Понятие об описании дел и элементы описания

Размещено на http://www.allbest.ru/

Введение

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве - обработка дел для их дальнейшего хранения и использования. Обработка дел для хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного, более 10 лет сроков хранения. В результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть их несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют значение и дальнейшее их хранение нецелесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно.

В связи с этим определены разные сроки хранения документов. Срок хранения может быть временным - до 10 лет, временным - свыше 10 лет и постоянным. Завершенные дела постоянного и временного, свыше 10 лет хранения в течение двух лет остаются в структурных подразделениях для справочной работы. Затем они сдаются в архив организации или хранятся в структурном подразделении, на которое возложены соответствующие функции.

Полное оформление дела включает в себя:

- нумерацию листов;

- составление заверительной надписи;

- составление внутренней описи документов;

- переплет или подшивку;

- оформление обложки.

Опись дел - это справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения дел, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной порядковой законченной нумирацией.

Практическая значимость данной работы состоит в оптимизации и упорядочивании существующей научно-методологической базы по исследуемой проблематике - еще одним независимым авторским исследованием. Практическая значимость темы «Описи дел - базовый справочник дел» состоит в анализе проблем, как во временном, так и в пространственном разрезах.

С одной стороны, тематика исследования получает интерес в научных кругах, с другой стороны, существует недостаточная разработанность и нерешенные вопросы. Это значит, что данная работа, помимо учебной, будет иметь теоретическую, так и практическую значимость.

Определенная значимость и недостаточная научная разработанность проблемы исследования описи дел как базового справочника дел определяют научную новизну данной работы.

Теоретико-методологическую базу исследования составили три группы источников. К первой отнесены учебная литература - учебники и учебные пособия, справочная и энциклопедическая литература по исследуемой проблематике. Ко второй отнесены - нормативно-правовые акты, комментарии к законодательству, правила. К третьей отнесены специализированные веб - сайты организаций.

Эмпирическую базу составил практическая информация касательно описи дел как базового справочника архива.

Объектом исследования является опись дела, как единица хранения.

Предметом исследования - система обеспечения сохранности документов, при помощи составления описи дел.

Актуальность выбранной мною темы курсовой работы заключается в том, что ежедневно в организациях и учреждениях разрабатывается и поступает большое количество документов. Все они имеют различную значимость, и сроки хранения, а так же могут быть заново востребованы после окончания работы с ними. Опись дел позволяет найти нужный документ без особых проблем, она позволяет не только не потерять, но и оперативно найти нужный документ.

Цель работы - изучение темы « Описи дел» с российской точки зрения.

Цель курсовой работы определяет следующие задачи:

- Рассмотреть теоретические аспекты понятия опись дел - базовый справочник архива;

- Описать порядок составления и оформления описи дел;

- Обозначить условия совершенствования описи;

1. Опись дел

1.1 Понятие об описании дел и элементы описания

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись представляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного документа или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения. Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения [1].

Составление описи дел, документов, архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания единиц хранения, закрепления их внутри фондовой систематизации и учета состоит из описательных статей единиц учета, итоговой записи, листа-заверителя и справочного аппарата к описи.

В справочный аппарат описи дел, документов входят: титульный лист; содержание, предисловие; список сокращений; переводные таблицы архивных шифров, в случае переработки описи; указатели.

На титульном листе описи дел, документов помещаются: полное название архива, название и номер архивного фонда, номер и название описи, крайние даты внесенных в опись архивных документов [2].

Предисловие составляется либо к каждой описи дел, документов, либо общее ко всем описям архивного фонда. В предисловии кратко излагаются история фондообразователя и архивного фонда; аннотация состава и содержания архивных документов, с выделением наиболее типичных групп единиц хранения/единиц учета по их видам и разновидностям, по содержанию; состав справочного аппарата к описи. При составлении отдельных предисловий к каждой описи архивного фонда все общие данные по истории фондообразователя и история архивного фонда помещаются в предисловии к первой описи дел, документов.

При необходимости к описи дел, документов составляются общие и специальные указатели. Архив в необходимых случаях организует усовершенствование и переработку описей дел, документов.

Усовершенствование описи дел, документов - комплекс работ по повышению информативности описи: уточнению заголовков единиц хранения, без изменения их систематизации, составлению необходимого справочного аппарата к описи.

Переработка описи дел, документов - составление новой описи взамен старой, не отвечающей требованиям поиска и учета архивных документов. Переработка описи включает: изучение единиц хранения/единиц учета с проведением экспертизы их ценности, уточнением их фондовой принадлежности; уточнение или составление заголовков единиц учета; определение или уточнение их крайних дат, пересистематизацию единиц хранения по новой схеме систематизации и составление необходимого справочного аппарата к описи. При переработке описи составляется переводная таблица старых и новых архивных шифров единиц хранения. Уничтожение старых описей дел, документов после их переработки запрещается [5].

