Совершенствование инструментов контроля в организации

Человеческие ресурсы

Материальные ресурсы

Финансовые ресурсы

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии выполнить порученные им обязанности, необходимо установить минимально допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить документы и рекомендации, представляемые нанимаемым. Существенно повысить вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней качества и проведения физических проверок соответствия поступающих материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в этой области, состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является бюджет (текущий финансовый план), который позволяет также осуществить функцию планирования.

Бюджет является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает уверенность: когда организации потребуются наличные средства, эти средства у нее будут.

Бюджеты устанавливают также предельные значения затрат и не позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои наличные средства до конца

Требование

Характеристика

Ориентация на результаты

Конечная цель контроля -- не сбор информации, не стандарты или выявление проблемы, а решение задач, стоящих перед организацией. Информация о результатах контроля важна только тогда, когда доходит до тех лиц, которые обладают правами и обязанностями осуществить на ее основании соответствующие изменения. Чтобы быть эффективным, контроль должен быть интегрирован с другими функциями управления

Соответствие делу

Для того чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять важную информацию. Например, общепринято оценивать эффективность торговли путем планирования и контроля объема продаж в рублях. Но это может маскировать убытки, так как высокий уровень сбыта может достигаться за счет слишком низких цен

Своевременность контроля

Заключается во временном интервале между проведением измерений или оценок, который адекватно соответствует контролируемому явлению. Значение наиболее подходящего временного интервала такого рода определяется с учетом временных рамок основного плана, скорости изменений и затрат на проведение измерений и распространение полученных результатов. Это связано с важнейшей целью контроля -- устранять отклонения прежде, чем они примут серьезные размеры

Гибкость контроля

Как и гибкость планов, необходима, чтобы приспосабливаться к происходящим изменениям. Например, если неожиданно возникает новый фактор издержек, вызванный принятием нового закона, то до тех пор, пока он не будет включен в систему контроля, отслеживать издержки невозможно

Простота контроля

Как правило, наиболее эффективный контроль -- это простейший контроль. Простейшие методы контроля требуют меньших усилий и более экономичны. Кроме того, люди их понимают и поддерживают. Контроль должен соответствовать возможностям людей

Экономичность контроля

Совершенствование контроля, увеличение затрат на его проведение оправдано до тех пор, пока это приводит к увеличению преимуществ и доходов организации, превышающих рост затрат на контроль. Если суммарные затраты на систему контроля превосходят создаваемые ею преимущества, организации необходимо изменить систему контроля или вести менее тщательный контроль. Для реальной оценки соотношения затрат и прибыли, связанных с системой контроля, необходимо рассматривать как текущие, так и долгосрочные результаты её применения

Инструмент контроля

Ситуация использования

Преимущества

Недостатки

Непосредственное наблюдение за работой исполнителя

Используется как точечный контроль, проверка правильности соблюдения процесса, технологии. Наблюдение - это хорошая профилактическая мера, которая не дает исполнителям расслабиться. Лучше использовать время от времени, не запланировано, чтобы подчиненный специально не готовился.

Сразу видно насколько подчиненный следует установленной технологии, например, соблюдает стандарты качественного обслуживания клиентов.

Наблюдение, осуществляемое время от времени держит сотрудников в тонусе, не позволяет расслабиться. Если сотрудники знают, что руководитель может в любой момент понаблюдать за их работой, у них пропадает желание лениться и бездельничать.

Носит локальный характер и не позволяет оценить будут ли достигнуты необходимые результаты.

Выводы могут быть неверными. Если у руководителя по итогам наблюдения возникают какие-то негативные оценки, то нужно проверить свои выводы, используя другие методы.

Кроме того, наблюдение может использоваться нечасто, иначе у руководителя не останется времени на все остальное.

Не всегда возможно реализовать данный метод в силу специфики деятельности.

Приемка продуктов деятельности исполнителя

Используется в том случае, если производство таковых продуктов составляют основу деятельности исполнителя.

Такой контроль может носить как сплошной характер и тогда эта функция передается специальному подразделению так и выборочный характер

Такой контроль позволяет непосредственно оценить результаты труда, субъективизм при таком контроле минимален (при наличии стандартов качества)

В случае плохой оценки качества труда, бывает, что продукт уходит в брак, не все можно переделать.

Анализ письменного отчета исполнителя

Используется как инструмент текущего контроля за определенный период времени (неделю, месяц, квартал, год)

Позволяет оценить результаты работы (и промежуточные или окончательные). Необходимость письменно отчитаться о проделанной работе дисциплинирует исполнителей, вынуждает их регулярно сверяться с планами и проверять, все ли запланированное выполнено.

