Организация рабочего места

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Российская академия народного хозяйства и государственной службы при Президенте Российской Федерации»

Северо-Западный Институт Управления

Факультет государственного и муниципального управления
Кафедра Управления персоналом

Курсовая работа на тему:

«Организация рабочего места»

Санкт-Петербург 2014



Содержание

Введение

Глава 1. Коммуникации в организациях

1.1 Коммуникации в организации

1.2 Проблемы коммуникации

Глава 2. Проектирование рабочего места

2.1 Организация офисного пространства

2.2 Проектирование рабочего места

Глава 3. Современные организации

3.1 Деловая жизнь современного офиса

3.2 Зоны современного офиса

Глава 4. Офис без границ и без защиты

Заключение

Список литературы



Введение

В современных условиях высокоразвитого производства, оснащенного сложной техникой, необходим научный подход к организации труда на рабочих местах. Рационально организованное рабочее место обеспечивает условия труда, правильное построение трудового процесса, избавляет от лишних и неудобных движений, позволяет сократить затраты времени, улучшить использование оборудования, повысить качество выполняемой работы, обеспечить сохранность оборудования.

В целях обеспечения этого, организация труда предполагает осуществление комплекса мероприятий

1. разработка перечня работ и операций основного производства и установление последовательности их выполнения;

2. подбор, профессиональная подготовка и расстановка кадров, четкое определение обязанностей каждого работника;

3. организация и оснащение рабочих мест, обеспечивающие эффективное выполнение каждым работником, производственных заданий;

4. внедрение наиболее рациональных приемов и методов выполнения работ;

5. создание необходимых санитарных и производственно-бытовых условий, обеспечивающих гигиену и безопасность труда, регламентация режимов труда и отдыха работников;

6. установление норм труда и его оплаты, выбор форм морального и материального стимулирования роста производительности труда;

Недостаточная изученность проблем организации рабочих мест в современных условиях приводит к тому, что потребности предприятий в результатах использования человеческих ресурсов полностью не удовлетворяются, что снижает эффективность их работы. Исходя из изложенного, сложность и многообразие проблем организации рабочих

Цель курсовой работы состоит в изучении организации рабочего места, которая определила структура работы состоящую из введения, 4-х глав, заключения и списка использованной литературы.

Для достижения цели было поставлено ряд задач:

-изучить коммуникации в организации и выявить проблемы;

- разобрать проектирование рабочего места;

-рассмотреть современные организации.

офис коммуникация эргономичность



Глава 1. Коммуникации в организациях

1.1 Коммуникации в организации

Коммуникация - это процесс обмена информацией между людьми. Сложно переоценить роль успешных коммуникаций в управлении организацией.

Обмен информацией нужен при реализации хоть какой из функций менеджмента (планирование, организация, мотивация, контроль). Большую часть собственного рабочего времени (50 - 90%) менеджеры всех уровней тратят на коммуникации.

Коммуникации в организации -- это непростая, многоуровневая система, обхватывающая как саму компанию и ее составляющие, так и ее наружное окружение. Рассмотрим эту систему подробнее и начнем с такого, какие внешние и внутренние коммуникации исполняет организация.

Внешние коммуникации - обмен информацией между организацией и ее внешней средой. Любая организация существует не изолированно, а во взаимодействии со собственной внешней средой. И от того, какие причины данной среды (потребители, соперники, органы муниципального регулирования, публичное мировоззрение и т. д.) оказывают наибольшее воздействие на работу организации и ее итоги, зависят характер и методы ее коммуникаций.

У организаций имеются различные средства обмена информацией с главными элементами собственного наружного окружения. Так, к примеру, с имеющимися и потенциальными потребителями производимых продуктов и услуг, компании общаются, прежде всего, с поддержкой рекламы и остальных средств продвижения товаров на рынок (выставки-реализации, директ-мейл, личные продажи и т. п.), а так же широко распространены разновидности социологических опросов .

Организация -- предмет государственного контроля и регулирования, часто представляет соответствующим органам (статистики, налоговым, внебюджетным фондам) разные отчеты, справки, сведения и т. п. Используя лоббистов, поддерживая определенные политические партии, движения, группы и отдельных депутатов, делая взносы в их пользу, большие организации не только получают от них нужную информацию, но и воздействуют на законодательство, содержание нормативных актов, принимаемых законодательной властью всех уровней.

Больший интерес уделяется созданию в общественном мировоззрении подходящего вида организации, для чего в больших фирмах формируются особые отделы по связям с общественностью, специалисты которых, применяя различные средства, распространяют необходимую для этого информацию.

Это далеко не целый список примеров коммуникаций между организацией и ее внешней средой.

Внутренние коммуникации - информационные обмены между элементами организации. Внутри организации обмены информацией происходят между уровнями руководства(вертикальные коммуникации) и между подразделениями (горизонтальные коммуникации).

* Вертикальные коммуникации. С их поддержкой информация передается с высших уровней управления на низшие, либо по нисходящей. Таким образом, работникам организации докладывают о новейших стратегических и тактических целях, изменении ценностей, конкретных поручениях на установленный период, изменении правил, инструкций, стандартов деятельности и т. п.

