Современные методы управления коммуникациями
Понятие коммуникационного процесса, его этапы, виды коммуникаций. Основные характеристики управленческой информации, этапы её продвижения. Особенность применения функциональной модели менеджмента. Эффективность внедрения автоматизированных рабочих мест.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 18.05.2014 |
| Размер файла | 563,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://allbest.ru
Содержание
Введение
1. Методологические основы коммуникационного процесса в организации
1.1 Информация как технологическая основа менеджмента
1.2 Понятие коммуникационного процесса, его этапы, виды коммуникаций
1.3 Проблемы коммуникаций в менеджменте
2. Современные методы управления коммуникациями
2.1 Автоматизация рабочих мест
2.2 Программные средства
Заключение
Список использованной литературы
Приложения
Введение
В жизни человека процессы коммуникации играют чрезвычайно важную роль, поэтому они привлекают внимание специалистов в самых разных областях знания: философии, психологии, социологии, культурологии, лингвистике, журналистике, менеджменте и др.
Наиболее активно процессы коммуникаций начали изучаться со второй половины XX века. Так, в 1950-1960-е годы наибольший научный интерес вызывали способы формализации сообщения, его кодирование и декодирование, передача информации от адресанта к адресату. Эти исследования шли в рамках новых тогда наук: кибернетики и информатики. Общение в них рассматривалось как односторонний информационный процесс, в котором наибольшее внимание уделялось способам формализации сообщения, а большая часть определений общения сводилась к идее передачи информации от автора к адресату.
Сфера производственной коммуникации в нашей стране изучалась, в основном, в рамках инженерной психологии. В последнее же время ведутся разработки и в направлении коммуникационного менеджмента и прикладной риторики. Стиль общения (речевого и невербального), поведения руководителя, взаимодействие сотрудников в процессе работы, написание служебных документов и другие аспекты могут, как улучшить работу предприятия, так и нанести ей существенный вред.
Системное понимание сущности общения, его многофункциональной природы можно обнаружить и в трудах Б.Ф.Ломова, А.А. Брудного, Л.А. Карпенко, выделяющих набор основных функций общения.
Б.Ф. Ломов в общении выделяет, к примеру, такие функции, как:
а) информационно - коммуникативная, охватывающая процессы приема передачи информации;
б) регуляционно - коммуникативная, связанная со взаимной корректировкой действий при осуществлении совместной деятельности;
в) аффективно - коммуникативная, относящаяся к эмоциональной сфере человека и отвечающая потребностям в изменении своего эмоционального состояния.
В процессе развития рыночных отношений из производственной сферы выделилась сфера бизнес-коммуникации или делового общения. В последние годы появилось множество публикаций учебной и справочной литературы по коммуникации и культуре общения, распространению коммуникативных знаний и приемов.
Глубоко осмысливая коммуникации на уровне личности и организации, с практической стороны, менеджеру необходимо научиться снижать частоту случаев неэффективных коммуникаций и становиться лучшим, более эффективным менеджером. Коммуникации в менеджменте выполняют интегрирующую роль. Объединение участников коммуникационного процесса происходит с помощью языкового общения. В коммуникации обязательно необходимо учитывать ёе два аспекта: личностный и информационный.
Цель курсовой работы - изучение основ коммуникационного процесса в организации.
Основные задачи:
1. Изучить методологические основы коммуникационного процесса.
2. Выявить проблемы коммуникаций в менеджменте.
3. Исследовать современные методы управления коммуникациями.
Объект исследования - коммуникации.
Предмет исследования - управление коммуникационным процессом в организации.
Для написания курсовой работы в основном были использованы труды таких авторов как Бодди Д., Пэйтон Р, Виханский О.С., Наумов А.И , Зайцев Л. Г., Соколова М. И., Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф., Карт П., Фокс К., Огарков А.А., Роббинз С.П. и других, так же материалы из периодической печати.
1. Методологические основы коммуникационного процесса в организации
1.1 Информация как технологическая основа менеджмента
Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать определёнными характеристиками и свойствами - для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.
Менеджмент - это, прежде всего, работа с людьми, а их трудовая деятельность служит объектом управляющего воздействия. Человек принимает решение работать в той или иной организации, руководствуясь личным интересом и личными целями [4, c.15].
В современной организации одной из главных задач менеджмента является обеспечение эффективной согласованности (гармонии) личных целей и интересов с целями бизнеса. В системе совместного труда решить эту задачу невозможно без обмена информацией (без разъяснений, сообщений, сведений о процессе и результате деятельности).
Одним из главных отличий менеджмента от прежних способов организации коллективных действий состоит в том, что в нем встроено постоянное обновление. Технологической основой постоянных обновлений является улавливание необходимой информации об объекте управления, выработка с её помощью управленческих решений и, в конечном итоге, передача информации.
Что же такое информация?
«Нет, пожалуй, в науке, практике современности понятия распространённее, нежели понятие информация. И нет в то же время другого понятия, по поводу которого ведется столько споров, дискуссий, имеется столько различных точек зрения...» - утверждает советский ученый В.Г. Афанасьев. [12, c.37]
Существование множества определений информации обусловлено сложностью, специфичностью и многообразием подходов к толкованию сущности этого понятия. В качестве справки выделим три наиболее распространенные концепции информации, каждая из которых по-своему объясняет ее сущность.
