Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Владивостокский государственный университет экономики и сервиса

Академический колледж

Реферат

"Документы в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика"

СО-КМ-11

Студент: Д.Е. Попова

Преподаватель: Е.Ю. Смородникова

Владивосток 2013

Содержание

• Введение
• 1. Договоры в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика
• 1.1 Управленческий документ - определение понятия. Основные части и реквизиты документа
• 1.2 Модель и характеристики текста документа
• 1.3 Виды управленческих документов
• Заключение
• Список использованных источников

Введение

Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами.

Документы, иначе официальные документы, или "бумаги", сопровождают человека с самого начала жизни.

Делопроизводство является основой отношений отдельных людей и коллективов. Рыночные экономические отношения только усилили роль документа в обществе. И как бы не были насыщены предприятия техникой, началом и итогом оформления всех хозяйственных операций остаётся документ.

Актуальность работы заключается в том, что конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

Цель работы изучить документ в управленческой деятельности.

Задачи:

1. Изучить управленческий документ - определение понятия. Основные части и реквизиты документа

2. Модель и характеристики текста документа

3. Виды управленческих документов

1. Договоры в управленческой деятельности: понятие, виды, общая характеристика

1.1 Управленческий документ - определение понятия. Основные части и реквизиты документа

В управлении выделяется особый класс сообщений, называемых документами. Исторические факты свидетельствуют о том, что впервые документы начали использоваться в судебной практике. Очевидно поэтому слово "документ", произошедшее от латинского documentum, означает - "доказательство, свидетельство" [1]. В толковом словаре С.И. Ожегова документ определяется, как "…деловая бумага, подтверждающая какой-либо факт или право на что-либо".[1] В соответствии с Российским государственным стандартом (ГОСТ Р 51141-98).

Общее понятие документа. В юриспруденции документ - это "…овеществленное изложение мыслей, которое предназначено для доказывания юридически значимых обстоятельств, а также позволяет установить его составителя" [1]. В гражданском процессе документом именуется "…письменное доказательство, которое выдано или заверено компетентным органом в пределах его прав и обязанностей, в установленном законом порядке, содержащее наличие всех необходимых реквизитов (дачу выдачи, подпись должностного лица, указание организации или органа, выдавшего документ, и т.д.)" [2]. В уголовном процессе документом признается "…любой предмет материального мира, на котором какими-то условными знаками (буквами, цифрами и др.) зафиксирована какая-то мысль или имеется изображение какого-либо объекта" [1]. Управленческие документы образуют большой класс документов, часть из которых выделена и приведена в Общероссийском классификаторе управленческих документов [1].

Таким образом, есть достаточные основания для того, чтобы определить понятие документа применительно к сфере управления. Рассмотрим отличительные признаки управленческих документов.

1 Документ относится к классу сообщений, содержащих сведения, достоверность которых заверяется, а факт заверки отражается в самом сообщении с указанием сведений о лице, заверяющим эти сведения. Это обусловлено двумя обстоятельствами. Необходимость заверки достоверности сведений объясняется тем, что принять правильное управленческое решение невозможно, если сведения, на основе которых оно вырабатывается, недостоверны, а также тем, что без личной ответственности за достоверность сведений эффективное управление невозможно.

2 Сведения, содержащиеся в управленческом документе, разделяются на две части. Одна часть, называемая текстом документа (содержательная часть сообщения) включает сведения о среде управления, для отражения которых документ был составлен. Другая часть сведений имеет дополняющий, вспомогательный характер (сведения об авторе, о дате, определяющей время составления документа, о сути текста документа и т.п.).

Это сведения о среде, связанные с документом, и играющие определенную роль в управлении. Они составляют справочную часть документа. Все сведения в справочной части документа делятся на группы. Каждая группа имеет самостоятельный, логически обособленный смысл и включает в себя одно или несколько связанных между собой этим смыслом отдельных сведений. Такая группа называется реквизитом документа. Состав, правила составления и оформления реквизитов устанавливаются нормативными документами, главным из которых является государственный стандарт - ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов[2].

