Секретарь руководителя: основные функции

Размещено на http://www.allbest.ru/

ВВЕДЕНИЕ

Секретарь - одна из самых распространенных профессий на современном рынке труда. Популярность этой профессии в современной России повышается в связи с переходом к рыночной экономике и появлением массы новых предпринимательских и других структур. Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря со знанием дела выполнять свои обязанности. Секретарская работа требует умения быстро переключаться с одного вида деятельности на другой и характеризуется широтой и разнообразием выполняемых функций.

Работа секретаря заключается не только в осуществлении документационного обеспечения управления, но и по составлению и оформлению документов по личному составу, при этом он должен не только быстро печатать, правильно оформлять документы, но и составлять тексты различных документов, редактировать проекты, рационально организовать прием посетителей и телефонное обслуживание, самостоятельно решать многие вопросы в соответствии с полученными от руководителя указаниями.

Будущее профессии секретаря, несомненно, связано с владением электронной техникой, в том числе аудиовизуальной, множительной, вычислительной, компьютерной, иностранными языками, основами журналистики и рекламоведения, а так же методами этического самовоспитания, ибо, помимо высоких профессиональных качеств, в этой профессии личные играют на последнюю роль [Стеннюков М.В. 2005, 33].

Таким образом, тема данной работы в условиях современности, как никогда значима. Постоянное усовершенствование организации секретарской деятельности, появление новых функции и требований к секретарям обусловливают актуальность данной работы.

Целью курсовой работы было изучение основных типовых функций секретаря. Для решения данной цели было необходимо решить ряд следующих задач:

1) объяснить роль секретаря в системе управления;

2) рассказать об основных (в том числе, и личных) качествах современного секретаря, требованиях к его базовой подготовке;

3) рассмотреть функции секретаря руководителя.

Объектом данного исследования является секретарь руководителя.

Предмет исследования - функции и задачи секретаря руководителя.

Методы исследования:

- описательный метод;

- метод анализа информации;

- метод синтеза информации;

Практическая значимость данной работы в том, что она содержит все основные сведения об особенностях секретарской деятельности, функциях современного секретаря и требованиях, предъявляемых к человеку, желающему освоить эту профессию.

Данная работа состоит из двух глав.

В первой главе описывается роль секретаря в системе управления и организации работы современного предприятия и основные требования к его деловым и личным качествам

Вторая глава рассказывает об основных функциях и задачах секретаря.

Глава 1. Место секретаря в системе управления

секретарь руководитель деловой личный

Слово «секретарь» происходит от средневекового «secretaries» и первоначально означало доверенное лицо.

Международный профессиональный клуб секретарей (Professional Secretaries International) дал следующее определение современному секретарю: "Это инициативный и рассудительный помощник шефа, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для офиса, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя".

Секретарь - это, как говорится, лицо фирмы. Он первый, с кем сталкивается пришедший в учреждение посетитель, первый, с кем встречается, начиная свой трудовой день руководитель, первый, кто отвечает на телефонные звонки. От поведения секретаря во многом зависит не только престиж фирмы, в которой он трудится, но и успех партнеров и клиентов фирмы. Секретарь должен быть всегда в “форме”: тщательно и продуманно одет, опрятен, готов быстро и квалифицированно выполнить данные ему поручения, уметь спокойно, без растерянности, резкости, суеты и с достоинством решать вопросы в рамках своей компетенции. Ему необходим дар чувствовать “нюансы” дела, что позволяет свободно выходить из трудных ситуаций, в частности, не видеть и не слышать того, чего не следует видеть или слышать [Стеннюков М.В. 2005, 46]. Секретарь всегда на виду и в курсе многих дел: ведет работу с документами, участвует в проведении деловых встреч и переговоров, отвечает на телефонный звонок и сам делает распоряжение по поручению руководства, осуществляет запись посетителей на прием. Через секретаря осуществляется связь руководителя с подчиненными и внешним миром. Способность ориентироваться в сложном многообразном потоке информации, правильно, четко и оперативно классифицировать ее часто определяет оперативность работы отделов и даже всего учреждения. Секретарь является личным организатором руководителя, обычно решает, с кем ему необходимо встретиться, с кем переговорить, какие вопросы заслуживают его внимания и срочного решения, а какие вопросы можно переадресовать другим сотрудникам.

