Разработка системы менеджмента фотостудии "Вегас"

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

Государственное образовательное учреждение

Высшего профессионального образования

«ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Курсовая работа

по дисциплине «Теория менеджмента»

на тему: « Разработка системы менеджмента фотостудии»

Выполнила

Студентка группы 11эм2

Павкина А.Н.

Пенза 2012

Введение

В настоящее время профессия менеджера является одной из самых востребованных на рынке труда. Понятие «менеджмент» возникло в российской теории и практике управления относительно недавно - с начала 90-х годов прошлого века. Его появление обычно связывают с переходом России к рыночной экономике. До этого момента на протяжении многих лет функционирования командно-административной системы имела место недооценка теории и практики управления. Однако в начале XXI века в период активных социально-экономических преобразований менеджмент стал реальным фактором развития бизнеса в разных сферах экономической деятельности. К настоящему времени накоплен значительный практический опыт управления в области, торговли, промышленности, сельского хозяйства, кооперации и т.д. При этом наблюдается недостаточная теоретическая разработанность вопросов менеджмента. Хотя и теория менеджмента характеризуется большим количеством различных школ, теоретических и практических подходов, но они достаточно трудно поддаются классификации и периодизации, поэтому существуют различные точки зрения по этим вопросам. Кроме того, теория и практика управления не стоит на месте и помимо проработки базовых понятий менеджмента требуется детальное рассмотрение основных тенденций и направлений его развития в наши дни.

Менеджмент сегодня составляет основу предпринимательской деятельности, являясь одновременно и все более широко распространяющимся образом хозяйственного мышления, и целостной системой мероприятий. Это во многом определяет актуальность применения основных принципов менеджмента в современной экономической формации, которая до настоящего времени находится в переходном состоянии. Экономическая либерализация в России в сочетании с экономическим ростом способствовали постепенному превращению государственно-монополизированной экономики в конкурентный рынок, смену товарного дефицита дефицитом денежных средств, трансформацию проблем снабжения в проблемы сбыта. На основе опыта западных стран в России формируется свой тип менеджмента.

Оптимальное управление организацией позволяет составлять более реальные программы производства и реализации, быстрее реагировать на изменения, происходящие на рынке, и создает существенные преимущества в конкурентной борьбе.

Различные вопросы направления развития менеджмента рассматриваются в трудах, как отечественных, так и зарубежных ученых. При этом вопросы современных методов управления организациями еще недостаточно изучены в отечественной литературе.

Из вышесказанного следует, что тема эффективной организации управления является актуальной.

Цель работы - исследовать и проанализировать систему менеджмента данной организации.

Для реализации поставленной цели были определены следующие задачи:

1) Разработка системы планирования;

2) Планирование деятельности организации;

3) Система управления организацией;

4) Координация деятельности организации;

5) Организационный контроль;

6) Управление персоналом организации.

В качестве информационной базы для выполнения данной работы были использованы монографии, учебники по менеджменту, методические указания по менеджменту, базы данных, периодические издания по менеджменту, содержащие необходимую информацию.

1. Основная характеристика предприятия и анализ услуг

В современной жизни уже ни одна область не существует без фотосъемки. Фотографируют всюду: и в политике, и в искусстве. Фотография как бизнес становится всё более востребованной. И открыть свою фото студию мечтают многие начинающие фотографы. Я один из них! Ведь именно фотография является неотъемлемой частью нашей жизни. Каждый день мы сталкиваемся с теми или иными изображениями фотографии. Без них мы были бы едва знакомы с другими странами и народами. Такое стремление запечатлеть моменты жизни неслучайно, и существовать оно будет всегда, лишь слегка меняя форму.

Искусство фотографии -- не просто искусство, это бизнес, который окончательно «въелся» во все сферы общества. Фотографы нужны всюду! Главное -- любить и ценить фотографию, как искусство. Только тогда всё получится!

Говорят, что красота спасет мир, а красота, запечатленная в объективе фотоаппарата, остается надолго. Порой мы не можем уловить и оставить в своей памяти какой-то момент, жест или состояние человека. Именно фотография позволяет нам сделать это, она помогает нам почувствовать не только эмоции, но и состояние самого фотографа. Фотография помогает выразить чувства и мысли фотографа.

Количество людей, самовыражающихся через фотографию, с каждым годом увеличивается, это связанно с доступностью фототехники.

Люди любят фотографировать и оставлять память о тех или иных событиях своей жизни. По мере роста благосостояния граждан растет и спрос на профессиональные услуги фотостудий

Подобные услуги подразумевают изготовление фотографий, портретов, работу на разнообразных мероприятиях и т.д. Дополнительно Вы можете заниматься фотопечатью и предоставлять услуги монтажа фотографий.

В данном случае успех бизнеса зависит не только от профессионального бизнес-плана фотостудии, но также от диапазона и качества предоставляемых услуг. Вашими клиентами будут как частные лица, так и предприниматели или крупные компании. Целесообразно договориться о сотрудничестве с рекламными агентствами и свадебными салонами, которые без затрат на рекламу способны привести достаточный поток клиентов.

Фирма планирует предоставлять следующие услуги:

1. семейная съемка;

2. детская съемка;

3. свадебная съемка;

4. художественная портретная съемка;

5. съемка для каталогов;

6. съемка для модельного портфолио;

7. съемка для актерского портфолио;

9. съемка домашних животных;

10. рекламная съемка;

11. репортажная съемка с выездом фотографа;

12. фотосессия в подарок;

13. фотосессия влюблённых;

14. съемка «В ожидании чудо» (фотосессии для беременных);

15. съемка коллективов;

16. сдача фотостудии и оборудования в аренду;

17. Индивидуальное обучение студийной съемке и обучение в группах начинающих фотографов.

