Характеристика та класифікація інформаційно-довідкових документів

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

До інформаційно-довідкових документів можна віднести різноманітні документи, якими підтверджуються певні факти, обґрунтовуються конкретні дії, відображається хід розгляду окремих питань тощо. До цієї групи документів належать різноманітні листи, телеграми, телефонограми, службові записки, акти, протоколи та інші документи.

1. Акти

Акт - це організаційний документ, який складається групою осіб для підтвердження встановлених фактів та подій. Акт, як правило, оформляється на бланку і має такі реквізити: назва організації; гриф затвердження (при необхідності); назва виду документа (Акт); дата; індекс (номер); місце складання; заголовок до тексту; текст; підписи. Заголовок до тексту повинен відповідати на запитання: “чого?”. Текст акта складається із вступної та констатуючої частин. У вступній частині вказуються підстави для складання акта та називаються особи, які склали акт або були присутні при цьому. При переліку осіб, що брали участь у складанні акта, вказуються їхні посади, прізвища та ініціали. Якщо акт складено комісією, то першим вказується прізвище голови, а потім, за алфавітом, прізвища членів комісії.

У констатуючій частині викладають суть, завдання, характер виконаної роботи, встановлені факти, пропозиції та висновки. Констатуюча частина може оформлятися у вигляді таблиці. У кінці тексту слід вказувати дані про кількість примірників складеного акта, місце їх знаходження або адресатів, яким вони направлені. Акт підписується головою і членами комісії, а також особами, які брали участь у складанні акта (без зазначення посад). Особа, яка має зауваження до змісту акта, підписує його і викладає свою думку на окремому аркуші, який додається до акта. Датою акта є дата актованої події.

2. Службові листи

Службовий лист - це один із основних засобів обміну інформацією між громадянами, установами, організаціями і підприємствами, а також засобом оперативного управління діяльністю організацій і установ. Усі листи поділяються на такі види: ділові; особисті; рекомендаційні; прямої поштової реклами.

Ділові листи за функціональною ознакою поділяються на дві категорії: листи, що потребують (вимагають) відповіді (лист-запит; лист-пропозиція; лист-прохання; лист-вимога; лист-нагадування) та листи, що не вимагають відповіді (лист-відповідь; лист-підтвердження; гарантійний лист; супровідний лист; лист-відмова).

За кількістю адресатів розрізняють листи: звичайні (надсилаються на одну адресу) і циркулярні (за багатьма адресами).

За кількістю авторів є листи індивідуальні та колективні.

Вкажемо характерні ознаки окремих видів листів:

1. Інформаційні листи - це службові листи, в яких автор інформує адресата про якісь факти, події, заходи. Такі листи можуть готуватися як листи-відповіді про виконання певного доручення ОДПС вищого рівня. Інформаційні листи можуть бути також ініціативними. Різновидом інформаційних листів є рекламні листи. Вони мають ініціативний характер і містять детальний опис товарів або послуг. Направляються такі листи конкретним адресатам з метою залучення їх до числа замовників - покупців готової продукції чи послуг. Особливістю таких листів є те, що в тексті зазначається поштова адреса автора листа, телефон для довідок, номери рахунків у банках, незважаючи на те, що листи оформляються на фірмових бланках.

2. Листи-підтвердження - це службові листи, в яких підтверджується той чи інший факт (участь у конференціях, нарадах; одержання вантажів, цінних паперів тощо). У листах-підтвердженнях може бути також інформація про чинність затверджених інструкцій, правил, положень, раніше укладених угод та ін. Розпочинається текст таких листів словами “підтверджуємо”, “підтверджуючи” і т.п.

3. Листи-нагадування - це службові листи, за допомогою яких нагадується про наближення чи закінчення раніше встановлених термінів виконання певних доручень, завдань чи взятих зобов'язань з проханням (вимогою) вжити відповідних заходів. Тексти таких листів, як правило, розпочинаються словами: “нагадуємо”, “нагадую”.

4. Гарантійні листи - це такі службові листи, якими підтверджуються певні зобов'язання чи умови, дається гарантія оплати за товари чи послуги, надання роботи тощо. Якщо в гарантійному листі містяться дані фінансового або матеріального характеру, то в тексті необхідно продублювати банківські реквізити автора листа, незважаючи на те, що вони можуть бути відображені на фірмовому бланку. Гарантійні листи підписуються керівником і головним бухгалтером, підписи засвідчуються печаткою.

