Особенности кадрового делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Понятие кадрового делопроизводства

1.1 Организация кадрового делопроизводства

1.2 Общий состав и виды кадровой документации

1.3 Нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства

2. Становление и совершенствование кадрового делопроизводства на примере МУП «Водоканал» г. Екатеринбург

2.1 Краткая характеристика предприятия

2.2 Практический анализ становления кадрового делопроизводства

на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбурга

2.3 Совершенствование кадрового делопроизводства на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбург

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

ПРИЛОЖЕНИЯ

ВВЕДЕНИЕ

Термин «делопроизводство» характеризует совокупность работ по документированию управленческой деятельности учреждений и организации в них документов. Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом, в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Не случайно авторы, изучающие эволюцию управленческой мысли, начинают отчет от шумерской письменности на глиняных табличках, датированных третьим тысячелетием до нашей эры. Эти первые документы содержат информацию о коммерческих сделках и законах Шумера, являясь доказательством существования делопроизводства и практики управления еще в древнем мире. Решение проблем управления документацией в современный период прошло в развитых странах два основных этапа, Первый этап 1970-1980гг. В это время большинство авторов считали, что «бумажное управление» не нужно и устарело. Однако второй этап делопроизводства показал, что «бумажный» поток увеличивается, и делается вывод, что существование традиционного делопроизводства и обработки документов на ЭВМ будут весьма продолжительными.

Отдел кадров традиционно представлял собой самостоятельное структурное подразделение предприятия, подчиненное либо руководителю предприятия, либо его заместителю по кадровой работе. В зависимости от вида и отраслевой принадлежности предприятия, количества и структуры кадрового потенциала изменилась структура и численный состав самой кадровой службы.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. В данной работе будет рассмотрен вопрос организации качественного кадрового делопроизводства, а также показана актуальность данной темы. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно - документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Предмет работы - совершенствование кадрового делопроизводства на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбург.

Объект курсовой работы - кадровое делопроизводство на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбург.

Цель работы - раскрыть особенности кадрового делопроизводства и предложить рекомендации по его совершенствованию.

Поставленная цель предполагает решение следующих задач:

1) Рассмотреть понятие, сущность кадрового делопроизводства;

2) Раскрыть методологический аспект кадрового делопроизводства;

3) Дать характеристику предприятия, изучить виды деятельности и организационную структуру;

4) Раскрыть сущность становления кадрового делопроизводства на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбург.

Теоретической и методологической основой курсовой работы послужили труды отечественных и зарубежных ученых, материалы научных конференций, данные статистической отчетности, отраслевые, региональные и внутрифирменные нормативные и методические материалы, прогнозы экономического и социального развития Российской Федерации. В качестве фактического материала использованы данные МУП «Водоканал».

1. ПОНЯТИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

1.1 Организация кадрового делопроизводства

кадровое делопроизводство организация совершенствование

Любой работодатель, вне зависимости от того, юридическое или физическое это лицо, в процессе осуществления хозяйственной деятельности всегда сталкивается с вопросами организации труда, управления трудовыми отношениями и регламентированием этих процессов.

Наглядным результатом регламентирования у конкретного работодателя внутренних трудовых и связанных с ними иных отношений является комплекс документов, именуемый кадровой документацией.

Государственный стандарт «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 27 февраля 1998 года №28 (далее - ГОСТ Р 51141-98) устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

В соответствии с названным стандартом делопроизводство - это «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами» (пункт 2.1.1. ГОСТ Р 51141-98).

Соответственно, кадровое делопроизводство - это более узкое понятие, подразумевающее организацию работы с документами, которые касаются кадровых вопросов. Кадровая документация - совокупность форм (документов), отражающих наличие и движение персонала.

В соответствии с государственным стандартом понятие «документ» определяется как «зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (подпункт 3 пункта 2.1. ГОСТ Р 51141-98).

Документированная информация составляет основу управления. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документированная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой.

Можно сделать вывод о том, что понятия «управление», «делопроизводство», «кадровое делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны.

Итак, кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление.

Движение персонала - одна из базисных категорий управления персоналом, под которой, как правило, понимают:

- прием на работу;

- перевод на другую работу;

- предоставление отпуска;

- увольнение.

Документальное оформление кадровых процедур - неотъемлемая обязанность любого работодателя независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой формы.

