, форми сприяння її виникненню й розвитку (законодавче забезпечення, нормативне, науково-методичне, організаційне, техніко-техно-логічне та ін.).

На підставі аналізу теоретичних і практичних здобутків ФРН у сфері КЕД запропоновано авторську класифікацію ЕД, котра уможливлює доступ на поколекційному і подокументному рівні, враховуючи специфічні критерії розрізнення.

Подано рекомендації щодо освоєння досвіду ФРН у практиці формування і забезпечення системи КЕД в Україні, що полягають у визначенні стану готовності країни до відповідних заходів, у плануванні дій і визначенні термінів їх реалізації, в окресленні очікуваних проблем і способів їх розв'язання.

Практичне значення дослідження полягає у розробці рекомендацій щодо формування і розвитку вітчизняної системи КЕД.

Запропонована авторська схема класифікації службових ЕД може бути використана у діяльності Центрального державного електронного архіву України та інших архівів ЕД.

Напрями, матеріали, основні положення і результати дисертаційного дослідження використані в навчальному процесі Державної академії керівних кадрів культури і мистецтв України, у навчальних курсах «Електронне документознавство», «Електронний документообіг», «Керування електронними інформаційними ресурсами», що викладаються студентам спеціальності 27.00.02 «Документознавство та інформаційна діяльність».

Джерельна і фактологічна база дослідження можуть бути використані для підготовки спеціальних праць з організації та забезпечення процесів КЕД, для укладання підручників і навчальних посібників з електронного документознавства, ЕДО.

Апробація результатів дослідження. Основні теоретичні положення дисертації оприлюднені у виступах на міжнародних науково-практичних конференціях: «Інновації у сфері аналізу даних» Німецького класифікаційного товариства (Берлін, 2006 р.), «Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики» (Київ, 2005, 2007, 2008 рр.).

Публікації. Матеріали дослідження викладено у 10 публікаціях автора, з них 6 - у фахових виданнях.

Структура дисертації зумовлена метою та завданнями дослідження і складається з вступу, трьох розділів (дев'ять підрозділів) і висновків до них, загальних висновків, списку використаних джерел. До тексту подано п'ять додатків, що ілюструють процеси КЕД на різних комунікаційних платформах і в системах. Текст містить дев'ять таблиць і три рисунка.

Обсяг дисертації - 212 сторінок, основний текст - 169 сторінок, список використаних джерел - 36 сторінок (411 найменувань, з них 289 - іноземними мовами), додатки - 5 сторінок.

ОСНОВНИЙ ЗМІСТ ДИСЕРТАЦІЇ

У вступі обґрунтовано вибір теми дисертаційного дослідження та її актуальність, визначено об'єкт, предмет, хронологічні межі дослідження, сформульовано мету та завдання, охарактеризовано джерельну базу, розкрито стан розробленості теми і наукову новизну роботи, її практичне значення.

У першому розділі «Аналіз досліджень системи керування елект-ронною документацією у Федеративній Республіці Німеччина» здійснено історіографічний огляд досліджень, висвітлено їх джерельну базу і понятійний апарат. Історіографічний огляд та аналіз джерельної бази показали, що активне обговорення у німецькому науковому середовищі проблем використання службових ЕД, специфіки керування документами у комп'ютерних системах і мережах, організації фахової підготовки до роботи з ЕД розпочалось у 1980-х рр. у рамках вивчення можливостей нових ІТ і персональних комп'ютерів (ПК) на рівні користувача. На формування напрямів досліджень у сфері КЕД вплинули розвідки представників теорії і практики соціально-орієнтованої інформатики (Г. Бальцерт, Г. Блок, Ш. Зелевскі та ін.), головні завдання котрої - раціоналізація управління, створення комунікаційних мереж та інформаційних систем (ІС) в усіх сферах діяльності.

Специфіка наукових досліджень системи КЕД зумовлена зосе-редженням уваги на соціально-наукових та поведінкових аспектах впровадження ІС, залученням соціологів, психологів з метою «соціально засвоюваного» включення користувач-орієнтованих ІС у виробниче середовище з максимальною економічною ефективністю. Таким крокам передували - з початку 1970-х - теоретичні дискусії і практичні кроки у напрямку формування, наповнення та використання галузевих документних баз даних, об'єднання їх у галузеві і загальнодержавні комп'ютерні мережі, створення умов і технічних засобів для надання доступу до документів у мережах для забезпечення потреб державного управління, науки і промисловості. У міру розвитку електронних комунікацій та відповідних навичок у цільових груп наголос у дослідженнях зсувався на практичні аспекти КЕД у комп'ютерних мережах загального доступу, формування правової бази ЕДО та уніфікацію процесів керування документацією.