Описание имеет свою структуру и состоит из отдельных элементов, которые помещаются в соответствующие разделы - базы данных интегрированной информационной системы архива мученная таким образом совокупность данных используется в том е в качестве автоматизированного научно-справочного аппарата, для формирования ряда учётных документов, при создании путеводителей и других типов архивных справочников, перечней.

Элементы описания составляют следующие группы: информация по идентификации, информация по истории образования и хранения, информация о составе и содержании, информация об условиях доступа и использования, дополнительная информация.

Информация по идентификации единицы описания включает следующие элементы: наименование - название фонда, структурной части фондообразователя, заголовок единицы хранения, единицы учёта, документа; справочные данные, состоящие из поисковых данных - архивного шифра, объёма единицы описания, крайних дат, даты создания документов в единице описания; вид носителя информации.

Информация по истории образования и хранения единицы описания содержит следующие элементы: сведения о фондообразователе - история фондообразователя; сведения по истории хранения документов до приёма в архив и в архиве - история фонда.

Информация о составе и содержании единицы описания, аннотация, включает на уровне фонда - сведения о составе и содержании документов фонда, на уровне единицы хранения, единицы учёта и документа - сведения о содержании, которые нельзя определить по заголовку.

Информация об условиях доступа и использования единицы описания состоит из следующих элементов: условия доступа, конфиденциальность, секретность, порядок пользования; авторские права, условия репродуцирования и использования; язык документов; физические характеристики, влияющие на возможность использования; наличие фонда пользования; НСА к единице описания, порядок доступа и пользования им; подлинность, степень сохранности, способ воспроизведения, внешние и другие особенности.

В дополнительную информацию входят следующие элементы: местонахождение оригиналов; наличие и местонахождение копий документов, тематически и по происхождению связанных с данной единицей описания; библиография [1].

1.2 Описание архивных документов и основные принципы многоуровневого описания

Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Документы Архивного фонда как источник информации содержат первичную документную информацию.

Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов [3].

Вторичная документная информация содержится в информационно-поисковых системах. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников - описей, каталогов, путеводителей, указателей или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат - НСА архива. НСА архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения, указывать адреса.

Под описанием документов понимается процесс создания вторичной документной информации путем аналитико-синтетической переработки первичной информации, содержащейся в документах, и извлечения необходимых сведений из учётных и других документов архива с целью создания информации о документах для дальнейшего поиска и многоаспектного использования; собственно вторичная документная информация о составе и содержании документов, справочные данные, а также сведения об их физико-техническом состоянии, условиях доступа и тому подобное [4].

Описание документов архива проводится на трёх основных уровнях в соответствии с организацией его документов: фонд, единица хранения, единица учёта, документ. При этом единицей описания и объектом описания является фонд, единица хранения, единица учёта, документ.

При необходимости могут вводиться дополнительные объекты описания: группа фондов, опись, комплект, группа документов, часть документа.

Основными принципами многоуровневого описания являются:

- соответствие информации уровню единицы описания;

- взаимосвязь и взаимодополняемость информации различных уровней описания;

- неповторяемость (недублированность) информации в описаниях разного уровня.

2. Составление описей

2.1 Общие правила составления сдаточной описи

В статью описи дел структурного подразделения в обязательном порядке включаются следующие элементы:

- порядковый номер дела,части, тома;

- индекс дела, проставляется в соответствии с номенклатурой дел организации;

- заголовок дела, при передаче дела в архив организации может быть уточнен;

- количество листов в деле, томе;

- срок хранения дела;

- примечание, в примечании отмечаются все особенности заведенного дела и документов в него включенных, их местонахождении.

Сдаточная опись составляется в двух экземплярах: один остается в отделе, другой - в архиве. Основой для заполнения граф описи служит информация на обложках дел. Если данные сведения являются неполными, тогда составитель изучает номенклатуру дел [11].

Каждое дело в описи получает свой самостоятельный номер. Если дело разделяется на несколько томов, то каждый том нужно вносить под новым самостоятельным номером. Иными словами, одна строка в описи - для каждого тома.

В сдаточной описи не принято повторять одинаковые заголовки. Первый раз заголовок воспроизводится полностью, затем повторяющаяся часть заменяется на «То же». Однако вначале нового листа описи заголовок всегда указывается полностью.

Пропущенные номера оставляются в описи на тот случай, если дело в обязательном порядке было заведено, но по каким-либо причинам находится во временном пользовании, реставрации и др. и поэтому не включено в опись на момент ее составления [8].