Основным организационно-правовым документом секретаря является должностная инструкция, на которую он опирается в своей работе. В инструкции определены место секретаря в структуре управления, его подчиненность, функции и обязанности, права, ответственность. Весь круг обязанностей, который записан в должностной инструкции, секретарь обязан выполнять полностью[12]. При этом следует помнить, что ни одна, даже самая подробная, инструкция не в состоянии отразить все нюансы и детали, связанные с осуществлением секретарем своих должностных полномочий, - настолько они многообразны. Выручить в этой ситуации начинающего секретаря могут дополнительные организационно-методические документы (инструкции по отдельным видам офисной деятельности), а также опыт повседневной работы.

В Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37) должность секретаря дается с дополнениями: секретарь-машинистка, секретарь незрячего специалиста, секретарь руководителя, секретарь-стенографистка, ученый секретарь. Всех их отличает большое разнообразие функций, комплекс обязанностей и прав, различных требований к образованию, опыту работы и навыкам[1].

Надо отметить, что в США и странах Западной Европы работа дипломированного секретаря давно считается достаточно уважаемой и соответственно оплачивается. Обучение секретарей производится в специализированных учебных заведениях с высоким уровнем преподавания. Во многих странах введен специальный экзамен на звание профессионального секретаря, без сдачи которого невозможно рассчитывать на высокую секретарскую должность. В США и ряде стран Западной Европы секретари представляют своих руководителей на юбилейных и траурных церемониях, поздравляют сотрудников от имени фирмы, вручают подарки. Этот зарубежный опыт достаточно активно воспринимается и в российских фирмах, в особенности столичных.

Ниже приведена статистическая информация по требуемым характеристикам секретаря, которые учитываются при поиске и приеме на работу, в России и за рубежом.

Таблица. Характеристики секретаря, учитываемые при приеме на работу, в России и за рубежом

Образование	В России(%)	За рубежом(%)
Высшее техническое	25%	0%
Высшее экономическое	15%	20%
Психологическое или гуманитарное	6%	50%
Высшее любое	49%	30%
Среднее специальное	5%	0%
Не оговаривается	0%	0%
Знание иностранных языков	В России	За рубежом
Английский разговорный	0%	0%
Английский свободный	10%	60%
Английский базовый	10%	0%
Немецкий	10%	40%
Другие языки	5%	0%
Два языка	5%	0%
Не оговаривается	60%	0%
Возраст, лет	В России	За рубежом
20 - 23	5%	0%
23 - 25	20%	0%
25 - 30	60%	70%
30 - 35	15%	25%
Другой	0%	5%
Пол	В России	За рубежом
Мужчина	20%	50%
Женщина	80%	50%
Другое	В России	За рубежом
Внешние данные	21%	0%
Прописка	14%	3%
Знание бухгалтерии	5%	0%
Делопроизводство	37%	0%
Подбор персонала	4%	25%
Управление младшим персоналом	5%	23%
Обеспечение работы офиса	7%	26%
Организация семинаров, встреч	7%	23%

Из вышесказанного можно сделать вывод, что сегодня секретарю делегируются разнообразные функции, которые никогда ранее не входили в сферу секретарской деятельности. Круг этих обязанностей достаточно широк и разнообразен в различных фирмах. Это и отдельные административные функции, мелкие бухгалтерские операции, и деятельность в рамках паблик рилэйшнз (связи с общественностью), и формирование архивов. Часто секретарям передаются отдельные функции сотрудников, занимающихся работой с персоналом (например, документирование трудовых правоотношений). В отдельных малых фирмах обязанности секретаря-референта сближаются с обязанностями заместителя руководителя по общим вопросам [Селезнева Т. А.2008, 343].

1.1 Деловые качества современного секретаря

Важную роль играет профессиональная базовая подготовка, включающая как высокий уровень общего образования, так и специфические знания, которые могут быть определены в соответствии с основными функциями секретаря [Кирсанова М.В. 2003, 46]:

1. Знания, необходимые для документационного и информационного обеспечения руководства и фирмы в целом. Секретарь должен знать:

- нормативно-методические документы по документационному обеспечению управления,

- основные принципы организации документооборота,

- основы архивного дела,

- основные прикладные программы,

- русский язык, один или несколько иностранных языков (в зависимости от профиля деятельности фирмы) [Селезнева Т. А.2008, 347].

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- составлять и оформлять основные виды и разновидности управленческих документов;

- рационально организовать работу с управленческими документами, вести архив;

- находить, систематизировать и хранить информацию;

- пользоваться пишущей машинкой, персональным компьютером, принтером, другими средствами составления, изготовления, копирования документов.