Первая концепция - концепция К. Шеннона, отражая количественно-информационный подход, определяет информацию как меру неопределенности (энтропию) события. Количество информации в том или ином случае зависит от вероятности его получения: чем более вероятным является сообщение, тем меньше информации содержится в нем. Этот подход, хоть и не учитывает смысловую сторону информации, оказался весьма полезным в технике связи и вычислительной технике, послужил основой для измерения информации и оптимального кодирования сообщений. Кроме того, он представляется удобным для иллюстрации такого важного свойства информации, как новизна, неожиданность сообщений. При таком понимании информация - это снятая неопределенность, или результат выбора из набора возможных альтернатив.
Вторая концепция рассматривает информацию как свойство (атрибут) материи. Ее появление связано с развитием кибернетики и основано на утверждении, что информацию содержат любые сообщения, воспринимаемые человеком или приборами. Наиболее ярко и образно эта концепция информации выражена академиком В.М. Глушковым. Он писал, что «информацию несут не только испещренные буквами листы книги или человеческая речь, но и солнечный свет, складки горного хребта, шум водопада, шелест травы». Иными словами, информация как свойство материи создает представление о ее природе и структуре, упорядоченности, разнообразии и т. д. Она не может существовать вне материи, а значит, она существовала, и будет существовать вечно; ее можно накапливать, хранить, перерабатывать.
Третья концепция основана на логико-семантическом (семантика - изучение текста с точки зрения смысла) подходе, при котором информация трактуется как знание, причем не любое знание, а та его часть, которая используется для ориентировки, для активного действия, для управления и самоуправления.
Иными словами, информация - это действующая, полезная, «работающая» часть знаний. Представитель этой концепции В.Г. Афанасьев, развивая логико-семантический подход, дает определение социальной информации: «Информация, циркулирующая в обществе, используемая в управлении социальными процессами, является социальной информацией. Она представляет собой знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других формах в той мере, в какой она используется обществом...» [9, c.74].
Социальная информация - многоуровневое знание. Она характеризует:
- общественные процессы в целом - экономические, политические, социальные, демографические, культурно-духовные и т.д.;
- конкретные процессы, происходящие в различных ячейках общества, на предприятиях, в кооперативах, семьях и т. д.;
- интересы и стремления различных социальных групп - рабочего класса, молодежи, пенсионеров, женщин и др.
В самом общем смысле под социальной информацией понимают знания, сообщения, сведения о социальной форме движения материи и обо всех других ее формах в той мере, в какой они используются обществом, вовлечены в орбиту общественной жизни. Другими словами, информация есть содержание логического мышления, которое, воспринимаясь с помощью слышимого или видимого слова, может быть использована людьми в их деятельности.
Управленческая информация - это набор фактов, которые могут быть полезны для менеджера при разработке и реализации управленческих решений. Управленческая информация может быть объективной (факты, документы) и субъективной (мнения, суждения).
Основные характеристики управленческой информации: объем, достоверность, стоимость, насыщенность, открытость, ценность.
Среди качественных характеристик объёма информации выделяют избыточность, достаточность и недостаточность.
Информационная избыточность об объекте управления повышает качество решения, однако увеличивает время на принятие решения и повышает стоимость информации. Для принятия важных решений иногда требуется дублирование информации, т. е. создание информационной избыточности,
Напротив, недостаток информации затрудняет выработку правильного решения, увеличивает степень риска, требует современных экономико-математических методов для повышения вероятности правильного решения. Недостаток информации часто возникает искусственно из-за монополизации различных сведений, которая проявляется в двух направлениях:
- засекречивание (обоснованное или необоснованное) части необходимых сведений;
- стремление отдельных лиц или организаций монопольно обладать информацией для повышения своего социального и материального статуса.
Выход должен быть в демократизации информационных процессов, то есть в широком доступе к интересующей информации через различные каналы всех заинтересованных лиц.
Достаточный уровень информации -- это минимально полный объем информации для конкретного человека, при котором он может принять обоснованное управленческое решение.
Современные руководители постоянно решают вопрос: какую информацию, и в каком объеме следует давать тому или иному работнику?
Достоверность во многом зависит от методики документооборота. Чем меньше людей принимают участие в сборе, передаче и обработке информации, тем выше ее достоверность. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит от времени прохождения информации. Даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к информанту слишком поздно, может стать ложной, например информация о курсах акций на бирже.
Стоимость информации характеризуется снижением уровня затрат ресурсов (материалов, времени, денег) на принятие правильного решения. Она характеризует информацию как товар, имеющий потребительную стоимость.
1.2 Понятие коммуникационного процесса, его этапы, виды коммуникаций
Термин «коммуникация» (от лат. - communicatio - делать общим, сообщать, беседовать, связывать) появился в научной литературе в н. XX в.
Вероятно, первая модель коммуникации была предложена еще Аристотелем, выделившим такие компоненты процесса коммуникации, как оратор, речь и аудитория.