В частности, сведения о заверке сведений, о составителе, отправителе и получатели документа, являются его отдельными реквизитами. Таким образом, управленческий документ можно определить следующим образом. Это сообщение, состоящее из содержательной части - текста (сведения о среде управления, для передачи которых оно создано) - и справочной части, которая включает сведения, объединенные в нормативно-устанавливаемые реквизиты, обязательно включающие реквизит о заверке достоверности текста[2].

1.2 Модель и характеристики текста документа

Составление текста документа - нередко сложная творческая задача, решение которой требует глубоких научных знаний и практических навыков. Текст документа обладает рядом свойств, которые необходимо учитывать при его составлении и анализе. Первое. Текст управленческого документа имеет определенную структуру, отражающую его строение. В общем случае элементами структуры документа могут быть: части, разделы, подразделы, пункты. Часть может состоять из разделов, подразделов, пунктов. Раздел может включать подразделы, пункты. В свою очередь подраздел может состоять из пунктов. Каждый из перечисленных элементов структуры имеет обособленный смысл и содержит совокупность сведений, полностью раскрывающих определенный вопрос, тему или какую-либо ее часть. Структура текста документа определяется следующими сведениями: о составе и названиях всех элементов структуры; о том, названия каких элементов структуры вносятся в текст документа; о взаимном расположении элементов структуры[3].

Второе. Сведения, составляющие текст документа, определенным образом распределены по элементам его структуры. В тексте документа сведения могут быть представлены в одном из пяти видов:

Прозаический вид. Сведения представляются в виде таких синтаксических единиц, как предложение, прозаическая строфа, фрагмент, или их совокупностей. При этом название сведений и их значения специально не выделяются[3].

"Прозаическая строфа - это сочетание нескольких тесно взаимосвязанных по смыслу и синтаксически предложений, представляющих собой более полное по сравнению с отдельным предложением развитие мысли" [1].

"Фрагмент - это две или несколько прозаических строф, объединенных развитием одной темы (или ее аспекта) и связанных с помощью специальных синтаксических средств" [1]

Пример. "Ведущий специалист, проработавший в общем отделе 7 лет, не удовлетворен руководством отдела. Он отмечает, что высокий уровень профессионализма сочетается у руководителя с авторитарными методами и грубым отношением к подчиненным".

Анкетный вид этом виде названия сведений и их значения обозначаются самостоятельными грамматическими конструкциями. При этом может называться как отдельное сведение, так и некоторая совокупность связанных единым смыслом сведений. Для передачи названия сведения используются словосочетания или предложения[4].

Пример. Характеристики здания администрации (названия сведения) - Четырехэтажный кирпичный, дом, расположенный на перекрестке улиц Генеральской и Фурманова, постройки 1937 года (множество значений сведений о здании администрации). Значение сведения или группа значений, соответствующие названию, передаются любыми грамматическими конструкциями (слова, словосочетания, предложения …)[4].

Пример 1. Возраст руководителя общего отдела (название сведения) - 53 года (значение сведения, передаваемое словосочетанием).

Пример 2. Характер руководителя (название сведения) - уравновешенный (значение сведения, передаваемое словом).

Пример 3. Задание руководителя (название сведения) - составить письмо в адрес администрации города по отчуждению земли под строительство (значение сведения, передаваемое предложением)[4].

Списковый вид Сведения представляются в виде списка, состоящего из пунктов. Все пункты списка одинаковы по структуре (составу элементов, из которых состоит пункт). Структура пункта строится из элементов различного типа, наиболее распространенными из которых являются:

Метка пункта. Она обязательна, используется для выделения пункта и может обозначаться каким-либо условным знаком или порядковым номером;

Текст пункта - может иметь любой вид. В следующем ниже примере текст пунктов имеет анкетный вид[5].

Пример 1.

(метка пункта) Ваша должность - ведущий специалист (текст пункта).

Сколько лет работаете в общем отделе - 7 лет.

Удовлетворены ли Вы, руководством отдела - нет.

Уровень профессионализма руководителя - высокий

Стиль руководства - авторитарный.

Отношение к подчиненным - грубое.

А вот пример текста пунктов прозаического вида[5].

Пример 2. Повестка дня собрания.

(Метка пункта) Доклад заместителя мэра города Ромова Е.Н. "О подготовке объектов города к отопительному сезону" (Текст пункта).

"О состоянии водоснабжения промышленной зоны города".

