Управление персоналом организации ООО "Ассорти"

Размещено на http://www.allbest.ru/

НОУВПО Гуманитарный университет

Факультет социальной психологии

Кафедра управление персоналом

Курсовая работа.

По дисциплине: основы теории управления

Преподаватель: Агеносова Т.Д.

Исполнитель: студентка 2 курса,

Специальность: управление персоналом.

Калинина Валерия Васильевна

2013

Содержание

Введение

1. Системный подход в управлении

1.1 Понятие системного подхода, его основные черты и принципы

2. Основные и частные законы управления

2.1 Частные законы управления

2.2 Основные законы управления

3. Системный анализ предприятия

3.1 Характеристика ООО «Ассорти»

3.2 Анализ внутренней среды и организации складского хозяйства

4. Обнаружение и предотвращение проблемы в организации ООО «Ассорти»

4.1 Анализ проблемы

4.2 Построение схемы причин и следствий

4.3 Разработка вариантов решения

Заключение

Список используемой литературы

Введение

Создание производства всегда связано с людьми, работающими на предприятии. Правильные принципы организации производства, оптимальные системы и процедуры играют важную роль. Однако производственный успех зависит от конкретных людей, их знаний, компетентности, квалификации, дисциплины, мотиваций, способности решать проблемы, восприимчивости к обучению. Поэтому, для того чтобы предприятие работало эффективно, необходимо правильно организовать труд работников, при этом постоянно контролируя деятельность работников, используя различные методы управления персоналом.

Современный этап экономических реформ в России характеризуется тем, что предприятия работают в обстановке растущих требований различных общественных групп. В этой связи особую актуальность приобретает создание эффективной системы управления работниками.

В связи с эти актуальность темы работы не вызывает сомнения.

Целью данной курсовой работы является изучение системы управления персоналом на примере Общества с ограниченной ответственностью «Ассорти». Выявление всех возможных отрицательных моментов в системе управления персоналом и разработка предложений по улучшению существующей системы.

управление системный персонал организация

1. Системный подход в управлении

1.1 Понятие системного подхода, его основные черты и принципы

В наше время происходит невиданный прогресс знания, который, с одной стороны, привел к открытию и накоплению множества новых фактов, сведений из различных областей жизни, и тем самым поставил человечество перед необходимостью их систематизации, отыскания общего в частном, постоянного в изменяющемся. Однозначного понятия системы не существует. В наиболее общем виде под системой понимается совокупность взаимосвязанных элементов, образующих определенную целостность, некоторое единство.

Изучение объектов и явлений как систем вызвало формирование нового подхода в науке -- системного подхода.

Системный подход как общеметодический принцип используется в различных отраслях науки и деятельности человека. Гносеологической основой (гносеология -- раздел философии, изуч. формы и методы научного познания) является общая теория систем, начало кот. положил австралийский биолог Л. Берталанфи. В начале 20-х годов молодой биолог Людвиг фон Берталанфи начал изучать организмы как определённые системы, обобщив свой взгляд в книге "Современная теория развития" (1929). В этой книге он разработал системный подход к изучению биологических организмов. В книге "Роботы, люди и сознание" (1967) он перенёс общую теорию систем на анализ процессов и явлений общественной жизни. 1969 - "Общая теория систем". Берталанфи превращает свою теорию систем в общедисциплинарную науку. Предназначение этой науки он видел в поиске структурного сходства законов, установленных в различных дисциплинах, исходя из кот. можно вывести общесистемные закономерности.

Определим черты системного подхода:

1. Сист. подход -- форма методологического знания, связ. с исследованием и созданием объектов как систем, и относится только к системам.

2. Иерархичность познания, требующая многоуровневого изучения предмета: изучение самого предмета -- «собственный» ур-нь; изучение этого же предмета как элемента более широкой системы -- «вышестоящий» ур-нь; изучение этого предмета в соотношении с составляющими данный предмет элементами -- «нижестоящий» ур-нь.

3. Сист.подход требует рассматривать проблему не изолированно, а в единстве связей с окружающей средой, постигать сущность каждой связи и отдельного элемента, проводить ассоциации между общими и частными целями.