Параллельно этим информационным потокам в любой организации исполняется передача информации в противоположном направлении -- с низших уровней иерархии к высшим, или по восходящей. С ее помощью руководство узнает о реальном расположении дел в организации, об итогах принятых решений, о появляющихся трудностях, дилеммах и предположениях по их разрешению.

* Горизонтальные коммуникации. Так как организация состоит из нескольких (иногда большого количества) подразделений, нуждающихся в согласованном исполнении собственных задач, это вызывает у них надобность обмениваться между собой информацией. Таким образом, в добавление к вертикальным организации нуждаются и в горизонтальных коммуникациях. Их немаловажное различие заключается не в направленности движения информации, а в том, что в отличие от вертикальных, основанных на отношениях управления и подчинения, горизонтальные информационные обмены связывают равноправные составляющие организации, создавая между ними отношения кооперации и координации.

* Коммуникации между управляющим и подчиненным. Поэтому, желая коммуникации типа руководитель--подчиненный формально являются одной из видов вертикальных коммуникаций, их в силу особенной значительности принято рассматривать раздельно.

* Неформальные коммуникации. Как уже подмечалось выше, в любой организации наравне с формальной структурой есть и неформальная, которая базирована на собственных, неслужебных, не регламентированных отношениях и поэтому, не считая информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, легче говоря, слухи, передаваемые при поддержке неформальных коммуникаций.

Неформальными коммуникациями достаточно нередко пользуются руководители, чтоб узнать реакцию служащих на те или другие предполагаемые конфигурации. Особенности неформальных коммуникаций -- гораздо крупная скорость передачи информации, значимый размер аудитории, сравнимо наименьшая достоверность передаваемых извещений.

Наличие в организации неформальных коммуникаций -- явление обычное, но, только до определенной степени. Следует помнить, что слухи -- это постоянно последствие недочета информации, и большой объем сведений, распространяемых с поддержкой слухов, неформальных информационных обменов, свидетельствует о неблагополучии системы коммуникаций и ее неэффективности.

1.2 Проблемы коммуникации

Развитие различных концепций организаций придало актуальность проблемам, связанным с построением и функционированием коммуникационных сетей. Фактически первыми исследовали коммуникационные процессы в организации представители школы научного управления. В частности, Ф. Тейлор разработал жесткую организационную структуру (позднее ее усовершенствовал А. Файоль), предполагающую четкую взаимосвязь между должностями и ролями. В этой структуре имеют место только вертикальные властные связи (от руководителей к подчиненным), т. е. такая организация базируется на формальных, предельно жестких, вертикальных, иерархических коммуникационных связях.

Представители школы человеческих отношений уделяли внимание в основном неформальным коммуникациям между работниками организации с равным статусом, забывая об их взаимодействиях с администрацией, а также (что представляется самым главным) о потоках деловой информации, необходимой для выполнения работниками своих ролевых обязанностей.

Рассматривая организацию как открытую систему, системные теории акцентируют внимание на ее взаимообмене с внешней средой, изучении потоков информации, поступающих от других организаций и от социальных институтов (властных, политических, общественных и т. д.). Реализация положений системных теорий способствовала повышению степени выживаемости организации за счет налаживания связей с другими организациями и институтами, возможностей распространять властное влияние и осуществлять обмен ценной информацией. При укреплении и успешном функционировании внешних связей становятся более устойчивыми и эффективными и внутренние коммуникации.

Таким образом, можно сказать, что в рамках трех научных школ с развитием представлений о методах создания наиболее эффективных организационных структур, где поставленные цели достигаются с наименьшими затратами, менялись и понятия о коммуникациях и необходимости их исследования - от почти полного игнорирования коммуникационных проблем к пониманию значимости их совершенствования для любой сложной организации и пониманию того, что надежные коммуникации - залог успеха всей организации .

Коммуникация в современных условиях является основой жизнеобеспечения каждой фирмы, организации, предприятия. Благодаря коммуникации осуществляется сбор, анализ и систематизация информации как внутри предприятия, так и за его пределами, обеспечивается необходимый уровень взаимодействия с деловыми партнерами, конкурирующими фирмами, потребителями, поставщиками, финансистами, клиентами. Не только слово, цифра и другая информация, которая может быть представлена письменно или графически, занимают основное место и являются важными в коммуникационном процессе, но и другие элементы (жесты, мимика, паузы) могут быть определяющими с позиций оценки эффективности управления.

Коммуникации, как разветвленная сеть, пронизывают все элементы и структуры организации. Главная их цель - обеспечить взаимопонимание сотрудников, которые участвуют в информационном обмене.

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик: быть ясными, краткими и точными; прозрачными, а сообщаемые сведения - достоверными; должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

В идеале информация о принятом решении должна доходить до работников еще на стадии его подготовки, так как утечка информации, ее неформальное обсуждение неизбежны. Объявив о решении, следует снова и снова возвращаться к его обсуждению, предоставляя дополнительные сведения и помогая людям воспринять новшества.

Что касается коммуникативных барьеров, нужно заметить, что, помимо объективных причин, затрудняют коммуникации и субъективные факторы. К примеру, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи .

Коммуникации имеют огромное значение для успеха организаций, на коммуникации руководители тратят от 50 до 90 % времени, однако, опросы показали, что около 70 % руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности их организациями. По данным зарубежных исследований, результативность горизонтальных коммуникаций достигает 90 %, вертикальных - 20-25 % (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30 % информации, а начальник цеха - около 40 %. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10 % информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций .

Эффективная коммуникация очень важна для успеха в управлении. Во-первых, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных событий. Во-вторых, межличностная коммуникация, возможно, является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью.

Любая организация заинтересована в повышении эффективности коммуникаций. Повышение эффективности возможно на основе детального анализа используемой технологии коммуникаций и видении разрывов, нестыковок или провалов в коммуникационном процессе. Почти для всех организаций регулирование информационных потоков остается достаточно проблематичным явлением: информация не всегда попадает именно к тому лицу, к которому она должна попасть, а если и к тому, то не всегда своевременно.

Кроме того, в ряде организаций существует проблема неравномерной информационной нагрузки: кто-то страдает от ее избытка, а кто-то испытывает «информационный голод». Весьма важным и наиболее часто используемым направлением в совершенствовании коммуникационного процесса выступает оптимизация системы обратной связи, устранение коммуникационных барьеров, повышение точности передаваемой информации.

В качестве путей улучшения коммуникации можно выделить следующие методы.

1. Управленческое регулирование, которое включает в себя четкое определение и формулирование задач, формирование четкого представления о потребностях в информации начальника и подчиненных, планирование, реализацию и контроль в направлении улучшения информационного обмена, а также обсуждения планов, задач, путей их решения.

2. Совершенствование системы обратной связи, которое подразумевает перемещение людей из одного подразделения организации в другое с целью обсуждения; опрос работников, в среде которых необходимо выявить: четко ли доведены до них цели их деятельности, информированы ли они, с какими потенциальными и реальными проблемами сталкиваются или могут столкнуться; стратегии перемен, получает ли их руководитель для предложений.

3. Совершенствование системы сбора информации с целью снижения тенденции фильтрации идей или их игнорирования на пути снизу вверх.

4. Создание каналов информационных сообщений (стенная печать, статьи, радио и т. п.)

5. Внедрение современных информационных технологий (электронная почта, видеоконференция и др.).

Точные коммуникации снизу вверх оповещают менеджера о состоянии подчиненных, помогают ему правильно определить качества работников и открывают путь для более эффективных коммуникаций сверху вниз. В то же время существует проблема искажения коммуникаций, поступающих снизу вверх, потому что работники чаще будут говорить начальнику то, что он хочет услышать, а не то, что есть на самом деле.

Для улучшения восходящих потоков можно использовать ряд вспомогательных систем:

1. Система действий, обозначаемая термином «политика открытых дверей», представляет собой готовность руководителя любого ранга выслушивать предложения рядовых работников.

2. Система действий, называемая «выведение управления за пределы кабинета». Обход руководителем предприятия - хороший способ познакомиться с положением дел непосредственно. Однако не рекомендуется делать это слишком часто.

Неформальные коммуникации связаны с неформальными группами и неслужебными вопросами, а также распространением слухов. Система слухов хорошо работает, так как использует многие каналы. Информация может дойти до огромного числа людей за короткий промежуток времени. Необходимо научиться пользоваться системой слухов и не препятствовать неформальной коммуникационной сети. Неформальные коммуникации могут возникать не только между членами неформальных групп. Хорошие личные взаимоотношения между теми или иными работниками облегчают неформальную передачу информации. Главное преимущество системы неформальных коммуникаций - в ее большей гибкости, что нередко благоприятствует скорейшему распространению информации.

Итак, общение является неотъемлемой чертой организационного бытия. Каждый член организации участвует в коммуникационном процессе. Однако интенсивность этого участия и его цели неодинаковы у различных членов организации. Сотрудники общаются для того, чтобы:

- выразить свои чувства и эмоции (социальная цель);

- получить или предоставить информацию (профессиональная цель);

- оказать влияние на поведение других членов организации.

Последняя цель полностью совпадает с целью управления персоналом организации - добиться необходимого для компании производственного поведения своих сотрудников, что позволит реализовать организационные цели. Следовательно, коммуникация может и должна являться элементом системы управления персоналом.



Глава 2. Проектирование рабочего места

2.1 Организация офисного пространства

Офис -- искусственная среда, где люди проводят больше половины своей сознательной жизни. И хотя некоторые компании все еще продолжают экономить на офисном пространстве, большинство уже понимает, что среда оказывает сильное воздействие на производительность труда. Удовольствие от работы и рациональность оборудования рабочих мест становятся основными условиями охраны здоровья. Грамотная планировка и размещение рабочих мест приводит к ускорению рабочих процессов и способствует само-идентификации сотрудников с компанией. Офисное пространство и его интерьер оказывают также существенное влияние на восприятие имиджа компании.

Эргономичность офисного пространства строится из различных элементов -- от удобной клавиатуры до мер по контролю чистоты воздуха. Большое значение имеет и планировка помещений.

Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. Как правильно подобрать тип планировки, соответствующий роду деятельности компании?