Потенциальными потребителями фирмы является как постоянно проживающее население города. Основными потребителями подобного рода услуг будет являться большая масса людей, желающих запечатлеть радостное жизненного событие, попробовать себя в качестве фотомоделей, или сделать качественные фотоснимки. С ростом рынка фотоуслуг увеличивается потребность в их качестве. Клиенты, уже выбирают не только исходя из цены, но и сервиса, за который они платят деньги.

Сейчас, стала распространенным явлением почасовая аренда фотостудии, так как это экономически оправдано. Кроме предоставления помещений студии в аренду, компания будет предоставлять своим клиентам широкий спектр профессиональных услуг. Оптимальная площадь фотостудии, а также богатый выбор реквизита помогут решить задачи любой степени сложности. Главной целью проектируемого предприятия является проникновение на рынок и последующее расширение рыночной доли. Главной стратегией предприятия должна стать комплексная стратегия по предоставлению услуг более высокого качества и более низким ценам, а также расширение ассортимента услуг. Исходя из этого, стратегией маркетинга избирается стратегия расширения спроса за счет стимулирования объема продаж, ценовой политики и неценовых факторов конкурентной борьбы, создания положительного имиджа фирмы. Главным элементом ценовой политики фирмы должно стать введение компьютерного учета всех клиентов фирмы с целью предоставления накопительных скидок с цены. Это позволит привлечь и сохранять постоянных клиентов и стабилизировать объем спроса.

В отличие от большинства фирм, действующих на этом рынке, данная фотостудия предложит разнообразные новые услуги, что позволяет считать данный проект перспективным. Фотостудия сможет включиться в ценовую конкуренцию, так как цены на некоторые услуги в 1,5 раза ниже цен на аналогичные услуги конкурентов. Развитие рыночных отношений делает постоянным спрос на фотоуслуги. Цены на предлагаемые услуги будут составлять 70% от цен конкурентов.

2. Планирование деятельности организации

Первоначальным этапом планирования деятельности организации является определение миссии организации.

Миссия - это предназначение и смысл существования организации для ее собственников и сотрудников, покупателей и деловых партнеров, среды обитания и общества в целом. В миссии проявляется отличие организации от ей подобных, и это отличие затем формируется и реализуется в стратегии ее функционирования и развития.

В миссии должны быть отражены следующие характеристики организации:

· целевые ориентиры, т.е. то, на что направлена деятельность организации и к чему она стремится в своей долгосрочной перспективе;

· сфера деятельности и рынок, на котором организация осуществляет реализацию своего продукта;

· философия организации, выраженная в принятых ею ценностях и верованиях[5].

Эти характеристики формируют имидж организации, ее организационную культуру и способность к выживанию в конкурентной среде.

Миссия организации заключается в следующем: наша миссия - нести красоту в повседневную жизнь людей, творчески подходить к любому виду деятельности, искать пути художественного выражения любых идей и концепций.

После разработки миссии организации в технологической цепочке стратегического планирования приступаем к формулировке целей. Если миссия задает общие ориентиры, то цели выражают конкретное состояние организации, достижение которого является желательным в ее настоящем и будущем.

Поскольку цели реализуются в планах, то можно формулировать долгосрочные, среднесрочные и краткосрочное цели. В долгосрочной перспективе каждое предприятие выделяет определенные направления, по отношению к которым управленческая команда формирует цели. Несмотря на большое многообразие проблем, цели чаще всего формулируются по следующим направлениям:

· положение на рынке и клиентская ориентация;

· финансовые показатели организации;

· производство;

· научно-технический прогресс;

· потребность и благосостояние сотрудников;

· социальная роль организации.

Цели организации устанавливаются для ее успешного функционирования и развития в долгосрочной перспективе. Однако цели должны быть реальными, они устанавливаются, исходя из потенциала организации, и должны удовлетворять некоторым ключевым требованиям: достижимость, гибкость, измеримость, конкретность, совместимость, приемлемость. Немаловажным при постановке целей является соблюдение норм этики и благородства[1].

Рисунок 1 - Дерево целей

Таблица 1 - Дерево целей

Условное обозначение цели	Содержание цели
Ц0	Занять сегмент рынка по предоставлению Фотоуслуг
Ц1	Производственная деятельность (постоянно)
Ц1.1	Аренда помещения (2 мес.)
Ц1.2	Закупка оборудования (2 мес.)
Ц1.3	Разработка действий реализации услуг (1 мес.)
Ц1.4	Регистрация (1 мес.)
Ц2	Концепция маркетинга (постоянно)
Ц2.1	Заключение договоров с рекламным агентством (1 мес.)
Ц2.2	Оценка рыночной ситуации (4 мес.)
Ц2.3	Привлечение инвесторов (постоянно)
Ц3	Управление персоналом (1 год)
Ц3.1	Обучение персонала (6 мес.)
Ц3.2	Повышение квалификации работников (6 мес.)
Ц4	Финансовая деятельность (постоянно)
Ц4.1	Кредит в банке (4 мес.)
Ц4.2	Привлечение инвесторов (3 мес.)
Ц4.3	Участие в программах поддержки малого бизнеса (4 мес.)
Ц4.4	Участие в розыгрыше грандов (5 мес.)
Ц5	Организация (постоянно)
Ц5.1	Разработка
Ц5.2	Формирование информационных технологий (3 мес.)
Ц5.3	Разработка сайта (4 мес.)
Ц5.4	Обновление технологий производства (4 мес.)
Ц5.5	Распределение обязанностей персонала (1 мес.)

После определения целей организации необходимо переходить к выработке стратегии. Однако выработанная стратегия невозможна без анализа внешней среды и диагностики организации, направленные на получение необходимой информации на пути реализации конкретных целей.

Под условиями внешней среды понимаются те ее характеристики, которые извне воздействуют на организацию и должны быть учтены при стратегическом планировании.