К сожалению, сегодня не все руководители уделяют должное внимание и значимость «бумажному управлению». Часто об учете кадров и кадровой документации руководители вспоминают только тогда, когда с проверкой приходят сотрудники контролирующих органов или бывший работник обращается с иском в суд. В таких крайних случаях исправление сложившейся ситуации требует значительных финансовых и временных затрат, которые далеко не всегда являются залогом успеха в суде и вряд ли помогут избежать привлечения работодателя, соответствующих должностных лиц или организации к ответственности.

Именно поэтому так важно установить правильное ведение кадровой документации, в том числе провести оформление трудовых отношений в соответствии с действующим трудовым законодательством.

Кадровое делопроизводство - для работодателей всегда актуальный вопрос, который требует хороших знаний трудового законодательства, правил ведения и оформления документов, - недооценивать его нельзя.

О важности кадровой документации свидетельствует, прежде всего, то, что любой кадровый документ имеет юридическую и даже коммерческую ценность.

С помощью некоторых кадровых документов, используемых в качестве важных письменных доказательств, работодатель может доказать свою позицию в суде.

Например, организация для подтверждения налоговых льгот по налогу на прибыль и налогу на имущество может представить следующие кадровые документы: штатное расписание, расчетные ведомости по зарплате, приказы по кадрам, копии трудовых книжек, табель учета рабочего времени.

Важность кадровой документации подтверждается, прежде всего, тем, что любой кадровый документ фиксирует юридически значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя. Например, должностная инструкция является документом, подтверждающим правомочия того или иного должностного лица на совершение юридически значимых действий, входящих в его должностные обязанности.

Документируя трудовые отношения, подавляющее большинство кадровых документов содержит информацию, обладающую высокой социальной значимостью. Поэтому отношение к работе с такими документами должно быть чрезвычайно серьезным. Поскольку от правильности заполнения кадровых документов зависит подтверждение определенных юридических фактов, на основе которых возникают те или иные права работника.

В целом от документирования трудовых отношений может зависеть обеспечение социальных, пенсионных и иных гарантий, предоставленных российским законодательством работникам.

Итак, ведение кадрового делопроизводства позволяет эффективно решить сразу несколько задач:

- Документально оформить трудовые отношения, формализовать кадровые процедуры у конкретного работодателя.

- Построить стройную систему управления персоналом, отвечающую стратегическим задачам управления. Это удобный инструмент, с помощью которого можно выстроить и закрепить документально единые принципы корпоративных отношений.

- Регламентировать взаимоотношения работника и работодателя. Введение кадровых документов позволяет добиться «баланса интересов» работодателя и работников путем четкой регламентации: чем конкретно должен заниматься каждый работник (например, в должностных инструкциях) и каковы функции работодателя.

- Создать организационно-правовые основы трудовых отношений, как для работников, так и для работодателя. С одной стороны кадровые документы поддерживают интересы работодателя, а с другой - направляют его для недопущения игнорирования требований трудового законодательства. Наличие грамотно составленных кадровых документов взаимовыгодно обеим сторонам трудового договора.

- Разрешить трудовые споры. Очень часто от качества оформления кадровых документов зависит успех позиции работодателя при возникновении конфликтных ситуаций, особенно когда кадровая документация выступает как одно из письменных доказательств в судебном разбирательстве по трудовым спорам.

Однако, это далеко не все. Основной смысл кадровой документации - в придании большей прозрачности трудовому процессу. Вся система кадровой документации устанавливает определенные «правила игры», при соблюдении которых сотрудники чувствуют стабильность, а администрация значительно повышает управляемость персонала. Нельзя не признать, что максимально точная регламентация круга прав и обязанностей отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

1.2 Общий состав и виды кадровой документации

В процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений образуется множество документов под обобщающим названием «кадровая документация». Следует отметить, что для большинства специалистов кадровой службы и руководителей является загадочным следующий вопрос: что составляет систему кадровых документов? И какие из кадровых документов являются обязательными для каждого работодателя?

В специальной литературе комплекс кадровых документов систематизируется по различным признакам.

Например, по целевой принадлежности выделяют две больших группы кадровых документов:

1. Документы по учету личного состава работников, к которым относятся приказы о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, увольнении, личная карточка работника и другие. Основная часть документов по личному составу вошла в состав унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

2. Вторую группу составляют документы, связанные с осуществлением функций по управлению персоналом и организацией труда (Правила внутреннего трудового распорядка, Положение о структурном подразделении, должностные инструкции, Структура и штатная численность, Штатное расписание). В «Общероссийском классификаторе управленческой документации» ОК 011-93, утвержденном Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 30 декабря 1993 года №299, эти документы получили название «документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации, предприятия».