При оборудовании офиса в процессе перепланировки существующего или строительстве нового помещения приходится сталкиваться с целым комплексом вопросов, связанных с его проектированием. Основное требование к офисному помещению -- утилитарность, т.е. пространство должно быть удобным для деятельности каждого из сотрудников, не затруднять коммуникации, но и не препятствовать индивидуальной работе.

Каждый офис является комбинацией помещений, предназначенных для двух типов деятельности: для индивидуальной работы, требующей тишины и концентрации, и для коллективной, требующей общения. Основной сложностью в проектировании офисов является поиск равновесия между двумя этими видами деятельности, и выявление того варианта планировки, который наиболее бы соответствовал профилю данной компании. И для этого в проектировании офиса должны принимать участие не только архитекторы, дизайнеры и специалист-технолог, но и административные работники компании-заказчика.

В процессе его создания участвуют много людей различных профессий, и исход зависит от того, насколько ясно каждый из них понимает достоинства качественного офиса. Цель каждого из них -- создать оптимальные условия для функционирования компании в течение всего времени использования офисного пространства.

Процесс проектирования -- всегда поиск равновесия между различными составляющими. С одной стороны, это требования заказчика по площади помещений, стандартам рабочих мест, организации хранения документов, административное устройство компании и ее техническое обеспечение. С другой -- совершенно определенная форма здания, планировочная сетка, площадь этажей и их количество. Кроме того, существуют эстетические соображения, немаловажные для всего процесса проектирования, но их мы не будем здесь рассматривать, поскольку наша основная задача -- представить взгляд на офис с точки зрения его функциональности. И конечно, при принятии любого решения существенным является вопрос стоимости, которая складывается из стоимости строительства и дальнейших эксплуатационных расходов.В целом, лучшим решением для сосредоточенной работы является отдельный кабинет, в то время как для общения больше подходит открытое пространство.

2.2 Проектирование рабочего места

В системе «человек-техника-среда» рабочее место является одним из центральных направлений исследования и проектирования при организации трудовой деятельности человека.

Рабочее место представляет собой наименьшую целостную единицу производства, где взаимодействуют три основных элемента труда -- предмет, средства и субъект труда. Определяют рабочее место и как систему функционально и пространственно организованных средств труда, обеспечивающую работающему условия для успешного и безопасного протекания трудовой деятельности.

Организация рабочего места -- это результат проведения системы мероприятий по функционированию и пространственному размещению основных и вспомогательных средств труда для обеспечения оптимальных условий трудового процесса. Оснащение рабочего места включает все элементы, необходимые работающим для решения поставленных производственных задач. К ним относятся основные и вспомогательные средства труда и техническая документация.

Основные средства труда -- это основное оборудование, с помощью которого человек выполняет трудовые операции (станки, стенды, промышленные роботы и т.д.).

Вспомогательные средства труда делятся по назначению на технологическую и организационную оснастку.

Технологическая оснастка обеспечивает эффективную эксплуатацию основного производственного оборудования на рабочих местах (средства заточки, ремонта, наладки, контроля и т.д.).

Организационная оснастка обеспечивает эффективную организацию труда человека путем создания удобств и безопасности в эксплуатации и обслуживании основного производственного оборудования. В состав организационной оснастки входит: рабочая мебель (верстаки, инструментальные тумбочки, сиденья и т.д.); устройства и приспособления для транспортировки и хранения предметов труда (лифты, поддоны и т.д.); средства сигнализации, связи, освещения, тара, предметы для уборки рабочего места и т.д.

Перечень элементов технологической и организационной оснастки должен быть указан для каждого рабочего места в технической документации к основному производственному оборудованию.

Пространственная организация рабочего места -- это размещение в определенном порядке элементов основного и вспомогательного производственного оборудования относительно работающего человека в заданных пространственных границах.

Для удобства эргономического анализа и проектирования рабочие места классифицируют в зависимости от характера выполняемых на них трудовых операций и по ряду других признаков.

По особенностям трудовой деятельности человека различают следующие группы рабочих мест:

1. по отношению в создании продукта -- основные, вспомогательные и обслуживающие;

2. по категориям работающих в системе организации производства -- рабочие места рабочих, служащих, специалистов и руководителей;

3. по взаимоотношениям в трудовом процессе -- индивидуальные и коллективные;

4. по характеру размещения и степени изоляции -- изолированные и неизолированные;

5. по степени ограждения -- огражденные и не огражденные;

6. по характеру к внешней среде и т.д.

В зависимости от характеристик средств труда рабочие места различают по уровню механизации, по степени специализации средств труда.

Специфика взаимодействия человека со средствами труда позволяет различать группы рабочих мест по количеству обслуживаемого оборудования и по степени подвижности рабочего места относительно средств труда.

Пространственная организация рабочего места должна обеспечивать:

* соответствие планировки рабочего места санитарным и противопожарным нормам и требованиям;

* безопасность работающим;

* соответствие пространственных соотношений между элементами рабочего места, антропометрическими, биомеханическими, физиологическими, психофизиологическими и психическими возможностями работающего человека;

* возможность выполнения основных и вспомогательных операций в рабочем положении, соответствующем специфике трудового процесса, в рациональной рабочей позе и с применением наиболее эффективных приемов труда;

* свободное перемещение рабочего по оптимальным траекториям;

* достаточную площадь для размещения оборудования, инструмента, средств контроля, деталей и т.д.