5. Супровідні листи - це такі службові листи, в яких повідомляється про направлення адресатові документів, що додаються до листа. Такі листи оформляються у більшості випадків на бланках формату А5, оскільки текст їх невеликий за обсягом. Обов'язковим реквізитом таких листів є позначка про наявність додатків.

6. Листи-відповіді - це службові листи, в яких даються відповіді на різного роду ініціативні листи (запити, прохання, звернення тощо). Якщо в тексті таких листів ставиться декілька питань, то відповідати необхідно на кожне з них. При цьому, якщо відповідь негативна, обов'язково треба обґрунтувати неможливість позитивного вирішення прохання. До складання листів ставляться ті ж вимоги, що і до інших службових документів. Листи повинні бути присвячені, як правило, одному питанню, тобто простими. Реквізити службових листів: назва й адреса організації-відправника листа; дата; індекс; адресат; заголовок до тексту; текст; перелік додатків; підпис керівника; прізвище виконавця та номер його телефону. У листах-відповідях заповнюється реквізит “посилання на індекс і дату вхідного документа”.

Особливості оформлення листів іноземним партнерам.

Листи діловим партнерам із зарубіжних країн повинні складатися з урахуванням міжнародних стандартів на основні документи. Від якості підготовленого листа, його оформлення нерідко залежить результат спілкування адресата з автором, особливо на початковій стадії, коли стосунки лише зав'язуються.

Готуючи листа іноземному партнеру, необхідно написати так, щоб привернути його увагу до певної ситуації чи проблеми, дати змогу легко зрозуміти суть послання, спонукати його діяти у бажаному для автора напрямі. Для цього після визначення мети листа доцільно скласти його план (вступ, основний зміст, заключна частина), обрати необхідний стиль і тон листа. Стиль міжнародного листа швидко змінюється, спрощується, стає менш офіційним.

Наводимо рекомендації до підготовки листів іноземним партнерам:

- кожне положення пишіть з нового рядка;

- пишіть про те, чого ви хочете, найбільш просто, зрозуміло;

- не пишіть агресивно;

- знайте міру, висловлюючи компліменти;

- пам'ятайте, що справжні почуття створюють більший ефект, ніж фальшиві;

- не допускайте командно-бюрократичних фраз, які стали нормою вітчизняного діловодства. Виключіть фрази типу “Ми пропонуємо всім взяти участь …”, “Про виконання повідомте …”, “Направляється для керівництва” тощо. Етично відстоюйте свої інтереси;

- не перебільшуйте значущості свого становища; пам'ятайте, що для іноземного партнера вітчизняні звання не мають навіть другорядного значення. Здобути авторитет можна тільки справжніми знаннями та досвідом роботи;

- прискіпливо перевіряйте текст з погляду повноти відображення інформації та ясності викладу. Згадуйте вираз французького теоретика класицизму Ніколя Буало: “Хто ясно мислить, той ясно викладає”.

Складаючи діловий лист до іноземного партнера, використовують такі елементи (реквізити), як заголовок, дата, найменування, адреса того, хто отримує листа, вступне звертання, основний текст, заключна форма ввічливості, підпис, позначка про наявність додатків. Реквізити листа розміщуються відповідно до національно-культурних традицій, згідно з вимогами законодавства країни адресата.

Особливості оформлення окремих реквізитів листів до іноземних партнерів:

· дата (відправлення) - проставляється у правому верхньому куті під заголовком (дані про автора листа) так, щоб остання цифра закінчувала рядок правого поля листа;

· адресат - складається з найменування організації, посади адресата, його імені та поштової адреси. Розташовується нижче від рядка з датою;

· вступне звертання - це формула ввічливості. Пишеться з лівого боку листа під адресою;

· основний текст листа - складається з інформації для адресата, і є головним реквізитом документа.

При оформленні тексту необхідно враховувати такі моменти:

- текст листа повинен складатися з абзаців, кожний з яких містить закінчену думку. В американських листах абзаци друкують без відступу, в англійських - починають з червоного рядка (як у вітчизняних);

- короткі листи потрібно друкувати через два інтервали;

- для наступних сторінок тексту використовуються або звичайні аркуші, або бланки, зазначаючи на них номер сторінки;

- не можна допускати в тексті ніяких орфографічних помилок. Написаний непрофесійною мовою лист створює враження про низький професіоналізм виконавця (установи, фірми);

- підпис - справа на аркуші, нижче від заключної форми ввічливості і включає в себе повне ім'я автора листа із зазначенням його посади.

