Управленческие решения

При наличии в проекте неустраненных разногласий окончательное решение по ним принимает председатель облисполкома или его заместитель, в ведении которого находится соответствующий вопрос. Председатель облисполкома или его заместитель либо направляет проект решения, распоряжения с неустраненными разногласиями представившему его органу управления для устранения этих разногласий, либо вносит указанный проект решения на заседание облисполкома, либо организует дальнейшую работу с ним

Оформленные проекты решений представляются управляющему делами облисполкома или, по его указанию, сдаются в протокольный сектор для включения в проект повестки дня заседания облисполкома, проекты распоряжений - для подписания у председателя облисполкома. Проекты решений и распоряжений в установленном порядке представляются также и на магнитных носителях.. Проекты решений, распоряжений, внесенные в облисполком, председателю облисполкома без соблюдения указанных в настоящей главе требований, возвращаются управляющим делами или по его поручению протокольным сектором представившим их должностным лицам для надлежащего оформления.

Если вопрос, предусмотренный планом работы облисполкома, по объективным причинам не может быть внесен на заседание облисполкома в установленный срок, руководитель органа управления, ответственный за подготовку вопроса, по согласованию с заместителем председателя облисполкома, курирующим отрасль, и управляющим делами облисполкома за месяц до заседания облисполкома вносит председателю облисполкома обоснованное предложение о переносе срока или снятии с рассмотрения вопроса. Председатель облисполкома принимает соответствующее решение.

Обязанности должностного лица, ответственного за подготовку проекта решения:

- завизировать и согласовать проект решения;

- приложить к проекту решения справку-обоснование, список должностных лиц, приглашенных на заседание, а также перечень органов управления и организаций, которым должно быть разослано принятое решение;

- отредактировать решение с учетом замечаний, дополнений, высказанных на заседании облисполкома, и представить его в протокольный сектор в двухдневный срок после заседания (не считая выходных дней), если иной срок по конкретному решению не оговорен в протоколе.

Требования к проекту решения:

- Проекты решений должны быть обоснованы, содержать глубокий анализ и конкретные меры с указанием сроков и исполнителей, а также лиц, которым поручается осуществлять в целом контроль за исполнением.

- Проекты решений, как правило, не должны превышать 3 - 4, справки-обоснования - 5 страниц, должны быть тщательно отредактированы, напечатаны без исправлений и помарок по установленной форме и в необходимом количестве.

Подготовка заседаний областного исполнительного комитета.

В соответствии с планом работы облисполкома подготовка вопросов для рассмотрения на заседаниях облисполкома осуществляется под руководством заместителей председателя и управляющего делами облисполкома. Предложения о включении подготовленного вопроса в проект повестки дня заседания облисполкома вносятся заместителями председателя и управляющим делами облисполкома.

Документы к заседанию облисполкома со всеми визами и подписями представляются управляющему делами облисполкома не позднее 10 рабочих дней до установленной даты заседания облисполкома. В необходимых случаях - в сроки, определяемые председателем облисполкома. Все материалы к заседанию облисполкома подготавливает протокольный сектор

Повестка дня заседания облисполкома составляется управляющим делами, подписывается председателем облисполкома, а в его отсутствие - первым заместителем председателя облисполкома не позднее, чем за 5 дней до заседания облисполкома. Членам облисполкома, а также другим лицам, участвующим в заседании, протокольный сектор за 3 дня до заседания облисполкома представляет повестку дня заседания и проекты решений по рассматриваемым вопросам. Регистрацию участников заседания облисполкома и другие подготовительные мероприятия, а также запись замечаний и предложений по обсуждаемым вопросам ведет протокольный сектор. Обслуживание заседаний облисполкома осуществляется управлением делами облисполкома

Заседания облисполкома созываются председателем облисполкома по мере необходимости, но не реже одного раза в месяц и, как правило, в четвертый четверг (обычно в 10.00). Заседания облисполкома правомочны, если в них принимает участие не менее двух третей членов облисполкома от состава облисполкома. Заседания облисполкома проводятся председателем облисполкома. В отсутствие председателя облисполкома заседания проводит первый заместитель председателя облисполкома

На заседаниях облисполкома присутствуют с правом совещательного голоса председатель Гомельского областного Совета депутатов, прокурор области, председатель Гомельского областного суда, председатель хозяйственного суда Гомельской области, председатель Комитета государственного контроля Гомельской области, начальник инспекции Министерства по налогам и сборам по Гомельской области, начальник Гомельского областного управления статистики, председатели комитетов, начальники управлений, отделов облисполкома. Другие должностные лица присутствуют на заседаниях облисполкома при рассмотрении вопросов, в подготовке которых они принимали участие.