Доклад главного инженера ГУП "Водоканал" Выскубова С.А[6].

Изобразительный вид. Особое место занимают сведения, сочетающие в себе один из вышеуказанных видов с изображениями. В тексте управленческих документов могут использоваться различные изображения: рисунки, фотографии, чертежи, таблицы, диаграммы, графики и схемы. Но наиболее часто используются таблицы, схемы, диаграммы и графики. Таблица - это перечень сведений (текст, числовые данные) о чем-либо, приведенных в определенную систему и разложенных по графам и строкам[6].

Таблица 1 Пример. Фрагмент таблицы перечня работ, выполняемых на рабочем месте.

№ п/п	Наименование работы	Продолжительность	Закономерность начала выполнения	Закономерность окончания выполнения
1	Подбор персонала	Не определена (С)	По указанию руководителя комитета (З)	К сроку, указанному руководителем
2	Подготовка приказов по командировкам	Не определена (С)	С момента регистрации заявления командируемого (З)	За три дня до начала командировки

Схема. Это структурное представление каких-либо сведений о среде управления. При построении схемы используются различные геометрические элементы: прямоугольники, линии, стрелки и т. п.

Например, схема организации, отражающая состав руководства и структурных подразделений, а так же их соподчинённость[7].

Например, На рисунке 1. изображен фрагмент структурной схемы администрации города.

Первый заместитель главы администрации города.

Председатель комитета по стратегическому развитию

Заместитель главы города по жилищно-коммунальному хозяйству

Заместитель главы города по социальным вопросам

Глава администрации города[8].

Диаграмма изображает соотношения каких-либо величин. В современных текстовых редакторах можно использовать множество диаграмм различных видов (В текстовом редакторе WORD 2000 предусмотрено использование 14 типов стандартных и 13 типов нестандартных диаграмм).

Например, на рис 3. изображена чёрно- белая круговая диаграмма.

Например, на рис 4. представлен график изменения численности населения города, тыс. чел[9].

5. Трафаретный вид сведений.

В управленческих документах часто используется трафаретный текст. Это заранее составленный элемент текста документа, который воспроизводится без изменения во всех текстах однотипных документов. Как правило, трафарет передает названия сведений или изобразительную форму, являющуюся основой для их передачи[9].

Например, в доверенности используется следующий трафарет, передающий название сведения. "Доверенность действительна по "____" ____________ 2000 г."

Таблица 2 Трафарет передающий изобразительную форму (таблицу) и названия сведений.

№ п.п.	Материальные ценности	Единица измерения	Количество (прописью)

Третье. Сведения, содержащиеся в тексте, разбиваются на группы, формируемые в соответствии со следующими правилами: Сведения, составляющие группу, неразрывно связаны единым смыслом и представлены одним видом или их определенной совокупностью. Группа занимает обособленную геометрическую зону текста документа, полностью входящую в какой-либо элемент структуры текста[9].

Четвертое. Текст документа имеет определенную графику и геометрические характеристики, определяющие размеры, форму и расположение геометрических зон текста, форматирование символов стили абзацев и т. п. Необходимо отметить, что применение трафаретного вида сведений в отдельных случаях имеет рекомендательный характер, при этом могут предлагаться несколько вариантов трафаретного текста, выполняющего в документе одинаковую функцию. Если мы определим вышеуказанные свойства документа, то будем иметь полное представление о нем. Описание этих свойств называется конкретной моделью текста документа[10].

Итак, эта модель содержит сведения:

1. О структуре текста.

2. О следующих свойствах каждого структурного элемента текста.

– Количество групп сведений в каждом элементе.

– По каждой группе, а при необходимости по некоторой их совокупности, приводятся следующие сведения:

1. Вид представления сведений в группе (в совокупности групп);

2. Состав сведений о среде управления, сообщаемых в группе (совокупности групп);

3. Порядок расположения сведений (указывается при необходимости) в группе (в совокупности групп);

4. Графика сведений каждой группы (тип шрифта, формат символов, стили абзацев и другие необходимые характеристики);

5. Геометрические характеристики зоны (размер, форма, расположение), соответствующие данной группе[10].

Таким образом, описанная модель документа точно передает свойства, какого-то одного конкретного документа и используется для научных целей, например для обобщения свойств реальных документов.