С учётом сказанного определим понятие системного подхода:

Сист. подход -- это подход к исследованию объекта (проблемы, явления, процесса) как к системе, в кот. выделены элементы, внутренние и внешние связи, наиболее существенным образом влияющие на исследуемые результаты его функционирования, а цели каждого из элементов, исходя из общего предназначения объекта.

Можно также сказать, что системный подход -- это такое направление методологии научного познания и практической деятельности, в основе которого лежит исследование любого объекта как сложной целостной социально- экономической системы.

Обратимся к истории.

До становления в начале XX в. науки о менеджменте правители, министры, полководцы, строители принимая решения руководствовались интуицией, опытом, традициями. Действуя в конкретных ситуациях, они стремились найти лучшие решения. В зависимости от опыта и таланта управленец мог раздвигать пространственные и временные рамки ситуации и стихийным образом осмысливать свой объект управления более или менее системно. Но тем не менее до XX в. в управлении господствовал ситуативный подход, или управление по обстоятельствам. Определяющим принципом этого подхода является адекватность управленческого решения относительно конкретной ситуации. Адекватным в данной ситуации полагается решение, наилучшее с точки зрения изменения ситуации, непосредственно после оказания на нее соответствующего управленческого воздействия.

Таким образом, ситуативный подход - это ориентация на ближайший положительный результат ("а дальше видно будет..."). Мыслится, что "дальше" опять будет поиск лучшего решения в той ситуации, которая возникнет. Но решение в данный момент наилучшее, может оказаться совсем не таким, как только ситуация изменится или в ней обнаружатся неучтенные обстоятельства.

Стремление отреагировать на каждый новый поворот или разворот (изменение видения) ситуации адекватным образом приводит к тому, что менеджер вынужден принимать все новые и новые решения, идущие вразрез с прежними. Он фактически перестает управлять событиями, а плывет по их течению.

Сказанное не означает, что управление по обстоятельствам неэффективно в принципе. Ситуативный подход к принятию решений необходим и оправдан, когда сама ситуация экстраординарна и использование прежнего опыта заведомо рискованно, когда ситуация изменяется быстро и непредсказуемым образом, когда нет времени для учета всех обстоятельств. Так, например, спасателям МЧС часто приходится искать наилучшее решение именно в рамках конкретной ситуации. Но тем не менее в общем случае ситуативный подход недостаточно эффективен и должен быть преодолен, заменен или дополнен системным подходом.

Далее рассмотрим основные принципы системного подхода (системного анализа):

1. Целостность, позволяющая рассматривать одновременно систему как единое целое и в то же время как подсистему для вышестоящих уровней.

2. Иерархичность строения, т.е. наличие множества (по крайней мере двух) элементов, расположенных на основе подчинения элементов низшего уровня -- элементам высшего уровня. Реализация этого принципа хорошо видна на примере любой конкретной организации. Как известно, любая организация представляет собой взаимодействие двух подсистем: управляющей и управляемой. Одна подчиняется другой.

3. Структуризация, позволяющая анализировать элементы системы и их взаимосвязи в рамках конкретной организационной структуры. Как правило, процесс функционирования системы обусловлен не столько свойствами ее отдельных элементов, сколько свойствами самой структуры.

4. Множественность, позволяющая использовать множество кибернетических, экономических и математических моделей для описания отдельных элементов и системы в целом.

2. Основные и частные законы управления.

2.1 Частные законы управления

Частными законами принято считать законы управления, присущие его отдельным сторонам, подсистемам и их элементам.

К частным законам, касающимся управляющей подсистемы, относятся:

1. Закон изменения функций управления.

2. Закон сокращения числа ступеней управления.

3. Закон концентрации функций управления.

4. Закон распространения и контроля.

Закон изменения функций управления гласит, что повышение или понижение уровня управления неизбежно влечет за собой возрастание значения одних функций и убывание значения других.

Сущность закона сокращения числа ступеней управления заключается в том, что чем меньше уровней управления в структуре организации, тем при прочих равных условиях управление эффективнее и оперативнее.

Закон концентрации функций управления устанавливает, что управление объективно стремится к большей концентрации функций на каждой ступени управления, а следовательно, к росту численности управленческого персонала.

Согласно закону распространения и контроля существует определенная зависимость между числом подчиненных и возможностями контроля их действий со стороны руководителя.