Кроме того, разработчики вышеуказанного классификатора применяют и другой принцип систематизации кадровой документации, а именно по типичным кадровым процедурам различают следующие виды кадровых документов:

1. Документация по приему на работу: Заявление о приеме на работу; Контракт о назначении на должность; Приказ о приеме на работу; Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу.

2. Документация по переводу на другую работу: Заявление о переводе на другую работу; Представление о переводе на другую работу; Приказ о переводе на другую работу.

3. Документация по увольнению с работы: Заявление об увольнении; Приказ об увольнении; Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении.

4. Документация по оформлению отпусков: График отпусков; Заявление о предоставлении отпуска; Приказ о предоставлении отпуска.

5. Документация по оформлению поощрений: Представление о поощрении; Приказ о поощрении; Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении.

6. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины; Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины; Приказ о наложении дисциплинарного взыскания; Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания.

В реальности состав кадровых документов может быть значительно шире или может быть приспособлен к специфике труда у конкретного работодателя.

Типовые формы некоторых документов и в целом порядок ведения кадрового делопроизводства определяется работодателем самостоятельно в рамках локального нормотворчества с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда.

Для регламентации документооборота в целом работодателю можно рекомендовать принять локальный нормативный акт - например, Положение о документообороте или Инструкцию по делопроизводству, регулирующую перечень основных документов с распределением ответственности за их ведение, учет, хранение, а также порядок и сроки движения документов (как внутренних, так и внешних).

При этом необходимо отметить, что создание и ведение кадровой документации - это не право, а одна из обязанностей работодателя, которая регламентирована нормативно - правовыми актами.

Локальные нормативные акты - акты, содержащие нормы трудового права, разрабатываемые для регламентации трудовых отношений с учетом специфики труда у конкретного работодателя и установления работодателем условий труда в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Работодатели, за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, имеют право принимать локальные нормативные акты. Локальные нормативные акты не могут содержать норм, снижающих уровень прав и гарантий работников, установленный трудовым законодательством.

Новеллой ТК РФ в отношении действия во времени локальных нормативных актов является следующее дополнение статьи 12 ТК РФ, распространяющее на них принцип «закон не имеет обратной силы»:

«Локальный нормативный акт вступает в силу со дня его принятия работодателем либо со дня, указанного в этом локальном нормативном акте, и применяется к отношениям, возникшим после введения его в действие. В отношениях, возникших до введения в действие локального нормативного акта, указанный акт применяется к правам и обязанностям, возникшим после введения его в действие.

Локальный нормативный акт либо отдельные его положения прекращают свое действие в связи с: истечением срока действия; отменой (признанием утратившими силу) данного локального нормативного акта либо отдельных его положений другим локальным нормативным актом; вступлением в силу закона или иного нормативного правового акта, содержащего нормы трудового права, коллективного договора, соглашения (в случае, когда указанные акты устанавливают более высокий уровень гарантий работникам по сравнению с установленным локальным нормативным актом)».

Таким образом, все работодатели обязаны пересмотреть свои локальные нормативные акты в соответствии с новой редакцией ТК РФ, в противном случае многие из них потеряют силу.

Работодатель - физическое лицо, как и юридическое лицо (организация) реализует нормотворческие полномочия самостоятельно и в пределах своей компетенции, предусмотренной законом. Решая проблемы организации труда, управления персоналом работодатель - физическое лицо может принимать локальные нормативные акты.

При этом необходимо отметить, что если ранее некоторые локальные нормативные акты, например, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание, положение о работе с персональными данными работников и другие обязаны были принимать только работодатели - юридические лица, то теперь, согласно буквальному пониманию новелл ТК РФ, индивидуальные предприниматели также обязаны принимать многие локальные нормативные акты.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм ТК РФ входят:

- Штатное расписание (статья 57 ТК РФ);

- Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ);

- Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ);

- При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ);

- График отпусков (статья 123 ТК РФ);

- Правила и инструкции по охране труда. Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ).

Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяют инспекторы федеральной инспекции труда.

Исходя из вышеприведенных положений, весь комплекс кадровых документов можно разделить на два вида:

1. Обязательные кадровые документы, наличие которых прямо предусмотрено ТК РФ для всех работодателей (юридических лиц и индивидуальных предпринимателей).