3. Службові телеграми

Телеграма - це документ, що становить буквено-цифрове повідомлення, передане за допомогою телеграфного зв'язку (телеграфом). Використовуються у разі необхідності вирішення термінових питань. За терміновістю телеграми бувають прості, термінові, “блискавки”, урядові.

Характерна риса телеграм - особлива стислість. З тексту вилучають сполучники, прийменники, розділові знаки (залишають лише тоді, коли зміст без них втрачає зрозумілість, точність). Розділові знаки пишуться скорочено літерами: “крп”, “км”, “лпк”. Знаки: №, “-“, “+”, 0 (нуль) пишуться словами. Перенесення слів не допускається. Оформляються на спеціальних бланках або на чистому аркуші паперу. Друкується телеграма у двох примірниках, з одного боку аркуша великими літерами через два інтервали між рядками. Інформація, яка не підлягає передачі (назва і поштова адреса відправника, підпис посадової особи, дата, індекс), друкується, як правило, під суцільною рискою нижче від основного тексту. Телеграма візується виконавцем, підписується керівником, завіряється печаткою.

Реквізити телеграми: назва виду документа; категорія; адресат і телеграфна адреса; текст із зазначенням особи, що підписала телеграму; назва організації-відправника; поштова адреса; підпис; дата; індекс; печатка.

4. Телефонограми

Телефонограма - це документ, що є оперативним повідомленням, переданим телефоном. Текст телефонограми повинен бути лаконічним, чітким, стислим, (як правило, до 50 слів), конкретним. Складену та оформлену телефонограму повинен підписати керівник або інший відповідальний працівник установи, організації. Телефонограми оформляють на загальних, трафаретних або спеціальних бланках.

Реквізити телефонограми: назва установи, організації; назва виду документа; адресат; дата; індекс; текст; підпис.

Крім цього, на телефонограмі зазначається прізвище особи - передавача телефонограми, номер службового телефону, час передачі; посада і прізвище особи, яка прийняла телефонограму, номер її службового телефону. Складена вихідна телефонограма підписується, реєструється в журналі вихідної кореспонденції і передається адресатові телефоном. Вхідна телефонограма записується працівником організації - одержувачем, друкується на окремому аркуші та передається для розгляду керівником. На підприємствах з невеликим обсягом документообігу телефонограми записують від руки у спеціальних журналах.

5. Довідки

Довідка - це документ інформаційного характеру, в якому описуються і встановлюються певні факти, події. Довідки можуть бути службового та особистого характеру.

Довідка службового характеру складається на запит чи вказівку вищих органів або службових осіб. Якщо довідка подається структурним підрозділом чи окремою службовою особою всередині установи, вона підписується автором або керівником структурного підрозділу. Текст службової довідки, як правило, має всі логічні елементи (вступ, докази, висновок), які розташовуються в прямому порядку. Довідки, що направляються за межі ОДПС, оформляються на бланках і містять такі реквізити: назву установи, організації - автора документа; назву виду документа (довідка); дату; індекс; місце складання; заголовок до тексту; текст; підпис.

При наявності даних фінансового характеру довідку підписують керівник ОДПС і головний бухгалтер. Довідки особистого характеру оформляються, як правило, на трафаретних бланках.

6. Доповідні записки

Доповідна записка - це документ, адресований керівникові даної або вищої організації. Він містить у собі обґрунтований виклад з конкретного питання з висновками та пропозиціями. Доповідні записки можуть бути: звітними, інформаційними, ініціативними, внутрішніми, зовнішніми. Доповідні записки внутрішнього характеру оформляються, як правило, на чистих аркушах паперу та підписуються автором. Зовнішні доповідні записки складаються на бланках і повинні мати підпис керівника ОДПС або його заступника.

Реквізити доповідної записки (зовнішньої): назва установи, організації - автора документа; назва виду документа; дата; індекс; місце складання; адресат; заголовок до тексту; текст; підпис.

7. Пояснювальні записки

Пояснювальна записка - це документ, яким пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту тощо.) або розкриваються причини невиконання певного доручення, порушення трудової дисципліни тощо.

За своїм змістом і призначенням пояснювальні записки поділяються на дві групи: службові (оформляються на бланку) і особисті. Вимоги до оформлення пояснювальних записок аналогічні до складання довідок і доповідних записок.