Пространственные и размерные соотношения между элементами рабочего места должны позволять:

* размещение работающего человека с учетом рабочих движений и перемещений согласно технологического, процесса;

* расположение средств управления в пределах границ моторного пространства (по ширине, глубине и высоте);

* оптимальный обзор источника визуальной информации;

* смену рабочей позы и положения;

* рациональное размещение основных и вспомогательных средств труда.

Обязательным условием является то, что на рабочем месте должны находиться только те технические средства, которые необходимы для выполнения рабочего задания, и располагаться они должны в пределах границ досягаемости, с целью исключения частых наклонов и поворотов корпуса работающего. Предметы труда, используемые в последующих рабочих операциях, должны располагаться в той же последовательности. В целях экономии (в эргонометрическом аспекте) производственных площадей возможна вертикальная планировка рабочего места, особенно для размещения редко используемых средств и предметов труда.

Немаловажное значение имеет также выбор оптимальной ширины проходов, которые должны рассчитываться в зависимости от частоты их использования и с учетом ширины транспортных средств и пространства, занимаемого телом стоящего чело века в спецодежде.



Глава 3. Современные организации

3.1 Деловая жизнь современного офиса

Деловая жизнь офиса любой любого предприятия или фирмы складывается из множества мелочей, каждая из которых требует внимания: ведь организованное, грамотное, а также точное выполнение каждого из этих дел помогает существенно повысить эффективность работы компании. Организовать работу в офисе - значит учесть все нужды современного ведения бизнеса - хозяйственные, технические, информационные, имиджевые.

· Снабжение. У сотрудников компании не должно возникать проблем или лишних забот из-за недостатка оргтехники или расходных материалов в офисе.

· Документооборот, ведение делопроизводства. Каждый документ, вышедший из вашего офиса, может работать на имидж компании. Культура делового общения, направленность на взаимодействие с клиентом, которая видна в каждой строчке письма - все это достигается искусством письменной деловой коммуникации.

· Связи с поставщиками деловых услуг. Ведение бизнеса требует всевозможных транспортных, консалтинговых, юридических услуг, бухгалтерских услуг, обращения в кадровые агентства или в бюро переводов. Наиболее эффективными являются долговременные деловые отношения между компаниями.

· Этикет деловых отношений, имиджевые аспекты работы с партнерами и клиентами. Соблюдение бизнес-этикета, гостеприимство - от чашки чая за ведением переговоров до корпоративного такси в аэропорт для встречи важных гостей - также способствует упрочению авторитета компании.

Но жизнь офиса любой компании не ограничивается одной лишь деловой сферой, ведением бизнеса или решением материально-финансовых проблем. Офис-менеджер умеет организовать и празднование торжественных событий, корпоративный отдых, и другие мероприятия. Так что знания и умения, присущие хорошему офис-менеджеру, востребованы всегда и во многих сферах жизни. Работа офиса, а также деловая жизнь офиса - это множество мелочей, из которых складывается облик успешной фирмы.

Корпоративная культура компании подразумевает готовность делать значительные вклады в обучение и повышение уровня подготовки персонала, возникновение добрых деловых традиций, в том числе традиции празднования всевозможных событий.

Работа по развитию корпоративной культуры включает в себя создание особого микроклимата. Сотрудник будет приходить на работу и с удовольствием выполнять свои обязанности до тех пор, пока:

· для него значима атмосфера, существующая в коллективе;

· он успешно реализует свои потребности личного и профессионального роста.

3.2 Зоны современного офиса

Из каких зон состоит современный офис?

Прежде всего, это такие традиционные помещения, как:

· рабочие пространства,

· входная зона,

· комнаты переговоров

· служебные помещения.

Пристального внимания дизайнеров всегда удостаиваются так называемые представительские зоны -- приемная, комнаты переговоров, кабинеты руководителей разных уровней.



Рабочая зона

По статистике, до 40% персонала многих компаний единовременно находятся вне офиса. Особенно это характерно для компаний, работающих в сфере услуг.

Стремление к повышению эффективности использования площадей и выработка новых методов работы привели к появлению новых рабочих зон в офисе.

Планирование офиса на основании учета общего количества сотрудников может привести к неэффективному использованию пространства. В подобной ситуации одно рабочее место могут использовать поочередно несколько сотрудников. Как вариант -- можно выделить специальную зону, оснащенную всеми необходимыми техническими средствами. Любое свободное в настоящий момент место предоставляется сотруднику компании по требованию. При этом возможности современного телефонного оборудования позволяют сохранять за каждым человеком его личный телефонный номер, а вся необходимая документация будет храниться в мобильных шкафчиках, расположенных в специально отведенном месте.

Пространственное решение рабочих зон зависит также от корпоративной культуры компании, от ее организационной структуры и возможностей конкретного здания. При планировке не стоит придерживаться какой-либо раз и навсегда выбранной схемы, а творчески подходить к решению вопросов, поставленных конкретной ситуацией.