Обґрунтування напрямів досліджень системи КЕД подано у працях У. Кампфмайєра, П. Катценбергера, Е. Піча, де відбито перебіг, результати і значення наукові пошуки ІТ-рішень для документаційного забезпечення, порушено питання правового регулювання ЕДО, нормування відповідних процесів і технологій, класифікації ЕД і документаційних послуг, підго-товки документознавців до використання ІТ у професійній діяльності тощо. При цьому М. Ейферт, Й. Пюшель, Д. Ротт наголосили на інноваційній та організуючій ролі КЕД у розвитку інформаційного суспільства, Д. Поліканов і М. Ярке - на соціальному значенні, К. Редеккер - на економічному.

Історико-документознавчі дослідження спрямовані на аналіз формування і реалізації державної інформаційної політики, сприятливої для впровадження нових ІТ в інформаційному і документаційному забезпеченні (Г. Замуловіц, Г. Марлот, Г.-К. Хобом).

Техніко-технологічні дослідження організації КЕД на різних рівнях управлінської, економічної та іншої діяльності у ФРН характеризуються широкими узагальненнями і практичною спрямованістю (Н. Акча, К. Гьотцер, С. Ербер-Фаллер).

У площині права процеси КЕД досліджуються у взаємозв'язках з електронним цифровим підписом (ЕЦП). Наголос при цьому зроблено на специфіці його використання у різних сферах діяльності, на прогнозуванні та усуненні ризиків, на перспективах розвитку ЕЦП, на ролі підписів і пов'язаних з ними процедур і технологій на оптимізації виробничих процесів (Ґ. Брьоль, Ф. Вольф-Мартінг, А. Ґладе та ін.). Мало досліджений аспект - переклад і правоможне використання перекладених службових документів з ЕЦП (Й. Піхальскі).

Здійснення процесів КЕД з використанням інтерактивних технологій (операції з ЕД органів державного управління в електронних мережах, представлення документів в Інтернет, створення і використання активних ЕД, автоматичне класифікування ЕД тощо) привернули увагу Г. Аліг'єрі, Ф. Дріді та ін.

Керування електронною документацією в архіві, насамперед із збере-женням правоможності ЕД, пов'язується нині з технологіями керування життєвим циклом електронної інформації і технологіями електронного керування правами (К. Беттендорф, Р. Борґгоф та ін.). На даний час дослідження у цьому напрямі не набули значного поширення внаслідок скептичного ставлення німецьких фахівців до можливостей зазначених технологій у розв'язанні проблем довготривалого архівного зберігання і використання ЕД.

Проблема уніфікації у сфері КЕД доволі гостра в умовах неоднорідного ІТ-ландшафту і передбачає уніфікацію стандартів і термінології (М. Веттенґель, М. Лемм), класифікації ЕД (М. Льоссе), форматів документів (Д. Ост, П. Ширмбахер, А. Освальд), процесів і технологій КЕД (А. Ульманн).

Новий напрям започаткував Й.Гедліх, привернувши увагу до потреб ергономічної організації роботи людини з інформацією і документацією на робочих місцях, обладнаних програмно-технічними засобами інформаційної діяльності. Даний напрям не набув значного теоретичного розвитку, натомість розглядається переважно як застосовна проблема. Наголошується на необхідності узгодження ергономічних вимог на міжнародному рівні, підпорядкувавши цим вимогам процеси планування, створення та оцінки автоматизованих робочих місць працівників сфери інформаційного і документаційного забезпечення.

Підготовка фахівців до використання комп'ютерних засобів КЕД привертає увагу німецьких документознавців (Т. Зеегер, Р. Кулен, Д. Штраух) на рівні теоретичних узагальнень і рекомендацій.