Угрозы и возможности, с которыми сталкивается организация во внешней среде, можно подразделить на экономические, политические, рыночные (отраслевые), технологические, конкурентные, социальные и международные.

При анализе этих факторов производится измерение силы их воздействия на организацию и ранжирование в определении стратегических направлений[5].

Для успешного планирования необходимо также иметь представление о сильных и слабых внутренних сторонах организации, позволяющие наиболее оптимально ориентироваться во внешней среде. Анализ потенциала организации выявляет ее сильные и слабые стороны в сравнении с конкурентами, оценивает достаточность наличия ресурсов для намечаемых стратегических действий. Это обеспечивается проведением управленческого обследования функциональных зон организации, наиболее главными из которых являются:

· маркетинг;

· финансы;

· производство;

· трудовые ресурсы;

· организационная культура; имидж организации[4].

В таблице 2 представим внешний анализ возможностей и угроз организации.

Таблица 2 - Внешний анализ

Группа факторов внешней среды косвенного воздействия	Возможности	Угрозы
Экономические	· снижение банковской процентной ставки; · повышение ВВП; · улучшение экономического положения граждан.	· дефицитный бюджет; · инфляция; · повышение банковской процентной ставки.
Политикоправовые	· действия политических партий, направленные на поддержку данного вида бизнеса; · поддержка со стороны государства.	· ужесточение законодательства; · усиление политического контроля за деятель-ностью организации; · выступление партий против деятельности организации.
Социально-демографические и культурные	· увеличение платежеспособного населения; · увеличение населения, заинтересованного в деятельности организации и нуждающегося в данных видах услуг; · использование традиций и обычаев данного региона в идеях деятельности организации.	· социальное расслоение общества; · миграция населения;
Научно-технические	· внедрение новых технологий; · использование нового высококачественного оборудования.	· быстрый износ оборудования; · дефицит оборудования на рынке.

В таблице 3 отобразим анализ внутренней среды организации.

Таблица 3 - Внутренний анализ

Группа факторов внутренней среды	Сильные стороны	Слабые стороны
Маркетинг	· наличие сайта; · система дисконтных карт; · предоставление скидок.	· отсутствие инвесторов; · незнание рыночной ситуации.
Производство	· небольшое помещение; · минимальная плата за аренду;	· наличие большого специфического оборудования; · заключение договоров по технической поддержке.
Управление персоналом	· система мотивации; · повышение квалификации; · распределение обязанностей.	· дублирование обязанностей; · лояльность работников.
Организация управления	· легкая структура управления (так как небольшое количество персонала) · простая система коммуникации; · гибкий график работы.	· Так как количество рабочего персонала небольшое, то приходится искать им замену в случае болезней и других причин, что является затратным для организации.

Полученная информация, первоначально представляющая собой массив первичных сведений, в результате обработки превращается в базу стратегических данных.

Для анализа угроз и возможностей, которые могут возникнуть во внешней среде по отношению к организации, а также ее сильных и слабых сторон применяют метод SWOT-анализа (аббревиатура составлена из английских слов: сила, слабость, возможности и угрозы). Применение этого метода позволяет установить линии связи между силой и слабостью организации, а также внешними угрозами и возможностями, которые в дальнейшем могут быть использованы для формирования стратегии организации[2].

Матрица SWOT-анализа для деятельности организации представлена в таблице 4.

Таблица 4 - SWOT-анализ деятельности организации

Возможности	Угрозы
1. Экономические факторы
Снижение налогов	Влияние экономического кризиса на спрос предоставляемых услуг
Участие в государственной поддержке инновационной деятельности	Кризисное положение в экономике может вызвать повышение ставки банковского процента, что отрицательно скажется на получении кредита организацией.
2. Политико-правовые факторы
Смена политической власти может привести к смене законодательства это в свою очередь может быть либо возможностью, либо угрозой для организации.
Государственная поддержка
3. Социальные
Улучшение экономического положения населения	Высокая конкуренция
Высокий спрос на данные виды услуг
4. Технологические
Разработка новых видов услуг в этой сфере	Научные разработки в этой сфере реже попадают под финансирование
Разработка технологии выпуска собственной продукции
Сильные стороны	Слабые стороны
5. Маркетинг
Дилерские договора с крупными поставщиками	Сложность занятия сегмента рынка из-за высокой конкурентоспособности
	Незнание современной рыночной ситуации в стране и регионе
6. Производство
При наличии развитой инфраструктуры производство более выгодное, чем без нее.	Трудности с качеством предоставляемых услуг.
Внедрение в производство новых технологий.
Управление персоналом
Небольшой состав рабочего персонала.	Постоянная текучесть кадров (в основном из-за недостаточной квалификации работников).
	Низкая производительность труда работников из-за отсутствия стимулирования.
Финансовая деятельность
Использование кредитов для развития финансовой деятельности организации.	Нехватка оборотных средств в организации.
Установление эффективного контроля над издержками предприятия.
Организация управления
Четкое разделение прав, ответственности и должностных полномочий работников.	Снижение эффективности труда при административно-правовом управлении.
Создание грамотной структуры управления для эффективного управления организацией.

Таким образом, исследуя угрозы и возможности внешней среды, а также сильные и слабые стороны внутренней среды организации, можно сказать, что фотостудия - жизнеспособна. Функциональной зоной, требующей немедленного вмешательства, является зона, связанная с недостаточным выделением денежных средств на ремонт помещения, потому что эта проблема способствует возникновению разногласий между сотрудниками и руководителем организации. Поэтому во избежание подобных конфликтов, основывающихся на неудовлетворении бытовыми условиями труда, руководителю необходимо либо эффективнее использовать выделенные средства на подобные нужды, либо следует обосновать вышестоящему руководству необходимость дополнительного финансирования.