2. Знания, необходимые для коммуникативного обеспечения деятельности фирмы и ее администрации:

- правила ведения деловой беседы;

- принципы организации приема посетителей, совещаний, деловых поездок;

- современные средства связи;

- основы профессиональной этики [Селезнева Т. А.2008, 347].

На основе этих знаний секретарь должен уметь:

- вести деловые беседы и телефонные переговоры;

- организовать совещания, презентации, служебные поездки;

- пользоваться современными средствами связи;

- организовать прием посетителей и телефонное обслуживание;

- планировать свою работу, планировать и беречь время руководителя.

3. Знания, связанные с основными направлениями деятельности фирмы, ее внутренней структурой и внешними связями:

- принципы организации управленческого труда, правовые основы управления;

- основы административного, трудового и хозяйственного права;

- правовые акты и положения, регламентирующие деятельность фирмы и ее сотрудников [Селезнева Т. А.2008, 347].

На основе этих знаний секретарь должен уметь обеспечить эффективную работу руководителя.

Чтобы отвечать современным требованиям одних знаний и умений недостаточно, секретарь должен обладать следующими деловыми качествами:

* иметь профессиональный имидж;

* хорошо владеть речью и письмом;

* обладать хорошей памятью;

* хорошо ориентироваться во времени;

* содержать в порядке документацию, быстро находить необходимые бумаги;

* уметь красиво оформлять отчеты, вести деловую переписку руководителя;

* осваивать разработки новейших компьютерных программ для офиса;

* быть энергичным, проявлять инициативу;

* быстро находить взаимопонимание с коллегами и клиентами;

* поддерживать эффективную работу офиса в отсутствии шефа;

* контролировать финансы офиса;

* быть осмотрительным в конфиденциальных, щекотливых вопросах фирмы [Стеннюков М.В. 2005, 51].

1.2 Личные качества секретаря

Принято считать, и совершенно обоснованно, что каждый человек представляет собой уникальную личность.

Современная психология понимает под личностью более или менее автономную, устойчивую систему социально значимых индивидуальных психологических характеристик человека, делающих его именно таким, а не другим определяющих его самосознание, поведение, способности, творческие возможности, отношение к себе и другим людям, словом -- весь его облик, уровень притязаний и реальное поведение [Охотников А.В. 2004, 88]. Характеристики эти обусловлены природными особенностями людей, например, возрастом, полом, темпераментом и др., их сегодняшними потребностями, интересами, ценностными ориентациями и социальными ролями в обществе, но, в то же время и прошлым жизненным опытом, приобретенным через полученные знания, умения, привычки, культуру предшествующих поколений, семейные традиции и т. д.

На основе полученных от природы данных (а в случае необходимости и несколько подкорректировав их) можно сформировать себя как личность, способную овладеть желаемой профессией, приносить пользу обществу и себе и получать удовлетворение от выполняемой работы. В полной мере все сказанное относится к профессии секретаря.

Чтобы стать хорошим секретарем необходимо иметь ряд личных качеств, которые являются неотъемлемой частью профессии. Таких как:

- коммуникабельность, умение адаптироваться: умение легко устанавливать контакты с людьми, быстро переключаться с одного вида деятельности на другой;

- доброжелательность, вежливость, любезность, отзывчивость, искреннее внимание к людям, готовность помочь другим, особенно в напряженных ситуациях, в конечном итоге -- умение создать в офисе психологический комфорт;

- интеллигентность: культура речи, внешнего вида, рабочего места;

- тактичность, дипломатичность: деликатность, умение тактично разрешить любые проблемы, ответить на любые вопросы, не оскорбив при этом самолюбия собеседника;

- трудолюбие, добросовестность;

- скромность, аккуратность;

- любознательность: стремление постоянно повышать уровень своих знаний, осваивать смежные области деятельности, быть в курсе последних достижений в области секретарского дела и деятельности фирмы.

Также многие руководители, рассматривая кандидатуры на должность секретаря, обращают внимание на такие стороны, как семейное благополучие, состояние здоровья, моральная устойчивость. Поскольку секретарь - правая рука шефа, он играет большую роль в организации рабочего дня руководителя. Секретарь запоминает и приносит ту информацию своему шефу, которую он сам не сможет заметить в коллективе. Он передает микроклимат, образовавшийся между сотрудниками, поэтому такие качества, как доносительство, интриганство, злословие, склочничество, напрочь должны отсутствовать в нем. Никакой предвзятости, только деловые отношения, только выполнение своих должностных обязанностей. Хороший работник, профессионал не будет самоутверждаться за счет окружающих, не будет выяснять вопросы, которые не входят в его компетенцию, и не будет превышать свои полномочия. Секретарь должен всегда хорошо выглядеть, быть в хорошем настроении. Умение держать себя в руках, а язык за зубами очень ценится руководителями. Работая с шефом в одной команде, нужно научиться читать между строк, не задавать лишних вопросов, особенно в присутствии посторонних. По мнению М. Домниковой и Е. Приваловой современный секретарь должен обладать такими качествами, как осведомленность, пунктуальность и организованность.