Зазначені праці засвідчили потребу подолання ізольованості досліджень у сфері КЕД, враховуючи взаємозумовленість досліджуваних явищ і спільні чинники - такі, наприклад, як технічна і психологічна готовність цільових груп електронного документообігу. Правові дослідження потребують ретельного аналізу прецедентів; вивчення інтерактивних технологій КЕД - врахування електронної культури учасників електронних комунікацій. Керування документацією в електронних архівах потребує перенесення наголосу з технічних аспектів (наприклад, властивості носіїв інформації) на організаційно-технологічні і правові відмінності керування ЕД в архівах - з гарантуванням збереженості, доступності і правоможності документів, зокрема після перенесення їх на нові носії. Доволі гострою залишається проблема стандартизації і сумісності процесів і засобів КЕД.

Розвідки, проваджувані німецькими науковцями і практиками, набули подальшого розвитку в Україні. Цьому сприяла подібність проблематики, оскільки досвід організації інформаційного і документаційного забезпечення у ФРН та перспективи застосування закордонного досвіду стали об'єктом вітчизняних досліджень (І. Антоненко, Г. Боряк, Л. Дубровіна, О. Кириленко, Д. Мєшков, О. Яценко та ін.).

Ведучи мову про створення Національної архівної інформаційної системи, комплектування електронних документних фондів і надання архівами електронних послуг, нормативне забезпечення процесів КЕД тощо, Г. Боряк, Л. Дубровіна, С. Кулешов, Г. Папакін, М. Слободяник зачіпають питання готовності суспільства та здійснення фахової підготовки. Над усуненням термінологічних розбіжностей в інформаційній діяльності працюють В. Бездрабко, К. Новохатський, Н. Христова. Підготовці фахівців для роботи у сфері КЕД приділено увагу в працях Г. Асєєва, С. Голованя, Л. Дубровіної та ін. Порушуючи теми теорії, методології, стандартизації і модернізації у сфері КЕД в Україні, Г. Асєєв, Н. Задорожна, К. Лавріщева та інші досліджують специфіку різних сфер діяльності. Така саме позитивна риса притаманна активним дослідженням програмно-технічних засобів (ПТЗ) КЕД (М. Круковський, А. Маньковський, С. Сельченкова та ін.), у рамках котрих значну увагу приділено аналітиці, специфічним критеріям вибору та способам впровадження систем. Захист і зберігання ЕД - тема досліджень Г. Бородкіна, І. Бородкіної, А. Крючина, Ю. Пепи та ін. Класифікації документів в автоматизованих системах присвятили працю Л. Кабак, Б. Мороз.

Історіографічний огляд засвідчує, що, попри значну кількість праць з локальних питань, комплексного дослідження системи КЕД у ФРН немає. При цьому закордонний досвід створення і функціонування системи потребує узагальнення з метою його практичного застосування в Україні.

Аналіз нормативної бази КЕД у ФРН показав, що вона формується з другої половини 90-х рр. ХХ ст. - від часу підготовки до впровадження технології ЕЦП - та охоплює всі сфери діяльності, де можуть використовуватись ЕД, враховуючи тенденції розвитку суспільства, права, технологій. У федеральних законах ФРН сформульовано вимоги «пересічного» громадянина (наприклад, можливість скористатися послугами ЕДО «у звичний спосіб і без сторонньої допомоги»); у постановах викладено детальні технологічні вимоги до строків зберігання ЕД, до форматів документів, версій програмних засобів тощо.

Велика кількість різних за часом створення стандартів не являє на даний час серйозної перешкоди для розвитку системи КЕД у ФРН. Причина полягає у достатній кількості офіційних рекомендацій. Окрім того, на фоні розмаїття стандартів ЕДО у ФРН переважають міжнародні, що сприяє впровадженню сумісних технологій, форм і засобів КЕД.

Висвітлення понятійного апарату КЕД дає підстави вважати, що доволі складна ситуацію з термінологією не стала на заваді практичним дослідженням і не спричинила бурхливих дискусій серед теоретиків. У фаховому середовищі з другої половини 1990-х рр. сформувалося стійке уявлення про відмінність процесів КЕД від традиційних діловодних, і на цій базі відбувається розвиток технологій.