К этому виду кадровых документов относятся локальные нормативные акты, предусмотренные ТК РФ (статьи 57, 86-88, 103, 123, 189, 190, 212,ТК РФ) и потому обязательные для каждого работодателя и документы, создаваемые в процессе возникновения и документального оформления трудовых отношений в соответствии с требованиями ТК РФ (статьи 62, 66, 67, 68, 84.1, 193 ТК РФ). Первые связаны с организационно-нормативным регулированием трудовых отношений и установлением режима и условий труда у конкретного работодателя, вторые служат учету личного состава работников.

2. Факультативные кадровые документы, которые работодатель может принимать в рамках локального нормотворчества, их перечень, порядок ведения работодатель определяет самостоятельно.

Факультативные кадровые документы носят рекомендательный характер, они также содержат нормы трудового права и необходимы для регламентации трудовых отношений. К таким кадровым документам можно отнести, например, положения о структурных подразделениях, положение о персонале, должностные инструкции, положение об аттестации работников и другие.

Таким образом, общий состав кадровых документов определяется непосредственно работодателем с учетом требований действующего законодательства, масштабов и специфики организации труда, за исключением тех документов и унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате, которые являются обязательными для каждого работодателя.

1.3 Нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства

Нормативная и нормативно-справочная документация по вопросам ведения кадрового делопроизводства регламентирует единообразную практику применения норм права и является правовой основой ведения кадрового делопроизводства. Грамотная постановка и ведение кадрового делопроизводства не мыслимы без знания и изучения нормативных документов в этой сфере. Знание нормативной и нормативно-справочной документации по вопросам ведения кадрового делопроизводства позволяет решить следующие задачи:

- правильно оформить документы в соответствии с требованиями действующего законодательства, придав им юридическую силу;

- обеспечить хранение и оперативное использование документов в текущей деятельности;

- предотвратить негативные последствия для своих работников, возможные в случае нарушения правил ведения кадровых документов, а для работодателя в данном случае - избежать ответственности, установленной действующим законодательством;

- предотвратить возможность несанкционированного использования информации.

Нормативная и нормативно-справочная документация издается различными органами власти, субъекты Российской Федерации издают акты, не противоречащие нормам федерального законодательства, работодатели издают локальные нормативные акты в рамках полномочий, предоставленных им трудовым законодательством.

Перечислим основные нормативно - правовые и нормативно -справочные акты, регулирующие вопросы ведения кадрового делопроизводства:

1. Федеральный уровень:

- Конституция Российской Федерации;

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральный закон от 17 декабря 2001 года №173-ФЗ «О трудовых пенсиях в Российской Федерации»;

- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне»;

- Указ Президента РФ от 6 марта 1997 года №188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера»;

- Указ Президента РФ от 30 ноября 1995 года №1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне»;

- Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 года №225 «О трудовых книжках»;

- Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 года №69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек»;

- Постановление Правительства РФ от 27 декабря 1995 года №1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба российской федерации»;

- Постановление Правительства РСФСР от 5 декабря 1991 года №35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;

- Постановление Минтруда РФ от 25 ноября 1994 года №72 «Об утверждении межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по документационному обеспечению управления»;

- Постановление Госкомстата РФ от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»;

- Постановление Госкомстата РФ от 24 марта 1999 года №20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации»;

- Приказ Главного архивного управления СССР от 23 мая 1988 года №33 «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»;

- «Общероссийский классификатор управленческой документации» ОК 011-93, утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 года №299;

- «Унифицированная система документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденный Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года №65-СТ;

- «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. ГОСТ 6.10.4-84», утвержденный Постановлением Государственного комитета СССР по стандартам от 9 октября 1984 года№3549;

- «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р 51141-98», утвержденный Постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 года №28;

- ГОСТ 17914-72 Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования, утвержденный Постановлением Государственного комитета стандартов Совета Министров СССР от 17 июля 1972 года №1411;

- «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти», утвержденная Приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 года №536;

- «Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения», утвержденный Росархивом 6 октября 2000 года;

- «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года;

- «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК-016-94 (ОКПДТР)», принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 26 декабря 1994 года №367;

- «Общероссийский классификатор занятий ОК 010-93», утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №298;

- «Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления» ОК 019-95, утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №413;

- «Общероссийский классификатор информации о населении. ОК 018-95» утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31 июля 1995 года №412;

- «Общероссийский классификатор специальностей по образованию. ОК 009-2003» утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 сентября 2003 года №276-ст;

- «Общероссийский классификатор предприятий и организаций» ОК 007-93 (далее - ОКПО);

- «Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих», утвержден Постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 года №37;

- Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 года №9 «Об утверждении порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих»;

- Выпуски Единого тарифно-квалификационного справочника работ и профессий рабочих (ЕТКС) по различным отраслям экономики, утверждаемые Минтруда РФ;

- Квалификационные требования к работникам и номенклатуры специальностей, утверждаемые Министерством здравоохранения и социального развития Российской Федерации в сфере, отнесенной к компетенции Министерства.

2. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации:

- Законы, принимаемые органами законодательной власти субъектов РФ; например, Закон г. Москвы от 22 октября 1997 г. № 44 "О социальном партнерстве".

- Региональные, например постановление Правительства г. Москвы от 29.07.03 № 615-ПП "О порядке привлечения и использования иностранных работников в городе Москве";

- Межотраслевые, например, постановление Министерства труда и социального развития РФ от 12.02.02 № 9 "Об утверждении Межотраслевых типовых инструкций по охране труда для работников розничной торговли";

- Отраслевые, например постановление Министерства труда и социального развития РФ от 12.10.01 № 73 "Об утверждении Типовых отраслевых норм бесплатной выдачи работникам специальной одежды, специальной обуви и других средств индивидуальной защиты";

- муниципальные, или местные, например решения главы администрации города о режиме работы организаций транспорта;

- локальные, например, правила внутреннего трудового распорядка.

3. Локальные нормативно-правовые акты:

- Коллективный договор;

- Правила внутреннего трудового распорядка;

- Штатное расписание;

- Положение (инструкция) о делопроизводстве;

- Положение о защите персональных данных работников;

- Положение о должностной инструкции;

- Положение по оплате труда;

- Положения о структурных подразделениях и другие.

2. СТАНОВЛЕНИЕ И СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ КАДРОВОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА НА ПРЕДПРИЯТИИ МУП «ВОДОКАНАЛ» Г. ЕКАТЕРИНБУРГА

2.1 Краткая характеристика предприятия

Являясь единственной компанией на рынке по оказанию услуг водоснабжения и водоотведения в г. Екатеринбурге, екатеринбургское муниципальное унитарное предприятие "Водоканал" стремится соответствовать всем международным требованиям по качеству предоставления услуг населению в системе жилищно-коммунального комплекса. ИСО 9001:2000 является одним из важнейших инструментов для достижения этой цели.

Екатеринбургское муниципальное унитарное предприятие водопроводно-канализационного хозяйства - МУП «Водоканал» - одно из наиболее крупных и мощных предприятий уральской столицы, которое ежедневно подает в город более 500 тысяч кубометров воды. Основными потребителями услуг МУП «Водоканал» является население г. Екатеринбурга, численность которого 1,4 млн. человек.

Предприятие образовано 20 декабря 1925 года.

В настоящее время МУП «Водоканал» реализует инвестиционную программу «Развитие систем водоснабжения и водоотведения Екатеринбургского муниципального унитарного предприятия водопроводно-канализационного хозяйства (МУП «Водоканал») на 2007-2020 годы». Среди ее главных задач - реконструкция и модернизация предприятия по очистке и приготовлению питьевой воды, заводов по утилизации отходов, очистных сооружений (в первую очередь - Северной аэрационной станции), капитальный ремонт магистральных трубопроводов, модернизация насосных станций, реконструкция Верхнемакаровской плотины, повсеместное введение системы учета водоснабжения.

Объем инвестиций за 2006-2009 гг. составил 4,5 млрд. рублей.

Постановлением Главы Екатеринбурга от 25.05.1995 N 357 "О генеральных схемах водоснабжения, канализации, утверждении условий приема производственных сточных вод в сеть хозяйственно - бытовой канализации г. Екатеринбурга» на период до 2010 года" были определены приоритетные направления развития систем водоснабжения и канализации города. Однако в процессе реализации поставленных задач стало ясно, что необходимо пересматривать запланированные меры ввиду несоответствия как технических, так и экономических возможностей.

В период кризиса МУП «Водоканал» остался без источника финансирования для своей инвестиционной программы «Водоканал». Депутаты рассмотрели инвестиционную программу «Развитие систем водоснабжения и водоотведения МУП „Водоканал“ до 2015 г.». Таким образом, руководство муниципального водоканала предложило новый подход финансирования этой программы. «Инвестиционная программа получила новое название - „Чистая вода“. Главная цель - предоставить Екатеринбургу необходимое количество воды и, что самое главное, качественной.