Определений, данных коммуникативному процессу, также достаточно много. Для лучшего понимания этого явления исследователи стали пользоваться методом моделирования: воспроизведением характеристик одного объекта с помощью другого.
Модель коммуникации воспроизводит составные элементы и функциональные характеристики коммуникационного процесса в виде схемы.
Моделей коммуникации - множество. Рассмотреть их в рамках данной курсовой работы не представляется возможным. Перечислим лишь некоторые модели: двухступенчатая модель; спираль молчания; модель привратника; модели психотерапевтической коммуникации; психоанализ (модели Фрейда, Юнга, Лакана); модель Леви-Строса; модель Барта; модель Юнга; модель Малиновского; модель Ньюкомба, модель Уильяма Юри, модели имиджевой коммуникации и другие [10, c.28].
Главные функции коммуникативных структур заключаются в следующем:
- обеспечивать органы прямого управления организации необходимой деловой и специальной информацией, например, расчетами различных вариантов для принятия тех или иных решений; такая информация представляется в виде предложений, рекомендаций и советов;
- осуществлять сбор и анализ необходимой информации и обеспечивать бесперебойную работу технических средств связи и обработки информации;
- планировать работу различных подразделений организации, составлять графики работы, определять плановые показатели, разрабатывать всевозможные стандарты;
- заниматься снабжением и материальным обеспечением повседневной жизни организации;
- решать социальные задачи, стоящие перед организацией.
Элементный состав коммуникативных структур включает в себя субъектов организации (индивидов, занимающих определенные должности, или руководимые ими отделы - организационные единицы), которые непосредственно участвуют в информационных процессах: генерируют, накапливают, распределяют и получают информацию, необходимую для эффективной работы.
Субъектами коммуникационных отношений можно считать специалистов различного профиля: экспертов по внешним связям, ученых-исследователей, аналитиков-прогнозистов, маркетологов, плановиков, бухгалтеров, ревизоров, технологов и т.д.
Описание видов коммуникаций представлено в приложении 1.
Рис. 1.1 Виды коммуникаций
М.Х. Мескон ссылается на исследования, согласно которым руководитель от 50 до 90% всего времени тратит на коммуникации - он занимается этим, чтобы реализовать свои роли в межличностных отношениях, информационном обмене и процессах принятия решений. Качество коммуникаций может прямо влиять на степень реализации целей организации.
Отсюда можно сделать вывод, что взаимопонимание между руководителем и человеком, который является получателем информации для дальнейшей ее передачи по назначению - то есть секретарем, личным помощником, ассистентом - является ключом к эффективному обмену информацией.
Коммуникационный процесс - это последовательность действий при общении людей.
Основная цель коммуникационного процесса - обеспечение понимания информации, являющейся предметом обмена, т. е. сообщений.
В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам (приложение 2):
1. Зарождение идеи.
2. Кодирование и выбор канала.
3. Передача.
4. Декодирование.
5. Обратная связь и помехи.
Вербальная коммуникация в качестве знаковой системы использует речь - систему фонетических знаков, включающую два принципа: лексический и синтаксический.
В основе невербальной коммуникации лежит информация, посланная отправителем без использования слов, взамен которых применяются любые символы. Основные функции невербальных средств - это дополнение и замещение речи, отражение эмоциональных состояний партнеров по коммуникативному процессу.
Невербальные коммуникации - одна из самых загадочных и трудных для освоения областей общения, поскольку чаще всего они осуществляются на уровне подсознания. Язык телодвижений - выражения лица, жесты, позы; зрительный контакт; параметры голоса; внешность - все это элементы невербальных коммуникаций [6, c.29].
Хотя речь является универсальным средством общения, она приобретает значение только в совокупности с использование невербальных символов для трансляции сообщений. Проведенные исследования показывают, что 55% сообщений воспринимается через выражение лица, позы и жестов, а 38% - через интонацию и модуляции голоса. Это говорит о важности необходимости изучения невербальных сигналов.
1.3 Проблемы коммуникаций в менеджменте
Каждый сотрудник участвует ежедневно в процессе обмена информации в организации, и эффективность коммуникационного процесса влияет на успешность бизнеса в целом. Если нарушается процесс обмена информацией в организации, то сразу наступает рассогласование коллективных действий. Из-за отсутствия каких-либо навыков может возникнуть непонимание, на любом из этапов появляются специфические коммуникационные барьеры - на уровне как межличностных, так и организационных коммуникаций, негативно влияющие на управление организацией [7, c.119].
Неэффективные коммуникации - одна из сфер возникновения проблем менеджера.
Эффективно работающие руководители - это те, кто эффективны в коммуникациях. Они представляют суть коммуникационного процесса, обладают хорошо развитым умением устного и письменного общения и понимают, как среда влияет на обмен информацией.
При обмене информацией могут возникать специфические коммуникативные барьеры (приложение 3). Они существуют, как на уровне межличностных, так и на уровне организационных коммуникаций. Проблемы, связанные с созданием эффективно действующих коммуникаций, можно разделить на две основные группы: проблемы структурных коммуникаций и проблемы, возникающие в ходе межличностного общения. В организациях, имеющих сложную многоуровневую структуру, как правило, возникают проблемы с передачей информации. Чем больше уровней в структуре организации, тем больше вероятность появления в ней существенных противоречий.