У другому розділі «Система керування електронною документацією у ФРН» зроблено історичні екскурси у витоки формування системи інформації і документації в Німеччині з метою аналізу передумов виникнення системи КЕД. Досліджено принципи і форми державного сприяння розвитку системи документаційного забезпечення з використанням нових ІТ на етапах усвідомлення соціальної ролі інформації і документації (поч. ХХ ст. - 1963 р.), інституалізації інформаційно-документаційної сфери (з 1963 р.), протягом котрих система пройшла етапи механізації, комп'ютеризації, мережної документної комунікації, інтерактивної організації документаційного забезпечення. Провідну роль на зазначених етапах відіграли принципи визначення державних пріоритетів, економічної доцільності та раціональності, економії ресурсів, техніко-технологічних інновацій.

Основними формами державного сприяння стали розподіл повноважень і завдань між державними і недержавними структурами, створення рамкових умов для функціонування елементів системи інформації і документації, апробація нових технологій інформаційного і документаційного забезпе-чення у сфері державного управління з поширенням позитивного досвіду на інші сфери діяльності, залучення силових відомств до керування роз-витком системи.

Ознак системності інформаційна діяльність та її науково-методичне, організаційне і кадрове забезпечення набули в Німеччині із створенням мережі галузевих бібліографічних інститутів на початку ХХ ст., об'єднаних спільною концепцією механізації інформаційної діяльності. Так було закладено основу автономної загальнодержавної системи документаційного забезпечення, на базі котрої реалізовувалася державна інформаційна політика і впроваджувалися нові ІТ.

На розвиток еволюціонуючої системи документаційного забезпечення справило вагомий вплив її відокремлення від бібліотечної та архівної систем, що стало побічним ефектом механізації, згодом - автоматизації, комп'ютеризації документаційних процесів і зумовило розробку власних методів і форм роботи. Конкурентноздатність системи документаційного забезпечення у ФРН зумовлена її традиційно «ринковою» зорієнтованістю на задоволення поточних інформаційних потреб актуальних суспільних груп.

Першим проявом державної політики у напрямі створення системи документаційного забезпечення на базі нових ІТ стала організація по всій країни центрів інформації і документації з власними банками даних, об'єднання котрих у комп'ютерні мережі стало основою впровадження технологій КЕД в усіх регіонах і галузях ФРН.

В еволюції самої системи КЕД виділяються етапи ІТ-професіоналізації сфери інформації і документації, запровадження онлайнових технологій КЕД, поширення технологій КЕД з використанням ЕЦП, тотального заміщення паперового документообігу. Провідними формами забезпечення розвитку і функціонування системи на цих етапах - на фоні домінування принципів економічності і пріоритетизації - є визначення (формування) цільових груп, модернізація (інформатизація, технологізація, технізація) освіти у сфері документації, розробка і впровадження Інтернет-специфічних рішень, ринкова організація відносин у сфері інформації і документації, глобалізація технологій КЕД.

Вихідною позицією розвитку системи керування службовими ЕД стало формування наукового уявлення про систему КЕД як суб'єкта ринкових відносин з власними структурами, методами, технологіями, особливими взаємозв'язками, специфічними вимогами до правового й організаційного забезпечення.

У побудові системи КЕД у ФРН чільну роль відіграють домінуючі суспільні відносини і настрої, а також риси загальноспільнотової (загальносоюзної) політики як способу організації суспільних відносин на теренах Європейського Союзу. Йдеться про поширення пріоритетів інформаційної політики (впровадження ІТ) на дотичні: промислову, культурну політику та ін., що сприяє формуванню універсальної системи КЕД.

У міру поширення інтерактивних, онлайнових технологій документальних комунікацій, котрі важко піддаються регулюванню з об'єктивних причин та певною мірою є формою життєдіяльності вільного суспільства, роль держави обмежується створенням рамкових умов для суб'єктів інформаційних відносин. З цією метою враховуються економічні, правові, культурні та інші аспекти соціальних комунікацій в електронній формі і відповідно модифікуються законодавчі акти у сфері економіки, юстиції, культури тощо.

На даний час у ФРН склалася самодостатня функціональна система КЕД, що характеризується такими ознаками:

· штучність - система не складена за законами природи, але сформована у процесі людської діяльності з конкретною метою;

· функціональність - всі елементи системи виконують свої завдання за принципом розподілу повноважень;

· економічність - функціонування системи як суб'єкта суспільної діяльності підпорядковується економічним законам;

· ізольованість - система має власні механізми і засоби адміністративного, нормативного, науково-методичного, техніко-технологічного, кадрового забезпечення;

· динамічність - система пристосовується до умов і потреб середовища, у котрому функціонує.