Все должностные лица приглашаются на заседания облисполкома по списку, согласованному с председателем облисполкома. Приглашение членов облисполкома осуществляет протокольный сектор. Приглашение других участников заседания облисполкома осуществляют органы управления, внесшие проекты решений на рассмотрение. На заседания облисполкома могут быть приглашены в установленном порядке представители общественных организаций, печати, телевидения, радио, а также иные лица

На заседаниях облисполкома вопросы докладываются председателем, заместителями председателя облисполкома, управляющим делами облисполкома, руководителями органов управления и, с согласия председательствующего, - другими должностными лицами. Время для докладов - до 10 минут, содокладов - до 5, справок и выступлений - до 3 минут. Председательствующий на заседании может установить иное время.

Принятые решения оформляются в виде решений облисполкома. Решения принимаются простым большинством голосов от состава облисполкома и доводятся до заинтересованных в установленном порядке. По отдельным, не терпящим отлагательства вопросам и вопросам, не требующим коллегиального обсуждения на заседаниях облисполкома, с разрешения председателя облисполкома проекты решений могут представляться на подпись председателю облисполкома и управляющему делами облисполкома без рассмотрения на заседаниях, то есть приниматься путем опроса и сбора виз. В этих случаях проекты решений согласовываются должностными лицами, готовящими их, с заместителями председателя, членами облисполкома, всеми заинтересованными и принимаются путем опроса не менее двух третей членов облисполкома.

Лекция 5 Реализация и контроль за выполнением управленческих решений

5.1 Решения Совета Министров Республики Беларусь

При исследовании процессов принятия решений, как в теории, так и в практике менеджмента, основное внимание до последнего времени уделялось стадии разработки альтернатив решения и вопросам, связанным с нахождением оптимального варианта. Считалось даже, что именно выработка решения занимает большую часть времени и средств, отводимых для решения возникшей проблемы. Практика управления, свидетельствует: именно реализация решений, будучи наиболее сложным, трудоемким и длительным этапом ППР, поглощающим основную часть времени и ресурсов, является одновременно и самым слабым звеном в процессе управленческой деятельности. Власть в организации выражается в реальной возможности единолично принимать окончательные решения, а распорядительство -- в организации и контроле их выполнения, т.е. в распределении ресурсов, подборе и расстановке исполнителей, способных самостоятельно выполнять распоряжения, и создании эффективных стимулов для исполнения.

Сущность государственной службы имеет социальную обусловленность, т.к. преследует общественно-полезные цели и задачи, заключающиеся в служении общественным интересам. Государственная служба как единый публичный социально-правовой институт требует согласованной организации управления ею на всех уровнях управленческой иерархии. Госслужба основана на императивах должного, необходимого, обязательного, того, что непременно следует осуществлять.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя структурногоподразделения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всех исполнителей. Не рекомендуется передавать документы исполнителям без ведома руководителя структурного подразделения. В случае командировки, ухода в отпуск, болезни, увольнения исполнителя документ по указанию руководителя структурного подразделения передается другому исполнителю с обязательным указанием его фамилии в регистрационно-контрольной форме. Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее 6 месяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их службе контроля или в автоматизированную систему контроля исполнения.

При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, например:

"Вопрос решен по телефону 29 01 91 с нач. отдела №4 г-ном Васильевым Н.С."

"На совещании будет присутствовать ведущий специалист Антонов Н.П." (Дата Личная подпись исполнителя)

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект документа. При подготовке проекта документа исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных по данному вопросу документов и действующих нормативных актов. Проект документа, напечатанный и оформленный в соответствии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на регистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре документа, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список на рассылку, определяет тираж документа и после регистрации передает документ на размножение.

Если исполнение документа поручено нескольким лицам ответственный исполнитель, указанный первым в пункте распорядительного документа или резолюции, имеет право созыва остальных исполнителей. Все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений). Если исполняемый документ не может быть одновременно предоставлен в распоряжение всех исполнителей, им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или поручении. В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о времени его поступления к исполнителю, о датах промежуточного исполнения (телефонных и письменных запросах), о дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями "срочно", "на исполнение", "на доклад (подпись)", "на отправку" с указанием своей фамилии, инициалов, номера телефона. При необходимости в папке "на исполнение" делаются прокладки с обозначением сроков исполнения и наименований групп документов.