Секретарь - профессия, распространенная во всем мире, особенно среди девушек и молодых женщин, но немало на секретарской работе занято и мужчин. За рубежом должность секретаря фирмы для молодого мужчины считается престижной и довольно высоко оплачивается. Популярность этой профессии в современной России повышается, но повышается и уровень профессиональных и других требований к личности секретаря.

Глава 2. Типовые функции секретарей

Есть несколько позиций, которые занимают секретари: Receptionist - девушка, работающая на телефоне [Кирсанова М.В. 2003, 48]. В ее обязанности входит отвечать на вопросы, встречать и провожать гостей и клиентов. На этой должности необязательно знание языка. Основное требование - умение держаться и аккуратность. На этом же уровне находится должность информатора. Только в этом случае девушка сообщает клиентам какую-то конкретную информацию.

Если человек владеет иностранным языком, ему предусмотрена должность Office Manager [Кирсанова М.В. 2003, 48], который занимается организацией офиса.

Самая же высокая должность - Personal Sekretary - помощник генерального директора или президента [Кирсанова М.В. 2003, 48]. В этом случае девушка работает только на одного шефа, отвечает на корреспонденцию, как на русском, так и на английских языках, сопровождает директора в командировки. Здесь большое внимание уделяется внешним данным, аккуратности, организованности, исполнительности. Такой секретарь должен быть не только исполнителем, но и инициатором. Знать, что ответить, как сориентироваться в любой ситуации. Но и это не предел. Можно вырасти из секретаря в менеджеры… [Кирсанова М.В. 2003, 48]

Специфика и сложность работы секретаря связана с тем, что она всегда на виду, в центре общения с руководством, коллегами, клиентами. Он как бы множеством ниточек связывает различные подразделения фирмы, находится в центре внутренних проблем и ее внешних контактов. Поэтому роль секретаря в ритмичном эффективном функционировании фирмы, в создании психологического климата в коллективе чрезвычайно важна и не заменима.

Без особого рода знаний, умений и навыков секретарю не справится со своими обязанностями. А в обязанности входит:

* учет, регистрация, рассмотрение и подготовка поступающей корреспонденции для доклада руководству;

* оформление (в том числе печатание) и рассылка распределительных документов, писем, телеграмм, телефонограмм, факсов, и т.п.. ;

* подготовка по указанию руководителя и согласование со структурными подразделениями проектов отдельных приказов, справок, писем, командировочных удостоверений и других документов;

* оформление протоколов рассылок выписок из них;

* анализ справок и докладов структурных подразделений с заключениями и предложениями по ним;

* подготовка и своевременная рассылка материалов к заседаниям, совещаниям, конференциям, семинарам и съездам;

* прием и регистрация заявлений, предложений и жалоб от граждан;

* организация приемов посетителей;

* прием, регистрация, хранение, учет, доставка по подразделениям и рассылка поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, подготовка дел к сдаче на государственное хранение и во внутренний архив фирмы.

Кроме работы с документами в обязанности секретаря включаются функции по бездокументарному обслуживанию. В частности:

* техническое обеспечение работы руководителя;

* подготовка и организация материально-технического обеспечения заседаний, совещаний;

* организация приема работников и посетителей;

* телефонное обслуживание;

* подготовка командировок;

* организация презентаций и специальных приемов гостей;

* стенографирование;

* контроль за праздничными и юбилейными датами;

* обработка почты;

* машинописные работы;

* сбор деловой информации и ее реферирование по заданию директора;

* сбор материалов для докладов и речей руководителя;

* ведение табеля учета рабочего времени и т.д.

Перечисленные служебные обязанности могут быть ограничены и дополнены другими. Но и приведенный перечень дает представление о специфике секретарской работы, в связи с чем, уместно рассмотреть главные аспекты профессиональной деятельности и культуры труда секретаря.