Кроме того, угрожающими факторами являются финансовый кризис или монополия на финансовом рынке, что в обоих случаях не принесет ничего хорошего - наступит полный хаос в финансовой системе.

Стратегия организации - разновидность долгосрочного плана развития коммерческой или производственной организации. С. О. строится с учетом перспектив взаимодействия организации с внешней средой в будущем. Согласно принятым представлениям стратегия организации - важная характеристика внутренней среды организации, определяющая способы ее функционирования и организационную структуру, тип социальной. Данное понятие широко используется в современной организационно-управленческой теории, управленческой и консультативной практике, особенно популярно в среде управленцев, работающих в рамках рационалистических (особенно инновационных), инваронментальных концепций развития организации, и ориентирует их на сознательную, рациональную и активную позицию, предусматривающую выработку эффективной долгосрочной политики. Стратегия организации - ключевое понятие в формировании одного из важных направлений в современной управленческой деятельности - стратегического управления.

Вырабатывая стратегии, следует помнить, что возможности и угрозы могут переходить в свою противоположность. Так, неиспользованная возможность может стать угрозой, если ее использует конкурент. Или, наоборот, удачно предотвращенная угроза может создать у организации дополнительную сильную сторону в том случае, если конкуренты не устранили эту же угрозу.

Стратегия, в особенности генеральная, разрабатывается на несколько лет вперед и формулируется в достаточно общих выражениях. Специфические цели конкретизуются специальными и функциональными планами.

Стратегия разрабатывается применительно к двум процессам: функционирования организации и ее развитие.

Выбор стратегии осуществлялся на основе интересов высшего руководства и анализа ключевых факторов, характеризующих состояние организации и внешней среды[1].

Стратегия развития. Фотостудии присуща стратегия роста, т.к. она является молодой организацией и находится на «острие» научно-технического прогресса.

Стратегия функционирования. Для фотостудии выбрана стратегия дифференциации. Она состоит в концентрации усилий организации в определенных приоритетных направлениях, где она пытается достичь превосходства над другими. Но данная стратегия связана со значительными затратами[11].

3. Система управления организацией

Под организацией понимается организационно-правовая форма, созданная и объединенная группой лиц, взаимодействующих друг с другом на основе принятой системы и структуры, методов и функций управления, во имя достижения корпоративных целей и решения социальных потребностей общества, путем поиска и реализацией новых экономических возможностей[3].

Основными признаками организации являются:

1) Наличие цели.

Главная цель организации - занять сегмент рынка по предоставлению фото- и видео услуг.

2) Правовой статус.

Отделение УФК по г. Пензе Пензенской области - данная организация является ООО. Является юридическим лицом, имеет свое наименование, печати, штампы и бланки установленного образца, а также счета, открываемые в соответствии с законодательством РФ.

3) Обособленность.

Организация имеет свои границы, т.е. обладает обособленностью (автономностью). Границы определяются:

· Численностью работников, которая утверждается штатным расписание;

· Обслуживанием клиентов;

· Местоположением организации - г. Пенза ул. Московская д. 55

4) Саморегулирование.

Организация самостоятельно заключает соглашения по обслуживанию и предоставление услуг клиентам. В своей деятельности организация руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, указами и распоряжениями Президента РФ, постановлениями и распоряжениями правительства РФ, нормативно-правовыми актами правительства Пензенской области, принимаемыми в пределах их полномочий.

5) Организационная культура.

Сотрудники организации строго руководствуются должностными обязанностями, утвержденными руководителем. Сотрудники представляют собой сплоченный коллектив, работа которого направлена на выполнение общих задач организации. Необходимыми качествами для успешного, качественного выполнения работы являются исполнительность и ответственность, добросовестность и трудолюбие работников, где каждый четко выполняет свои должностные обязанности и функции.

Существует выдача премий к 8 марта и 23 февраля, благодарность от руководства, вручение почетных грамот.

Вся деятельность организации подтверждена влиянию законов организации.

1) Закон синергии. Синергетический эффект в организации высокий, хотя и существуют небольшие недостатки.

Даже если сотруднику нравится его работа, то все равно он может перейти на другую работу, с более высокой зарплатой. Это и понятно, так как современная жизнь «диктует» свои правила, но, кроме того, это говорит еще и о недостаточном уровне лояльности к своей организации, что является существенным минусом в определении общего потенциала организации. Но это недостаток «разбавляют» хорошие отношения, построенные на уважении и понимании с клиентами: работники всегда готовы помочь клиентам в возникших у них трудностях, поэтому последние идут в фотостудию с хорошим настроением и с уверенностью, что их желания и потребности будут выполнены быстро и качественно.

Большим плюсом является то, что организация достаточно обеспечена техническими средствами, но из-за того, что новая информационная программа не полностью протестирована, возникают иногда технические сбои - что уже является недостатком.

Отмечается благоприятный микроклимат в коллективе: работники обращается за помощью, просьбой друг к другу, их отношения строятся на уважении и доверии, конфликтов не наблюдается.

К традициям организации относится, например, празднования дней рождения на работе, которые способствуют улучшению межличностных отношений и сотрудников. Кроме того есть коллективный отдых в нерабочее время: посещения музеев, театров, выставок и т. д.

Положительным аспектом деятельности коллектива является стимулирование интереса работников к повышению профессионального образования.

2) Закон самосохранения. Закон самосохранения уравновешивается и сочетает в себе два противоположных процесса: стабильность и в то же время развитие.

3) Закон развития - онтогенеза.

Фотостудия в своем жизненном цикле, как и все организации, имеет этап создания и сейчас находится на этапе роста, т.е. организационная структура стабилизируется, происходит процесс обеспечения материально-технической базой. Закон развития действует по принципу непрерывности.

4) Закон информативности-упорядоченности.