Основная проблема коммуникаций между элементами организационной структуры обусловлена неопределенностью во взаимоотношениях между отдельными структурными единицами организации. При этом распоряжения и директивы руководящего органа организации могут не соответствовать ситуации, не пониматься подчиненными, дублироваться, последующее сообщение может противоречить ранее посланным сообщениям. Кроме того, в случае неопределенности ситуации горизонтальные связи между отдельными подразделениями или членами организации становятся ненадежными, информация к подразделениям поступает хаотично, что вызывает информационный голод или, наоборот, избыток противоречивой информации.
Ф. Тэйлор отмечал, что «осмысленная и целенаправленная деятельность любого коллектива, будь то патриархальная община или современная корпорация, требует управленческого регулирования в четырёх его главных ипостасях: планирование, организации, руководство, контроль.
Например, Г. Дасслер приводит следующий набор функций: планирование, организация, управление персоналом, руководство, контроль.
Необходимо выделить шестую функцию менеджмента, которая позволяет рассматривать первые пять как единую систему. Эта функция - коммуникация. Шесть перечисленных выше функций менеджмента составляют основу функциональной модели оценки менеджмента - ФМОМ. Первые пять функций соответствуют пяти оценочным критериям модели и формируют структуру управления. Структура управления определяет характер взаимосвязей организации, т.е. её коммуникацию - шестую объединяющую функцию. Самооценка по критериям ФМОМ позволяет организации получить всестороннюю картину своей деятельности и на основе результатов диагностического исследования определить сильные и слабые стороны, приоритетные направления для улучшений, а также инкорпорировать принцип непрерывного совершенствования в работе [5, c.170]. менеджмент коммуникация управленческий
В основе методики самооценки по критериям ФМОМ лежит балльная система, что даёт менеджерам возможность сравнивать достигнутые результаты с эталоном или показателями других организаций, а также прослеживать динамику улучшений при проведении повторной самооценки.
Особенность применения функциональной модели состоит в том, что оценка менеджмента проводится не только лицами, принимающими управленческие решения (руководители, менеджеры различных уровней), но и рядовыми работниками, т.е. теми, кто эти решения выполняет.
Таким образом, восприятие может быть определено в самом общем виде как процесс получения и обработки информации. Этот процесс заключается в том, что информация, полученная из внешней среды, проходит обработку, приводится в определенный порядок и систематизируется. Восприятие каждым человеком действительности различно всегда носит субъективный характер. Люди интерпретируют одну и ту же информацию по-разному в зависимости от накопленного опыта. Расхождение между основами суждений может стать причиной избирательного восприятия информации в зависимости от круга интересов, потребностей, эмоционального состояния и внешнего окружения людей.
По мнению автора, тема коммуникаций актуальна так, как они имеют огромное значение для успеха организации. Опросы руководителей показали, что 73% американских, 63% английских и 85% японских руководителей считают коммуникации главным препятствием на пути достижения эффективности управления их организациями. Эти опросы показывают, что неэффективные коммуникации - одна из главных сфер возникновения проблем.
В современных условиях коммуникация является фактором создания добавленной стоимости. Стоимость, создаваемая коммуникационным процессом, проявляется в виде репутации организации, деловых связей, торговой марки, брэнда, патентов, авторских прав, потенциала сотрудников, ключевых компетенций, в чем и заключается ее практическая значимость.
2. Современные методы управления коммуникациями
2.1 Автоматизация рабочих мест
Современные масштабы и темпы внедрения средств автоматизации управления в народном хозяйстве с особой остротой ставит задачу проведения комплексных исследований, связанных с всесторонним изучением и обобщением возникающих при этом проблем как практического, так и теоретического характера.
В последние годы возникает концепция распределенных систем управления народным хозяйством, где предусматривается локальная обработка информации, Для реализации идеи распределенного управления необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области автоматизированных рабочих мест (АРМ) на базе профессиональных персональных ЭВМ [15, c.230].
Анализируя сущность АРМ, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ. Для каждого объекта управления нужно предусмотреть автоматизированные рабочие места, соответствующие их функциональному назначению. Однако принципы создания АРМ должны быть общими: системность, гибкость, устойчивость, эффективность.
Эффективность АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам по созданию и эксплуатации системы.
Функционирование АРМ может дать численный эффект только при условии правильного распределения функций и нагрузки между человеком и машинными средствами обработки информации, ядром которых является ЭВМ. Лишь тогда АРМ станет средством повышения не только производительности труда и эффективности управления, но и социальной комфортности специалистов.
Напомним, что наиболее эффективной организационной формой использования ПЭВМ является создание на их базе АРМ конкретных специалистов (экономистов, статистиков, бухгалтеров, руководителей), поскольку такая форма устраняет психологический барьер в отношениях между человеком и машиной.
Накопленный опыт подсказывает, что АРМ должен отвечать следующим требованиям:
своевременное удовлетворение информационной и вычислительной потребности специалиста.
минимальное время ответа, а запросы пользователя.