Основними елементами системи є: органи державної влади, уповноважені регламентувати суспільні (інформаційні) відносини; наукові організації, що надають науково-методичну та експертну підтримку заходам з реалізації державної інформаційної політики; фахові і громадські об'єднання, метою діяльності котрих є формування і розвиток інформаційного суспільства; освітні заклади, що здійснюють підготовку фахівців у сфері інформації і документації; виробники й постачальники засобів і послуг електронної інформації і документації; структури, що спеціалізуються на створенні та обробці електронної інформації; фізичні особи - учасники електронних документальних комунікацій.

У третьому розділі «Інноваційні підходи до керування системою електронної документації» розглянуто наукове та організаційно-технологічне забезпечення інноваційного розвитку системи КЕД, можливості реалізації досвіду ФРН у побудові системи керування електронною документацією в Україні.

Інноваційний розвиток у сфері КЕД потребує наукового забезпечення насамперед у таких напрямах:

· властивості, види і формати ЕД;

· архівне зберігання документів;

· захист ЕД і документаційних сервісів;

· наукове обгрунтування змін законодавчої і нормативної бази КЕД відповідно до суспільної та іншої динаміки;

· ергономічна та економічна організація КЕД.

В організаційно-технологічному забезпеченні системи КЕД на даному етапі її розвитку перевагу віддано Інтернет-технологіям, Інтернет-специфічним інструментам інформаційної діяльності і «мережним» принципам взаємодії (добровільна комунікація, особиста відповідальність). На базі Інтернет-технологій створюються засоби КЕД, здатні розв'язати основні проблеми роботи з документною інформацією на даному етапі розвитку ІТ: точність та індивідуалізація пошуку, відбір інформаційних об'єктів за ситуативною релевантністю, - аж до задоволення специфічних запитів соціальної або гендерної зумовленості, ергономічна робота з інформацією незалежно від ПТЗ та ін. При цьому система КЕД адаптує базові технології глобальної мережі відповідно до потреб комунікаційних платформ, що утворюють ІТ-ландшафт КЕД: платформи електронного урядування, електронного бізнесу, електронної юстиції.

До інших Інтернет-специфічних організаційних рішень у сфері КЕД можна зарахувати аналітичні й прогностичні методи, застосовувані для оцінки результативності програм розвитку системи КЕД (врахуванню підлягають, зокрема, особливості користування послугами інформаційно-комунікаційної мережі, технічне забезпечення користувачів); технології представлення копій паперових документів в мережних інформаційних ресурсах; підходи до створення адаптивних інструментів КЕД.

З точки зору реалізації висвітленого закордонного досвіду в Україні, враховуючи її неготовність до активного використання системи КЕД, рекомендовано звернути увагу на можливості класифікації службових ЕД із застосуванням ІТ-специфічних критеріїв розрізнення інформаційних об'єктів на рівнях від поколекційного до подокументного.

На принципах організації сервісів Інтернет, інформаційного пошуку у глобальній мережі та в інших електронних онлайн- та оффлайн-ресурсах побудовано авторську класифікаційну схему, запропоновану для застосування як інструмент КЕД, призначений для упорядкування ЕД і надання доступу до них в електронних архівах і системах керування документацією відповідно до інформаційних потреб цільової групи (на комунікаційній платформі електронного урядування, електронного бізнесу, електронної юстиції), специфіки поведінки її представників під час пошуку в електронних ресурсах (з урахуванням пошукових стратегій) тощо.

Використання на вітчизняних теренах запропонованого підходу до класифікації ЕД сприятиме формуванню прогресивної системи КЕД, оскільки відповідає новим (нині апробовуваним у системі КЕД у ФРН) вимогам до програмно-технічних засобів документаційного забезпечення у гетерогенному ІТ-ландшафті, що є передумовою життєдіяльності інформаційного суспільства. Окрім того, застосування класифікаційної схеми сприятиме розробці й поширенню в Україні адаптивних вебінструментів документаційного забезпечення, оскільки схема є багаторівневою, поліієрархічною, здатною підтримувати пошук документів за різними стратегіями інформаційного пошуку у різнорідних електронних інформаційних ресурсах. Для широкого застосування класифікаційної схеми й сумісних з нею інструментів в Україні нині склалися сприятливі умови (розроблення онтологічного підходу до автоматизованого компонування і пошуку веб-сервісів у розподіленому середовищі Інтернет, теоретична база і практичні можливості створення адаптивного, інтелектуального ІТ-інструментарію документаційного забезпечення).