Организация располагает большими сведениями о потребностях и интересах населения. А это признак того, что организация имеет большую вероятность устойчивого функционирования. Информация поступает непосредственно от самих клиентов, всегда является достоверной.

Эта информация просто необходима для выполнения работы. С опытом и стажем работы увеличивается информативность служащих, тем самым повышается их компетентность, приводящая к более качественному и эффективному выполнению работы.

5) Закон единства анализа и синтеза.

Организация разрабатывает заявки на необходимые расходы в вышестоящие органы (директору). Выполнение доводится сверху вниз.

6) Закон композиции и пропорциональности. Закон действует по принципам:

а) планирования: каждый работник получает квартальный план работы, а также перспективный план мероприятий на год всей организации.

б) координации: в зависимости от происходящих изменений в Законодательстве РФ будут вноситься коррективы и в механизм выполнения работы.

Для фотостудии была выбрана форма организации как ООО. ООО - более солидное, чем ИП. Зарегистрироваться как ООО можно как одним учредителем, так и группой лиц.

Правовая форма фотостудии важна как для ведения партнерских отношений, так сотрудничества с другими компаниями. Например, не всякая фирма захочет видеть у себя в партнерах «ИП Такой-то», что не скажешь об ООО. Тоже самое можно сказать и про персонал, если, когда-нибудь, придется нанимать дополнительный штат сотрудников.

Учредительным документам Общества с ограниченной ответственностью, начиная с 01 июля 2009 года, является только Устав общества. Ранее заключенные учредительные договоры более не являются учредительными документами.

Общество несет ответственность по своим обязательствам всем принадлежащим ему имуществом. Общество не отвечает по обязательствам своих участников, участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных ими вкладов. Участники общества, внесшие вклады в уставный капитал общества не полностью, несут солидарную ответственность по его обязательствам в пределах стоимости неоплаченной части вклада каждого из участников общества.

В случае несостоятельности (банкротства) общества по вине его участников или по вине других лиц, которые имеют право давать обязательные для общества указания либо иным образом имеют возможность определять его действия, на указанных участников или других лиц в случае недостаточности имущества общества может быть возложена субсидиарная ответственность по его обязательствам.

В практике управления актуальной задачей является рациональное распределение функций управления между руководством предприятия, функциональными и линейными подразделениями. Матрица распределения функций управления между структурными подразделеньями представляет собой таблицу, в строках которой даны конкретные функции управления организации, а в столбцах - структурные подразделения аппарата управления. На пересечении столбцов и строк показывается основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которых отвечает структурное подразделение[7].

Таблица 5 - Распределение функций

Функции	Департаменты
	Р	ГБ	Сакр	БК	ГС	ОП
1. Управление стратегией развития	К	-	У	У	О	У
2. Организация системы управления	К	У	О	У	-	-
3. Управление персоналом	К	-	О	-	-	-
4. Управление финансами и бухгалтерским учетом	К	-	-	О	-	-
5. Управление техническим развитием	К	У	У	-	О	-
6. Управление качеством услуг	К	-	У	-	У	О
7. Управление трудом и зарплатой	К	У	У	О	-	-
8. Управление охраной труда и техникой безопасности	К	-	У	-	О	У
9. Управление материально-техническим снабжением	К	О	У	-	-	-

Условные обозначения подразделения:

Р - руководитель организации (директор);

ГБ - главный бухгалтер;

Сакр - специалист по административной и кадровой работе;

БК - Бухгалтер-кассир;

ГС - главный специалист;

ОП - обслуживающий персонал.

Условные обозначения операций:

К - контроль;

О - ответственность;

У - участие.

Матрица распределения функций управления позволяет четко распределить их между руководством организации и подразделениями аппарата управления, определить технологическую последовательность операций управления и четко закрепить операции за конкретными руководителями и специалистами.

Под организационной структурой предприятия понимается состав, соподчинённость, взаимодействие и распределение работ по подразделениям и органам управления, между которыми устанавливаются определённые отношения по поводу реализации властных полномочий, потоков команд и информации.

Различают несколько типов организационных структур: линейные, функциональные, линейно-функциональные, дивизиональные, адаптивные.

Линейная структура характеризуется тем, что во главе каждого подразделения стоит руководитель, сосредоточивший в своих руках все функции управления и осуществляющий единоличное руководство подчинёнными ему работниками. Его решения, передаваемые по цепочке «сверху вниз» обязательны для выполнения нижестоящими звеньями. На этой основе создаётся иерархия руководителей данной системы управления, т.е. реализуется принцип единоначалия, который предполагает, что подчинённые выполняют распоряжения одного руководителя[5].

Соответствие должностей и функций, реализуемых сотрудниками организации, представлено в таблице 6.

Рисунок 2 - Организационная структура управления

Таблица 6 - Виды должностей и функций сотрудников организации

Должность	Функция
Директор	Управление организацией, контроль за деятельностью организации
Главный бухгалтер	Обеспечение правильной постановки и достоверности учета, контроль за сохранностью собственности, правильным расходованием денежных средств, материальных ценностей и финансовых ресурсов
Главный специалист	Контроль обеспечения выполнения фотографами работ, организация и обучение персонала
Начальник отдела по работе с заказами населения	Обеспечение поточной организации работ, ритмичность и повышение эффективности изготовления фотографий, изготовление фотографий в установленные сроки, улучшение качества продукции
Администратор	Прием и оформление заказов от населения, выдача заказов
Бухгалтер-кассир	Своевременная выплата заработной платы рабочему персоналу
Фотограф	Фотосъемка, проявка и печать фотографий
Дизайнер-ретушер	Ретушь фотографий, разработка концепции и образа съемок, обрисовка шаблонов рамок, виньеток
Парикмахер-визажист	Создание прически и укладки, нанесение макияжа
Уборщица	Своевременная уборка помещения
Рабочий по зданию	Обеспечение технического порядка в отделении

4. Координация деятельности организации

Координация - направление деятельности в нужную сторону, обеспечение необходимого уровня взаимодействия между участниками деятельности (сотрудниками, подразделениями).