адаптация к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам.
простота освоения приемов работы на АРМ и легкость общения, надежность и простота обслуживания
терпимость по отношению к пользователю
возможность быстрого обучения пользователя
возможность работы в составе вычислительной сети.
Обобщенная схема АРМ представлена на рис. 1.
Если работнику для выполнения своих функций не требуется выход в сеть или связи с другими АРМ, то такое АРМ считается закрытым. Иначе АРМ считается открытым.
Уровень - ГВС. ( Глобальная вычислительная сеть)
ГВС - это сеть, охватывающая территорию страны или нескольких стран с расстоянием между звеньями сети от сотен до тысяч километров. На данный момент самой популярной ГВС является Internet.
Internet - глобальная компьютерная сеть, охватывающая весь мир. Сегодня Internet имеет около 25 миллионов абонентов в более чем 170 странах мира. ( Данные 1998 г.) Ежемесячно размер сети увеличивается на 7-10%. Internet образует как бы ядро, обеспечивающее связь различных информационных сетей, принадлежащих различным учреждениям во всем мире, одна с другой.
Internet - сеть, служившая когда-то исключительно исследовательским и учебным группам, чьи интересы простирались вплоть до доступа к суперкомпьютерам, становится все более популярной в деловом мире.
Рис. 1. Схема автоматизированного рабочего места
Компании соблазняют быстрота, дешевая глобальная связь, удобство для проведения совместных работ, доступные программы, уникальная база данных сети Internet. Они рассматривают глобальную сеть как дополнение к своим собственным локальным сетям.
При низкой стоимости услуг (часто это только фиксированная ежемесячная плата за используемые линии или телефон) пользователи могут получить доступ к коммерческим и некоммерческим информационным службам США, Канады, Австралии и многих европейских стран. В архивах свободного доступа сети Internet можно найти информацию практически по всем сферам человеческой деятельности, начиная с новых научных открытий до прогноза погоды на завтра [16, c.374].
Электронная почта - самая распространенная услуга сети Internet. В настоящее время свой адрес по электронной почте имеют приблизительно 20 миллионов человек. Посылка письма по электронной почте обходится значительно дешевле посылки обычного письма. Кроме того, сообщение, посланное по электронной почте, дойдет до адресата за несколько часов, в то время как обычное письмо может добираться до адресата несколько дней, а то и недель.
В настоящее время испытывает период подъема, во многом благодаря активной поддержке со стороны правительств европейских стран и США. Ежегодно в США выделяется около 1-2 миллионов долларов на создание новой сетевой инфраструктуры. Исследования в области сетевых коммуникаций финансируются также правительствами Великобритании, Швеции, Финляндии, Германии. Однако, государственное финансирование - лишь небольшая часть поступающих средств, т. к. все более заметной становится «коммерцизация» сети (ожидается, что 80-90% средств будет поступать из частного сектора).
Виды ЭВМ с точки зрения их рабочих ресурсов
СуперЭВМ - ЭВМ, обладающая производительностью свыше 100 млн. операций в секунду, емкость оперативной памяти 1000-10000Мб.
Примером может служить Пентиум II , Пентиум III.
МиниЭВМ - ЭВМ, построенная на базе нескольких модулей. В основном используется в системах управления различного уровня. Пентиум - 150 - 200.
Микро ЭВМ - вычислительная машина, созданная на основе микропроцессора и предназначенная для встраивания в аппаратуру систем в качестве элементов.
Встроенная ЭВМ - ЭВМ, используемая как узел устройства для управления или обработки измерений.
Виды ПЭВМ по функциональному применению:
Бытовые - используются в быту для охраны квартир, управления домашними аппаратами.
Профессиональные ПК предназначены для выполнения задач, связанных с производственной деятельностью пользователей.
Учебные ПЭВМ ориентированы на массовое применение в учебных заведениях.
Игровые ПЭВМ - используются для игр.
Теперь рассмотрим более подробно состояние и перспективы развития АРМ на базе персональных ЭВМ.
Низкая стоимость, надежность, простота обслуживания и эксплуатации расширяет сферу применения ПЭВМ, прежде всего за счет тех областей человеческой деятельности, в которых раньше вычислительная техника не использовалась из-за высокой стоимости, сложности обслуживания и взаимодействия. К таким областям относится и так называемая учрежденческая деятельность, где применение ПЭВМ позволило реально повысить производительность труда специалистов, связанных с обработкой информации. Этот аспект особенно актуален в связи с тем, что производительность управленческого труда до сих пор росла крайне низкими темпами [16, c.151].
В настоящее время для интенсификации умственного и управленческого труда специалистов различных профессий разрабатываются и получают широкое распространение АРМ, которые функционируют на базе ПЭВМ.
2.2 Программные средства
Общее программное обеспечение (ПО) обеспечивает функционирование вычислительной техники, разработку и подключение новых программ. Сюда входят операционные системы, системы программирования и обслуживающие программы.
Операционная система (ОС) - набор обслуживающих программ, осуществляющих управление вычислительными ресурсами машин, хранением программ и другой информации и координацию прохождения различных заданий [11, c.330].