Особенностью работы также является постоянная нехватка времени, работа в условиях стресса. В этом случае выручает умение слушать, правильно понимать, запоминать задания. Оценивать и принимать быстрые и верные решения.

Секретари-референты и офис-менеджеры занимают в иерархии офисных служб более высокую ступень, чем, например, операторы на телефоне. Поэтому если к секретарю при приеме на работу предъявляют повышенные требования, причем, касающиеся не только внешности, но и знаний, значит, руководителю требуется секретарь, который умеет быть незаменимым и в то же время держаться в тени.

Секретарь-референт, секретарь руководителя, личный помощник руководителя - строго говоря, это три разные должности [Зиновьева Н. Б. 2001, 64]. Секретарь-референт больше нацелен на работу вне компании, то есть он выполняет распоряжения начальника, касающиеся общения с клиентами и партнерами, поэтому от него требуют знания иностранных языков. В компетенцию секретаря руководителя попадают вопросы, связанные с процессами, происходящими внутри компании, то есть он выполняет задания, имеющие отношения к самой фирме и ее сотрудникам. А вот личный помощник (кстати, ими порой становятся мужчины) может не только организовывать и планировать рабочее время шефа, но и иметь определенные полномочия в принятии серьезных решений или при переговорах.

Но для большинства фирм наличие такого количества секретарей у руководителя -- непозволительная роскошь, поэтому один человек выполняет работу троих, а как его называть -- референтом или помощником, зависит от вкуса начальника. В небольших и средних компаниях, там, где нет целого штата секретарей различной специализации, разные обязанности поручают одному человеку, и в большинстве случаев объявления о приеме на работу подразумевают под этими тремя вакансиями сходный набор функций.

2.1 Функции секретаря руководителя

Обязанности секретаря руководителя очень разнообразны: планирование рабочего дня шефа, организация работы офиса, переговоры с клиентами и партнерами по заданию начальника, поиск и предоставление транспортных средств для руководителя и других сотрудников и служб, устройство встреч, как на территории офиса, так и в неслужебной обстановке, ведение документации и многие другие дела служебного характера. Кроме этого, босс может возложить на своего помощника и личные проблемы, например, отправлять поздравления (подарки, цветы) к праздникам не только в организации, с которыми сотрудничает фирма, но и родственникам. Поскольку рабочий день руководителя обычно ненормированный, то и секретарю часто приходится засиживаться на работе допоздна.

Чтобы стать начальнику незаменимым помощником, секретарь должен обладать такими личностными качествами, как готовность к работе, исполнительность, аккуратность, ответственность, деликатность, скромность, умеренная инициативность, умение запоминать и делать выводы. Невозможно занимать эту должность, не обладая навыками машинописи (200 уд./мин), делопроизводства, стенографии, хорошего знания ПК. Все эти умения приобретают самостоятельно по книгам и самоучителям (их существует великое множество), в процессе предыдущей работы или на курсах. Из профессиональных навыков также необходимы умение вести переговоры, грамотность и хорошее владение устной и письменной речью, потому что секретарю руководителя приходится фиксировать приказы, вести деловую переписку и т. п.

Если в обязанностях в основном преобладает работа секретаря-делопроизводителя, то требуется высшее лингвистическое образование, если же нужен именно помощник, то предпочтение отдают высшему образованию в отрасли специализации компании.

Очень большую роль играет психологическая совместимость, сходство характеров, а также умение секретаря держаться в тени. В эту профессию идут те, кого вполне устраивает положение помощника, правой руки. Порой, руководитель бывает несправедлив к своему секретарю, так как он чаще других попадает под горячую руку.

Однако хороший начальник и толковый опытный секретарь функционируют как один отлаженный механизм. Тому есть немало примеров, особенно это касается секретарей ученых или писателей. Многие известные люди начинали с секретарской должности.

Нельзя обойти стороной еще один деликатный вопрос: нерабочие отношения между начальником и его секретарем. Чтобы не попасть в двусмысленную ситуацию, следует сразу присмотреться к потенциальному начальнику и, отправляясь на собеседование, одеться так, чтобы подчеркнуть свои деловые качества, а не внешние достоинства. Если вы не получите это место, следовательно, начальнику надо было от секретаря совсем другое, и вы удачно избежали проблем.

Устраиваясь на работу, необходимо подробно обсудить свои обязанности, а еще лучше -- попросить должностную инструкцию. Часто наивность секретарей, большинство из которых -- молоденькие девушки, плохо разбирающиеся в людях и в жизни, становится одной из причин неприятных последствий.