Координация внутри организации будет осуществляться за счет проведения планерок в начале недели (каждый вторник). В случае возникновения каких-либо срочных и важных вопросов, то проводятся пятиминутки.

Коммуникация обеспечивает кооперативную взаимопомощь с целью координации действий. Любая организация имеет организационную структуру, которая предполагает определение путей прохождения информации (потоки коммуникативных связей). Коммуникативные потоки могут двигаться как в горизонтальном - между работниками одного уровня, так и в вертикальном направлении. Последнее направление, в свою очередь, подразделяются на нисходящие и восходящие потоки.

Нисходящий коммуникационный поток распределяется сверху вниз по иерархической лестнице организации.

Восходящий коммуникационный поток предполагает передачу информации от нижестоящих звеньев вышестоящим. Если восходящий поток ослабевает, то руководство начинает испытывать дефицит сведений для принятия обоснованных управленческих решений[5].

Эффективная координация деятельности организации достигается посредством создания и развития системы коммуникаций.

Проблема в координации деятельности организации возникают не часто и в основном связаны со сбоями в электроснабжении, сбоем в системе ПК, что приводит к нарушению своевременного выполнения работы. Иногда возникают проблемы, связанные с человеческим фактором (несвоевременное выполнение заданий, отчетов, поручений и т. д.)

Целями взаимной координации деятельности организации служат:

Нисходящие документы:

· Приказы, указания, инструктивные письма, расположения, постановления, положения;

· Указания, письма, запросы, подготовка должностных обязанностей.

Восходящие документы:

· Отчетность, информация об исполнении.

Вышестоящие письма отписываются руководителю, он - начальникам отделов, которые переадресовывают их исполнителям.

Также для обеспечения эффективного обмена информацией в организации будут использоваться современные информационные технологии, такие как локальная сеть, электронная почта и т. д.

В организации помимо официальных коммуникаций есть неофициальные - слухи. Если слухи не наносят вред и ущерб в деятельности организации, то они поощряются. В противном случае - будет следовать наказание сотрудника, вплоть до увольнения, если информация искажена и не соответствует действительности

В современных условиях никто не в состоянии единолично руководить организацией и решать все возникающие проблемы, даже те, которые непосредственно входят в круг служебных обязанностей. Во-первых, есть физиологические ограничения отдельного человека, во-вторых, отдельные функции и проблемы настолько специфичны, что требуют использования знаний и опыта многих людей. Поэтому, сохраняя за собой выработку стратегии, контроль и общее управление, руководитель делегирует решения других проблем, а также необходимые для этого права и ответственность подчиненным, обладающими знаниями, опытом, заинтересованностью в управлении. Таким образом, происходит расцепление и рациональное перераспределение прав, обязанностей и ответственности между субъектами управления и наделения их соответствующими полномочиями.

Рисунок 3 - Коммуникативные потоки, способствующие координации деятельности

Полномочия - совокупность официально представленных прав и обязанностей самостоятельно принимать решения и отдавать распоряжения в интересах предприятия.

Делегирование полномочий - двусторонний процесс, включающий их передачу и принятие. Исполнитель принимает определенные полномочия, а вместе с ними и определенную долю ответственности. Руководитель делегирует (передает) определенные полномочия, но не снимает с себя ответственность за реализацию делегированных полномочий. Независимо от объема делегированных полномочий, руководитель отвечает за весь комплекс проблем, решение которых входит в его функциональные обязанности.

Руководитель делегирует полномочия только своим непосредственным подчиненным. При этом необходимо учитывать следующие виды ограничений делегирования.

1. Руководитель может делегировать только те полномочия, которые он имеет.

2. Внутренние ограничения делегирования определяются стратегией, процедурами, правилами организации, должностными обязанностями руководителя и исполнителя.

3. Внешние ограничения включают два вида. Первый вид определяется существующей нормативной базой. Например, общее собрание акционеров - высший орган управления в акционерном обществе - может делегировать часть своих полномочий совету директоров, а совет директоров - президенту. Однако в соответствии с Гражданским Кодексом Законом об акционерных обществах ряд полномочий не может быть делегирован.

Другой пример ограничений - существующая нормативная база регулирования использования ресурсов, находящихся в собственности организации, в частности, формирования издержек, использования денежных средств.

Второй вид внешних ограничений - это социальные ограничения. В одних случаях такие ограничения поддерживают полномочия, в других - оказывают противодействие. Например, регулировщик имеет полномочия регулировать автомобильные и пешеходные потоки. Если у населения соблюдение правил дорожного движения - обычай, норма, то цель достигается и без усилий со стороны регулировщика.

Обычно делегируются следующие виды работы:

· рутинная работа;

· специализированная деятельность;

· частные и малозначимые вопросы;

· подготовительная работа.

Каждый элемент управленческой структуры является носителем управленческих полномочий, которые бывают следующих видов:

· Распорядительные полномочия дают его обладателям право принимать решения, обязательные для исполнения теми, кого они касаются;

· Рекомендательные полномочия носят характер предложений, советов, рекомендаций, предписанные референтам и консультантам;

· Координационные полномочия связаны с процессом взаимодействия, называемым координацией, которая позволяет путем согласованных действий обеспечить достижение поставленных целей. Необходимость в координации возникает и внутри любого подразделения;

· Согласительные полномочия состоят в том, что его обладатель в обязательном порядке высказывает свое мнение (в пределах полномочий) о принимаемом решении. Эти полномочия могут нести предостерегающий или блокирующий характер. Первым располагает тот, кто проверяет решение на соответствие с известными нормами (например, юрист). Вторым - тот, без согласия которого не может быть принято решение (например, главный бухгалтер).