Литерный номер проставляется в тех случаях, если в описи не осталось свободных номеров, но обнаружился комплекс документов - дело, который в обязательном порядке должен быть включен в опись дел структурного подразделения.

В конце описи за последней описательной статьей делается итоговая запись. В ней цифрами и прописью указывается количество дел, а также первый и последний номера дел по описи, особенности нумерации, пропущенные и литерные номера.

При передаче документов в архив в обоих экземплярах описи вносится отметка о наличии каждого дела, в графе «Примечание» и указывается количество переданных дел цифрами и прописью. В конце выносится дата, и ставятся подписи лиц, ответственных за передачу и прием. Финальный штрих - начальник организации утверждает все экземпляры описи.

Как мы уже отмечали ранее, на основе описи дел структурных подразделений в архиве составляются сводные разделы описей, постоянных, временных и по личному составу дел организации [14].

2.2 Составление описи дел постоянного хранения

опись дело документ архивный

В сводную опись дел постоянного срока хранения включаются заголовки дел постоянного срока хранения, образовавшиеся в деятельности всех структурных подразделений организации, в течение периода времени, за который составляются описи дел. Среди правил составления этого вида описей можно выделить следующие [17].

Заголовки оформляются аналогично сдаточной описи, и в большинстве случаев они соответствуют заголовкам по номенклатуре дел. Заголовки дел, включающие в себя документы за несколько лет, помещаются в описи по дате заведения дела. Нумерация осуществляется в валовом порядке, начиная с первого раздела описи [12].

Пример. Первый раздел описи за 1995-1997 гг. начиная с №1 по № 15, тогда следующий раздел описи с 1998 г. начинается с №16 заголовка дела. Этот № является постоянным архивным № дела в описи, он проходит во всех элементах научно-справочного аппарата и не подлежит изменению, кроме проведения целевой экспертизы дел и составления новой описи дел. В этом случае должна составляться переводная таблица номеров старой и новой описей дел.

Опись дел для постоянного хранения создается по стандартной форме в четырех экземплярах. Эта форма предполагает оформление титульного листа и подтитула, при необходимости, в котором списком вносятся изменения в названии и подчиненности организации [10].

Если опись составляется впервые, к ней в обязательном порядке делается предисловие. В предисловие включаются сведения об организации, дате ее создания, функциях, изменениях в структуре за период, который охватывает опись дел; дается краткая характеристика содержания дел, полноты документов, наличие дел, выходящих за хронологические рамки, документы предшественников данной организации, ликвидированных организаций, вошедших в фонд данной организации; указывается на особенности формирования, описания и другое [16].

Обычно к разделу описи составляется оглавление. В оглавление включаются предисловие, список сокращений, название подразделов описи и более мелких групп дел, включенных в подраздел, указатели. Напротив каждого названия, включенного в оглавление, указываются соответствующие им номера листов, а при необходимости могут указываться конкретные номера отдельных дел.

Если опись дел сложна по своей структуре, содержанию, специфике включенных в нее дел, к ней составляются указатели, тематические, именные, географические, понятия, включенные в указатели, должны иметь ссылки на соответствующие номера дел.

Если в описи присутствуют не общепринятые сокращения, то обязательным элементом описи является список сокращенных слов - аббревиатур, которые располагаются в списке в алфавитном порядке [6].

В конце каждого раздела описи составляется итоговая запись, где указывается количество дел в описи, наличие пропущенных и литерных номеров, наличие особо ценных дел в описи, их номера. Итоговая запись подписывается заведующим архивом и составителем с указанием даты составления описи. Заголовки вновь обнаруженных дел в зависимости от их количества могут быть внесены в дополнительную опись - дополнение к описи под отдельными номерами в конце раздела или, если их не много, то внутри подразделов описи под литерными номерами. В этом случае составляется новая итоговая запись [18].

Листы годового раздела сводной описи дел и справочного аппарата к нему нумеруются в валовом порядке, и составляется лист-заверитель, в котором указывается общее количество листов и особенности в нумерации. Заверительная надпись подписывается составителем раздела [15].

2.3 Составление описи дел по личному составу

При составлении описей дел по личному составу следует иметь в виду следующие особенности, которые составители зачастую не учитывают в своей работе. Во-первых, не все документы по личному составу выделяются в отдельную опись. Документы по личному составу, которым типовыми или отраслевыми перечнями установлен постоянный срок хранения или установленный в результате экспертизы, личные дела и иные документы руководителей, выдающихся деятелей науки, культуры, общественных деятелей и так далее, включаются в описи дел постоянного хранения. Во-вторых, в организациях с большим объемом документов по личному составу могут составляться несколько описей дел по личному составу, в частности, на личные дела, трудовые книжки и так далее. В-третьих, личные дела, личные карточки, вносятся в описи дел только после увольнения работника.

