Информационные технологии в управлении и менеджменте. Информационный менеджмент

Размещено на http://www.allbest.ru

ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ В УПРАВЛЕНИИ И МЕНЕДЖМЕНТЕ. ИНФОРМАЦИОННЫЙ МЕНЕДЖМЕНТ.

Современный этап развития нашего общества можно охарактеризовать как постиндустриальный или информационный. Термин информация происходит от латинского information - разъяснение, изложение. Первоначальное значение этого термина - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или иным способом. В середине XX века термин информация превратился в общенаучное понятие, означающее обмен сведениями между людьми, между человеком и автоматом, между автоматами, а так же обмен сигналами в животном и растительном мире.

В широком смысле информация - это сведения, знания, сообщения, являющиеся объектом хранения, преобразования, передачи и помогающие решать поставленную задачу. В философском смысле информация есть отражение реального мира. Это сведения, которые один реальный объект содержит о другом реальном объекте. Таким образом, понятие информации связывается с определенным объектом, свойства которого она отражает. Широкая информатизация всех сфер жизнедеятельности общества принципиально изменяет роль информации и информационных технологий в управлении социальным и экономическим развитием страны. От масштабов и качества использования информационных технологий в профессиональной деятельности специалистов во многом зависят уровень экономического и социального развития общества, его интеграция в мировую экономическую систему. Применение современных информационных технологий в органах государственной власти и местного самоуправления, деятельность которых сопряжена с необходимостью обработки и анализ большого объёма разнородной информации, сегодня особенно актуально. В таком сложнейшем организме, каким является современное общество, без информационных технологий попросту невозможно наладить эффективное взаимодействие между многочисленными властными структурами, нельзя надлежащим образом повысить эффективность и качество выработки и принятия решений, снизить вероятность проявления управленческих ошибок. Под управленческой информацией понимается совокупность сведений о процессах, протекающих внутри организации и в ее окружении. Их использование позволяет снизить неопределенность при принятии решений. Поэтому управленческая деятельность начинается со сбора, накопления и переработки информации, которая сегодня превратилась в важнейший ресурс развития любой организации.

Без информации невозможна совместная работа в условиях разделения труда. Обладание информацией означает обладание реальной властью, и поэтому лица, причастные к ней, стремятся ее утаивать (нехватка информации, как, впрочем, и избыток ненужной, дезориентирует любую хозяйственную деятельность). Потребность в управленческой информации определяется содержанием и повторяемостью решаемых задач; пониманием их людьми; имеющимися у них знаниями, опытом, образованием (чем они выше, тем меньше сотрудники нуждаются в дополнительной информации). Специфической формой управленческой информации являются слухи. Они представляют собой попытку объяснить сложную и важную ситуацию при отсутствии или недостатке официальных сведений. При этом исходная версия, кочуя от одного субъекта к другому, дополняется и корректируется до тех пор, пока не сформируется вариант, в целом устраивающий большинство. Поскольку большинство людей склонны считать, что слухи исходят из источников, достойных доверия, западные фирмы их часто применяют для распространения сведений, которые по тем или иным причинам не могут быть преданы официальной огласке. В то же время доверием людей слухам пользуются и участники конфликтов, стремящиеся недобросовестными приемами склонить окружающих на свою сторону. Основной составляющей частью автоматизированной информационной системы является информационная технология, развитие которой тесно связано с развитием и функционированием информационная система . Основная цель автоматизированной информационной технологии -- получать посредством переработки первичных данных информацию нового качества, на основе которой вырабатываются оптимальные управленческие решения. Это достигается за счет интеграции информации, обеспечения ее актуальности и непротиворечивости, использования современных технических средств для внедрения и функционирования качественно новых форм информационной поддержки деятельности аппарата управления. Информационная технология справляется с существенным увеличением объемов перерабатываемой информации и ведет к сокращению сроков ее обработки. ИТ является наиболее важной составляющей процесса использования информационных ресурсов в управлении. Автоматизированные информационные системы для информационной технологии -- это основная среда, составляющими элементами которой являются средства и способы для преобразования данных

Информационная система управления -- совокупность информации, экономико-математических методов и моделей, технических, программных, других технологических средств и специалистов, предназначенная для обработки информации и принятия управленческих решений.