Прикладное программное обеспечение - любая конкретная программа, способствующая выполнению задачи, возложенной на ЭВМ в пределах данной организации.
Специализированные программы предназначены для решения небольшого числа задач.
Универсальные программы - предназначены для решения всех задач пользователей, которые могут использоваться в любой или почти любой области деятельности.
Профессиональная ориентация АРМ определяется функциональной частью ПО (ФПО). Именно здесь закладывается ориентация на конкретного специалиста, обеспечивается решение задач определенных предметных областей.
Специалистам часто приходится работать с большими объемами данных, с тем, чтобы найти требуемые сведения для подготовки различных документов. Для облегчения такого рода работ были созданы системы управления базами данных: СУБД: DBASE, RBASE, ORAGLE и др. СУБД позволяют хранить большие объемы информации, и, что самое главное, быстро находить нужные данные. Так, например, при работе с картотекой постоянно нужно перерывать большие архивы данных для поиска нужной информации, особенно если карточки отсортированы не по нужному признаку, СУБД сможет справиться с этой задачей за считанные секунды.
Большое число специалистов связано также с обработкой различных таблиц, так как в большинстве случаев экономическая информация представляется в виде табличных документов. КЭТ (крупноформатные электронные таблицы) помогают создавать подобные документы. Они очень удобны, так как сами пересчитывают все итоговые и промежуточные данные при изменении исходных данных. Поэтому они широко используются, например, при прогнозировании объемов сбыта и доходов [11, c.329].
Таким образом, достаточно большой популярностью в учреждениях пользуются программные средства АРМ для контроля и координации деятельности организации, где вся управленческая деятельность описывается как совокупность процессов, каждый из которых имеет даты начала, конца и ответственных исполнителей. При этом деятельность каждого работника увязывается с остальными, таким образом, создается план-график работ. Пакет может автоматически при наступлении срока формировать задания исполнителям, напоминать о сроке завершения работы и накапливать данные об исполнительской деятельности сотрудников.
Важную роль в учрежденческой деятельности играет оперативный обмен данными, который занимает до 95% времени руководителя и до 53% времени специалистов. В связи с этим получили распространение и программные средства типа «электронная почта». Их использование позволяет осуществлять рассылку документов внутри учреждения, отправлять, получать и обрабатывать сообщения с различных рабочих мест и даже проводить совещания специалистов, находящихся на значительном расстоянии друг от друга. Проблема обмена данными тесно связана с организацией работы АРМ в составе вычислительной сети.
Оснащение специалистов такими АРМ позволяет повысить производительность труда учрежденческих работников, сократить их численность и при этом повесить скорость обработки экономической информации, ее достоверности, что необходимо для эффективного планирования и управления.
Заключение
Информация является технологической основой менеджмента. Менеджер использует информацию в своей деятельности, и в то же время она является продуктом его деятельности в виде управленческих решений и нормативов деятельности. Коммуникация имеет два аспекта: информационный и личностный. Это необходимо учитывать в ходе обмена информацией, и это учитывается при выделении элементов коммуникации.
Коммуникационный процесс обеспечивает движение информации в ходе осуществления управленческого воздействия и за счет обратной связи превращает его во взаимодействие, что значительно повышает качество управления. Коммуникативные навыки подразделяются на вербальные (слушание, речь, чтение, письмо) и невербальные (язык телодвижений и параметры речи). Эффективность коммуникационного процесса зависит от того, учитывает ли менеджер в коммуникационном процессе имеющиеся барьеры. Коммуникационные барьеры бывают межличностные и организационные.
Главным направлением совершенствование процесса коммуникации в менеджменте является совершенствование коммуникативных навыков всех участников коммуникативного процесса. Человек приходит в организацию, руководствуясь личными целями и личными интересами. У организации также существуют свои цели и интересы. При работе человека внутри организации происходит согласование целей персонала и целей организации. В этом процессе информация является технологической основой, с помощью которой происходит это согласование.
Для исполнения роли технологической основы в менеджменте информация должна обладать определёнными характеристиками и свойствами - для этого используют различные информационные источники и учитывают факторы, влияющие на информационное обеспечение, и существующие ограничения использования информации.
Список использованной литературы
1. Бодди, Д., Пэйтон Р. Основы менеджмента. - Спб.: Питер, 2004, 350 c.
2. Веснин В.Р. Менеджмент: Учебник. - М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004, 456 с.
3. Виханский, О.С. Менеджмент: Учебник / Виханский О.С., Наумов А.И. - М.: Экономистъ, 2006. (гриф МО РФ), 527 c.
4. Вовлечение работников /Журнал «Справочник по управлению персоналом», № 1, 2008, С.37-43
5. Герчикова, И.Н. Менеджмент: Учебник. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2007. (гриф МО РФ), 480 c.
6. Гринберг Д., Бейрон Р. Организационное поведение: от теории к практике. - М.: Вершина, 2004, 580 с.
7. Грушевицкая Т.Г., Попков В.Д., Садохин А.П. Основы межкультурной коммуникации: Учебник для вузов /Под ред. А.П. Садохина. - М.:ЮНИТИ-ДАНА, 2002, 390 с.