Закон синергии гласит, что для любой организации существует такой набор элементов, при котором ее потенциал всегда будет либо существенно больше простой суммы входящих в нее элементов, либо существенно меньше указанной суммы.

Согласно данному закону задача руководителя любой организации в первую очередь заключается в том, чтобы найти наиболее оптимальный набор ее элементов.

Сущность закона самосохранения состоит в том, что любая материальная система стремится сохранить себя и использует для этого весь свой потенциал. Общая сумма созидательных ресурсов организации должна превышать суммарное воздействие внешних и внутренних разрушающих факторов. В противном случае организация просто прекратит свое существование.

Закон развития: каждая материальная система стремится достичь наибольшего суммарного потенциала.

Жизненный цикл любой материальной системы включает в себя восемь последовательно сменяющих друг друга этапов:

1. Порог нечувствительности.

2. Внедрение.

3. Рост.

4. Зрелость.

5. Насыщение.

6. Спад.

7. Крах.

8. Ликвидация.

При этом первые четыре этапа представляют собой процесс прогрессивного развития, а последние три -- регрессивного.

Закон информированности-упорядоченности: чем большей информацией о текущем и перспективном состоянии внутренней и внешней среды располагает организация, тем выше вероятность ее нормального функционирования.

Закон единства анализа и синтеза устанавливает, что любая материальная система стремится настроиться на наиболее экономичный режим функционирования посредством применения анализа и синтеза.

Основу системы управленческого анализа и синтеза составляет метод постепенного приближения. Этот метод включает в себя четыре уровня.

Первый уровень: предварительный анализ с позиций стороннего наблюдателя.

К документам, необходимым для проведения анализа натданном уровне, относятся:

* учредительный договор или решение единственного учредителя;

* учетная политика предприятия;

* бухгалтерский баланс;

* документы налоговой отчетности;

* бизнес-план;

* организационная структура управления.

В результате проведения анализа разрабатываются общие рекомендации системного характера.

Второй уровень предполагает проведение так называемой мозговой атаки на совещании ведущих специалистов организации.

Для этого необходимы следующие документы:

* перечень основных нерешенных вопросов;

* предварительные рекомендации каждого из специалистов относительно способа решения вышеупомянутых вопросов.

Результирующим документом является перечень согласованных с консультантом ответов на поставленные вопросы.

На третьем уровне осуществляется создание группы развития предприятия и формирование стратегии.

Необходимые документы:

* распоряжение руководителя о создании группы развития организации;

* план обучения группы развития;

* основные отчеты организации.

Основным результатом деятельности группы развития является разработка и реализация мероприятий по совершенствованию экономической, финансовой и технологической политики предприятия.

Четвертый уровень управленческого анализа и синтеза предполагает постоянную работу группы развития в качестве нового структурного подразделения организации.

Требуемые документы:

* текущие отчетные документы о деятельности организации;

* бизнес-план;

* результаты маркетинговых исследований.

Результирующими документами являются скорректированный бизнес-план, а также рекомендации по совершенствованию системы производства и управления.

Закон композиции и пропорциональности гласит: любая материальная система стремится сохранить в своей структуре все необходимые элементы, находящиеся в определенной соотносительности. Действие указанного закона осуществляется на основе трех принципов: планирования, координации и полноты.

Принцип планирования устанавливает, что каждая организация должна иметь план деятельности и развития.

Принцип координации гласит, что каждая организация должна следить за стратегическими, тактическими и оперативными изменениями и вносить соответствующие коррективы в исполнительный механизм.

Согласно принципу полноты любая организация должна осуществлять весь набор функций основной деятельности и управления либо собственными силами, либо посредством привлечения независимых специалистов или сторонних организаций.

2.2 Основные законы управления

Законы управления - это объективно существующие, необходимые и устойчиво повторяющееся отношение между явлениями в природе и обществе. В современной теории и практике управления выделяют следующие основные законы управления:

1. Закон единства и целостности систем управления. (Система управления должна обладать организационным и функциональным единством). Она должна иметь все необходимые элементы, требуемые для выполнения целей и задач управления. Она должна содержать все необходимые функции.