· Контрольно-отчетные полномочия предоставляют возможность их носителям осуществлять в официально установленных рамках проверку деятельности руководителей и исполнителей и направлять полученные результаты в вышестоящие инстанции.

Исходя из организационной структуры организации, можно проанализировать виды полномочий каждого сотрудника организации[10].

Таблица 7 - Виды должностей и полномочий сотрудников организации

Должность	Виды полномочий
Директор	- распорядительные; - координационные
Главный бухгалтер	- координационные; -согласительные; - распорядительные
Администратор	- рекомендательные; - координационные
Начальник отдела по работе с заказами населения	- координационные; - рекомендательные
Главный специалист	- координационные; - согласительные; - рекомендательные

Таким образом, наблюдается преобладание координационных видов полномочий сотрудников организации, которые определяют характер коммуникативных каналов в ней.

5. Организационный контроль

Контроль - создание системы сбора, обработки, анализа и хранения информации о состоянии объекта управления. Как неотъемлемая часть деятельности организации контроль является непрерывным процессом, который строится на трех основных этапах:

1) Выработка стандартов деятельности организации, подлежащих контролю;

2) Измерение и анализ результатов деятельности организации, полученных в итоге контроля;

3) Корректировка хозяйственных, технологических, организационных и других процессов деятельности организации в соответствии со сделанными выводами контроля.

Предварительный контроль (контроль по правилу рецептурных книг) по своему содержанию относится к организационному контролю, в задачу которого входит проверка готовности организации, ее персонала, производственного аппарата, системы управления к работе.

Текущий контроль воплощается в стратегической и оперативной формах.

Стратегический контроль выявляет эффективность использования ресурсов организации с точки зрения достижения ее конечных целей. Он сводится к сбору, обработке и оценке информации.

Оперативный контроль ориентирован на текущую производственную и хозяйственную деятельность.

Итоговый контроль связан с оценкой выполнения организацией планов и составления новый; он предполагает всесторонний анализ не только конкретных результатов деятельности за истекший период, но и сильных и слабых ее сторон[8].

Предварительный контроль достигается за счет тщательного анализа деловых и профессиональных навыков и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных работников. Также предварительный контроль будет осуществляться после приема на работу в ходе обучения персонала.

Текущий контроль связан с отслеживанием своевременного выполнения заказов, контроль за ежедневной деятельностью персонала.

Итоговый контроль включает в себя ежемесячный отчет по выполненной работе, планирование работ на последующие месяцы, способность развития мотивации.

Таблица 8 - Система контроля

Субъект контроля	Объект контроля
Директор	Главный бухгалтер (контроль за своевременной сдачей отчетов, вопросы налогообложения, баланс кассового поступления)
Главный бухгалтер	Бухгалтер-кассир (контроль за своевременной выплатой заработной платы)
Главный специалист	Фотографы (контроль за своевременным выполнением заказов, за качественным выполнением работы)
Главный специалист	Дизайнер-ретушер (контроль за качественным выполнением работы, корректировка идей и предложение новых)
Начальник отдела по работе с заказами населения	Администратор (контроль за качественным обслуживанием клиентов)

Диаграммы Исикавы используют при определении факторов, влияющих на какой-либо результативный показатель. Она состоит из «хребта» - события- результата и факторных показателей, причин[5].

С помощью диаграммы Исикавы проанализируем такие организационные нарушения, как: 1) несвоевременное выполнение заказа; 2) отказ выполнения работ.

1)

Рис. 4

А - несвоевременное выполнение заказа

Б - приостановка работы сотрудников

Б1 - перебои в электроснабжении

Б2 - сбой системы ПК

В - неявка сотрудника на работу

В1 - болезни, семейные обстоятельства сотрудников

2)

Рис. 5

А - отказ выполнения работы

Б - жалобы, недовольство рабочего персонала

Б1 - задержание выплаты заработной платы

В - частое задержание работников на рабочем месте

В1 - сильная утомляемость, недовольство рабочего перснонала

6. Управление персоналом

Мотивированную деятельность определяют как свободные, обусловленные внутренними побуждениями действия человека, направленные на достижение своих целей, реализацию своих интересов, а мотивацию труда как стремление работника удовлетворить свои потребности (получить определенные блага) посредством трудовой деятельности. Мотивация труда является важнейшим фактором результативности работы.

Суть экономических мотивов состоит в том, что люди в результате требований, предъявляемых к ним организацией, получают определенные материальные выгоды, повышающие их благосостояние. Они могут быть прямыми - денежный доход (заработанная плата, прибыль, различного рода выплаты и льготы) - и косвенными, облегчающими получение прямых. Косвенная экономическая мотивация основана на мотивации свободным временем.

К неэкономических способам мотивации относятся организационные и моральные.

Организационные способы включают в себя мотивацию целями, привлечением к участию в делах организации и обогащением труда. Мотивация участием в делах организации предполагает, что работникам предоставлено право голоса при решении ряда проблем, прежде всего социального характера; они вовлекаются в процесс коллективного творчества, консультирования по специальным вопросам; им делегируются определенные права и ответственность.

К моральным методам мотивации относится, прежде всего, признание, которое бывает личным и публичным. Смысл личного признания состоит в том, что особо отличившиеся работники упоминаются в докладах высшему руководству организации, персонально поздравляются администрацией по случаю праздников и семейных дат. Публичное признание состоит в широком распространении информации о достижениях работников через различные средства пропаганды, награждения внесение их в специальные книги. Специфическими моральными методами мотивации являются похвала и критика.