Информационная система управления должна решать текущие задачи стратегического и тактического планирования, бухгалтерского учета и оперативного управления фирмой. Многие учетные задачи (бухгалтерского и материального учета, налогового планирования, контроля и т. д.) решаются без дополнительных затрат путем вторичной обработки данных оперативного управления. Учет является необходимым дополнительным средством контроля. Используя оперативную информацию, полученную в ходе функционирования автоматизированной информационной системы, руководитель может спланировать и сбалансировать ресурсы фирмы (материальные, финансовые и кадровые), просчитать и оценить результаты управленческих решений, наладить оперативное управление себестоимостью продукции (товаров, услуг), ходом выполнения плана, использованием ресурсов и т. д. информационный управление менеджмент технология

Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации. Основополагающим фактором для построения информационной технологии с привязкой ее к принятой модели управления и существующей информационной инфраструктуре является область функционирования экономического объекта, в соответствии с которой организации можно разделить на группы, представленные в табл. На формирование технологии обработки информации оказывает влияние тип организации. В организациях различного типа в зависимости от требований к решению задач управления экономическим объектом формируется технологический процесс обработки информации. При внедрении информационных систем организационного управления и технологий основными критериями являются также величина организации и область ее функционирования. С учетом этих критериев делается выбор программно-аппаратного обеспечения информационной технологии решения конкретных функциональных задач, на основе которых принимаются соответствующие управленческие решения.

Государственное и муниципальное управление в условиях рыночной экономики представляет собой сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий с целью решения стратегической задачи обеспечения устойчивого финансового и социального и социально - экономического развития объекта управления. Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, в значительной степени расширяют возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей органов государственной власти всех уровней новейшие методы обработки и анализа экономической и социальной информации, необходимой для принятия управленческих решений.

Любая информационная технология - это представленное в формализованном виде, пригодном для практического использования, концентрированное выражение научных знаний и практического опыта, позволяющее рациональным образом организовать информационный процесс. В современном управлении используются информационные технологии, реализуемые с применением технических и программных средств. Информационные технологии в управлении - это системно организованная для решения задач управления совокупность методов и средств реализации операций сбора, регистрации, передачи, накопления, поиска, обработки и защиты информации на базе применения программного обеспечения и средств вычислительной и телекоммуникационной техники. Целью разработки и использования той или иной информационной технологии является экономии затрат труда, энергии и материальных ресурсов.

Государственное и муниципальное управление - это, прежде всего, управление территориями, причем иногда весьма обширными. Наиболее общей информацией, позволяющей комплексно решать экономические, политические, социальные и природоохранные управленческие задачи, связанные с данной территорией, является географически «привязанная» информация. Для эффективного управления ресурсами, планирования развития и оперативного управления всеми аспектами жизни региона или города необходимо организовать систему сбора, хранения, обработки географически «привязанной» информации обо всех объектах управления. Для решений этой задачи обычно используют геоинформационные технологии и системы.

Современная геоинформационная система (ГИС) - это информационная система, включающая в себя большое количество графических и тематических баз данных, соединенная с модельными и расчетными функциями для манипулирования ими и преобразования в пространственную картографическую информацию с целью принятия разнообразных управленческих решений.

В настоящее время сложились благоприятные условия для совершенствования системы государственного управления, повышения качества предоставления государственных услуг населению и организациям, повышения результативности и прозрачности работы государственного аппарата, последовательного искоренения коррупции на основе широкого применения информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти. Реализуемые в настоящее время программы социально-экономического развития и модернизации системы государственного управления предусматривают мероприятия, направленные на: повышение квалификации государственных служащих и уровня технической оснащенности государственной службы; обеспечение информационной открытости и прозрачности процедур разработки и принятия государственных решений, реализации прав граждан на доступ к информации о деятельности федеральных органов государственной власти; формирование современной телекоммуникационной инфраструктуры на территории страны; обеспечение роста объемов финансирования государственных программ и проектов, предусматривающих использование информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти; распространение опыта успешного использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти. Данные мероприятия создают необходимые предпосылки для широкого внедрения и использования информационных технологий в деятельности федеральных органов государственной власти.

В соответствии с основными направлениями административной реформы приоритетами использования информационных технологий в сфере государственного управления являются:

· повышение эффективности реализации право устанавливающих функций государства и совершенствование механизмов государственного регулирования.