Для эффективного применения отчетов необходима система планирования, так как оптимально, чтобы отчет был составлен на основе плана.

Отчет составляется исполнителем и может носить некоторый оттенок субъективизма

Беседа, устный индивидуальный контроль

Может использоваться на всех этапах контроля от предварительного до заключительного, наиболее универсальный способ контроля

Позволяет быстро скорректировать работу исполнителя, если выявлены какие-либо отклонения, очень оперативный вид контроля, позволяет избежать необратимых последствий

Не всегда достаточно серьезно воспринимается исполнителями, они могут забыть замечания руководителя.

Для устранения этого недостатка беседы лучше не проводить на ходу, прослеживать, чтобы подчиненный записывал задания и замечания.

Совещание, групповой контроль

Комплексный инструмент контроля

Совещание наиболее эффективно, когда задание выполняет проектная группа, в таком случае совещание с этой проектной группой позволяет оценить степень выполнения работы и подкорректировать действия в случае необходимости

Позволяет быстро решать спорные вопросы и при необходимости перераспределять задания.

Стимулирует подчиненных на лучший труд, так как необходимость отчитываться в присутствии коллег повышает ответственность

В случае отрицательных итогов контроля не всегда возможно и необходимо сразу же отчитывать подчиненного, так как на совещании присутствуют его коллеги. Поэтому «разбирательства» приходится откладывать на другое время, а это временные затраты.

Параметр

Актуальное состояние

1. Существует ли система стратегического контроля (контроль за выполнением целей компании)

У компании хорошо работающая система постановки целей

2. Существует ли система оперативного контроля (постановка задачи, определение сроков и исполнителей, контроль и оценка результатов)

Существует. Задания исполнителям даются либо на совещании, либо на личных встречах. Сроки заданий четко обозначаются и контролируются. Результаты работы оцениваются, сотрудникам ежемесячно предоставляется обратная связь.

3. Оформлена ли система контроля компании документально

Да

4. Какие инструменты контроля используются в компании

Совещания

Беседы

Анализ письменных отчетов

5. Какие инструменты контроля не задействованы или не дают результатов, почему

Редко используется наблюдение

Не используются инструменты внешнего контроля

6. Все ли сотрудники контролируются одинаково, используется ли индивидуальный подход в контроле, в чем он проявляется, почему

Сотрудники контролируются индивидуально, кому-то уделяется больше внимания, кому-то меньше.

Индивидуальный контроль проявляется в частоте контроля разных сотрудников, а также в использования различных видов контроля: одних сотрудников достаточно контролировать на заключительной стадии работы, проверять уже сделанную работу, другие сотрудники требуют постоянного контроля, от проверки понимания задания, постоянного текущего контроля хода выполнения задания.

7. Как наказываются нарушители

Нарушители редко наказываются. Только если не выполнено (или нарушен срок) по очень важному делу. В остальных случаях иногда высказывается устное порицание, иногда вообще нет никаких санкций.

8. Какому контролю уделяется большее внимание (начальному на этапе разработки плана выполнения поручения, промежуточному на этапе выполнения, контролю за соблюдении технологии, контролю полученных результатов), насколько это оправдано и дает результаты

Большее внимание уделяется предварительному и заключительному контролю. Контроль за технологией работы практически не используется. Бывают сбои из-за того, что сотрудник применил не стандартную, а им самим изобретенную (как правило, более простую) технологию

9. На каком этапе по результатам контроля чаще всего вносятся коррективы в выполнение задания

На заключительном. Иногда работу необходимо почти полностью переделывать.

Выводы, необходимые меры

1. Система оперативного контроля не требует доработок.

2. Необходимо зафиксировать, какие инструменты контроля и в каких случаях используются. Определить периодичность и параметры контроля.

3. Для определенных должностей можно чаще использовать непосредственное наблюдение.

4. Имеет смысл ввести в практику ежегодный опрос клиентов о качестве предоставляемых услуг и удовлетворенности сервисом.

5. Проверить, насколько необходимо заполнение всех существующих форм, нельзя ли как-то оптимизировать эту систему и сократить количество форм.

6. Проверить, насколько сотрудники понимают, зачем нужно заполнять эти формы и как потом используются результаты.

7. Подумать, каким образом мотивировать сотрудников выполнять несрочные, но важные дела. Возможно, ввести в систему мотивации в качестве одного из критериев оценки - как сотрудник выполняет такие задачи.

8. Важные задачи при выдаче поручений, разбивать на более мелкие задания, имеющие небольшой срок исполнения

9. Используемая схема контроля работает хорошо и не требует корректировок.