Входная зона

При проектировании входной зоны компании необходимо определить:

1. Есть ли у компании ярко выраженная индивидуальность?

2. Насколько сильно эта индивидуальность и корпоративная культура должны быть выражены в пространственных формах?

3. Обращена ли компания наружу или, скорее, вовнутрь, сколько в ней бывает посетителей?

При решении этих репрезентационных задач не следует забывать об удобстве людей, работающих или посещающих эту зону. Обычно здесь же располагается зона ожидания, гардероб для сотрудников и для клиентов. Полезным дополнением может служить информационная стойка, предоставляющая клиентам возможность ознакомиться со структурой и спецификой деятельности компании.

Комнаты для переговоров

Согласно данным исследований, в современном бизнесе роль переговоров и принятие совместных решений постоянно возрастает. Поэтому компании заинтересованы в увеличении количества помещений для переговоров. На современном этапе развития организации площадь переговорных зон должна будет составлять приблизительно 30% от всей площади офиса. Переговорные могут также использоваться для проведения семинаров, тренингов и обучения персонала, что также играет немалую роль в формировании корпоративной культуры. Поэтому они могут быть оснащены оборудованием для презентаций.

Также можно разместить в офисе зоны так называемого "кофиса", располагающие к неформальному общению с клиентом. Это нечто среднее между кафе и офисом, где за чашкой чая можно обсудить совместные планы. В отличие от столовой, где обедают сотрудники компании, "кофис" располагается в непосредственной близости от рабочих зон и оборудуется автоматом для приготовления кофе и других напитков.

Кабинет руководителя

Стоит отметить, что статус кабинета руководителя постепенно меняется. Если раньше кабинет был призван подчеркивать высокое место руководителя в иерархии компании со всеми вытекающими отсюда последствиями, например затрудненным доступом к нему, то сейчас ситуация постепенно меняется. Современные тенденции управления организацией рассматривают руководителя как лидера команды профессионалов, объединенных одной целью, и требуют более гибкого руководства, а нередко и более близкого и непосредственного сотрудничества руководителя и его команды. Это приводит к "демократизации" кабинетов начальников. Такой подход находит свое отражение и в офисной планировке, и в отделке помещений.



Глава 4. Офис без границ и без защиты

Современный ИТ-рынок толкает компании к тому, чтобы сделать рабочее место сотрудника мобильным, включить в рабочую сеть персональные устройства, использовать удаленный доступ, облачные системы хранения данных. Но оборотная сторона мобильности - прогрессирующий риск потери или похищения информации.

Растет количество устройств ввода информации, рабочая сеть уходит в Интернет - и это новые угрозы. Теоретически безопасность данных компании должна становится головной болью не только ее ИТ-специалистов, но и провайдеров виртуальной инфраструктуры, и операторов связи. Как они решают этот вопрос, эксперты ИТ-рынка обсудили на круглом столе «Облачная безопасность: миф или реальность» журнала «Эксперт Северо-Запад».

Пора всем участникам рынка задуматься о безопасности рабочих сетей, использующих удаленное хранение данных, удаленный доступ к рабочему месту, признают эксперты. Использование удаленного доступа, а также облачных сервисов хранения информации становится все более массовым. «В последние полгода мы фиксируем заметный рост запросов от компаний среднего бизнеса - они хотят размещать в дата-центрах частные облачные решения», - рассказывает заместитель директора по развитию петербургского филиала компании «ВестКолл» Вероника Балашова. Как отмечает Вероника, на рынке произошло важное изменение в восприятии ИТ-специалистами компаний облачных сервисов. «Если раньше, год-два назад многие системные администраторы считали, что обращение к провайдерам облачных услуг делает их самих ненужными (задачи, которые они выполняют, оказываются отданы другим), сегодня сисадмины этого не боятся. Все больше людей видят в использовании облачных решений удобство и выгоду: компания освобождает себя от проблем и затрат, связанных с покупкой, ремонтом и заменой оборудования, ИТ-специалисты могут сосредоточиться на главном - работе программных решений», - рассказывает Балашова.

Безопасность корпоративных систем, использующих удаленное хранение данных и удаленный доступ к рабочему месту с персональных устройств, распадается на три в определенном смысле разных рынка, три уровня защиты: безопасность самих систем удаленного хранения, то есть облаков, безопасность персональных устройств ввода информации и безопасность корпоративных сетей связи, обеспечивающих доступ к рабочему месту.

Первый вопрос

Пространство систем хранения данных, на базе которого создаются виртуальные серверы и иные облачные сервисы, очевидно, максимально готово к воздействию извне. «Это первый вопрос клиента - как организована безопасность виртуальных серверов, как они защищены от несанкционированного использования, - рассказывает генеральный директор облачного провайдера «ИТ-ГРАД» Дмитрий Гачко. - Поэтому безопасность хранения данных и доступа к ним подразумевается по умолчанию, она определяет стоимость базовой услуги так же, как и стоимость оборудования, то есть физических серверов, где разворачиваются облака». Некоторые компании, замечает Гачко, требуют не просто гарантий, но таких решений, чтобы и мы, администраторы виртуальной инфраструктуры и виртуальных систем хранения данных, не имели доступа к информации в облаке компании - облачные провайдеры могут дать и такой уровень анонимности, хотя это сложно и как следствие дорого.