Кроме рассмотренной конкретной модели, широко используется модель-образец документа. Она передает свойства некоторого класса документов, выделяемого по определенным признакам. На ее основе может быть составлен конкретный управленческий документ путем определения значений сведений, составляющих модель-образец. Она используется при обучении составлению и составлении конкретных документов.

От конкретной модели документа модель-образец отличается только пунктом 2.2.2., который излагается в следующей редакции: "Состав названий сведений о среде управления, сообщаемых в группе и, в необходимых случаях, пояснения, раскрывающие смысл и назначение этих сведений, а также ситуации, в которых эти сведения могут отсутствовать или использоваться обязательно. При необходимости могут быть даны рекомендации, уточняющие характеристики используемой группы сведений, а также конкретные, поясняющие примеры".

Модель-образец текста приказа по основной деятельности[10].

Приказ состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть состоит из двух групп, имеющих прозаический и трафаретный вид, и содержит сведения о причинах, нормативно-правовых основаниях издания приказа и его цели. Эта цель формулируется как обобщенное название результата, который должен быть получен после выполнения распорядительной части приказа. В причинах раскрывается ситуация в среде управления, приведшая к необходимости разработки управленческого решения и оформления его в виде приказа. Рекомендуется сведения рассматриваемой части приказа располагать в одной из следующих последовательностей:

Причина, нормативно-правовые основания, цель;

Причина, цель, нормативно-правовые основания[11].

В обоснованных случаях в констатирующей части может отсутствовать причина и/ или нормативно-правовые основания. Цель приказа должна присутствовать обязательно. При определении цели используется трафаретная словоформа, образованная от слова "цель". Если используется первый тип последовательности расположения сведений, то рекомендуется последнее предложение констатирующей части начинать с трафаретного текста. "На основании вышеизложенного с целью …". Если используется второй тип последовательности, то "С целью … на основании (указываются нормативно-правовые основания)". Если в констатирующей части отсутствуют причины и нормативно-правовые основания, то текст начинают с трафаретного словосочетания "С целью"[11].

Распорядительная часть приказа следует за констатирующей частью и содержит две группы сведений трафаретного и спискового-трафаретного видов. Первая трафаретная группа представлена словом "ПРИКАЗЫВАЮ:". Она (группа) занимает отдельную строку, отделяется от последней строчки констатирующей части двумя пробелами и располагается от левого поля документа. Группа спискового-трафаретного вида начинается с новой строки, следует за первой трафаретной группой и может содержать произвольное количество пунктов списка. В качестве меток пункта рекомендуется использовать арабские цифры, определяющие порядковый номер пункта, начиная с цифры 1. Текст пунктов имеет прозаический вид.

Последний пункт распорядительной части приказа - это трафаретный текст, передающий сведения о должностном лице, осуществляющем контроль исполнения приказа. Возможны два варианта этого текста:

Контроль исполнения приказа возложить на (указываются должность, инициалы и фамилия лица).

Контроль исполнения приказа буду осуществлять лично[12].

Тексты остальных пунктов приказа строятся по формуле "кому", "что", "когда". Составляющая часть формулы "кому" передает сведения о том, кому поручается выполнить определенную работу или получить определенный результат (цель пункта). При этом рекомендуется сообщить должность, инициалы и фамилию лица. Если одинаковые цели предполагается достичь нескольким лицам, то они перечисляются в этой части формулы.

Составляющая часть формулы "что" определяет сведения о цели пункта.

Составляющая часть формулы "когда" определяет сведения об относительных или абсолютных сроках достижения цели.

Рекомендуется сведения описывать в последовательности: "кому", "что", "когда".

Пример пункта 5 распорядительной части приказа по основной деятельности.

5. Начальнику эксплуатационного отдела И.Т. Моисееву, на период с 0 часов 12.12.2000 по 0 часов 13.12.2000 назначить по теплопункту дополнительного дежурного[12].

1.3 Виды управленческих документов

В практике управления применяются различные виды управленческих документов. Ниже приведен список, в котором в алфавитном порядке перечислены и определены различные виды управленческих документов.