· повышение эффективности правоприменительной деятельности федеральных органов государственной власти.

· повышение эффективности выполнения контрольных и надзорных функций.

· снижение операционных затрат на содержание государственного аппарата, повышение эффективности управления ресурсами федеральных органов государственной власти.

· рост квалификации государственных служащих на основе создания и развития информационной системы поддержки непрерывного профессионального образования государственных служащих, системы управления знаниями;

· совершенствование взаимодействия федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления на основе создания единой телекоммуникационной инфраструктуры для государственных нужд, систем удостоверяющих центров в области электронной цифровой подписи и электронной среды взаимодействия.

Таким образом, анализ состояния и возможностей современных информационных технологий управления показывает, что в распоряжении управленцев и экономистов находится мощный арсенал аппаратных и программных средств, который за последние годы стал еще более доступным и совершенным. Не вызывает сомнения тот факт, что рациональное обоснование выбора необходимых информационных технологий и грамотное их использование в органах государственного и муниципального управления позволяет существенно повысить качество управления в целом, снизить трудоёмкость рутинных работ, ускорить процессы получения информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Менеджмент -- это система реализации управленческих решений для эффективного функционирования процесса на период времени менее одного года. Под процессом понимается технологически обоснованное преобразование трудовыми ресурсами и средствами труда различим свойств предметов труда для получения необходимых конкретных видов продукции определенного количества и качества.

Современные предприятия и фирмы представляют собой сложные организационные системы, отдельные составляющие которых -- основные и оборотные фонды, трудовые и материальные ресурсы и другие -- постоянно изменяются и находятся в сложном взаимодействии друг с другом.

Функционирование предприятий и организаций различного типа в условиях рыночной экономики поставило новые задачи по совершенствованию управленческой деятельности на основе комплексной автоматизации управления всеми производственными и технологическими процессами, а также трудовыми ресурсами. Рыночная экономика приводит к возрастанию объема и усложнению задач, решаемых в области организации производства, процессов планирования и анализа, финансовой работы, связей с поставщиками и потребителями продукции, оперативное управление которыми невозможно без организации современной автоматизированной информационной системы.

Информационная технология является основной составляющей информационной системы организационного управления, непосредственно связана с особенностями функционирования предприятия или организации.

Совокупность экономических и технических показателей составляет технико-экономическую сущность производственного менеджмента и является его отличительной особенностью.

Взаимосвязь показателей производственного менеджмента реализуется функциональными подсистемами, блоками и комплексами функциональных задач. В связи «с разнообразием обрабатываемой информации и ее важностью для принятия решения функциональные подсистемы формируются с учетом управления в целом, блоки -- по отдельным функциям управления, а комплексы задач -- по элементам производственного процесса (средства труда, труд, предметы труда, продукты труда). Реальный состав функциональных подсистем, блоков и комплексов задач исторически складывался под влиянием субъективных и объективных факторов управления производственным процессом.

На предприятиях в условиях функционирования информационных технологий выделены следующие функциональные подсистемы организационного управления: управление технической подготовкой производства (включает конструкторскую подготовку и технологическую подготовку производства); технико-экономическое управление; оперативное управление основным производством, управление материальным ресурсами (материально-техническим снабжением), сбытом, персоналом, вспомогательным производством (инструментальным, энергетическим, ремонтным, складским хозяйством) и управление качеством. Технологическое управление в связи с его спецификой может рассматриваться как самостоятельная функциональная подсистема ИТ.

Особенности организации движения информации в информационных технологиях управления производством оказывают воздействие на специфику выполнения технологических операций и их обеспечения (информационного, технического, программного). Наиболее трудоемкой и ответственной операцией в информационной технологии является операция сбора и регистрации информации, так как она должна обеспечивать достоверность, полноту, точность, актуальность ввода информации, которая затем подлежит детализации и обобщению, т.е. подготавливается информация для выработки управляющего воздействия при принятии решения.

Использование современных информационных технологий для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:

- повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных;

- улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур;

- снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации;

- изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях;

- обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления;

- руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов;

- повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом;

- гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации; и многое другое.

Важно отметить, что автоматизация -- не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов.

Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную «горящую» проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.