2. Закон сохранения пропорциональности и оптимальной соотносительности всех элементов системы управления. (Любая система управления, независимо от сложности и места в общей системе - комплекс элементов, между которыми должна поддерживаться пропорциональность и оптимальная соотносительность, т.е. они должны соответствовать друг другу, по функциональным и структурным возможностям, направлениям, целям и задачам развития).

3. Закон зависимости эффективности решения задач управления от объекта используемой информации. (Выражает устойчивые связи и зависимости, которые существуют между объемом информации и качеством управленческих решений).

4. Закон единства и соподчиненности критериев эффективности, используемых в процессе управления. (Локальные критерии должны логически следовать из критериев, реализуемых на более высоких уровнях. В системе должны использоваться унифицированные критерии для оценки аналогичных операций).

5. Закон совместимости технических средств и систем управления соподчиненных и взаимодействующих систем. (Обеспечивает эффективность при взаимодействии нескольких систем).

6. Закон соответствия потребного и располагаемого времени. (Тщательный учет баланса времени, сопоставление имеющегося времени, т.е. располагаемого, с требуемым временем).

Помимо системных законов управления, т.е., рассматривающих управления как открытую систему, существуют еще объективные законы, непосредственно касающиеся управления. Среди них можно выделить следующие три основных закона:

1. Закон специализации управления. Современное производство основано на использовании новейших технических процессов, технических средств, высшей степени организации производства и труда. Для этого управленцам необходимы узкоспециализированные знания и навыки. Менеджер должен обладать высшим профессионализмом в данных конкретных областях.

2. Закон интеграции управления. Здесь объединение вытекает из потребностей самого производства и управления им.

3. Закон экономии времени. Эффективность управления зависит от скорости реакции менеджера на потребности рынка. Т.е., необходима мобилизация внутренних и внешних переменных для удовлетворения этих потребностей.

Т.е., законы управления существуют независимо от нашего к ним отношения и если мы не будем их знать и учитывать, то процесс управления не получит должного уровня эффективности

3. Системный анализ предприятия

3.1 Характеристика ООО «Ассорти»

Оптовое торговое предприятие «Ассорти» осуществляет деятельность по оптовой продаже продуктов питания на рынке Екатеринбургской, Тюменской и Пермской области. Оно имеет централизованный офис, по распределению продуктов в столовые воинских частей, согласно заявкам. Головное предприятие расположено в городе Екатеринбург и функционирует 8 лет. Юридический адрес предприятия: город Екатеринбург, ул. Завокзальная 4а.

В структуру предприятия ООО «Ассорти» входят: центральные и районные склады, где производится приемка, хранение и оптовая продажа продукции; военных частей, где осуществляется реализация товара оптом.

В Екатеринбурге ООО «Ассорти» был основан в январе 2005 года с целью оптовой продажи продуктов питания различным торговым организациям. В его распоряжении имеется арендуемое помещение склада, расположенное по адресу: город Березовский, ул.124 квартал 10, г. Екатеринбург, Кольцово, проезд Горнистов 10, ул. Завокзальная 4а.

В состав реализуемой предприятием продукции входит продукция холдинга: «Красноуфимский завод диетпродуктов», «Консервный завод г. Терех»(плодово-овощная консервация), «Белгородский консервный завод».

Организационная структура ООО «Ассорти» относится к линейно-функциональному типу, она представлена на рисунке.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.1. Организационная структура ООО «Ассорти»

3.2 Анализ внутренней среды и организации складского хозяйства

Под внутренней средой понимается совокупность всех внутренних факторов организации, которые определяют процессы ее жизнедеятельности.

Анализ внутренней среды фирмы позволяет оценить соответствие возможностей предприятия рыночным запросам.

Внутренняя среда включает: цель предприятия, задачи, структуру, технологии, персонал. Проанализируем последовательно каждый из этих элементов.

Цель предприятия - получение максимальной прибыли. Главной задачей ООО «Ассорти» является хозяйственная деятельность, направленная на получение прибыли и удовлетворение социальных и экономических интересов персонала и собственников имущества предприятия.

Организационно-управленческая структура «Ассорти» в городе Екатеринбурге представлена на рисунке 2.2.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.2. Организационно-управленческая структура ООО «Ассорти»

Как видно из рисунка, в г. Екатеринбурге из управляющего звена находится только управляющий складом. В его обязанности входит контроль работы склада, т.е. он должен следить за работой персонала (соблюдение правил внутреннего трудового распорядка, выполнение функций), за исправностью автомобилей (соответствующие указания водителям), порядком на складе, достаточным ассортиментом. Все другие вопросы решаются только в головном офисе.