Таким образом, был сделан акцент на дальнейшую модернизацию предприятия. И на сегодняшний день технологии XXI в. уверенно находят применение на предприятии. Каждые 2 - 3 года вводятся в эксплуатацию новые сооружения, внедряются самые передовые методы.

На сегодняшний день система управления предприятием строится на принципах международных стандартов ИСО 9001 "Система менеджмента качества" (далее - ИСО СМК).

В числе основных мотивов сертификации российских предприятий по системе ИСО СМК можно назвать:

- требования потребителей при заключении контрактов;

- условие для участия в тендерах, конкурсах и прочих подобных мероприятиях, которые могут закончиться контрактом и являться рекламой предприятия;

- условие для получения государственного заказа (Постановление Правительства РФ от 02.02.1998 N 113 "О некоторых мерах, направленных на совершенствование систем обеспечения качества продукции и услуг", льготного кредитования или страхования;

- условие для получения лицензии на право деятельности;

- стремление стать лауреатом или победителем конкурса на соискание различных премий, в том числе Правительства РФ, в области качества;

- повышение конкурентоспособности продукции;

- осознанное желание высшего руководства предприятия быть уверенным в соответствии условий производства продукции международным требованиям, чтобы в любой момент быть готовым к возможным выгодным предложениям.

К важным внешним причинам следует отнести также и тот факт, что многие зарубежные органы и системы сертификации включают сертификацию или оценку СМК предприятий для процедуры оценки соответствия продукции, то есть без сертификата на СМК предприятие не может поставлять продукцию на зарубежные рынки.

Внедрение стандартов ИСО СМК во всех подразделениях МУП "Водоканал" направлено на улучшение качества услуг, повышение эффективности производства и степени ответственности каждого работника предприятия за получение конечного результата, осуществление четкой регламентации технологических операций и действий работников.

В настоящее время в производственном управлении МУП "Водоканал" успешно завершена сертификация системы менеджмента качества по международному стандарту. По результатам аудита, проведенного в МУП "Водоканал", был получен сертификат соответствия СМК сроком действия до 2011 г. Согласно сертификату МУП "Водоканал" применяет эту систему в следующих областях: очистка сточных вод; обработка и утилизация осадка сточных вод; подготовка технической воды.

Одним из приоритетных направлений деятельности предприятия за последнее время является стратегическое планирование. И сертификация ИСО 9001:2000 - важный этап на пути к реализации данного направления.

СМК позволит улучшить качество услуг, повысить эффективность производства, создать четкие требования к поставщикам и качеству закупаемой продукции, своевременно выявлять отклонения технологических процессов от нормы и значительно снизить влияние так называемого человеческого фактора на производственный процесс.

В настоящее время МУП "Водоканал" проводит разработку и внедрение системы менеджмента качества в аппарате управления МУП "Водоканал", а также в обособленных подразделениях.

2.2 Практический анализ становления кадрового делопроизводства на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбурга

Для эффективного управления кадровой политикой на предприятии МУП «Водоканал» создается система оперативного учета и анализа кадров, отражающая в каждый конкретный момент деятельности действительное положение за определенный промежуток времени на всех уровнях управления на предприятии. Получаемая с ее помощью информация позволяет периодически оценивать тенденции изменения состава кадров на предприятии; разрабатывать научно-обоснованные и комплексные прогнозы и планы потребности в кадрах и на этой основе формировать кадровую политику, согласующуюся с планами социального развития предприятия.

Основными направлениями совершенствования кадровой политики на современном этапе выдвигаются административные и экономические методы, социальные отношения и гарантии, которые, в свою очередь, состоят из элементов, представленных в структуре кадровой политики (см. рис. 2).

В настоящее время перед крупными предприятиями ставятся новые экономические задачи:

- формирование структуры и состава рабочих мест (по оценке многих авторов, совершенствование кадровой политики в этом отношении имеет значительный потенциал по снижению затрат производимой продукции);

- создание фонда заработной платы по категориям работающих с применением многоуровневых тарифных сеток и установлением ставки 1-го разряда (не ниже минимальной месячной заработной платы, установленной федеральным законом РФ), с расчетом необходимой численности и количеством рабочих мест;

- исследование форм и методов организации службы управления, формирование кадрового резерва, повышение квалификации и обучения работников, аттестации рабочих мест;

- обоснование мотивации трудовой деятельности, совершенствование

системы оплаты и стимулирования труда работников;

- формирование и реализация кадровой политики предприятий в современных условиях.