Комплексне вивчення досвіду створення і вдосконалення системи КЕД у ФРН дає підстави для обґрунтування таких пріоритетних напрямів державного сприяння і наукового забезпечення розвитку системи в Україні, як організація електронних архівів, захист електронних комунікацій, актуалізація фахової підготовки у сфері інформації і документації. Основними формами забезпечення у зазначених напрямах мають стати розробка і реалізація державних програм, пріоритетизація завдань, підготовка стандартів, ринкове стимулювання розвитку структур - елементів системи КЕД, залучення кадрів з актуальною кваліфікацією, систематична підготовка молодших вікових груп до користування послугами системи КЕД тощо.

У загальних висновках підбито підсумки і викладено основні результати дослідження, обґрунтовано низку узагальнюючих положень і рекомендацій.

1. В результаті історіографічного огляду визначено, що система КЕД є чинником вдосконалення державного управління, економічної діяльності і суспільного розвитку. Основні напрями досліджень системи КЕД у ФРН: функції і задачі ІТ у системі документаційного забезпечення; уніфікація і стандартизація у сфері КЕД; форми сприяння розвитку системи КЕД як суб'єкта ринкових і суспільних відносин. Слабка теоретична розробленість характерна для таких напрямів досліджень, як керування електронною документацією в архівах, ергономічна організація роботи з електронною документацією, наукове забезпечення підготовки фахівців у сфері КЕД; розвиток зазначених напрямів відбувається майже виключно у практичній площині, при цьому керування документами в електронних архівах спирається переважно на вивчення властивостей носіїв електронної інформації.

2. Дослідження понятійного апарату КЕД здійснюються у таких напрямах: визначення електронного документа, зміст і значення понять «документні технології», «керування документацією», «керування електронними документами», «електронний документообіг» і синонімічних з ними. В окремий напрям оформилися дослідження поняття «електронний підпис», пов'язані з вивченням технологічних і правових аспектів. Неусталеність понятійного апарату можна пояснити розвитком ринкової системи КЕД у ФРН на підставі діяльнісного та економічного підходів, котрі формуються і реалізовуються поза сферою впливу термінології.

3. В результаті історико-документознавчого аналізу витоків системи КЕД встановлено, що на момент об'єднання німецьких земель у ФРН та в Німецькій Демократичній Республіці було створено добрі передумови для розвитку автономної життєздатної системи керування документацією з використанням ІТ. На території ФРН закладалися підвалини ринкової системи з переважанням економічного підходу до її формування і забезпечення, у НДР пріоритетного значення набув централізований підхід до керування системою документаційного забезпечення. Об'єднання потенціалу у 1990 р. сприяло швидкому становленню ефективної системи КЕД як самостійного суб'єкта економічної діяльності в усіх сферах суспільних відносин.

4. З'ясовано ознаки системи КЕД, котру формують елементи з характерною метою функціонування: органи державної влади, уповноважені регламентувати суспільні відносини, зокрема інформаційні; державні і недержавні наукові організації, що надають науково-методичну та експертну підтримку заходам з реалізації державної інформаційної політики; фахові і громадські об'єднання, метою діяльності котрих є формування і розвиток інформаційного суспільства; освітні заклади, що здійснюють підготовку фахівців у сфері інформації і документації; підприємства - виробники і постачальники продуктів і послуг у сфері електронних документальних комунікацій; структури, що спеціалізуються на обробці документної інформації з використанням ІТ; працівники сфери інформації і документації, які використовують ІТ у рамках документаційних процесів.

5. Характерні форми наукового та організаційно-технологічного забезпечення функціонування системи КЕД зумовлюються такими групами специфічних проблем: відхід документації від паперового носія інформації; можливості непомітного маніпулювання ЕД; декваліфікація персоналу, поляризація виробничих процесів, реінтеграція виробничої структури. На подолання зазначених проблем спрямовуються дослідження і практичні заходи, котрі передбачають розвиток адекватної правової й техніко-технологічної бази КЕД, формування і реалізацію відповідної економічної та кадрової політики.

