Информационные технологии в управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

1. Информационные технологии в управлении

1.1 Что такое информационная технология

Главным направлением перестройки менеджмента и его радикального усовершенствования, приспособления к современным условиям стало массовое использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих технологий [1].

Рис. 1 Компьютер

Средства и методы прикладной информатики используются в менеджменте и маркетинге. Новые технологии, основанные на компьютерной технике, требуют радикальных изменений организационных структур менеджмента, его регламента, кадрового потенциала, системы документации, фиксирования и передачи информации [2]. Особое значение имеет внедрение информационного менеджмента, значительно расширяющее возможности использования компаниями информационных ресурсов. Развитие информационного менеджмента связано с организацией системы обработки данных и знаний, последовательного их развития до уровня интегрированных автоматизированных систем управления, охватывающих по вертикали и горизонтали все уровни и звенья производства и сбыта [3].

Технология -- это комплекс научных и инженерных знаний, реализованных в приемах труда, наборах материальных, технических, энергетических, трудовых факторов производства, способах их соединения для создания продукта или услуги, отвечающих определенным требованиям.

Технология неразрывно связана с машинизацией производственного или непроизводственного, прежде всего управленческого процесса. Управленческие технологии основываются на применении компьютеров и телекоммуникационной техники.

Согласно определению, принятому ЮНЕСКО, информационная технология -- это комплекс взаимосвязанных, научных, технологических, инженерных дисциплин, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации; вычислительную технику и методы организации и взаимодействия с людьми и производственным оборудованием, их практические приложения, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы. Сами информационные технологии требуют сложной подготовки, больших первоначальных затрат и наукоемкой техники. Их введение должно начинаться с создания математического обеспечения, формирования информационных потоков в системах подготовки специалистов.

Какие современные технические средства используются для автоматизации информационно-управленческой деятельности

В последние десятилетия менеджменты в наиболее развитых странах, в частности, в США и Японии, на творческие (созидающие) информационные технологии так называемого третьего (высшего) уровня. Они охватывают полный информационный цикл -- выработку информации (новых знаний), их передачу, переработку, использование для преобразования объекта, достижения новых более высших целей. Информационные технологии третьего уровня означают высший этап компьютеризации менеджмента, позволяют задействовать ЭВМ в творческом процессе, соединить силу человеческого ума и мощь электронной техники.

Полная интегрированная автоматизация менеджмента предполагает охват следующих информационно-управленческих процессов: связь, сбор, хранение и доступ к необходимой информации, анализ информации, подготовка текста, поддержка индивидуальной деятельности, программирование и решение специальных задач. Основные направления автоматизации информационно-управленческой деятельности компаний следующие: автоматизация процесса обмена информацией, включая учрежденческую АТС, “ электронную почту”. К современным техническим средствам автоматизации информационно-управленческой деятельности относятся:

§ персональные компьютеры, объединенные в сети;

§ электронные пишущие машинки;

§ текстообрабатывающие системы (проблемноориентированные компьютерные системы, имеющие большие функциональные возможности);

§ копировальные машины;

§ коммуникационные средства, телефонную технику;

§ средства для автоматизации ввода архивных документов и поиска информации (к ним относятся нетрадиционные носители информации: магнитные диски и ленты, микрофильмы, диски с оптическими записями);

§ средства для обмена информацией -- “электронная почта”;

§ видеоинформационные системы;

§ локальные компьютерные сети;

§ интегрированные сети учреждений.

1.2 Что подразумевается под структурированием информации

Системы управления базами данных выполняют следующие две основные функции: а) хранение и ведение представления структурной информации (данных); б) преобразование по некоторому запросу хранимого представления в структурную информацию. Термин “структурная информация” используется для противопоставления неструктурной текстовой информации, являющейся объектом информационно-поисковых систем. Структурной информации соответствует понятие форматных данных. В современных системах управления базами данных пользователь имеет дело с содержательной стороной своих данных, а не с деталями их представления в памяти ЭВМ.

Рис. 2 Информационный технологии

Ответственность за выбор представления информации лежит на СУБД, причем представление того или иного факта реального мира может в общем случае измениться без ведома пользователя. Явления реального мира зачастую могут быть описаны с помощью структурных взаимосвязей между совокупностями фактов. Для представления информации о подобного рода явлениях может быть использована структурная модель данных. В общем случае можно выделить два типа связей данных:

§ связь между атрибутами одного и того же объекта;

§ связь между объектами.

Связь атрибутов представляется типом записей, которые в свою очередь являются поименованной совокупностью элементов данных. Связи между объектами могут быть представлены некоторым графом или диаграммой структуры данных.

СУБД основывается на определенной модели данных, которая отражает взаимосвязи между объектами. Большинство современных реализаций применяют иерархическую или сетевую модель, а также приобретающую популярность реляционную модель. С помощью модели данных могут быть представлены объекты предметной области и взаимосвязи между ними. Взаимосвязь в модели данных выражает отображение или связь между двумя множествами данных. Различают взаимосвязи типа “один к одному”, “ один ко многим”.

Дадим обзор моделей данных: а) в реляционной модели объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц; б) иерархическая модель строится по принципу иерархии типов объектов, т.е. один тип объекта является главным, а остальные, находящиеся на низших уровнях иерархии, -- подчиненными (взаимосвязь “один ко многим”); в) в сетевой модели понятия главного и подчиненного несколько расширены. Любой объект может быть и главным и подчиненным, это означает, что каждый объект может учавствовать в любом числе взаимосвязей.