Кадровая служба МУП "Водоканал" имеет структуру (см. рис.1), отражающую структуру самого предприятия, в связи с чем установление единых стандартов кадрового учета и делопроизводства стало важнейшей составляющей качественного ведения кадровой работы в службах персонала всех обособленных подразделений, входящих в состав МУП «Водоканал» (см. Приложение Б).

Рис.1 - Организационная структура отдела кадров МУП «Водоканал»

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис.2 - Структура кадровой политики предприятия

2.3 Совершенствование кадрового делопроизводства по новым стандартам на предприятии МУП «Водоканал» г. Екатеринбурга

Для улучшения работы кадровой службы, в особенности кадрового делопроизводства на предприятии внедрен Регламент СМК, утвержденный директором предприятия.

Регламентом СМК в части кадрового учета и кадрового делопроизводства в управлении по работе с персоналом "Водоканала" установлен единый подход и порядок ведения кадрового делопроизводства и кадрового учета в обособленных подразделениях МУП "Водоканал".

Кадровое делопроизводство на предприятии представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно-регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров. Действие рассматриваемого регламента распространяется на все кадровые службы предприятия и всех сотрудников, задействованных в кадровом делопроизводстве и кадровом учете (см. Приложение Б) .

Регламент предприятия СМК в части кадрового учета и кадрового делопроизводства разработан с учетом требований нормативных документов, это:

- Трудовой кодекс Российской Федерации;

- Федеральный закон от 21.12.1996 N 159-ФЗ "О дополнительных гарантиях по социальной поддержке детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей" (в ред. от 22.08.2004);

- Федеральный закон от 24.11.1995 N 181-ФЗ "О социальной защите инвалидов в Российской Федерации" (в ред. от 14.07.2008);

- Федеральный закон от 17.12.2001 N 173-ФЗ "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (в ред. от 22.07.2008);

- Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (в ред. от 13.05.2008);

- Постановление Правительства РФ от 18.07.2002 N 537 "О списках производств, работ, профессий и должностей, с учетом которых досрочно назначается трудовая пенсия по старости в соответствии со статьей 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации", и об утверждении Правил исчисления периодов работы, дающей право на досрочное назначение трудовой пенсии по старости работникам летного состава гражданской авиации в соответствии со статьей 27 Федерального закона "О трудовых пенсиях в Российской Федерации" (в ред. от 24.04.2003);

- Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 "О трудовых книжках" (в ред. от 19.05.2008);

- Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты";

- ГОСТ Р ИСО 9000:2001 "Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь", утв. и введенный в действие Постановлением Госстандарта России от 15.08.2001 N 332-ст (в ред. от 01.07.2003);

- ГОСТ Р ИСО 9001:2001 "Системы менеджмента качества. Требования", утвержденный Постановлением Госстандарта России от 15.08.2001 N 333-ст (в ред. от 01.07.2003);

Ответственный за актуализацию регламента на предприятии, при необходимости, проверяет действие нормативных документов, на которые имеются ссылки, до 31 января текущего года. Регламентом определено, что если документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) документом. Если нормативный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

Кадровое делопроизводство и кадровый учет ведутся на электронных и бумажных носителях по следующим направлениям:

- кадровое документоведение;

- учет личных данных;

- учет наличия и движения кадров;

- табельный учет использования рабочего времени;

- персонифицированный и пенсионный учет;

- учет работников на квотируемых местах;

- оформление и учет поощрений и взысканий.

Ответственность за ведение кадрового делопроизводства и кадрового учета в соответствии с действующим законодательством РФ и за выполнение требований регламента в МУП "Водоканал" возложена на начальника управления по работе с персоналом, а в обособленном подразделении - на руководителя отдела по работе с персоналом. Сотрудники отдела по работе с персоналом в соответствии со своими должностными обязанностями несут ответственность за:

- учет наличия и движения кадров;

- учет и сохранность персональных данных;

- учет личных дел;

- оформление и учет поощрений и взысканий;

- персонифицированный и пенсионный учет;

- табельный учет использования рабочего времени;

- учет работников на квотируемых местах;

- ведение штатного расписания на постоянной основе;

- учет кадрового резерва;

- кадровое документоведение;

- страхование от несчастных случаев;

- оформление обязательного медицинского страхования лиц, проживающих в Московской и других областях РФ;

- оформление добровольного медицинского страхования.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации. В данной работе рассмотрен вопрос организации качественного кадрового делопроизводства, а также раскрыта актуальность данной темы.

Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно -организационной работы.

Деловая информация представляется в виде разного рода документов. Исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Кадровая служба МУП "Водоканал" имеет структуру, отражающую структуру самого предприятия, в связи с чем установление единых стандартов кадрового учета и делопроизводства стало важнейшей составляющей качественного ведения кадровой работы в службах персонала всех обособленных подразделений, входящих в состав МУП.

Регламентом СМК в части кадрового учета и кадрового делопроизводства в управлении по работе с персоналом "Водоканала" установлен единый подход и порядок ведения кадрового делопроизводства и кадрового учета в обособленных подразделениях МУП "Водоканал".

Кадровое делопроизводство на предприятии представляет собой комплекс мероприятий, направленных на разработку документов по управлению персоналом, первичных форм по учету кадров, рабочего времени и расчетов с персоналом, учетно - регистрационной документации для регулирования трудовых правоотношений, организации учета кадров.

Таким образом, руководство МУП «Водоканал» г. Екатеринбурга постоянно совершенствует методы учета документации, а также использует современные методы и методики учета ведения кадрового делопроизводства.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12. 2005 г. утвержден Федеральным законом №197 в редакции от 30.06. 2006 г. №90 - ФЗ.

2. Федеральный закон РФ от 08.07. 2006 г. №149-ФЗ. «Об информации, информационных технологиях и защите информации» (принят ГД ФС РФ 08.07. 2006) // собрание законодательства РФ. - 2006. - №31 (1ч).

3. «Об утверждении унифицированных форм первичной и учетной документации по учету труда и его оплаты». Постановление государственного комитета РФ по статистике от 05.01. 2004 г. №1 // Справочник кадровика. - №3. - 2006.

4. Государственная система ДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и служба ДОУ. - М.: ВНИДАД 1991. - 74 с.

5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Изд-во стандартов, 2003.

6. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. Утв. Приказом Минкультуры РФ от 08.11. 2005 г. №536 // Справочник кадровика. - №10. - 2005.

7. Андреева В. И.: Делопроизводство в кадровой службе. Практическое пособие с образцами документов // М.: ЗАО Бизнес-школа, 2000 - 67 с.

8. Андреева В. И.: Делопроизводство. Практическое пособие изд. №10, перераб. и доп. // М.: ООО «Управление персоналом», 2005-200 с.

9. Бобылева М. П.: На пути к информационному менеджменту (вопросы оценки деятельности служб документационного обеспечения управления в условиях автоматизации документооборота) // М.: Управление персоналом, 1999-175 с.

10. Демин Ю. М.: Делопроизводство. Подготовка служебных документов // СПб.: Питер, 2003-220 с.

11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М. Новосибирск. 2000.

12. Кошелева Е.А. Организация хранения архивных документов // Справочник кадровика. - 2005. - №2. - С.55

13. Крюкова Е. Западные технологии для кадровиков // Служба кадров. - 2001. - №11. - С.76

14. Курапова Е.Р. Документация по личному составу: взаимодействие кадровых и архивных служб // Справочник кадровика. - 2003. - №11. - С.57

15. Леванов В.И. Должностные инструкции // Справочник по управлению персоналом. - 2000. - №1. -С.27

16. Майоров И.В. Документационное оформление трудовых отношений // Справочник кадровика. - 2004. - №8 - С.59

17. Митрофанова В.В. Личная карточка Т-2: рекомендации по заполнению // Справочник кадровика. - 2004. - №3. - С.47

18. Педченко Л. Предисловие // Справочник кадровика. - 2005. - №1. - С.1

19. Бюджетная охота. МУП «Водоканал». Деловая газета «Капитал». № 42 от 16.09.2009г.

20. www.vodokanalekb.ru. Водоканал Екатеринбург.

21. www.intercom-audit.ru. ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ» «Справочник по кадровому делопроизводству»mailto:sbv@interkom.omsktele.com.

22.www.intercom-audit.ru. ЗАО «BKR-ИНТЕРКОМ-АУДИТ». «Анализ типичных ошибок в кадровом делопроизводстве».

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Регламент предприятия (выдержки из документа).

Кадровое делопроизводство и кадровый учет Р - СМК-Апп-02 - 001 - 2008

1. Разработан специалистом по управлению персоналом МУП "Водоканал".

2. Введен в действие Приказом МУП "Водоканал" от 01.06.2008 N 64.