В этом списке присутствуют документы, которые применяются в работе органов государственной власти и местного самоуправления в настоящее время, и документы, которые пока не используются, но необходимость их применения обусловлена приведенной в предыдущем параграфе книги структурой процесса управления. Название последних выделено курсивом.

Например, модель, соответствие …[12].

Автобиография - краткое описание жизни конкретного человека, составляемое им самим.

Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Анкета - документ, содержащий постоянную информацию в виде вопросов или названий показателей и переменную (ответы или данные).

Аттестационный лист - документ, содержащий оценку знаний, умений, навыков (уровня квалификации) какого-либо лица на соответствие занимаемой или предполагаемой к занятию должности.

Баланс - документ, устанавливающий сравнительный итог прихода и расхода чего-либо за какой-либо период или по состоянию на определенную дату.

Благодарность - документ, содержащий официальную положительную оценку труда, деятельности кого-либо, применяется как форма поощрения.

Бюллетень - 1 краткое официальное сообщение о чем-либо, имеющее общественное значение. 2 листок для голосования с фамилиями кандидатов.

Ведомость - сводка, список каких-либо данных.

Выписка - документ, содержащий какую-либо часть сведений, имеющихся в другом документе.

Грамота - документ, удостоверяющий или устанавливающий статус какого-либо лица, организации, государства[13].

График - 1. (расписание) перечень работ с указанием последовательности их выполнения, точными показателями норм, времени и места выполнения. 2. Чертеж, изображающий с помощью линий количественные показатели развития, состояния и т. п.

Декларация - документ, официально провозглашающий, какие-либо принципы, положения от лица государства, партии, международной организации и т. п. Дерево целей (подцели) - документ, содержащий результаты декомпозиции целей.

Директива - документ, содержащий обязательное для исполнения указание вышестоящего органа.

Дневник - документ, содержащий ежедневные записи каких-либо сведений, отражающих изменения в среде управления.

Доверенность - документ, в котором одно лицо, организация (доверитель) уполномочивает другое лицо, организацию (поверенного) совершать от имени доверителя юридические действия.

Договор - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

Доклад - документ, содержащий изложение каких-либо вопросов, имеющий выводы и предложения, предназначенный для устного прочтения.

Докладная записка - документ, адресованный вышестоящему руководителю, содержащий обязательное изложение какого-либо вопроса с выводами, предложениями составителя[13].

Должностная инструкция - документ, определяющий обязанности, права и ответственность должностного лица и требования к претенденту на занятие соответствующей должности.

Жалоба - официальное заявление о незаконном либо неправильном действии какого-либо лица (лиц), учреждения, организации.

Журнал регистрации (журнал учета) - документ, устанавливающий в табличной форме наличие кого-либо, чего-либо путем подсчета, описи, с указанием наиболее важных признаков учитываемого.

Задание (наряд, поручение) - документ, предписывающий выполнение работнику или работникам определенной работы и устанавливающий их показатели. На практике наряд составляется на выполнение технических работ (размножение, отправка …), а задание, поручение - на выполнение формализуемых и творческих работ.

Заказ - документ, содержащий названия заказываемых для выполнения кому-либо работ, или материалов, предметов и т.п.

Закон - правовой, нормативный акт, принятый представительными органами государственной власти или местного самоуправления, регулирующий наиболее важные общественные отношения.

Запрос - документ, запрашивающий кого-либо о чем-либо.

Заявка - 1 заявление о своих правах или предоставлении прав на что-либо; 2 заявление с указанием на потребность в чем-либо, требование на получение чего-либо.

Заявление - 1 официальное обращение с сообщением о чем-либо важном, значительном; 2 письменная просьба о чем-либо, направленная официальному лицу, организации[13].

Извещение (сообщение, уведомлеие) - документ, в котором сообщается, доводится до сведения кого-либо что-либо.

Инструкция (правила) - правовой акт. 1. Свод правил, устанавливающий порядок или способ осуществления чего-либо, содержащий руководящие указания, наставления.

Карточка - документ для занесения каких-либо сведений, представляющий собой прямоугольный листок плотной бумаги или картона.

Классификатор - справочник, содержащий список наименований классов, каких-либо элементов среды управления, отношений. Например, классификатор видов деятельности организации.

Книга - документ для записей, последовательно, на протяжении некоторого времени, фиксирующих выполнение каких-либо действий, операций, работ, ресурсов.