Две тысячи вирусов в день

Персональные устройства - более проблемный уровень защиты корпоративных сетей, отчасти потому, что они сегодня в центре внимания злоумышленников (точнее, персональные данные, пароли, сохраняющиеся на мобильных устройствах).

«За 2010 год мы зафиксировали порядка пяти тысяч случаев использования вредоносного программного обеспечения (ПО) для мобильных платформ, сегодня мы фиксируем более 5 тыс. инцидентов в день», - рассказывает региональный представитель «Лаборатории Касперского» в СЗФО Ирина Белоцерковец. Дополнительные сложности рождает то, рынок мобильных устройств сегодня поделен между разными платформами, такими как Android, iOS, Windows и другими (в отличие от рынка персональных компьютеров, где господствует Windows), нет единого кросс-платформенного решения, которое компания могла бы приобрести и в принудительном порядке устанавливать на оборудование сотрудников.

Однако в плане защиты доступа к корпоративным сетям специальное программное решение легко может стать менее удобным, но более действенным алгоритмом подтверждения паролей. «Сегодня у всех банков уже есть интернет-банкинг, многие им пользуются. Соответственно, многим знаком самый проверенный вариант защиты доступа с абонентского устройства - двухфазная аутентификация. Абонент обращается - вводит свой пароль, чтобы подтвердить сделку, второй пароль получает SMS-сообщением на указанный номер. Возможно, вскоре, благодаря использованию технологии NFC, можно будет упростить ситуацию - абоненту надо будет указать личный пароль и приложить к своему мобильному устройству карту с NFC-чипом», - рассуждает начальник отдела по продуктам Северо-Западного региона компании «ВымпелКом» Алексей Огоньков.

Проверенный способ, но для индивидуальной настройки

То, что услуга доступа в Интернет с использованием удаленных систем хранения данных и удаленного доступа приобретает иную значимость, очевидно. Вчера широкополосный доступ давал лишь связь с внешним миром (передача файлов, мгновенные сообщения), сегодня через Интернет идут обращения к файлам компании, хранящимся в дата-центре или облаке, или вообще к рабочему месту сотрудника. Вместе с тем приходится констатировать, что этот уровень по-прежнему минимально защищен. Причина - легкомыслие и пассивность как абонентов, так и операторов.

Впрочем, решения по безопасности и резервированию от операторов, которые они сегодня предлагают своим клиентам - не готовый продукт, а сугубо индивидуальный, можно сказать, эксклюзивный. «Предоставление услуги начинается с требований конкретного заказчика к данной услуге, он сам или с помощью специалистов должен определить для себя главные риски, и в соответствии с ними мы организуем защиту», - рассказывает руководитель отдела развития OSS систем Северо-Западного филиала компании «МегаФон» Сергей Литовко.

Просто абоненты только-только начали понимать выгоду использования облачных сервисов, и пока не столкнулись с оборотной стороной тренда - возросшими рисками потери данных, объясняет ситуацию руководитель отдела обслуживания оператора «ОБИТ» Михаил Телегин. Нет потока обращений с просьбой обеспечить безопасность связи, у людей нет четкого понимания, что надо обязательно защищаться.

В сходном ключе - что услуги нет, поскольку нет явного спроса, рассуждает и Вероника Балашова: «Наш опыт свидетельствует, что вопрос контроля доступа к внутренним данным встает только у крупных компаний. Компании среднего и малого бизнеса относятся к этому проще. Когда они разрешают сотрудникам использовать личные мобильные устройства для доступа к рабочему месту, они не видят в этом угрозу для себя».

Нельзя не отметить, что рассуждения представителей операторов связи о том, что вопросы безопасности каналов и внутренних сетей мало интересуют бизнес, соседствуют с рассказами, что в последнее время требования клиентов к качеству доступа в Интернет заметно возросло. «Уровень компетенции наших клиентов быстро растет. Два года назад в договоре на оказание услуг оператор прописывал стандартную (небольшую) компенсацию за простои в работе канала. Сегодня клиенты требуют, чтобы были предусмотрены серьезные штрафные санкции, возмещения. Договоры изменились», - рассказывает технический директор петербургского филиала «ЭР-Телеком Холдинг» Андрей Зузенко. Это изменение фиксируют и другие операторы. «Мы видим более внимательное отношение клиента к услугам связи, и как следствие - ужесточение требований по отношению к нам. И если раньше вопрос о резервировании канала поднимался редко, сегодня многие интересуются, что будет, если канал вдруг перебьют строители, и задумываются о резервировании», - рассуждает Михаил Телегин.

Недоверие и безответственность

Получается, что общая заинтересованность в улучшении качества услуг операторов есть. А что она не трансформируется в вопрос об информационной безопасности - не «заслуга» ли самих операторов? Не так мало игроков, кто искренне считает, что их область - непосредственно передача данных, а не их защита. «Наша основная компетенция - организация транспорта, мы «возим вагоны». Что положите в эти «вагоны», все привезем, если хотите, чтобы канал был шире - сделаем, резервный путь - дадим. Что касается принципиально новой услуги, безопасности как типового продукта - тут недолго выйти за рамки лицензий, имеющихся у операторов», - рассуждает Андрей Зузенко.