1.3 Что такое базы данных

менеджмент автоматизация управленческий windows

§ Информация -- совокупность сведений, воспринимаемых из окружающей среды, выдаваемых в окружающую среду, либо сохраняемых внутри информационной системы.

§ Данные -- информация, представленная в виде, позволяющем автоматизировать ее сбор, хранение и дальнейшую обработку человеком или информационным средствам.

§ Файл -- последовательность записей, размещаемых на внешних запоминающих устройствах и рассматриваемых в процессе обработки, как единое целое.

§ База данных -- совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая позволяет ее использовать оптимальным образом для одного или нескольких приложений в определенной предметной области человеческой деятельности.

§ Предметная область -- это отражение в БД совокупности объектов реального мира с их связями, относящихся к некоторой области знаний и имеющих практическую ценность для пользователей.

Прежде всего, существует база данных -- совокупность данных, хранящихся во вторичной памяти -- на дисках, барабанах или каком-либо другом носителе. Во-вторых, имеется набор прикладных программ пакетной обработки, которые работают с этими данными (выборка, обновление, включение, удаление). Дополнительно может присутствовать группа оперативных пользователей, взаимодействующих с базой данных от удаленных терминалов. В-третьих, база данных является “интегрированной”, т.е. содержит данные для многих пользователей. Базы данных создаются с целью централизованного управления определенными данными.

Рис. 3 Базы данных

Совместное использование данных предполагает не только то, что все файлы существующих приложений интегрированы, а также и то, что новые приложения могут быть построены на существующей базе данных. Использование БД обеспечивает в основном: -- независимость данных и программ; -- реализацию отношений между данными; -- совместимость компонентов БД; -- простоту изменения логической и физической структур БД; -- целостность; -- восстановление и защиту БД и др. К другим целям использования БД относятся: сокращение избыточности в хранимых данных; устранение несовместимости в хранимых данных с помощью автоматической корректировки и поддержки всех дублирующих записей; -- уменьшение стоимости разработки пакета программы; -- программирование запросов к БД.

БД является динамической информационной моделью некоторой предметной области, отображением внешнего мира. Каждому объекту присущ ряд характерных для него свойств, признаков, параметров. Работа с БД осуществляется по атрибутам объектов.

1.4 Общая структура окон Windows

Общение пользователя с оболочкой Windows происходит посредством многооконного интерфейса -- через систему окон. Окна или представляющие их пиктограммы расположены на поле экрана, как бумаги на рабочем столе. Речь идет о маленьком столе, на котором много бумаг, “лежащих” в беспорядке”.

Посредством окон и пиктограмм выполняются все манипуляции с программами и файлами документов в среде Windows. Можно запустить одно или даже несколько приложений одновременно и в открывшихся окнах наблюдать процесс их выполнения. (Если продолжить аналогию, то этому соответствует вытаскивание из ящиков стола различных бумаг и разворачивание их на столе. Можно “переключать внимание” с одного окна на другое. Конфигурация и расположение окон производится в соответствии с личным вкусом пользователя.

Каждое окно содержит поле заголовка и рабочее поле. Это ограниченная рамкой поверхность или часть поверхности экрана. Оно может иметь различный размер или находиться в разных местах экрана. Внутри каждого окна что-нибудь “делается” самим пользователем. Окно может быть в полный экран, или занимать его часть, или в виде пиктограммы. Представление и расположение окон в значительной мере зависит от того, сколько приложений одновременно выполняются в среде Windows. Если активно всего одно приложение, то целесообразно представить соответствующее окно в полноэкранном варианте. Работа одновременно с двумя приложениями предполагает наличие двух окон нормального размера, размещенных на двух половинах экрана.

В среде Windows предусмотрены окна двух типов: -- окна, в которых выполняются приложения (прикладные окна); -- окна, подчиненные другим, служащие для индикации документов или пиктограмм и называются окнами документов или групповыми окнами.

Подчиненное окно не может быть выведено за пределы окна -- хозяина.

Прикладные окна -- в заголовке имя приложения, которому принадлежит это окно. Предназначение рабочего поля зависит от приложения: в одних приложениях в нем отображаются вводимый с клавиатуры текст, в других -- рисуемая посредством мыши картинка, в третьих -- результаты расчетов.

Подчиненное окно может иметь специальное имя. Специальным является и содержание окна. Заголовки окон, подчиненных различным приложениям, содержат имена документов, которые располагаются в этих окнах. Они не имеют меню.

В главной оболочке Менеджеры Программ имеется пять подчиненных групповых окон:

§ Main -- главная группа;

§ Games -- игры;

§ Start Up -- группа автоматически запускаемых при загрузке оболочки программ;

§ Accessories -- группа сервисных программ, инструментарий;

§ Applications -- группа дополнительных программ (обычно DOS приложения).

В любом случае в окне Менеджера Программ будут находиться либо сами окна, либо их пиктограммы. (Пиктограмма -- графическое изображение свернутого состояния окна, располагающаяся в нижней части экрана).

Список использованных источников

1. Шахермайр Библиотека упpавляющего пеpсоналом: миpовой опыт. // Совpеменный менеджмент: теоpия и пpактика: обзоpная инфоpмация. // Сост. Яpовой В.И. под pед. Г.В. Щекина. - К.: МЗУУП, 1994.

2. Хаpвей Г. Excel 5.0 для "чайников". - К.: Диалектика, 1995.

3. Васкевич Д. Стpатегии клиент-сеpвеp. // Руководство по выживанию для специалистов по pеоpганизации бизнеса. - К.: Диалектика,1995.

Размещено на Allbest.ru