Контракт - то же, что и договор.

Контрольные цифры - документ, содержащий сведения о значениях показателей, подлежащих контролю и характеризующих развитие какой-либо организации, социально-экономического комплекса, территории и т. п[13].

Контрольный лист - документ, содержащий перечень названий контролируемых показателей, параметров чего-либо и их значения, проставляемые по результатам анализа, проверки, контроля.

Лист - документ, содержащий подписи работников, удостоверяющих какой-либо факт, их согласие с чем-либо.

Мнение (заключение, отзыв) - документ, содержащий мнение или вывод по какому-либо документу или вопросу.

Модель - документ, содержащий формальное описание какой-либо части среды управления, предназначенное для изучения ее поведения в различных условиях.

Накладная - сопроводительный документ к перемещаемым, передаваемым материальным ценностям.

Направление - документ о назначении или командировании кого-либо куда-либо.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Нормативы - документ, содержащий показатели норм, в соответствии с которыми производится какая-либо работа.

Обзор - документ, подготавливаемый, как правило, по отдельному заданию, содержащий всесторонние сведения по определенным вопросам одной темы.

Обоснование - документ, содержащий аргументы, обосновывающие необходимость выполнения каких-либо работ, изменение действующих показателей или введение новых, эффективность мероприятий и т. п[14].

Образец - документ, содержащий эталонные значения некоторых сведений, используемые либо для сопоставления с реальными значениями, либо для повторения. (Пример: образцы подписей, образцы оформления реквизитов документов).

Обращение - документ, содержащий общественно значимые сведения, объясняющие сложившуюся ситуацию, проводимые мероприятия, просьбу, обращенные к кому-либо.

Объемы ресурсов - документ, содержащий сведения об объемах ресурсов, необходимых для выполнения каких-либо действий, операций, работ.

Объяснительная записка - документ, подготавливаемый для руководителя, как правило, по заданию последнего. В нем объясняется сложившаяся ситуация, факты, действия, причины, обстоятельства, побуждающие мотивы…

Отчет - документ, содержащий сведения о ходе или результатах выполнения какой-либо работы.

Оценка - документ, определяющий качество, уровень чего-либо.

Паспорт - документ, содержащий характеристики кого-либо, чего-либо.

Патент - документ, свидетельствующий о праве лица заниматься каким-либо видом (видами) предпринимательской деятельности.

Перечень (опись, регистр, реестр, реквизиты, список) - документ, содержащий сведения о чем-либо, оформленные в списковом виде.

Письмо - документ, содержащий обращение адресанта адресату, пересылаемое из одной территории в другую[14].

План - документ, устанавливающий точный перечень работ, подлежащих выполнению, их последовательность, объем, временные координаты, руководителей и исполнителей.

Подписные листы - документ, в котором ставятся подписи лиц, участвующих в каком-либо мероприятии, означающие их согласие с положениями, по поводу которых эти подписи собираются.

Полномочия - документ, содержащий описание прав на принятие и проведение в жизнь управленческих решений, прав на реализацию власти, предоставленных кому-либо.

Положение - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы учреждения, структурного подразделения в целом или в сфере какой-либо их деятельности.

Постановление - правовой акт, издаваемый либо коллегиальным органом, либо главой администрации (на правах единоначалия), в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами управления, устанавливающий стабильные нормы поведения[14].

Потребности - документ, содержащий описание того, в чем нуждается субъект управленческой деятельности, чего он хочет достичь.

Пояснительная записка - поясняет содержание отдельных положений другого документа (плана, отчета, проекта) и т.д.

Предложение - 1) документ, в котором высказываются мысли о чем-либо как о возможном, что-то выставляется на обсуждение как возможное; 2) документ, содержащий требование к кому-либо выполнить что-либо, предписывающий что-либо.

Предписание - документ, в котором содержатся требования, адресованные какой-либо организации или лицу, выполнить определенный перечень работ в определенные сроки.

Представление - документ, содержащий осведомление, ходатайство о чем-либо и т.п.

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями органа в целях разрешения задач, стоящих перед этим органом.

Прогноз - документ, содержащий результаты исследований, определяющих предстоящее развитие среды управления или ее конечное состояние, которое будет достигнуто через определенное время.