6. Узагальнення досвіду ФРН у царині класифікації ЕД, електронних ресурсів, електронних інформаційних послуг дає підстави рекомендувати побудову класифікації ЕД як інструменту КЕД на актуальних стратегіях інформаційного пошуку в електронних ресурсах, ІТ-специфічних критеріях розрізнення інформаційних об'єктів на подокументному рівні, на врахуванні специфічних інформаційних потреб учасників документальних комунікацій на різних електронних комунікаційних платформах. Такий підхід дає змогу створити гнучку класифікаційну систему, що уможливлює групування ЕД незалежно від походження і сумісність класифікації з будь-якими документними ІС.

7. Історико-документознавчий аналіз засвідчив, що в Україні склались умови, сприятливі для поширення технологій КЕД з використанням ЕЦП. Використовуючи досвід ФРН з відповідного періоду розвитку електронної системи керування документацією, для побудови системи КЕД в Україні рекомендовано: у найближчій перспективі - реалізувати вимоги міжнародного стандарту ISO 15489 з метою створення єдиного національного ІТ-ландшафту для здійснення КЕД; на підставі аналізу «електронної готовності» України - обрати модель розвитку системи КЕД і визначити стратегічні групи; віддати перевагу використанню Інтернет-специфічних рішень КЕД. Сучасний рівень розвитку українського документознавства, освіти, економіки і технологій дають змогу використати закордонний досвід створення і забезпечення діяльності системи КЕД та отримати максимальний позитивний ефект.

ОСНОВНІ ПОЛОЖЕННЯ ДИСЕРТАЦІЇ ВИКЛАДЕНО В ТАКИХ ПУБЛІКАЦІЯХ АВТОРА

1. Рудюк В.В. Періодизація розвитку електронної документації у ФРН / Володимир Рудюк // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2005. - № 2. - С. 13-16.

2. Рудюк В. Класифікація електронних документів ФРН / Володимир Рудюк // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2005. - № 3. - С. 26-33.

3. Рудюк В. Критерії класифікування електронних ділових документів: сучасні тенденції та перспективні схеми / Володимир Рудюк // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2006. - № 3. - С. 54-60.

4. Рудюк В. Проблеми зберігання і захисту електронних документів: досвід ФРН / Володимир Рудюк // Бібл. планета. - 2006. - № 4 (34). - С. 17-21.

5. Рудюк В. Адаптація класифікації електронних ділових документів для використання в мережі Інтернет / Володимир Рудюк // Архіви України. - 2006. - № 1-6 (259). - С. 94-100.

6. Рудюк В. Формати даних та їхня роль у вирішенні проблем електронного документообігу / Володимир Рудюк // Вісн. Кн. палати. - 2006. - № 8. - С. 36-38.

7. Рудюк В. В. Періодизація розвитку електронної документації у ФРН / Володимир Вікторович Рудюк // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : Зб. матеріалів ІІ Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 17-18 трав. 2005 р. / Міністерство освіти і науки України, Міністерство культури і туризму України та ін. - К. : Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв, 2005. - С. 15-17.

8. Рудюк В. В. Створення адаптивних документаційних Інтернет-ресурсів / Володимир Вікторович Рудюк // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : Зб. матеріалів ІV Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 21-23 трав. 2007 р. / Міністерство освіти і науки України, Міністерство культури і туризму України та ін. - К. : Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв, 2007. - С. 23-26.

9. Рудюк В. В. Структура і зміст навчального курсу «Електронне документознавство» / Володимир Вікторович Рудюк // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : Зб. матеріалів ІV Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 21-23 трав. 2007 р. / Міністерство освіти і науки України, Міністерство культури і туризму України та ін. - К. : Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв, 2007. - С. 292-295.

10. Рудюк В. В. Організація керування електронною документацією: новий виклик документознавчій теорії, практиці, освіті / Володимир Вікторович Рудюк // Документознавство. Бібліотекознавство. Інформаційна діяльність: проблеми науки, освіти, практики : Зб. матеріалів V Міжнар. наук.-практ. конф., Київ, 20-22 трав. 2008 р. / Міністерство освіти і науки України, Міністерство культури і туризму України та ін. - К. : Державна академія керівних кадрів культури і мистецтв, 2008. - С. 23-26.

