Автоматизированные системы регистраций документов

· документы согласуются быстро - процессы согласования документов, сбора рецензий происходит почти автоматически - запущенный в системе документ оперативно попадает ко всем согласующим, и столь же оперативно вернется к создателю, собрав все рецензии;

· соблюдаются сроки исполнения и рассмотрение документов - можно получить информацию, у кого на рассмотрении находится документ, а если срок с документами ограничен, система сама напомнит исполнителю, что ему пора подготовить свою рецензии.

Существуем множество различных модификаций систем электронного документооборота.

Наиболее основными являются системы:

Евфрат. Имеет автоматизированную регистрацию, точный и быстрый поиск, контроль исполнения, отдельный почтовый клиент.

DocsVision. Кроме основных функций, включает в себя управление сложными информационными потоками, возможна интеграция с другими системами.

DIRECTUM. Имеет дополнительные возможности ввода информации с цифровых носителей, сканеров, факсов, работу с договорами, ведение переписки.

ДЕЛО. Имеется режим бумажно-электронной работы, функции согласования, разграничения прав доступа. Возможно использование в достаточно сложных структурах, адаптация под индивидуальные требования, интеграция с другими системами.

То наиболее оптимальным хорошим видится система «ЕВФРАТ-Документооборот», разработка компании Cognitive Technologies. При умеренной стоимости система, с одной стороны, содержит весь необходимый функционал для автоматизации работы с документами, а с другой стороны, предлагает широкие возможности настройки и модификации при внедрении разработчиком, партнерами и непосредственно заказчиками.

Кроме положительных сторон использования автоматизированных систем, существуют и проблемы. Во-первых, когда нужно найти похожий документ, во время создания новой карточки, при этом нужно выходить из карточки и искать в поле поиска, что усложняет работу и тратит время сотрудника. Для усовершенствования подошло бы такое решение, что бы открывались новые вкладки для поиска похожего документа из архива, не выходя из карточки регистрации документа. Вторым недостатком является зависание системы от большого объема информации, кнопки одобрения не сразу срабатывают, т.е. системе не хватает скорости и частоты работы. Третьим недостатком является преимущественно наличие лишних функций, которые мешают сотрудникам организации искать документы в архиве и занимают массу времени.

Заключение

Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Как видно из вышеизложенного, автоматизация процесса регистрации документов идет по пути включения данной функции в единые интегрированные программные комплексы автоматизации делопроизводства и документооборота. Помимо собственно регистрационно - учетных функций, они обслуживают весь процесс прохождения документа в организации, плюс обеспечивают архивное ранение документов, аналитическую обработку содержащихся в документах сведений, информационно - справочное обеспечение деятельности организации, предоставляют возможность поиска любого документа о элемента содержания или по любым реквизитам максимально короткие сроки.

Автоматизация процессов делопроизводства даёт возможность полностью или частично заменить ручные карточные регистрационные формы документов на современную интегрированную компьютерную систему, которая включает следующие преимущества:

- внесение гораздо больших сведений о документах, учитывающих особенности организации;

- непосредственно в структурных подразделениях организация децентрализованной (в том числе посредством АРМ) регистрации документов с агрегированием сведений о них в единой базе данных организации;

- организация на основе базы данных информационно-справочной работы;

*ведение эффективного контроля за исполнением документов.

С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно - справочного обеспечения. Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

И между тем основы информационного обеспечения закладываются именно на стадии регистрации документов средствами автоматической системы. Поскольку любой программный комплекс способен производить лишь обработку веденной в него вручную информации, при неполном или недостоверном введении в АС ДОУ реквизитов документов, при использовании в тексте документа вычурных, малоупотребляемых слов и выражений, наконец в случае банальных опечаток или грамматических ошибок, система не может самостоятельно исправить недоработку оператора. В ответ на невнимательность при вводе информации даже самая совершенная система автоматизации делопроизводства начнет выдавать неверные сведения, и очень быстро вместо организующего эффекта даст абсолютно противоположный - разрушающий, и, корме того, дискредитирует себя и своих создателей в глазах сотрудников организации.

Все это требует неуклонного повышения ответственности и уровня подготовки сотрудников, осуществляющих регистрацию документов средствами АС ДОУ.

Зато использование средств автоматизации делопроизводства способно обеспечить экономию трудовых и материальных затрат на работу с документами; эффект за счет унификации документационной деятельности организации и уменьшение зависимости от индивидуального технологического опыта персонала; сокращение временных циклов работы с документами и создание единого документального пространства, и полный контроль за регистрацией и движением документов и исполнительской дисциплиной.

Список использованной литературы

Автоматизация регистрации документов новые возможности программных средств. // Бухгалтер. - 2010 г. - №1.

Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2011 г.

Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6_е, переработанное и дополненное - М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2008 г.

Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы - 2012. - №1.

Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. - М.: Изд.-во Экмос, 2010 г.

Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федоровой и др. - М. Технология, 2013 г.

Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления. Учебное пособие. - 2_е изд. - М.: ИНФРА_М, 2012 г.

Электронный документооборот. - М. Новый век, 2013 г.

Губарев В.Г. Программное обеспечение ПК. Издательство Феникс, 2010

Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства // Секретарское дело 2009. №4. С. 40;

Клоков И.В. Эффективное делопроизводств на персональном компьютере, Инфра_М, 2006

Конюшенко Е.К. Выбор системы электронного документооборота: взгляд заказчика // Технологии оперативного управления, №5-2013

Короткий С. Современные технологии корпоративного документооборота // Компьютерный еженедельник «Компьютера» 2011. №3. с. 15.

Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства. Первый этап. // Делопроизводство 2010. №1

Кузнецов И.Н. Делопроизводство. Издатель - Дашков и К, 2009 г.

Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2012. №3. С. 35.

Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2011

Лукин С. Компьютер в офисе. Практические советы. Издательство «Вильямс» 2008 г.

Макаров А.В. Скоробогатов С.Ю. Чеповский А.М. Common Intermediate Language Издательство Бином, 2011

Пахомов Е.В. Саак А.Э. Тюшня. Информационные технологии управления. Учебник для вузов Питер, 2010 г.

Размещено на Allbest.ru