Комплексным показателем мотивации может служить повышение по службе, так как это дает более высокую заработную плату (экономический мотив); более интересную работу (организационный мотив); признание заслуг и авторитета личности (моральный мотив)[9].

По мнению руководителя, путь к эффективному управлению персоналом лежит через понимание его мотивации.

Материальное стимулирование, а именно прямые экономические методы мотивации интереса работников к повышению профессионального образования имеют превалирующее значение в организации, но, конечно, имеет место и морально-психологическое воздействие. Имеются доски почета, по окончанию года подводятся итоги работы сотрудников, в приказе отмечаются лучшие, объявляются благодарности за участие в различных конкурсах.

Применяются поощрения в виде премий к 8 марта и 23 февраля.

Каждый вид поощрения оформляется приказом, утвержденным руководителем.

Когда члены команды осознают общие цели, демонстрируют ответственность и энтузиазм, поддерживают усилия друг друга, можно говорить о командной работе. Перед каждой командой должна стоять сверхзадача или высшая ее цель, стремление к которой объединяет усилия сотрудников. Члены команды должны иметь необходимую для выполнения задач квалификацию и желание совместно участвовать в процессе труда. Командная работа предполагает, что каждый из них четко осознает роли всех членов группы. Тогда команда действует в соответствии с ситуацией, не дожидаясь приказов сверху. Материальное и моральное вознаграждение должны иметь ценность для членов группы, восприниматься как заслуженные и побуждать сотрудников к выполнению общих задач. Чем выше эффективность группы и удовлетворенность работников результатом своего труда, тем больше группа похожа на команду.

Коллектив организации является командой, так как директор считает, что работа должна выполняться совместно и находить компромиссы в случае конфликтных ситуаций. Сотрудники поддерживают общую цель организации, так как невыполнение задач приведет к наказанию руководителя организации.

К внешним факторам, которые приводят к стрессовым ситуациям на рабочем месте, относятся:

1. Несоблюдение клиентами распорядка их обслуживания;

2. Расхождение распорядка дня в организации;

3. При взаимодействии организации с поставщиками и инвесторами.

Внутренние стрессоры на рабочем месте связаны с внутриорганизационным психологическим климатом (например, несоответствие взглядов, интересов, привычек у работников). Мерами профилактики стрессов могут выступать, например, проведение развлекательных мероприятий в организации, выезд коллектива на различные выставки и в музеи, проведение бесед сотрудников с психологом (раз в полгода). Следует проводить также собрание коллектива с руководителем, который поможет выяснить причины конфликтных ситуаций, и на которых коллективно будут обсуждаться их решения.

Конфликт - это система отношений, процесс развития и взаимодействия, заданные различиями субъектов, участвующих в нем.

В организации не возникает конфликтов между сотрудниками, так как коллектив дружный и работает совместно. В случае возникновения конфликтных ситуаций, будут найдены причины и виновники конфликта, которые будут наказаны.

планирование мотивация контроль

Заключение

Объектом исследования курсовой работы являлась фотостудия «Вегас», владельцем которой является ООО «Вегас».

Цель курсовой работы - исследовать и проанализировать систему менеджмента данной организации.

В рамках достижения данной цели проводилась проработка таких основных элементов системы менеджмента организации, как:

· Методология системы менеджмента организации;

· Планирование деятельности организации;

· Система управления организацией;

· Координация деятельности организации;

· Организационный контроль;

· Управление персоналом организации.

Актуальность курсовой работы обусловлена ее практической направленностью, поскольку отдельные ее фрагменты могут быть использованы организацией, что позволит повысить эффективность управления ее, улучшить ее целевые показатели и уровень обслуживания клиентов.

В результате исследования первой главы системы менеджмента была подробно описана организация: название, владелец, юридический адрес.

Было определено, что данный вид деятельности попадает под ОКВЭД 74.81 (деятельность в области фотографии).

Лицензированию не подлежит. По общероссийскому классификатору услуг населения (ОКУП), услуги фотостудии входят в раздел №Бытовые услуги» и в подразделы:

· 018000 4 услуги ателье и фото-кинолабораторий, транспортно-экспедиторские услуги;

· 018102 9 изготовление в павильоне черно-белых и цветных художественных, в том числе и комбинированных фотоснимков;

· 018104 5 изготовление вне павильона черно-белых и цветных художественных фотоснимков;

· 0180107 6 художественная фотосъемка по предварительным заказам населения;

· 018114 4 изготовление фотовиньеток различных размеров.

Кроме того, было выявлено, что источниками информации, поступающей из внешней среды, являются приказы, инструкции, письма вышестоящих организаций, которыми руководствуются в работе организации и которые являются также документами для принятия решений.

Результатом исследования второй главы системы менеджмента «Планирование деятельности организации» стали разработка миссии организации и определение, исходя из SWOT-анализа, основных стратегических целей организации, а также установление стратегий функционирования и развития.

Результатом исследования третьей главы элемента системы менеджмента «Система управления организацией» является организационное проектирование по этапам:

1) Деление организации по горизонтали на блоки, соответствующие направлениям деятельности (задачам);

2) Матричное распределение функций;

3) Определение должностных обязанностей;

4) Графическое отображение структуры организации, ее преимущества и недостатки.

Результатом исследования четвертой главы элемента системы менеджмента «Координация организации» относятся выявленные виды документов, служащие целям взаимной координации деятельности подразделений организации, которыми являются приказы, указания, инструктивные письма, запросы, подготовка должностных обязанностей, а также отчетность, информация об исполнении. Было выявлено также преобладание координационных видов полномочий сотрудников организации, которые определяют коммуникативные каналы в организации. Для обеспечения эффективной координации большое значение имеют технические средства, к которым относятся компьютер, телефон, электронная почта. Кроме того, был проанализирован комплекс проблем, имеющих место в организации, и предложены пути их решения.