АНОТАЦІЇ

Рудюк В.В. Система керування електронною документацією у Федеративній Республіці Німеччина (1990 - 2006 рр.). - Рукопис. Дисертація на здобуття наукового ступеня кандидата історичних наук за спеціальністю 27.00.02 - Документознавство, архівознавство (історичні науки). - Державна академія керівних кадрів і мистецтв. - Київ, 2008.

Дисертація є комплексним історико-документознавчим дослідженням процесу формування, функціонування та еволюції системи керування електронною документацією у ФРН. Визначено ознаки системи, склад та основні функції її елементів. Здійснено історіографічний огляд досліджень, розглянуто витоки та еволюцію системи, форми державного сприяння, науково-методичного та організаційно-технологічного забезпечення. На основі узагальнення досвіду ФРН визначено підходи до розробки класифікації електронних документів як інструменту керування електронною докумен-тацією. Подано рекомендації щодо практичного освоєння досвіду ФРН у побудові системи КЕД в Україні.

Ключові слова: електронні документи, система керування електронною документацією, електронний документообіг.

Рудюк В.В. Система управления электронной документацией в Федеративной Республике Германия (1990 - 2006 гг.). - Рукопись. Диссертация на соискание ученой степени кандидата исторических наук по специальности 27.00.02 - Документоведение, архивоведение (исторические науки). - Государственная академия руководящих кадров культуры и искусств. - Киев, 2008.

Диссертационное исследование посвящено комплексному изучению процесса формирования, функционирования и развития системы управления электронной документацией в ФРГ как продукта эволюции национальной системы информационного и документационного обеспечения государст-венного управления, экономики, науки, в то же время - как доминирующего элемента социального прогресса на пути к формированию национального, мирового информационного сообщества.

Автором определены признаки системы управления электронной документацией, впервые охарактеризованы состав, основные функции и задачи элементов такой системы. Изучена источниковая и историографическая база по вопросам развития документационной системы, базирующейся на использовании новых информационно-коммуникационных технологий и компьютерных средств. Воссоздана целостная картина эволюции национальной системы документационного обеспечения в направлении формирования электронной системы документации. Детально изложены соответствующие предпосылки, направления и формы государственной поддержки, научного, организационного обеспечения с учетом развития государства и мировых тенденций.

Важным результатом исследования является предложенный подход к разработке периодизации развития динамичной системы управления электронной документацией. Определены временные рамки и содержание этапов: информационно-технологической профессионализации сферы информации и документации (от начала до середины 1990-х гг.), внедрения онлайн-технологий управления документацией (середина 1990-х), распрост-ранения технологий управления электронной документацией с использованием электронной цифровой подписи (с 1998 г.), тотального замещения бумажного документооборота (начиная с 2000 г.).

Обобщенный опыт ФРГ в классификации электронных документных ресурсов и услуг дал основания для разработки авторской классификации электронных документов, пригодной для использования в рамках управления системой электронной документации. Система классификации построена на способах информационного поиска в электронных ресурсах на разных коммуникационных платформах и обеспечивает глобальный поиск документов независимо от специфики источника документной информации и ее потребителя.

На основании историко-документоведческого анализа сделан вывод, что в Украине созданы благоприятные условия для распространения технологий управления электронной документацией с применением элект-ронной цифровой подписи. Используя опыт ФРГ из соответствующего периода развития системы, автором даны рекомендации по постановке задач для построения и развития современной системы управления электронной документацией в Украине.

Ключевые слова: электронные документы, система управления электронной документацией, электронный документооборот.

Rudyuk V. V. Electronic document circulation management system in Federal Republic of Germany (1990-2006). - Manuscript. Dissertation on the receipt of scientific degree of candidate of historical sciences at speciality 27.00.02 - scientific discipline of documentation, archival science (historical disciplines). - State academy of executives of culture and arts. - Kyiv, 2008.

Dissertation is a complex historical-documental research of the process of forming, functioning and evolution of the electronic documentation management system in Federal Republic of Germany. Signs of the system, composition and basic functions of its elements are determined. The historiography review of researches of the system is carried out, a conceptual apparatus is analyzed. The sources of the system, forms of state assistance, scientifically methodical and organizational technological supply are reflected.

Recommendations are given in relation to the practical mastering of experience of Federal Republic of Germany in the construction of the electronic documentation management system in Ukraine.

Keywords: electronic documents, electronic documentation management system, document circulation.

Размещено на Allbest.ru