Особенности электронного документооборота
Единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции "безбумажного делопроизводства". Повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Регулирование сферы электронного документооборота.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | доклад |
Язык | русский |
Дата добавления | 20.02.2014 |
Размер файла | 15,8 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ДОКЛАД
На тему:
«Особенности электронного документооборота»
Санкт-Петербург 2014
Электронный документооборот -- единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».
Основное преимущество электронного документооборота -- повышение оперативности работы с документами и принятия решений. Важен и экономический фактор -- внедрение системы электронного документооборота позволяет сократить общие расходы на документооборот на 30%. Кроме того, с помощью электронного документооборота успешно решаются задачи управления качеством.
Одно из требований к системе менеджмента качества -- открытый для наблюдения и проверок документооборот и информационное взаимодействие. Системы электронного документооборота позволяют обеспечить выполнение разделов стандарта ISO 9001:2000 по управлению документами и записями, поддерживать выполнение регламентов сотрудниками в рамках описанных бизнес-процессов, обеспечивать средства для контроля со стороны руководства за функционированием системами управления качеством. Исходя из сформулированных организацией требований, предъявляемых ей к системам электронного документооборота, можно приобрести готовый программный продукт на рынке у фирм, занимающихся информационными технологиями, или разработать свою систему электронного документооборота. Система электронного документооборота призвана решать следующие задачи:
- перевод традиционных документов в электронный вид с помощью систем сканирования и их регистрация;
- поиск документов;
- маршрутизация;
- создание отчетов;
- ведение архива;
- администрирование прав доступа к документам различной степени конфиденциальности.
Сферу электронного документооборота в основном регулируют следующие нормативные правовые акты:
Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;
Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи»;
Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-I «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных»;
Федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002--2010 гг.)» (постановление Правительства РФ от 28 января 2002 г. № 65);
ГОСТ Р 15489-1--2007 «Управление документами. Общие требования».
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе. Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи» дает определения основным терминам электронного документооборота:
электронный документ -- документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме;
электронная цифровая подпись-- реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе; документооборот электронный документ делопроизводство
владелец сертификата ключа подписи -- физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом электронной цифровой подписи, позволяющим с помощью средств электронной цифровой подписи создавать свою электронную цифровую подпись в электронных документах (подписывать электронные документы);
средства электронной цифровой подписи -- аппаратные и (или) программные средства, обеспечивающие реализацию хотя бы одной из следующих функций -- создание электронной цифровой подписи в электронном документе с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи, подтверждение с использованием открытого ключа электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе, создание закрытых и открытых ключей электронных цифровых подписей;
сертификат средств электронной цифровой подписи -- документ на бумажном носителе, выданный в соответствии с правилами системы сертификации для подтверждения соответствия средств электронной цифровой подписи установленным требованиям;
закрытый ключ электронной цифровой подписи -- уникальная последовательность символов, известная владельцу сертификата ключа подписи и предназначенная для создания в электронных документах электронной цифровой подписи с использованием средств электронной цифровой подписи;
открытый ключ электронной цифровой подписи -- уникальная последовательность символов, соответствующая закрыто к электронному ключу электронной цифровой подписи, доступная любому пользователю информационной системы и предназначенная для подтверждения с использованием средств электронной цифровой подписи подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе;
сертификат ключа подписи -- документ на бумажном носителе или электронный документ с электронной цифровой подписью уполномоченного лица удостоверяющего центра, которые включают в себя открытый ключ электронной цифровой подписи и которые выдаются удостоверяющим центром участнику информационной системы для подтверждения подлинности электронной цифровой подписи и идентификации владельца сертификата ключа подписи;
подтверждение подлинности электронной цифровой подписи в электронном документе -- положительный результат проверки соответствующим сертифицированным средством электронной цифровой подписи с использованием сертификата ключа подписи принадлежности электронной цифровой подписи в электронном документе владельцу сертификата ключа подписи и отсутствия искажений в подписанном данной электронной цифровой подписью электронном документе;
пользователь сертификата ключа подписи-- физическое лицо, использующее полученные в удостоверяющем центре сведения о сертификате ключа подписи для проверки принадлежности электронной цифровой подписи владельцу сертификата ключа подписи;
информационная система общего пользования -- информационная система, которая открыта для использования всеми физическими и юридическими лицами и в услугах которой этим лицам не может быть отказано;
корпоративная информационная система -- информационная система, участниками которой может быть ограниченный круг лиц, определенный ее владельцем или соглашением участников этой информационной системы. Сертификация средств электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о сертификации продукции и услуг специально созданными для этого центрами.
В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в целях заключения гражданско-правовых договоров или оформления иных правоотношений, в которых участвуют лица, обменивающиеся электронными сообщениями, обмен электронными сообщениями, каждое из которых подписано электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи отправителя такого сообщения, в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или соглашением сторон, рассматривается как обмен документами. Вопросы использования электронных документов и электронной цифровой подписи освещаются и в других нормативных правовых актах, например, в ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации.
Размещено на Allbest.ru
Подобные документы
Анализ современных систем автоматизации делопроизводства в организации и электронного документооборота, особенности их классификации. Проблемы автоматизации электронного документооборота. Преимущества внедрения системы электронного документооборота.
курсовая работа [758,9 K], добавлен 15.01.2013Правовое регулирование управления документацией, система международных стандартов. Особенности электронного документооборота за рубежом. Основные направления совершенствования организации работы с документами в России с учетом зарубежного опыта.
дипломная работа [98,1 K], добавлен 20.10.2010Автоматизация делопроизводства и документооборота на предприятии. Преимущества систем электронного документооборота. Назначение, виды и основные функции программных средств электронного документооборота. Специфика и философия стандартов ITIL и COBIT.
курсовая работа [623,0 K], добавлен 05.02.2016Современная система организации делопроизводства. Деятельность территориального управления Росимущества в Санкт-Петербурге, проблемы и пути совершенствования организации документооборота. Разработка автоматизированных систем электронного делопроизводства.
дипломная работа [1,2 M], добавлен 29.11.2012Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа [57,7 K], добавлен 22.04.2014Программные системы автоматизации делопроизводства. Оценка эффективности внедрения систем электронного документооборота. Анализ службы делопроизводства в ЗАО "Технолига". Создание системы электронного документооборота на базе СЭД "БОСС-Референт".
курсовая работа [58,6 K], добавлен 04.03.2015Понятие электронного документооборота на предприятии как полного цикла автоматизации движения документов. Выполнение основных операций. Ключевые требования к системе электронного документооборота, общая характеристика ее функциональных возможностей.
презентация [224,5 K], добавлен 16.10.2015Понятия электронного документа. Системы электронного документооборота. Рассмотрение основных систем электронного документооборота, представленных на российском рынке. Технологии регистрации и согласования конфиденциальных электронных документов.
курсовая работа [279,8 K], добавлен 16.02.2015Теоретические аспекты организации документационного обеспечения управления в учреждении здравоохранения. Отличия делопроизводства от документооборота. Западные системы автоматизации делопроизводства в России. Анализ документационного оборота больницы.
дипломная работа [306,9 K], добавлен 06.01.2013Организационная структура ЗАО "Атомэнерго". Основные принципы автоматизации документационного обеспечения управления. Функции систем автоматизации делопроизводства и документооборота. Архитектура системы AtomDoc и структура электронного документа.
дипломная работа [2,5 M], добавлен 29.01.2013