8. Зайцев, Л. Г., Соколова М. И. Организационное поведение. М.: 2006, 215 с.
9. Карт, П., Фокс К. Преодоление культурных различий. - М., 2005, 88 c.
10. Коротков, Э.М. Менеджмент. - М.: ИНФРА-М, 2009, 375c.
11. Коротков Э.М. и др. Концепция российского менеджмента - М.: ДеКа, 2004, 363 с.
12. Лучко, М.Л. Этика бизнеса: фактор успеха. - М.: Эксмо, 2006, 431 c.
13. Мескон, М.Х. Основы менеджмента: Пер. с англ. / Мескон, М.Х., Альберт, М., Хедоури, Ф. - М.: Вильямс, 2007, 530 c.
14. Огарков, А.А. Управление организацией: Учебник. - М.: Эксмо, 2006. 273 с.
15. Роббинз, С.П. Основы организационного поведения. - М. Эксмо, 2006, 281 c.
16. Робинс С.П., Коултер М. Менеджмент. - М.: Вильямс, 2002, 475 с.
Приложение 1.
Виды коммуникаций
|
№ п/п |
Виды коммуникаций |
Определение |
|
|
1 |
Организационные коммуникации |
это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах |
|
|
2 |
Межличностные коммуникации |
устное общение людей в одном из перечисленных видов. Эффективная межличностная коммуникация очень важна для успеха в управлении, так как, с одной стороны, решение многих управленческих задач строится на непосредственном взаимодействии людей - начальник с подчиненным, подчиненные друг с другом - в рамках различных событий, а с другой, межличностная коммуникация является лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределенностью и двусмысленностью. |
|
|
3 |
Внешние коммуникации |
это коммуникации между организацией и средой. Факторы внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации. Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. Организациям приходится подчиняться государственному регулированию и заполнять в этой связи пространные письменные отчеты. Обсуждения, собрания, телефонные переговоры, служебные записки, видеоленты, отчеты и т. п., циркулирующие внутри организации, зачастую являются реакцией на возможности или проблемы, создаваемые внешним окружением |
|
|
4 |
Внутренние коммуникации |
это коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями |
|
|
5 |
Формальные коммуникации |
это коммуникации, которые определяются организационной структурой предприятия, взаимосвязью уровней управления и функциональных отделов. Чем больше уровней управления, тем выше вероятность искажения информации, так как каждый уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. |
|
|
6 |
Неформальные коммуникации |
Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа "только между нами". |
|
|
7 |
Вертикальные коммуникации |
Информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т. е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т. п. |
|
|
8 |
Горизонтальные коммуникации |
это коммуникации между различными отделами организации. В обмене информацией по горизонтали часто участвуют комитеты или специальные группы, в которых формируются равноправные отношения, являющиеся важной составляющей удовлетворенности работников организации. |
Приложение 2.
Этапы продвижения информации
|
№ п/п |
Название этапа |
Описание этапа |
|
|
1 |
Зарождение идеи |
Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. Его роль заключается в проектировании и кодировании информации с последующей передачей другим участникам процесса. |
|
|
2 |
Кодирование и выбор канала |
Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, используя для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение. Отправитель должен также выбрать канал, совместимый с типом символов, использованных для кодирования. К некоторым общеизвестным каналам относятся передача речи и письменных материалов, а также электронные средства связи, включая компьютерные сети, электронную почту, видеоленты и видеоконференции. Если канал непригоден для физического воплощения символов, передача невозможна. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен. |
|
|
3 |
Передача |
Отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникации. В то же время передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица. Передача информации осуществляется с использованием знаковых систем. |
|
|
4 |
Декодирование |
После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование - это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информацией на этом должен завершиться. |
|
|
5 |
Обратная связь |
Обмен информацией можно считать эффективным, если получатель продемонстрировал понимание идеи через обратную связь, произведя действия, которых ждал от него отправитель. |
Приложение 3.