Программа - документ, содержащий подробный обоснованный план выполнения чего-либо, отвечающий по своему содержанию определенным требованиям.

Пропуск - документ, дающий кому-либо право входа, въезда куда-либо, посещения чего-либо.

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов. Протокол о намерениях - документ, в котором фиксируются замыслы, желания, предложения о том, что надо совершить договаривающимся сторонам.

Разрешение - документ, дающий временное право на совершение чего-либо.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично, как правило, руководителем коллегиального органа государственной власти или местного самоуправления в целях разрешения оперативных вопросов.

Регламент (порядок, руководство) - документ, содержащий правила, регулирующие порядок какой-либо деятельности.

Резолюция:

1) постановление, принятое коллективно в результате обсуждения какого-либо вопроса;

2) решение, распоряжение начальника о необходимости выполнения каких-либо действий, вытекающих из сути некоторого документа или их совокупности.

Рекомендации:

1) документ, содержащий советы, пожелания, предложения;

2) документ, содержащий положительный отзыв о работе какого-либо лица (обычно с ручательством за него)[14].

Решение - правовой акт государственного, муниципального органа или нескольких органов, а также должностного лица, принятый в целях разрешения наиболее важных вопросов, стоящих перед ними, и влекущий юридические последствия. (Правовой акт, принимаемый исполнителями в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.)

Сведения (данные, информация, описание, показатели, сводка, табель) - документ, содержащий справочные данные о чем-либо.

Свидетельство (удостоверение, сертификат) - документ, удостоверяющий что-либо.

Служебная записка - вид письма, предназначенный для официального обмена информацией внутри организации. Содержит краткое изложение какого-либо дела, сообщение о чем-либо.

Смета - документ, содержащий перечень предстоящих расходов или доходов.

Соответствие - документ, фиксирующий соотношение между чем-либо, выражающее согласованность, подобие в каком-либо отношении.

Справка - документ, выдаваемый по запросу кому-либо, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов, событий[14].

Ставки - документ, содержащий сведения о величине заработной платы для различных должностей и их градаций.

Стандарт - документ, содержащий обязательный для исполнения свод правил, характеристик, которым должен соответствовать элемент управленческой среды. При этом стандарт действует в определенных пределах: конкретной организации, отрасли, государстве.

Стенограмма - документ, содержащий дословную запись устного выступления с помощью стенографии, или расшифрованный текст такой записи.

Стратегия - документ, определяющий общее направление действий, приводящее к достижению намеченных целей.

Структура - документ, раскрывающий строение какого-либо элемента среды управления путем условного представления его частей и их взаимной увязки. Структура и штатная численность - документ, в котором, как правило, в табличной форме приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: наименование должности, количество работников, занимающих одинаковую должность.

Схема - документ, в котором содержится условное графическое изображение расположения чего-либо[14].

Сценарий - документ, содержащий детальный план проведения каких-либо мероприятий, осуществления какого-либо замысла.

Телеграмма - сообщение, переданное по телеграфу, или бланк с таким сообщением.

Технология - документ, содержащий описание способа, требуемых средств, а также норм и правил, которых необходимо придерживаться и использовать при выполнении каких-либо действий, операций, работ.

Требование:

1) документ с просьбой о выдаче чего-либо, направлении кого-либо или чего-либо куда-либо;

2) документ, содержащий правила, условия, обязательства, подлежащие выполнению;

3) документ, содержащий описание характеристик, которым должен соответствовать кто-либо, что-либо.

Указ - правовой акт, принимаемый президентом или губернатором. Может быть нормативным (устанавливает нормы и правила) и индивидуальным (устанавливает применение норм и правил в конкретном случае).

Указание - правовой акт, издаваемый органом государственного управления по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и т.д. и т.п. Имеет форму служебного письма и подлежит регистрации[14].

Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

Характеристика - документ, содержащий отзыв о чьей-либо деятельности.

Ходатайство - документ, содержащий просьбу о чем-либо, представление с целью добиться чего-либо, выхлопотать что-либо.

Цели - требуемое состояние среды управления, которое необходимо достичь субъекту управленческой деятельности к известному моменту времени, определенное на основании анализа потребностей и возможностей этого субъекта.