5.2 Контроль за исполнением документов и принятых решений

Действенный контроль способствует:

- своевременному и качественному исполнению документов,

- получению аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль за исполнением документов включает в себя несколько последовательных этапов:

- постановку документов на контроль;

- проверку своевременности доведения документов до исполнителей;

- предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

- контроль своевременности исполнения поручений и документов;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

- контроль соответствия уровня и формы подтверждения каждого документа, соответствия подписей их расшифровкам;

- контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

- контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения поручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами. Например, если контроль своевременности исполнения и соответствия экземпляров, подписей и т.д. осуществляет только служба ДОУ, то контроль правильности использования форм, бланков, структуры текста успешнее всего получается у сотрудников, ответственных за оформление проектов документов, естественно, при наличии у них соответствующих полномочий.

Контроль же по существу содержания входит в должностные обязанности не только руководителей всех рангов, но и, при большом объеме контрольных документов, специального контрольного подразделения.

В процессе контроля за исполнением документов основными задачами являются:

- отслеживание хода и фиксация фактического исполнения полученных указаний руководства, а также входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение;

- обобщение сведений, получаемых при отслеживании хода и результатов исполнения, и сообщение этих сведений руководству в удобном формализованном виде;

- выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

По решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, в которых контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят на себя руководителем, удостоверяющим документ. Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективности.

В идеальном варианте должно контролироваться исполнение всех документов, однако трудоемкость этой деятельности и неравнозначная ценность документной информации привели на практике к еще одной классификации, согласно которой все документы могут быть разделены:

- на документы, контроль за исполнением которых необязателен,

- на документы, подлежащие контролю за их исполнением.

Перечень контролируемых документов составляется в свободной форме и утверждается руководителем по представлению службы ДОУ с участием юридической службы организации.

В состав документов, подлежащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вышестоящих органов и распорядительных документов самого учреждения включают и важные специфические документы, свойственные данной системе управления и имеющие конкретные сроки исполнения.

Информация о результатах контроля исполнения должна поступать тем руководителям, которые определяют необходимость контроля конкретных документов и сроки их исполнения.

Для подавляющего большинства документов, циркулирующих в различных системах управления и организациях, устанавливаются сроки их исполнения, которые отмечаются на верхнем поле контрольно-регистрационной карточки.

Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения.

Типовые сроки установлены в указах Президента Республики Беларусь, законах Республики Беларусь, правительственных нормативных актах. Например: для рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан, депутатских запросов; для передачи документов постоянного хранения из ведомственных органов в государственные; для окончательного введения в силу подписанных документов и др. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах: о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и др.

Могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. После их утверждения и включения в Табель форм или Инструкций по делопроизводству они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в тексте документа или резолюции при рассмотрении поступившего документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного автором документа или отсутствует в составе типовых сроков.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых - с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок. Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее над ним руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов. Срок исполнения документа исчисляется с момента его получения организацией. Сроки исполнения могут быть типовыми или индивидуальными.

Типовые сроки устанавливаются для наиболее распространенных категорий и видов документов: переписка с вышестоящими органами государственного управления, хозяйственными, плановыми, финансовыми и административными органами; переписка с подведомственными учреждениями, организациями; обращения граждан; телеграммы, телетайпограммы и др. Сроки их исполнения не должны, как правило, превышать 10 рабочих дней. Сроки исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан не должны превышать одного месяца, а телеграмм, телетайпограмм - от двух до пяти дней. Срочные телеграммы исполняются в течение суток.

Типовые сроки исполнения записываются и закрепляются в "Перечне документов, подлежащих обязательному контролю исполнения".

Индивидуальные сроки исполнения устанавливаются для наиболее важных документов, не включенных в перечень, или в том случае, когда необходимо исполнить их в срок, отличный от типового. При определении срока исполнения, устанавливаемого руководителем учреждения, учитывается содержание документа.

Если по каким-либо объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, нужно заранее, до истечения срока исполнения, согласовать вопрос с руководителем об установлении нового, реального срока. Уход в отпуск или отъезд в командировку сотрудника не могут быть уважительными причинами неисполнения документа в срок.

Для документов, требующих более длительного исполнения, срок может быть увеличен, но не более, чем в два раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок лицо, которое его установило. Срок может быть продлен сразу, при получении документа исполнителем, или за два-три дня до истечения срока исполнения.

1. в стратегическом планировании деятельности предприятия.

2. Целеполагание в маркетинге.

Размещено на Allbest.ru