Заголовки дел в разделе описи дел по личному составу систематизируются по номинальному признаку в следующей последовательности:

- приказы - распоряжения по личному составу;

- списки личного состава;

- карточки по учету личного состава;

- личные дела;

- лицевые счета и иные бухгалтерские документы, подтверждающие трудовое вознаграждение;

- трудовые договора и контракты, если не подшиты в личном деле или при их отсутствии;

- невостребованные трудовые книжки, акты о несчастных случаях, связанных с трудовой деятельностью, акты о несчастных случаях со смертельным исходом являются документами постоянного срока хранения и помещаются в описи дел постоянного хранения [19].

Форма описи дел по личному составу отличается от формы описи дел постоянного хранения наличием отдельной графы с указанием сроков хранения, так как для отдельных видов документов по личному составу они могут быть различны.

Титульный лист - обязательный элемент оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. На титульном листе законченной описи указываются: название организации - фонда, номер описи, название описи, которое включает в себя указание категорий документов, внесенных в опись, постоянного хранения, по личному составу, временного, свыше 10 лет срока хранения, крайние даты дел, включенных в опись.

Название фонда организации пишется в виде ее официального названия со всеми переименованиями, изменениями в подчиненности, официально принятыми сокращениями названий, в круглых скобках за период, за который документы внесены в опись, в хронологической последовательности.

Так же хотелось бы отметить что составление и оформление описей дел временного - свыше 10 лет срока хранения аналогично порядку составления и оформления описей дел постоянного хранения и по личному составу. Форма этой описи близка к форме описи для документов постоянного хранения. Существенное отличие: добавляется графа «Срок хранения» [7].

Заключение

Законченные делопроизводством дела постоянного и временного, до 10 лет, хранения после окончания календарного года, или определенного периода, в котором они сформировались должны быть подготовлены к оформлению, оформлены и учтены. Это нужно для обеспечения их сохранности и эффективного использования в подразделениях в течении всего оперативного периода до момента передачи дел в архив [13].

Подготовка дел и документов к передаче в ведомственный архив включает в себя:

- систематизацию документов в делах;

- проведение экспертизы ценности документов в делах;

- оформление дел;

- составление описи дел структурного подразделения.

Перечисленные работы проводятся сотрудниками подразделений ответственными за ведение делопроизводства, под методическим руководством (при непосредственном практическом участии заведующего архивом организации. Перед техническим оформлением дел при необходимости проводят дополнительную систематизацию или пересистематизацию документов в делах, этого документы снимают со скоросшивателей и располагают в хронологической последовательности, т.е. в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве. В начале дела - сверху располагают самый ранний документ, в конце, внизу - самый поздний.

Параллельно с систематизацией проводят дополнительную полистную экспертизу ценности документов: проверку на дублетность, принадлежность к данному хронологическому периоду и данному делу. Изымают лишние экземпляры, черновики и тому подобное.

В случае необходимости к данной работе привлекают членов экспертных комиссий, руководителей подразделений и ведущих специалистов например, при определении подлинности документа, принадлежности документа к данному делу и тому подобное.

Список литературы

1. Андреянова В.В. Как организовать делопроизводство на предприятии. М.: Инфра-М, 2001.

2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.

3. ГОСТ 16.487-88. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., Издательство стандартов, 1989.

4. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В, Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2001. 359 с.

5. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Павлюк А.В., Киселева Т.И., Воробьев Н.И. 5-е изд., перераб. и доп. М.: СПб.: Герда, 2001.

6. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практическое пособие по деятельности предприятия / М.: Приор, 2001. 348 с.

7. Быкова Т.А., Емыгиева Е.М., Мосягина О.В. Подготовка документов к последующему хранению и использованию: Учеб.-метод. пособие. М.: МИФИ, 1996, 68 с.

8. Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. М.: Научная книга, 1998, 137 с.

9. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству. Санкт - Петербург, "Альфа", 2002.

10. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 1991.

11. Сотов М.О. Делопроизводство. М.: Русская Деловая Литература, 1990.

12. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М. Издательство РДЛ, 2000.

13. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. 2-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. 272 с.

14. «Делопроизводство» № 34 от 08.1999, С. 45.

15. Стопилкина П.Л. Документы. Делопроизводство. М, 1998., Высш. шк. С. 443.

16. Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Оформление дел. - Практическое пособие. Тверь, 2000.

17. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Требования к оформлению дел: Учебное пособие. 3-е изд. М.: ИНФРА-М; Новосибирск: НГАЭиУ, 1998. 272 с.

18. Справочник по делопроизводству и архивному делу / Под ред. Г.О. Орофеефа. М., «ЮНИТИ», 2000.

19. Оськина Р.Д. Оформление дел. М., 1999. Изд-во «Альфа».

Размещено на Allbest.ru