Контроль: понятие, сущность, виды

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контроль: понятие, сущность, виды

Основной чертой административного контроля считается то, что это контроль внутри самой административной системы. Главы административного аппарата должны выполнять наблюдение за работой подчиненных, выявлять законность их действий, их необходимости, целесообразности и эффективности. Такая форма административного контроля дает право отдавать приказы, распоряжения, предписания, возможность изменять или отменять решения, которые приняли подчиненные. Контроль со стороны вышестоящих руководителей дает результаты вместе с деятельностью специальных внутренних надзорных органов - инспекций.

Под административным контролем необходимо понимать все виды деятельности, которая направлена на приобретение информации об эффективности функционирования и текущем состоянии управляющей системы организации.

Можно дать несколько определений контролю. Например, Э.А. Смирнов дает определение административному контролю как контролю процессов и явлений, а также непрерывный надзор за ними, задача которого фиксирование текущего состояния и всевозможных отклонений от определенных администрацией значений для обеспечения достижения организацией своих целей.

Данный вариант определения понятия "административный контроль" кажется недостаточно точным, так как из приведенного выше определения непонятно, о слежении за какими процессами идет речь. Получается, что определение Э.А. Смирнова разумно дополнить уточнением о том, что административный контроль полагает реализацию наблюдения за процессами, которые происходят в управляющей подсистеме системы управления организации.

Немного другое определение понятия "административный контроль" дает М.М. Максимцов. Он предполагает, что под административным контролем необходимо понимать контроль соответствия действительных полномочий руководителя (исполнителя) полномочиям, которые зафиксированы в документах, регламентирующих работу организации.

Данное определение кажется мне чересчур узким, так как касается лишь одного из направлений функционирования управляющей системы, конкретно - разделение полномочий и ответственности. В то время как без внимания остаются такие моменты управленческой деятельности, как принятие и осуществление управленческих решений, развитие системы и структуры организации, управление информационными потоками и т.д.

Если подробнее рассматривать перечисленные выше недостатки, можно дать более точное и полное определение понятия "административный контроль".

КОНТРОЛЬ - это процесс обеспечения достижения организацией своих целей. Процесс контроля состоит из определенных стандартов, модификации результатов, которые были фактически достигнуты, а так же проведение корректировок в том случае, если достигнутые ранее результаты особенно различаются с установленными стандартами.

Детально разобрав определение административного контроля, нельзя промолчать и о его основной цели.

Главной целью административного контроля является своевременное получение информации о достигнутых поставленных целях и выполненных задачах. Именно поэтому важно, чтобы все системы контроля оперативно отмечали любые отклонения фактических результатов от плановых показателей. Данная работа позволит вовремя вносить необходимые коррективы в процесс функционирования организации.

Если следовать поставленной цели, то руководство организации может выполнить сразу две важные задачи. Первое: увеличить качество и эффективность работы организации. Второе: удовлетворить потребность сотрудников в уважении и самовыражении.

Существенные принципы административного контроля основываются на четыре факта, которые позволяют главе организации установить что, когда и где контролировать, и дополнительно кто должен выполнять контроль.

- Принцип ключевых элементов контроля. Основывается на стандартах планирования.

- Принцип места контроля. Базируется на том, чтобы руководитель организации узнал, в каких структурных подразделениях организации совершаются значительные действия для достижения целей функционирования.

- Принцип соблюдения сроков контроля. Данный принцип дает возможность более эффективно и своевременно использовать некоторую информацию, которую получают в процессе исполнения контрольной деятельности и быстро реагировать на изменения, которые происходят в ходе этой работы.

- Принцип самоконтроля. Заключается в предоставлении работникам фирмы возможности самим выполнять оценку итогов собственной работы и вовремя вносить в нее необходимые поправки.

Встречаются три вида контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме исполнения все эти виды контроля похожи, так как формируют одну и ту же цель: содействовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Отличия они имеют только по времени осуществления.

Предварительный контроль. Важнейшим приемом данного контроля считается исполнение, а не формирование некоторых правил, процедур и направлений поведения. Так как правила и линии поведения формируются ради обеспечения выполнения плана, соответственно их жесткое выполнение - это возможность удостовериться, что деятельность организации развивается по заданному течению. Данный контроль употребляется в трех сферах: человеческих, материальных, финансовых.

- В сфере человеческих ресурсов контроль завоевывается за счет рассмотрения некоторых деловых и профессиональных знаний и навыков, которые нужны для реализации конкретных задач организации.

- В сфере материальных ресурсов контроль выполняется за качеством сырья, чтобы изготовить отменный товар.