Изменения, возникающие под влиянием информационных технологий, настолько всеобъемлющи, что возникает естественный вопрос: «Что же собственно происходит?» Совершенно очевидно, что информационные технологии при всей своей революционности не отменили производственного процесса, не ликвидировали конкурентов и не отняли у человека право принимать решения. Объект управления - фирма не перестала существовать, даже если она стала виртуальной, внешнее окружение продолжает существовать и даже возросло, необходимость находить решения слабоструктурированных задач осталось. Скорее можно говорить об интенсификации всех процессов в информационном веке. Изменился инструментарий в управлении фирмой, но зато настолько сильно изменился, что повлиял на все процессы, к которым имеют отношение менеджеры: планирование, организацию, руководство и контроль.

Бурное развитие компьютерной техники, создание дружественного для не квалифицированного пользователя программного обеспечения привело к широкому применению информационных технологий во всех областях человеческой деятельности, послужило толчком к развитию общества, построенного на использовании различной информации.

Информационный менеджмент является новой, развивающейся отраслью знания. Он возник на стыке дисциплин отрасли информационных технологий и практического менеджмента в результате решения задач управления информационным системами компаний и организаций. По существу информационный менеджмент не имеет пока ни устоявшейся терминологии, ни ставших классическими решений. Информационный менеджмент как отрасль знания является развивающейся. Вследствие этого, специалисты часто используют не только разную терминологию, но и различным образом толкуют задачи и методологию их решения. Ин формационный менеджмент - это специальная область менеджмента, выделившаяся как самостоятельное направление в последние годы и все более приобретающая специфические особенности.

В широком смысле сфера информационного менеджмента -совокупность всех задач управления на всех этапах жизненного цикла предприятия, включающая все действия и операции, связанные как с информацией во всех ее формах и состояниях, так и с предприятием в целом на основе данной информации. При этом должны решаться задачи определения ценности и эффективности использования не только собственно информации, но и других ресурсов предприятия, в той или иной мере входящих в контакт с информацией: технологических, кадровых, финансовых и т.д. Очевидно, что такая широкая трактовка понятия информационного менеджмента не всегда требуется; более того, для ее практического использования, очевидно, необходима высокая степень зрелости организации во всех отношениях, что пока еще достаточно редко встречается, поэтому она оказывается неэффективной ввиду слабой обеспеченности в конкретной организации. В узком смысле информационный менеджмент представляет собой круг задач управления прежде всего производственного и технологического характера, решение которых обеспечивает достижение целей организации в основной ее деятельности за счет эффективного согласованного управления как элементами, процессами и ресурсами собственно информационной системы, так и другими элементами, процессами и ресурсами предприятия. В этих задачах управления в той или иной мере используются ин­формационные системы и реализованные в ней информационные технологии.

Цель информационного менеджмента: обеспечение эффективного развития организации посредством регулирования различных видов её информационной деятельности. Задачи:

· качественно информационное обеспечение процессов управления в организации;

· осуществление управления информационными ресурсами;

· обеспечение управления обработки информации на всех уровнях;

· обеспечение управления коммуникациями (общение - передача информации от человека к человеку).

Под управлением подразумевается не только принятие решения, а весь комплекс управленческих действий. Информационный менеджмент касается всех функций управления современной организации. Функция планирования - это деятельность субъекта по определению темпов, пропорций, развития объектов управления. Планирование осуществляется в различных вариантах. Наиболее распространены сегодня оперативное и стратегическое. Оперативное планирование отражает текущую деятельность организации. Стратегическое связано с перспективами. Функция стратегического планирования приобретает в настоящее время особое значение. Её специфика: особенность самого стратегического управления. Стратегическое управление - это управление, которое ориентировано на обеспечение выживания организации и её эффективного развития в условиях динамично меняющейся внешней среды. В отличие от оперативного управления, стратегическое имеет иные критерии эффективности: своевременность и точность реагирования организации на изменения внешней среды. Стратегическое планирование - процесс, который включает ряд стадий. Составить стратегический план, то есть определить те действия, которые организация должна совершить для выполнения стратегии. Значение планирования в целом состоит в том, что планы повышают степень результативности деятельности организации. Эффективность деятельности управленческого аппарата организации зависит от целого ряда факторов:

· Оснащение организационной и вычислительной техникой;

· Использование современных технологий;

· Распределение должностных обязанностей в рамках управленческого звена;

· Информационное обеспечение управленческой деятельности.

Размещено на Allbest.ru