Приемка товара на склад осуществляется по схеме представленной на рисунке 2.3.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.3. Схема приемки товара на склад.

При приемке товара кладовщик получает документы на продукцию у водителя, доставившего груз. В процессе выгрузки кладовщик следит за соответствием количества товара указанного в накладной и его фактическим количеством, а также за его качеством. В случае если какое-то из требований не выполнено, то в присутствии водителя составляется акт-претензия, где указываются обнаруженные недостатки. По окончании выгрузки водитель подписывает два экземпляра документов, один из них отправляется с водителем поставщику, другой - остается на складе.

Схема погрузки товара отражена на рисунке 2.4.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 2.4 Схема погрузки товара со склада

Оформленные документально заявки торговых представителей передаются кладовщику. Кладовщик распределяет заявки по водителям, которые раскладывают заявки по оптимальному маршруту следования автомобиля. Заявки снова даются кладовщику, который собирает с грузчиками индивидуально каждый заказ, грузит в автомобиль. После загрузки всех заявок, водитель и грузчик-экспедитор отправляются в рейс по составленному маршруту. Каждая заявка выгружается в точке грузчиком-экспедитором, который подписывает накладную на товар у покупателя о факте приема товара. При прибытии на склад водитель и грузчик отчитываются кладовщику о выполненной работе и сдают документы на склад.

На протяжении всего времени функционирования склада, данные схемы приемки/погрузки зарекомендовали себя с положительной стороны и не требуют никаких изменений.

4. Обнаружение и предотвращение проблемы в организации ООО «Ассорти»

Определение проблемы и симптомов проблемы.

Симптомы проблемы:

· Большой поток прихода и развоза товара;

· Большие временные затраты на оформление и выдачу документов.

4.1 Анализ проблемы

Построение схемы поля сил. Назначение схемы - анализ проблемы. Внешнее окружение системы всегда изменяется. На любую проблему, существующую в организации, оказывают влияние действующие силы, которые заставляют проблему решать, а также сдерживающие силы, которые по мощности равны действующим. Мощность силы показывается шириной стрелки.

Действующие силы - силы, которые заставляют осуществлять изменение. Они находятся вне системы.

Противодействующие силы (сдерживающие) - силы, которые пытаются сохранить все как есть. Эти силы находятся внутри системы.

Схема 1 схема поля сил

4.2 Построение схемы причин и следствий

Для анализа проблемы также надо построить схему причин и следствий.

Схема содержит стрелки и слова.

1. Стрелки означают то, что факторы в конце являются причиной или приводят к результату, находящемуся на конце стрелки. Указание только физических или организационных элементов может быть бессмысленным.

2. Слова - означают состояние, действия, ставшие причинами и приводящие к другим состояниям и действиям. Слова, которые находятся в конце стрелки, означают, что они являются причиной того, что находится на острие стрелки. Важная значение имеет форма слов. Слова должны означать действия, состояния, условия, которые приводят к другим действиям, состояниям и условиям.

Схема 2 схема причин и следствий

С помощью метода мозгового штурма определяем максимальное количество целей (которые должны отвечать на вопрос: что сделать?), в какой-то степени позволяющих справиться с проблемой:

1. уменьшить стрессы у зав.складов;

2. ввести более усовершенствованную систему контроля и учета товара, учитывая ценовую категорию и скорость развоза (работы) у конкурентов;

3. увеличить скорость обслуживания, учитывая требования клиентов;

4. создать автоматизированную картотеку;

5. упростить работу менеджеров и зав.складами;

6. улучшить качество предоставляемых услуг;

7. ускорить оформление договоров и сопроводительной документации;

Теперь мы должны проверить, соответствуют ли выписанные цели свойствам:

цели должны быть достижимыми,

цели должны быть релевантными (относящиеся к делу),

цели должны быть измеримыми,

цели должны быть заданы на отдельном промежутке времени,

цели должны быть конкретными.

Если все свойства выполняются, то говорят, что цели конкретны.

Дерево целей.