Хотя секретарь находится ближе всех к руководителю, его карьерный рост ограничен. Безусловно, из всякого правила бывают исключения, но особенно обольщаться не стоит.

В зависимости от набора требований, использования знания иностранных языков, опыта работы и функциональных обязанностей варьируется и зарплата: от 10 000 до 40 000 рублей.

К основным функциям относят:

· осуществление работы по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· ведение делопроизводства;

· организация приема посетителей [Зиновьева Н. Б. 2001, 75].

Секретарь руководителя должен в процессе своей деятельности:

· осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия;

· принимать поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

· вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений;

· принимать документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия;

· готовить документы и материалы, необходимые для работы руководителя;

· следить за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивать качественное их редактирование;

· организовывать проведение телефонных переговоров руководителя, записывать в его отсутствие полученную информацию и доводить до его сведения ее содержание, передавать и принимать информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу, телексу и т. п.), а также телефонограммы, своевременно доводить до его сведения информацию, полученную по каналам связи;

· по поручению руководителя составлять письма, запросы, другие документы, готовить ответы авторам писем;

· выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний;

· осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль;

· вести контрольно-регистрационную картотеку;

· обеспечивать рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создавать условия, способствующие его эффективной работе;

· печатать по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводить текущую информацию в банк данных;

· организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников;

· формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдает в архив;

· копировать документы на персональном ксероксе [11].



Заключение

В результате написания курсовой работы можно сделать вывод, на сегодняшний день трудно представить деятельность любого учреждения, предприятия, организации без секретаря. Ведь, секретарь - это лицо фирмы, правая рука руководителя, сотрудник, владеющий оперативной информацией и находящийся в курсе текущих дел компании.

В курсовой работе решены следующие задачи:

1. изучена роль секретаря в системе управления;

2. описаны основные деловые и личные качества современного секретаря, требования к его базовой подготовке;

3. раскрыты основные функции секретаря руководителя.

Секретарь руководителя современной фирмы не только быстро печатает и правильно оформляет документы, но и составляет тексты различных документов, редактирует проекты, не только рационально организовывает прием посетителей и телефонное обслуживание, но и самостоятельно решает многие вопросы в соответствии с порученными от руководителя указаниями.

Техническое обновление производства, совершенствование процессов труда требуют постоянного повышения знаний и умений всех категорий работников, включая секретарей.

Специфика работы секретаря заключается в том, что он не только выполняет операции с неодушевлёнными предметами труда (документы, технические средства), но и осуществлять многочисленные контакты с людьми: руководителем, сотрудниками, посетителями, телефонными абонентами. Нередко неполадки в работе секретаря являются следствием его негативных деловых и личных качеств [Андреева В.И. 2004, 88].

Деловые и личные качества при выполнении определённой работы проявляются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приёма посетителей и эффективное применение на практике невозможно без наличия у секретаря, таких личных качеств, как интеллигентность, тактичность, доброжелательность.

Нужно только помнить, что все названные деловые и личные качества, необходимые секретарю, не даются человеку в готовом виде. Нужен повседневный труд, настойчивая и ответственная подготовка к работе в избранной профессии.

Список литературы

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное (утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. N 37)

2. Бондырева Т.Н. Секретарское дело./ Бондырева Т.Н. - Москва: Высшая школа, 1989 - 384 с.

3. Домникова М. Профессия секретарь./ Домникова М., Привалова Е. // Служба персонала. - 1997 - № 8-9-10 (21) - С. 29-30.

4. Зиновьева Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие./ Зиновьева Н.Б. - Москва: Профиздат, 2001 - 208 с.

5. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие./ Кирсанова М.В. -- Москва: ИНФРА-М, 2003 - 288 с.

6. Корнеев И.К. Профессиональная подготовка офис - менеджера / Корнеев И. К. // Справочник секретаря и офис - менеджера. - 2002. - № 4. - с. 17-25.

7. Охотников А.В. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие./ Охотников А.В., Булавина Е.А. - Москва: Март, 2004 - 287 с.

8. Селезнева Т.А. Секретарь-референт в структуре управления современной организацией./ Селезнева Т.А. - Москва, 2008. - 512 с.

9. Стеннюков М.В. Профессия - секретарь. Приор-издат.: 2005;

10. Энциклопедия секретаря/ Андреева В.И. [и др.]. - Москва: МЦФЭР, 2004 688 с.

Размещено на Allbest.ur