- В сфере финансовых ресурсов устройством предварительного контроля считается бюджет. Он несет ответственность за то когда, сколько и каких средств безналичных или наличных понадобится организации. Бюджет бывает двух видов диагностический и терапевтический. Диагностический бюджет - имеет такие категории, как измерители, эталоны, предупреждающие сигналы, которые указывают на то, что в организации что-то не в порядке. Терапевтический бюджет - дает возможность не только выявить уклонения от стандарта, но и принять необходимые исправительные меры. административный контроль управление

Текущий контроль. Данный контроль осуществляется в основном в ходе выполнения, каких либо действий. Текущий контроль в основном производится прямым руководителем над подчиненным. Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой работы. Рассматриваются именно фактические результаты, после выполнения задач. Также текущий контроль базирует на обратных связях.

Заключительный контроль. Цель данного контроля - проверить качество работы по ее окончанию или когда вышло отведенное для нее время. Однако заключительный контроль производится слишком поздно, чтобы отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он выполняет две важные функции. Первая: заключительный контроль даёт возможность выявить недостатки для планирования дальнейших действий в случае, если подобные работы намериваются проводить в дальнейшем. Вторая функция заключительного контроля состоит в том, чтобы содействовать мотивации.

Фирмы широко применяют две формы контроля: финансовый контроль (как основание общего управленческого контроля) и административный. Финансовый контроль воплощается в жизнь путем предоставления хозяйственным подразделением финансовой отчетности по существенным экономическим показателям деятельности в стандартной форме.

Система административного контроля дает возможность поддерживать некоторое сочетание централизации и децентрализации в управлении, так как предусматривает передачу контроля оперативной деятельности звеньев, которые находятся ниже в подчинении (производственных отделений, дочерних компаний, заводов) руководителям определенных подразделений.

Важнейшая из современных форм управленческого контроля - внутренний аудит. В данном случае понимают регламентированную внутренними документами организации работу по контролю звеньев правления и некоторых аспектов функционирования организации, которая осуществляется представителями специального контрольного органа в целях помощи органам управления организации. В таких ситуациях колебания по поводу необходимости внутреннего аудита в крупных и средних российских коммерческих организациях не возникают. В экономически развитых государствах не менее пристальное внимание уделяю внутреннему аудиту, так же как и внешнему. Однако развитие внешнего аудита в России уже состоялось, что нельзя сказать об отечественном внутреннем аудите. И в профессиональном, и в законодательном, и в институциональном аспекте он сегодня находится еще в стадии формирования. Администрация сформировывает политику компании. При этом персонал не всегда в состоянии ее понять или способствовать ее реализации. Менеджерам недостаточно времени по окончанию проверить это выполнение и своевременно обнаружить недостатки. Внутренние аудиторы приходить на помощь им в этом, защищают от ошибок и злоупотреблений, устанавливают зоны риска и дальнейшее устранение будущих недостатков или недостач, помогают определить и ликвидировать слабые места в системах управления и отыскать те принципы управления, которые ранее действовали с недостатками. В дальнейшем с высшими органами управления ведутся обсуждения по поводу нужд и предложений, которые и определяют процедуры внутреннего аудита. Именно поэтому руководители организации имеют возможность воспользоваться услугами внутренних аудиторов как дополнительными ресурсами, которые помогают им реализовывать свои задачи. Говоря другими словами: внутренний аудит используют с целью помочь органам управления организации эффективно использовать контроль над некоторыми звеньями (элементами) системы внутреннего контроля.

Чтобы понять, насколько эффективен контроль, необходимо рассмотреть его характеристики.

- Стратегическая направленность контроля. То есть отражение общих приоритетов организации и их поддержка.

- Ориентация на результаты. Итоговая цель контроля заключается не в том, чтобы собрать информацию, определить стандарты и обнаружить проблемы, а в том, чтобы найти решение задач, которые стоят перед организацией.

- Соответствие делу. Для того чтобы быть результативным, контроль должен отвечать виду деятельности, которую он контролирует. Он должен беспристрастно измерять и оценивать действительно важные аспекты работы организации.

- Своевременность контроля. Чтобы быть более эффективным, контроль должен проходить вовремя. Это не значит, что чем чаще - тем лучше, так как оценка должна быть адекватной.

- Гибкость контроля. Контроль, как и планы, должен иметь достаточную гибкость и адаптироваться к изменениям, которые происходят в организации.

Почему необходим контроль? Руководители приступают к использованию функции контроля с определенного времени, когда они создали организацию, сформулировали цели и определили задачи. Контроль - это достаточно важная составляющая, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без контроля возникает хаос, и воссоединить деятельность некоторых групп становится невыполнимо. Направление деятельности организации определяют цели, планы и структура организации, они в свою очередь распределяют усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, следовательно, считается незаменимым элементом основы любой организации. Именно поэтому Питер Друкер сказал: «Контроль и определение направления - это синонимы».

Существует и положительная сторона контроля, которая состоит в поддержке всего того, что считается благополучным в деятельности организации. Сравнивая фактически достигнутые результаты с намеченными планами, или отвечая на вопрос «Как далеко мы продвинулись к поставленной цели?», руководитель организации имеет возможность установить, где организация достигла успеха, а где потерпела неудачу.