Схема 3 дерево целей

4.3 Разработка вариантов решения

В рассматриваемой ситуации можно предложить следующие варианты решения:

1. открыть еще один региональный склад, нанять дополнительно двух зав.складами, арендовать либо приобрести в лизинг две единицы грузового транспорта, нанять грузиков;

2. Объеденить ПК менеджеров и зав.складами для создания базы, тем самым уменьшить время для получения (распределения) заявок;

3. Создание специальной электронной системы для складов, в нее входит компьютер и видео наблюдение (для контроля за работой сотрудников склада).

4. конкретное время исполнения заявки (отгрузки).

5. сделать реестр сертификатов, повысить уровень профессиональной подготовки бухгалтерского состава, отвечающий за оформления сопроводительной документации. После коллективного обсуждения все варианты были приняты без особых возражений.

Заключение

В данной курсовой работе была рассмотрена система обслуживания организации работы ООО «Ассорти». Ее структура и функционирование описаны на схеме 2.1. Организационная структура ООО «Ассорти» и схемы 2.2.Организационно управленческая структура. С помощью схемы причин и следствий был сделан вывод, что основная проблема, создавшаяся в системе - медленная скорость работы. Исследовав проблему с помощью схемы поля сил и схемы причин следствий, были установлены цели нововведения, которых необходимо достигнуть, чтобы решить сложившуюся проблему. Для устранения сложившейся проблемы было разработано 7 целей. После этого было построено дерево целей.

Дальнейшими действиями были:

· разработка вариантов - методом коллективного обсуждения были выбраны все варианты решения проблемы, затем, проанализированы и приняты к исполнению с установленными сроками для каждого варианта.

Затем после разработки плана реализации нововведения, в котором указаны сроки и ответственные лица за то или иное мероприятие, были выбраны пути уменьшения и преодоления сопротивления нововведению, так как эти сопротивления неизбежны.

Главной задачей системного анализа является выявление закономерностей и зависимостей от тех или иных факторов, а так же выявление комплекса задач (целей) с решением которых будет решена и главная задача (цель) предприятия. Системный подход к управлению экономикой предполагает рассмотрение любого экономического объекта как системы, совокупности взаимосвязанных элементов (подсистем), имеющей вход (ресурсы), выход (цель), связь с внешней средой, обратную связь. Этот подход дает возможность учесть все необходимые взаимосвязи и взаимодействия в системах управления, позволяет при постановке целей всесторонне взвешивать факторы и направлять механизмы управления на достижение целей.

Решение вопроса о специфических признаках системного подхода в значительной степени определяется тем, что следует понимать под системой. В работах по теории систем и системному анализу приводятся различные определения термина «система», причем, ни одна формулировка не противоречит другим. С нашей точки зрения, социально-экономическая система определяется как целостный комплекс взаимосвязанных компонентов, имеющий особое единство с внешней средой и представляющий собой подсистему системы более высокого порядка (глобальной системы). Таким образом, система состоит из двух составляющих: 1) внешнее окружение, включающее в себя вход, выход системы, связь с внешней средой; 2) внутренняя структура, т.е. совокупность взаимосвязанных компонентов, обеспечивающих процесс воздействия субъекта управления на объект, переработку входа в выход и достижение целей системы.

В процессе выполнения курсовой работы все участники приобрели практические навыки в области инновационного менеджмента.

Список используемой литературы

1. Баканов М.И., Шеремет А.Д. «Теория экономического анализа»: Учеб. для студентов экон. спец. 4-е изд., доп. и перераб. М.: Финансы и статистика, 2007.

2. Савицкая Г.В. «Анализ хозяйственной деятельности предприятия»: Учеб. пособие для студентов вузов, обуч. по экон. спец. и направлениям. 2-е изд., перераб., доп. М.: "Экоперспектива", 2005.

3. Завьялова Е., Этокова Е. Системный анализ. "Рант". 2005. с. 140.

4. Ляпина С. Функционирование систем // Рынок ценных бумаг. 2006. №1.

5. Волкова В.Н., Денисов А.А. «Основы теории систем и системного анализа» Изд-во, 2003. 455 c.

6. Данные организации ООО «Ассорти».

7. «Управление организацией» \ учебник под редакцией А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, Н.А. Саломатина.

Размещено на Allbest.ru