Штатное расписание - документ, в котором, как правило в табличной форме, приводятся для каждого структурного подразделения организации следующие сведения: название должности, фамилия и инициалы работника, который ее занимает, размер должностного оклада. Если должность не занята, то указывается, что она вакантная.

Экспертное заключение - документ, содержащий мнение специалистов в определённой сфере человеческой деятельности по каким-либо вопросам.

Один и тот же вид документа может играть разную роль в зависимости от того, для описания результатов каких управленческих работ его применяют[14].

Например, если осуществляется контроль исполнения заданий и организационно-распорядительных воздействий, то в документе с названием вида "отчет" могут быть отражены результаты проверки исполнительской дисциплины. Если документ такого же вида используется при разработке целей организации, то он может содержать результаты исследований достижимости целей управления.

Рассмотрим еще один пример. После принятия управленческого решения и определения плана его реализации в число исполнителей решения попал отдел организационной работы администрации. Необходимо довести до сведения работников этого отдела конкретное задание. В этой управленческой операции документ вида "ОТЧЕТ" неприменим, но подойдет такой вид документа, как "задание".

Эти примеры убеждают в том, что управленческий документ одного вида может быть применен в различных управленческих работах, но не все виды управленческих документов применимы в одной определенной работе.

Поэтому для практических целей важно не только знать суть документа конкретного вида, но и его применимость в различных управленческих работах[14].

Заключение

управленческий делопроизводство реквизит

Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Таким образом, документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной информации. Документы являются носителями первичной информации, именно в документах информация фиксируется впервые.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Существует ряд требований к оформлению управленческих документов, которые необходимо выполнять.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

Список использованных источников

1. Виханский, О.С. Менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / О.С. Виханский, А.И. Наумов. - Изд. 4-е, перераб. и доп. - М.: Наука, 2008. - 670 с.

2. Басаков, М.И. Современное делопроизводство [Текст]: учебное пособие для вузов / М.И. Басаков. - Ростов н/Д : Феникс, 2009. - 480, [3] с.

3. Ларин, М.В. О современных проблемах ДОУ в Российской Федерации и мире [Текст] / М.В. Ларин // Справочник секретаря офис-менеджера: информационный журнал. - М., 2008. - № 3. - С. 25-31.

4. Бондырева, О.И. Документирование управленческой деятельности [Текст]: курс лекций / О.И. Бондырева. - М.: Высшая школа, ИНФРА-М, 2010. - 474, [8] с.

5. Гузилова, Г.В. Документирование в историческом аспекте [Текст] / Г.В. Гузилова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2009. - № 2. - С. 21-36.

6. Фионова, Л.Р. Современные технологии ДОУ - путь к повышению эффективности управления [Текст] / Л.Р. Фионова // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2009. - № 1. - С. 16-20.

7. Рубцов, В.М. Государственное регулирование ДОУ [Текст] / В.М. Рубцов // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - 2008. - № 3. - С. 11-16.

8. Иванова, И.Е. В мире ежегодно создаётся 6 миллиардов документов [Текст] / И.Е. Иванова // Вертикаль: информационно-аналитический журнал. - СПб, 2010. - № 11. - С. 37

9. Дёмин, С.Н. Документационный менеджмент [Текст]: учебное пособие для вузов / С.Н. Дёмин. - СПб: Проспект, 2008. - 347 с.

10. Ларин, М.В. О государственной политике в сфере ДОУ [Текст] / М.В. Ларин // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2010. - № 1. - С. 3-9

11. Рысков, О.И. Управление документами в европейских странах. Обзор нормативной базы [Текст] / О.И. Рысков // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2008. - № 4. - С. 8-14.

12. Столяров, Ю.Н. Синтакционная составляющая документа [Текст] / Ю.Н. Столяров // Делопроизводство: информационно-аналитический журнал. - М., 2009. - № 4. - С. 20-23.

13. Введение в управленческое документоведение [Электронный ресурс]. - М.:, 2013. - Режим доступа: http://5fan.ru/wievjob.php?id=11064

14. Нуреев, Р.М. Управление инвестициями [Текст]: учебное пособие для вузов / Р.М. Нуреев. - М.: Тандем, 2008. - 536 с.

Размещено на Allbest.ru