8. Доповіді і звіти

Доповідь - це документ, у якому викладаються певні питання, робляться висновки, оформляються пропозиції. Готуються доповіді для публічного повідомлення з конкретно визначеної теми (періоду) на колегіях, нарадах, засіданнях. Вони можуть бути поточними, звітними, науковими та ін. У тексті доповіді обов'язково повинні бути такі логічні елементи, як вступ, основна частина (обґрунтування) і висновки.

У вступній частині доповіді слід зазначати причини, які викликали необхідність розгляду питання та підготовки доповіді.

Основна частина доповіді повинна бути насичена фактами, які підтверджуються інформацією про перевірку роботи, висновками наукових установ, слідчих органів тощо.

У висновках доповіді повинні бути сформульовані конкретні пропозиції, мають даватися дані оцінки.

Підготовка доповіді - кропітка й відповідальна робота, яка вимагає глибокого вивчення стану справ у відповідній галузі (напрямі діяльності), ознайомлення із результатами наукових досліджень, передовим досвідом роботи (власним і зарубіжним). До підготовки доповіді повинні залучатися висококваліфіковані фахівці ОДПС, науковці, практичні працівники. Організовує роботу щодо підготовки доповіді особа, яка повинна виступати з такою доповіддю на відповідному зібранні. Це, як правило, заступники керівника ОДПС, керівники структурних підрозділів.

Звіт - це документ про стан (хід) виконання доручень, завдань, планів. Він може бути табличної або текстової форми (залежно від тематики звіту). Звіти можуть бути зовнішніми (для ОДПС вищого рівня) і внутрішніми. Оформлятися звіти можуть на трафаретних бланках або звичайних аркушах паперу. Реквізитами звіту, як правило, є: назва документа (Звіт) і його тематичне спрямування; звітний період; назва органу, що звітує; підпис; дата.

9. Протоколи зборів, засідань, нарад

Протокол - один з найпоширеніших документів діяльності колегіальних органів. У ньому фіксується місце, час, мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, склад присутніх, зміст заслуханих доповідей, виступів, рішень (ухвал) з обговорених питань.

Проведення засідання колегії передує велика підготовча робота, у ході якої складається група документів, що супроводжує протокол: порядок денний, списки учасників, доповіді та тези доповідей, довідки з обговорюваних питань, проекти рішень з кожного питання.

Складається протокол, як правило, під час засідання. Якщо засідання стенографується або записується на магнітну плівку, протокол може складатися після їх розшифрування. Якість протоколу великою мірою залежить від кваліфікації, уміння особи, яка складає протокол, розібратися у суті обговорюваних питань.

За обсягом фіксованих даних протоколи можуть бути стислими й повними. У стислих протоколах зазначають лише питання порядку денного, прізвища доповідачів і тих, хто виступив, та прийняті рішення. Протоколи оформляються на загальних бланках і мають такі реквізити: назву установи, організації; назву виду документа (Протокол); дату засідання, наради, конференції; індекс; місце засідання; гриф затвердження (якщо потрібно); заголовок до тексту; текст; перелік додатків (якщо є); підписи (голови й секретаря).

Текст протоколу поділяють на дві частини: вступну й основну.

У вступній частині зазначають кількість присутніх (10-12 чоловік - персонально, якщо більше присутніх - зазначається лише кількість, а список учасників додається), прізвища голови й секретаря, порядок денний.

Основна частина тексту повного протоколу складається із розділів, які відповідають кожному пункту порядку денного. Кожний розділ у свою чергу поділяється на підрозділи: “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”.

Слово “СЛУХАЛИ” пишуть в одному рядку із цифрою, що позначає питання порядку денного, великими літерами без абзацу. Прізвище й ініціали доповідача зазначаються з нового рядка, з абзацу, у родовому відмінку та підкреслюються. Потім ставиться тире та пишеться зміст доповіді. Після цього пишуться запитання і відповіді (якщо були).

Підрозділ “ВИСТУПИЛИ” оформляється аналогічно.

У підрозділі “УХВАЛИЛИ” зазначають зміст прийнятого рішення з обговореного пункту порядку денного.

довідковий діловий констатуючий телефонограма

Список літератури

1. Гавриленко С.Д., «Документування в організації», 2010 р., 140с.

2. Кирсанова М.В., «Сучасне діловодство: учбовий посібник», 2011 р., 312с.

3. Мішина Л.А., «Документація. Діловодство», 2010 р., 452с.

Размещено на Allbest.ru