Специфические коммуникативные барьеры
|
№ п/п |
Название барьера |
Описание барьера |
|
|
1 |
Семантические барьеры |
Целью коммуникаций является обеспечение понимания информации, служащей предметом общения, то есть сообщения. Вступая в контакт и используя символы, мы пытаемся обмениваться информацией и добиваться ее понимания. К используемым нами символам относятся слова, жесты и интонации. Отправитель кодирует сообщение с помощью вербальных и невербальных символов. |
|
|
2 |
Невербальные преграды |
Хотя вербальные символы (слова) - основное средство для кодирования идей, предназначенных к передаче, часто используются невербальные символы - жесты, улыбки, выражение глаз, поза и т. д. В невербальной коммуникации используются любые символы, кроме слов. Зачастую невербальная и вербальная передача происходят одновременно, что может усиливать или изменять смысл слов. |
|
|
3 |
Плохая обратная связь |
Некоторые сообщения не требуют обратной связи, однако для повышения эффективности обмена информацией он должен быть двусторонне направленным. Обратная связь важна, поскольку дает возможность установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано в том смысле, который был изначально. Преградой на пути эффективных коммуникаций может быть как плохо налаженная обратная связь, так и отсутствие ее. |
|
|
4 |
Неумение слушать |
Эффективная коммуникация возможна, когда человек одинаково точен, отправляя и принимая сообщения. Необходимо уметь слушать. Многим кажется, что слушать - означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить, однако это всего фрагмент процесса внимательного сосредоточенного слушания. Важно уметь слышать конкретные излагаемые вопросы. Мало воспринимать факты - нужно прислушиваться к чувствам. Выслушивание фактов и чувств это выслушивание сообщения полностью, благодаря чему расширяются возможности понять ситуацию. |
|
|
5 |
Организационные барьеры |
В дополнение к межличностным контактам, нужно иметь представление о преградах в организационных коммуникациях. Искажение сообщений - одна из преград в организационных коммуникациях. При движении информации внутри организации смысл сообщений может несколько искажаться в силу некоторых причин: - несознательное искажение происходит из-за межличностных барьеров; - сознательное искажение может происходить, когда кто-то, несогласный с сообщением, модифицирует сообщение так, чтобы изменение смысла происходило в его интересах; - фильтрация происходит по мере движения сообщений вверх, вниз или с уровня на уровень организации или отдела. Фильтрация необходима для того, чтобы с одного какого-то уровня на другой уровень или отдела направлялись только те сообщения, которые его касаются; - сообщения, направляемые наверх, могут искажаться в силу несовпадения статусов уровней организации. |
|
|
6 |
Информационные перегрузки |
Руководитель, поглощенный переработкой поступающей информации и необходимостью поддерживать информационный обмен, как правило, не в состоянии эффективно реагировать на всю информацию. Он вынужден отсеивать менее важную информацию и оставлять только ту, которая кажется ему наиболее важной. Могут возникнуть проблемы из-за различия в понимании важности сообщений. |
|
|
7 |
Неудовлетворительная структура организации |
В организации с многочисленными уровнями управления растет вероятность информационных искажений, поскольку каждый последующий уровень управления может корректировать и отфильтровывать сообщения. Могут вызвать проблемы неудовлетворительный состав и использование комитетов, рабочих групп, кадров вообще, а также способ организации власти и распределения задач. Несомненно, при обмене информацией мешают конфликты между различными людьми, группами или отделами. |
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Сущность коммуникационного процесса, его структура и основные этапы, значение в деятельности организации. Оценка качества коммуникаций и эффективности управления. Виды внутрифирменных и внешних коммуникаций, типы барьеров и методы их преодоления.
курсовая работа [206,7 K], добавлен 09.03.2010Показатели социальной эффективности управления. Теории лидерства и мотивации труда. Методы экспертных оценок. Модели принятия решений. Планирование как функция менеджмента. Понятие и элементы коммуникационного процесса. Виды и этапы развития группы.
шпаргалка [84,0 K], добавлен 18.05.2014Информация как технологическая основа менеджмента. Понятие информации, виды и свойства. Управленческая информация. Коммуникативные свойства информации. Интегрирующая роль коммуникации. Виды коммуникаций. Понятие коммуникационного процесса и его этапы.
реферат [73,1 K], добавлен 12.10.2008Сущность и классификация коммуникаций. Определение коммуникационного процесса в управлении. Понятие межличностных коммуникаций. Взаимодействие между элементами управленческой структуры. Развитие электронных коммуникаций. Модели коммуникаций и их элементы.
курсовая работа [4,2 M], добавлен 15.10.2009Основные элементы и этапы процесса коммуникаций в менеджменте. Параметры и виды коммуникационных сетей, их сравнительный анализ. Преимущества объединения централизованной и децентрализованной коммуникационных структур, практика их эффективного применения.
курсовая работа [337,6 K], добавлен 27.02.2012Развитие коммуникаций в системе управления. Коммуникации: понятие, виды, их характеристика. Эффективность коммуникаций в менеджменте. Коммуникационный процесс: понятие, основные элементы, этапы, их характеристика. Информации в коммуникационном процессе.
курсовая работа [2,5 M], добавлен 11.10.2010Понятие коммуникаций, их роль в менеджменте. Содержание коммуникационного процесса, его этапы. Характеристика ООО "Volga marketing family". Исследование коммуникационного процесса в управлении организацией. Рекомендации по коммуникации внутри организации.
курсовая работа [53,3 K], добавлен 25.11.2014Понятие и основные типы коммуникаций. Коммуникационные стили и сети. Анализ коммуникационного процесса фирмы ООО «МАС» на основе анкетирования подчиненных и руководителей. Правовое обоснование рекомендаций по совершенствованию коммуникаций в ООО "МАС".
дипломная работа [700,4 K], добавлен 18.12.2012Сущность понятия коммуникации, виды, элементы и этапы соответствующего процесса. Процесс управления коммуникациями в организации, его анализ и оценка на исследуемом предприятии - торговой фирме "Центр окон", направления и перспективы его оптимизации.
курсовая работа [194,0 K], добавлен 25.09.2014Эффективное управление различными социальными организациями и системами с использованием информации. История развития информатизации, внедрение информационных технологий в образование, науку, технику. Виды коммуникаций и этапы коммуникационного процесса.
контрольная работа [27,7 K], добавлен 10.01.2010