Чисто теоретически такой подход можно понять. Но возникает ощущение, что с подобной установкой операторы рискуют попасть в истории, аналогичные тем, что рассказал Дмитрий Петров. «Я уверен, что рынок облачных сервисов растет не столь высокими темпами, потому что сегодня у нас есть и недоверие, и безответственность.

Недоверие клиента к поставщикам услуг и безответственность поставщиков услуг по отношению друг к другу, выражаемое в том, что предприятие не может взять на себя всю полноту ответственности. Была компания, которая предоставляла в аренду виртуальные системы хранения данных, работала в низком ценовом сегменте и была честной в отношениях с клиентами - когда случались минимальные проблемы, простои, честно выплачивала возмещения.

Но в дата-центре, где она размещала свои серверы, случилась авария, проблемы с электричеством, в результате облачный сервис оказался на долгое время недоступен. Дата-центр не захотел возмещать убытки по договору и как-то идти навстречу. Все закончилось громкой ссорой, судом в «лучших» традициях непризнания фактов и, конечно, рассерженными абонентами, которым долгое время никто не возмещал убытки», - поведал Петров.

Надо понимать, что история безопасности облачных сервисов только начинается. Как рассказывает Ирина Белоцерковец, в 2012 году тема кибервойн стала одной из главных в публичных обсуждениях официальных представителей различных государств. Использование «кибероружия» увлекает все больше стран, а значит, все больше людей занимаются тем, что создают вирусы, задача которых - парализовать жизнь различных госучреждений, промышленных организаций и компаний.



Заключение

Для эффективного функционирования современного производства, основанного на применении сложной техники и технологии, характеризуемого большим количеством внутрипроизводственных связей, необходимы четкая организация рабочего места. На данном этапе развития экономики очень важно рационально, точно организовать рабочее место, гармонично увязать все элементы организации, т.е. планировку, оснащение, обслуживание и конечно предоставить работнику благоприятные и комфортные условия для эффективного осуществления трудового процесса с максимально высокой производительностью, а так же обеспечить все условия для благоприятного взаимодействия с другими сотрудниками.

Рабочее место должно быть в максимальной степени приспособлено для высокопроизводительной, эффективной работы с минимальными затратами времени и усилий.

Под организацией рабочего места понимается технологическая и организационная их оснастка, планировка и обслуживание. Работа по организации рабочего места зависит от типа производства и содержания трудового процесса.

Технологическая оснастка рабочих мест, включает приспособления, инструменты, приборы для ведения и контроля технологического процесса.

К организационной оснастке относятся производственная мебель для размещения и хранения материалов и оборудования, вспомогательные приспособления для ухода за оборудованием и площадью.

Совершенствование обслуживания рабочих мест предусматривает разработку наиболее рациональных форм разделения и кооперации труда рабочих. При больших объемах операции обслуживания целесообразно выделять их отдельной функцией со специализацией определенных работников. При этом каждому работнику устанавливают оптимальную зону или участок, режим, график и маршрут обслуживания.

Список литературы

1. Аммельбург Г. Предприятие будущего: Структура, методы и стиль руководства [Текст] / Г. Аммельбург; Пер. с нем. В. А. Чекмарева. - М.: Междунар. отношения, 2008. - 415 c

2. Багрова И.В., Коллектив Р.Б. Организация производства: Учебное пособие. - Киев, 2009. - 248 с.

3. Бахарев А. Р. Коммуникации внутри компании: как добиться их эффективности // Технологии корпоративного управления.

4. Бурова М., Дыхательная система организации//Управление персоналом.2008.-с 86-88

5. Егоршин А.П., Зайцев А.К. Организация труда персонала: Учебник. М.: ИНФРА-М, 2008. - 320с.;

6. Иванов Ю и др. Комплексная оценка ,проектирование и паспортизация рабочих мест производственны предприятий//Управление персоналом.2004.-с 70-72.

7. Леонтьев А. Офис без границ и без защиты //Эксперт.Северо-Запад.2013.-с 74-76.

8. Организация и охрана труда: учеб.-методич. пособие/ И.М. Вашко. Мн.: Акад. упр. при Президенте Респ. Беларусь, 2007. - 224с.

9. Пасичние В.Г., Акилина А.В. Организация производства: Учебное пособие для студентов высших учебных заведений. - центр учеб. л-ры, 2011. - 274 с.

10. Райкова Е. В. Проблемы деловой коммуникации в организации // Научный вестник Уральской академии государственной службы.

11. Рофе А.И. «Научная организация труда», 2012г.

12. Солянкина Л.Н. Оргпроектирование : психология труда проектирование организации рабочего места управленческого персонала//Делопроизводство 2009.-с 81-87

13. Фролов С. С. Социология организаций. - М. : Гардарики, 2010. - 384 с.

14. Шарикова Л.П. Приказ об организации проведения аттестации рабочих мест по условиям труда //Справочник кадровика. 2010.-с 118-121

Размещено на Allbest.ru